Správa zájemců

Zájemci představují potenciální klienty, kteří projevili zájem o vaše služby. Lawzana Flow vám pomáhá sledovat je od prvního kontaktu až po jejich převod na případ.

Zdroje zájemců#

Zájemci mohou do vaší pipeline vstupovat z několika kanálů:

Nastavení jednotlivých kanálů naleznete v části Integrace.

Vytvoření zájemce#

1. V postranním panelu přejděte na Leads
2. Klikněte na New Lead
3. Vyplňte údaje o zájemci:
   • Full Name (povinné)
   • Email (volitelné)
   • Phone (volitelné)
   • Source — vyberte z rozbalovací nabídky
   • Practice Area (volitelné)
   • Assign To — sobě, členovi týmu nebo ponechte nepřiřazeno
   • Notes — jakýkoli kontext k poptávce
4. Klikněte na Create Lead

Zobrazení#

V horní části stránky můžete přepínat mezi zobrazením Board (Nástěnka) a List (Seznam). Flow si pamatuje zobrazení, které jste použili naposledy.

Zobrazení List#

Seznam zobrazuje zájemce v tabulce. Můžete:

• Řadit podle třídění (priorita, výchozí nastavení), nejnovějších, nejstarších, jména A–Z nebo jména Z–A
• Filtrovat podle fáze nebo kliknout na Needs attention a zobrazit pouze zájemce s vysokou prioritou, nepřečtené nebo neaktivní zájemce
• Vyhledávat podle jména, e-mailu nebo telefonu
• Kliknutím na libovolného zájemce otevřít stránku s jeho podrobnostmi

Zobrazení Board#

Nástěnka je výchozí zobrazení. Každý sloupec představuje fázi a můžete:

• Přetahovat (drag and drop) zájemce mezi fázemi
• Mít okamžitý přehled o počtu zájemců v jednotlivých fázích
• Rychle identifikovat problematická místa ve vaší pipeline

Fáze zájemců#

Fáze definují jednotlivé kroky ve vaší pipeline zájemců. Nové advokátní kanceláře začínají s těmito pěti fázemi:

Šablony fází#

Kliknutím na Apply Template v Settings → Lead Stages můžete přepnout na jednu ze tří šablon:

• Default (5 fází): New → Contacted → Consulted → Retained → Lost
• Extended Pipeline (7 fází): New → Contacted → Qualified → Proposal Sent → Negotiating → Retained → Lost
• Simple (4 fáze): New → In Progress → Retained → Lost

Stránka s podrobnostmi o zájemci#

Kliknutím na libovolného zájemce zobrazíte stránku s jeho podrobnostmi. Obsahuje tři záložky: Overview, Timeline a Documents, a zobrazuje:

• Kontaktní informace — jméno, e-mail, telefon, zpráva
• Zdroj zájemce — s ikonou označující kanál
• Datum vytvoření — zobrazeno jako relativní čas (např. „před 3 dny“)
• Fáze — aktuální pozice v pipeline
• Přiřazený člen týmu
• Časová osa aktivit — poznámky, hovory, e-maily a připomínky

Přidávání aktivit#

Na záložce Timeline můžete:

• Add Note – přidat poznámku o konverzaci
• Log call – zaznamenat hovor
• Compose Email – napsat e-mail zájemci nebo odpovědět na e-mail
• Add reminder – přidat připomínku (viz níže)

Připomínky#

Připomínku můžete přidat ke kterémukoli zájemci, se kterým můžete pracovat: z nabídky ⋯ v horní části stránky zájemce, z pole Reminders v přehledu (Overview) nebo přes Add reminder vedle pole pro poznámku na záložce Timeline. Vyberte den a volitelně čas a osobu, které je připomínka určena. Pokud nezvolíte někoho jiného, je určena odpovědnému právníkovi zájemce.

Otevřené připomínky se zobrazují:

• v poli Reminders u zájemce, s tlačítkem Done a nabídkou pro odložení (na zítra, na příští týden nebo na vámi zvolené datum) či úpravu,
• na stránce Home v sekci Reminders: po termínu, na dnešek a na následujících 7 dní (ve výchozím nastavení „Mine“, nebo pro celou kancelář),
• na stránce Calendar vedle lhůt,
• v denním e-mailovém přehledu (denní agendě) osoby, které je připomínka určena. Zmeškaná připomínka v něm zůstává, dokud ji někdo neoznačí jako vyřízenou.

V daný den (a v daný čas, pokud jej nastavíte) obdrží dotyčná osoba také oznámení v aplikaci. Uživatelé s rolí Viewer mohou připomínky vidět, nemohou je však přidávat ani dokončovat.

Zájemci z katalogu Lawzana Directory#

U zájemce, který přijde z katalogu Lawzana Directory (převzatý zájemce nebo přímá zpráva), je ihned po doručení provedena kontrola střetu zájmů vůči vašim případům podle jména klienta; výsledek se zobrazí na stránce zájemce. Dokud někdo z kanceláře nepodnikne žádnou akci, na stránce zájemce se zobrazují tři první kroky: Log your call, Add a reminder a Convert to matter.

Využití AI u zájemce#

Dokumenty a klíčová fakta#

Dokumenty u zájemce získávají stejná klíčová fakta (data, jména a strany, nároky, lokace, částky, každé s uvedením svého zdroje) jako dokumenty k případu.

• Dokumenty nahrané vaším týmem jsou zpracovány automaticky.
• Dokumenty, které potenciální klient odešle prostřednictvím portálu, jsou zpracovány po dokončení vstupního formuláře (intake).
• Štítek na každém dokumentu v záložce Documents u zájemce otevírá jeho fakta.

Zpracovávány jsou také fotografie a skeny (JPEG, PNG, WebP); formát HEIC není podporován. Využité AI kredity: 2 kredity za dokument.

AI Brief#

AI brief v přehledu (Overview) zájemce je krátké shrnutí doplněné o klíčová fakta čerpaná z odpovědí ve vstupním formuláři a z dokumentů. Každé fakt uvádí svůj zdroj, například „Lease.pdf · Strana 3“ nebo „Odpovědi z intake · Co se stalo?“.

Vytváří se automaticky po dokončení vstupního formuláře a znovu po dokončení zpracování dokumentů. Kdykoli můžete také kliknout na Generate brief nebo Regenerate. Shrnutí je sepsáno v jazyce uživatele přiřazeného k zájemci (případně vlastníka kanceláře, jinak v angličtině); fakta zůstávají v jazyce, ve kterém byla zapsána.

Využité AI kredity: 1 kredit za souhrn

Limity pro automatickou AI#

Aby se udržely kredity pod kontrolou, Lawzana Flow spouští AI u zájemce automaticky maximálně pro 5 dokumentů a 3 souhrny na jednoho zájemce. Nikdy tak nečiní u ztracených nebo převedených zájemců ani u zájemců s potvrzeným střetem zájmů a nikdy nevyužívá posledních 20 % vašich měsíčních AI kreditů. Generování na vyžádání je k dispozici vždy, s výjimkou uživatelů s rolí Viewer, kteří mohou obsah pouze číst.

Vlastníci a správci mohou automatickou AI pro zájemce vypnout v Settings → Subscription → Lead AI (Run lead AI automatically). Když je tato možnost vypnuta, dokumenty jsou zpracovávány a souhrny vytvářeny pouze na vyžádání uživatele.

Ask AI#

Kliknutím na Ask AI v záhlaví zájemce otevřete chat o daném zájemci. Asistent odpovídá na základě odpovědí ze vstupního formuláře, předběžného prověření pomocí AI, poznámek, e-mailů, zpráv z portálu a 10 nejnovějších dokumentů a své zdroje zobrazuje jako štítky (chips). Historie se ukládá u zájemce a je sdílena s vaším týmem. Uživatelé s rolí Viewer mohou historii číst, nemohou však pokládat dotazy.

Využité AI kredity: 2 kredity za zprávu

Převod zájemce na případ#

Když se ze zájemce stane klient:

1. Otevřete stránku s podrobnostmi o zájemci
2. Klikněte na Convert
3. Nastavte Matter Title a volitelně právní oblast, typ případu a komu je přiřazen
4. Klikněte na Create Matter. Kontaktní údaje zájemce se přenesou do nového případu
5. Zájemce je označen jako „Retained“

Zájemce ve fázi Lost nelze převést. Pokud Flow zjistí potvrzený střet zájmů, převod můžete přesto provést po uvedení důvodu, který se zaznamená na časovou osu zájemce.

Vaše práce s AI přechází spolu s ním:

• Klíčová fakta z dokumentů se přenesou bez dalších poplatků. Dokument, který se stále ještě zpracovává, se dokončí přímo v případu.
• Dokumenty se pro Deep Search indexují pouze jednou.
• AI brief se stane poznámkou k případu, takže o něm ví i funkce Ask AI v rámci případu.
• Historie chatu Ask AI u zájemce zůstává zachována u zájemce.

Funkce Fact Grid a posuzování podle playbooku fungují pouze u případů; po převodu na ně karta souhrnu odkazuje.

Oznámení#

Když dorazí nový zájemce prostřednictvím webového widgetu, API, vaší kontaktní stránky, Zapieru nebo katalogu Lawzana Directory, přiřazená osoba obdrží oznámení (v aplikaci a e-mailem). U nepřiřazených zájemců jsou informováni vlastníci a správci kanceláře. Když si klient rezervuje schůzku, právník, u kterého si ji rezervoval, obdrží místo toho oznámení o schůzce. Zájemce, který inicioval nové propojení s Directory, a historičtí zájemci importovaní spolu s ním oznámení neodesílají, takže propojení nezaplaví vaši doručenou poštu.

Váš denní e-mailový přehled (odesílaný v 7:00 ve vašem časovém pásmu) umisťuje zájemce z katalogu Lawzana Directory za posledních 24 hodin na první místo („Zavolejte dnes Marii“), následované připomínkami s termínem na dnešek nebo zmeškanými připomínkami, lhůtami a zájemci, kteří stále čekají na odpověď.

Předvolby oznámení, včetně denního e-mailového přehledu, můžete nakonfigurovat v Settings → Notifications.