Виставлення рахунків

Створюйте рахунки з невиставленого часу та витрат у справі, надсилайте їх клієнту та реєструйте платежі після надходження коштів. Усі дії виконуються безпосередньо у справі: вкладка Billing → Invoices.

Робота рухається лише в одному напрямку: час і витрати залишаються невиставленими, доки на їхній основі не буде сформовано рахунок. Спочатку створюється чернетка, яку можна редагувати. Після фіналізації рахунок отримує номер і блокується від змін. Ви надсилаєте його електронною поштою, клієнт оплачує його за межами Flow (зазвичай банківським переказом), а власник або адміністратор реєструє платіж.

Примітка

Перед створенням першого рахунку власник або адміністратор має заповнити розділ Settings → Invoicing & rates: валюту, ставки, податок, префікс номера рахунку та платіжні реквізити. Див. Settings.

Перед першим рахунком у справі#

Перевірте два пункти у справі:

Платіжні дані (розділ Billing): на кого виставляється рахунок, платіжна електронна адреса для рахунків і нагадувань, адреса клієнта, країна, податковий номер, умови оплати та валюта справи. Дані клієнта редагуються на сторінці його контакту (Edit on client page); якщо вони ще не вказані, натисніть Set up client billing. Див. Client Accounts.
Тип гонорару (розділ Invoices): визначає, що саме дія New invoice додає до рахунку. Натисніть Save поруч із полем. Якщо ви забудете це зробити, кнопка New invoice спочатку збереже вибраний тип.

Fee arrangement	What New invoice bills
Hourly	Увесь невиставлений оплачуваний час плюс витрати
Flat fee	Фіксовану суму один раз на справу плюс витрати. Час, зафіксований у справі, не включається в рахунок
Contingency	Узгоджений відсоток від поля Amount recovered, який ви вказуєте поруч із New invoice, один раз на справу плюс витрати. Якщо поле порожнє, у чернетку потраплять лише витрати. Час не тарифікується
Hybrid	Фіксовану суму (один раз) та весь невиставлений час плюс витрати

Фіксований гонорар або гонорар успіху виставляється лише в одному рахунку. Якщо анулювати цей рахунок, гонорар можна буде виставити знову.

Як уникнути помилок у першому рахунку#

Більшість труднощів із першим рахунком виникає через пропущені кроки під час налаштування. Перевірте наступне, перш ніж натиснути Finalize:

Ставки. Час без ставки позначається як Needs rate і не потрапляє до рахунку. Вкажіть стандартні ставки та ставки співробітників у Settings → Invoicing & rates; після збереження вже зафіксований час буде оцінено автоматично.
Валюта. Перевірте валюту фірми, перш ніж користувачі почнуть фіксувати час, і налаштуйте валюту справи для іноземних клієнтів до початку роботи. Якщо в певній валюті вже є оцінена робота, валюту справи не можна змінити, доки цю роботу не буде виставлено в рахунку або видалено. Див. Billing in Another Currency.
Ставки у правильній валюті. Для справи у фунтах стерлінгів потрібні ставки у фунтах (у розділі Billing rates клієнта) або перевизначення ставки в кожному записі. Ставки в євро в такому разі не застосовуються.
Податки для іноземних клієнтів. Якщо в чернетці з'являється примітка про транскордонне оподаткування, вкажіть Tax % і додайте коментар згідно з рекомендаціями вашого бухгалтера.
Платіжні інструкції. Заповніть їх заздалегідь: у виставленому рахунку назавжди зберігаються реквізити, чинні на момент його формування.
Платіжна електронна адреса. Перевірте її в розділі Billing details справи: саме туди надходять рахунки та нагадування. Без адреси відправити лист неможливо. Змінити її можна на сторінці контакту клієнта.
Тип гонорару. У справах із фіксованим гонораром і гонораром успіху час не включається до рахунку. Виберіть Hourly або Hybrid, якщо час підлягає оплаті.
Префікс номера рахунку. Задайте його до формування першого рахунку: присвоєні номери змінити неможливо.
Тестова справа. Не виставляйте реальні рахунки та не фіксуйте оплату клієнтів у тестовій справі (sample matter). Див. Getting Started.

Створення чернетки#

Натисніть New invoice. Flow створить чернетку з усіх невиставлених записів у справі відповідно до типу гонорару, у валюті справи та зі стандартною ставкою податку. Якщо певні записи не увійшли до рахунку, Flow повідомить причину — наприклад, «1 unrated entry was left unbilled» або «1 entry in GBP was not included: this invoice is in EUR». Якщо виставляти нічого, з'явиться повідомлення Nothing to bill on this matter yet.

Створення чернетки не позначає записи як оплачені чи виставлені. Це відбувається лише під час фіналізації.

Чернетка рахунку з двома рядками часу та одним рядком витрат, підсумками з урахуванням податку, а також полями знижки, податку та приміток — Нова чернетка: рядки часу та витрат, підсумкові суми, а також панель знижки, податку та приміток.

Примітка

В одному рахунку не можна змішувати валюти. Час або витрати в іншій валюті не включаються та підраховуються окремо в чернетці. Час без зазначеної ставки також виключається, а не додається за нульовою вартістю. Див. Time Tracking.

Редагування чернетки#

Поки рахунок залишається чернеткою, ви можете:

Змінити опис рядка. Натисніть на значок олівця, відредагуйте текст і натисніть Save line. Рядки часу та витрат точно відповідають зафіксованим даним, тому змінити можна лише їхній опис. Щоб виставити меншу суму, додайте коригування або знижку, або відредагуйте запис часу та створіть рахунок наново.
Змінити рядок фіксованого гонорару чи коригування. Опис, кількість і ставку можна вільно редагувати.
Видалити рядок за допомогою значка ×. Час або витрата повертаються до списку невиставлених для наступних рахунків.
Додати коригування. Введіть опис і суму, потім натисніть Add. Від'ємна сума діє як кредит, наприклад «Courtesy discount» зі значенням −100.
Встановити знижку як фіксовану суму або у відсотках від проміжного підсумку. Відсоткова знижка автоматично перераховується в разі зміни рядків. Знижка застосовується до нарахування податку.
Вказати Tax %. Єдина податкова ставка для всього рахунку, яка підтягується з ваших налаштувань.
Додати примітки для клієнта (Notes for the client). Вони відображаються в нижній частині рахунку.

Після зміни знижки, податку чи приміток натисніть Apply. Кнопка Delete видаляє чернетку; записи часу та витрат залишаються невиставленими. Уже виставлені рахунки видалити неможливо: власник або адміністратор може лише анулювати або списати їх (див. нижче).

Порада

Якщо країна клієнта (з платіжних даних) відрізняється від вашої, а ставка податку більша за нуль, у чернетці з'явиться попередження: «Client is in : check whether applies (e.g. reverse charge).» Flow не приймає податкових рішень за вас. Проконсультуйтеся з бухгалтером, після чого вкажіть Tax % і за потреби додайте примітку.

Фіналізація#

Окремого режиму попереднього перегляду немає, тому уважно перевірте чернетку, перш ніж натиснути Finalize. Якщо загальна сума або будь-який рядок дорівнює нулю, Flow надішле запит на підтвердження із зазначенням причини (рядки без ставки, знижка, що зменшує суму до нуля, або рядки, які взаємно компенсуються). Фіналізація виконує такі дії:

Присвоює рахунку наступний номер: ваш префікс плюс чотири цифри, наприклад INV-0001. Номери не використовуються повторно, навіть якщо згодом рахунок буде анульовано
Встановлює дату видачі на сьогодні, а дату оплати — відповідно до умов оплати клієнта (або вашої фірми)
Фіксує платіжні реквізити та банківські інструкції в поточному стані, щоб подальші зміни в системі не вплинули на виставлений документ
Блокує рядки та позначає час і витрати як Billed

Якщо з моменту створення чернетки дані змінилися (запис відредаговано, видалено або включено до іншого рахунку), фіналізація буде заблокована з вимогою оновити рахунок. У такому разі видаліть чернетку та знову натисніть New invoice.

Виставлений рахунок DA-2026-0004 із зазначенням залишку, панеллю Record payment і кнопками Print / PDF, Email invoice, Void і Write off — Виставлений рахунок. Кнопки Void і Write off доступні лише власникам та адміністраторам.

Надсилання клієнту#

Після фіналізації вам доступні такі опції:

Print / PDF: оптимізована для друку версія з реквізитами вашої фірми, податковим номером, даними платника, датами, рядками, підсумками, інструкціями щодо оплати та примітками
Email invoice: Flow спочатку покаже одержувача, а потім надішле клієнту електронного листа з посиланням на захищену сторінку, де рахунок можна переглянути та завантажити без авторизації

Лист надсилається на платіжну адресу з розділу Billing details справи; якщо її немає, спершу вкажіть її в картці Billing details на сторінці контакту клієнта. Відправником відображається назва вашої фірми, а відповіді спрямовуються користувачеві, який надіслав лист. Текст листа генерується мовою відправника (англійська, іспанська або французька), а сторінка рахунку для клієнта відкривається англійською, іспанською або французькою мовою залежно від налаштувань його браузера. Надіслати рахунок повторно можна будь-коли. Оплачений рахунок надсилається як квитанція про оплату. Чернетки, анульовані та списані рахунки надіслати поштою не можна.

На сторінці клієнта відображається актуальний статус рахунку:

Invoice	What the client sees
Issued	Очікує на оплату із зазначенням суми та терміну
Partly paid	Залишок до сплати
Paid	«Paid in full. Thank you.»
Void	«This invoice was cancelled. Nothing is due.»
Written off	Closed: «This invoice is closed. Nothing more is due.»

Чернетки ніколи не відображаються клієнтам. Кнопка Download PDF на цій сторінці відкриває стандартне вікно друку браузера, де клієнт може вибрати Save as PDF.

Сторінка рахунку клієнта зі статусом Awaiting payment, сумою до сплати, терміном і кнопкою Download PDF — Сторінка відкритого рахунку для клієнта.

Реєстрація платежів#

Flow не приймає платежі банківськими картками онлайн. Клієнти оплачують рахунки за реквізитами, вказаними в документі, а власник або адміністратор реєструє кожен платіж вручну. У виставленому або частково оплаченому рахунку заповніть форму Record payment і натисніть Record:

Amount (сума у валюті рахунку)
Спосіб оплати: Bank transfer, Cash, Card (offline) або Other
Дата надходження коштів: якщо поле не заповнене, встановлюється сьогоднішня дата; майбутні дати більше ніж на один день уперед відхиляються
Reference: оптимально вказати номер або призначення банківського переказу

Часткові платежі повністю підтримуються: рахунок переходить у статус Partly paid зі списком усіх внесених оплат та їхніми референсами. Коли загальна сума оплат зрівняється з підсумком рахунку, він отримує статус Paid і прийом нових платежів блокується.

Якщо ви введете суму, що перевищує залишок боргу, Flow виведе попередження More than the balance due. Зазвичай це друкарська помилка, тому натисніть Cancel; обирайте Record anyway лише у випадку, якщо клієнт дійсно переплатив.

Якщо банк утримав комісію й надійшла менша сума, реєструйте фактично отримані кошти. Проконсультуйтеся з бухгалтером щодо того, чи вимагати залишок, чи списати його.

Виправлення платежу#

Якщо суму було внесено з помилкою, власник або адміністратор може натиснути на значок × поруч із платежем і підтвердити дію: Delete this payment?. Баланс автоматично перераховується, а статус рахунку повертається з оплаченого до Partly paid або Issued. Після цього зареєструйте коректну суму. У платежах за анульованими або списаними рахунками зміни вносити не можна.

Частково оплачений рахунок із зазначенням сплаченої суми, залишку та платежу з банківським референсом — Після часткової оплати: поточний залишок і список проведених платежів.

Нагадування про оплату#

Для виставленого або частково оплаченого рахунку із залишком до сплати натисніть Send reminder поруч із кнопкою Email invoice. Flow покаже одержувача, номер рахунку, залишок заборгованості та час надсилання останнього нагадування. В електронному листі вказується сума залишку, строк оплати або кількість днів прострочення, а також посилання на сторінку рахунку. Власники та адміністратори також можуть скористатися кнопкою Remind у списку відкритих рахунків на Billing Dashboard.

Для кожного рахунку дозволено надсилати не більше одного нагадування протягом 24 годин — незалежно від того, звідки його було надіслано. У разі спроби відправити лист раніше нічого не буде надіслано, а Flow покаже час останнього відправлення. Після успішного надсилання поруч із кнопкою з'явиться позначка Reminded із зазначенням дати й часу.

Чому нагадування не надсилається#

Нагадування вже надсилалося протягом останніх 24 годин. Flow повідомить точний час; спробуйте знову після закінчення інтервалу.
Не вказано платіжну електронну адресу. Додайте її в картці Billing details на сторінці контакту клієнта.
Рахунок більше не є неоплаченим. Його було оплачено, анульовано або списано з моменту завантаження сторінки.
Кнопка Send reminder відсутня. Вона відображається лише для виставлених або частково оплачених рахунків із наявним залишком до сплати, і тільки для користувачів із правом редагування справи (не для користувачів із правами перегляду чи спільним доступом лише для читання).

Списання та анулювання#

Обидві дії доступні лише власникам та адміністраторам, вимагають підтвердження та не можуть бути скасовані.

Write off (списання) закриває виставлений або частково оплачений рахунок і списує несплачений залишок. Використовуйте цю дію лише для сум, які ви точно не зможете стягнути. Рахунок продовжує враховуватися як виставлений у звітах, а списана частка знижує показник стягнення коштів (collection rate).
Void (анулювання) скасовує виставлений рахунок, за яким не було зареєстровано жодного платежу. Документ залишається в системі зі статусом Void, а його номер більше ніколи не присвоюється іншим документам. Час і витрати з нього повертаються до статусу невиставлених, фіксований гонорар чи гонорар успіху стають доступними для повторного виставлення, а за клієнтським посиланням рахунок відображається як скасований із нульовим боргом. Якщо платіж було зареєстровано помилково, спочатку видаліть його.

Щоб внести виправлення у виставлений рахунок, анулюйте його, відкоригуйте час, витрати або платіжні реквізити та знову натисніть New invoice. Новий рахунок отримає наступний порядковий номер.

Статуси рахунків#

Status	Meaning
Draft	Чернетка, яка готується та доступна для повного редагування. Клієнту не видно
Issued	Фіналізований, пронумерований і заблокований рахунок; очікує на оплату
Partly paid	Частково оплачений; є залишок до сплати
Paid	Оплачений повністю
Written off	Закритий зі списанням несплаченого залишку
Void	Анульований; робота знову позначена як невиставлена

Права доступу#

Власники, адміністратори та співробітники з доступом до справи можуть встановлювати тип гонорару та валюту справи, редагувати платіжні дані клієнта, створювати, змінювати й видаляти чернетки, фіналізувати документи, надсилати їх електронною поштою та відправляти нагадування. Реєстрація або видалення платежів, списання та анулювання рахунків дозволені лише власникам та адміністраторам. Користувачі з правами перегляду можуть бачити рахунки та відкривати сторінку Print / PDF. Див. Team & Roles.

Що Flow наразі не підтримує#

Лише одна ставка податку на рахунок. Немає окремого розрахунку податку за рядками чи для окремих клієнтів, а також податку в джерела виплати (withholding tax). Якщо застосовуються різні ставки, виставте два окремі рахунки.
Відсутність кредит-нот (credit notes) або авансових рахунків. Варіанти вирішення див. у розділі FAQ.
Немає онлайн-еквайрингу. Клієнти оплачують рахунки банківським переказом або іншими способами поза межами Flow.
Відсутність форматів електронного інвойсингу (e-invoicing), таких як Factur-X, Verifactu або CFDI, а також періодичного (рекурентного) чи пакетного виставлення рахунків.
Неможливість змінити дату рахунку вручну. Датою видачі завжди є день фіналізації.
Відсутність конвертації валют. Див. Billing in Another Currency.

Примітка

Цей посібник присвячений виставленню рахунків вашим клієнтам. Інформацію про керування підпискою та ліцензіями Lawzana Flow див. у статті Billing & Plans.