Fakturowanie

Twórz faktury z nierozliczonych prac, wysyłaj je do klientów i rejestruj płatności — wszystko z poziomu karty Rozliczenia → Faktury w danej sprawie.

Faktura jest generowana na podstawie prac w toku (WIP): nierozliczonego czasu pracy i wydatków przypisanych do sprawy. Flow nie pobiera płatności kartą online — płatności rejestruje się ręcznie po ich otrzymaniu.

Modele rozliczeń#

Określ sposób rozliczania sprawy za pomocą przełącznika modelu rozliczeń znajdującego się nad listą faktur:

• Stawka godzinowa — wpisy czasu pracy według zarejestrowanych stawek
• Ryczałt — pojedyncza, stała kwota
• Wynagrodzenie za sukces (contingency) — wartość procentowa
• Model hybrydowy — połączenie stawki godzinowej i ryczałtu

Tworzenie faktury#

Kliknij Nowa faktura, aby utworzyć wersję roboczą ze wszystkich nierozliczonych wpisów czasu pracy i wydatków w sprawie.

Edycja wersji roboczej#

Dopóki faktura ma status wersji roboczej, możesz:

• Usuwać poszczególne pozycje
• Dodawać pozycje korygujące lub uznaniowe (opis z kwotą dodatnią bądź ujemną)
• Ustawić Rabat oraz Podatek %, a następnie kliknąć Zastosuj

Faktura zawiera przejrzystą tabelę pozycji — Opis, Ilość, Stawka, Kwota — oraz podsumowania: Suma częściowa, Rabat, Podatek, Suma, Zapłacono i Do zapłaty.

Podatek, numeracja i dane kancelarii#

Informacje te są pobierane z sekcji Ustawienia → Fakturowanie i stawki:

• Domyślna stawka podatku oraz Etykieta podatku (np. VAT lub GST) — widoczne na fakturze
• Prefiks faktury (np. INV-) — dodawany na początku kolejnego numeru
• NIP kancelarii — widoczny na dokumencie faktury
• Termin płatności (dni) — określa datę wymagalności

Finalizowanie#

Opcja Sfinalizuj blokuje fakturę przed edycją i przypisuje jej kolejny numer (np. INV-0001). Flow ostrzeże Cię najpierw, jeśli którakolwiek pozycja ma stawkę zero, zapobiegając przypadkowemu wysłaniu pozycji o wartości 0 PLN.

Wysyłanie do klienta#

Po sfinalizowaniu faktury możesz:

• Drukuj / PDF — otworzyć przejrzystą wersję do druku bez elementów interfejsu aplikacji
• Wyślij fakturę e-mailem — przesłać klientowi wiadomość e-mail z linkiem do bezpiecznej kopii online, którą może wyświetlić i pobrać

Wiadomość e-mail jest wysyłana z widoczną nazwą Twojej kancelarii jako nadawcy, a adres do odpowiedzi jest ustawiony na wysyłającego prawnika, dzięki czemu odpowiedzi klienta trafiają do właściwej osoby. Faktura online uwzględnia ustawienia regionalne klienta — otwarcie jej w innym języku spowoduje wyświetlenie przetłumaczonej wersji.

Rejestrowanie płatności#

Flow rejestruje płatności ręcznie — nie obsługuje płatności kartą online. Na sfinalizowanej lub częściowo opłaconej fakturze użyj opcji Zarejestruj płatność:

• Kwota
• Metoda — Przelew bankowy, Gotówka, Karta (offline) lub Inna
• Data
• Numer referencyjny — np. tytuł przelewu lub numer czeku

Kwota do zapłaty aktualizuje się automatycznie, a faktura zmienia status na Częściowo opłacona lub Opłacona.

Monitorowanie zaległych faktur#

Aby dochodzić zaległych płatności, użyj przycisku Przypomnij na liście należności w module Panel finansowy. Spowoduje to wysłanie do klienta krótkiego przypomnienia e-mail uwzględniającego termin płatności.

Statusy faktur#

Finalizowanie i anulowanie faktur jest ograniczone do właścicieli i administratorów.