請求書発行

案件の未請求の時間や経費から請求書を作成し、クライアントへ送付して、入金があった際に支払いを記録します。すべての操作は案件内の 請求 タブ → 請求書 で行います。

業務データの流れは一方通行です。時間や経費は、請求書が作成されるまで未請求のまま保持されます。請求書はまず下書きとして作成され、自由に編集できます。確定すると請求書番号が割り当てられてロックされます。請求書をメールで送付し、クライアントがFlow外（通常は銀行振込）で支払いを行い、オーナーまたは管理者がその支払いを記録します。

案件で最初の請求書を作成する前に#

案件内で以下の2点をご確認ください。

• 請求先情報（請求 の下にあります）: 請求書の宛名、請求書やリマインダーの送信先となる請求先メールアドレス、クライアントの住所、国、納税者番号（Tax ID）、支払期日、案件の通貨。クライアントの詳細はクライアントの連絡先ページ（クライアントページで編集）で編集します。まだ設定されていない場合は、クライアント請求を設定 をクリックしてください。詳細はクライアントアカウントをご覧ください。
• 報酬体系（請求書 の下にあります）: 新規請求書 をクリックした際に請求書へ記載される内容を決定します。横にある 保存 をクリックしてください。保存を忘れた場合でも、新規請求書 をクリックした際に自動的に保存されます。

固定報酬または成功報酬は、1つの請求書にのみ記載されます。その請求書を無効にした場合は、再度請求することができます。

最初の請求書でのミスを防ぐために#

最初の請求書で発生する問題の多くは、設定手順の省略が原因です。確定 をクリックする前に以下をご確認ください。

• 単価。 単価が設定されていない時間には 単価が必要 と表示され、請求書から除外されます。設定 → 請求と料金 でデフォルト単価およびスタッフ別単価を設定してください。保存すると、すでに記録されている時間にも単価が反映されます。
• 通貨。 誰かが時間を記録する前に事務所の基本通貨を確認し、海外クライアントの場合は業務開始前に案件の通貨を設定してください。ある通貨で単価が設定された業務データが存在する場合、その業務が請求または削除されるまで案件の通貨を変更することはできません。詳細は外貨での請求をご覧ください。
• 適切な通貨での単価設定。 ポンドで請求する案件には、ポンド建ての単価（クライアントの 請求単価）または各エントリーごとの個別単価設定が必要です。ユーロの単価は適用されません。
• 海外クライアントに対する税金。 下書きにクロスボーダー取引に関する税の注記が表示されている場合は、税理士の指示に従って 税率（%） と注記を設定してください。
• 源泉徴収税。 法人クライアントが報酬から税金を源泉徴収する場合は、下書きを作成する前に 設定 → 請求と料金 で税率を設定してください。詳細は源泉徴収税をご覧ください。
• 支払い方法の案内。 事前に必ず入力してください。発行済みの請求書には、発行時の支払い案内がそのまま保持されます。
• 請求先メールアドレス。 案件の 請求先情報 で確認してください。請求書やリマインダーはこのアドレスに送信されるため、登録がないと送信できません。変更はクライアントの連絡先ページで行います。
• 報酬体系。 固定報酬や成功報酬の案件では時間は請求されません。時間を請求する場合は、時間制 または 複合 を選択してください。
• 請求書番号のプレフィックス。 最初の請求書を発行する前に設定してください。一度発行された番号は変更できません。
• サンプル案件。 サンプル案件で実際の請求書を発行したり、クライアントからの入金を記録したりしないでください。詳細は導入ガイドをご覧ください。

下書きの作成#

新規請求書 をクリックします。Flowは案件の報酬体系に従い、案件の通貨およびデフォルトの税率を適用して、未請求のすべての項目から下書きを作成します。除外された項目がある場合、Flowはその理由を表示します（例:「単価未設定のエントリー1件は未請求のまま残されました」「GBPのエントリー1件は含まれませんでした: この請求書の通貨はEURです」など）。請求する項目がない場合は、この案件にはまだ請求対象がありません と表示されます。

下書きを作成しても、項目が「請求済み」になるわけではありません。確定処理を行って初めて請求済みとなります。

下書きの編集#

請求書が下書きの状態であれば、以下の操作が可能です。

• 明細行の文言変更。 鉛筆アイコンをクリックして編集し、明細行を保存 をクリックします。時間および経費の明細行は記録された内容を正確に請求するため、説明文のみ変更可能です。請求額を減額したい場合は、調整額や割引を追加するか、時間の記録自体を修正して請求書を再作成してください。
• 固定報酬または調整行の変更。 説明文、数量、単価のすべてを変更できます。
• 明細行の削除。 × をクリックします。その時間や経費は未請求の状態に戻り、次回の請求書に含めることができます。
• 調整額の追加。 説明文と金額を入力し、追加 をクリックします。マイナスの金額を入力すると控除（クレジット）となり、例えば「特別割引」として −100 のように設定できます。
• 割引の設定。 金額または小計に対する割合（パーセンテージ）で設定します。割合で設定した場合、明細行の変更に伴って小計が変わると割引額も連動します。割引は税抜き金額に対して適用されます。
• 税率（%）の設定。 請求書全体に一律の税率が適用され、設定から自動入力されます。
• 源泉徴収税率（%）および源泉徴収項目名（Withholding name）の設定。 クライアントが報酬から税金を控除する場合に設定します。詳細は源泉徴収税をご覧ください。
• クライアント向け注記の追加。 請求書の最下部に印刷されます。

割引、税金、源泉徴収、注記を変更した後は、適用 をクリックしてください。削除 をクリックすると下書きが破棄され、含まれていた時間や経費は未請求のまま残ります。発行済みの請求書は削除できません。代わりにオーナーまたは管理者が無効化または貸倒損失処理を行います（後述）。

源泉徴収税#

法人クライアントが報酬から税金を控除して税務署に納付する場合、源泉徴収税率を設定することで、クライアントが実際に支払う金額をFlowに表示できます。これはフィリピン、トルコ、タイなどで一般的な商慣習です。

オーナーおよび管理者は、設定 → 請求と料金 の 請求と税金 でデフォルト設定を行います: 源泉徴収税率（%）（最大50%）および 請求書上の源泉徴収項目名（例:「Withholding tax」「Stopaj」など）。新しい下書きでは、クライアントが法人の場合にのみこの税率が適用されます。個人のクライアントには源泉徴収は適用されません。

下書き画面で 源泉徴収税率（%） と 源泉徴収項目名 を変更し、適用 をクリックすることも可能です。源泉徴収は割引後の小計に対して計算され、税金部分に対して計算されることはありません。請求書には合計額が表示され、その後に「控除: <項目名>（<税率>%）」、そして 請求金額 が表示されます。例えば、報酬が10,000 PHP、VATが12%、源泉徴収が10%の場合、合計は11,200 PHPとなり、そこから1,000 PHPが控除されて請求金額は10,200 PHPとなります。

支払いは請求金額に対して行われます。請求金額を満額支払ったクライアントの請求書ステータスは、一部支払い済み ではなく 支払い済み になります。クライアントの国が自所と異なる場合、下書き上で源泉徴収が必要かどうかを確認するよう促されます。

請求内訳書（Fee Statements）と公的税務インボイス#

法令により公的な税務インボイスを別のシステムから発行することが義務付けられている場合（トルコのe-SMM、フィリピンのBIRインボイス、タイのタックスインボイス／領収書など）、Flowの文書をその公的文書番号を記載した請求内訳書として利用できます。オーナーおよび管理者は、設定 → 請求と料金 の 請求書文書 カードで以下の設定を行います。

• 文書タイトル: 文書上の「Invoice」の表記を置き換えます（例:「Statement of account」）。請求書の送信メール、リマインダー、領収書でもこのタイトルが使用されます
• フッター: すべての請求書の最下部に印刷されます
• 管轄税務署: 自所の納税者番号の下に印刷されます
• クライアント納税者番号の表記名: クライアントの納税者番号の前に表示されるラベル
• 公的インボイス番号の表記名: 例:「BIR invoice no.」
• VAT登録状況（フィリピンの事務所向け）: TINを「VAT REG TIN」または「NON-VAT REG TIN」として印刷します。5桁の支店コードを含むTINを入力してください

公的番号の表記名を設定すると、各請求書にその名称のフィールドが表示されます。発行した公的文書の番号を入力し、保存 をクリックしてください。下書きや発行済みの請求書で追加・変更できますが、無効化された請求書では変更できません。この番号は請求書番号の下に印刷され、税理士向けエクスポートデータにも反映されます。

発行済みの請求書には、発行時のタイトルとフッターが保持されます。

国別のデフォルト設定#

トルコ、フィリピン、タイの事務所には、設定 → 請求と料金 の上部に トルコのデフォルトを使用（またはフィリピン、タイ）と表示されます。適用 をクリックして確定してください。通貨、税率、法人クライアント向けの源泉徴収、納税者番号のラベル、文書タイトルおよびフッターが設定されます。既存の単価や発行済み請求書には影響しません。

これらの国で新規登録した事務所にはデフォルト設定が自動的に適用されます（フィリピンとタイではVATなしで設定されます）。トルコの事務所がトルコ国内のクライアントに対してTRY以外の通貨で下書きを作成した場合、トルコの法令によりTRYまたはその相当額の記載が必要である旨が表示されます。

確定処理#

独立したプレビュー画面はありませんので、確定 をクリックする前に下書きの内容をよくご確認ください。合計額または明細行にゼロ円が含まれている場合、Flowは確認メッセージを表示し、その理由（単価未設定の行、全額割引、相殺された行など）を通知します。確定処理を行うと以下の処理が実行されます。

• 請求書に次の連続番号が割り当てられます（プレフィックス＋4桁の数字、例: INV-0001）。後から請求書が無効化された場合でも、番号が再利用されることはありません
• 発行日が当日に設定され、支払期日はクライアントの支払条件（または事務所の基本設定）に基づいて設定されます
• 請求先情報、支払い案内、文書タイトル、フッターがその時点の状態で固定され、後から設定を変更しても発行済み請求書には影響しなくなります
• 明細行がロックされ、含まれる時間と経費が 請求済み としてマークされます

下書き作成後に変更があった場合（エントリーの編集、削除、または別の請求書での請求など）、確定は拒否され、再作成が求められます。その場合は下書きを削除し、再度 新規請求書 をクリックしてください。

クライアントへの送付#

確定後は以下の操作が行えます。

• 印刷 / PDF: 事務所情報、納税者番号、請求先、日付、明細、合計、支払い案内、注記がきれいにレイアウトされた印刷用ページを表示します
• 請求書をメール送信: Flowはまず送信先を表示し、クライアントにログイン不要で請求書の閲覧・ダウンロードができるセキュアなページへのリンクをメールで送信します

メールは案件の 請求先情報 に登録されている請求先メールアドレス宛てに送信されます。未登録の場合は、事前にクライアントの連絡先ページの 請求先情報 カードで追加してください。送信者名は事務所名となり、返信先は送信を実行した担当者のアドレスになります。メールは送信者の言語（英語、スペイン語、フランス語、トルコ語、タイ語）で作成され、クライアント用ページはクライアントのブラウザ環境に合わせてこれらの言語のいずれかで開きます。文書タイトル を設定している場合、メール内でも「請求書（invoice）」の代わりにそのタイトルが使用されます。メールはいつでも再送可能です。支払い済みの請求書を送信する場合は領収書として送信されます。下書き、無効化済み、および貸倒損失処理済みの請求書はメール送信できません。

クライアント用ページには請求書のステータスが表示されます。

下書きがクライアントに見えることはありません。そのページの PDFをダウンロード をクリックするとブラウザの印刷ダイアログが開き、クライアントは PDFとして保存 を選択できます。

支払いの記録#

Flowにはオンラインのクレジットカード決済機能はありません。クライアントは請求書に記載された支払い案内に従って支払いを行い、オーナーまたは管理者が各支払いを記録します。発行済みまたは一部支払い済みの請求書で、支払いを記録 パネルに入力し、記録 をクリックします。

• 金額（請求書の通貨）
• 支払方法: 銀行振込、現金、カード（オフライン）、その他
• 入金日: 空欄の場合は当日。翌日以降の日付は設定できません
• 照会番号（Reference）: 銀行の振込照会番号などの入力が最適です

分割払いにも対応しています。請求書は 一部支払い済み となり、各支払いとその照会番号が一覧表示されます。支払額の合計が請求金額（合計額から源泉徴収税を引いた額）に達すると、ステータスは 支払い済み となり、それ以上の支払いは記録できなくなります。

支払残高を超える金額を入力した場合、記録前に 残高を超えています という確認メッセージが表示されます。通常は入力ミスのため キャンセル をクリックしてください。クライアントが実際に過払いを行った場合のみ このまま記録 をクリックします。

銀行手数料が差し引かれて請求額より少なく着金した場合は、実際に着金した金額を記録してください。不足分を追加請求するか貸倒処理するかについては、顧問税理士にご相談ください。

支払いの修正#

誤った金額を入力してしまった場合、オーナーまたは管理者が支払い履歴の横にある × をクリックし、この支払いを削除しますか？ を確認して削除します。残高が再計算され、支払い済みだった請求書は 一部支払い済み または 発行済み に戻ります。その後、正しい金額を記録してください。無効化または貸倒損失処理された請求書の支払いは変更できません。

支払いリマインダー#

残高がある発行済みまたは一部支払い済みの請求書で、請求書をメール送信 の横にある リマインダーを送信 をクリックします。Flowは送信先、請求書番号、残高、および前回の送信日時を表示します。リマインダーメールには残高、支払期日（または超過日数）、クライアント専用ページへのリンクが記載されます。オーナーおよび管理者は、請求ダッシュボードの未決済請求書一覧にある リマインド ボタンからも送信できます。

どこから送信されたかにかかわらず、各請求書へのリマインダー送信は24時間に1回までに制限されています。制限時間内に再送信しようとしても送信されず、Flowは前回の送信日時を表示します。送信が完了すると、ボタンの横に送信日時とともに リマインド済み と表示されます。

リマインダーを送信できない場合#

• 過去24時間以内にすでにリマインダーが送信されている。 Flowに送信可能になるまでの時間が表示されます。時間をおいて再度お試しください。
• 請求先メールアドレスが設定されていない。 クライアントの連絡先ページの 請求先情報 カードでアドレスを追加してください。
• 請求書が未決済の状態ではなくなった。 ページの読み込み後に、支払い、無効化、または貸倒損失の処理が行われました。
• リマインダー送信ボタンが表示されない。 残高がある発行済みまたは一部支払い済みの請求書にのみ表示されます。また、案件の編集権限を持つユーザーにのみ表示され、閲覧者や読み取り専用で共有されたユーザーには表示されません。

貸倒損失と無効化#

どちらの操作もオーナーおよび管理者のみが実行可能で、事前の確認メッセージが表示され、取り消すことはできません。

• 貸倒損失（Write off） は、発行済みまたは一部支払い済みの請求書をクローズし、未払いの残高を回収不能として処理します。回収見込みのない金額にのみ使用してください。レポート上は請求済みとしてカウントされたままとなり、未払いの部分は回収率を低下させます。
• 無効化（Void） は、支払いが記録されていない発行済み請求書をキャンセルします。請求書は 無効 として記録に残り、その請求書番号が再利用されることはありません。含まれていた時間と経費は未請求の状態に戻り、固定報酬や成功報酬は再度請求できるようになります。クライアント用リンクを開くと、請求書はキャンセルされ請求額がゼロである旨が表示されます。誤って支払いが記録されている場合は、先にその支払いを削除してください。

発行済みの請求書を修正したい場合は、請求書を無効化し、時間、経費、または請求先情報を修正した上で、再度 新規請求書 をクリックしてください。新しい請求書には次の番号が採番されます。

請求書ステータス#

権限と役割#

案件へのアクセス権を持つオーナー、管理者、メンバーは、報酬体系や案件の通貨の設定、クライアントの請求先情報の編集、下書きの作成・編集・削除、確定、メール送信、リマインダー送信、公的インボイス番号の記録を行うことができます。支払いの記録や削除、貸倒損失処理、無効化を行えるのはオーナーと管理者のみです。閲覧者は請求書の確認と 印刷 / PDF の表示のみが可能です。詳細はチームと役割をご覧ください。

Flowで現在対応していない機能#

• 請求書ごとに1つの税率。 明細行ごとやクライアントごとの複数税率には対応していません。複数の税率を適用する場合は、請求書を2通に分けて発行してください。源泉徴収税率も請求書ごとに1つのみ設定可能です。
• クレジットノート（返金伝票）や前受金請求書。 回避策についてはFAQをご覧ください。
• オンライン決済。 クライアントは銀行振込などFlow外の方法で支払います。
• Factur-X、Verifactu、CFDI、e-SMM、BIRインボイスなどの電子インボイス規格、および定期請求・一括請求。公的文書はお使いの税務システムで発行し、その番号をFlowの請求書に記録してください。
• 請求書発行日の手動変更。 発行日は確定処理を行った当日の日付になります。
• 通貨の換算。 詳細は外貨での請求をご覧ください。