Fakturering

Opret fakturaer fra ufaktureret arbejde, send dem til Deres klienter, og registrer betalinger — alt sammen fra en sags fane Fakturering → Fakturaer.

En faktura oprettes på baggrund af igangværende arbejde (WIP): den ufakturerede tid og de ufakturerede udlæg på en sag. Flow opkræver ikke kortbetalinger online — De registrerer betalinger, efterhånden som de modtages.

Salæraftaler#

Angiv, hvordan en sag afregnes, ved hjælp af indstillingen for salæraftale over fakturaoversigten:

Efter regning (timebaseret) — tidsregistreringer til deres registrerede takster
Fast pris — et enkelt fast beløb
Resultatafhængigt salær — en procentsats
Hybrid — en kombination af timepris og fast pris

Oprettelse af en faktura#

Klik på Ny faktura for at oprette et udkast baseret på al ufaktureret tid og alle udlæg på sagen.

Bemærk

Tidsregistreringer uden en takst springes over frem for at blive faktureret til nul, og de forbliver i igangværende arbejde, indtil De angiver en takst. Hvis der springes registreringer over, oplyser Flow Dem om antallet. Se Tidsregistrering for oplysninger om, hvordan takster fungerer.

Redigering af et udkast#

Mens en faktura er et udkast, kan De:

Fjerne individuelle linjeposter
Tilføje korrektions- eller kreditlinjer (en beskrivelse med et positivt eller negativt beløb)
Angive en Rabat og en Momssats i %, og derefter vælge Anvend

Fakturaen viser en overskuelig linjeposttabel — Beskrivelse, Antal, Takst, Beløb — samt totaler for Subtotal, Rabat, Moms, Total, Betalt og Saldo.

Moms, nummerering og virksomhedsoplysninger#

Disse oplysninger hentes fra Indstillinger → Fakturering og takster:

Standardmomssats og Momsbetegnelse (f.eks. moms eller VAT) — vises på fakturaen
Fakturapræfiks (f.eks. INV-) — tilføjes foran det fortløbende nummer
Virksomhedens CVR-nr./momsnummer — vises på fakturadokumentet
Betalingsbetingelser (dage) — fastsætter forfaldsdatoen

Endelig godkendelse#

Godkend endeligt låser fakturaen og tildeler dens fortløbende nummer (f.eks. INV-0001). Flow advarer Dem først, hvis en linje har en takst på nul, så De ikke ved en fejl sender en linje på 0 kr.

Afsendelse til klienten#

Når fakturaen er endeligt godkendt, kan De:

Udskriv / PDF — åbne en ren, udskriftsvenlig version uden appens brugerfladeelementer
Send faktura via e-mail — sende klienten et link via e-mail til en sikker, online version, som vedkommende kan se og downloade

E-mailen modtages med Deres virksomheds navn som afsender, og svaradressen er sat til den afsendende advokat, så klientens svar havner hos en rigtig person. Den online faktura tilpasser sig modtagerens sprogområde — åbner en klient den på et andet sprog, vises den oversat.

Registrering af betalinger#

Flow registrerer betalinger manuelt — systemet modtager ikke kortbetalinger online. På en endeligt godkendt eller delvist betalt faktura anvendes Registrer betaling:

Beløb
Metode — Bankoverførsel, Kontant, Kort (offline) eller Andet
Dato
Reference — f.eks. en overførselsreference eller et checknummer

Saldoen opdateres automatisk, og fakturaens status skifter til Delvist betalt eller Betalt.

Opfølgning på forfaldne fakturaer#

Hvis De vil følge op på en udestående saldo, kan De benytte knappen Ryk i debitoroversigten i Deres Finansielle betjeningspanel. Den sender en kort, forfaldsdato-specifik påmindelse til klienten via e-mail.

Fakturastatus#

Status	Betydning
Udkast	Under udarbejdelse — fuldt redigerbar
Endeligt godkendt	Låst og nummereret; afventer betaling
Delvist betalt	Delvist betalt; der resterer en saldo
Betalt	Betalt fuldt ud
Annulleret / Afskrevet	Annulleret — Annullering er kun mulig, før der registreres en betaling

Endelig godkendelse og annullering af fakturaer er forbeholdt ejere og administratorer.

Bemærk

Denne vejledning omhandler fakturering af Deres klienter. For administration af Deres Lawzana Flow-abonnement og -brugerlicenser, se Fakturering og abonnementer.