Fakturowanie

Twórz faktury na podstawie nierozliczonego czasu i wydatków w sprawie, wysyłaj je do klienta i rejestruj płatności, gdy środki wpłyną na konto. Wszystko odbywa się w danej sprawie, w zakładce Rozliczenia → Faktury.

Praca przebiega w jednym kierunku: czas i wydatki pozostają nierozliczone do momentu wygenerowania z nich faktury. Faktura ma początkowo status wersji roboczej, którą można edytować. Po jej zatwierdzeniu otrzymuje numer i zostaje zablokowana. Następnie wysyłasz ją e-mailem, klient płaci poza Flow (zazwyczaj przelewem bankowym), a właściciel lub administrator rejestruje płatność.

Uwaga

Przed wystawieniem pierwszej faktury właściciel lub administrator powinien uzupełnić dane w Ustawienia → Fakturowanie i stawki: walutę, stawki, podatek, prefiks numeru faktury oraz instrukcje dotyczące płatności. Zobacz Ustawienia.

Przed wystawieniem pierwszej faktury w sprawie#

Sprawdź dwie kwestie w sprawie:

Dane do faktury (w sekcji Rozliczenia): na kogo ma być wystawiona faktura, adres e-mail do rozliczeń, na który trafiają faktury i przypomnienia, adres klienta, kraj, NIP (identyfikator podatkowy), warunki płatności oraz walutę sprawy. Dane klienta edytuje się na jego stronie kontaktowej (Edytuj na stronie klienta); jeśli klient nie ma jeszcze wprowadzonych danych, kliknij Skonfiguruj rozliczenia klienta. Zobacz Konta klientów.
Model rozliczeń (w sekcji Faktury): określa, co funkcja Nowa faktura umieści na fakturze. Kliknij Zapisz obok wybranego modelu. Jeśli o tym zapomnisz, Nowa faktura najpierw zapisze wprowadzone zmiany.

Model rozliczeń	Co obejmuje Nowa faktura
Stawka godzinowa	Cały nierozliczony czas podlegający rozliczeniu oraz wydatki
Ryczałt	Kwotę ryczałtu, jednorazowo w danej sprawie, oraz wydatki. Czas zarejestrowany w sprawie nie jest fakturowany
Wynagrodzenie za sukces (contingency)	Uzgodniony procent od Odzyskanej kwoty wprowadzanej obok przycisku Nowa faktura, jednorazowo w sprawie, oraz wydatki. Jeśli pole pozostanie puste, wersja robocza obejmie tylko wydatki. Czas nie jest fakturowany
Model hybrydowy	Kwotę ryczałtu (jednorazowo) i cały nierozliczony czas, a także wydatki

Wynagrodzenie ryczałtowe lub za sukces trafia wyłącznie na jedną fakturę. W przypadku anulowania tej faktury opłatę można naliczyć ponownie.

Jak unikać błędów przy pierwszej fakturze#

Większość problemów z pierwszą fakturą wynika z pominięcia któregoś z kroków podczas konfiguracji. Zanim klikniesz Zatwierdź, sprawdź poniższe elementy:

Stawki. Czas bez przypisanej stawki jest oznaczony jako Wymaga stawki i nie trafia na fakturę. Ustaw stawkę domyślną oraz stawki pracowników w Ustawienia → Fakturowanie i stawki; ich zapisanie spowoduje wycenę wcześniej zarejestrowanego czasu.
Waluta. Sprawdź walutę kancelarii, zanim ktokolwiek zacznie rejestrować czas, i ustaw walutę sprawy każdego klienta zagranicznego przed rozpoczęciem prac. Gdy pojawi się praca wyceniona w danej walucie, zmiana waluty sprawy nie będzie możliwa, dopóki ta praca nie zostanie zafakturowana lub usunięta. Zobacz Fakturowanie w innej walucie.
Stawki we właściwej walucie. Sprawa rozliczana w funtach wymaga stawek w funtach (Stawki rozliczeniowe klienta) lub nadpisania stawki przy każdym wpisie. Stawki w euro nie mają zastosowania.
Podatek w przypadku klientów zagranicznych. Jeśli w wersji roboczej pojawi się informacja o podatku transgranicznym, ustaw Podatek % oraz stosowną adnotację zgodnie z zaleceniami księgowości.
Instrukcje dotyczące płatności. Uzupełnij je wcześniej: wystawiona faktura zachowuje instrukcje z momentu jej wystawienia.
E-mail do rozliczeń. Sprawdź go w Danych do faktury w sprawie: to na ten adres wysyłane są faktury i przypomnienia, a bez niego wysyłka jest niemożliwa. Możesz go zmienić na stronie kontaktowej klienta.
Model rozliczeń. W sprawach rozliczanych ryczałtowo lub za sukces czas nie jest fakturowany. Jeśli czas ma zostać ujęty na fakturze, wybierz Stawkę godzinową lub Model hybrydowy.
Prefiks numeru faktury. Ustaw go przed wystawieniem pierwszej faktury; raz nadane numery nigdy nie ulegają zmianie.
Przykładowa sprawa. Nie wystawiaj rzeczywistych faktur ani nie rejestruj wpłat od klientów w przykładowej sprawie. Zobacz Pierwsze kroki.

Tworzenie wersji roboczej#

Kliknij Nowa faktura. Flow utworzy wersję roboczą ze wszystkich nierozliczonych pozycji w sprawie, zgodnie z przyjętym modelem rozliczeń, w walucie sprawy i z domyślną stawką podatku. Jeśli cokolwiek zostało pominięte, Flow wskaże przyczynę, na przykład „Pominięto 1 wpis bez określonej stawki” lub „1 wpis w GBP nie został uwzględniony: ta faktura jest w EUR”. Jeśli nie ma nic do rozliczenia, pojawi się komunikat Brak pozycji do rozliczenia w tej sprawie.

Utworzenie wersji roboczej nie oznacza pozycji jako rozliczonych. Dzieje się tak dopiero w momencie zatwierdzenia faktury.

Wersja robocza faktury z dwoma pozycjami czasu i jednym wydatkiem, sumami z podatkiem oraz polami rabatu, podatku i uwag — Nowa wersja robocza: pozycje czasu i wydatków, sumy oraz panel rabatu, podatku i uwag.

Uwaga

Na fakturze nigdy nie łączy się różnych walut. Czas lub wydatki zarejestrowane w innej walucie są pomijane, a ich liczba jest podawana w wersji roboczej. Pozycje czasu bez ustalonej stawki również są pomijane, zamiast fakturowania ich z wartością zerową. Zobacz Śledzenie czasu.

Edycja wersji roboczej#

Dopóki faktura ma status wersji roboczej, możesz:

Zmienić treść pozycji. Kliknij ikonę ołówka, wprowadź zmiany, a następnie kliknij Zapisz pozycję. Pozycje czasu i wydatków rozliczają dokładnie to, co zarejestrowano, dlatego edytować można tylko ich opis. Aby zafakturować niższą kwotę, dodaj korektę lub rabat albo popraw wpis czasu i wygeneruj fakturę ponownie.
Zmienić pozycję ryczałtu lub korekty. Można modyfikować jej opis, ilość i stawkę.
Usunąć pozycję za pomocą ikony ×. Czas lub wydatek powraca do pozycji nierozliczonych i będzie dostępny na kolejnej fakturze.
Dodać korektę. Wpisz opis i kwotę, a następnie kliknij Dodaj. Wartość ujemna oznacza rabat/uznanie, na przykład „Rabat uznaniowy” w wysokości −100.
Ustawić rabat kwotowo lub jako procent sumy częściowej. Wartość procentowa dostosowuje się do sumy częściowej w przypadku zmiany pozycji. Rabat jest naliczany przed opodatkowaniem.
Ustawić Podatek %. Jedna stawka dla całej faktury, pobierana z Twoich ustawień.
Dodać Uwagi dla klienta. Zostaną one wydrukowane na dole faktury.

Po zmianie rabatu, podatku lub uwag kliknij Zastosuj. Opcja Usuń kasuje wersję roboczą; ujęty w niej czas i wydatki pozostają nierozliczone. Wystawionych faktur nie można usunąć: zamiast tego właściciel lub administrator może je anulować lub odpisać (szczegóły poniżej).

Wskazówka

Gdy kraj klienta (z Danych do faktury) różni się od Twojego, a stawka podatku jest wyższa od zera, w wersji roboczej pojawi się komunikat: „Klient ma siedzibę w kraju: : sprawdź, czy zastosowanie ma (np. odwrotne obciążenie)”. Flow nie podejmuje tej decyzji automatycznie. Skonsultuj się z księgowością, a następnie ustaw odpowiedni Podatek % i w razie potrzeby dodaj adnotację.

Zatwierdzanie#

System nie oferuje osobnego podglądu, dlatego przejrzyj wersję roboczą przed kliknięciem przycisku Zatwierdź. Jeśli suma lub jakakolwiek pozycja wynosi zero, Flow najpierw poprosi o potwierdzenie i wskaże przyczynę (pozycje bez stawki, rabat obniżający kwotę do zera lub pozycje wzajemnie się znoszące). Zatwierdzenie:

Nadaje fakturze kolejny numer: Twój prefiks oraz cztery cyfry, na przykład INV-0001. Numery nigdy nie są wykorzystywane ponownie, nawet jeśli faktura zostanie później anulowana
Ustawia datę wystawienia na dzień dzisiejszy, a termin płatności na podstawie warunków płatności klienta (lub Twojej kancelarii)
Blokuje dane nabywcy oraz instrukcje dotyczące płatności w ich aktualnym stanie, dzięki czemu późniejsze zmiany nie wpłyną na wystawioną fakturę
Blokuje pozycje i oznacza czas oraz wydatki jako Rozliczone

Jeśli od momentu utworzenia wersji roboczej zaszły zmiany (pozycja została zmodyfikowana, usunięta lub rozliczona na innej fakturze), zatwierdzenie zostanie zablokowane z prośbą o ponowne wygenerowanie dokumentu. W takim przypadku usuń wersję roboczą i kliknij ponownie Nowa faktura.

Wystawiona faktura DA-2026-0004 z saldem, panelem Rejestruj płatność oraz przyciskami Drukuj / PDF, Wyślij fakturę e-mailem, Anuluj i Odrzuć — Wystawiona faktura. Przyciski Anuluj i Odrzuć są widoczne dla właścicieli i administratorów.

Wysyłanie do klienta#

Po zatwierdzeniu dostępne są następujące opcje:

Drukuj / PDF: przejrzysty dokument do druku zawierający dane kancelarii i NIP, dane nabywcy, daty, pozycje, sumy, instrukcje dotyczące płatności oraz uwagi
Wyślij fakturę e-mailem: Flow najpierw wyświetla odbiorcę, a następnie wysyła do klienta wiadomość e-mail z linkiem do bezpiecznej strony, na której można przeglądać i pobierać fakturę bez logowania

Wiadomość jest wysyłana na adres podany w Danych do faktury w sprawie; jeśli pole jest puste, dodaj najpierw adres w sekcji Dane do faktury na stronie kontaktowej klienta. Jako nadawca widnieje nazwa Twojej kancelarii, a odpowiedzi trafiają do osoby, która wysłała wiadomość. E-mail jest generowany w języku nadawcy (angielskim, hiszpańskim lub francuskim), a strona klienta otwiera się w języku angielskim, hiszpańskim lub francuskim, zależnie od ustawień przeglądarki klienta. Fakturę można wysłać ponownie w dowolnym momencie. Opłacona faktura jest wysyłana jako potwierdzenie zapłaty. Wersji roboczych, faktur anulowanych ani odpisanych nie można wysyłać pocztą e-mail.

Strona klienta otwiera się ze statusem faktury:

Faktura	Co widzi klient
Wystawiona	Oczekuje na płatność, z podaniem kwoty i terminu płatności
Częściowo opłacona	Pozostała kwota do zapłaty
Opłacona	„Opłacono w całości. Dziękujemy.”
Anulowana	„Ta faktura została anulowana. Brak kwoty do zapłaty.”
Odpisana	Zamknięta: „Ta faktura została zamknięta. Brak dalszych kwot do zapłaty.”

Wersje robocze nigdy nie są widoczne dla klienta. Przycisk Pobierz PDF na tej stronie uruchamia okno drukowania przeglądarki, w którym klient wybiera opcję Zapisz jako PDF.

Strona faktury klienta ze statusem Oczekuje na płatność, kwotą do zapłaty, datą oraz przyciskiem Pobierz PDF — Strona klienta dla otwartej faktury.

Rejestrowanie płatności#

Flow nie obsługuje płatności kartą online. Klienci dokonują płatności na podstawie instrukcji wydrukowanych na fakturze, a właściciel lub administrator rejestruje każdą wpłatę. Na wystawionej lub częściowo opłaconej fakturze uzupełnij formularz Rejestruj płatność i kliknij Zarejestruj:

Kwota, w walucie faktury
Metoda płatności: Przelew bankowy, Gotówka, Karta (offline) lub Inna
Data wpływu środków: domyślnie dzisiejsza, jeśli pole jest puste; daty wykraczające o więcej niż jeden dzień w przód są odrzucane
Tytuł przelewu/referencja: najlepiej wpisać identyfikator transakcji bankowej

Płatności częściowe są w pełni obsługiwane: faktura otrzymuje status Częściowo opłacona i wyświetla listę poszczególnych wpłat z ich referencjami. Gdy łączna suma wpłat zrówna się z kwotą faktury, dokument zyskuje status Opłacona i nie przyjmuje kolejnych wpłat.

W przypadku wpisania kwoty wyższej niż pozostałe saldo, Flow wyświetli ostrzeżenie Kwota wyższa niż należne saldo przed jej zarejestrowaniem. Najczęściej jest to błąd pisarski, dlatego kliknij Anuluj; wybierz Zarejestruj mimo to tylko wtedy, gdy klient faktycznie wpłacił nadwyżkę.

Jeśli bank pobrał prowizję i wpłynęła kwota niższa od należnej, zarejestruj kwotę faktycznie otrzymaną. Skonsultuj się z księgowością, czy należy domagać się reszty kwoty, czy dokonać jej odpisu.

Korygowanie płatności#

W przypadku wprowadzenia błędnej kwoty właściciel lub administrator klika symbol × obok płatności i potwierdza operację: Usunąć tę płatność?. Saldo zostaje przeliczone ponownie, w związku z czym opłacona faktura powraca do statusu Częściowo opłacona lub Wystawiona. Następnie należy zarejestrować właściwą kwotę. Płatności przypisanych do faktury anulowanej lub odpisanej nie można modyfikować.

Częściowo opłacona faktura przedstawiająca wpłaconą kwotę, saldo oraz płatność wraz z bankowym numerem referencyjnym — Widok po rejestracji płatności częściowej: saldo oraz lista wpłat.

Przypomnienia o płatności#

Na wystawionej lub częściowo opłaconej fakturze z nieuregulowanym saldem kliknij Wyślij przypomnienie obok opcji Wyślij fakturę e-mailem. Flow wskaże odbiorcę, numer faktury, saldo oraz datę wysłania ostatniego przypomnienia. Wiadomość e-mail zawiera informację o saldzie, terminie płatności lub liczbie dni po terminie, a także link do strony klienta. Właściciele i administratorzy mogą również użyć opcji Przypomnij na liście otwartych faktur w Panelu rozliczeń.

Dla każdej faktury można wysłać maksymalnie jedno przypomnienie na 24 godziny, niezależnie od miejsca, z którego jest wysyłane. W przypadku wcześniejszej próby wysyłki wiadomość nie zostanie wysłana, a Flow poinformuje o dacie ostatniej wysyłki. Po wysłaniu obok przycisku pojawi się komunikat Przypomniano wraz z datą i godziną.

Kiedy wysłanie przypomnienia nie jest możliwe#

Przypomnienie zostało już wysłane w ciągu ostatnich 24 godzin. Flow poinformuje o dacie wysyłki; spróbuj ponownie po upływie tego czasu.
Brak adresu e-mail do rozliczeń. Wprowadź go w sekcji Dane do faktury na karcie kontaktu klienta.
Faktura nie jest już należnością wymagalną. Została opłacona, anulowana lub odpisana od czasu załadowania strony.
Brak przycisku Wyślij przypomnienie. Przycisk jest widoczny wyłącznie na fakturach wystawionych lub częściowo opłaconych z nieuregulowanym saldem i tylko dla użytkowników z uprawnieniami do edycji sprawy (nie jest dostępny dla obserwatorów ani przy udostępnieniu tylko do odczytu).

Odpisanie i anulowanie faktury#

Obie operacje są dostępne wyłącznie dla właścicieli i administratorów, wymagają potwierdzenia i są nieodwracalne.

Odpisz powoduje zamknięcie wystawionej lub częściowo opłaconej faktury i zrzeczenie się pozostałej, nieopłaconej kwoty. Opcję tę należy stosować wyłącznie w odniesieniu do środków, których nie uda się wyegzekwować. Kwota ta wciąż wlicza się do wartości zafakturowanej w raportach, a nieopłacona część obniża wskaźnik ściągalności.
Anuluj usuwa z obrotu wystawioną fakturę, do której nie zarejestrowano żadnej płatności. Dokument pozostaje w rejestrach ze statusem Anulowana, a jego numer nigdy nie zostanie użyty ponownie. Ujęty w nim czas i wydatki wracają do puli nierozliczonych, opłatę ryczałtową lub za sukces można zafakturować ponownie, a pod linkiem klienta widnieje informacja, że faktura została anulowana i kwota do zapłaty wynosi zero. Jeśli płatność została zarejestrowana przez pomyłkę, należy ją najpierw usunąć.

Aby skorygować wystawioną fakturę, anuluj ją, popraw czas, wydatki lub dane rozliczeniowe, a następnie kliknij ponownie Nowa faktura. Nowa faktura otrzyma kolejny numer.

Statusy faktur#

Status	Znaczenie
Wersja robocza	W trakcie przygotowania, z możliwością pełnej edycji. Niewidoczna dla klienta
Wystawiona	Zatwierdzona, ponumerowana i zablokowana; oczekuje na płatność
Częściowo opłacona	Częściowo uregulowana; do zapłaty pozostaje saldo
Opłacona	Opłacona w całości
Odpisana	Zamknięta ze zrzeczeniem się nieopłaconego salda
Anulowana	Anulowana; zarejestrowana w niej praca wraca do puli nierozliczonych

Uprawnienia użytkowników#

Właściciele, administratorzy oraz członkowie zespołu mający dostęp do sprawy mogą ustawiać model rozliczeń i walutę sprawy, edytować dane rozliczeniowe klienta, tworzyć, edytować i usuwać wersje robocze, zatwierdzać faktury oraz wysyłać je i przesyłać przypomnienia. Rejestrowanie lub usuwanie płatności, odpisywanie i anulowanie faktur to funkcje zarezerwowane dla właścicieli i administratorów. Obserwatorzy mogą przeglądać faktury i otwierać widok Drukuj / PDF. Zobacz Zespół i role.

Czego Flow jeszcze nie obsługuje#

Jedna stawka podatku na fakturze. Brak możliwości stosowania różnych stawek podatku dla poszczególnych pozycji lub klientów oraz brak obsługi podatku u źródła (withholding tax). Jeśli zastosowanie mają dwie stawki, należy wystawić dwie faktury.
Brak not korygujących i faktur zaliczkowych. Rozwiązania alternatywne opisano w sekcji FAQ.
Brak płatności online. Klienci płacą przelewem bankowym lub w inny sposób poza Flow.
Brak formatów e-faktur, takich jak Factur-X, Verifactu czy CFDI, a także brak fakturowania cyklicznego i seryjnego.
Brak możliwości edycji daty faktury. Datą wystawienia jest zawsze dzień zatwierdzenia dokumentu.
Brak przewalutowania. Zobacz Fakturowanie w innej walucie.

Uwaga

Niniejszy poradnik dotyczy rozliczania klientów. Informacje na temat zarządzania subskrypcją i stanowiskami w Lawzana Flow znajdują się w sekcji Płatności i plany.