Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Erste Schritte#

Wie starte ich mit Lawzana Flow?#

Registrieren Sie sich unter flow.lawzana.com mit Ihrem Namen, Ihrer E-Mail-Adresse und dem Namen Ihrer Kanzlei oder mit Ihrem Google- oder Microsoft-Konto. Sie starten im Free-Tarif und landen auf der Startseite, wo Ihnen eine kurze Checkliste die ersten Schritte vorschlägt. Wenn Ihre Kanzlei im Lawzana Directory vertreten ist, klicken Sie stattdessen in Ihrem Lawzana-Dashboard bei einem Lead auf Open in Flow; dadurch wird Ihr Arbeitsbereich erstellt und Sie werden angemeldet. Eine vollständige Anleitung finden Sie unter Erste Schritte.

Gibt es eine kostenlose Testversion?#

Es gibt keine Testversion, da es einen Free-Tarif gibt: 2 Teammitglieder, 50 KI-Credits pro Monat und 2 GB Speicherplatz – ohne Kreditkarte und ohne zeitliche Begrenzung. Führen Sie ein Upgrade auf Essentials oder Advanced durch, wenn Sie mehr benötigen. Siehe Abrechnung & Tarife.

Kann ich im Free-Tarif Teammitglieder einladen?#

Ja. Der Free-Tarif umfasst insgesamt 2 Teammitglieder, Sie selbst eingeschlossen, sodass Sie einen Kollegen oder eine Kollegin einladen können. Bezahlte Tarife haben kein Mitgliederlimit, und Kanzleien, die mit dem Lawzana Directory verbunden sind, erhalten möglicherweise zusätzliche Lizenzen über ihren Directory-Tarif.

In welchen Sprachen ist Lawzana Flow verfügbar?#

Englisch, Spanisch, Französisch, Türkisch und Thailändisch. Sie können die Sprache in Ihrem Kontomenü in der Seitenleiste unter Language ändern.

Leads & Mandate#

Wie wandle ich einen Lead in ein Mandat um?#

Öffnen Sie den Lead und klicken Sie auf Convert to matter. Geben Sie eine Mandatsbezeichnung ein, wählen Sie optional ein Rechtsgebiet, einen Mandatstyp und den zuständigen Anwalt aus und klicken Sie dann auf Create Matter. Flow prüft zuerst auf Konflikte, und die Kundendaten sowie die wichtigsten Fakten des Leads werden in das neue Mandat übernommen.

Wie leite ich Anfragen von meiner Website, meinem Posteingang und aus Verzeichnissen in Flow weiter?#

Verwenden Sie die Anfrage-E-Mail-Adresse Ihrer Kanzlei. Ein Inhaber oder Administrator kopiert diese unter Settings → Lead sources, leitet dann den info@-Posteingang dorthin weiter, fügt sie den Benachrichtigungen des Website-Formulars hinzu oder hinterlegt sie als Benachrichtigungs-E-Mail in Verzeichnissen. Flow liest jede E-Mail: Eine neue Anfrage wird zu einem Lead, eine E-Mail eines bestehenden Mandanten wird dessen Lead oder Mandat zugeordnet, und alles andere wird 30 Tage lang unter Email Review abgelegt. Die Seite enthält Einrichtungsschritte für Gmail, Outlook, WordPress, Wix, Squarespace, Webflow und andere Plattformen sowie die Option Email these steps to my web person. Siehe Integrationen.

Warum hat ein neuer Lead nicht den automatischen Intake erhalten?#

Prüfen Sie Folgendes:

1. Start the client intake automatically ist unter Settings → Lead sources aktiviert
2. Der Lead verfügt über eine E-Mail-Adresse und stammt aus Ihrem Lawzana-Profil, einem Website-Formular, einer Kontaktseite, einer Buchungsseite, der Anfrage-E-Mail-Adresse oder von Zapier mit gesetztem new_enquiry. Leads, die Sie manuell hinzufügen, importieren oder aus Email Review erstellen, erhalten ihn grundsätzlich nicht
3. Für die Anfrage-E-Mail-Adresse: Der Mandant hat von seiner eigenen Adresse aus geschrieben und Flow konnte sie verifizieren, eine Formular- oder Plattformbenachrichtigung enthielt seine E-Mail-Adresse oder jemand aus Ihrer Kanzlei hat sie von der Adresse weitergeleitet, mit der er sich bei Flow anmeldet
4. Der Mandant hat nicht bereits einen laufenden Intake, die Nachricht ist nicht dringend (bei dringenden Nachrichten erhalten Sie stattdessen eine Benachrichtigung), und heute haben weniger als 20 Leads den Intake erhalten

Sie können beim Lead jederzeit auf Send intake klicken.

Kann ich die Pipeline-Phasen anpassen?#

Ja. Gehen Sie zu Settings → Matter Stages (oder Lead Stages), um Phasen hinzuzufügen, umzubenennen, neu anzuordnen oder zu löschen. Unter Matter Stages stehen Ihnen über Apply Template vorgefertigte Vorlagen zur Verfügung (Litigation, Transactional, Family Law oder Custom); Lead Stages verfügt über eigene Vorlagen.

Was ist der Unterschied zwischen einem Lead und einem Mandat?#

Ein Lead ist ein potenzieller Mandant, der Interesse gezeigt hat, aber noch nicht mandatiert wurde. Ein Mandat (Matter) ist ein aktiver Fall oder Auftrag. Wandeln Sie Leads in Mandate um, sobald der Mandant mandatiert wurde.

Dokumente#

Welche Dateiformate kann ich hochladen?#

Nahezu jede Datei: PDF, Word, Excel, PowerPoint, E-Mail-Dateien (.eml, .msg), Textdateien, ZIP-Archive und Fotos. HTML- und SVG-Dateien werden nicht akzeptiert. Mandanten, die Dateien über das Portal hochladen, können PDF-, Word-, Excel-, Textdateien und Bilder senden. Die maximale Dateigröße beträgt 25 MB für Uploads durch das Team und 10 MB für Uploads über das Mandantenportal.

Warum ist die KI-Analyse für mein Dokument nicht verfügbar?#

Prüfen Sie Folgendes:

1. Das Format wird von der KI unterstützt: PDF, Word (.docx), reine Textdateien oder Fotos und Scans (JPEG, PNG, WebP). Excel-, PowerPoint- und E-Mail-Dateien werden zwar gespeichert, aber nicht von der KI gelesen.
2. Ihre Kanzlei verfügt in diesem Monat noch über verbleibende KI-Credits (siehe Settings → Subscription)

Kann ich Dokumente in Ordnern organisieren?#

Ja. Sowohl Mandatsdokumente als auch eigenständige Dateien unterstützen Ordner. Sie können Ordner und Unterordner erstellen und Dateien dazwischen verschieben.

KI-Funktionen#

Welche KI-Funktionen stehen zur Verfügung?#

Jedes Dokument verfügt über ein KI-Panel mit Zusammenfassung (Summary), Fakten (Facts), KI-Assistent (Chat mit dem Dokument), Prüfung (Review anhand von Playbooks) und Entitäten (Personen und Unternehmen). Auf Mandatsebene stehen Ihnen Ask AI und das Fact Grid zur Verfügung. Bei Leads erhalten Sie eine Case summary und Ask AI. Der eigenständige KI-Assistent beantwortet allgemeine Fragen, und der Drafting-Editor kann gemeinsam mit Ihnen Entwürfe verfassen und überarbeiten.

Wie viele KI-Credits erhalte ich?#

Der Free-Tarif enthält 50 Credits pro Monat, Essentials 500 für die gesamte Kanzlei und Advanced 1.500 pro Lizenz (im Pool zusammengefasst). Kanzleien, die mit dem Lawzana Directory verbunden sind, erhalten das jeweils höhere Kontingent aus ihrem Directory-Kontingent oder ihrem Flow-Tarif. Informationen zu den Credit-Kosten pro Vorgang finden Sie unter Abrechnung & Tarife.

Werden meine Daten zum Trainieren von KI-Modellen verwendet?#

Nein. Google verwendet Ihre Inhalte nicht zum Trainieren seiner Modelle, und das Request-Logging ist für unser Projekt deaktiviert. Google kann Anfragen zur Zwischenspeicherung (Caching) bis zu 24 Stunden im Arbeitsspeicher vorhalten und zur Erkennung von Missbrauch protokollieren. Lawzana Flow selbst speichert Ihren KI-Chatverlauf, Zusammenfassungen und extrahierte Fakten als Teil Ihres Mandats.

Mandantenportal#

Wie greifen Mandanten auf ihr Portal zu?#

Mandanten erhalten einen Magic Link per E-Mail. Es ist kein Passwort und kein Konto erforderlich. Durch Klicken auf den Link erhalten sie ausschließlich Zugriff auf die Dokumente und Informationen, die Sie freigegeben haben.

Was können Mandanten im Portal sehen?#

Nur das, was Sie ausdrücklich freigeben. Abhängig von der Zugriffsebene:

• View: Freigegebene Dokumente
• Upload: Anzeigen + Dokumente hochladen + Zeitachse
• Full: Hochladen + Nachrichten + Meilensteine + KI-Assistent

Sie können diese Berechtigungen für jeden Portal-Link individuell anpassen.

Kann ich den Zugriff auf das Mandantenportal widerrufen?#

Ja. Öffnen Sie das Mandat, klicken Sie auf Share with Client und wählen Sie beim entsprechenden Link Revoke access. Der Widerruf wird sofort wirksam: Der Magic Link funktioniert ab diesem Moment nicht mehr.

Team & Berechtigungen#

Welche Benutzerrollen gibt es?#

Details darüber, was die einzelnen Rollen sehen können, finden Sie unter Team & Rollen.

Wie lade ich Teammitglieder ein?#

Gehen Sie zu Settings → Members und klicken Sie auf Invite Member. Geben Sie die E-Mail-Adresse ein und wählen Sie eine Rolle aus. Die Person erhält eine Einladungs-E-Mail.

Kann ich die Rolle einer Person ändern?#

Ja. Inhaber (Owner) und Administratoren (Admin) können die Rolle eines Mitglieds unter Settings → Members über das Menü More options neben dem jeweiligen Namen ändern.

Abrechnung mit Ihren Mandanten#

Wo richte ich die Rechnungsstellung ein?#

Ein Inhaber oder Administrator füllt die Angaben unter Settings → Invoicing & rates aus: Währung, Standardstundensatz, Stundensätze für Mitarbeiter, Steuern, Präfix für Rechnungsnummern, Ihre Steuernummer und Zahlungshinweise. Tun Sie dies, bevor jemand Zeiten erfasst. Der Schritt Set up invoicing auf der Karte Get set up der Startseite öffnet diesen Bereich. Siehe Rechnungsstellung.

Warum erscheint meine Zeit nicht auf der Rechnung?#

Prüfen Sie Folgendes in dieser Reihenfolge:

1. Needs rate: Es wurde kein Stundensatz gefunden, oder Ihre Sätze sind in einer anderen Währung als das Mandat hinterlegt. Legen Sie einen Satz fest: Durch das Speichern von Settings → Invoicing & rates oder den Billing rates eines Mandanten werden die ausstehenden Einträge bepreist. Erstellen Sie die Rechnung anschließend erneut
2. Another currency: Der Eintrag wurde in einer anderen Währung als der des Mandats erfasst. Im Entwurf wird angegeben, wie viele Einträge ausgelassen wurden
3. Already billed: Der Eintrag befindet sich bereits auf einer ausgestellten Rechnung
4. Not billable: Der Schalter Billable war deaktiviert
5. Fee arrangement: Bei Pauschal- und Erfolgshonorarmandaten wird keine Zeit abgerechnet

Kann ich einem Mandanten Rechnungen in einer anderen Währung stellen?#

Ja. Jedes Mandat wird in einer Währung abgerechnet. Legen Sie die Währung des Mandanten auf dessen Kontaktseite in der Karte Billing details fest (oder die Währung eines einzelnen Mandats in den Billing details dieses Mandats) und hinterlegen Sie für den Mandanten Sätze in dieser Währung in der daneben liegenden Karte Billing rates. Flow rechnet niemals zwischen Währungen um: Rechnungen, Zahlungen und Berichte verbleiben in der Währung des jeweiligen Mandats, und Ihr Buchhalter bucht etwaige Wechselkursdifferenzen. Ein schrittweises Beispiel finden Sie unter Abrechnung in einer anderen Währung.

Warum kann ich die Währung eines Mandats nicht ändern?#

Für das Mandat gibt es nicht abgerechnete, bepreiste Zeiten oder Auslagen oder einen Rechnungsentwurf in der aktuellen Währung, und eine Änderung würde diese unberücksichtigt lassen. Rechnen Sie diese Leistungen ab (oder löschen Sie die fehlerhaften Entwürfe und Einträge) und ändern Sie die Währung anschließend. Der Wechsel zu der Währung, in der die Leistungen bereits erfasst sind, funktioniert immer.

Kann ich eine ausgestellte Rechnung bearbeiten?#

Nein. Sobald eine Rechnung finalisiert ist, wird sie gesperrt, damit das Exemplar des Mandanten und Ihre Unterlagen übereinstimmen. Ein Inhaber oder Administrator storniert sie (nur möglich, solange keine Zahlung erfasst ist), Sie korrigieren die Zeiten, Auslagen oder Rechnungsdetails und klicken dann erneut auf New invoice. Die stornierte Rechnung behält ihre Nummer und die neue Rechnung erhält die nächste fortlaufende Nummer.

Wer kann Zahlungen erfassen?#

Inhaber und Administratoren können Zahlungen erfassen, Rechnungen ausbuchen (write off) und stornieren. Mitglieder können Rechnungen erstellen, finalisieren, per E-Mail versenden und Zahlungserinnerungen verschicken. Siehe Team & Rollen.

Können Mandanten online bezahlen?#

Noch nicht. Mandanten zahlen anhand der auf der Rechnung aufgedruckten Zahlungshinweise, in der Regel per Banküberweisung, und ein Inhaber oder Administrator erfasst die Zahlung in Flow.

Kann ich eine Gutschrift oder eine Vorschussrechnung ausstellen?#

Noch nicht. Bei einer unbezahlten Rechnung stornieren Sie diese und stellen eine neue aus. Für ein Guthaben nach erfolgter Zahlung fügen Sie auf der nächsten Rechnung des Mandanten eine negative Korrekturzeile ein. Jede Rechnung hat einen einzigen Steuersatz; falls zwei Sätze gelten, stellen Sie zwei Rechnungen aus.

Wie stelle ich einen Vorschuss oder einen Retainer in Rechnung?#

Vorschussrechnungen und Retainer, die automatisch verrechnet werden, werden derzeit noch nicht unterstützt. Aktuell gibt es zwei Möglichkeiten zur Handhabung:

• Verwahrung auf einem Anderkonto. Erfassen Sie die Einzahlung des Mandanten auf einem Anderkonto. Wenn Sie die Rechnung stellen, erfassen Sie die Zahlung auf der Rechnung und eine entsprechende Auszahlung (Disbursement) vom Anderkonto (Flow verknüpft beides nicht automatisch, erfassen Sie also beides) im Rahmen der berufsrechtlichen Vorgaben Ihrer Anwaltskammer. Siehe Anderkontoführung.
• Abrechnung des Vorschusses als Pauschalhonorar. Stellen Sie die Honorarvereinbarung auf Flat fee in Höhe des Vorschussbetrags ein und stellen Sie die Rechnung. Wenn die Arbeit abgeschlossen ist, stellen Sie die Vereinbarung auf Hourly um, klicken auf New invoice und fügen eine Korrektur mit einem negativen Betrag hinzu, zum Beispiel „Abzüglich gezahltem Vorschuss, Rechnung INV-0007“. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Steuerberater, wie Vorschüsse steuerlich behandelt werden.

Kann ich meine Rechnungen an meinen Steuerberater bzw. Buchhalter senden?#

Ja. Auf der Seite Billing lädt Export for accountant eine Excel-Arbeitsmappe oder CSV-Dateien der Rechnungen, Rechnungspositionen und Zahlungen für beliebige Zeiträume herunter. Siehe Abrechnungs-Dashboard.

Abrechnung & Abonnement#

Wie funktioniert das Flow-Abonnement?#

Der Free-Tarif ist kostenlos. Essentials (29 $) und Advanced (79 $) werden pro aktivem Teammitglied und Monat abgerechnet, inklusive KI-Credits. Die Abrechnung erfolgt über Stripe.

Was passiert, wenn meine KI-Credits aufgebraucht sind?#

Die KI pausiert, bis Ihre Credits zu Beginn des nächsten Monats zurückgesetzt werden. Bei Essentials und Advanced kann ein Inhaber oder Administrator unter Settings → Subscription eine Obergrenze für zusätzliche Credits aktivieren; dies ist standardmäßig deaktiviert, und die KI überschreitet die Obergrenze niemals.

Kann ich mein Abonnement kündigen?#

Ja. Der Inhaber (Owner) klickt unter Settings → Subscription auf Cancel subscription. Sie behalten Ihren bezahlten Tarif bis zum Ende des Zeitraums und wechseln dann in den Free-Tarif. Es wird nichts gelöscht.

Sicherheit#

Wo werden meine Daten gespeichert?#

Hochgeladene Dateien werden in einer Region gespeichert: Vereinigte Staaten (Iowa), Europa (Belgien) oder Asien-Pazifik (Singapur). Kanzleien, die sich auf flow.lawzana.com registrieren, erhalten die Region Europa; Kanzleien, die über das Lawzana Directory starten, wählen ihre Region bei der Erstellung des Arbeitsbereichs. Der Rest des Dienstes (Datenbank, Suche, Hintergrundprozesse und Anwendungsserver) läuft auf DigitalOcean in den Vereinigten Staaten.

Wo findet die KI-Verarbeitung statt?#

Die KI läuft auf Google Vertex AI unter Verwendung des globalen Endpunkts von Google. Anfragen sind nicht auf die Speicherregion Ihrer Dateien beschränkt.

Werden meine Daten verschlüsselt?#

Ja. Die Datenübertragung erfolgt über HTTPS, und unsere Cloud-Anbieter verschlüsseln die Daten im Ruhezustand (at rest). Dokumente werden mit serverseitiger Verschlüsselung in Google Cloud Storage gespeichert.

Kann ich einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) erhalten oder meine Daten exportieren bzw. löschen lassen?#

Ja. Wir unterzeichnen Auftragsverarbeitungsverträge auf Anfrage und exportieren oder löschen Ihre Daten auf Ihren Wunsch hin. Senden Sie eine E-Mail an [email protected].

Integrationen#

Bietet Lawzana Flow eine Integration mit Zapier?#

Ja. Generieren Sie Ihren API-Schlüssel unter Settings → Zapier, öffnen Sie dann die Lawzana Flow App in Zapier und nehmen Sie die Einladung an: Die App ist derzeit nur auf Einladung zugänglich. Nutzen Sie sie, um Leads aus Webformularen, E-Mails und anderen Tools zu erstellen (senden Sie new_enquiry als true für neue Anfragen, die Ihren automatischen Intake erhalten sollen), und um einen Zap zu starten, wenn eine Rechnung ausgestellt, eine Zahlung erfasst, eine Rechnung bezahlt oder eine Rechnung storniert wird. Die Abrechnungs-Trigger funktionieren, sobald ein Inhaber oder Administrator Allow integrations to read billing data aktiviert hat. Siehe Integrationen.

Kann ich ein Kontaktformular auf meiner Website einbinden?#

Ja. Das Lead-Erfassungs-Widget kann auf jeder Website eingebunden werden. Der Inhaber generiert den Widget-Schlüssel unter Settings → Website Widget; wählen Sie anschließend den Widget-Modus und das Design aus und kopieren Sie den Einbettungscode. Sie können auch eine gehostete Kontaktseite unter Settings → Contact page veröffentlichen. Siehe Integrationen.

Support#

Wie kontaktiere ich den Support?#

• E-Mail: [email protected]
• Live-Chat: Klicken Sie auf die Chat-Schaltfläche in der unteren rechten Ecke der App
• Hilfe-Center: Besuchen Sie lawzana.com/flow/support

Ich habe ein Sicherheitsproblem gefunden. Wie melde ich es?#

Senden Sie eine E-Mail mit den Details an [email protected].