Виставлення рахунків

Формуйте рахунки на основі невиставлених робіт, надсилайте їх своїм клієнтам і реєструйте платежі — усе це на вкладці справи Billing → Invoices.

Рахунок формується з незавершеного виробництва (WIP): невиставленого облікованого часу та витрат у справі. Flow не приймає онлайн-оплату картками — ви фіксуєте платежі за фактом їх надходження.

Схеми оплати (Fee Arrangements)#

Налаштуйте спосіб виставлення рахунків для справи за допомогою вибору схеми оплати над списком рахунків:

• Погодинна (Hourly) — записи часу за збереженими ставками
• Фіксована ставка (Flat fee) — єдина фіксована сума
• Гонорар успіху (Contingency) — відсоток
• Гібридна (Hybrid) — комбінація погодинної та фіксованої оплати

Створення рахунку#

Натисніть New invoice, щоб сформувати чернетку з усього невиставленого часу та витрат у справі.

Редагування чернетки#

Поки рахунок перебуває у статусі чернетки, ви можете:

• Видаляти окремі позиції
• Додавати рядки коригування або кредиту (опис із додатною чи від’ємною сумою)
• Встановлювати Discount (знижку) та Tax % (податок у %), після чого натиснути Apply

Рахунок містить зрозумілу таблицю позицій — Description (Опис), Qty (Кількість), Rate (Ставка), Amount (Сума) — а також підсумкові значення: Subtotal (Проміжний підсумок), Discount (Знижка), Tax (Податок), Total (Загальна сума), Paid (Сплачено) та Balance (Залишок до сплати).

Податки, нумерація та реквізити компанії#

Ці дані налаштовуються у розділі Settings → Invoicing & rates:

• Default tax rate (Ставка податку за замовчуванням) та Tax label (Назва податку, наприклад, ПДВ / VAT або GST) — відображаються в рахунку
• Invoice prefix (Префікс рахунку, наприклад, INV-) — додається перед порядковим номером
• Firm tax ID (Податковий номер фірми) — зазначається в документі рахунку
• Payment terms (days) (Умови оплати в днях) — визначає термін оплати

Фіналізація#

Дія Finalize блокує рахунок від подальших змін і присвоює йому порядковий номер (наприклад, INV-0001). Flow завчасно попередить вас, якщо будь-яка позиція має нульову ставку, щоб ви випадково не надіслали рядок із сумою $0.

Відправлення клієнту#

Після фіналізації ви можете:

• Print / PDF — відкрити чисту версію для друку без елементів інтерфейсу програми
• Email invoice — надіслати клієнту електронною поштою посилання на захищену розміщену онлайн-копію, яку він може переглянути та завантажити

Лист надходить із зазначенням назви вашої фірми як відправника, а адресою для відповіді встановлюється email юриста-відправника, тому відповіді клієнтів потрапляють до конкретної контактної особи. Онлайн-сторінка рахунку враховує мовні налаштування — клієнт, відкриваючи її іншою мовою, побачить перекладений інтерфейс.

Реєстрація платежів#

У Flow платежі реєструються вручну — система не списує оплату з карток онлайн. Для фіналізованого або частково сплаченого рахунку скористайтеся кнопкою Record payment:

• Amount (Сума)
• Method (Спосіб) — Bank transfer (Банківський переказ), Cash (Готівка), Card (offline) (Картка офлайн) або Other (Інше)
• Date (Дата)
• Reference (Примітка/номер транзакції) — наприклад, номер платіжного доручення або чека

Залишок до сплати оновлюється автоматично, і рахунок переходить у статус Partial або Paid.

Нагадування про прострочені рахунки#

Щоб нагадати про несплачений залишок, натисніть кнопку Remind у списку дебіторської заборгованості на Finance Dashboard. Клієнту буде надіслано коротке нагадування із зазначенням терміну оплати.

Статуси рахунків#

Фіналізація та анулювання рахунків доступні лише власникам (owners) та адміністраторам (admins).