Documenten & bestanden
Lawzana Flow biedt twee manieren om documenten te beheren: gekoppeld aan een dossier, of als op zichzelf staande bestanden in het onderdeel Bestanden. Beide opties ondersteunen analyses met behulp van AI.
Documenten uploaden#
Naar een dossier#
- Open het dossier en ga naar het tabblad Documenten
- Klik op Document uploaden of sleep bestanden naar het uploadgebied
- Documenten worden automatisch aan het dossier gekoppeld
Naar het onderdeel Bestanden (losstaand)#
- Ga naar Bestanden in de zijbalk
- Klik op Uploaden of sleep bestanden naar het scherm
- Losstaande bestanden zijn niet aan een specifiek dossier gekoppeld — ideaal voor sjablonen, naslagmateriaal of kantoorbrede documenten
Ondersteunde bestandsformaten#
| Formaat | Extensie | Opmerkingen |
|---|---|---|
.pdf |
Tekstuele PDF's werken het best. Bij gescande PDF's lukt het extraheren van tekst mogelijk niet optimaal. | |
| Word | .doc, .docx |
Volledige tekstextractie ondersteund |
| Tekst | .txt |
Platte-tekstbestanden |
| Afbeeldingen | .png, .jpg, .jpeg |
Alleen ter referentie — beperkte tekstextractie |
Limieten voor bestandsgrootte#
- Uploads door teamleden: Tot 25 MB per bestand
- Uploads door cliënten (via het portaal): Tot 10 MB per bestand
Mappenstructuur#
Organiseer uw documenten in mappen voor een overzichtelijke navigatie:
- Klik op Nieuwe map op het tabblad Documenten
- Geef de map een naam en kies optioneel een kleur
- Sleep documenten naar mappen of verplaats ze via het contextmenu
- Mappen kunnen genest worden om een hiërarchische structuur te creëren
Tekstextractie#
Wanneer u een document uploadt, extraheert Lawzana Flow automatisch de tekstinhoud. Dit is vereist voordat de AI-functies het document kunnen analyseren.
- Statusindicator: Er verschijnt een vinkje (✓) zodra de tekstextractie is voltooid
- Verwerkingstijd: Meestal enkele seconden voor standaarddocumenten
- Gescande PDF's: Worden mogelijk niet goed geëxtraheerd — overweeg het gebruik van tekstuele PDF's
AI-analyse#
Zodra de tekst is geëxtraheerd, komen verschillende AI-analyses beschikbaar. Zie AI-functies voor alle details over:
- AI-samenvatting — Een documentoverzicht met één klik
- Extractie van kernfeiten — Datums, namen, bedragen, vorderingen
- Documentchat — Stel vragen over de inhoud van het document
- Kloofanalyse (Gap Analysis) — Ontbrekende bepalingen in overeenkomsten opsporen
- Afwijkingsdetectie — Vergelijken met de standaarden van uw kantoor
Documenten delen met cliënten#
Ga als volgt te werk om een document via het cliëntenportaal te delen:
- Open het document binnen een dossier
- Zet de schakelaar Delen met cliënt aan
- Het document wordt direct zichtbaar in de portaalomgeving van de cliënt
- Cliënten kunnen gedeelde documenten downloaden
Opmerking
Het delen gebeurt per document. U behoudt de volledige controle over welke documenten elke cliënt precies kan inzien.
Documenten downloaden#
- Klik op het downloadicoon naast een document om een kopie op te slaan
- Documenten worden gedownload in hun oorspronkelijke bestandsformaat
- Cliënten kunnen gedeelde documenten downloaden via het portaal
Documenten verwijderen#
- Klik op het contextmenu (drie puntjes) naast een document
- Selecteer Verwijderen
- Bevestig de verwijdering
Opmerking
Bij het verwijderen van een document worden ook de bijbehorende AI-analyseresultaten gewist. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt.