Automatizace
Automatizace vám umožňují vytvářet pravidla typu „když nastane X, udělej Y“, která běží automaticky. Odstraňují opakující se úkoly a zajišťují konzistentní pracovní postupy v celé vaší kanceláři.
Jak automatizace fungují#
Každé automatizační pravidlo se skládá ze tří částí:
- Spouštěč (Trigger) — Událost, která automatizaci spustí
- Podmínky (Conditions) (volitelné) — Filtry, které musí být splněny, aby se automatizace spustila
- Akce (Actions) — Co se stane, když se spouštěč aktivuje a podmínky jsou splněny
Spouštěče#
| Spouštěč | Aktivuje se, když |
|---|---|
| When a new lead arrives | Do systému vstoupí nový lead z jakéhokoli kanálu |
| When a lead changes stage | Lead se přesune do jiné fáze |
| When a lead becomes a matter | Lead je převeden na případ |
| When a lead completes intake | Lead dokončí vstupní formulář (intake) nebo AI intake |
| When a matter is created | Je vytvořen nový případ |
| When a matter changes stage | Případ se přesune do jiné fáze |
| When a matter is assigned | Případ je někomu přiřazen |
| When a matter is closed | Případ se přesune do fáze označené jako uzavřená |
| When an email is received | Přeposlaný e-mail je zařazen pod lead nebo případ |
Podmínky#
Přidejte volitelné podmínky, které určí, kdy se má automatizace spustit. Máte-li dvě nebo více podmínek, vyberte Match all conditions (musí být splněna každá podmínka) nebo any condition (musí být splněna alespoň jedna podmínka).
Každá podmínka vybírá pole ze spouštěče, například jméno leadu, název nové fáze, název případu nebo jméno klienta.
Dostupné operátory:
- Equals — Přesná shoda (např. název nové fáze se rovná „Konzultováno“)
- Not Equals — Neshoduje se
- Contains — Částečná shoda, nerozlišuje velká a malá písmena (např. název případu obsahuje „NDA“)
Příklady podmínek:
- Název nové fáze se rovná „Konzultováno“ — Spustí se pouze tehdy, když se lead přesune do fáze Konzultováno
- Název případu obsahuje „Nájem“ — Spustí se pouze pro případy, které mají v názvu „Nájem“
Akce#
Akce se po aktivaci automatizace provádějí v určeném pořadí. Zprávy, předměty a názvy mohou obsahovat podrobnosti z události, například {{lead.name}}.
Oznámení o leadu nebo případu se doručí pouze těm uživatelům, kteří k němu mají přístup. Pokud členové vidí pouze záznamy, které jsou jim přiřazeny nebo s nimi sdíleny (Record visibility v sekci Tým a role), výraz „všichni členové týmu“ zahrnuje vlastníky, administrátory a tyto konkrétní členy. Etická zeď vynechá každého, koho omezuje.
1. Send In-App Notification#
Odešle oznámení v aplikaci vašemu týmu.
- Vyberte příjemce: přiřazený uživatel, tvůrce nebo všichni členové týmu
- Napište text oznámení
- Zvolte prioritu (Nízká, Normální, Vysoká, Naléhavá)
- Oznámení se zobrazí v centru oznámení příjemce
2. Send Email Notification#
Odešle e-mailové oznámení.
- Vyberte příjemce: přiřazený uživatel, tvůrce nebo všichni členové týmu
- Nastavte předmět a text zprávy
- E-mail se odešle při spuštění automatizace
3. Create a Milestone#
Přidá k případu jeden milník.
- Nastavte název milníku
- Nastavte termín splnění: 1, 2, 3, 5, 7, 14 nebo 30 dní po události
- Zvolte prioritu (Nízká, Střední, Vysoká, Kritická)
4. Create Checklist of Milestones#
Přidá kontrolní seznam milníků najednou — praktické pro standardní pracovní postupy.
- Definujte sadu milníků, z nichž každý má název, termín splnění a prioritu
- Všechny milníky se vytvoří současně
- Ideální pro onboardingové kontrolní seznamy (např. „Když se lead stane případem, vytvoř standardní onboardingový seznam“)
Vytvoření automatizace#
- Přejděte do Settings → Automations (vlastníci a administrátoři)
- Klikněte na New Automation
- Nastavte pravidlo:
- Name — Zadejte výstižný název pravidla (např. „Vstupní checklist pro soudní spory“)
- Description — Volitelné
- When (Trigger) — Vyberte, kdy se pravidlo spustí
- If (Conditions) — Volitelně přidejte filtry
- Then (Actions) — Přidejte jednu nebo více akcí v požadovaném pořadí
- Klikněte na Create Automation
Nové automatizace jsou ihned aktivní. Pomocí přepínače vedle pravidla jej můžete kdykoli pozastavit a znovu zapnout, až budete připraveni.
Předpřipravené šablony#
Kliknutím na Templates můžete začít s jedním z pěti hotových pravidel. Každé z nich se otevře v editoru, abyste si jej mohli před uložením upravit:
- New Lead Follow-Up — Když dorazí nový lead, upozorní všechny členy týmu a odešle e-mail přiřazenému uživateli
- Website/Zapier Lead Alert — Když dorazí lead z adresáře Lawzana Directory, vašeho webu, Zapier, kontaktní stránky nebo rezervační stránky, odešle všem členům týmu naléhavé upozornění v aplikaci
- New Client Onboarding — Když se lead stane případem, vytvoří 5krokový onboardingový kontrolní seznam
- Discovery Stage Preparation — Když se případ přesune do fáze zjišťování (Discovery), vytvoří kontrolní seznam pro přípravu a upozorní přiřazeného uživatele
- Matter Closure Checklist — Když je případ uzavřen, vytvoří kontrolní seznam pro administrativní uzavření případu
Stav pravidel#
| Stav | Význam |
|---|---|
| Active | Pravidlo běží a aktivuje se při spouštěcích událostech |
| Paused | Pravidlo existuje, ale nespustí se, dokud jej znovu nezapnete |
Historie spuštění#
U každé automatizace v seznamu se zobrazuje její spouštěč, počet podmínek a akcí, kolikrát proběhla a kdy běžela naposledy. Otevřením položky Execution History z nabídky pravidla zobrazíte jednotlivá nedávná spuštění a jejich stav: Pending, Running, Completed nebo Failed.
Bezpečnostní funkce#
- Ochranný jistič (Circuit breaker) — Pokud pravidlo selže 5krát za sebou, automaticky se pozastaví, aby se předešlo opakovaným chybám
- Uživatel, který pravidlo vytvořil, je o automatickém pozastavení informován spolu s popisem poslední chyby, aby mohl problém prošetřit a vyřešit