Häufig gestellte Fragen

Erste Schritte#

Wie beginne ich mit Lawzana Flow?#

Registrieren Sie sich unter flow.lawzana.com mit Ihrem Namen, Ihrer E-Mail-Adresse und dem Namen Ihrer Kanzlei oder mit Ihrem Google- oder Microsoft-Konto. Sie starten im Free-Tarif und landen auf der Startseite, wo eine kurze Checkliste Ihnen die ersten Schritte vorschlägt. Wenn Ihre Kanzlei im Lawzana Directory vertreten ist, klicken Sie stattdessen in Ihrem Lawzana-Dashboard bei einem Lead auf Open in Flow; dadurch wird Ihr Arbeitsbereich erstellt und Sie werden angemeldet. Eine vollständige Anleitung finden Sie unter Erste Schritte.

Gibt es eine kostenlose Testversion?#

Es gibt keine Testversion, da es einen Free-Tarif gibt: 2 Teammitglieder, 50 KI-Credits pro Monat und 2 GB Speicherplatz, ohne Kreditkarte und ohne zeitliche Begrenzung. Führen Sie ein Upgrade auf Essentials oder Advanced durch, wenn Sie mehr benötigen. Siehe Abrechnung & Tarife.

Kann ich im Free-Tarif Teammitglieder einladen?#

Ja. Der Free-Tarif deckt insgesamt 2 Teammitglieder ab, Sie selbst eingeschlossen, sodass Sie einen Kollegen oder eine Kollegin einladen können. Bezahlte Tarife haben kein Mitgliederlimit, und Kanzleien, die mit dem Lawzana Directory verbunden sind, erhalten möglicherweise zusätzliche Plätze über ihren Directory-Tarif.

In welchen Sprachen ist Lawzana Flow verfügbar?#

Englisch, Spanisch und Französisch. Sie können die Sprache über Ihr Kontomenü in der Seitenleiste unter Language ändern.

Leads & Akten#

Wie wandle ich einen Lead in eine Akte um?#

Öffnen Sie den Lead und klicken Sie auf Convert. Geben Sie einen Aktentitel ein, wählen Sie optional ein Rechtsgebiet, einen Aktentyp und den zuständigen Anwalt aus, und klicken Sie dann auf Create Matter. Flow prüft zunächst auf Konflikte, und die Mandantendaten sowie die wichtigsten Fakten des Leads werden in die neue Akte übernommen.

Kann ich die Pipeline-Phasen anpassen?#

Ja. Gehen Sie zu Settings → Matter Stages (oder Lead Stages), um Phasen hinzuzufügen, umzubenennen, neu anzuordnen oder zu löschen. Unter „Matter Stages“ stehen Ihnen mit Apply Template vorgefertigte Vorlagen zur Verfügung (Litigation, Transactional, Family Law oder Custom); „Lead Stages“ verfügt über eigene Vorlagen.

Was ist der Unterschied zwischen einem Lead und einer Akte?#

Ein Lead ist ein potenzieller Mandant, der Interesse gezeigt hat, aber noch nicht mandatiert wurde. Eine Akte ist ein aktiver Fall oder ein bestehendes Mandat. Wandeln Sie Leads in Akten um, sobald das Mandatsverhältnis zustande gekommen ist.

Dokumente#

Welche Dateiformate kann ich hochladen?#

Nahezu jede Datei: PDF, Word, Excel, PowerPoint, E-Mail-Dateien (.eml, .msg), Textdateien, ZIP-Archive und Fotos. HTML- und SVG-Dateien werden nicht akzeptiert. Mandanten, die Dateien über das Portal hochladen, können PDF-, Word-, Excel-, Textdateien und Bilder senden. Die maximale Dateigröße beträgt 25 MB für Team-Uploads und 10 MB für Uploads über das Client-Portal.

Warum ist die KI-Analyse für mein Dokument nicht verfügbar?#

Prüfen Sie Folgendes:

1. Das Format wird von der KI unterstützt: PDF, Word (.docx), reine Textdateien oder Fotos und Scans (JPEG, PNG, WebP). Excel-, PowerPoint- und E-Mail-Dateien werden zwar gespeichert, aber nicht von der KI gelesen.
2. Ihrer Kanzlei stehen in diesem Monat noch KI-Credits zur Verfügung (siehe Settings → Subscription)

Kann ich Dokumente in Ordnern organisieren?#

Ja. Sowohl Aktendokumente als auch eigenständige Dateien unterstützen Ordner. Sie können Ordner und Unterordner erstellen und Dateien zwischen ihnen verschieben.

KI-Funktionen#

Welche KI-Funktionen sind verfügbar?#

Jedes Dokument verfügt über ein KI-Panel mit Summary (Zusammenfassung), Facts (Fakten), AI Assistant (Chat mit dem Dokument), Review (Playbook-Prüfungen) und Entities (Personen und Unternehmen). Auf Aktenebene stehen Ihnen Ask AI und das Fact Grid zur Verfügung. Bei Leads erhalten Sie ein KI-Briefing und Ask AI. Der eigenständige AI Assistant beantwortet allgemeine Fragen, und der Drafting-Editor kann gemeinsam mit Ihnen Entwürfe verfassen und bearbeiten.

Wie viele KI-Credits erhalte ich?#

Der Free-Tarif enthält 50 Credits pro Monat, Essentials 500 Credits geteilt für die gesamte Kanzlei und Advanced 1.500 Credits pro Arbeitsplatz, die gepoolt werden. Kanzleien, die mit dem Lawzana Directory verbunden sind, erhalten das jeweils höhere Kontingent aus ihrem Directory-Tarif oder ihrem Flow-Tarif. Informationen zu den Credit-Kosten pro Vorgang finden Sie unter Abrechnung & Tarife.

Werden meine Daten zum Trainieren von KI-Modellen verwendet?#

Nein. Google verwendet Ihre Inhalte nicht zum Trainieren seiner Modelle, und die Protokollierung von Anfragen (Request Logging) ist für unser Projekt deaktiviert. Google kann Anfragen zum Zwecke des Cachings bis zu 24 Stunden im Speicher halten und sie zur Missbrauchserkennung protokollieren. Lawzana Flow selbst speichert Ihren KI-Chatverlauf, Zusammenfassungen und extrahierte Fakten als Teil Ihrer Akte.

Client-Portal#

Wie greifen Mandanten auf ihr Portal zu?#

Mandanten erhalten einen Magic Link per E-Mail – es ist kein Passwort und keine Kontoerstellung erforderlich. Sie klicken auf den Link, um ausschließlich auf die Dokumente und Informationen zuzugreifen, die Sie freigegeben haben.

Was können Mandanten im Portal sehen?#

Nur das, was Sie ausdrücklich freigeben. Abhängig von der Zugriffsebene:

• View: Freigegebene Dokumente
• Upload: Anzeigen + Dokumente hochladen + Zeitachse
• Full: Hochladen + Messaging + Meilensteine + KI-Assistent

Sie können diese Berechtigungen für jeden Portal-Link anpassen.

Kann ich den Zugriff auf das Client-Portal widerrufen?#

Ja. Öffnen Sie die Akte, klicken Sie auf Share with Client und wählen Sie beim entsprechenden Link Revoke access. Der Widerruf erfolgt sofort: Der Magic Link funktioniert nicht mehr.

Team & Berechtigungen#

Welche Benutzerrollen gibt es?#

Was die einzelnen Rollen sehen können, erfahren Sie unter Team & Rollen.

Wie lade ich Teammitglieder ein?#

Gehen Sie zu Settings → Members und klicken Sie auf Invite Member. Geben Sie die E-Mail-Adresse ein und wählen Sie eine Rolle. Die Personen erhalten eine Einladungs-E-Mail.

Kann ich die Rolle einer Person ändern?#

Ja. Eigentümer und Administratoren können die Rolle eines Mitglieds unter Settings → Members über das Menü More options neben dessen Namen ändern.

Abrechnung Ihrer Mandanten#

Wo richte ich die Rechnungsstellung ein?#

Ein Eigentümer oder Administrator füllt die Angaben unter Settings → Invoicing & rates aus: Währung, Standardstundensatz, Mitarbeitersätze, Steuern, Rechnungsnummernpräfix, Ihre Steuernummer und Zahlungsanweisungen. Führen Sie dies durch, bevor jemand Zeit erfasst. Der Schritt Set up invoicing auf der Karte Get set up der Startseite führt Sie direkt dorthin. Siehe Rechnungsstellung.

Warum erscheint meine erfasste Zeit nicht auf der Rechnung?#

Prüfen Sie folgende Punkte in dieser Reihenfolge:

1. Needs rate: Es wurde kein Satz gefunden oder Ihre Sätze sind in einer anderen Währung als die Akte hinterlegt. Legen Sie einen Satz fest: Durch das Speichern von Settings → Invoicing & rates oder der Billing rates eines Mandanten werden die ausstehenden Einträge bewertet. Erstellen Sie die Rechnung danach erneut
2. Another currency: Der Eintrag wurde in einer anderen Währung als der der Akte erfasst. Der Entwurf gibt an, wie viele Einträge ausgelassen wurden
3. Already billed: Der Eintrag befindet sich bereits auf einer ausgestellten Rechnung
4. Not billable: Der Schalter Billable war deaktiviert
5. Fee arrangement: Bei Pauschalpreis- und Erfolgshonorar-Akten wird keine Zeit abgerechnet

Kann ich einem Mandanten eine Rechnung in einer anderen Währung stellen?#

Ja. Jede Akte wird in einer einzigen Währung abgerechnet. Legen Sie die Währung des Mandanten auf der Kontaktseite in der Karte Billing details fest (oder die Währung einer bestimmten Akte in den Billing details dieser Akte) und hinterlegen Sie für den Mandanten in der daneben liegenden Karte Billing rates Sätze in dieser Währung. Flow nimmt niemals Währungsumrechnungen vor: Rechnungen, Zahlungen und Berichte verbleiben in der Währung der jeweiligen Akte, und Ihr Buchhalter bucht eventuelle Wechselkursdifferenzen. Ein Schritt-für-Schritt-Beispiel finden Sie unter Abrechnung in einer anderen Währung.

Warum kann ich die Währung einer Akte nicht ändern?#

Die Akte enthält unberechnete, mit Sätzen bewertete Zeiten oder Auslagen oder einen Rechnungsentwurf in der aktuellen Währung, und eine Änderung würde diese unberücksichtigt lassen. Stellen Sie diese Leistungen in Rechnung (oder löschen Sie die Entwürfe und fehlerhaften Einträge) und ändern Sie die Währung anschließend. Der Wechsel zu der Währung, in der die Leistungen bereits erfasst sind, ist immer möglich.

Kann ich eine ausgestellte Rechnung bearbeiten?#

Nein. Sobald eine Rechnung fertiggestellt (finalisiert) ist, wird sie gesperrt, damit das Exemplar des Mandanten und Ihre Unterlagen übereinstimmen. Ein Eigentümer oder Administrator storniert sie (dies ist nur möglich, solange keine Zahlung erfasst wurde), Sie korrigieren die Zeiten, Auslagen oder Rechnungsdetails und klicken dann erneut auf New invoice. Die stornierte Rechnung behält ihre Nummer, und die neue erhält die nächste fortlaufende Nummer.

Wer kann Zahlungen erfassen?#

Eigentümer und Administratoren können Zahlungen erfassen, Rechnungen abschreiben und stornieren. Mitglieder können Rechnungen erstellen, finalisieren, per E-Mail versenden und Zahlungserinnerungen verschicken. Siehe Team & Rollen.

Können Mandanten online bezahlen?#

Noch nicht. Mandanten zahlen anhand der auf der Rechnung aufgedruckten Zahlungsanweisungen, in der Regel per Banküberweisung, und ein Eigentümer oder Administrator erfasst die Zahlung in Flow.

Kann ich eine Gutschrift oder eine Vorschussrechnung ausstellen?#

Noch nicht. Bei einer unbezahlten Rechnung stornieren Sie diese und stellen eine neue aus. Für ein Guthaben nach erfolgter Zahlung fügen Sie auf der nächsten Rechnung des Mandanten eine negative Korrekturposition hinzu. Jede Rechnung hat einen einzigen Steuersatz; falls zwei Sätze anfallen, stellen Sie zwei Rechnungen aus.

Wie rechne ich einen Vorschuss oder ein Retainer-Honorar ab?#

Vorschussrechnungen und Retainer, die automatisch verrechnet werden, werden derzeit noch nicht unterstützt. Aktuell gibt es zwei Möglichkeiten zur Handhabung:

• Geld auf einem Anderkonto halten. Erfassen Sie die Einzahlung des Mandanten auf einem Fremdgeld-/Anderkonto. Wenn Sie abrechnen, erfassen Sie die Zahlung auf der Rechnung und eine entsprechende Auszahlung (Disbursement) vom Anderkonto (Flow verknüpft die beiden Vorgänge nicht, erfassen Sie daher beides) gemäß den für Sie geltenden berufsrechtlichen Vorschriften. Siehe Anderkontenführung.
• Vorschuss als Pauschale abrechnen. Stellen Sie die Vergütungsvereinbarung auf Flat fee über den Vorschussbetrag ein und stellen Sie die Rechnung aus. Wenn die Arbeiten abgeschlossen sind, stellen Sie die Vereinbarung auf Hourly um, klicken auf New invoice und fügen eine Korrekturposition mit einem negativen Betrag hinzu, beispielsweise „Abzüglich geleisteter Vorschuss, Rechnung INV-0007“. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Steuerberater, wie Vorschüsse steuerlich zu behandeln sind.

Kann ich meine Rechnungen an meinen Steuerberater senden?#

Ja. Auf der Seite Billing lädt die Option Export for accountant eine Excel-Arbeitsmappe oder CSV-Dateien der Rechnungen, Rechnungspositionen und Zahlungen für beliebige Zeiträume herunter. Siehe Abrechnungs-Dashboard.

Abrechnung & Abonnement#

Wie funktioniert das Flow-Abonnement?#

Der Free-Tarif ist kostenlos. Essentials (29 $) und Advanced (79 $) werden pro aktivem Teammitglied und Monat abgerechnet, inklusive KI-Credits. Die Abrechnung erfolgt über Stripe.

Was passiert, wenn meine KI-Credits aufgebraucht sind?#

Die KI-Funktionen pausieren, bis Ihre Credits zu Beginn des nächsten Monats zurückgesetzt werden. Bei Essentials und Advanced kann ein Eigentümer oder Administrator unter Settings → Subscription Mehrverbrauch (Overage) mit einer Obergrenze für zusätzliche Credits aktivieren; diese Funktion ist standardmäßig deaktiviert, und die KI überschreitet die Obergrenze niemals.

Kann ich mein Abonnement kündigen?#

Ja. Der Eigentümer klickt unter Settings → Subscription auf Cancel subscription. Sie behalten Ihren bezahlten Tarif bis zum Ende des Abrechnungszeitraums und wechseln anschließend in den Free-Tarif. Es wird nichts gelöscht.

Sicherheit#

Wo werden meine Daten gespeichert?#

Hochgeladene Dateien werden in einer Region gespeichert: Vereinigte Staaten (Iowa), Europa (Belgien) oder Asien-Pazifik (Singapur). Kanzleien, die sich auf flow.lawzana.com registrieren, erhalten die Region Europa; Kanzleien, die über das Lawzana Directory starten, wählen ihre Region bei der Erstellung des Arbeitsbereichs. Der restliche Dienst (Datenbank, Suche, Hintergrund-Jobs und Anwendungsserver) läuft auf DigitalOcean in den Vereinigten Staaten.

Wo findet die KI-Verarbeitung statt?#

Die KI läuft auf Google Vertex AI unter Verwendung des globalen Endpunkts von Google. Anfragen sind nicht auf die Speicherregion Ihrer Dateien beschränkt.

Werden meine Daten verschlüsselt?#

Ja. Daten werden über HTTPS übertragen und von unseren Cloud-Anbietern im Ruhezustand (at rest) verschlüsselt. Dokumente werden mit serverseitiger Verschlüsselung in Google Cloud Storage gespeichert.

Kann ich eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung erhalten oder meine Daten exportieren bzw. löschen lassen?#

Ja. Wir schließen auf Anfrage Auftragsverarbeitungsverträge ab und exportieren oder löschen Ihre Daten auf Ihren Wunsch hin. Senden Sie eine E-Mail an [email protected].

Integrationen#

Bietet Lawzana Flow eine Integration mit Zapier?#

Ja. Generieren Sie Ihren API-Schlüssel unter Settings → Zapier, öffnen Sie dann die Lawzana Flow App in Zapier und nehmen Sie die Einladung an: Die App ist derzeit nur auf Einladung zugänglich. Nutzen Sie sie, um Leads aus Webformularen, E-Mails und anderen Tools zu erstellen und einen Zap zu starten, wenn eine Rechnung ausgestellt, eine Zahlung erfasst, eine Rechnung bezahlt oder eine Rechnung storniert wird. Die Abrechnungs-Trigger funktionieren, sobald ein Eigentümer oder Administrator die Option Allow integrations to read billing data aktiviert hat. Siehe Integrationen.

Kann ich ein Kontaktformular auf meiner Website einbinden?#

Ja. Das Lead-Erfassungs-Widget kann auf jeder Website eingebunden werden. Der Eigentümer generiert den Widget-Schlüssel unter Settings → Website Widget; wählen Sie anschließend den Widget-Modus und das Design aus und kopieren Sie den Einbettungscode. Sie können auch eine gehostete Kontaktseite über Settings → Contact page veröffentlichen. Siehe Integrationen.

Support#

Wie erreiche ich den Support?#

• E-Mail: [email protected]
• Live-Chat: Klicken Sie auf die Chat-Schaltfläche in der unteren rechten Ecke der Anwendung
• Hilfecenter: Besuchen Sie lawzana.com/flow/support

Ich habe ein Sicherheitsproblem festgestellt. Wie melde ich es?#

Senden Sie eine E-Mail mit den Einzelheiten an [email protected].