Automatizace

Automatizace vám umožňují vytvářet pravidla typu „když nastane X, udělej Y“, která se spouštějí automaticky. Eliminují opakující se úkony a zajišťují konzistentní pracovní postupy v celé vaší advokátní kanceláři.

Jak automatizace fungují#

Každé automatizační pravidlo se skládá ze tří částí:

1. Spouštěč (Trigger) — Událost, která automatizaci spustí
2. Podmínky (Conditions) (volitelné) — Filtry, které musí být splněny, aby se automatizace aktivovala
3. Akce (Actions) — Co se stane, když se spouštěč aktivuje a jsou splněny podmínky

Spouštěče#

Podmínky#

Přidejte volitelné podmínky, které určí, kdy se automatizace spustí. Podmínky využívají logiku AND — všechny podmínky musí být splněny současně.

Dostupné operátory:

• Rovná se (Equals) — Přesná shoda (např. fáze se rovná „Příjem“)
• Nerovná se (Not Equals) — Neshoduje se
• Obsahuje (Contains) — Částečná shoda (např. název obsahuje „NDA“)
• Je v seznamu (In) — Shoduje se s jakoukoli hodnotou v seznamu (např. právní oblast je v seznamu „Korporátní, Daňové“)
• Není v seznamu (Not In) — Neshoduje se s žádnou hodnotou v seznamu

Příklady podmínek:

• Fáze se rovná „Příjem“ — Spustí se pouze tehdy, když je případ ve fázi Příjmu
• Právní oblast je v seznamu „Rodinné právo, Litigace“ — Spustí se pouze pro konkrétní právní oblasti

Akce#

Akce se při spuštění automatizace provádějí v určeném pořadí.

1. Upozornění (v aplikaci)#

Odešle upozornění v aplikaci určeným členům týmu.

• Vyberte příjemce (konkrétní uživatele nebo „všechny členy týmu“)
• Napište text zprávy upozornění
• Upozornění se zobrazí v centru oznámení příjemce

2. Upozornění (e-mailem)#

Odešle e-mailové upozornění.

• Vyberte příjemce
• Nastavte předmět a text zprávy
• E-maily jsou odesílány okamžitě

3. Vytvořit milník#

Přidá k případu jeden milník.

• Nastavte název milníku a termín splnění
• Zvolte prioritu (Nízká, Střední, Vysoká, Kritická)
• Přiřaďte milník členovi týmu

4. Vytvořit milníky (hromadně)#

Přidá kontrolní seznam milníků najednou — praktické pro standardní pracovní postupy.

• Definujte sadu milníků s názvy a relativními termíny splnění
• Všechny milníky se vytvoří současně
• Ideální pro onboardingové kontrolní seznamy (např. „Když se případ dostane do fáze Příjmu, vytvořit standardní kontrolní seznam příjmu“)

Vytvoření automatizace#

1. Přejděte do Nastavení → Automatizace
2. Klikněte na Nová automatizace
3. Nastavte pravidlo:
   • Název — Zadejte výstižný název pravidla (např. „Kontrolní seznam příjmu pro spornou agendu“)
   • Spouštěč — Vyberte, kdy se má pravidlo spustit
   • Podmínky — Volitelně přidejte filtry
   • Akce — Přidejte jednu nebo více akcí v požadovaném pořadí
4. Klikněte na Uložit

Automatizace začíná ve stavu Koncept. Jakmile budete připraveni, přepněte ji do stavu Aktivní.

Předpřipravené šablony#

K dispozici je pět šablon připravených k okamžitému použití:

1. Upozornění na nový lead — Informujte tým, když dorazí nový lead
2. Kontrolní seznam příjmu případu — Vytvořte standardní milníky, jakmile případ vstoupí do fáze Příjmu
3. Upozornění na změnu fáze — E-mailové upozornění při změně fáze případu
4. Následné kroky po převodu leadu — Vytvořte navazující úkoly, když se lead stane případem
5. Kontrolní seznam uzavření případu — Vytvořte milníky pro závěrečnou kontrolu při uzavření případu

Stav pravidla#

Historie spouštění#

Každá automatizace zaznamenává:

• Celkový počet spuštění — Kolikrát se pravidlo spustilo
• Poslední spuštění — Kdy proběhlo naposledy
• Stav nedávných spuštění — Čeká na zpracování, Probíhá, Dokončeno nebo Selhalo

Bezpečnostní funkce#

• Ochranné přerušení (Circuit breaker) — Pokud pravidlo selže pětkrát za sebou, automaticky se pozastaví, aby se předešlo opakovaným chybám
• Mechanismus opakování — U neúspěšných akcí proběhne pokus o opakování dříve, než jsou označeny jako neúspěšné
• Na automatické pozastavení pravidel budete upozorněni, abyste mohli problém prošetřit a vyřešit