請求書の作成と管理

案件の未請求の作業時間や経費から請求書を作成し、クライアントに送付して、入金時に支払いを記録します。すべての操作は案件内のBilling（請求）タブ → Invoices（請求書）で行われます。

業務の処理は一方通行です。時間や経費は、請求書が作成されるまで「未請求」のまま維持されます。請求書はまず編集可能なドラフト（下書き）として作成されます。確定（ファイナライズ）すると番号が割り当てられ、ロックされます。請求書をメールで送信し、クライアントがFlow外で支払い（通常は銀行振込）を行い、オーナーまたは管理者がその支払いを記録します。

案件で最初の請求書を作成する前に#

案件内で以下の2点をご確認ください。

• Billing details（Billing内）：請求書の宛名、請求書やリマインダーの送付先となる請求用メールアドレス、クライアントの住所、国、納税者番号、支払条件、案件の通貨。クライアントの詳細はクライアントの連絡先ページ（Edit on client page）で編集します。まだ登録されていない場合は、Set up client billingをクリックします。クライアントアカウントをご覧ください。
• Fee arrangement（Invoices内）：New invoice（新規請求書）をクリックした際に請求書に反映される内容。設定の横にあるSaveをクリックします。保存を忘れた場合でも、New invoiceをクリックした際に自動的に保存されます。

固定報酬または成功報酬は、1つの請求書にのみ適用されます。その請求書を無効（Void）にした場合、報酬は再度請求可能になります。

初回請求時のミスを防ぐために#

最初の請求書で発生する問題の多くは、設定手順のスキップが原因です。Finalize（確定）をクリックする前に、以下をご確認ください。

• 単価： 単価が設定されていない作業時間にはNeeds rateと表示され、請求書から除外されます。Settings → Invoicing & ratesでデフォルト単価およびスタッフ単価を設定してください。保存すると、すでに記録されている時間にも単価が適用されます。
• 通貨： 時間が記録される前に事務所の基本通貨を確認し、海外クライアントの場合は業務開始前に案件の通貨を設定してください。ある通貨で価格設定された作業が存在する場合、その作業が請求または削除されるまで案件の通貨を変更することはできません。他通貨での請求をご覧ください。
• 適切な通貨での単価： ポンド建てで請求する案件には、ポンド建ての単価（クライアントのBilling rates）または各エントリーでの個別単価指定が必要です。ユーロの単価は適用されません。
• 海外クライアントへの税金： ドラフトに越境取引に関する税の注記が表示されている場合は、税理士の指示に従って**Tax %**および注記を設定してください。
• 支払い案内： 最初に入力してください。発行された請求書には、発行時点の案内がそのまま保持されます。
• 請求用メールアドレス： 案件のBilling detailsで確認してください。請求書やリマインダーはこのアドレスに送信されるため、アドレスがないと送信できません。変更はクライアントの連絡先ページで行います。
• 報酬体系： 固定報酬や成功報酬の案件では作業時間は請求されません。時間を請求する場合は、HourlyまたはHybridを選択してください。
• 請求書番号のプレフィックス： 最初の請求書を発行する前に設定してください。発行済みの番号は変更できません。
• サンプル案件： サンプル案件で実際の請求書を発行したり、クライアントからの入金を記録したりしないでください。はじめての使い方をご覧ください。

ドラフトの作成#

New invoiceをクリックします。Flowは、設定された報酬体系に従い、案件の通貨とデフォルトの税率を使用して、案件内の未請求項目すべてからドラフトを作成します。除外された項目がある場合、Flowはその理由を表示します（例：「単価未設定の項目が1件除外されました」「GBP建ての項目が1件含まれていません：この請求書はEUR建てです」）。請求対象がない場合は、Nothing to bill on this matter yet（この案件にはまだ請求対象がありません）と表示されます。

ドラフトを作成した段階では、項目はまだ請求済みとしてマークされません。請求済みになるのは確定（ファイナライズ）時のみです。

ドラフトの編集#

請求書がドラフトの状態であれば、以下の操作が可能です。

• 明細行の文言変更： 鉛筆アイコンをクリックして編集し、Save lineをクリックします。時間および経費の明細行は記録された内容をそのまま請求するため、変更できるのは説明文のみです。請求額を減額したい場合は、調整額や割引を追加するか、時間の記録自体を修正して請求書を再作成してください。
• 固定報酬または調整行の変更： 説明文、数量、単価のすべてを変更できます。
• 明細行の削除： ×をクリックします。その時間または経費は未請求の状態に戻り、後日別の請求書に含めることができます。
• 調整額の追加： 説明と金額を入力し、Addをクリックします。マイナスの金額を入力すると控除扱いになります（例：「Courtesy discount」（特別割引）として -100）。
• 割引の設定： 金額指定または小計に対する割合（パーセンテージ）で設定します。割合指定の場合、明細行の変更に伴って小計が変わると割引額も自動で追従します。割引は税引き前の金額に適用されます。
• Tax %（税率）の設定： 請求書全体に適用される単一の税率で、設定から自動入力されます。
• クライアント向け注記の追加： 請求書の最下部に印刷されます。

割引、税率、注記を変更した後はApply（適用）をクリックしてください。Deleteをクリックするとドラフトが削除され、含まれていた時間と経費は未請求のまま残ります。発行済みの請求書は削除できません。オーナーまたは管理者が無効化（Void）または貸倒償却（Write off）を行います（詳細は後述）。

確定（ファイナライズ）#

ドラフトとは別のプレビュー画面はありませんので、Finalizeをクリックする前によく内容を確認してください。合計額または一部の明細行がゼロの場合、Flowは確認メッセージとともにその理由を表示します（単価が未設定の行、全額割引、または相殺された行など）。確定処理を行うと以下のようになります。

• 請求書に次の番号が割り当てられます：設定したプレフィックス＋4桁の数字（例：INV-0001）。後から請求書が無効化された場合でも、番号が再利用されることはありません
• 発行日が当日に設定され、支払期日はクライアント（または事務所）の支払条件に基づいて設定されます
• 請求先情報と支払い案内がその時点の内容で固定され、後から設定を変更しても発行済み請求書には影響しなくなります
• 明細行がロックされ、時間と経費がBilled（請求済み）としてマークされます

ドラフト作成後に変更があった場合（項目の編集、削除、または別の請求書での請求など）、確定処理は拒否され、再作成を求められます。その場合はドラフトを削除し、再度New invoiceをクリックしてください。

クライアントへの送付#

確定後は以下の操作が可能です。

• Print / PDF：事務所情報、納税者番号、請求先、日付、明細、合計、支払い案内、注記が整然とレイアウトされた印刷用ページを表示します
• Email invoice：送信先を確認する画面が表示された後、クライアントに安全なWebページのリンクが記載されたメールが送信されます。クライアントはログイン不要で請求書を閲覧・ダウンロードできます

メールは案件のBilling detailsに設定された請求用メールアドレス宛てに送信されます。設定されていない場合は、あらかじめクライアントの連絡先ページにあるBilling detailsカードで追加してください。送信者名には事務所名が表示され、返信は送信操作を行ったユーザーに届きます。メール本文は送信者の言語（英語、スペイン語、またはフランス語）で作成され、クライアント用ページはクライアントのブラウザ言語に合わせて英語、スペイン語、またはフランス語で開きます。請求書はいつでも再送できます。支払い済みの請求書を送信した場合は、領収書として扱われます。ドラフト、無効化された請求書、および償却された請求書はメール送信できません。

クライアント用ページには、請求書のステータスが表示されます。

ドラフトがクライアントに公開されることはありません。ページ上のDownload PDFをクリックするとブラウザの印刷ダイアログが開き、クライアントはPDFとして保存を選択できます。

支払いの記録#

Flowはオンラインでのクレジットカード決済には対応していません。クライアントは請求書に記載された支払い案内に従って支払いを行い、オーナーまたは管理者が個々の入金を記録します。発行済みまたは一部支払い済みの請求書で、Record payment（支払いの記録）に入力し、Recordをクリックします。

• Amount（金額）：請求書の通貨単位
• 支払い方法：銀行振込（Bank transfer）、現金（Cash）、カード（オフライン）（Card (offline)）、その他（Other）
• 入金日：空欄の場合は当日。翌日以降の日付は指定できません
• Reference（参照情報）：銀行の振込照会番号などを入力すると便利です

分割払いにも対応しています。請求書はPartly paid（一部支払い済み）ステータスになり、各支払いが参照情報とともに一覧表示されます。支払いの合計が請求総額に達するとPaid（支払い済み）となり、それ以上の支払いは記録できなくなります。

未払残高を超える金額を入力すると、記録前にMore than the balance due（未払残高を超えています）という確認が表示されます。通常は入力ミスですのでCancelをクリックしてください。クライアントが実際に多く支払った場合のみ、Record anyway（そのまま記録）をクリックします。

振込手数料が差し引かれて入金額が請求額より少なかった場合は、実際に着金した金額を記録してください。残額を請求するか、あるいは免除（償却）するかは税理士にご相談ください。

支払いの訂正#

誤った金額を入力した場合、オーナーまたは管理者が支払い項目の横にある×をクリックし、Delete this payment?（この支払いを削除しますか？）を確認します。残高が再計算され、支払い済みだった請求書はPartly paidまたはIssuedに戻ります。その後、正しい金額を記録してください。無効（Void）または償却済み（Written off）の請求書における支払いは変更できません。

支払いリマインダー#

未払残高がある発行済みまたは一部支払い済みの請求書で、Email invoiceの横にあるSend reminder（リマインダーを送信）をクリックします。送信対象者、請求書番号、未払残高、および前回のリマインダー送信日時が表示されます。メールには未払残高、期日または超過日数が記載され、クライアント用ページへのリンクが含まれます。オーナーおよび管理者は、請求ダッシュボードの未払い請求書一覧にあるRemindボタンを使用することもできます。

各請求書に対して送信できるリマインダーは、どこから送信した場合でも24時間に1回までです。それより短い間隔で送信しようとしても送信されず、Flowに前回送信された日時が表示されます。送信が完了すると、ボタンの横にRemindedと送信日時が表示されます。

リマインダーが送信できない場合#

• 直近24時間以内にすでにリマインダーが送信されている： Flowに送信された日時が表示されます。その時間が経過した後に再度お試しください。
• 請求用メールアドレスが登録されていない： クライアントの連絡先ページにあるBilling detailsカードで追加してください。
• 請求書がすでに未払い状態ではない： ページを読み込んだ後に、支払い、無効化、または償却が行われました。
• Send reminderボタンが表示されない： 未払残高のある発行済みまたは一部支払い済みの請求書にのみ表示されます。また、案件の編集権限を持つユーザーにのみ表示され、閲覧者（Viewer）や閲覧専用で共有されたユーザーには表示されません。

償却（Write off）と無効化（Void）#

どちらもオーナーおよび管理者向けの機能であり、実行前には確認ダイアログが表示されます。また、一度実行すると元に戻すことはできません。

• Write off（償却）： 発行済みまたは一部支払い済みの請求書を終了し、未払いの残額を放棄します。回収不能な金額にのみ使用してください。レポート上は請求済みとしてカウントされ続けますが、未払いの部分は回収率を低下させます。
• Void（無効化）： 入金記録が一切ない発行済み請求書をキャンセルします。データはVoidとして履歴に残り、その請求書番号が再利用されることはありません。含まれていた時間と経費は未請求の状態に戻り、固定報酬や成功報酬は再請求が可能になります。また、クライアント向けリンクでは請求書がキャンセルされ請求額がゼロである旨が表示されます。誤って支払いを記録してしまっている場合は、先にその支払いを削除してください。

発行済み請求書の内容を修正したい場合は、一旦請求書を無効化（Void）し、時間、経費、または請求先情報を修正した上で、再度New invoiceをクリックしてください。新しい請求書には次の番号が割り当てられます。

請求書のステータス#

ユーザー権限とできること#

案件へのアクセス権を持つオーナー、管理者、およびメンバーは、報酬体系や案件通貨の設定、クライアントの請求先情報の編集、ドラフトの作成・編集・削除、確定、メール送信、リマインダー送信が可能です。支払いの記録や削除、償却、無効化はオーナーと管理者のみが行えます。閲覧者（Viewer）は請求書の閲覧とPrint / PDFを開くことのみが可能です。チームと役割をご覧ください。

現在Flowで未対応の機能#

• 請求書ごとの単一税率： 明細行ごとやクライアントごとの個別税率、および源泉徴収税には対応していません。2つの税率が適用される場合は、請求書を2通に分けて発行してください。
• クレジットノート（返金伝票）や前受請求書： 回避策についてはよくある質問をご覧ください。
• オンライン決済： クライアントはFlow外で銀行振込その他の方法により支払います。
• 電子インボイス形式： Factur-X、Verifactu、CFDIなどの規格、ならびに定期請求（自動継続請求）や一括請求には対応していません。
• 請求書発行日の編集： 発行日は確定（ファイナライズ）した当日になります。
• 通貨換算： 他通貨での請求をご覧ください。