Mga Dokumento at File
Nagbibigay ang Lawzana Flow ng dalawang paraan upang pamahalaan ang mga dokumento: nakalakip sa isang matter, o bilang mga standalone file sa seksyon ng Mga Dokumento. Pareho itong sumusuporta sa pagsusuring pinapagana ng AI.
Pag-upload ng mga Dokumento#
Sa Isang Matter#
- Buksan ang matter at pumunta sa tab na Documents
- I-click ang Upload, pagkatapos ay i-drag at i-drop ang mga file sa window o i-click ang Browse Files. Maaari kang magdagdag ng ilang file nang sabay-sabay
- Awtomatikong iuugnay ang mga dokumento sa matter
Kung may napiling folder habang nag-a-upload ka, mapupunta ang mga file sa folder na iyon.
Mayroon ding mga button para sa Google Drive at OneDrive ang window ng pag-upload. Pumili ng mga file doon at magdaragdag ang Flow ng kopya sa matter, na parang nag-upload ka mula sa iyong computer. Ang mga file lamang na iyong pinili ang binabasa ng Flow. Ang mga Google Docs, Sheets, at Slides ay idinaragdag bilang mga file na Word, Excel, PowerPoint, o PDF.
Sa Seksyon ng Mga Dokumento (Standalone)#
- Pumunta sa Documents sa sidebar at buksan ang tab na Files
- I-click ang Upload Files o i-drag at i-drop ang mga ito
- Ang mga standalone file ay hindi nakatali sa anumang matter. Gamitin ang mga ito para sa mga template, sanggunian, o mga dokumentong pambuong-firm. Gamitin ang Assign to Matter sa ibang pagkakataon upang ilipat ang isang file sa isang matter.
Mga Sinusuportahang Format#
| Format | Extension | Mga Tala |
|---|---|---|
.pdf |
Binabasa ng AI, kabilang ang mga na-scan na PDF | |
| Word | .docx |
Binabasa ng AI |
| Text | .txt, .md, .csv, .json, .xml |
Binabasa ng AI |
| Mga larawan at scan | .jpg, .jpeg, .png, .webp |
Binabasa ng AI tulad ng mga PDF |
| Excel, PowerPoint | .xls, .xlsx, .ppt, .pptx |
Naka-store, hindi binabasa ng AI |
.eml, .msg |
Naka-store, hindi binabasa ng AI | |
| Iba pa | .doc, .rtf, .zip, .gif, .bmp, .avif, .heic |
Naka-store, hindi binabasa ng AI |
Mga Limitasyon sa Laki ng File#
- Mga pag-upload ng mga miyembro ng team: Hanggang 25 MB bawat file
- Mga pag-upload ng mga kliyente (sa pamamagitan ng portal): Hanggang 10 MB bawat file, sa format na PDF, Word, Excel, text, o larawan
Mga Duplicate na Pag-upload#
Kapag nag-upload ka ng file sa isang matter o lead na naglalaman na ng eksaktong kaparehong file, magtatanong muna ang Flow bago ito i-store. Piliin ang:
- Cancel: panatilihin lamang ang kasalukuyang dokumento
- Upload a copy: i-store muli ang file bilang pangalawang dokumento
- Replace existing: panatilihin ang kasalukuyang dokumento, kasama ang folder nito, pagbabahagi sa portal, at mga resulta ng AI, at ibigay dito ang bagong pangalan ng file
Kapag nag-upload ka ng maraming file sa isang matter nang sabay-sabay, ang iba ay mai-store muna at isa-isang magtatanong ang Flow tungkol sa bawat duplicate. Ang mga dokumentong na-upload bago umiral ang pagsusuring ito ay hindi itutugma.
Pag-aayos ng Folder#
Ayusin ang iyong mga dokumento sa mga folder para sa madaling pag-navigate:
- Sa tab na Documents, i-click ang Show folders
- I-click ang icon ng bagong folder sa tabi ng Folders at pangalanan ang folder
- Ilipat ang mga dokumento gamit ang Move to Folder sa mga aksyon ng dokumento
- Gamitin ang New subfolder sa menu ng isang folder upang gumawa ng mga folder sa loob nito; maaari mo ring palitan ang pangalan o tanggalin ang mga folder doon
Pagpoproseso ng AI#
Kapag nag-upload ka ng dokumentong kayang basahin ng AI, babasahin ito ng Lawzana Flow sa background at kukunin ang mahahalagang detalye nito. Binabasa mismo ng AI ang file, kaya gumagana ang mga larawan at na-scan na pahina tulad ng mga nai-type na dokumento.
Sa seksyon ng Mga Dokumento, ipinapakita ng bawat file ang status nito: Pending, Text extracted, o Analyzed.
Pagsusuri ng AI#
I-click ang View & Analyze sa isang dokumento upang buksan ito gamit ang mga AI tool nito, o Open in Assistant upang magtanong sa Assistant tungkol dito. Tingnan ang Mga Feature ng AI para sa buong detalye sa:
- Summary: Pangkalahatang-ideya ng dokumento sa isang click
- Facts: Mga petsa, partido, claim, halaga
- AI Assistant: Magtanong tungkol sa dokumento
- Review: Magsagawa ng playbook review para sa mga isyu at kakulangan
- Entities: Hanapin ang mga tao at kumpanyang binanggit sa dokumento, at idagdag sila sa iyong mga contact o sa matter
Pagbabahagi ng mga Dokumento sa mga Kliyente#
Upang magbahagi ng dokumento sa pamamagitan ng client portal:
- Buksan ang tab na Documents ng matter
- I-on ang switch sa column ng Client Portal para sa dokumentong iyon (sa telepono, piliin ang Share to Portal sa menu ng dokumento)
- Makikita na ang dokumento sa view ng portal ng kliyente, na may markang Shared sa iyong listahan
- Maaaring i-download ng mga kliyente ang mga ibinahaging dokumento
Mga Nilagdaang Dokumento#
Kapag nalagdaan na ng lahat ang isang draft na ipinadala para sa e-signature mula sa isang lead o matter, ifa-file ng Flow ang nilagdaang PDF sa mga dokumento ng lead o matter na iyon. Ang kopyang i-upload mo gamit ang Upload signed copy ay ifa-file sa parehong paraan. Tingnan ang Pag-draft.
Pag-download ng mga Dokumento#
- I-click ang icon ng download sa tabi ng anumang dokumento upang mag-save ng kopya
- Dina-download ang mga dokumento sa orihinal na format ng mga ito
- Maaaring i-download ng mga kliyente ang mga ibinahaging dokumento mula sa portal
Pag-delete ng mga Dokumento#
- I-click ang icon ng delete sa tabi ng isang dokumento (sa telepono, gamitin ang menu ng dokumento)
- Kumpirmahin ang pagbura
Tanging mga may-ari (owner) at admin lamang ang maaaring magbura ng mga dokumento ng matter at mga standalone file; sa isang lead, kahit sino maliban sa mga viewer ay maaaring magbura ng mga dokumento. Maaari ding i-archive at i-restore ang mga standalone file sa halip na burahin.