חשבוניות

הפיקו חשבוניות משעות עבודה והוצאות שטרם חויבו בתיק, שלחו אותן ללקוח שלכם, ורשמו תשלומים עם הגעת הכסף. הכל מתבצע ישירות בתיק, תחת הלשונית Billing (חיוב) ← Invoices (חשבוניות).

העבודה מתקדמת בכיוון אחד: שעות והוצאות נשארות במצב שטרם חויב עד שנוצרת מהן חשבונית. החשבונית מתחילה כטיוטה שניתנת לעריכה. בעת סגירתה הסופית (Finalize), היא מקבלת מספר וננעלת. אתם שולחים אותה בדוא"ל, הלקוח משלם מחוץ ל-Flow (בדרך כלל בהעברה בנקאית), ובעלים או מנהל מערכת רושם את התשלום.

לפני החשבונית הראשונה שלכם בתיק#

בדקו שני דברים בתיק:

• פרטי חיוב (תחת Billing): למי ממוענת החשבונית, כתובת הדוא"ל לחיוב שאליה יישלחו חשבוניות ותזכורות, כתובת הלקוח, מדינה, מספר עוסק/ח.פ. ותנאי תשלום, וכן מטבע התיק. פרטי הלקוח נערכים בדף איש הקשר של הלקוח (Edit on client page); אם ללקוח עדיין אין פרטים כאלה, לחצו על Set up client billing. ראו חשבונות לקוחות.
• הסדר שכר טרחה (תחת Invoices): מה האפשרות New invoice (חשבונית חדשה) תכלול בחשבונית. לחצו על Save (שמירה) לצידה. אם תשכחו, New invoice ישמור זאת תחילה.

שכר טרחה קבוע או מותנה הצלחה מופיע בחשבונית אחת בלבד. אם תבטלו את אותה חשבונית (Void), ניתן יהיה לחייב את שכר הטרחה שוב.

הימנעות מטעויות בחשבונית הראשונה#

רוב הבעיות בחשבונית הראשונה נובעות משלב שדולג בעת ההגדרה. בדקו את הנקודות הבאות לפני שתלחצו על Finalize:

• תעריפים. שעות ללא תעריף מציגות את הסטטוס Needs rate ומושמטות מהחשבונית. הגדירו את תעריפי ברירת המחדל ואת תעריפי אנשי הצוות ב-Settings → Invoicing & rates; שמירתם מתמחרת רטרואקטיבית את השעות שכבר נרשמו.
• מטבע. בדקו את מטבע המשרד שלכם לפני שמישהו רושם שעות, והגדירו את מטבע התיק עבור כל לקוח זר לפני תחילת העבודה. מרגע שקיימת עבודה מתומחרת במטבע מסוים, לא ניתן לשנות את מטבע התיק עד שאותה עבודה תחויב או תימחק. ראו חיוב במטבע אחר.
• תעריפים במטבע הנכון. תיק שמחויב בלירות שטרלינג דורש תעריפים בלירות שטרלינג (ב-Billing rates של הלקוח) או דריסת תעריף בכל רשומה בנפרד. תעריפי אירו לא יחולו.
• מיסוי ללקוחות זרים. אם הטיוטה מציגה הערה לגבי מס בעסקאות בינלאומיות, הגדירו את ה-Tax % (אחוז המס) והוסיפו הערה בהתאם להנחיות רואה החשבון שלכם.
• הוראות תשלום. מלאו אותן מראש: חשבונית שהופקה שומרת על ההוראות שהוגדרו בעת הפקתה.
• דוא"ל לחיוב. בדקו זאת בפרטי ה-Billing details של התיק: חשבוניות ותזכורות נשלחות לשם, וללא דוא"ל לא ניתן לשלוח אותן. שנו זאת בדף איש הקשר של הלקוח.
• הסדר שכר טרחה. תיקים בסכום קבוע או שכר מותנה הצלחה אינם מחייבים שעות. בחרו ב-Hourly או ב-Hybrid אם יש לחייב לפי שעות.
• קידומת למספר החשבונית. הגדירו אותה לפני החשבונית הראשונה שלכם; מספרים שהופקו אינם משתנים לעולם.
• תיק לדוגמה. אל תפיקו חשבוניות אמיתיות ואל תרשמו כספי לקוחות בתיק לדוגמה (Sample matter). ראו תחילת העבודה.

יצירת טיוטה#

לחצו על New invoice. ‏Flow יוצרת טיוטה מכל מה שטרם חויב בתיק, בהתאם להסדר שכר הטרחה, במטבע התיק ובשיעור המס המוגדר כברירת מחדל אצלכם. אם פריט מסוים הושמט, Flow מציינת את הסיבה, למשל "1 unrated entry was left unbilled" (רשומה אחת ללא תעריף נותרה ללא חיוב) או "1 entry in GBP was not included: this invoice is in EUR" (רשומה אחת ב-GBP לא נכללה: חשבונית זו היא ב-EUR). אם אין שום דבר לחיוב, תראו את ההודעה Nothing to bill on this matter yet.

יצירת טיוטה אינה מסמנת שום דבר כמחויב. פעולה זו מתרחשת רק בעת הסגירה הסופית (Finalize).

עריכת טיוטה#

כל עוד החשבונית במצב טיוטה, באפשרותכם:

• לשנות את ניסוח השורה. לחצו על סמל העיפרון, ערכו ולאחר מכן לחצו על Save line. שורות שעות והוצאות מחייבות בדיוק את מה שנרשם, כך שניתן לשנות רק את התיאור שלהן. כדי לחייב פחות, הוסיפו התאמה (Adjustment) או הנחה, או תקנו את רשומת השעות והפיקו את החשבונית מחדש.
• לשנות שורת סכום קבוע או שורת התאמה. ניתן לשנות את התיאור, הכמות והתעריף שלהן.
• להסיר שורה באמצעות סמל ה-×. השעות או ההוצאה יחזרו למצב "טרם חויב" עבור חשבונית עתידית.
• להוסיף התאמה (Adjustment). הקלידו תיאור וסכום, ולאחר מכן לחצו על Add. סכום שלילי מהווה זיכוי, למשל "הנחת מחווה" בערך של ‎-100.
• להגדיר הנחה כסכום נקוב או כאחוז מתוך סכום הביניים (Subtotal). אחוז מתעדכן לפי סכום הביניים אם השורות משתנות. ההנחה מוחלת לפני מס.
• להגדיר את אחוז המס (Tax %). שיעור אחיד לכל החשבונית, המוזן מתוך ההגדרות שלכם.
• להוסיף הערות ללקוח (Notes). הן יודפסו בתחתית החשבונית.

לחצו על Apply לאחר שינוי ההנחה, המס או ההערות. Delete מוחק את הטיוטה; השעות וההוצאות שלה נשארות במצב שטרם חויב. לא ניתן למחוק חשבוניות שהופקו: במקום זאת, בעלים או מנהל מערכת יכול לבטל אותן (Void) או למחוק אותן כחוב אבוד (Write off) (ראו להלן).

סגירה סופית (Finalizing)#

אין תצוגה מקדימה נפרדת, לכן קראו בעיון את הטיוטה לפני שתלחצו על Finalize. אם הסכום הכולל או שורה כלשהי הם אפס, Flow תבקש אישור מראש ותסביר מדוע (שורות ללא תעריף, הנחה שמביאה את הסכום לאפס, או שורות שמקזזות זו את זו). פעולת הסגירה הסופית (Finalize):

• מעניקה לחשבונית את המספר הבא ברצף: הקידומת שלכם בתוספת ארבע ספרות, למשל INV-0001. מספרים אינם מוקצים מחדש לעולם, גם אם החשבונית תבוטל מאוחר יותר
• מגדירה את תאריך ההפקה להיום ואת תאריך הפירעון לפי תנאי התשלום של הלקוח (או של משרדכם)
• מקפיאה את פרטי החיוב של הלקוח ואת הוראות התשלום כפי שהם כעת, כך ששינויים עתידיים לא ישנו חשבונית שכבר הופקה
• נועלת את השורות ומסמנת את השעות וההוצאות כ-Billed (חויבו)

אם חל שינוי כלשהו מאז יצירת הטיוטה (רשומה נערכה, נמחקה או חויבה בחשבונית אחרת), פעולת ה-Finalize תידחה ותתבקשו לבנות את החשבונית מחדש. מחקו את הטיוטה ולחצו שוב על New invoice.

שליחה ללקוח#

לאחר הסגירה הסופית תוכלו:

• Print / PDF: דף נקי ומוכן להדפסה הכולל את פרטי משרדכם ומספר העוסק/ח.פ., פרטי הלקוח לחיוב, תאריכים, שורות פירוט, סכומים לתשלום, הוראות תשלום והערות
• Email invoice: ‏Flow מציגה תחילה מי יקבל את ההודעה, ולאחר מכן שולחת ללקוח בדוא"ל קישור לדף מאובטח שבו הוא יכול לצפות בחשבונית ולהוריד אותה, ללא צורך בהתחברות

הדוא"ל נשלח לכתובת החיוב המוגדרת ב-Billing details של התיק; אם אין כזו, הוסיפו תחילה כתובת בכרטיס ה-Billing details בדף איש הקשר של הלקוח. שם המשרד שלכם יוצג כשולח, ותשובות יגיעו לאדם ששלח את החשבונית. המכתב מנוסח בשפת השולח (אנגלית, ספרדית או צרפתית), ודף הלקוח נפתח באנגלית, ספרדית או צרפתית, בהתאם לדפדפן של הלקוח. ניתן לשלוח מחדש בכל עת. חשבונית ששולמה נשלחת כקבלה. לא ניתן לשלוח בדוא"ל טיוטות, חשבוניות שבוטלו או חשבוניות שנמחקו כחוב אבוד.

דף הלקוח נפתח עם סטטוס החשבונית:

טיוטות אינן גלויות ללקוח לעולם. לחיצה על Download PDF באותו דף פותחת את חלון ההדפסה של הדפדפן, שבו הלקוח יכול לבחור באפשרות Save as PDF (שמירה כ-PDF).

רישום תשלומים#

‏Flow אינה סולקת תשלומי אשראי אונליין. לקוחות משלמים באמצעות הוראות התשלום המודפסות על גבי החשבונית, ובעלים או מנהל מערכת רושם כל תשלום שמתקבל. בחשבונית שהופקה (Issued) או שולמה חלקית (Partly paid), מלאו את שדות ה-Record payment (רישום תשלום) ולחצו על Record:

• Amount (סכום), במטבע החשבונית
• אמצעי התשלום: העברה בנקאית (Bank transfer), מזומן (Cash), כרטיס אשראי ידני/אופליין (Card (offline)) או אחר (Other)
• התאריך שבו הכסף הגיע: תאריך היום אם נותר ריק; תאריכים עתידיים מעבר ליום אחד קדימה יידחו
• Reference (אסמכתה): מומלץ להזין את מספר אסמכתת ההעברה מהבנק

תשלומים חלקיים מתקבלים ללא בעיה: סטטוס החשבונית משתנה ל-Partly paid והיא מציגה פירוט של כל תשלום בצירוף האסמכתה שלו. כאשר סך התשלומים מגיע למלוא הסכום, הסטטוס משתנה ל-Paid ולא ניתן לרשום תשלומים נוספים.

אם הזנתם סכום הגבוה מהיתרה לתשלום, Flow תשאל More than the balance due (יותר מהיתרה לתשלום) לפני רישום התשלום. בדרך כלל מדובר בטעות הקלדה, לכן לחצו על Cancel (ביטול); לחצו על Record anyway (רשום בכל זאת) רק אם הלקוח אכן שילם סכום עודף.

אם הבנק ניכה עמלות והסכום שהגיע נמוך מהסכום שנדרש, רשמו את הסכום שהתקבל בפועל. התייעצו עם רואה החשבון שלכם האם לגבות את היתרה או למחוק אותה כחוב אבוד.

תיקון תשלום#

אם הזנתם סכום שגוי, בעלים או מנהל מערכת יכול ללחוץ על ה-× לצד התשלום ולאשר את ההודעה Delete this payment? (האם למחוק תשלום זה?). היתרה תחושב מחדש, כך שחשבונית שסומנה כשולמה תחזור לסטטוס Partly paid או Issued. לאחר מכן תוכלו לרשום את הסכום הנכון. לא ניתן לשנות תשלומים בחשבונית שבוטלה או שנמחקה כחוב אבוד.

תזכורות תשלום#

בחשבונית שהופקה או שולמה חלקית ויש בה יתרה לתשלום, לחצו על Send reminder (שליחת תזכורת) לצד Email invoice. ‏Flow תציג מי מקבל את התזכורת, את מספר החשבונית ואת היתרה, ומתי נשלחה התזכורת האחרונה. הודעת הדוא"ל מציינת את היתרה, מועד הפירעון של החשבונית או כמה ימים חלפו ממועד פירעונה, וכוללת קישור לדף הלקוח. בעלים ומנהלי מערכת יכולים להשתמש גם באפשרות Remind ברשימת החשבוניות הפתוחות ב-לוח הבקרה הפיננסי (Billing Dashboard).

כל חשבונית יכולה לקבל לכל היותר תזכורת אחת בכל 24 שעות, ללא קשר למיקום שממנו היא נשלחת. אם תנסו לשלוח שוב מוקדם יותר, לא יישלח דבר ו-Flow תציין מתי נשלחה התזכורת האחרונה. לאחר השליחה, הכיתוב Reminded בצירוף התאריך והשעה יופיע לצד הכפתור.

כאשר תזכורת אינה נשלחת#

• כבר נשלחה תזכורת במהלך 24 השעות האחרונות. Flow תציין מתי; נסו שוב לאחר מכן.
• אין כתובת דוא"ל לחיוב. הוסיפו כתובת בכרטיס ה-Billing details בדף איש הקשר של הלקוח.
• החשבונית אינה פתוחה לתשלום עוד. החשבונית שולמה, בוטלה או נמחקה כחוב אבוד מאז טעינת הדף.
• כפתור Send reminder אינו מופיע. הוא מוצג רק בחשבוניות שהופקו או שולמו חלקית עם יתרה לתשלום, ורק למשתמשים בעלי הרשאת עריכה בתיק, ולא לצופים (Viewers) או למשתמשים בעלי שיתוף לקריאה בלבד.

מחיקת חוב אבוד (Write Off) וביטול (Void)#

שתי הפעולות מיועדות לבעלים ולמנהלי מערכת בלבד, שתיהן מבקשות אישור מראש, ואף אחת מהן אינה ניתנת לביטול.

• Write off סוגר חשבונית שהופקה או שולמה חלקית ומוותר על מה שטרם שולם. השתמשו באפשרות זו רק עבור כספים שלא תגבו. סכום זה עדיין נחשב כסכום שחויב בדוחות שלכם, והחלק שלא שולם יוריד את שיעור הגבייה שלכם.
• Void מבטל חשבונית שהופקה ושלא נרשם בה תשלום. היא נשארת ברישומים שלכם ומסומנת כ-Void, והמספר שלה אינו מוקצה מחדש לעולם. השעות וההוצאות שלה חוזרות למצב שטרם חויב, שכר טרחה קבוע או מותנה הצלחה ניתן לחיוב מחדש, והקישור של הלקוח מציג את החשבונית כמבוטלת ללא כל יתרה לתשלום. אם נרשם תשלום בטעות, יש למחוק אותו תחילה.

כדי לתקן חשבונית שהופקה, בטלו אותה (Void), תקנו את השעות, ההוצאות או פרטי החיוב, ולחצו שוב על New invoice. החשבונית החדשה תקבל את המספר הבא ברצף.

סטטוס חשבונית#

הרשאות משתמשים#

בעלים, מנהלי מערכת וחברי צוות בעלי גישה לתיק יכולים להגדיר את הסדר שכר הטרחה ואת מטבע התיק, לערוך את פרטי החיוב של הלקוח, לבנות, לערוך ולמחוק טיוטות, לבצע סגירה סופית (Finalize), לשלוח בדוא"ל ולשלוח תזכורות. רישום או מחיקה של תשלומים, מחיקת חוב אבוד (Write off) וביטול חשבונית (Void) מיועדים לבעלים ולמנהלי מערכת בלבד. צופים (Viewers) יכולים לראות חשבוניות ולפתוח את אפשרות ה-Print / PDF. ראו צוות ותפקידים.

מה Flow אינה עושה עדיין#

• שיעור מס יחיד לחשבונית. אין אפשרות למס לפי שורה או לפי לקוח, ואין ניכוי מס במקור. אם חלים שני שיעורים שונים, יש להפיק שתי חשבוניות.
• ללא הודעות זיכוי או חשבוניות מקדמה. ראו ב-שאלות נפוצות פתרונות חלופיים.
• ללא תשלומים מקוונים. לקוחות משלמים בהעברה בנקאית או באמצעים אחרים מחוץ ל-Flow.
• ללא פורמטים של חשבוניות דיגיטליות (e-invoicing) כגון Factur-X,‏ Verifactu או CFDI, וללא חיובים מחזוריים או חיוב מרוכז בקבוצות.
• ללא תאריך חשבונית הניתן לעריכה. תאריך ההפקה הוא היום שבו ביצעתם סגירה סופית (Finalize).
• ללא המרת מטבעות. ראו חיוב במטבע אחר.