Ofte stillede spørgsmål
Kom godt i gang#
Hvordan kommer jeg i gang med Lawzana Flow?#
Opret en konto på flow.lawzana.com med dit navn, din e-mailadresse og advokatfirmaets navn, eller med din Google- eller Microsoft-konto. Du starter på Free-abonnementet og lander på Startside, hvor en kort tjekliste foreslår dine første skridt. Hvis dit firma findes i Lawzana Directory, kan du i stedet klikke på Open in Flow på et emne i dit Lawzana-kontrolpanel; dette opretter dit arbejdsområde og logger dig ind. Se Kom godt i gang for en komplet gennemgang.
Er der en gratis prøveperiode?#
Der findes ingen prøveperiode, fordi der er et Free-abonnement: 2 teammedlemmer, 50 AI-kreditter om måneden og 2 GB lagerplads, uden betalingskort og uden tidsbegrænsning. Opgrader til Essentials eller Advanced, når du har brug for mere. Se Fakturering og abonnementer.
Kan jeg invitere teammedlemmer på Free-abonnementet?#
Ja. Free dækker 2 teammedlemmer i alt, inklusive dig selv, så du kan invitere én kollega. Betalte abonnementer har ingen medlemsbegrænsning, og firmaer, der er tilknyttet Lawzana Directory, kan modtage ekstra pladser via deres Directory-abonnement.
Hvilke sprog er Lawzana Flow tilgængelig på?#
Engelsk, spansk og fransk. Du kan ændre det fra din kontomenu i sidepanelet under Language.
Emner og sager#
Hvordan konverterer jeg et emne til en sag?#
Åbn emnet, og klik på Convert. Indtast en sagstitel, vælg eventuelt et retsområde, en sagstype og den advokat, sagen skal tildeles, og klik derefter på Create Matter. Flow foretager først et konflikttjek, og emnets klientoplysninger samt centrale fakta overføres til den nye sag.
Kan jeg tilpasse faserne i pipelinen?#
Ja. Gå til Settings → Matter Stages (eller Lead Stages) for at tilføje, omdøbe, omarrangere eller slette faser. Sagsfaser tilbyder færdige skabeloner via Apply Template (Litigation, Transactional, Family Law eller Custom); emnefaser har sine egne skabeloner.
Hvad er forskellen på et emne og en sag?#
Et emne (lead) er en potentiel klient, der har vist interesse, men som endnu ikke har antaget firmaet. En sag (matter) er en aktiv sag eller et igangværende engagement. Konverter emner til sager, så snart klienten er antaget.
Dokumenter#
Hvilke filformater kan jeg uploade?#
Næsten alle filer: PDF, Word, Excel, PowerPoint, e-mailfiler (.eml, .msg), tekstfiler, ZIP-arkiver og fotos. HTML- og SVG-filer accepteres ikke. Klienter, der uploader via portalen, kan sende PDF, Word, Excel, tekstfiler og billeder. Den maksimale filstørrelse er 25 MB for uploads fra teamet og 10 MB for uploads via klientportalen.
Hvorfor er AI-analyse ikke tilgængelig for mit dokument?#
Kontrollér følgende:
- Formatet er et, som AI'en kan læse: PDF, Word (.docx), rene tekstfiler eller fotos og scanninger (JPEG, PNG, WebP). Excel-, PowerPoint- og e-mailfiler gemmes, men læses ikke af AI'en.
- Dit firma har stadig AI-kreditter tilbage i denne måned (se Settings → Subscription)
Kan jeg organisere dokumenter i mapper?#
Ja. Både sagsdokumenter og separate filer understøtter mapper. Du kan oprette mapper og undermapper samt flytte filer mellem dem.
AI-funktioner#
Hvilke AI-funktioner er tilgængelige?#
Hvert dokument har et AI-panel med Summary (sammenfatning), Facts (fakta), AI Assistant (chat med dokumentet), Review (gennemgang af playbooks) og Entities (personer og virksomheder). På sagsniveau har du Ask AI og Fact Grid. På emner får du en AI-briefing og Ask AI. Den separate AI Assistant besvarer generelle spørgsmål, og udarbejdelseseditoren kan skrive og redigere udkast sammen med dig.
Hvor mange AI-kreditter får jeg?#
Free inkluderer 50 kreditter om måneden, Essentials 500 delt i hele firmaet, og Advanced 1.500 pr. plads, som puljes. Firmaer, der er tilknyttet Lawzana Directory, modtager det højeste af de to: deres tildeling i Directory eller deres Flow-abonnement. Se Fakturering og abonnementer for kreditomkostninger pr. handling.
Bruges mine data til at træne AI-modeller?#
No. Google bruger ikke dit indhold til at træne sine modeller, og anmodningslogning er deaktiveret på vores projekt. Google kan beholde anmodninger i hukommelsen i op til 24 timer af hensyn til caching og kan logge dem for at opdage misbrug. Lawzana Flow gemmer selv din AI-chathistorik, sammenfatninger og udtrukne fakta som en del af din sag.
Klientportal#
Hvordan får klienter adgang til deres portal?#
Klienter modtager et magisk link via e-mail — adgangskode eller oprettelse af en konto er ikke nødvendig. De klikker på linket for udelukkende at få adgang til de dokumenter og oplysninger, du har delt.
Hvad kan klienter se i portalen?#
Kun det, du udtrykkeligt deler. Afhængigt af adgangsniveau:
- View: Delte dokumenter
- Upload: Visning + upload af dokumenter + tidslinje
- Full: Upload + beskeder + milepæle + AI-assistent
Du kan justere disse tilladelser for hvert enkelt portallink.
Kan jeg tilbagekalde adgangen til klientportalen?#
Ja. Åbn sagen, klik på Share with Client, og vælg Revoke access på linket. Tilbagekaldelsen træder i kraft med det samme: deres magiske link holder op med at fungere.
Team og rettigheder#
Hvad er brugerrollerne?#
| Rolle | Adgangsniveau |
|---|---|
| Owner | Fuld adgang, herunder til abonnementet og revisionslogge. Én pr. organisation. |
| Admin | Administrer team, indstillinger og arbejdsgange. Kan ikke ændre abonnementet eller betalingsmetoden. |
| Member | Arbejd med emner, sager, dokumenter og udkast. Kan ikke ændre indstillinger for hele firmaet. |
| Viewer | Skrivebeskyttet adgang. |
Se Team og roller for at få overblik over, hvad hver rolle har adgang til.
Hvordan inviterer jeg teammedlemmer?#
Gå til Settings → Members, og klik på Invite Member. Indtast deres e-mailadresse, og vælg en rolle. De vil modtage en invitations-e-mail.
Kan jeg ændre en persons rolle?#
Ja. Ejere (Owners) og administratorer (Admins) kan ændre et medlems rolle under Settings → Members ved hjælp af menuen More options ud for vedkommendes navn.
Fakturering af dine klienter#
Hvor konfigurerer jeg fakturering?#
En ejer eller administrator udfylder Settings → Invoicing & rates: valuta, standardtimesats, medarbejdersatser, moms, præfiks for fakturanummer, dit CVR-/momsnummer og betalingsinstruktioner. Gør dette, inden nogen registrerer tid. Trinnet Set up invoicing på Startsides kort Get set up åbner dette. Se Fakturering.
Hvorfor fremgår min tid ikke af fakturaen?#
Kontrollér følgende i denne rækkefølge:
- Needs rate: Der blev ikke fundet en sats, eller dine satser er i en anden valuta end sagen. Angiv en sats: Når du gemmer Settings → Invoicing & rates eller en klients Billing rates, prissættes de ventende registreringer. Opret derefter fakturaen igen
- Another currency: Registreringen blev foretaget i en anden valuta end sagens. Kladdeopgørelsen angiver, hvor mange registreringer der blev udeladt
- Already billed: Registreringen findes allerede på en udstedt faktura
- Not billable: Kontakten Billable var slået fra
- Fee arrangement: Sager med fast pris (flat-fee) eller resultathonorar (contingency) fakturerer ikke tid
Kan jeg fakturere en klient i en anden valuta?#
Ja. Hver sag faktureres i én valuta. Angiv klientens valuta i kortet Billing details på vedkommendes kontaktside (eller en enkelt sags valuta under sagens Billing details), og tildel klienten satser i den pågældende valuta i kortet Billing rates ved siden af. Flow omregner aldrig mellem valutaer: Fakturaer, betalinger og rapporter forbliver i den enkelte sags valuta, og din revisor bogfører eventuelle kursdifferencer. Se Fakturering i en anden valuta for et trinvis eksempel.
Hvorfor kan jeg ikke ændre en sags valuta?#
Sagen indeholder ufaktureret, prissat tid eller udlæg, eller en fakturakladde i den aktuelle valuta, og en ændring ville efterlade disse bagud. Fakturer dette arbejde (eller slet de kladder og registreringer, der var forkerte), og skift derefter. Det er altid muligt at skifte til den valuta, arbejdet allerede er registreret i.
Kan jeg redigere en udstedt faktura?#
Nej. Når en faktura er færdiggjort, er den låst, så klientens kopi og dine optegnelser stemmer overens. En ejer eller administrator annullerer den (kun muligt, så længe der ikke er registreret betaling), du retter tid, udlæg eller faktureringsoplysninger, og klikker derefter på New invoice igen. Den annullerede faktura beholder sit nummer, og den nye faktura tildeles det næste nummer.
Hvem kan registrere betalinger?#
Ejere og administratorer kan registrere betalinger, afskrive og annullere fakturaer. Medlemmer kan oprette, færdiggøre og sende fakturaer pr. e-mail samt sende betalingspåmindelser. Se Team og roller.
Kan klienter betale online?#
Ikke endnu. Klienter betaler via de betalingsinstruktioner, der er trykt på fakturaen, typisk ved bankoverførsel, hvorefter en ejer eller administrator registrerer betalingen i Flow.
Kan jeg udstede en kreditnota eller en acontofaktura?#
Ikke endnu. Ved en ubetalt faktura kan du annullere den og udstede en ny. Ved en kreditering efter betaling kan du tilføje en negativ korrektionslinje på klientens næste faktura. Hver faktura har én momssats; hvis der gælder to satser, udstedes der to fakturaer.
Hvordan fakturerer jeg et forskud eller et acontohonorar?#
Acontofakturaer og forskud, der modregnes automatisk, understøttes endnu ikke. To måder at håndtere det på i dag:
- Indsæt midlerne på klientbankkontoen. Registrer klientens indbetaling på en klientkonto. Når du fakturerer, registrerer du betalingen på fakturaen og en tilsvarende Disbursement fra klientkontoen (Flow forbinder ikke de to automatisk, så registrer begge), i overensstemmelse med advokatreglerne. Se Klientbogholderi.
- Fakturer forskuddet som et fast beløb. Indstil honoraraftalen til Flat fee for forskudsbeløbet, og fakturer det. Når arbejdet er udført, ændres aftalen til Hourly, klik på New invoice, og tilføj en korrektion med et negativt beløb, for eksempel "Fratrukket forudbetalt acontobeløb, faktura INV-0007". Forhør dig hos din revisor om, hvordan forudbetalinger beskattes.
Kan jeg sende mine fakturaer til min revisor?#
Ja. På siden Billing downloader Export for accountant en Excel-projektmappe eller CSV-filer over fakturaer, fakturalinjer og betalinger for en vilkårlig periode. Se Kontrolpanel for fakturering.
Fakturering og abonnement#
Hvordan fungerer Flow-abonnementet?#
Free-abonnementet koster ingenting. Essentials ($29) og Advanced ($79) prissættes pr. aktivt teammedlem om måneden med AI-kreditter inkluderet. Fakturering håndteres via Stripe.
Hvad sker der, hvis jeg løber tør for AI-kreditter?#
AI sættes på pause, indtil dine kreditter nulstilles i begyndelsen af den følgende måned. På Essentials og Advanced kan en ejer eller administrator aktivere merforbrug i Settings → Subscription med et maksimum for ekstra kreditter; det er deaktiveret som standard, og AI overskrider aldrig dette loft.
Kan jeg opsige mit abonnement?#
Ja. Ejeren (Owner) klikker på Cancel subscription under Settings → Subscription. Du beholder dit betalte abonnement indtil udløbet af perioden og flyttes derefter til Free-abonnementet. Intet slettes.
Sikkerhed#
Hvor lagres mine data?#
Uploadede filer gemmes i én region: USA (Iowa), Europa (Belgien) eller Asien og Stillehavsområdet (Singapore). Firmaer, der opretter sig på flow.lawzana.com, tildeles Europa-regionen; firmaer, der starter via Lawzana Directory, vælger deres region, når arbejdsområdet oprettes. Resten af tjenesten (database, søgning, baggrundsjob og applikationsservere) kører på DigitalOcean i USA.
Hvor foregår AI-behandlingen?#
AI kører på Google Vertex AI via Googles globale slutpunkt. Anmodninger er ikke begrænset til den region, hvor dine filer lagres.
Er mine data krypteret?#
Ja. Data overføres via HTTPS, og vores cloududbydere krypterer dem i hvile (at rest). Dokumenter opbevares med kryptering på serversiden i Google Cloud Storage.
Kan jeg få en databehandleraftale eller få mine data eksporteret eller slettet?#
Ja. Vi underskriver databehandleraftaler efter anmodning, og vi eksporterer eller sletter dine data, når du anmoder om det. Skriv til [email protected].
Integrationer#
Kan Lawzana Flow integreres med Zapier?#
Ja. Generer din API-nøgle under Settings → Zapier, åbn derefter Lawzana Flow-appen i Zapier, og accepter invitationen: appen er i øjeblikket kun tilgængelig via invitation. Brug den til at oprette emner ud fra webformularer, e-mails og andre værktøjer samt til at starte en Zap, når en faktura udstedes, en betaling registreres, en faktura betales, eller en faktura annulleres. Udløserne vedrørende fakturering fungerer, så snart en ejer eller administrator har aktiveret Allow integrations to read billing data. Se Integrationer.
Kan jeg integrere en kontaktformular på min hjemmeside?#
Ja. Widgetten til opsamling af emner kan integreres på enhver hjemmeside. Ejeren (Owner) genererer widget-nøglen under Settings → Website Widget; derefter vælges widgettens tilstand og udseende, og indlejringskoden kopieres. Du kan også offentliggøre en hostet kontaktside fra Settings → Contact page. Se Integrationer.
Support#
Hvordan kontakter jeg support?#
- E-mail: [email protected]
- Livechat: Klik på chatknappen i nederste højre hjørne af appen
- Hjælpecenter: Besøg lawzana.com/flow/support
Jeg har fundet et sikkerhedsproblem. Hvordan rapporterer jeg det?#
Send en e-mail til [email protected] med nærmere oplysninger.