Fakturering

Opret fakturaer ud fra en sags ufakturerede tid og udlæg, send dem til Deres klient, og registrer betalinger, når pengene modtages. Alt foregår på sagen under fanen Fakturering → Fakturaer.

Arbejdet bevæger sig i én retning: tid og udlæg forbliver ufakturerede, indtil der oprettes en faktura ud fra dem. Fakturaen starter som en kladde, De kan redigere. Når De færdiggør den, tildeles den et nummer og låses. De sender den via e-mail, klienten betaler uden for Flow (typisk via bankoverførsel), og en ejer eller administrator registrerer betalingen.

Før Deres første faktura på en sag#

Kontrollér to ting på sagen:

• Faktureringsoplysninger (under Fakturering): hvem fakturaen er stilet til, fakturerings-e-mailen, som fakturaer og rykkere sendes til, klientens adresse, land, CVR-/momsnummer og betalingsbetingelser samt sagens valuta. Klientens oplysninger redigeres på klientens kontaktside (Rediger på klientside); hvis klienten endnu ikke har nogen, klikkes på Konfigurer klientfakturering. Se Klientkonti.
• Honoraraftale (under Fakturaer): hvad Ny faktura medtager på fakturaen. Klik på Gem ved siden af den. Hvis De glemmer det, gemmer Ny faktura det først.

Et fast honorar eller et resultathonorar kan kun fremgå af én faktura. Hvis De annullerer den faktura, kan honoraret faktureres igen.

Sådan undgås fejl på den første faktura#

De fleste problemer med en første faktura skyldes et trin, der blev sprunget over under opsætningen. Kontrollér følgende, før De klikker på Færdiggør:

• Takster. Tid uden en takst vises som Mangler takst og udelades fra fakturaen. Angiv standardtakster og medarbejdertakster i Indstillinger → Fakturering og takster; når de gemmes, prissættes den allerede registrerede tid.
• Valuta. Kontrollér Deres firmas valuta, før nogen registrerer tid, og indstil hver udenlandsk klients sagsvaluta, før arbejdet påbegyndes. Når der først findes prissat arbejde i en valuta, kan sagens valuta ikke ændres, før dette arbejde er faktureret eller slettet. Se Fakturering i en anden valuta.
• Takster i den rigtige valuta. En sag, der faktureres i britiske pund, kræver takster i pund (klientens Faktureringstakster) eller en tilsidesættelse af taksten på hver enkelt registrering. Euro-takster finder ikke anvendelse.
• Moms for udenlandske klienter. Hvis kladden viser bemærkningen om grænseoverskridende moms, angives Moms-% og en note efter Deres revisors anvisninger.
• Betalingsinstruktioner. Udfyld dem først: En udstedt faktura beholder de instruktioner, den blev udstedt med.
• Fakturerings-e-mail. Kontrollér den i sagens Faktureringsoplysninger: fakturaer og rykkere sendes dertil, og uden en e-mailadresse kan de ikke afsendes. Skift den på klientens kontaktside.
• Honoraraftale. Sager med fast pris og resultathonorar fakturerer ikke tid. Vælg Pr. time eller Hybrid, hvis tid skal faktureres.
• Fakturanummerpræfiks. Indstil det før Deres første faktura; udstedte numre ændres aldrig.
• Eksempelsag. Udsted ikke rigtige fakturaer, og registrer ikke klientmidler på eksempelsagen. Se Kom godt i gang.

Oprettelse af en kladde#

Klik på Ny faktura. Flow opretter en kladde ud fra alt ufaktureret arbejde på sagen i henhold til honoraraftalen, i sagens valuta og med Deres standardmomssats. Hvis noget blev udeladt, forklarer Flow hvorfor, for eksempel "1 post uden takst blev ikke faktureret" eller "1 post i GBP blev ikke medtaget: denne faktura er i EUR". Hvis der ikke er noget at fakturere, vises Intet at fakturere på denne sag endnu.

Oprettelsen af en kladde markerer ikke noget som faktureret. Det sker først, når De færdiggør den.

Redigering af en kladde#

Mens en faktura er en kladde, kan De:

• Ændre en linjes ordlyd. Klik på blyanten, rediger, og klik derefter på Gem linje. Tids- og udlægslinjer fakturerer præcis det, der blev registreret, så det er kun deres beskrivelse, der kan ændres. Hvis De vil fakturere mindre, kan De tilføje en regulering eller en rabat, eller rette tidsregistreringen og oprette fakturaen igen.
• Ændre en linje med fast pris eller regulering. Både beskrivelse, antal og takst kan ændres.
• Fjerne en linje med ×. Tiden eller udlægget føres tilbage til ufaktureret status til en senere faktura.
• Tilføje en regulering. Indtast en beskrivelse og et beløb, og klik derefter på Tilføj. Et negativt beløb fungerer som en kreditering, for eksempel "Kulancemæssig rabat" på −100.
• Angive en rabat som et fast beløb eller som en procentdel af subtotalen. En procentdel følger subtotalen, hvis linjerne ændres. Rabatten fratrækkes før moms.
• Angive Moms-%. Én sats for hele fakturaen, udfyldt ud fra Deres indstillinger.
• Tilføje Noter til klienten. De udskrives nederst på fakturaen.

Klik på Anvend efter ændring af rabat, moms eller noter. Slet fjerner kladden; dens tid og udlæg forbliver ufakturerede. Udstedte fakturaer kan ikke slettes: En ejer eller administrator annullerer eller afskriver dem i stedet (se nedenfor).

Færdiggørelse#

Der findes ikke en separat forhåndsvisning, så gennemlæs kladden, før De klikker på Færdiggør. Hvis totalen eller en linje er på nul, spørger Flow først og oplyser årsagen (linjer uden takst, en rabat, der bringer beløbet til nul, eller linjer, der udligner hinanden). Færdiggørelse medfører følgende:

• Tildeler fakturaen det næste nummer: Deres præfiks plus fire cifre, for eksempel INV-0001. Numre genbruges aldrig, heller ikke hvis fakturaen senere annulleres
• Sætter udstedelsesdatoen til i dag og forfaldsdatoen ud fra klientens betalingsbetingelser (eller Deres firmas)
• Fastlåser faktureringsoplysningerne og betalingsinstruktionerne, som de ser ud nu, så senere ændringer ikke påvirker en udstedt faktura
• Låser linjerne og markerer tid og udlæg som Faktureret

Hvis der er ændret noget, siden kladden blev oprettet (en registrering er blevet redigeret, slettet eller faktureret på en anden faktura), afviser Færdiggør handlingen og beder Dem genoprette den. Slet kladden, og klik på Ny faktura igen.

Afsendelse til klienten#

Når fakturaen er færdiggjort, kan De:

• Udskriv / PDF: en ren, udskriftsvenlig side med Deres firmas oplysninger og moms-/CVR-nummer, faktureringsmodtager, datoer, linjer, totaler, betalingsinstruktioner og noter
• Send faktura via e-mail: Flow viser først, hvem der modtager den, og sender derefter en e-mail til klienten med et link til en sikker side, hvor vedkommende kan se og downloade fakturaen uden login

E-mailen sendes til fakturerings-e-mailen under sagens Faktureringsoplysninger; hvis der ikke findes en, tilføjes en i kortet Faktureringsoplysninger på klientens kontaktside først. Den viser Deres firmanavn som afsender, og svar går til den person, der sendte den. Den er affattet på afsenderens sprog (engelsk, spansk eller fransk), og klientens side åbnes på engelsk, spansk eller fransk afhængigt af klientens browser. De kan gensende når som helst. En betalt faktura sendes som en kvittering. Kladder samt annullerede og afskrevne fakturaer kan ikke sendes via e-mail.

Klientens side åbner med fakturaens status:

Kladder er aldrig synlige for klienten. Download PDF på denne side åbner browserens udskriftsvindue, hvor klienten vælger Gem som PDF.

Registrering af betalinger#

Flow modtager ikke kortbetalinger online. Klienter betaler via de betalingsinstruktioner, der er trykt på fakturaen, og en ejer eller administrator registrerer hver betaling. Udfyld Registrer betaling på en udstedt eller delvist betalt faktura, og klik på Registrer:

• Beløb, i fakturaens valuta
• Metoden: Bankoverførsel, Kontant, Kort (offline) eller Andet
• Datoen, pengene modtaget: i dag, hvis feltet efterlades tomt; datoer mere end én dag frem i tiden afvises
• Reference: bankens overførselsreference er ideel

Delbetalinger er intet problem: Fakturaen ændrer status til Delvist betalt og viser hver betaling med tilhørende reference. Når betalingerne dækker det samlede beløb, skifter statussen til Betalt, og der kan ikke registreres yderligere betalinger.

Hvis De indtaster et beløb, der er større end den forfaldne saldo, spørger Flow Større end den forfaldne saldo, før det registreres. Det skyldes som regel en tastefejl, så klik på Annuller; klik kun på Registrer alligevel, hvis klienten rent faktisk har betalt for meget.

Hvis banken har fratrukket gebyrer, så der modtages et mindre beløb end det forfaldne, registreres det beløb, der reelt ankom. Spørg Deres revisor, om resten skal opkræves eller afskrives.

Rettelse af en betaling#

Hvis De har indtastet et forkert beløb, klikker en ejer eller administrator på × ved siden af betalingen og bekræfter Slet denne betaling?. Saldoen genberegnes, så en betalt faktura vender tilbage til Delvist betalt eller Udstedt. Registrer derefter det korrekte beløb. Betalinger på en annulleret eller afskrevet faktura kan ikke ændres.

Betalingsrykkere#

På en udstedt eller delvist betalt faktura med en forfalden saldo klikkes på Send rykker ved siden af Send faktura via e-mail. Flow viser, hvem der modtager den, fakturanummeret og saldoen, samt hvornår den seneste rykker blev sendt. E-mailen oplyser saldoen, angiver, hvornår fakturaen forfalder, eller hvor mange dage den er forfalden, og indeholder et link til klientens side. Ejere og administratorer kan også bruge Ryk i listen over åbne fakturaer på Faktureringsoversigten.

Hver faktura kan højst modtage én rykker hver 24. time, uanset hvorfra den sendes. Hvis De forsøger igen før det, sendes der intet, og Flow oplyser, hvornår den seneste blev afsendt. Efter afsendelse vises Rykkersendt med dato og klokkeslæt ved siden af knappen.

Når en rykker ikke kan sendes#

• En rykker er allerede afsendt inden for de seneste 24 timer. Flow angiver hvornår; prøv igen derefter.
• Der er ingen fakturerings-e-mail. Tilføj en i kortet Faktureringsoplysninger på klientens kontaktside.
• Fakturaen er ikke længere udestående. Den er blevet betalt, annulleret eller afskrevet, siden siden blev indlæst.
• Der er ingen knap til Send rykker. Den vises kun på udstedte eller delvist betalte fakturaer med en forfalden saldo, og kun for personer, der har tilladelse til at redigere sagen, ikke for brugere med læseadgang eller skrivebeskyttede delinger.

Afskrivning og annullering#

Begge handlinger er forbeholdt ejere og administratorer, begge kræver bekræftelse, og ingen af dem kan fortrydes.

• Afskriv lukker en udstedt eller delvist betalt faktura og giver afkald på det restbeløb, der endnu ikke er betalt. Brug kun dette til beløb, De ikke kommer til at inddrive. Beløbet tæller stadig som faktureret i Deres rapporter, og den ubetalte del sænker Deres inddrivelsesgrad.
• Annuller annullerer en udstedt faktura, hvorpå der ikke er registreret nogen betaling. Den forbliver i Deres historik markeret som Annulleret, og dens nummer genbruges aldrig. Dens tid og udlæg føres tilbage til ufaktureret status, et fast honorar eller resultathonorar kan faktureres igen, og klientens link viser fakturaen som annulleret uden noget udestående beløb. Hvis en betaling blev registreret ved en fejl, skal den slettes først.

For at rette en udstedt faktura skal den annulleres, hvorefter tid, udlæg eller faktureringsoplysninger rettes, og der klikkes på Ny faktura igen. Den nye faktura får det næste ledige nummer.

Fakturastatus#

Hvem kan gøre hvad#

Ejere, administratorer og medlemmer med adgang til sagen kan fastsætte honoraraftalen og sagens valuta, redigere en klients faktureringsoplysninger, oprette, redigere og slette kladder, færdiggøre, sende via e-mail og sende rykkere. Registrering eller sletning af betalinger, afskrivning og annullering er forbeholdt ejere og administratorer. Brugere med læseadgang kan se fakturaer og åbne Udskriv / PDF. Se Team og roller.

Hvad Flow endnu ikke understøtter#

• Én momssats pr. faktura. Ingen moms pr. linje eller pr. klient og ingen kildeskat. Hvis to satser finder anvendelse, skal der udstedes to fakturaer.
• Ingen kreditnotaer eller acontoproformafakturaer. Se vores FAQ for alternative løsninger.
• Ingen onlinebetalinger. Klienter betaler via bankoverførsel eller andre metoder uden for Flow.
• Ingen e-fakturaformater såsom Factur-X, Verifactu eller CFDI, og ingen tilbagevendende fakturering eller massefakturering.
• Ingen redigerbar fakturadato. Udstedelsesdatoen er den dag, fakturaen færdiggøres.
• Ingen valutakonvertering. Se Fakturering i en anden valuta.