Dokumenter og filer

Lawzana Flow tilbyder to måder at administrere dokumenter på: tilknyttet en sag eller som separate filer i sektionen Dokumenter. Begge understøtter AI-drevet analyse.

Upload af dokumenter#

Til en sag#

1. Åbn sagen og gå til fanen Dokumenter
2. Klik på Upload, eller træk og slip filer ind i området
3. Dokumenterne knyttes automatisk til sagen

Hvis en mappe er valgt, når De uploader, placeres filerne i den pågældende mappe.

Til sektionen Dokumenter (separat lager)#

1. Gå til Dokumenter i sidepanelet og åbn fanen Filer
2. Klik på Upload filer, eller træk og slip
3. Separate filer er ikke knyttet til nogen sag — dette er nyttigt til skabeloner, referencemateriale eller fælles dokumenter for hele firmaet. Brug Tildel til sag på et senere tidspunkt for at flytte en fil ind i en sag.

Understøttede formater#

Størrelsesbegrænsninger for filer#

• Uploads foretaget af teammedlemmer: Op til 25 MB pr. fil
• Uploads foretaget af klienter (via portalen): Op til 10 MB pr. fil, i formaterne PDF, Word, Excel, tekst eller billeder

Duplikerede uploads#

Når De uploader en fil til en sag eller et lead, som allerede indeholder nøjagtig den samme fil, spørger Flow, før den gemmes. Vælg:

• Annuller — behold kun det eksisterende dokument
• Upload en kopi — gem filen igen som et særskilt dokument
• Erstat eksisterende — behold det eksisterende dokument, inklusive dets mappe, portaldeling og AI-resultater, og giv det det nye filnavn

Når De uploader flere filer til en sag på én gang, gemmes de øvrige filer først, og Flow spørger derefter om hver enkelt duplikat efter tur. Dokumenter, der blev uploadet, før denne kontrolfunktion blev indført, bliver ikke matchet.

Organisering i mapper#

Organiser Deres dokumenter i mapper for nem navigation:

1. Klik på Vis mapper under fanen Dokumenter
2. Klik på ikonet for ny mappe ud for Mapper, og navngiv mappen
3. Flyt dokumenter med Flyt til mappe under dokumentets handlinger
4. Brug Ny undermappe i en mappes menu for at oprette undermapper; her kan De også omdøbe eller slette mapper

AI-behandling#

Når De uploader et dokument, som AI'en kan læse, læser Lawzana Flow det i baggrunden og udtrækker de vigtigste kendsgerninger. AI'en læser selve filen, så billeder og indscannede sider fungerer lige så godt som maskinskevne dokumenter.

I sektionen Dokumenter viser hver fil sin status: Afventer, Tekst udtrukket eller Analyseret.

AI-analyse#

Klik på Vis og analyser på et dokument for at åbne det med de tilhørende AI-værktøjer. Se AI-funktioner for alle detaljer om:

• Resumé — Få et overblik over dokumentet med et enkelt klik
• Fakta — Datoer, parter, krav, beløb
• AI-assistent — Stil spørgsmål om dokumentet
• Gennemgang — Kør en playbook-gennemgang for at identificere problemer og mangler
• Entiteter — Find de personer og virksomheder, der nævnes i dokumentet, og føj dem til Deres kontakter eller til sagen

Deling af dokumenter med klienter#

Sådan deler De et dokument via klientportalen:

1. Åbn sagens fane Dokumenter
2. Slå kontakten til i kolonnen Klientportal for det pågældende dokument (på en telefon vælges Del til portal i dokumentets menu)
3. Dokumentet bliver synligt i klientens portalvisning og markeres som Delt på Deres liste
4. Klienter kan downloade delte dokumenter

Download af dokumenter#

• Klik på ikonet Download ud for et dokument for at gemme en kopi
• Dokumenter downloades i deres oprindelige format
• Klienter kan downloade delte dokumenter fra portalen

Sletning af dokumenter#

1. Klik på ikonet Slet ud for et dokument (på en telefon anvendes dokumentets menu)
2. Bekræft sletningen

Kun ejere og administratorer kan slette sagsdokumenter og separate filer; på et lead kan alle undtagen læsere slette dokumenter. Separate filer kan i stedet også arkiveres og gendannes.