Team og roller
Lawzana Flow understøtter teams med flere brugere og rollebaseret adgangskontrol. Denne vejledning dækker invitation af teammedlemmer, tildeling af roller og administration af tilladelser.
Brugerroller#
Hvert teammedlem har en af fire roller, rangeret fra mest til mindst adgang:
| Rolle | Tilladelser |
|---|---|
| Owner | Fuld adgang til alt, herunder abonnement, faktureringsportal og revisionslogge. Kun én Owner per organisation. |
| Admin | Administrer teammedlemmer, organisationsindstillinger, arbejdsgange og integrationer samt indstillingen for AI-merforbrug. Registrer betalinger, se advokatfirmaets faktureringstal og administrer klientbankkonti. Kan ikke ændre abonnementet eller betalingsmetoden. |
| Member | Arbejd på emner, sager, dokumenter, kontakter og kladder. Registrer tid og udlæg, og opret og send fakturaer. Kan ikke ændre overordnede firma-indstillinger, registrere betalinger eller administrere teamet. |
| Viewer | Skrivebeskyttet adgang. Kan ikke oprette eller redigere emner, sager, dokumenter, kontakter eller kladder. |
Hvilke emner og sager Members og Viewers ser, afhænger af Synlighed for poster i Indstillinger → Adgang: kun dem, der er tildelt eller delt med dem (standarden), eller alt i advokatfirmaet. Owners og Admins ser alle emner og sager, med undtagelse af sager, der er begrænset af en etisk mur, som ikke inkluderer dem.
Invitation af teammedlemmer#
- Gå til Indstillinger → Medlemmer
- Klik på Inviter medlem
- Indtast personens e-mailadresse
- Vælg en rolle (Admin, Member eller Viewer)
- Klik på Send invitation
Den inviterede person modtager en e-mail med et link til at tilslutte sig Deres organisation. Hvis vedkommende ikke har en Lawzana Flow-konto, oprettes den ved accept. Invitationer udløber efter 7 dage; De kan gensende dem fra listen Afventende invitationer.
Hvor mange personer De kan invitere#
Free-abonnementet dækker 2 teammedlemmer, inklusive Dem selv, og afventende invitationer tæller med i denne grænse. Essentials og Advanced har ingen medlemsgrænse; hvert medlem er en betalt brugerlicens. Advokatfirmaer, der er tilknyttet Lawzana Directory, kan modtage ekstra pladser via deres Directory-abonnement.
Administration af teammedlemmer#
Skift et medlems rolle#
- Gå til Indstillinger → Medlemmer
- Find teammedlemmet
- Åbn menuen Flere indstillinger ud for vedkommendes navn
- Vælg Gør til Admin, Gør til Member eller Gør til Viewer
Fjern et teammedlem#
- Gå til Indstillinger → Medlemmer
- Find teammedlemmet
- Klik på Fjern fra team i menuen Flere indstillinger
- Vælg eventuelt en person, der skal overtage vedkommendes emner og sager
- Bekræft med Fjern medlem
Fjernede medlemmer mister adgangen øjeblikkeligt. Deres tidligere aktiviteter (notater, uploads, ændringer) bevares i systemet.
Grupper#
Organiser teammedlemmer i grupper:
- Gå til Indstillinger → Grupper
- Klik på Ny gruppe
- Navngiv gruppen og tilføj medlemmer
- Udpeg eventuelt en gruppeansvarlig
Grupper er nyttige til at:
- Dele et emne eller en sag med flere personer på én gang
- Afdelingsbaseret organisering
Opsigelse af Deres konto#
For at lukke advokatfirmaets konto eller overdrage ejerskabet bedes De kontakte support på [email protected].
Oplysninger om tilladelser#
Hvad den enkelte rolle kan gøre#
| Handling | Owner | Admin | Member | Viewer |
|---|---|---|---|---|
| Se emner og sager, de har adgang til | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Oprette/redigere emner | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Oprette/redigere sager | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Uploade dokumenter | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Oprette/redigere kladder | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Administrere kontakter | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Slette emner, sager, dokumenter og kontakter | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Invitere teammedlemmer | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Administrere indstillinger | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Konfigurere integrationer (nøglen til hjemmeside-widgetten er kun for Owner) | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Administrere indstillingen for AI-merforbrug | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Skifte abonnement, opsige eller åbne faktureringsportalen | ✓ | ✗ | ✗ | ✗ |
| Se revisionslogge | ✓ | ✗ | ✗ | ✗ |
Tilladelser vedrørende fakturering#
Fakturering følger én regel: Enhver, der arbejder på en sag, kan registrere tid samt udarbejde og sende fakturaer, men kun Owners og Admins håndterer de faktiske pengebeløb, dvs. betalinger, afskrivninger, annulleringer, klientmidler og advokatfirmaets nøgletal.
| Handling | Owner | Admin | Member | Viewer |
|---|---|---|---|---|
| Se en sags tidsregistreringer, udlæg og fakturaer | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Registrere tid, starte en tidstager, tilføje udlæg; redigere eller slette egne ufakturerede poster | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Redigere eller slette en kollegas udlæg | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Fastsætte en sags afregningsform og valuta samt en klients faktureringsoplysninger og timesatser | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Udarbejde, redigere og slette en fakturakladde; endeliggøre den; sende den via e-mail | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Sende en betalingspåmindelse fra fakturaen | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Udskrive eller gemme en faktura som PDF | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Registrere eller slette en betaling, afskrivning eller annullering | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Indstillinger → Fakturering og satser | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Faktureringsoversigt og Eksport til revisor | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Klientbankkonti og klientkontoposter | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Zapier-API-nøgle og Tillad integrationer at læse faktureringsdata | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
Members har desuden brug for skriveadgang til den pågældende sag for de handlinger, der er markeret for dem. Viewers, og alle, som en sag er delt med med skrivebeskyttet adgang, kan se sagens tidsregistreringer, udlæg og fakturaer uden knapperne til at redigere dem. Members ser ikke faktureringsoversigten, sagens faneblad Klientkonto eller kortet for ufaktureret tid på en sags overbliksside.
Etiske mure har forrang over roller: En person, der er udelukket fra en sag, kan ikke åbne den, og sagens tal udelades fra vedkommendes faktureringsoversigt og eksport. Se Etiske mure.