Equipa e Funções
O Lawzana Flow suporta equipas com múltiplos utilizadores e controlo de acesso baseado em funções. Este guia aborda o envio de convites a membros da equipa, a atribuição de funções e a gestão de permissões.
Funções de Utilizador#
Cada membro da equipa possui uma de quatro funções, ordenadas do nível de acesso mais elevado ao mais restrito:
| Função | Permissões |
|---|---|
| Proprietário | Acesso total a tudo, incluindo a subscrição, o portal de faturação e os registos de auditoria. Apenas um proprietário por organização. |
| Administrador | Gere membros da equipa, definições da organização, fluxos de trabalho, integrações e a definição de excedente de IA. Regista pagamentos, visualiza os valores de faturação da sociedade e gere contas fiduciárias (trust accounts). Não pode alterar o plano nem o método de pagamento. |
| Membro | Trabalha em potenciais clientes (leads), processos, documentos, contactos e minutas. Regista tempo e despesas, e prepara e envia faturas. Não pode alterar definições globais da sociedade, registar pagamentos ou gerir a equipa. |
| Visualizador | Acesso apenas de leitura. Não pode criar ou editar potenciais clientes, processos, documentos, contactos ou minutas. |
O acesso de membros e visualizadores aos potenciais clientes e processos depende da Visibilidade dos registos em Definições → Acesso: apenas os que lhes foram atribuídos ou partilhados consigo (predefinição), ou a totalidade dos registos da sociedade. Os proprietários e administradores visualizam todos os potenciais clientes e processos, exceto os processos abrangidos por uma muralha ética (ethical wall) que não os inclua.
Convidar Membros para a Equipa#
- Aceda a Definições → Membros
- Clique em Convidar membro
- Introduza o endereço de e-mail da pessoa
- Escolha uma função (Administrador, Membro ou Visualizador)
- Clique em Enviar convite
A pessoa convidada recebe um e-mail com uma ligação para se juntar à sua organização. Se não possuir uma conta Lawzana Flow, criará uma ao aceitar o convite. Os convites expiram após 7 dias; pode reenviá-los a partir da lista de Convites pendentes.
Limite de Convites#
O plano Free inclui 2 membros de equipa, incluindo o próprio utilizador, e os convites pendentes contam para esse limite. Os planos Essentials e Advanced não têm limite de membros; cada membro corresponde a uma licença paga. As sociedades associadas ao Lawzana Directory podem usufruir de licenças adicionais através do seu plano no Diretório.
Gerir Membros da Equipa#
Alterar a Função de um Membro#
- Aceda a Definições → Membros
- Localize o membro da equipa
- Abra o menu Mais opções junto ao nome da pessoa
- Escolha Tornar Administrador, Tornar Membro ou Tornar Visualizador
Remover um Membro da Equipa#
- Aceda a Definições → Membros
- Localize o membro da equipa
- Clique em Remover da equipa no menu Mais opções
- Opcionalmente, selecione alguém para assumir os seus potenciais clientes e processos
- Confirme em Remover membro
Os membros removidos perdem o acesso de imediato. A sua atividade anterior (notas, carregamentos, alterações) é mantida no sistema.
Grupos#
Organize os membros da equipa em grupos:
- Aceda a Definições → Grupos
- Clique em Novo grupo
- Atribua um nome ao grupo e adicione membros
- Indique um responsável do grupo, se aplicável
Os grupos são úteis para:
- Partilhar um potencial cliente ou processo com várias pessoas em simultâneo
- Organização por departamentos
Encerrar a Sua Conta#
Para encerrar a conta da sua sociedade ou transferir a propriedade, contacte o suporte através de [email protected].
Detalhes das Permissões#
O que Cada Função Pode Fazer#
| Ação | Proprietário | Administrador | Membro | Visualizador |
|---|---|---|---|---|
| Visualizar potenciais clientes e processos acessíveis | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Criar/editar potenciais clientes | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Criar/editar processos | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Carregar documentos | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Criar/editar minutas | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Gerir contactos | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Eliminar potenciais clientes, processos, documentos e contactos | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Convidar membros para a equipa | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Gerir definições | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Configurar integrações (a chave do widget do website é exclusiva do Proprietário) | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Gerir a definição de excedente de IA | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Alterar o plano, cancelar ou aceder ao portal de faturação | ✓ | ✗ | ✗ | ✗ |
| Visualizar registos de auditoria | ✓ | ✗ | ✗ | ✗ |
Permissões de Faturação#
A faturação obedece a uma regra simples: qualquer pessoa que trabalhe num processo pode registar tempo, bem como preparar e enviar faturas; contudo, apenas proprietários e administradores gerem transações financeiras efetivas, nomeadamente pagamentos, anulações parciais (write-offs), anulações totais (voids), fundos de clientes e os valores globais da sociedade.
| Ação | Proprietário | Administrador | Membro | Visualizador |
|---|---|---|---|---|
| Visualizar o tempo, despesas e faturas de um processo | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Registar tempo, utilizar o cronómetro, adicionar despesas; editar ou eliminar os seus próprios registos não faturados | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Editar ou eliminar as despesas de um colega | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Definir o regime de honorários e a moeda de um processo, e os Dados de faturação e Tarifas de honorários de um cliente | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Elaborar, editar e eliminar um rascunho de fatura; finalizá-lo; enviá-lo por e-mail | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Enviar um lembrete de pagamento a partir da fatura | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Imprimir ou guardar uma fatura em PDF | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Registar ou eliminar um pagamento, anulação parcial ou anulação total | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Definições → Faturação e tarifas | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Painel de faturação e Exportação para contabilista | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Contas fiduciárias e movimentos em conta fiduciária | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Chave de API do Zapier e Permitir que as integrações leiam dados de faturação | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
Os membros necessitam também de permissões de escrita no processo para as ações que lhes estão atribuídas. Os visualizadores, e qualquer pessoa com acesso de apenas leitura a um processo, visualizam o tempo, as despesas e as faturas sem acesso aos botões para os alterar. Os membros não têm acesso ao painel de Faturação, ao separador Fiduciário do processo, nem ao cartão de tempo não faturado na Visão Geral do processo.
As muralhas éticas prevalecem sobre as funções: se um utilizador estiver impedido de aceder a um processo, não poderá abri-lo e os respetivos valores serão omitidos do seu painel de Faturação e das exportações. Consulte Muralhas Éticas.