Documenten en bestanden

Lawzana Flow biedt twee manieren om documenten te beheren: gekoppeld aan een dossier, of als losse bestanden in het gedeelte Documenten. Beide opties ondersteunen analyse met behulp van AI.

Documenten uploaden#

Naar een dossier#

1. Open het dossier en ga naar het tabblad Documenten
2. Klik op Uploaden of sleep bestanden naar het uploadgebied
3. Documenten worden automatisch gekoppeld aan het dossier

Als er een map is geselecteerd wanneer u uploadt, worden de bestanden in die map geplaatst.

Naar het gedeelte Documenten (losstaande bestanden)#

1. Ga naar Documenten in de zijbalk en open het tabblad Bestanden
2. Klik op Bestanden uploaden of sleep bestanden naar het uploadgebied
3. Losstaande bestanden zijn niet aan een dossier gekoppeld — handig voor sjablonen, naslagmateriaal of kantoorbrede documenten. Gebruik later Toewijzen aan dossier om een bestand naar een dossier te verplaatsen.

Ondersteunde formaten#

Limieten voor bestandsgrootte#

• Uploads door teamleden: Tot 25 MB per bestand
• Uploads door cliënten (via het portaal): Tot 10 MB per bestand, in PDF-, Word-, Excel-, tekst- of afbeeldingsformaat

Dubbele uploads#

Wanneer u een bestand uploadt naar een dossier of lead die exact hetzelfde bestand al bevat, vraagt Flow om bevestiging voordat het wordt opgeslagen. Kies uit:

• Annuleren — behoud alleen het bestaande document
• Kopie uploaden — sla het bestand opnieuw op als een tweede document
• Bestaande vervangen — behoud het bestaande document, inclusief de map, portaaldeling en AI-resultaten, en geef het de nieuwe bestandsnaam

Wanneer u meerdere bestanden tegelijk naar een dossier uploadt, worden de overige bestanden eerst opgeslagen en vraagt Flow per dubbel bestand wat u wilt doen. Documenten die zijn geüpload voordat deze controle bestond, worden niet vergeleken.

Mappenstructuur#

Organiseer uw documenten in mappen voor een overzichtelijke navigatie:

1. Klik in het tabblad Documenten op Mappen weergeven
2. Klik op het pictogram voor een nieuwe map naast Mappen en geef de map een naam
3. Verplaats documenten met Verplaatsen naar map in het actiemenu van het document
4. Gebruik Nieuwe submap in het menu van een map om submappen aan te maken; u kunt mappen daar ook hernoemen of verwijderen

AI-verwerking#

Wanneer u een document uploadt dat de AI kan lezen, leest Lawzana Flow dit op de achtergrond uit en extraheert het de belangrijkste feiten. De AI leest het bestand zelf, waardoor foto's en gescande pagina's net zo goed werken als getypte documenten.

In het gedeelte Documenten toont elk bestand de status: In behandeling, Tekst geëxtraheerd of Geanalyseerd.

AI-analyse#

Klik op Bekijken en analyseren bij een document om het te openen met de bijbehorende AI-tools. Zie AI-functies voor uitgebreide informatie over:

• Samenvatting — Een documentoverzicht met één klik
• Feiten — Data, partijen, vorderingen, bedragen
• AI-assistent — Stel vragen over het document
• Beoordeling — Voer een playbook-controle uit op risico's en ontbrekende informatie
• Entiteiten — Vind de personen en bedrijven die in het document worden genoemd en voeg ze toe aan uw contacten of het dossier

Documenten delen met cliënten#

Om een document te delen via het cliëntportaal:

1. Open het tabblad Documenten van het dossier
2. Schakel de schakelaar in de kolom Cliëntportaal in voor dat document (kies op een smartphone voor Delen naar portaal in het menu van het document)
3. Het document wordt zichtbaar in de portaalweergave van de cliënt en wordt in uw lijst gemarkeerd als Gedeeld
4. Cliënten kunnen gedeelde documenten downloaden

Documenten downloaden#

• Klik op het downloaden-pictogram naast een document om een kopie op te slaan
• Documenten worden gedownload in hun oorspronkelijke formaat
• Cliënten kunnen gedeelde documenten downloaden via het portaal

Documenten verwijderen#

1. Klik op het verwijderen-pictogram naast een document (gebruik op een smartphone het menu van het document)
2. Bevestig de verwijdering

Alleen eigenaren en beheerders kunnen dossierdocumenten en losstaande bestanden verwijderen; bij een lead kan iedereen behalve lezers documenten verwijderen. Losstaande bestanden kunnen eventueel ook worden gearchiveerd en later hersteld.