Perguntas Frequentes

Primeiros Passos#

Como começo a utilizar o Lawzana Flow?#

Registe-se em flow.lawzana.com com o seu nome, e-mail e nome da sociedade, ou com a sua conta Google ou Microsoft. Começa no plano Free e entra na página Inicial, onde uma pequena lista de verificação sugere os seus primeiros passos. Se a sua sociedade estiver no Lawzana Directory, clique em Open in Flow num lead no seu painel do Lawzana; isso criará o seu espaço de trabalho e iniciará a sua sessão. Consulte Primeiros Passos para um guia completo.

Existe um período de teste gratuito?#

Não existe um período de teste porque disponibilizamos um plano Free: 2 membros de equipa, 50 créditos de IA por mês e 2 GB de armazenamento, sem necessidade de cartão e sem limite de tempo. Atualize para o Essentials ou Advanced quando precisar de mais recursos. Consulte Faturação e Planos.

Posso convidar membros de equipa no plano Free?#

Sim. O plano Free cobre 2 membros de equipa no total, incluindo você mesmo, pelo que pode convidar um colega. Os planos pagos não têm limite de membros, e as sociedades associadas ao Lawzana Directory podem obter lugares adicionais através do respetivo plano no Diretório.

Em que idiomas está disponível o Lawzana Flow?#

Inglês, espanhol, francês, turco e tailandês. Pode alterar o idioma no menu da sua conta na barra lateral, em Language.

Leads e Processos#

Como converto um lead num processo?#

Abra o lead e clique em Convert to matter. Introduza o título do processo, selecione opcionalmente uma área de prática, o tipo de processo e o advogado responsável, e depois clique em Create Matter. O Flow verifica primeiro a existência de conflitos, e os dados do cliente e os factos essenciais do lead são transferidos para o novo processo.

Como encaminho pedidos de contacto do meu website, caixa de correio e diretórios para o Flow?#

Utilize o endereço de receção de pedidos de contacto da sua sociedade. Um proprietário ou administrador copia o endereço em Settings → Lead sources e, em seguida, reencaminha a caixa de entrada info@ para esse endereço, adiciona-o às notificações dos formulários do website ou define-o como o e-mail de notificação em diretórios. O Flow analisa cada e-mail: um novo pedido torna-se um lead, um e-mail de um cliente existente é associado ao respetivo lead ou processo, e qualquer outra mensagem é guardada em Email Review durante 30 dias. A página inclui os passos de configuração para Gmail, Outlook, WordPress, Wix, Squarespace, Webflow e outras plataformas, bem como a opção Email these steps to my web person. Consulte Integrações.

Porque é que um novo lead não recebeu o intake automático?#

Verifique se:

1. A opção Start the client intake automatically está ativa em Settings → Lead sources
2. O lead tem um endereço de e-mail e teve origem no seu perfil Lawzana, formulário do website, página de contacto, página de agendamento, endereço de pedidos de contacto, ou via Zapier com o parâmetro new_enquiry ativo. Leads adicionados, importados ou criados a partir de Email Review nunca o recebem
3. No caso do endereço de pedidos de contacto: o cliente enviou a mensagem a partir do seu próprio endereço e o Flow conseguiu verificá-lo, a notificação de um formulário ou plataforma forneceu o respetivo e-mail, ou alguém da sua sociedade o reencaminhou a partir do endereço com que inicia sessão no Flow
4. O cliente ainda não tem um intake em curso, a mensagem não é urgente (mensagens urgentes geram um alerta) e menos de 20 leads o receberam hoje

Pode sempre clicar em Send intake diretamente no lead.

Posso personalizar as fases do pipeline?#

Sim. Aceda a Settings → Matter Stages (ou Lead Stages) para adicionar, renomear, reordenar ou eliminar fases. A secção Matter Stages disponibiliza modelos prontos a usar através de Apply Template (Litigation, Transactional, Family Law ou Custom); a secção Lead Stages tem os seus próprios modelos.

Qual é a diferença entre um lead e um processo?#

Um lead é um potencial cliente que demonstrou interesse, mas que ainda não contratou os seus serviços. Um processo é um caso ou mandato ativo. Converta os leads em processos assim que o cliente formalizar a contratação.

Documentos#

Que formatos de ficheiro posso carregar?#

Praticamente qualquer ficheiro: PDF, Word, Excel, PowerPoint, ficheiros de e-mail (.eml, .msg), ficheiros de texto, arquivos ZIP e fotografias. Não são aceites ficheiros HTML e SVG. Os clientes que carregam documentos através do portal podem enviar ficheiros PDF, Word, Excel, ficheiros de texto e imagens. O tamanho máximo por ficheiro é de 25 MB para carregamentos da equipa e de 10 MB para carregamentos através do portal do cliente.

Porque é que a análise por IA não está disponível para o meu documento?#

Verifique se:

1. O formato é suportado pela IA: PDF, Word (.docx), ficheiros de texto simples, ou fotografias e digitalizações (JPEG, PNG, WebP). Ficheiros Excel, PowerPoint e de e-mail são armazenados, mas não são lidos pela IA.
2. A sua sociedade ainda dispõe de créditos de IA este mês (consulte Settings → Subscription)

Posso organizar os documentos em pastas?#

Sim. Tanto os documentos do processo como os ficheiros autónomos suportam pastas. Pode criar pastas e subpastas e mover ficheiros entre elas.

Funcionalidades de IA#

Que funcionalidades de IA estão disponíveis?#

Cada documento inclui um painel de IA com Summary (resumo), Facts (factos), AI Assistant (chat com o documento), Review (revisões com playbooks) e Entities (pessoas e empresas). Ao nível do processo, dispõe de Ask AI e do Fact Grid. Nos leads, tem acesso a um Case summary e a Ask AI. O AI Assistant autónomo responde a perguntas gerais, e o editor de redação pode redigir e rever minutas consigo.

Quantos créditos de IA recebo?#

O plano Free inclui 50 créditos por mês, o Essentials 500 partilhados por toda a sociedade, e o Advanced 1.500 agrupados por utilizador. As sociedades associadas ao Lawzana Directory beneficiam do valor mais elevado entre o limite do Diretório e o respetivo plano Flow. Consulte Faturação e Planos para saber o custo em créditos por operação.

Os meus dados são utilizados para treinar modelos de IA?#

Não. A Google não utiliza os seus conteúdos para treinar os seus modelos e o registo de pedidos está desativado no nosso projeto. A Google pode manter os pedidos em memória até 24 horas para efeitos de cache e pode registá-los para detetar utilizações abusivas. O Lawzana Flow guarda o seu histórico de chat com a IA, resumos e factos extraídos como parte do seu processo.

Portal do Cliente#

Como é que os clientes acedem ao seu portal?#

Os clientes recebem uma magic link por e-mail. Não é necessária qualquer palavra-passe ou conta. Basta clicar na ligação para aceder exclusivamente aos documentos e informações que partilhou.

O que é que os clientes conseguem ver no portal?#

Apenas o que partilhar explicitamente. Dependendo do nível de acesso:

• View: Documentos partilhados
• Upload: Visualização + carregamento de documentos + linha temporal
• Full: Carregamento + mensagens + marcos + assistente de IA

Pode ajustar estas permissões individualmente em cada ligação do portal.

Posso revogar o acesso ao portal do cliente?#

Sim. Abra o processo, clique em Share with Client e selecione Revoke access na ligação correspondente. A revogação é imediata: a ligação deixa de funcionar.

Equipa e Permissões#

Quais são as funções de utilizador?#

Consulte Equipa e Funções para saber o que cada função pode visualizar.

Como convido membros de equipa?#

Aceda a Settings → Members e clique em Invite Member. Introduza o respetivo e-mail e selecione uma função. O utilizador receberá um e-mail de convite.

Posso alterar a função de um membro?#

Sim. Os Owners e Admins podem alterar a função de um membro em Settings → Members, através do menu More options junto ao respetivo nome.

Faturação aos Clientes#

Onde configuro a faturação?#

Um proprietário ou administrador preenche os dados em Settings → Invoicing & rates: moeda, valor horário padrão, taxas de colaboradores, impostos, prefixo da numeração de faturas, número de identificação fiscal e instruções de pagamento. Efetue esta configuração antes de qualquer pessoa registar tempos. A etapa Set up invoicing no cartão Get set up da página Inicial abre diretamente esta secção. Consulte Faturação.

Porque é que o meu tempo não surge na fatura?#

Verifique, pela seguinte ordem:

1. Needs rate: não foi definida nenhuma taxa horária ou as suas taxas estão numa moeda diferente da do processo. Defina uma taxa: ao guardar em Settings → Invoicing & rates, ou em Billing rates de um cliente, os registos pendentes são calculados. Depois, volte a gerar a fatura
2. Another currency: o registo foi efetuado numa moeda diferente da do processo. O rascunho indica quantos registos ficaram de fora
3. Already billed: o registo já se encontra numa fatura emitida
4. Not billable: a opção Billable estava desligada
5. Fee arrangement: processos com honorários fixos (flat-fee) ou de resultado (contingency) não faturam por tempo

Posso faturar a um cliente noutra moeda?#

Sim. Cada processo é faturado numa única moeda. Defina a moeda do cliente no cartão Billing details da respetiva página de contacto (ou a moeda de um processo no cartão Billing details desse mesmo processo) e atribua ao cliente as taxas nessa moeda no cartão Billing rates ao lado. O Flow nunca faz conversões entre moedas: as faturas, pagamentos e relatórios mantêm-se na moeda de cada processo, cabendo ao seu contabilista registar eventuais diferenças cambiais. Consulte Faturação Noutra Moeda para ver um exemplo passo a passo.

Porque não consigo alterar a moeda de um processo?#

O processo tem tempos ou despesas calculados e por faturar, ou um rascunho de fatura, na moeda atual, e a alteração deixaria esses valores pendentes. Fature esse trabalho (ou elimine os rascunhos e registos incorretos) e depois proceda à alteração. Mudar para a moeda em que o trabalho já se encontra registado é sempre permitido.

Posso editar uma fatura já emitida?#

Não. Uma vez finalizada, a fatura é bloqueada para que o exemplar do cliente coincida exatamente com os seus registos. Um proprietário ou administrador pode anulá-la (apenas se nenhum pagamento tiver sido registado), retificam-se os tempos, despesas ou dados de faturação e clica-se novamente em New invoice. A fatura anulada mantém o seu número e a nova recebe o número seguinte.

Quem pode registar pagamentos?#

Os proprietários e administradores podem registar pagamentos, dar valores como incobráveis e anular faturas. Os Members podem criar, finalizar e enviar faturas por e-mail, bem como enviar lembretes de pagamento. Consulte Equipa e Funções.

Os clientes podem pagar online?#

Ainda não. Os clientes pagam através das instruções de pagamento inscritas na fatura, normalmente por transferência bancária, e um proprietário ou administrador regista o pagamento no Flow.

Posso emitir uma nota de crédito ou uma fatura de adiantamento?#

Ainda não. No caso de uma fatura por liquidar, anule-a e emita uma nova. Para conceder um crédito após o pagamento, adicione uma linha de acerto com valor negativo na fatura seguinte do cliente. Cada fatura tem uma taxa de imposto única; se se aplicarem duas taxas, emita duas faturas.

Como faturo uma provisão ou adiantamento?#

Faturas de adiantamento e provisões com dedução automática ainda não são suportadas. Pode gerir estas situações de duas formas atualmente:

• Manter os fundos em conta-caução (trust). Registe o depósito do cliente numa conta-caução. Ao faturar, registe o pagamento na fatura e o correspondente Disbursement na conta-caução (o Flow não associa as duas operações automaticamente, pelo que deve registar ambas), cumprindo as regras da sua ordem profissional. Consulte Contabilidade de Contas-Caução.
• Faturar o adiantamento como honorário fixo. Defina o regime de honorários como Flat fee no montante do adiantamento e emita a fatura. Concluído o trabalho, mude o regime para Hourly, clique em New invoice e introduza um acerto de valor negativo, por exemplo "Dedução do adiantamento faturado, fatura INV-0007". Consulte o seu contabilista sobre o enquadramento fiscal dos adiantamentos.

Posso enviar as minhas faturas ao meu contabilista?#

Sim. Na página Billing, a opção Export for accountant descarrega um ficheiro Excel, ou ficheiros CSV, com as faturas, linhas de fatura e pagamentos para qualquer intervalo de datas. Consulte Painel de Faturação.

Faturação e Subscrição#

Como funciona a subscrição do Flow?#

O plano Free é gratuito. Os planos Essentials ($29) e Advanced ($79) são cobrados por membro ativo da equipa por mês, com créditos de IA incluídos. A faturação é processada através da Stripe.

O que acontece se esgotar os meus créditos de IA?#

As funcionalidades de IA são suspensas até que os seus créditos sejam repostos no início do mês seguinte. Nos planos Essentials e Advanced, um proprietário ou administrador pode ativar o consumo adicional em Settings → Subscription, definindo um limite máximo de créditos extra; esta opção vem desativada por defeito e a IA nunca ultrapassa o teto definido.

Posso cancelar a minha subscrição?#

Sim. O Owner pode clicar em Cancel subscription em Settings → Subscription. Manterá o seu plano pago até ao fim do período de faturação, passando depois para o plano Free. Nenhum dado é eliminado.

Segurança#

Onde são armazenados os meus dados?#

Os ficheiros carregados são armazenados numa região: Estados Unidos (Iowa), Europa (Bélgica) ou Ásia-Pacífico (Singapura). As sociedades que se registam em flow.lawzana.com ficam na região Europa; as sociedades que aderem a partir do Lawzana Directory escolhem a região no momento da criação do espaço de trabalho. O restante serviço (base de dados, pesquisa, processos em segundo plano e servidores da aplicação) corre na DigitalOcean nos Estados Unidos.

Onde é efetuado o processamento de IA?#

A IA corre no Google Vertex AI, utilizando o endpoint global da Google. Os pedidos não estão limitados à região de armazenamento dos seus ficheiros.

Os meus dados estão encriptados?#

Sim. Os dados transitam através de HTTPS e os nossos fornecedores de alojamento na nuvem encriptam-nos em repouso. Os documentos são armazenados com encriptação do lado do servidor no Google Cloud Storage.

Posso celebrar um acordo de tratamento de dados (DPA), ou solicitar a exportação ou eliminação dos meus dados?#

Sim. Celebramos acordos de tratamento de dados mediante pedido e procedemos à exportação ou eliminação dos seus dados quando o solicitar. Envie um e-mail para [email protected].

Integrações#

O Lawzana Flow integra com o Zapier?#

Sim. Gere a sua chave de API em Settings → Zapier, abra a aplicação Lawzana Flow no Zapier e aceite o convite: por agora, o acesso à aplicação faz-se apenas por convite. Utilize-a para criar leads a partir de formulários web, e-mail e outras ferramentas (envie new_enquiry com o valor verdadeiro para novos contactos que devam receber o seu intake automático), e para acionar um Zap quando uma fatura é emitida, um pagamento é registado, uma fatura é liquidada ou anulada. Os gatilhos de faturação passam a funcionar assim que um proprietário ou administrador ativar a opção Allow integrations to read billing data. Consulte Integrações.

Posso incorporar um formulário de contacto no meu website?#

Sim. O widget de captura de leads pode ser incorporado em qualquer website. O Owner gera a chave do widget em Settings → Website Widget; em seguida, escolha o modo e o estilo do widget e copie o código de incorporação. Também pode publicar uma página de contacto alojada a partir de Settings → Contact page. Consulte Integrações.

Suporte#

Como posso contactar o suporte?#

• E-mail: [email protected]
• Chat ao vivo: Clique no botão de chat no canto inferior direito da aplicação
• Centro de Ajuda: Visite lawzana.com/flow/support

Encontrei uma vulnerabilidade de segurança. Como a posso comunicar?#

Envie um e-mail para [email protected] com os detalhes.