청구서 발행

사건의 미청구 시간 및 지출 내역으로 청구서를 작성하고, 고객에게 발송하며, 대금이 입금되면 결제를 기록할 수 있습니다. 모든 작업은 사건 내의 청구 탭 → 청구서에서 진행됩니다.

업무 처리는 한 방향으로 진행됩니다. 청구서가 작성될 때까지 시간과 지출은 미청구 상태로 유지됩니다. 청구서는 처음에는 수정 가능한 초안으로 시작됩니다. 청구서를 확정하면 번호가 부여되고 내용이 잠깁니다. 청구서를 이메일로 발송하면 고객은 Flow 외부에서(주로 계좌 이체) 결제하며, 소유자 또는 관리자가 해당 결제 내역을 기록합니다.

사건에서 첫 청구서를 발행하기 전에#

사건에서 다음 두 가지 사항을 확인하세요.

• 청구 세부정보 (청구 아래): 청구서 수신인, 청구서 및 알림이 발송될 청구 이메일, 고객의 주소, 국가, 사업자 등록번호(납세자 번호), 결제 조건 및 사건의 통화. 고객의 세부정보는 고객 연락처 페이지(고객 페이지에서 편집)에서 수정할 수 있습니다. 아직 등록된 정보가 없다면 고객 청구 설정을 클릭하세요. 고객 계정을 참조하세요.
• 보수 약정 (청구서 아래): 새 청구서 클릭 시 청구서에 포함될 항목입니다. 옆에 있는 저장을 클릭하세요. 저장을 잊더라도 새 청구서를 클릭하면 먼저 자동 저장됩니다.

정액 보수나 성공보수는 단 하나의 청구서에만 적용됩니다. 해당 청구서를 무효화하면 해당 보수를 다시 청구할 수 있습니다.

첫 청구서 발행 시 흔한 실수 방지하기#

첫 청구서 발행 시 발생하는 대부분의 문제는 설정 단계의 누락에서 비롯됩니다. 확정을 클릭하기 전에 다음 항목을 확인하세요.

• 요율. 요율이 없는 시간 기록은 요율 필요로 표시되며 청구서에서 제외됩니다. 설정 → 청구 및 요율에서 기본 및 직원 요율을 설정하세요. 설정을 저장하면 이미 기록된 시간에 대한 가격이 책정됩니다.
• 통화. 시간 기록을 시작하기 전에 로펌의 기본 통화를 확인하고, 업무가 시작되기 전에 각 해외 고객 사건의 통화를 설정하세요. 특정 통화로 가격이 책정된 업무 내역이 존재하면, 해당 업무가 청구되거나 삭제되기 전까지 사건의 통화를 변경할 수 없습니다. 다른 통화로 청구하기를 참조하세요.
• 올바른 통화 기준 요율. 파운드로 청구되는 사건에는 파운드 기준 요율(고객의 청구 요율)이나 각 항목별 개별 요율 지정이 필요합니다. 유로 요율은 적용되지 않습니다.
• 해외 고객 대상 세금. 초안에 국가 간 거래 세금 안내가 표시되면, 회계 담당자의 조언에 따라 세율 % 및 메모를 설정하세요.
• 결제 안내. 먼저 작성하세요. 발행된 청구서에는 발행 당시의 결제 안내가 그대로 유지됩니다.
• 청구 이메일. 사건의 청구 세부정보에서 이메일을 확인하세요. 청구서와 알림이 이 주소로 발송되며, 이메일이 없으면 발송할 수 없습니다. 고객 연락처 페이지에서 변경할 수 있습니다.
• 보수 약정. 정액 보수 및 성공보수 사건은 시간을 청구하지 않습니다. 시간을 청구해야 하는 경우 시간제 또는 혼합형을 선택하세요.
• 청구서 번호 접두사. 첫 청구서를 작성하기 전에 설정하세요. 한 번 발행된 번호는 절대 변경되지 않습니다.
• 샘플 사건. 샘플 사건에서는 실제 청구서를 발행하거나 고객 대금을 기록하지 마세요. 시작하기를 참조하세요.

초안 작성#

새 청구서를 클릭합니다. Flow는 사건의 보수 약정에 따라 미청구된 모든 항목을 사건의 통화와 기본 세율을 적용하여 초안으로 작성합니다. 제외된 항목이 있는 경우 Flow에서 그 이유를 안내합니다(예: "요율이 지정되지 않은 항목 1건이 미청구 상태로 남았습니다" 또는 "GBP 항목 1건이 제외되었습니다. 이 청구서는 EUR 기준입니다"). 청구할 항목이 없으면 이 사건에 아직 청구할 항목이 없습니다라는 메시지가 표시됩니다.

초안을 작성하더라도 항목이 청구 완료로 표시되지는 않습니다. 이는 최종 확정할 때만 이루어집니다.

초안 수정#

청구서가 초안 상태일 때 다음 작업을 수행할 수 있습니다.

• 항목 문구 변경. 연필 아이콘을 클릭하여 수정한 후 항목 저장을 클릭하세요. 시간 및 지출 항목은 기록된 내용 그대로 청구되므로 설명만 변경할 수 있습니다. 청구 금액을 줄이려면 조정 항목이나 할인을 추가하거나, 시간 기록 항목을 수정한 후 청구서를 다시 생성하세요.
• 정액 보수 또는 조정 항목 변경. 설명, 수량, 요율을 모두 변경할 수 있습니다.
• 항목 삭제. ×를 클릭합니다. 해당 시간 또는 지출은 나중에 청구할 수 있도록 미청구 상태로 돌아갑니다.
• 조정 항목 추가. 설명과 금액을 입력한 다음 추가를 클릭합니다. 음수 금액은 공제(크레딧)로 적용됩니다(예: "특별 할인" −100).
• 할인 설정. 금액 또는 소계에 대한 백분율로 설정합니다. 백분율로 설정하면 항목이 변경될 때 소계에 따라 할인가가 연동됩니다. 할인은 세전 금액에 적용됩니다.
• 세율 % 설정. 청구서 전체에 단일 세율이 적용되며, 설정에서 지정한 값이 기본으로 입력됩니다.
• 고객용 메모 추가. 청구서 하단에 인쇄됩니다.

할인, 세금, 메모를 변경한 후에는 적용을 클릭하세요. 삭제를 누르면 초안이 제거되며, 해당 시간과 지출은 미청구 상태로 유지됩니다. 이미 발행된 청구서는 삭제할 수 없으며, 소유자나 관리자가 무효화하거나 대손 처리해야 합니다(아래 참조).

확정#

별도의 미리보기가 제공되지 않으므로, 확정을 클릭하기 전에 초안을 꼼꼼히 확인하세요. 합계나 특정 항목이 0원인 경우, Flow에서 먼저 확인 메시지를 띄우고 그 이유(요율이 없는 항목, 금액을 0으로 만드는 할인, 상쇄되는 항목 등)를 안내합니다. 확정 시 다음과 같이 처리됩니다.

• 청구서에 다음 일련번호가 부여됩니다(설정한 접두사 + 네 자리 숫자, 예: INV-0001). 청구서 번호는 나중에 청구서가 무효화되더라도 재사용되지 않습니다.
• 발행일은 오늘 날짜로 설정되며, 결제 기한은 고객(또는 로펌)의 결제 조건에 따라 설정됩니다.
• 청구처 세부정보와 결제 안내가 현재 상태로 고정되어, 이후 정보가 변경되더라도 이미 발행된 청구서에는 영향을 주지 않습니다.
• 각 항목이 잠금 처리되며 시간 및 지출 내역이 청구 완료로 표시됩니다.

초안이 작성된 이후 변경 사항이 발생한 경우(항목 수정, 삭제, 다른 청구서로의 청구 등), 확정이 거부되고 다시 생성하라는 메시지가 표시됩니다. 초안을 삭제하고 새 청구서를 다시 클릭하세요.

고객에게 발송#

확정 후 다음을 수행할 수 있습니다.

• 인쇄 / PDF: 로펌 정보, 사업자 등록번호(납세자 번호), 청구처, 날짜, 청구 내역, 합계, 결제 안내 및 메모가 포함된 깔끔한 인쇄용 페이지입니다.
• 청구서 이메일 발송: Flow에서 먼저 수신자를 표시한 후, 고객에게 로그인 없이 청구서를 확인하고 다운로드할 수 있는 안전한 보안 웹페이지 링크를 이메일로 전송합니다.

이메일은 사건의 청구 세부정보에 등록된 청구 이메일로 발송됩니다. 등록된 이메일이 없다면 먼저 고객 연락처 페이지의 청구 세부정보 카드에서 이메일을 추가하세요. 발신자는 로펌 이름으로 표시되며, 회신은 이메일을 발송한 담당자에게 전송됩니다. 이메일은 발신자의 언어(영어, 스페인어, 프랑스어)로 작성되며, 고객 페이지는 고객 브라우저 설정에 따라 영어, 스페인어, 프랑스어로 열립니다. 언제든지 다시 발송할 수 있습니다. 결제가 완료된 청구서는 영수증 형태로 발송됩니다. 초안, 무효화 및 대손 처리된 청구서는 이메일로 발송할 수 없습니다.

고객 페이지가 열리면 청구서의 상태가 표시됩니다.

초안은 고객에게 절대 공개되지 않습니다. 해당 페이지에서 PDF 다운로드를 클릭하면 브라우저의 인쇄 창이 열리며, 여기서 PDF로 저장을 선택할 수 있습니다.

결제 기록#

Flow는 온라인 카드 결제를 직접 처리하지 않습니다. 고객은 청구서에 인쇄된 결제 안내에 따라 대금을 납부하며, 소유자 또는 관리자가 각 결제 내역을 기록합니다. 발행됨 또는 일부 결제됨 상태의 청구서에서 결제 기록 항목을 작성하고 기록을 클릭하세요.

• 금액: 청구서의 통화 기준
• 결제 수단: 계좌 이체, 현금, 카드(오프라인) 또는 기타
• 입금일: 비워두면 오늘 날짜로 지정되며, 하루 이상 앞선 미래 날짜는 입력할 수 없습니다.
• 참조: 은행의 이체 확인 번호나 참조 번호가 가장 적합합니다.

분할 결제도 가능합니다. 청구서는 일부 결제됨 상태로 변경되며 각 결제 내역이 참조 번호와 함께 나열됩니다. 누적 결제액이 총액에 도달하면 결제 완료 상태로 바뀌며 더 이상 결제를 추가할 수 없습니다.

미결제 잔액보다 많은 금액을 입력하면 Flow에서 기록 전 미결제 잔액보다 많은 금액인지 확인하는 메시지를 표시합니다. 단순 오타인 경우가 많으므로 취소를 클릭하세요. 고객이 실제로 초과 지급한 경우에만 그래도 기록을 클릭하세요.

은행 수수료가 차감되어 청구 금액보다 적은 금액이 입금된 경우, 실제 입금된 금액만 기록하세요. 나머지 금액을 독촉할지 또는 대손 처리할지는 담당 회계사와 상의하세요.

결제 내역 수정#

금액을 잘못 입력한 경우, 소유자나 관리자가 해당 결제 내역 옆의 ×를 클릭하고 **이 결제를 삭제하시겠습니까?**를 확인합니다. 잔액이 다시 계산되어 결제 완료된 청구서가 일부 결제됨 또는 발행됨 상태로 돌아갑니다. 그 후 올바른 금액을 다시 기록하세요. 무효화되거나 대손 처리된 청구서의 결제 내역은 수정할 수 없습니다.

결제 알림#

잔액이 남아 있는 발행됨 또는 일부 결제됨 상태의 청구서에서 청구서 이메일 발송 옆의 알림 보내기를 클릭합니다. Flow에 수신자, 청구서 번호, 잔액, 마지막 알림 발송 시점이 표시됩니다. 이메일에는 잔액, 결제 기한 또는 연체 일수가 명시되며 고객 페이지 링크가 포함됩니다. 소유자와 관리자는 청구 대시보드의 미결제 청구서 목록에서 알림 기능을 사용할 수도 있습니다.

각 청구서는 발송 위치와 관계없이 24시간마다 최대 한 번만 알림을 보낼 수 있습니다. 그보다 이른 시점에 다시 시도하면 알림이 발송되지 않으며 Flow에서 마지막 발송 시간을 안내합니다. 발송 후에는 버튼 옆에 발송 날짜 및 시간과 함께 알림 완료가 표시됩니다.

알림이 전송되지 않는 경우#

• 최근 24시간 이내에 이미 알림이 전송되었습니다. Flow에서 발송 시간을 안내하므로 해당 시간 이후에 다시 시도하세요.
• 청구 이메일이 등록되지 않았습니다. 고객 연락처 페이지의 청구 세부정보 카드에서 이메일을 추가하세요.
• 더 이상 미결제 상태가 아닙니다. 페이지가 로드된 이후 결제되었거나, 무효화되었거나, 대손 처리되었습니다.
• 알림 보내기 버튼이 없습니다. 잔액이 있는 발행됨 또는 일부 결제됨 청구서에만 버튼이 표시되며, 사건 수정 권한이 있는 사용자에게만 표시됩니다(조회자 또는 읽기 전용 공유 사용자에게는 표시되지 않음).

대손 처리 및 무효화#

두 작업 모두 소유자 및 관리자 전용 기능이며, 실행 전 확인 과정을 거치고 취소할 수 없습니다.

• 대손 처리는 발행됨 또는 일부 결제됨 청구서를 종결하고 미납 잔액의 회수를 포기합니다. 회수가 불가능한 채권에만 사용하세요. 보고서상에서는 여전히 청구된 금액으로 집계되며, 미납된 부분은 수금률을 낮추게 됩니다.
• 무효화는 결제 내역이 기록되지 않은 발행 청구서를 취소합니다. 기록에는 무효로 유지되며 해당 번호는 절대 재사용되지 않습니다. 해당 시간과 지출 내역은 다시 미청구 상태로 돌아가고, 정액 보수나 성공보수를 다시 청구할 수 있으며, 고객 링크에는 납부할 금액이 없는 취소된 청구서로 표시됩니다. 실수로 결제가 기록된 경우 결제 내역을 먼저 삭제하세요.

발행된 청구서를 수정하려면 해당 청구서를 무효화하고 시간, 지출 또는 청구 세부정보를 수정한 후 새 청구서를 다시 클릭하세요. 새 청구서에는 다음 번호가 부여됩니다.

청구서 상태#

역할별 권한#

소유자, 관리자 및 해당 사건에 대한 접근 권한이 있는 멤버는 보수 약정 및 사건 통화 설정, 고객 청구 세부정보 수정, 초안 작성·수정·삭제, 청구서 확정, 이메일 발송 및 알림 전송을 수행할 수 있습니다. 결제 기록 또는 삭제, 대손 처리, 무효화는 소유자 및 관리자만 가능합니다. 조회자는 청구서를 확인하고 인쇄 / PDF를 열 수 있습니다. 팀 및 역할을 참조하세요.

Flow에서 아직 지원하지 않는 기능#

• 청구서당 단일 세율만 지원. 항목별 또는 고객별 세율 분리 및 원천징수세는 지원되지 않습니다. 두 가지 세율이 적용되는 경우 청구서를 두 개로 나누어 발행하세요.
• 수정 세금계산서(마이너스 청구서) 또는 착수금 청구서 미지원. 해결 방법은 자주 묻는 질문(FAQ)을 참조하세요.
• 온라인 결제 미지원. 고객은 Flow 외부에서 계좌 이체 등의 방식으로 직접 대금을 결제합니다.
• 전자 청구 형식 미지원. Factur-X, Verifactu, CFDI 등의 전자 청구 형식 및 정기 청구(구독형)나 일괄 청구는 지원되지 않습니다.
• 청구서 발행일 수정 불가. 발행일은 청구서를 확정하는 당일로 지정됩니다.
• 환율 변환 미지원. 다른 통화로 청구하기를 참조하세요.