Facturation

Créez des factures à partir du temps et des débours non facturés d'un dossier, envoyez-les à votre client et enregistrez les règlements dès réception des fonds. Tout se passe sur le dossier, sous l'onglet Facturation → Factures.

Le travail progresse dans une seule direction : le temps et les débours restent non facturés jusqu'à ce qu'une facture soit générée à partir de ces éléments. La facture commence sous forme de brouillon que vous pouvez modifier. Lorsque vous la finalisez, elle reçoit un numéro et est verrouillée. Vous l'envoyez par e-mail, le client paie en dehors de Flow (généralement par virement bancaire), et un propriétaire ou administrateur enregistre le règlement.

Avant votre première facture sur un dossier#

Vérifiez deux points sur le dossier :

• Détails de facturation (sous Facturation) : le destinataire de la facture, l'adresse e-mail de facturation à laquelle sont envoyés factures et relances, l'adresse du client, le pays, le numéro d'identification fiscale et les conditions de paiement, ainsi que la devise du dossier. Les informations du client sont modifiées sur sa fiche contact (Modifier sur la page du client) ; si le client n'en a pas encore, cliquez sur Configurer la facturation client. Voir Comptes clients.
• Modalité d'honoraires (sous Factures) : ce que Nouvelle facture inclut sur la facture. Cliquez sur Enregistrer à côté. En cas d'oubli, Nouvelle facture l'enregistre au préalable.

Un honoraire forfaitaire ou au résultat ne figure que sur une seule facture. Si vous annulez cette facture, l'honoraire peut être facturé à nouveau.

Éviter les erreurs de première facture#

La plupart des problèmes rencontrés lors d'une première facture proviennent d'une étape ignorée lors de la configuration. Vérifiez ces éléments avant de cliquer sur Finaliser :

• Taux. Les entrées de temps sans taux affichent Taux requis et sont exclues de la facture. Définissez le taux par défaut et les taux des collaborateurs dans Paramètres → Facturation et taux ; les enregistrer applique un tarif au temps déjà consigné.
• Devise. Vérifiez la devise de votre cabinet avant que quiconque ne consigne du temps, et définissez la devise du dossier de chaque client étranger avant le début des travaux. Dès que des prestations tarifées existent dans une devise, la devise du dossier ne peut plus être modifiée tant que ces travaux ne sont pas facturés ou supprimés. Voir Facturer dans une autre devise.
• Taux dans la bonne devise. Un dossier facturé en livres nécessite des taux en livres (les Taux de facturation du client) ou une dérogation de taux sur chaque entrée. Les taux en euros ne s'appliquent pas.
• Taxe pour les clients étrangers. Si le brouillon affiche la mention fiscale transfrontalière, configurez le % de taxe et une mention conformément aux conseils de votre expert-comptable.
• Retenue à la source. Si vos clients professionnels (entreprises) déduisent une taxe de vos honoraires, définissez le taux dans Paramètres → Facturation et taux avant de créer le brouillon. Voir Retenue à la source.
• Instructions de paiement. Renseignez-les d'abord : une facture émise conserve les instructions avec lesquelles elle a été émise.
• E-mail de facturation. Vérifiez-le dans les Détails de facturation du dossier : les factures et les relances y sont envoyées, et sans e-mail, aucun envoi n'est possible. Modifiez-le sur la fiche contact du client.
• Modalité d'honoraires. Les dossiers au forfait et au résultat ne facturent pas le temps. Choisissez Horaire ou Hybride si le temps doit être facturé.
• Préfixe du numéro de facture. Définissez-le avant votre première facture ; les numéros émis ne changent jamais.
• Dossier d'exemple. N'émettez pas de vraies factures et n'enregistrez pas de règlements clients sur le dossier d'exemple. Voir Prise en main.

Création d'un brouillon#

Cliquez sur Nouvelle facture. Flow génère un brouillon à partir de tous les éléments non facturés sur le dossier, selon la modalité d'honoraires, dans la devise du dossier et avec votre taux de taxe par défaut. Si un élément a été exclu, Flow en indique la raison, par exemple « 1 entrée sans taux est restée non facturée » ou « 1 entrée en GBP n'a pas été incluse : cette facture est en EUR ». S'il n'y a rien à facturer, le message Rien à facturer sur ce dossier pour le moment apparaît.

Créer un brouillon ne marque aucun élément comme facturé. Cela ne se produit qu'au moment de la finalisation.

Modification d'un brouillon#

Tant qu'une facture est à l'état de brouillon, vous pouvez :

• Modifier le libellé d'une ligne. Cliquez sur le crayon, modifiez, puis cliquez sur Enregistrer la ligne. Les lignes de temps et de débours facturent exactement ce qui a été consigné ; seule leur description peut donc être modifiée. Pour facturer moins, ajoutez un ajustement ou une remise, ou corrigez l'entrée de temps et recréez la facture.
• Modifier une ligne de forfait ou d'ajustement. Sa description, sa quantité et son taux peuvent tous être modifiés.
• Supprimer une ligne à l'aide de la croix ×. Le temps ou le débours retourne à l'état non facturé pour une facture ultérieure.
• Ajouter un ajustement. Saisissez une description et un montant, puis cliquez sur Ajouter. Un montant négatif constitue un avoir, par exemple « Geste commercial » à −100.
• Définir une remise sous forme de montant ou de pourcentage du sous-total. Un pourcentage s'ajuste automatiquement au sous-total si les lignes changent. La remise est appliquée avant la taxe.
• Définir le % de taxe. Un taux unique pour l'ensemble de la facture, prérempli d'après vos paramètres.
• Définir le % de retenue et le Nom de la retenue lorsque le client déduit une taxe de vos honoraires. Voir Retenue à la source.
• Ajouter des notes pour le client. Elles s'impriment au bas de la facture.

Cliquez sur Appliquer après avoir modifié la remise, la taxe, la retenue ou les notes. Supprimer efface le brouillon ; son temps et ses débours restent non facturés. Les factures émises ne peuvent pas être supprimées : un propriétaire ou administrateur doit les annuler ou les passer en perte (voir ci-dessous).

Retenue à la source#

Lorsqu'un client personne morale déduit une taxe de vos honoraires et la reverse à l'administration fiscale, configurez un taux de retenue à la source pour que Flow affiche ce que le client vous règle réellement. C'est une pratique courante aux Philippines, en Turquie et en Thaïlande.

Les propriétaires et administrateurs définissent la valeur par défaut dans Paramètres → Facturation et taux, sous Facturation et taxes : Taux de retenue à la source (%) (50 au maximum) et Nom de la retenue sur les factures, par exemple « Retenue à la source » ou « Stopaj ». Les nouveaux brouillons n'adoptent ce taux que lorsque le client est une entreprise. Les clients personnes physiques ne subissent aucune retenue.

Sur un brouillon, vous pouvez modifier le % de retenue et le Nom de la retenue, puis cliquer sur Appliquer. La retenue est une part du sous-total après remise, jamais de la taxe. La facture affiche le total, puis « Moins : (%) », puis le Montant dû. Par exemple, un honoraire de 10 000 PHP avec une TVA de 12 % et une retenue de 10 % donne un total de 11 200 PHP, moins 1 000 PHP, soit un montant dû de 10 200 PHP.

Les paiements règlent le montant dû. Un client qui règle le montant dû fait passer la facture au statut Payée, et non Partiellement payée. Si le pays du client diffère du vôtre, le brouillon vous invite à vérifier s'il applique une retenue fiscale.

Relevés d'honoraires et factures fiscales officielles#

Si la législation exige que votre facture fiscale officielle provienne d'un autre système (e-SMM en Turquie, facture BIR aux Philippines, facture fiscale ou reçu en Thaïlande), le document de Flow peut faire office de relevé d'honoraires mentionnant ce numéro officiel. Les propriétaires et administrateurs le configurent dans Paramètres → Facturation et taux, dans la carte Document de facturation :

• Titre du document : remplace « Facture » sur le document, par exemple « Relevé de compte ». Les e-mails de facturation, les relances et les reçus utilisent également ce titre
• Pied de page : imprimé au bas de chaque facture
• Votre centre des impôts : imprimé sous votre numéro d'identification fiscale
• Nom de l'identifiant fiscal du client : le libellé précédant le numéro fiscal du client
• Nom du numéro de facture officiel : par exemple « N° de facture BIR »
• Enregistrement à la TVA (cabinets philippins) : imprime votre TIN sous la forme « VAT REG TIN » ou « NON-VAT REG TIN ». Saisissez le TIN avec son code de succursale à 5 chiffres

Une fois le numéro officiel libellé, chaque facture affiche un champ portant ce nom. Saisissez le numéro du document officiel que vous avez émis et cliquez sur Enregistrer. Vous pouvez l'ajouter ou le modifier sur les brouillons et les factures émises, mais pas sur les factures annulées. Il s'imprime sous le numéro de facture et apparaît dans l'export comptable.

Une facture émise conserve le titre et le pied de page avec lesquels elle a été émise.

Valeurs par défaut par pays#

Les cabinets situés en Turquie, aux Philippines et en Thaïlande voient l'option Utiliser les paramètres par défaut pour la Turquie (ou Philippines, Thaïlande) en haut de Paramètres → Facturation et taux. Cliquez sur Appliquer et confirmez. Cela configure votre devise, taxe, retenue pour les entreprises, libellés d'identifiants fiscaux, ainsi que le titre du document et son pied de page. Vos taux et vos factures déjà émises ne changent pas.

Les nouveaux cabinets qui s'inscrivent dans l'un de ces pays reçoivent automatiquement ses paramètres par défaut, sans TVA pour les Philippines et la Thaïlande. Le brouillon d'un cabinet turc rédigé dans une devise autre que la TRY, pour un client situé en Turquie, précise que la réglementation turque exige la TRY ou son équivalent.

Finalisation#

Il n'y a pas d'aperçu séparé, relisez donc attentivement le brouillon avant de cliquer sur Finaliser. Si le total ou une ligne quelconque est égal à zéro, Flow demande confirmation et en donne la raison (lignes sans taux, remise annulant le montant ou lignes qui se compensent). La finalisation :

• Attribue à la facture le numéro suivant : votre préfixe suivi de quatre chiffres, par exemple INV-0001. Les numéros ne sont jamais réutilisés, même si la facture est annulée par la suite
• Définit la date d'émission au jour même et la date d'échéance selon les conditions de paiement du client (ou celles de votre cabinet)
• Fige les coordonnées de facturation, les instructions de paiement, le titre du document et le pied de page en l'état, de sorte que les modifications ultérieures n'altèrent pas une facture déjà émise
• Verrouille les lignes et marque le temps et les débours comme Facturé

Si des modifications sont intervenues depuis la création du brouillon (une entrée modifiée, supprimée ou facturée sur une autre facture), la finalisation est refusée et Flow vous demande de régénérer le document. Supprimez le brouillon et cliquez à nouveau sur Nouvelle facture.

Envoi au client#

Une fois la facture finalisée, vous pouvez :

• Imprimer / PDF : une page imprimable soignée avec les coordonnées et le numéro fiscal de votre cabinet, l'adresse de facturation, les dates, les lignes, les totaux, les instructions de paiement et les notes
• Envoyer la facture par e-mail : Flow affiche d'abord le destinataire, puis envoie au client un e-mail contenant un lien vers une page sécurisée où il peut consulter et télécharger la facture, sans connexion requise

L'e-mail est envoyé à l'adresse de facturation indiquée dans les Détails de facturation du dossier ; s'il n'y en a pas, ajoutez-en une au préalable dans la carte Détails de facturation sur la fiche contact du client. L'e-mail indique le nom de votre cabinet comme expéditeur, et les réponses sont adressées à la personne qui l'a envoyé. Il est rédigé dans la langue de l'expéditeur (anglais, espagnol, français, turc ou thaï), et la page du client s'ouvre dans l'une de ces langues selon la configuration de son navigateur. Si vous avez défini un Titre du document, l'e-mail l'utilise au lieu du terme « facture ». Vous pouvez réexpédier le document à tout moment. Une facture payée est envoyée sous forme de reçu. Les brouillons, factures annulées et factures passées en perte ne peuvent pas être envoyés par e-mail.

La page du client s'ouvre avec le statut de la facture :

Les brouillons ne sont jamais visibles pour le client. Le bouton Télécharger le PDF sur cette page ouvre la fenêtre d'impression du navigateur, où le client sélectionne Enregistrer au format PDF.

Enregistrement des règlements#

Flow ne prend pas en charge les paiements par carte bancaire en ligne. Les clients règlent à l'aide des instructions de paiement imprimées sur la facture, et un propriétaire ou administrateur enregistre chaque règlement. Sur une facture émise ou partiellement payée, renseignez Enregistrer un paiement et cliquez sur Enregistrer :

• Montant, dans la devise de la facture
• Le mode de règlement : Virement bancaire, Espèces, Carte (hors ligne) ou Autre
• La date de réception des fonds : aujourd'hui si le champ est laissé vide ; les dates postérieures de plus d'un jour sont refusées
• Référence : la référence du virement bancaire est idéale

Les règlements partiels sont acceptés : la facture passe au statut Partiellement payée et liste chaque paiement avec sa référence. Lorsque les versements atteignent le montant dû (le total moins l'éventuelle retenue à la source), elle passe au statut Payée et n'accepte plus d'autres règlements.

Si vous saisissez un montant supérieur au solde dû, Flow demande confirmation (Supérieur au solde dû) avant d'enregistrer. Il s'agit généralement d'une faute de frappe, cliquez donc sur Annuler ; ne cliquez sur Enregistrer quand même que si le client a réellement payé un montant supérieur.

Si la banque a prélevé des frais et que le montant reçu est inférieur au montant dû, enregistrez la somme effectivement perçue. Demandez à votre expert-comptable s'il convient de réclamer le solde ou de le passer en perte.

Correction d'un paiement#

Si vous avez saisi un montant erroné, un propriétaire ou administrateur clique sur la croix × à côté du paiement et confirme Supprimer ce paiement ?. Le solde est recalculé, de sorte qu'une facture payée repasse à l'état Partiellement payée ou Émise. Enregistrez ensuite le montant exact. Les paiements sur une facture annulée ou passée en perte ne peuvent pas être modifiés.

Relances de paiement#

Sur une facture émise ou partiellement payée présentant un solde dû, cliquez sur Envoyer une relance à côté de Envoyer la facture par e-mail. Flow indique qui la reçoit, le numéro de facture, le solde, ainsi que la date de la dernière relance. L'e-mail précise le solde, rappelle la date d'échéance ou le nombre de jours de retard, et fournit un lien vers la page du client. Les propriétaires et administrateurs peuvent également utiliser Relancer dans la liste des factures impayées du Tableau de bord de facturation.

Chaque facture ne peut faire l'objet que d'une seule relance toutes les 24 heures, quel que soit l'endroit d'où elle est envoyée. Si vous réessayez plus tôt, aucun envoi n'a lieu et Flow vous indique l'heure de la dernière relance. Après l'envoi, la mention Relancé accompagnée de la date et de l'heure s'affiche à côté du bouton.

Quand une relance ne part pas#

• Une relance a déjà été envoyée au cours des dernières 24 heures. Flow indique quand ; réessayez après ce délai.
• Il n'y a pas d'e-mail de facturation. Ajoutez-en un dans la carte Détails de facturation sur la fiche contact du client.
• La facture n'est plus impayée. Elle a été payée, annulée ou passée en perte depuis le chargement de la page.
• Le bouton Envoyer une relance est absent. Il n'apparaît que sur les factures émises ou partiellement payées avec un solde dû, et uniquement pour les personnes autorisées à modifier le dossier (pas pour les lecteurs ou les accès en lecture seule).

Passer en perte et Annuler#

Ces deux actions sont réservées aux propriétaires et administrateurs, demandent une confirmation préalable et sont irréversibles.

• Passer en perte clôture une facture émise ou partiellement payée et abandonne le montant restant impayé. Réservez cette action aux créances irrécouvrables. La facture reste comptabilisée comme facturée dans vos rapports, et la part impayée fait baisser votre taux de recouvrement.
• Annuler annule une facture émise sur laquelle aucun paiement n'a été enregistré. Elle reste dans vos registres avec la mention Annulée et son numéro n'est jamais réutilisé. Son temps et ses débours retournent à l'état non facturé, un honoraire forfaitaire ou au résultat peut être facturé de nouveau, et le lien du client affiche la facture comme annulée avec un montant dû nul. Si un paiement a été enregistré par erreur, supprimez-le d'abord.

Pour corriger une facture émise, annulez-la, rectifiez le temps, les débours ou les informations de facturation, puis cliquez à nouveau sur Nouvelle facture. La nouvelle facture recevra le numéro suivant.

Statuts de facture#

Qui peut faire quoi#

Les propriétaires, administrateurs et membres ayant accès au dossier peuvent définir la modalité d'honoraires et la devise du dossier, modifier les détails de facturation d'un client, créer, modifier et supprimer des brouillons, finaliser, envoyer par e-mail, transmettre des relances et consigner le numéro de facture officiel. L'enregistrement ou la suppression de paiements, le passage en perte et l'annulation sont réservés aux propriétaires et administrateurs. Les lecteurs peuvent consulter les factures et ouvrir Imprimer / PDF. Voir Équipe et rôles.

Ce que Flow ne gère pas encore#

• Un seul taux de taxe par facture. Pas de taxe par ligne ni par client. Si deux taux s'appliquent, émettez deux factures. La retenue à la source est également limitée à un taux unique par facture.
• Pas d'avoirs ni de factures d'acompte. Voir la FAQ pour les solutions de contournement.
• Pas de paiements en ligne. Les clients paient par virement bancaire ou par d'autres moyens en dehors de Flow.
• Pas de formats de facturation électronique tels que Factur-X, Verifactu, CFDI, factures e-SMM ou BIR, et pas de facturation récurrente ou groupée. Émettez le document officiel dans votre système fiscal et inscrivez son numéro sur la facture.
• Pas de date de facture modifiable. La date d'émission correspond au jour de la finalisation.
• Pas de conversion de devises. Voir Facturer dans une autre devise.