חשבוניות

הפיקו חשבוניות מעבודה שטרם חויבה, שלחו אותן ללקוחותיכם ותעדו תשלומים — הכל מתוך הלשונית Billing של התיק ← Invoices.

חשבונית נבנית מתוך עבודה בתהליך (WIP): שעות העבודה וההוצאות בתיק שטרם חויבו. Flow אינה סולקת תשלומי אשראי באופן מקוון — עליכם לתעד את התשלומים עם הגעתם.

הסדרי שכר טרחה#

הגדירו כיצד התיק יחויב באמצעות בקר הסדרי שכר הטרחה שמעל לרשימת החשבוניות:

• לפי שעה (Hourly) — רישומי זמנים לפי התעריפים שנרשמו עבורם
• סכום קבוע (Flat fee) — סכום קבוע ויחיד
• שכר טרחה מותנה (Contingency) — אחוז מסוים
• הסדר משולב (Hybrid) — שילוב של חיוב שעתי וסכום קבוע

יצירת חשבונית#

לחצו על New invoice כדי לבנות טיוטה מכל שעות העבודה וההוצאות שטרם חויבו בתיק.

עריכת טיוטה#

כל עוד החשבונית נמצאת במצב טיוטה, באפשרותכם:

• להסיר שורות פריט בודדות
• להוסיף שורות התאמה או זיכוי (תיאור עם סכום חיובי או שלילי)
• להגדיר Discount (הנחה) ו-Tax % (אחוז מס), ולאחר מכן ללחוץ על Apply

החשבונית מציגה טבלת פריטים ברורה — Description (תיאור), Qty (כמות), Rate (תעריף), Amount (סכום) — וסיכומי סכום ביניים (Subtotal), הנחה (Discount), מס (Tax), סה״כ (Total), שולם (Paid) ויתרה לתשלום (Balance).

מס, מספור ופרטי המשרד#

פרטים אלה נלקחים מתוך Settings ← Invoicing & rates:

• Default tax rate (שיעור מס ברירת מחדל) ו-Tax label (תווית מס, למשל מע״מ) — מוצגים על גבי החשבונית
• Invoice prefix (קידומת חשבונית, למשל INV-) — מתווספת לפני המספר הסידורי
• Firm tax ID (מספר ח.פ./עוסק מורשה של המשרד) — מופיע במסמך החשבונית
• Payment terms (days) (תנאי תשלום בימים) — קובע את תאריך הפירעון

סגירה ואישור (Finalizing)#

הפעולה Finalize נועלת את החשבונית ומקצה לה את המספר הסידורי שלה (למשל INV-0001). Flow תתריע בפניכם תחילה אם בשורה כלשהי מופיע תעריף אפס, כדי למנוע שליחה של שורה בסך 0$ בשוגג.

שליחה ללקוח#

לאחר סגירת החשבונית ואישורה, באפשרותכם:

• Print / PDF — לפתוח גרסה נקייה ומוכנה להדפסה, ללא רכיבי הממשק של המערכת
• Email invoice — לשלוח ללקוח בדוא״ל קישור לעותק מאובטח ומקוון שניתן לצפות בו ולהורידו

הודעת הדוא״ל מגיעה כאשר שם משרדכם מופיע כשולח, וכתובת המענה מוגדרת ככתובתו של עורך הדין השולח, כך שתשובות הלקוחות יגיעו ישירות לגורם אנושי. החשבונית המקוונת מותאמת לשפת המשתמש (locale-aware) — לקוח שיפתח אותה בשפה אחרת יראה אותה מתורגמת.

תיעוד תשלומים#

Flow מתעדת תשלומים באופן ידני — המערכת אינה סולקת כרטיסי אשראי אונליין. בחשבונית סגורה או ששולמה חלקית, השתמשו באפשרות Record payment:

• Amount (סכום)
• Method (אמצעי תשלום) — Bank transfer (העברה בנקאית), Cash (מזומן), Card (offline) (אשראי לא מקוון) או Other (אחר)
• Date (תאריך)
• Reference (אסמכתה) — למשל אסמכתת העברה או מספר המחאה

היתרה מתעדכנת אוטומטית, וסטטוס החשבונית משתנה ל-Partial (שולם חלקית) או Paid (שולם).

גביית חשבוניות באיחור#

כדי לגבות יתרת חוב שטרם שולמה, השתמשו בכפתור Remind ברשימת החייבים (לקוחות לתשלום) מתוך לוח המחוונים הפיננסי. פעולה זו תשלח ללקוח בדוא״ל תזכורת קצרה המותאמת לתאריך הפירעון.

סטטוס חשבונית#

סגירה ואישור (Finalize) וביטול (Void) של חשבוניות מוגבלים לבעלי המשרד ולמנהלי מערכת (Admins) בלבד.