Facturation
Créez des factures à partir des travaux non facturés, envoyez-les à vos clients et enregistrez les paiements — le tout depuis l'onglet Facturation → Factures d'un dossier.
Une facture est générée à partir des en-cours (WIP) : le temps et les débours non facturés sur un dossier. Flow n'encaisse pas les paiements par carte bancaire en ligne — vous enregistrez les paiements à mesure de leur réception.
Conventions d'honoraires#
Définissez le mode de facturation d'un dossier à l'aide du sélecteur de convention d'honoraires situé au-dessus de la liste des factures :
- Au taux horaire — saisies de temps facturées à leurs taux enregistrés
- Au forfait — un montant fixe unique
- Au résultat — un pourcentage
- Hybride — une combinaison de taux horaire et de forfait
Créer une facture#
Cliquez sur Nouvelle facture pour créer un brouillon à partir de l'ensemble du temps et des débours non facturés sur le dossier.
Modifier un brouillon#
Tant qu'une facture est à l'état de brouillon, vous pouvez :
- Supprimer des lignes individuelles
- Ajouter des lignes d'ajustement ou d'avoir (une description avec un montant positif ou négatif)
- Définir une Remise et un % de taxe, puis cliquer sur Appliquer
La facture affiche un tableau de lignes clair — Description, Qté, Taux, Montant — ainsi que les montants pour Sous-total, Remise, Taxe, Total, Payé et Solde dû.
Taxes, numérotation et coordonnées du cabinet#
Ces éléments sont configurés dans Paramètres → Facturation et taux :
- Taux de taxe par défaut et Libellé de la taxe (ex. TVA) — affichés sur la facture
- Préfixe de facture (ex.
INV-) — ajouté au début du numéro séquentiel - Numéro d'identification fiscale du cabinet — affiché sur le document de facturation
- Conditions de paiement (jours) — définit la date d'échéance
Finalisation#
Finaliser verrouille la facture et lui attribue son numéro séquentiel (ex. INV-0001). Flow vous avertit au préalable si une ligne a un taux égal à zéro, afin que vous n'envoyiez pas par mégarde une ligne à 0 $.
Envoi au client#
Une fois la facture finalisée, vous pouvez :
- Imprimer / PDF — ouvrir une version propre et imprimable, sans l'interface de l'application
- Envoyer la facture par e-mail — envoyer au client par e-mail un lien vers une copie hébergée et sécurisée qu'il peut consulter et télécharger
L'e-mail arrive en affichant le nom de votre cabinet comme expéditeur, avec l'adresse de réponse configurée sur celle de l'avocat expéditeur, afin que les réponses du client parviennent à un interlocuteur réel. La facture hébergée s'adapte aux paramètres régionaux : un client qui l'ouvre dans une autre langue la voit traduite.
Enregistrement des paiements#
Flow enregistre les paiements manuellement — il n'encaisse pas les paiements par carte bancaire en ligne. Sur une facture finalisée ou partiellement payée, utilisez Enregistrer un paiement :
- Montant
- Mode de paiement — Virement bancaire, Espèces, Carte (hors ligne) ou Autre
- Date
- Référence — ex. une référence de virement ou un numéro de chèque
Le solde se met à jour automatiquement, et la facture passe au statut Partiel ou Payée.
Relance des factures impayées#
Pour relancer le paiement d'un solde restant dû, utilisez le bouton Relancer dans la liste des créances clients du Tableau de bord financier. Un rappel concis, tenant compte de la date d'échéance, est alors envoyé par e-mail au client.
Statuts des factures#
| Statut | Signification |
|---|---|
| Brouillon | En cours de préparation — entièrement modifiable |
| Finalisée | Verrouillée et numérotée ; en attente de paiement |
| Partielle | Partiellement payée ; il reste un solde dû |
| Payée | Intégralement payée |
| Annulée / Passée en perte | Annulée — l'annulation n'est possible qu'avant l'enregistrement de tout paiement |
La finalisation et l'annulation des factures sont réservées aux propriétaires et aux administrateurs.