Perguntas Frequentes

Primeiros Passos#

Como começo a utilizar o Lawzana Flow?#

Registe-se em flow.lawzana.com com o seu nome, e-mail e nome da sociedade de advogados, ou com a sua conta Google ou Microsoft. Começa no plano Free e acede à página Inicial, onde uma pequena lista de verificação sugere os seus primeiros passos. Se a sua sociedade estiver no Lawzana Directory, clique em Open in Flow num lead no seu painel da Lawzana; isso cria o seu espaço de trabalho e inicia a sua sessão. Consulte Primeiros Passos para um guia completo.

Existe um período de teste gratuito?#

Não existe um período de teste porque dispõe de um plano Free: 2 membros de equipa, 50 créditos de IA por mês e 2 GB de armazenamento, sem necessidade de cartão e sem limite de tempo. Atualize para o Essentials ou Advanced quando necessitar de mais recursos. Consulte Faturação e Planos.

Posso convidar membros de equipa no plano Free?#

Sim. O plano Free abrange 2 membros de equipa no total, incluindo o próprio utilizador, pelo que pode convidar um colega. Os planos pagos não têm limite de membros, e as sociedades associadas ao Lawzana Directory podem obter lugares adicionais através do respetivo plano no Directory.

Em que idiomas está disponível o Lawzana Flow?#

Inglês, espanhol e francês. Altere o idioma a partir do menu da sua conta na barra lateral, em Language.

Leads e Processos#

Como converto um lead num processo?#

Abra o lead e clique em Convert. Introduza o título do processo, selecione opcionalmente uma área de prática jurídica, o tipo de processo e o advogado ao qual está atribuído, e depois clique em Create Matter. O Flow verifica primeiro a existência de conflitos de interesses, e os detalhes do cliente do lead e os factos principais são transferidos para o novo processo.

Posso personalizar as etapas do pipeline?#

Sim. Aceda a Settings → Matter Stages (ou Lead Stages) para adicionar, renomear, reordenar ou eliminar etapas. As etapas de processos oferecem modelos prontos a usar com Apply Template (Litigation, Transactional, Family Law ou Custom); as etapas de leads dispõem dos seus próprios modelos.

Qual é a diferença entre um lead e um processo?#

Um lead é um potencial cliente que demonstrou interesse, mas cujos serviços ainda não foram contratados. Um processo é um caso ou mandato ativo. Converta os leads em processos assim que a contratação do cliente for formalizada.

Documentos#

Que formatos de ficheiro posso carregar?#

Praticamente qualquer ficheiro: PDF, Word, Excel, PowerPoint, ficheiros de e-mail (.eml, .msg), ficheiros de texto, arquivos ZIP e fotografias. Ficheiros HTML e SVG não são aceites. Os clientes que carregam através do portal podem enviar ficheiros PDF, Word, Excel, ficheiros de texto e imagens. O tamanho máximo de ficheiro é de 25 MB para carregamentos da equipa e de 10 MB para carregamentos através do portal do cliente.

Por que motivo a análise por IA não está disponível para o meu documento?#

Verifique se:

1. O formato é legível pela IA: PDF, Word (.docx), ficheiros de texto simples ou fotografias e digitalizações (JPEG, PNG, WebP). Os ficheiros Excel, PowerPoint e de e-mail são armazenados, mas não são lidos pela IA.
2. A sua sociedade ainda dispõe de créditos de IA este mês (consulte Settings → Subscription)

Posso organizar documentos em pastas?#

Sim. Tanto os documentos de processos como os ficheiros autónomos suportam pastas. Crie pastas e subpastas e mova ficheiros entre elas.

Funcionalidades de IA#

Que funcionalidades de IA estão disponíveis?#

Cada documento dispõe de um painel de IA com Summary, Facts, AI Assistant (chat com o documento), Review (revisões de playbooks) e Entities (pessoas e empresas). Ao nível do processo, tem à disposição o Ask AI e a Fact Grid. Nos leads, obtém um resumo por IA e o Ask AI. O AI Assistant autónomo responde a perguntas gerais, e o editor de redação pode redigir e rever minutas consigo.

Quantos créditos de IA recebo?#

O plano Free inclui 50 créditos por mês, o Essentials 500 partilhados por toda a sociedade e o Advanced 1.500 por lugar, agrupados. As sociedades associadas ao Lawzana Directory recebem o limite que for superior: o do plano do Directory ou o do plano Flow. Consulte Faturação e Planos para saber o custo em créditos por operação.

Os meus dados são utilizados para treinar modelos de IA?#

No. A Google não utiliza o seu conteúdo para treinar os respetivos modelos, e o registo de pedidos está desativado no nosso projeto. A Google pode manter os pedidos em memória até 24 horas para efeitos de caching e pode registá-los para detetar abusos. O próprio Lawzana Flow armazena o seu histórico de chat com a IA, resumos e factos extraídos como parte do seu processo.

Portal do Cliente#

Como é que os clientes acedem ao respetivo portal?#

Os clientes recebem uma ligação mágica por e-mail — não é necessária qualquer palavra-passe ou criação de conta. Clicam na ligação para aceder apenas aos documentos e informações que partilhou.

O que podem os clientes ver no portal?#

Apenas o que partilhar explicitamente. Dependendo do nível de acesso:

• View: Documentos partilhados
• Upload: Visualização + carregamento de documentos + cronologia
• Full: Carregamento + mensagens + marcos + assistente de IA

Pode ajustar estas permissões em cada ligação do portal.

Posso revogar o acesso ao portal do cliente?#

Sim. Abra o processo, clique em Share with Client e selecione Revoke access na ligação. A revogação é imediata: a ligação mágica deixa de funcionar.

Equipa e Permissões#

Quais são as funções de utilizador?#

Consulte Equipa e Funções para conhecer em detalhe as permissões de cada função.

Como convido membros de equipa?#

Aceda a Settings → Members e clique em Invite Member. Introduza o e-mail do colaborador e escolha uma função. O destinatário receberá um e-mail de convite.

Posso alterar a função de um utilizador?#

Sim. Os Owners e Admins podem alterar a função de um membro em Settings → Members, através do menu More options junto ao respetivo nome.

Faturação aos Clientes#

Onde configuro a faturação?#

Um proprietário (Owner) ou administrador preenche os dados em Settings → Invoicing & rates: moeda, tarifa horária padrão, tarifas dos colaboradores, impostos, prefixo do número de fatura, o seu número de identificação fiscal e instruções de pagamento. Deve fazê-lo antes de alguém registar tempos. A etapa Set up invoicing no cartão Get set up da página Inicial abre esta secção. Consulte Faturação.

Por que razão o meu tempo não consta da fatura?#

Verifique, por esta ordem:

1. Needs rate: não foi encontrada qualquer tarifa ou as suas tarifas estão numa moeda diferente da do processo. Defina uma tarifa: guardar as alterações em Settings → Invoicing & rates ou nas Billing rates de um cliente calcula o preço das entradas pendentes. Depois, crie a fatura novamente
2. Another currency: a entrada foi registada numa moeda diferente da do processo. O rascunho indica quantas entradas foram excluídas
3. Already billed: a entrada já se encontra numa fatura emitida
4. Not billable: a opção Billable estava desativada
5. Fee arrangement: processos com honorários fixos ou de resultado (contingência) não faturam tempo

Posso faturar a um cliente noutra moeda?#

Sim. Cada processo é faturado numa única moeda. Defina a moeda do cliente no cartão Billing details na respetiva página de contacto (ou a moeda de um processo no cartão Billing details desse mesmo processo) e atribua ao cliente tarifas nessa moeda no cartão Billing rates ao lado. O Flow nunca converte entre moedas: as faturas, pagamentos e relatórios mantêm-se na moeda de cada processo, cabendo ao seu contabilista registar qualquer diferença cambial. Consulte Faturação Noutra Moeda para um exemplo passo a passo.

Por que motivo não consigo alterar a moeda de um processo?#

O processo contém tempo ou despesas não faturados com preço calculado, ou um rascunho de fatura, na moeda atual, e a alteração deixá-los-ia pendentes. Fature esse trabalho (ou elimine os rascunhos e as entradas incorretas) e, em seguida, altere a moeda. Mudar para a moeda em que o trabalho já se encontra registado funciona sempre.

Posso editar uma fatura emitida?#

Não. Uma vez finalizada, a fatura fica bloqueada para que o exemplar do cliente e os seus registos coincidam. Um proprietário ou administrador anula-a (apenas possível enquanto não houver pagamento registado), corrige-se o tempo, as despesas ou os dados de faturação e, em seguida, clica-se novamente em New invoice. A fatura anulada mantém o seu número e a nova recebe o número seguinte.

Quem pode registar pagamentos?#

Os Owners e Admins podem registar pagamentos, dar faturas como incobráveis e anulá-las. Os Members podem criar, finalizar e enviar faturas por e-mail, bem como emitir lembretes de pagamento. Consulte Equipa e Funções.

Os clientes podem pagar online?#

Ainda não. Os clientes pagam utilizando as instruções de pagamento impressas na fatura, normalmente por transferência bancária, e um proprietário ou administrador regista o pagamento no Flow.

Posso emitir uma nota de crédito ou uma fatura de adiantamento?#

Ainda não. No caso de uma fatura por pagar, anule-a e emita uma nova. Para conceder um crédito após o pagamento, adicione uma linha de ajuste negativo na fatura seguinte do cliente. Cada fatura tem uma taxa de imposto única; se se aplicarem duas taxas, emita duas faturas.

Como faturo um adiantamento ou uma provisão?#

As faturas de adiantamento e as provisões com dedução automática ainda não são suportadas. Existem duas formas de gerir esta situação atualmente:

• Manter os fundos em conta-caução (trust). Registe o depósito do cliente numa conta de fundos de clientes (trust). Ao faturar, registe o pagamento na fatura e um movimento correspondente de Disbursement a partir da conta de fundos (o Flow não associa automaticamente ambos, pelo que deve registar os dois), de acordo com as regras da sua ordem de advogados. Consulte Contabilidade de Fundos de Clientes.
• Faturar o adiantamento como um valor fixo. Defina o acordo de honorários como Flat fee pelo montante do adiantamento e emita a fatura. Quando o trabalho estiver concluído, mude o acordo para Hourly, clique em New invoice e adicione um ajuste de valor negativo, por exemplo "Dedução do adiantamento liquidado, fatura INV-0007". Consulte o seu contabilista sobre o enquadramento fiscal de adiantamentos.

Posso enviar as minhas faturas ao meu contabilista?#

Sim. Na página Billing, a opção Export for accountant descarrega um ficheiro Excel, ou ficheiros CSV, das faturas, linhas de fatura e pagamentos para qualquer intervalo de datas. Consulte Painel de Faturação.

Faturação e Subscrição#

Como funciona a subscrição do Flow?#

O plano Free é gratuito. Os planos Essentials (29 $) e Advanced (79 $) são cobrados por membro ativo da equipa por mês, com créditos de IA incluídos. A faturação é processada através do Stripe.

O que acontece se esgotar os meus créditos de IA?#

A IA é pausada até que os seus créditos sejam repostos no início do mês seguinte. Nos planos Essentials e Advanced, um proprietário ou administrador pode ativar o consumo adicional (overage) em Settings → Subscription com um limite máximo de créditos adicionais; está desativado por defeito e a IA nunca ultrapassa esse teto estabelecido.

Posso cancelar a minha subscrição?#

Sim. O Owner clica em Cancel subscription em Settings → Subscription. Mantém o seu plano pago até ao final do período em curso, passando depois para o plano Free. Nenhum dado é eliminado.

Segurança#

Onde são armazenados os meus dados?#

Os ficheiros carregados são alojados numa única região: Estados Unidos (Iowa), Europa (Bélgica) ou Ásia-Pacífico (Singapura). As sociedades que se registam em flow.lawzana.com ficam alojadas na região da Europa; as sociedades que iniciam o processo a partir do Lawzana Directory escolhem a região aquando da criação do espaço de trabalho. O restante serviço (base de dados, pesquisa, tarefas em segundo plano e servidores da aplicação) funciona na DigitalOcean nos Estados Unidos.

Onde ocorre o processamento de IA?#

A IA é executada no Google Vertex AI, utilizando o endpoint global da Google. Os pedidos não estão limitados à região de armazenamento dos seus ficheiros.

Os meus dados estão encriptados?#

Sim. Os dados transitam através de HTTPS e os nossos fornecedores de serviços em nuvem encriptam-nos em repouso. Os documentos são guardados com encriptação do lado do servidor no Google Cloud Storage.

Posso obter um acordo de tratamento de dados (DPA) ou solicitar a exportação ou eliminação dos meus dados?#

Sim. Assinamos acordos de tratamento de dados a pedido e exportamos ou eliminamos os seus dados sempre que o solicitar. Envie um e-mail para [email protected].

Integrações#

O Lawzana Flow integra-se com o Zapier?#

Sim. Gere a sua chave de API em Settings → Zapier, abra a aplicação Lawzana Flow no Zapier e aceite o convite: a aplicação está acessível apenas por convite de momento. Utilize-a para criar leads a partir de formulários web, e-mail e outras ferramentas, bem como para despoletar um Zap quando uma fatura for emitida, um pagamento for registado, uma fatura for liquidada ou uma fatura for anulada. Os gatilhos de faturação passam a funcionar assim que um proprietário ou administrador ativar Allow integrations to read billing data. Consulte Integrações.

Posso incorporar um formulário de contacto no meu website?#

Sim. O widget de captação de leads pode ser incorporado em qualquer website. O Owner gera a chave do widget em Settings → Website Widget; depois, escolha o modo e o estilo do widget e copie o código de incorporação. Também pode publicar uma página de contacto alojada a partir de Settings → Contact page. Consulte Integrações.

Suporte#

Como posso contactar o suporte?#

• E-mail: [email protected]
• Chat ao vivo: Clique no botão de chat no canto inferior direito da aplicação
• Centro de Ajuda: Visite lawzana.com/flow/support

Encontrei um problema de segurança. Como posso comunicá-lo?#

Envie um e-mail com os detalhes para [email protected].