ניהול לידים

לידים מייצגים לקוחות פוטנציאליים שהביעו עניין בשירותיכם. Lawzana Flow מסייעת לכם לעקוב אחריהם החל מנקודת המגע הראשונה ועד להמרתם לתיק מנוהל.

מקורות לידים#

לידים יכולים להיכנס לצבר הלקוחות (pipeline) שלכם ממגוון ערוצים:

עיינו באינטגרציות כדי להגדיר כל אחד מהערוצים.

יצירת ליד#

1. עברו אל Leads בסרגל הצידי
2. לחצו על New Lead
3. מלאו את פרטי הליד:
   • Full Name (שם מלא, חובה)
   • Email (אימייל, אופציונלי)
   • Phone (טלפון, אופציונלי)
   • Source — בחרו מהתפריט הנפתח
   • Practice Area (תחום עיסוק, אופציונלי)
   • Assign To — שיוך לעצמכם, לחבר צוות, או ללא שיוך
   • Notes — כל הקשר רלוונטי לגבי הפנייה
4. לחצו על Create Lead

תצוגות#

עברו בין Board (לוח) לבין List (רשימה) בראש הדף. Flow זוכרת את התצוגה האחרונה שבה השתמשתם.

תצוגת רשימה (List)#

הרשימה מציגה לידים בטבלה. באפשרותכם:

• למיין לפי תעדוף (ברירת המחדל), החדשים ביותר, הישנים ביותר, שם מ-A עד Z או שם מ-Z עד A
• לסנן לפי שלב, או ללחוץ על Needs attention כדי להציג רק לידים בעדיפות גבוהה, לידים שלא נקראו או לידים ללא פעילות
• לחפש לפי שם, אימייל או טלפון
• ללחוץ על כל ליד כדי לפתוח את דף הפרטים שלו

תצוגת לוח (Board)#

תצוגת הלוח היא ברירת המחדל. כל עמודה מייצגת שלב, ובאפשרותכם:

• לגרור ולשחרר (Drag and drop) לידים בין שלבים
• לראות במבט חטוף את מספר הלידים בכל שלב
• לזהות במהירות צווארי בקבוק בצבר הלקוחות שלכם

שלבי ליד#

שלבים מגדירים את הצעדים בצבר הלידים שלכם. משרדים חדשים מתחילים עם חמשת השלבים הבאים:

תבניות שלבים#

לחצו על Apply Template ב-Settings → Lead Stages כדי לעבור לאחת משלוש התבניות הבאות:

• ברירת מחדל (5 שלבים): New ← Contacted ← Consulted ← Retained ← Lost
• צבר מורחב (7 שלבים): New ← Contacted ← Qualified ← Proposal Sent ← Negotiating ← Retained ← Lost
• פשוט (4 שלבים): New ← In Progress ← Retained ← Lost

דף פרטי הליד#

לחצו על ליד כלשהו כדי לצפות בדף הפרטים שלו. הדף כולל שלוש לשוניות: Overview, Timeline ו-Documents, ומציג:

• פרטי קשר — שם, אימייל, טלפון, הודעה
• מקור הליד — עם אייקון המציין את הערוץ
• תאריך יצירה — מוצג כזמן יחסי (למשל, "לפני 3 ימים")
• שלב — המיקום הנוכחי בצבר הלקוחות
• חבר הצוות המשויך
• ציר זמן של פעילויות — הערות, שיחות, הודעות אימייל ותזכורות

הוספת פעילויות#

בלשונית Timeline, באפשרותכם:

• להוסיף הערה (Add Note) לגבי שיחה
• לתעד שיחה (Log call)
• לחבר אימייל (Compose Email) לליד, או להשיב לאימייל
• להוסיף תזכורת (Add reminder) (ראו להלן)

תזכורות#

הוסיפו תזכורת לכל ליד שיש לכם הרשאה לעבוד עליו: מתפריט ה-⋯ בחלק העליון של הליד, מתיבת ה-Reminders בלשונית Overview, או באמצעות Add reminder לצד תיבת ההערות ב-Timeline. בחרו יום, ולפי הצורך שעה ועבור מי התזכורת מיועדת. כברירת מחדל התזכורת מיועדת לעורך הדין האחראי על הליד, אלא אם תבחרו במישהו אחר.

תזכורות פתוחות מופיעות:

• בתיבת ה-Reminders של הליד, עם האפשרות Done ותפריט לנודניק/דחייה (למחר, לשבוע הבא או לתאריך לבחירתכם) או לעריכה,
• בדף הבית (Home), תחת Reminders: תזכורות שעבר זמנן, להיום ול-7 הימים הבאים ("Mine" כברירת מחדל, או של כל המשרד),
• בדף Calendar, לצד מועדים אחרונים (deadlines),
• באימייל סדר היום היומי של האדם שהתזכורת מיועדת לו. תזכורת שלא טופלה תישאר שם עד שמישהו יסמן אותה כהושלמה.

ביום המיועד (ובשעה שנקבעה, אם הוגדרה) האדם יקבל גם התראה בתוך האפליקציה. משתמשים בעלי הרשאת צפייה (Viewers) יכולים לראות תזכורות אך אינם יכולים להוסיף או להשלים אותן.

לידים מ-Lawzana Directory#

ליד שמגיע מ-Lawzana Directory (ליד שנדרשה עליו בעלות או הודעה ישירה) נבדק מול התיקים שלכם לאיתור ניגודי עניינים לפי שם הלקוח מיד עם הגעתו; התוצאה מופיעה בדף הליד. עד שמישהו במשרד יפעל לגביו, דף הליד מציג שלושה צעדים ראשונים: Log your call, Add a reminder ו-Convert to matter.

בינה מלאכותית (AI) בליד#

מסמכים ועובדות מפתח#

מסמכים המשויכים לליד זוכים לאותן עובדות מפתח (תאריכים, שמות וצדדים, טענות, מיקומים, סכומים, כל אחד עם המקור שלו) כמו מסמכי תיק.

• מסמכים שהצוות שלכם מעלה נקראים באופן אוטומטי.
• מסמכים שהפונה שולח דרך הפורטל נקראים ברגע שתהליך הקליטה (intake) שלו הושלם.
• תגית על כל מסמך בלשונית ה-Documents של הליד פותחת את העובדות שלו.

תמונות וסריקות (JPEG, PNG, WebP) נקראות גם הן; פורמט HEIC אינו נתמך. קרדיטים של AI בשימוש: קרדיט 1 לכל מסמך.

תמצית AI (AI Brief)#

ה-AI brief בלשונית ה-Overview של הליד הוא סיכום קצר בתוספת עובדות מפתח שנשאבו מתשובות הקליטה (intake) ומהמסמכים. כל עובדה מציינת את המקור שלה, כגון "Lease.pdf · Page 3" או "Intake answers · What happened?".

התמצית נוצרת באופן אוטומטי ברגע שהקליטה הושלמה ושוב כאשר קריאת המסמכים מסתיימת. תוכלו גם ללחוץ על Generate brief או Regenerate בכל עת. הסיכום נכתב בשפת המשתמש שאליו משויך הליד (ואם לא הוגדר, בשפת הבעלים של המשרד; ואם לא, באנגלית); העובדות נשארות בשפה שבה נכתבו במקור.

קרדיטים של AI בשימוש: קרדיט 1 לכל תמצית

מגבלות על AI אוטומטי#

כדי לשמור על מכסת הקרדיטים, Lawzana Flow מפעילה AI על ליד באופן עצמאי עבור 5 מסמכים ו-3 תמציות לכל היותר לליד. היא לעולם אינה עושה זאת עבור לידים אבודים, לידים שהומרו או לידים עם ניגוד עניינים מאומת, ולעולם אינה משתמשת ב-20% האחרונים של קרדיטי ה-AI החודשיים שלכם. יצירה לפי דרישה זמינה תמיד, למעט למשתמשי צפייה בלבד (Viewers), שיכולים רק לקרוא.

בעלי מערכת ומנהלים (Owners ו-Admins) יכולים להשבית את הפעלת ה-AI האוטומטית ללידים ב-Settings → Subscription → Lead AI (Run lead AI automatically). כאשר האפשרות כבויה, מסמכים ייקראו ותמציות ייבנו רק כאשר מישהו יבקש זאת.

שאל את ה-AI (Ask AI)#

לחצו על Ask AI בכותרת הליד כדי לנהל שיחה על הליד. הכלי משיב בהתבסס על תשובות הקליטה, הסינון המוקדם של ה-AI, הערות, הודעות אימייל, הודעות פורטל ו-10 המסמכים האחרונים, ומציג את מקורותיו בצורת תגיות (chips). היסטוריית השיחה נשמרת בליד ומשותפת עם הצוות שלכם. משתמשי צפייה (Viewers) יכולים לקרוא את ההיסטוריה אך אינם יכולים לשאול שאלות.

קרדיטים של AI בשימוש: 2 קרדיטים לכל הודעה

המרת ליד לתיק (Matter)#

כאשר ליד הופך ללקוח:

1. פתחו את דף פרטי הליד
2. לחצו על Convert
3. הגדירו Matter Title (שם תיק), ולפי הצורך את תחום העיסוק, סוג התיק ולמי הוא משויך
4. לחצו על Create Matter. פרטי הקשר של הליד יועברו לתיק החדש
5. הליד יסומן כ-"Retained"

לא ניתן להמיר לידים הנמצאים בשלב Lost. אם Flow מזהה ניגוד עניינים מאומת, עדיין תוכלו לבצע המרה לאחר כתיבת נימוק, אשר יתועד בציר הזמן של הליד.

עבודת ה-AI שלכם עוברת יחד איתכם:

• עובדות המפתח של המסמכים מועברות ללא חיוב נוסף. מסמך שעדיין נמצא בתהליך קריאה ישלים את הפעולה ישירות לתוך התיק.
• מסמכים מאונדקסים עבור Deep Search פעם אחת בלבד.
• תמצית ה-AI הופכת להערה בתיק, כך שה-Ask AI של התיק יכיר אותה.
• צ'אט ה-Ask AI של הליד נשאר בליד.

רשת העובדות (Fact Grid) וסקירת הפלייבוק (playbook review) פועלות בתיקים בלבד; לאחר ההמרה, כרטיס התמצית יקשר אליהן.

התראות#

כאשר ליד חדש מגיע דרך הווידג'ט באתר, ה-API, דף יצירת הקשר שלכם, Zapier או ה-Lawzana Directory, האדם שאליו הוא משויך מקבל התראה (באפליקציה ובאימייל). עבור לידים ללא שיוך, נשלחת התראה לבעלי המשרד ולמנהלי המערכת. כאשר לקוח קובע פגישה, עורך הדין שאצלו נקבעה הפגישה מקבל במקום זאת התראת פגישה. הליד שפתח חיבור חדש ל-Directory, ולידים היסטוריים שיובאו איתו, אינם שולחים התראות, כך שהחיבור לא יציף את תיבת הדואר הנכנס שלכם.

אימייל סדר היום היומי שלכם (הנשלח בשעה 7:00 באזור הזמן שלכם) מציב לידים מ-Lawzana Directory מ-24 השעות האחרונות בראש הרשימה ("התקשר למריה היום"), ולאחריהם תזכורות להיום או תזכורות שעבר זמנן, מועדים אחרונים (deadlines) ולידים שעדיין ממתינים למענה.

הגדירו את העדפות ההתראות שלכם, כולל אימייל סדר היום היומי, ב-Settings → Notifications.