חשבוניות

הפיקו חשבוניות מעבודה שטרם חויבה, שלחו אותן ללקוחות שלכם ותעדו תשלומים — הכל מתוך כרטיסיית Billing של התיק ← Invoices.

חשבונית נבנית מתוך עבודה בתהליך (WIP): שעות והוצאות בתיק שטרם חויבו. Flow אינה סולקת תשלומי אשראי אונליין — אתם מתעדים את התשלומים בעת קבלתם.

הסדרי שכר טרחה#

הגדירו כיצד התיק מחויב באמצעות פקד ה-Fee arrangement שמעל לרשימת החשבוניות, ולאחר מכן לחצו על Save:

• Hourly (שעתי) — החשבונית מפרטת את השעות לחיוב בתיק שטרם חויבו, לפי התעריפים שנשמרו בכל רשומה
• Flat fee (מחיר קבוע) — הזינו את שכר הטרחה; כל חשבונית חדשה מקבלת שורת מחיר קבוע אחת עבור סכום זה, ושעות שנרשמו אינן מחויבות
• Contingency (מותנה בתוצאות / אחוזים) — מתעד את האחוזים בתיק. Flow אינה מחשבת את שכר הטרחה: החשבונית כוללת רק הוצאות לחיוב, ואתם מוסיפים את שכר הטרחה כשורת התאמה
• Hybrid (היברידי) — שעות לחיוב שטרם חויבו בתוספת שורת המחיר הקבוע

הוצאות לחיוב מתווספות לחשבונית ללא קשר לסוג ההסדר.

יצירת חשבונית#

לחצו על New invoice כדי להפיק טיוטה מתוך השעות וההוצאות של התיק שטרם חויבו, בהתאם להסדר שכר הטרחה שלו. אם אין פריטים לחיוב, Flow תודיע לכם על כך ולא תיווצר חשבונית. בתיק המוגדר כ-Contingency ללא הוצאות, שנו את ההסדר ל-Flat fee עם סכום שכר הטרחה כדי ליצור את החשבונית.

עריכת טיוטה#

כל עוד החשבונית במצב טיוטה, באפשרותכם:

• להסיר שורות פריטים בודדות (שעות והוצאות שהוסרו יישארו ככאלה שטרם חויבו עבור חשבונית עתידית)
• להוסיף שורות התאמה או זיכוי (תיאור עם סכום חיובי או שלילי)
• להגדיר Discount (הנחה בסכום קבוע) ו-Tax % (אחוז מס), ולאחר מכן ללחוץ על Apply. המס מחושב מתוך סכום הביניים לאחר ניכוי ההנחה
• לבצע Delete (מחיקה) של הטיוטה

החשבונית מציגה טבלת פריטים — Description, Qty, Rate, Amount — וסיכומים עבור Subtotal, Discount, Tax, Total, Paid ו-Balance.

מטבע, מס, מספור ופרטי המשרד#

פרטים אלו נקבעים מתוך Settings → Invoicing & rates (בעלים ומנהלי מערכת):

• Currency — כל קוד מטבע בן שלוש אותיות; התעריפים והחשבוניות שלכם ישתמשו בו
• Default tax rate % ו-Tax label (למשל VAT או מע"מ) — שורת המס בחשבונית תשתמש בתווית זו
• Invoice prefix (למשל INV-) — קידומת המתווספת למספר הסידורי
• Firm tax ID — מוצג על גבי מסמך החשבונית (ח.פ./ע.מ.)
• Payment terms (days) — קובע את תאריך הפירעון בעת סגירה סופית של החשבונית

סגירה סופית (Finalizing)#

לחיצה על Finalize נועלת את החשבונית, מקצה לה מספר סידורי (למשל INV-0001), מגדירה את תאריך ההפקה להיום ואת תאריך הפירעון בהתאם לתנאי התשלום שלכם. רשומות הזמן וההוצאות שבה הופכות ל-Billed (חויבו). Flow תתריע בפניכם תחילה אם שורה כלשהי כוללת סכום של אפס, כדי שלא תשלחו שורת $0 בטעות.

שליחה ללקוח#

לאחר הסגירה הסופית, באפשרותכם:

• Print / PDF — לפתוח גרסה נקייה להדפסה ללא ממשק המערכת
• Email invoice — לשלוח ללקוח בדוא"ל קישור לעותק מאובטח ומאוחסן שבו הוא יכול לצפות ולהוריד כ-PDF, ללא צורך בהתחברות

הדוא"ל נשלח לכתובת הלקוח השמורה בתיק. הוא מציג את שם המשרד שלכם כשולח, כאשר כתובת המענה (reply-to) מוגדרת כעורך הדין ששלח אותו, כך שתשובות הלקוח יגיעו לאדם אמיתי. הדוא"ל נכתב בהתאם להגדרת השפה של השולח (אנגלית, ספרדית או צרפתית), והחשבונית המאוחסנת נפתחת באנגלית, ספרדית או צרפתית, בהתאם לשפת הדפדפן של הלקוח. פעולת השליחה מתועדת בהיסטוריית הפעילות של התיק.

תיעוד תשלומים#

Flow מתעדת תשלומים באופן ידני — היא אינה סולקת תשלומי אשראי אונליין. בחשבונית סופית או בחשבונית ששולמה חלקית, מלאו את פרטי Record payment ולחצו על Record:

• Amount — סכום
• Method — העברה בנקאית (Bank transfer), מזומן (Cash), אשראי ידני (Card (offline)), או אחר (Other)
• Date — תאריך של היום אם נותר ריק
• Reference — למשל אסמכתת העברה או מספר צ'ק

היתרה מתעדכנת אוטומטית, והחשבונית עוברת למצב Partial או Paid.

גביית חשבוניות באיחור#

כדי לגבות יתרת חוב, השתמשו בכפתור Remind ברשימת גיול החובות (accounts receivable aging) ב-לוח הבקרה הפיננסי (בעלים ומנהלי מערכת). פעולה זו תשלח ללקוח תזכורת קצרה בדוא"ל עם היתרה וקישור לחשבונית, בציון מועד הפירעון שלה או מספר הימים שבהם היא באיחור.

סטטוס חשבונית#

כל המשתמשים מלבד צופים (viewers) יכולים ליצור, לסגור סופית ולשלוח חשבוניות בדוא"ל, וכן לתעד תשלומים. רק בעלים ומנהלי מערכת יכולים לבטל חשבונית (Void).