Equipa e Funções
O Lawzana Flow suporta equipas multiutilizador com controlo de acesso baseado em funções. Este guia explica como convidar membros para a equipa, atribuir funções e gerir permissões.
Funções de Utilizador#
Cada membro da equipa possui uma de quatro funções, do nível de acesso mais elevado ao mais restrito:
| Função | Permissões |
|---|---|
| Owner | Acesso total a todos os elementos, incluindo a subscrição, o portal de faturação e os registos de auditoria (audit logs). Apenas um proprietário por organização. |
| Admin | Gestão de membros da equipa, definições da organização, fluxos de trabalho, integrações e da definição de consumo adicional de IA. Registo de pagamentos, consulta dos valores de faturação da sociedade e gestão de contas fiduciárias (trust accounts). Não pode alterar o plano nem o método de pagamento. |
| Member | Trabalho em potenciais clientes (leads), processos, documentos, contactos e minutas. Registo de tempos e despesas, bem como preparação e envio de faturas. Não pode alterar definições globais da sociedade, registar pagamentos nem gerir a equipa. |
| Viewer | Acesso de apenas leitura. Não pode criar nem editar potenciais clientes (leads), processos, documentos, contactos ou minutas. |
A visibilidade dos potenciais clientes (leads) e dos processos para membros e visualizadores depende da Visibilidade dos registos em Definições → Acesso: apenas aqueles que lhes foram atribuídos ou partilhados (a predefinição), ou todos os registos da sociedade. Os proprietários (Owners) e administradores (Admins) visualizam todos os potenciais clientes e processos, exceto os processos restringidos por uma barreira ética (ethical wall) na qual não estejam incluídos.
A partilha de um potencial cliente ou processo, seja com colegas ou com o cliente, é uma prerrogativa de proprietários, administradores e do advogado responsável pelo registo. No caso do cliente, isso implica criar uma hiperligação para o portal, partilhar um documento no portal e enviar o formulário de admissão de cliente (intake). Qualquer membro com permissão para editar o registo pode cancelar a partilha de um documento.
Convidar Membros para a Equipa#
- Aceda a Definições → Membros
- Clique em Convidar Membro
- Introduza o endereço de e-mail da pessoa
- Escolha uma função (Admin, Member ou Viewer)
- Clique em Enviar Convite
A pessoa convidada recebe um e-mail com uma hiperligação para se juntar à sua organização. Se ainda não tiver uma conta no Lawzana Flow, criará uma no momento em que aceitar o convite. Os convites expiram após 7 dias; pode reenviá-los a partir da lista de Convites Pendentes.
Limite de Convites#
O plano Free inclui 2 membros de equipa, incluindo o próprio utilizador, e os convites pendentes contam para esse limite. Os planos Essentials e Advanced não têm limite de membros; cada membro corresponde a um lugar pago. As sociedades associadas ao Diretório Lawzana podem beneficiar de lugares adicionais através do respetivo plano do Diretório.
Gerir Membros da Equipa#
Alterar a Função de um Membro#
- Aceda a Definições → Membros
- Localize o membro da equipa
- Abra o menu Mais opções junto ao nome
- Selecione Tornar Admin, Tornar Member ou Tornar Viewer
Remover um Membro da Equipa#
- Aceda a Definições → Membros
- Localize o membro da equipa
- Clique em Remover da Equipa no menu Mais opções
- Opcionalmente, selecione alguém para assumir os respetivos potenciais clientes e processos
- Confirme clicando em Remover Membro
Os membros removidos perdem o acesso de imediato. O seu histórico de atividade (notas, ficheiros carregados, alterações) é preservado no sistema.
Grupos#
Organize os membros da equipa em grupos:
- Aceda a Definições → Grupos
- Clique em Novo Grupo
- Atribua um nome ao grupo e adicione membros
- Indique um responsável de grupo (group lead), se aplicável
Os grupos são úteis para:
- Partilhar um potencial cliente ou processo com várias pessoas em simultâneo
- Organização por departamentos
Encerrar a Sua Conta#
Para encerrar a conta da sua sociedade ou transferir a titularidade, contacte o suporte através de [email protected].
Detalhes das Permissões#
Ações Permitidas por Função#
| Ação | Owner | Admin | Member | Viewer |
|---|---|---|---|---|
| Visualizar potenciais clientes e processos a que tem acesso | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Criar/editar potenciais clientes | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Criar/editar processos | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Carregar documentos | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Criar/editar minutas | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Gerir contactos | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Eliminar potenciais clientes, processos, documentos e contactos | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Convidar membros para a equipa | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Gerir definições | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Partilhar um potencial cliente ou processo com colegas ou com o cliente | ✓ | ✓ | Apenas o advogado responsável | ✗ |
| Configurar integrações (a chave do widget do website é exclusiva do Owner) | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Origens de potenciais clientes, endereço para pedidos de informação e respetivos e-mails arquivados | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Perguntas do formulário de admissão (intake) | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Importar dados de uma folha de cálculo | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Gerir a definição de consumo adicional de IA | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Alterar o plano, cancelar ou abrir o portal de faturação | ✓ | ✗ | ✗ | ✗ |
| Visualizar registos de auditoria (audit logs) | ✓ | ✗ | ✗ | ✗ |
| Alterar definições de barreiras éticas (ethical walls) | ✓ | ✗ | ✗ | ✗ |
Permissões de Faturação#
A faturação rege-se por uma regra simples: qualquer pessoa que trabalhe num processo pode registar tempos, bem como preparar e enviar faturas, mas apenas os proprietários e administradores gerem o dinheiro após este se concretizar — nomeadamente pagamentos, anulações de dívida (write-offs), faturas anuladas (voids), fundos de clientes e os números globais da sociedade.
| Ação | Owner | Admin | Member | Viewer |
|---|---|---|---|---|
| Ver tempos, despesas e faturas de um processo | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Registar tempos, utilizar o temporizador, adicionar despesas; editar ou eliminar os próprios registos não faturados | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Editar ou eliminar despesas de colegas | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Definir o regime de honorários e a moeda de um processo, bem como os dados e as taxas de faturação de um cliente | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Criar, editar e eliminar um rascunho de fatura; finalizá-lo; enviá-lo por e-mail | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Enviar um lembrete de pagamento a partir da fatura | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Imprimir ou guardar uma fatura em PDF | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Registar ou eliminar um pagamento, anulação de dívida (write-off) ou anulação de fatura (void) | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Definições → Faturação e taxas | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Painel de faturação e Exportação para a contabilidade | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Contas fiduciárias e respetivos movimentos | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Chave de API do Zapier e opção Permitir que as integrações leiam dados de faturação | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
Os membros necessitam igualmente de permissões de escrita no processo para executar as ações assinaladas. Os visualizadores, assim como qualquer utilizador com quem um processo tenha sido partilhado apenas para leitura, podem consultar os tempos, despesas e faturas sem ter acesso aos botões para os alterar. Os membros não têm acesso ao painel de faturação, ao separador Contas fiduciárias (Trust) do processo, nem ao cartão de tempo não faturado na Vista Geral do processo.
As barreiras éticas aplicam-se em conjunto com as funções: um utilizador excluído de um processo não o pode abrir, e os respetivos valores não constarão do seu painel de faturação nem dos ficheiros exportados. Consulte Barreiras Éticas.