Xuất hóa đơn

Tạo hóa đơn từ công việc chưa thanh toán, gửi cho khách hàng và ghi nhận các khoản thanh toán — tất cả đều từ tab Thanh toán → Hóa đơn của một vụ việc.

Hóa đơn được lập từ công việc đang tiến hành (WIP): thời gian và chi phí chưa được lập hóa đơn trong một vụ việc. Flow không thu tiền thẻ trực tuyến — quý vị sẽ tự ghi nhận các khoản thanh toán khi nhận được.

Thỏa thuận phí#

Thiết lập cách tính phí cho vụ việc bằng tùy chọn thỏa thuận phí nằm phía trên danh sách hóa đơn:

• Theo giờ — các mục thời gian theo mức phí đã ghi nhận
• Phí cố định — một số tiền cố định duy nhất
• Theo kết quả (Contingency) — tỷ lệ phần trăm
• Kết hợp — kết hợp giữa tính phí theo giờ và phí cố định

Tạo hóa đơn#

Nhấp vào Hóa đơn mới để tạo bản nháp từ tất cả thời gian và chi phí chưa thanh toán của vụ việc.

Chỉnh sửa bản nháp#

Khi hóa đơn đang ở trạng thái bản nháp, quý vị có thể:

• Xóa từng mục chi tiết riêng lẻ
• Thêm các dòng điều chỉnh hoặc ghi có (mô tả đi kèm số tiền dương hoặc âm)
• Đặt Chiết khấu và % Thuế, sau đó chọn Áp dụng

Hóa đơn hiển thị bảng chi tiết các mục rõ ràng — Mô tả, Số lượng, Đơn giá, Số tiền — cùng các khoản tổng: Tổng phụ, Chiết khấu, Thuế, Tổng cộng, Đã thanh toán và Số dư còn lại.

Thuế, đánh số và thông tin công ty luật#

Các thông tin này được lấy từ Cài đặt → Xuất hóa đơn & mức phí:

• Mức thuế mặc định và Tên loại thuế (ví dụ: VAT hoặc GST) — hiển thị trên hóa đơn
• Tiền tố hóa đơn (ví dụ: INV-) — được thêm vào trước số thứ tự hóa đơn
• Mã số thuế của công ty — hiển thị trên tài liệu hóa đơn
• Điều khoản thanh toán (ngày) — dùng để xác định ngày đến hạn

Hoàn tất hóa đơn#

Thao tác Hoàn tất sẽ khóa hóa đơn và gán số thứ tự cho hóa đơn đó (ví dụ: INV-0001). Flow sẽ cảnh báo trước nếu có bất kỳ mục nào có mức phí bằng 0, giúp quý vị tránh vô tình gửi một dòng có giá trị 0$.

Gửi cho khách hàng#

Sau khi hoàn tất, quý vị có thể:

• In / PDF — mở phiên bản in rõ ràng, không có giao diện của ứng dụng
• Gửi email hóa đơn — gửi email cho khách hàng kèm liên kết đến bản sao lưu trữ trực tuyến an toàn để họ có thể xem và tải xuống

Email gửi đến sẽ hiển thị tên công ty luật của quý vị với tư cách là người gửi, cùng địa chỉ phản hồi được đặt là luật sư gửi email, nhờ đó phản hồi của khách hàng sẽ đến đúng người phụ trách. Hóa đơn trực tuyến có khả năng nhận biết ngôn ngữ theo vị trí địa lý — khách hàng mở hóa đơn bằng một ngôn ngữ khác sẽ thấy nội dung đã được dịch.

Ghi nhận thanh toán#

Flow ghi nhận các khoản thanh toán theo cách thủ công — hệ thống không nhận thanh toán qua thẻ trực tuyến. Trên hóa đơn đã hoàn tất hoặc đã thanh toán một phần, hãy sử dụng tính năng Ghi nhận thanh toán:

• Số tiền
• Phương thức — Chuyển khoản ngân hàng, Tiền mặt, Thẻ (ngoại tuyến) hoặc Khác
• Ngày
• Mã tham chiếu — ví dụ: mã giao dịch chuyển khoản hoặc số séc

Số dư sẽ tự động cập nhật và hóa đơn sẽ chuyển sang trạng thái Một phần hoặc Đã thanh toán.

Đôn đốc hóa đơn quá hạn#

Để đôn đốc khoản công nợ chưa thanh toán, hãy sử dụng nút Nhắc nhở trên danh sách các khoản phải thu trong Bảng điều khiển tài chính. Hệ thống sẽ gửi một email nhắc nhở ngắn gọn có thông tin về ngày đến hạn cho khách hàng.

Trạng thái hóa đơn#

Quyền hoàn tất và hủy bỏ hóa đơn chỉ giới hạn cho chủ sở hữu và quản trị viên.