Lập hóa đơn

Tạo hóa đơn từ thời gian và chi phí chưa lập hóa đơn của vụ việc, gửi cho khách hàng và ghi nhận thanh toán khi nhận được tiền. Mọi thao tác đều diễn ra ngay trên vụ việc, tại tab Thanh toán → Hóa đơn.

Quy trình làm việc diễn ra theo một chiều: thời gian và chi phí vẫn ở trạng thái chưa lập hóa đơn cho đến khi một hóa đơn được tạo từ chúng. Hóa đơn bắt đầu dưới dạng bản nháp mà bạn có thể chỉnh sửa. Khi bạn hoàn tất, hóa đơn sẽ được cấp số và bị khóa. Bạn gửi hóa đơn qua email, khách hàng thanh toán bên ngoài Flow (thường qua chuyển khoản ngân hàng), và chủ sở hữu hoặc quản trị viên sẽ ghi nhận khoản thanh toán đó.

Trước khi lập hóa đơn đầu tiên cho một vụ việc#

Hãy kiểm tra hai mục sau trên vụ việc:

• Chi tiết thanh toán (trong mục Thanh toán): người nhận hóa đơn, email thanh toán để nhận hóa đơn và lời nhắc, địa chỉ khách hàng, quốc gia, mã số thuế và điều khoản thanh toán, cùng tiền tệ của vụ việc. Chi tiết của khách hàng được chỉnh sửa trên trang liên hệ của khách hàng (Chỉnh sửa trên trang khách hàng); nếu khách hàng chưa có thông tin, hãy nhấp vào Thiết lập thanh toán cho khách hàng. Xem mục Tài khoản khách hàng.
• Thỏa thuận phí (trong mục Hóa đơn): nội dung mà mục Hóa đơn mới sẽ đưa vào hóa đơn. Nhấp vào Lưu bên cạnh. Nếu bạn quên, Hóa đơn mới sẽ tự động lưu trước.

Phí cố định hoặc phí thù lao theo kết quả chỉ xuất hiện trên một hóa đơn duy nhất. Nếu bạn hủy bỏ hóa đơn đó, khoản phí có thể được lập hóa đơn lại.

Tránh các sai sót trong hóa đơn đầu tiên#

Hầu hết các vấn đề xảy ra với hóa đơn đầu tiên đều xuất phát từ việc bỏ qua một bước trong quá trình thiết lập. Hãy kiểm tra các mục này trước khi bạn nhấp vào Hoàn tất:

• Biểu phí. Thời gian không có mức phí sẽ hiển thị Cần biểu phí và bị loại khỏi hóa đơn. Hãy thiết lập biểu phí mặc định và biểu phí nhân viên trong mục Cài đặt → Lập hóa đơn & biểu phí; việc lưu các thông tin này sẽ áp giá cho thời gian đã ghi nhận.
• Tiền tệ. Kiểm tra tiền tệ của công ty bạn trước khi bất kỳ ai ghi nhận thời gian, và thiết lập tiền tệ vụ việc của từng khách hàng nước ngoài trước khi công việc bắt đầu. Khi đã có công việc được định giá theo một loại tiền tệ, tiền tệ của vụ việc không thể thay đổi cho đến khi công việc đó được lập hóa đơn hoặc bị xóa. Xem mục Lập hóa đơn bằng loại tiền tệ khác.
• Biểu phí theo đúng loại tiền tệ. Một vụ việc được thanh toán bằng đồng bảng Anh cần có mức phí tính bằng đồng bảng Anh (Biểu phí thanh toán của khách hàng) hoặc mức phí ghi đè trên từng mục nhập. Biểu phí bằng đồng Euro sẽ không áp dụng.
• Thuế đối với khách hàng nước ngoài. Nếu bản nháp hiển thị ghi chú thuế xuyên biên giới, hãy đặt % Thuế và thêm ghi chú theo tư vấn của kế toán viên.
• Hướng dẫn thanh toán. Hãy điền thông tin này trước: hóa đơn đã phát hành sẽ giữ nguyên các hướng dẫn đã được ghi nhận khi phát hành.
• Email thanh toán. Kiểm tra thông tin này trong mục Chi tiết thanh toán của vụ việc: hóa đơn và lời nhắc sẽ được gửi đến đó, và nếu không có email thì không thể gửi được. Thay đổi email này trên trang liên hệ của khách hàng.
• Thỏa thuận phí. Các vụ việc theo phí cố định và phí thù lao theo kết quả không tính phí theo thời gian. Chọn Theo giờ hoặc Kết hợp nếu cần tính phí thời gian.
• Tiền tố số hóa đơn. Thiết lập tiền tố này trước khi lập hóa đơn đầu tiên; các số đã phát hành sẽ không bao giờ thay đổi.
• Vụ việc mẫu. Không phát hành hóa đơn thật hoặc ghi nhận tiền của khách hàng trên vụ việc mẫu. Xem mục Bắt đầu.

Tạo bản nháp#

Nhấp vào Hóa đơn mới. Flow sẽ tạo một bản nháp từ tất cả các mục chưa lập hóa đơn của vụ việc, tuân theo thỏa thuận phí, theo đúng loại tiền tệ của vụ việc, cùng với mức thuế suất mặc định của bạn. Nếu có mục nào bị bỏ sót, Flow sẽ nêu rõ lý do, ví dụ: "1 mục nhập chưa có mức phí đã bị bỏ lại chưa tính phí" hoặc "1 mục nhập bằng GBP không được bao gồm: hóa đơn này tính bằng EUR". Nếu không có gì để tính phí, bạn sẽ thấy thông báo Chưa có gì để tính phí trên vụ việc này.

Việc tạo bản nháp không đánh dấu bất kỳ mục nào là đã lập hóa đơn. Điều đó chỉ diễn ra khi bạn hoàn tất.

Chỉnh sửa bản nháp#

Khi hóa đơn đang ở trạng thái bản nháp, bạn có thể:

• Thay đổi nội dung diễn giải của một dòng. Nhấp vào biểu tượng bút chì, chỉnh sửa, sau đó bấm Lưu dòng. Các dòng thời gian và chi phí sẽ tính phí chính xác theo những gì đã được ghi nhận, do đó chỉ có thể thay đổi phần mô tả của chúng. Để tính phí ít hơn, hãy thêm một khoản điều chỉnh hoặc chiết khấu, hoặc sửa lại mục nhập thời gian và tạo lại hóa đơn.
• Thay đổi dòng phí cố định hoặc dòng điều chỉnh. Phần mô tả, số lượng và mức phí đều có thể thay đổi.
• Xóa một dòng bằng biểu tượng ×. Thời gian hoặc chi phí đó sẽ trở lại trạng thái chưa lập hóa đơn để đưa vào hóa đơn sau.
• Thêm khoản điều chỉnh. Nhập phần mô tả và số tiền, sau đó nhấp vào Thêm. Số tiền âm là một khoản ghi có, ví dụ "Chiết khấu ưu đãi" ở mức −100.
• Đặt chiết khấu theo số tiền cụ thể hoặc theo tỷ lệ phần trăm của tổng phụ. Tỷ lệ phần trăm sẽ tự động tính lại theo tổng phụ nếu các dòng thay đổi. Chiết khấu được áp dụng trước thuế.
• Đặt % Thuế. Một mức thuế suất duy nhất cho toàn bộ hóa đơn, được điền sẵn từ cài đặt của bạn.
• Thêm Ghi chú cho khách hàng. Các ghi chú này sẽ được in ở cuối hóa đơn.

Nhấp vào Áp dụng sau khi thay đổi chiết khấu, thuế hoặc ghi chú. Nút Xóa sẽ xóa bản nháp; thời gian và chi phí trong đó vẫn ở trạng thái chưa lập hóa đơn. Hóa đơn đã phát hành không thể xóa: thay vào đó, chủ sở hữu hoặc quản trị viên có thể hủy bỏ hoặc xóa sổ chúng (xem bên dưới).

Hoàn tất#

Không có chế độ xem trước riêng biệt, vì vậy hãy đọc kỹ bản nháp trước khi bạn nhấp vào Hoàn tất. Nếu tổng số tiền hoặc bất kỳ dòng nào có giá trị bằng 0, Flow sẽ hỏi xác nhận trước và nêu rõ lý do (các dòng không có mức phí, chiết khấu làm tổng số tiền về 0, hoặc các dòng triệt tiêu lẫn nhau). Thao tác hoàn tất sẽ:

• Cấp cho hóa đơn số tiếp theo: tiền tố của bạn cộng với bốn chữ số, ví dụ INV-0001. Các số hóa đơn không bao giờ được sử dụng lại, ngay cả khi hóa đơn bị hủy bỏ sau đó
• Đặt ngày phát hành là hôm nay và ngày đến hạn theo điều khoản thanh toán của khách hàng (hoặc của công ty bạn)
• Cố định chi tiết người nhận thanh toán và hướng dẫn thanh toán như hiện tại, để những thay đổi sau này không làm thay đổi hóa đơn đã phát hành
• Khóa các dòng và đánh dấu thời gian cùng các chi phí là Đã lập hóa đơn

Nếu có thay đổi kể từ khi tạo bản nháp (một mục nhập bị chỉnh sửa, xóa hoặc đã tính trên hóa đơn khác), thao tác Hoàn tất sẽ từ chối và yêu cầu bạn tạo lại. Hãy xóa bản nháp và nhấp lại vào Hóa đơn mới.

Gửi cho khách hàng#

Sau khi hoàn tất, bạn có thể:

• In / PDF: một trang in hoàn chỉnh với thông tin chi tiết và mã số thuế của công ty bạn, người nhận thanh toán, ngày tháng, các dòng chi tiết, tổng số tiền, hướng dẫn thanh toán và ghi chú
• Gửi hóa đơn qua email: Flow trước tiên sẽ hiển thị ai sẽ nhận được hóa đơn, sau đó gửi email cho khách hàng một liên kết dẫn đến trang an toàn để họ có thể xem và tải hóa đơn xuống mà không cần đăng nhập

Email sẽ được gửi đến email thanh toán trong mục Chi tiết thanh toán của vụ việc; nếu chưa có, hãy thêm email vào thẻ Chi tiết thanh toán trên trang liên hệ của khách hàng trước. Email sẽ hiển thị tên công ty của bạn ở phần người gửi, và thư trả lời sẽ được gửi đến người đã thực hiện gửi email. Thư được viết bằng ngôn ngữ của người gửi (tiếng Anh, tiếng Tây Ban Nha hoặc tiếng Pháp), và trang của khách hàng sẽ mở bằng tiếng Anh, tiếng Tây Ban Nha hoặc tiếng Pháp tùy theo trình duyệt của khách hàng. Bạn có thể gửi lại bất kỳ lúc nào. Hóa đơn đã thanh toán sẽ được gửi dưới dạng biên lai. Bản nháp, hóa đơn đã hủy bỏ và hóa đơn đã xóa sổ không thể gửi qua email.

Trang của khách hàng sẽ mở ra cùng với trạng thái của hóa đơn:

Khách hàng không bao giờ nhìn thấy các bản nháp. Nút Tải xuống PDF trên trang đó sẽ mở cửa sổ in của trình duyệt, nơi khách hàng có thể chọn Lưu dưới dạng PDF.

Ghi nhận thanh toán#

Flow không thu tiền thanh toán qua thẻ trực tuyến. Khách hàng thanh toán bằng cách sử dụng các hướng dẫn thanh toán được in trên hóa đơn, và chủ sở hữu hoặc quản trị viên sẽ ghi nhận từng khoản thanh toán. Trên một hóa đơn đã phát hành hoặc đã thanh toán một phần, hãy điền vào bảng Ghi nhận thanh toán và nhấp vào Ghi nhận:

• Số tiền, theo loại tiền tệ của hóa đơn
• Phương thức: Chuyển khoản ngân hàng, Tiền mặt, Thẻ (ngoại tuyến) hoặc Khác
• Ngày tiền vào tài khoản: mặc định là hôm nay nếu để trống; hệ thống sẽ từ chối các ngày vượt quá một ngày trong tương lai
• Tham chiếu: mã tham chiếu chuyển khoản của ngân hàng là lựa chọn lý tưởng

Thanh toán từng phần hoàn toàn hợp lệ: hóa đơn sẽ chuyển sang trạng thái Thanh toán một phần và liệt kê từng khoản thanh toán cùng mã tham chiếu. Khi tổng các khoản thanh toán bằng toàn bộ số tiền, hóa đơn chuyển sang trạng thái Đã thanh toán và không nhận thêm khoản thanh toán nào nữa.

Nếu bạn nhập số tiền lớn hơn số dư còn phải trả, Flow sẽ hỏi Nhiều hơn số dư phải trả trước khi ghi nhận. Đây thường là do gõ nhầm, vì vậy hãy nhấp vào Hủy; chỉ nhấp vào Vẫn ghi nhận nếu khách hàng thực sự đã thanh toán nhiều hơn.

Nếu ngân hàng đã khấu trừ phí và số tiền nhận được ít hơn số tiền phải trả, hãy ghi nhận đúng số tiền đã nhận. Hãy tham khảo ý kiến kế toán viên của bạn xem nên tiếp tục thu phần còn lại hay thực hiện xóa sổ.

Chỉnh sửa khoản thanh toán#

Nếu bạn nhập sai số tiền, chủ sở hữu hoặc quản trị viên có thể nhấp vào biểu tượng × bên cạnh khoản thanh toán và xác nhận Xóa khoản thanh toán này?. Số dư sẽ được tính toán lại, do đó hóa đơn đã thanh toán sẽ quay về trạng thái Thanh toán một phần hoặc Đã phát hành. Sau đó, hãy ghi nhận lại số tiền chính xác. Không thể thay đổi các khoản thanh toán trên hóa đơn đã hủy bỏ hoặc đã xóa sổ.

Lời nhắc thanh toán#

Trên một hóa đơn đã phát hành hoặc thanh toán một phần vẫn còn số dư phải trả, hãy nhấp vào Gửi lời nhắc bên cạnh nút Gửi hóa đơn qua email. Flow sẽ hiển thị người nhận, số hóa đơn và số dư còn lại, cùng thời điểm gửi lời nhắc gần nhất. Email sẽ nêu rõ số dư, cho biết khi nào hóa đơn đến hạn hoặc đã quá hạn bao nhiêu ngày, và cung cấp liên kết dẫn đến trang của khách hàng. Chủ sở hữu và quản trị viên cũng có thể sử dụng nút Nhắc nhở trong danh sách hóa đơn mở trên Bảng điều khiển tài chính.

Mỗi hóa đơn chỉ nhận tối đa một lời nhắc sau mỗi 24 giờ, bất kể được gửi từ đâu. Nếu bạn thử gửi lại sớm hơn, sẽ không có gì được gửi đi và Flow sẽ thông báo cho bạn biết thời điểm gửi lời nhắc gần nhất. Sau khi gửi, dòng chữ Đã nhắc nhở kèm ngày giờ sẽ xuất hiện bên cạnh nút.

Khi lời nhắc không gửi được#

• Lời nhắc đã được gửi trong vòng 24 giờ qua. Flow sẽ thông báo thời điểm; vui lòng thử lại sau mốc thời gian đó.
• Không có email thanh toán. Hãy thêm email vào thẻ Chi tiết thanh toán trên trang liên hệ của khách hàng.
• Hóa đơn không còn tồn đọng. Hóa đơn đã được thanh toán, hủy bỏ hoặc xóa sổ kể từ khi trang được tải.
• Không có nút Gửi lời nhắc. Nút này chỉ hiển thị trên các hóa đơn đã phát hành hoặc thanh toán một phần còn số dư phải trả, và chỉ hiển thị cho những người có quyền chỉnh sửa vụ việc, không hiển thị cho người xem hoặc tài khoản chia sẻ chỉ đọc.

Xóa sổ và Hủy bỏ#

Cả hai thao tác đều dành cho chủ sở hữu và quản trị viên, đều yêu cầu xác nhận trước, và đều không thể hoàn tác.

• Xóa sổ sẽ đóng một hóa đơn đã phát hành hoặc đã thanh toán một phần và chấp nhận bỏ phần tiền còn chưa thanh toán. Chỉ sử dụng tính năng này cho khoản tiền mà bạn không thể thu hồi. Hóa đơn này vẫn được tính là đã lập hóa đơn trong các báo cáo của bạn, và phần chưa thanh toán sẽ làm giảm tỷ lệ thu hồi công nợ của bạn.
• Hủy bỏ sẽ hủy một hóa đơn đã phát hành chưa có bất kỳ khoản thanh toán nào được ghi nhận. Hóa đơn vẫn được lưu trong hồ sơ của bạn với trạng thái Hủy bỏ và số hóa đơn đó sẽ không bao giờ được dùng lại. Thời gian và chi phí của hóa đơn sẽ trở về trạng thái chưa lập hóa đơn, khoản phí cố định hoặc phí thù lao theo kết quả có thể được lập hóa đơn lại, và liên kết của khách hàng sẽ hiển thị hóa đơn là đã hủy với số tiền phải trả bằng không. Nếu một khoản thanh toán bị ghi nhận nhầm, hãy xóa khoản thanh toán đó trước.

Để sửa một hóa đơn đã phát hành, hãy hủy bỏ hóa đơn đó, chỉnh sửa lại thời gian, chi phí hoặc thông tin chi tiết thanh toán, rồi nhấp lại vào Hóa đơn mới. Hóa đơn mới sẽ nhận số thứ tự tiếp theo.

Trạng thái hóa đơn#

Ai có thể làm gì#

Chủ sở hữu, quản trị viên và thành viên có quyền truy cập vào vụ việc có thể thiết lập thỏa thuận phí và tiền tệ của vụ việc, chỉnh sửa chi tiết thanh toán của khách hàng, tạo, chỉnh sửa và xóa bản nháp, hoàn tất, gửi email và gửi lời nhắc. Việc ghi nhận hoặc xóa các khoản thanh toán, xóa sổ và hủy bỏ hóa đơn chỉ dành cho chủ sở hữu và quản trị viên. Người xem có thể xem các hóa đơn và mở mục In / PDF. Xem mục Đội ngũ & Vai trò.

Những tính năng Flow chưa hỗ trợ#

• Một mức thuế suất duy nhất cho mỗi hóa đơn. Chưa hỗ trợ thuế trên từng dòng hoặc theo từng khách hàng, và không có thuế khấu trừ tại nguồn. Nếu áp dụng hai mức thuế suất, hãy phát hành hai hóa đơn.
• Không có hóa đơn điều chỉnh giảm (credit note) hoặc hóa đơn tạm ứng. Xem mục Câu hỏi thường gặp để biết các giải pháp thay thế.
• Không hỗ trợ thanh toán trực tuyến. Khách hàng thanh toán qua chuyển khoản ngân hàng hoặc các phương thức khác bên ngoài Flow.
• Không hỗ trợ các định dạng hóa đơn điện tử như Factur-X, Verifactu hoặc CFDI, và không có tính năng lập hóa đơn định kỳ hoặc hàng loạt.
• Không thể chỉnh sửa ngày hóa đơn. Ngày phát hành chính là ngày bạn hoàn tất hóa đơn.
• Không quy đổi tiền tệ. Xem mục Lập hóa đơn bằng loại tiền tệ khác.