Automatyzacje

Automatyzacje pozwalają tworzyć reguły typu „gdy wydarzy się X, wykonaj Y”, które uruchamiają się automatycznie. Eliminują powtarzalne zadania i zapewniają spójny przebieg pracy w całej kancelarii.

Jak działają automatyzacje#

Każda reguła automatyzacji składa się z trzech części:

Wyzwalacz (Trigger) — Zdarzenie, które uruchamia automatyzację
Warunki (Conditions) (opcjonalnie) — Filtry, które muszą zostać spełnione, aby automatyzacja zadziałała
Akcje (Actions) — Co ma się wydarzyć po uruchomieniu wyzwalacza i spełnieniu warunków

Wyzwalacze#

Wyzwalacz	Uruchamia się, gdy
When a new lead arrives	Nowy lead trafia do systemu, z dowolnego kanału
When a lead changes stage	Lead przechodzi do innego etapu
When a lead becomes a matter	Lead zostaje przekształcony w sprawę
When a lead completes intake	Lead kończy wypełnianie formularza intake lub intake AI
When a matter is created	Zostaje utworzona nowa sprawa
When a matter changes stage	Sprawa przechodzi do innego etapu
When a matter is assigned	Sprawa zostaje przypisana do użytkownika
When a matter is closed	Sprawa przechodzi do etapu oznaczonego jako zamknięty
When an email is received	Przekazana wiadomość e-mail zostaje przypisana do leada lub sprawy

Warunki#

Dodaj opcjonalne warunki, aby kontrolować moment uruchomienia automatyzacji. W przypadku dwóch lub więcej warunków wybierz opcję Match all conditions (wszystkie warunki muszą być spełnione) lub any condition (przynajmniej jeden warunek musi być spełniony).

Każdy warunek wybiera pole z wyzwalacza, takie jak imię i nazwisko leada, nazwa nowego etapu, tytuł sprawy lub nazwa klienta.

Dostępne operatory:

Equals — Dokładne dopasowanie (np. nazwa nowego etapu jest równa „Consulted”)
Not Equals — Brak dopasowania
Contains — Częściowe dopasowanie, bez rozróżniania wielkości liter (np. tytuł sprawy zawiera „NDA”)

Przykładowe warunki:

Nazwa nowego etapu jest równa „Consulted” — Uruchamia się tylko wtedy, gdy lead przejdzie do etapu Consulted
Tytuł sprawy zawiera „Lease” — Uruchamia się tylko dla spraw ze słowem „Lease” w tytule

Akcje#

Akcje są wykonywane w określonej kolejności po uruchomieniu automatyzacji. Wiadomości, tematy i tytuły mogą zawierać szczegóły dotyczące zdarzenia, takie jak {{lead.name}}.

Powiadomienie dotyczące leada lub sprawy dociera wyłącznie do osób, które mają uprawnienia do ich otwarcia. Jeśli członkowie zespołu widzą tylko rekordy przypisane do nich lub im udostępnione (Widoczność rekordów w sekcji Zespół i role), opcja „wszyscy członkowie zespołu” obejmuje właścicieli i administratorów oraz tych właśnie członków. Bariera informacyjna (ethical wall) pomija każdego, kogo wyklucza.

1. Wyślij powiadomienie w aplikacji#

Wyślij powiadomienie w aplikacji do swojego zespołu.

Wybierz odbiorcę: przypisany użytkownik, twórca lub wszyscy członkowie zespołu
Wpisz treść powiadomienia
Wybierz priorytet (Niski, Normalny, Wysoki, Pilny)
Powiadomienie pojawi się w centrum powiadomień odbiorcy

2. Wyślij powiadomienie e-mail#

Wyślij powiadomienie e-mail.

Wybierz odbiorcę: przypisany użytkownik, twórca lub wszyscy członkowie zespołu
Ustaw temat i treść wiadomości
E-mail jest wysyłany w momencie uruchomienia automatyzacji

3. Utwórz kamień milowy#

Dodaj pojedynczy kamień milowy do sprawy.

Ustaw tytuł kamienia milowego
Ustaw termin realizacji: 1, 2, 3, 5, 7, 14 lub 30 dni po zdarzeniu
Wybierz priorytet (Niski, Średni, Wysoki, Krytyczny)

4. Utwórz listę kontrolną kamieni milowych#

Dodaj listę kontrolną kamieni milowych jednocześnie — przydatne w standardowych procedurach pracy.

Zdefiniuj zestaw kamieni milowych, każdy z tytułem, terminem realizacji i priorytetem
Wszystkie kamienie milowe są tworzone razem
Doskonałe rozwiązanie dla list wdrożeniowych (onboarding) (np. „Gdy lead staje się sprawą, utwórz standardową listę kontrolną wdrożenia”)

Uwaga

Kamienie milowe są przypisane do spraw, dlatego obie akcje dotyczące kamieni milowych działają z wyzwalaczami spraw oraz zdarzeniem When a lead becomes a matter. Kreator oferuje je tylko w tych przypadkach, a Flow nie zapisze reguły, która łączy je z innym wyzwalaczem.

Tworzenie automatyzacji#

Przejdź do Ustawienia → Automatyzacje (właściciele i administratorzy)
Kliknij Nowa automatyzacja
Skonfiguruj regułę:
- Nazwa — Nadaj regule opisową nazwę (np. „Lista kontrolna przyjęcia sprawy dla postępowań spornych”)
- Opis — Opcjonalnie
- Kiedy (Wyzwalacz) — Wybierz, kiedy reguła ma się uruchomić
- Jeśli (Warunki) — Opcjonalnie dodaj filtry
- Wtedy (Akcje) — Dodaj jedną lub więcej akcji w odpowiedniej kolejności
Kliknij Utwórz automatyzację

Nowe automatyzacje są aktywne od razu. Użyj przełącznika obok reguły, aby wstrzymać ją w dowolnym momencie i włączyć ponownie, gdy zajdzie taka potrzeba.

Gotowe szablony#

Kliknij Szablony, aby zacząć od jednej z pięciu gotowych do użycia reguł. Każda z nich otwiera się w edytorze, dzięki czemu możesz ją dostosować przed zapisaniem:

New Lead Follow-Up — Gdy pojawia się nowy lead, powiadom wszystkich członków zespołu i wyślij e-mail do przypisanego użytkownika
Website/Zapier Lead Alert — Gdy lead pochodzi z Lawzana Directory, Twojej strony internetowej, Zapier, strony kontaktowej lub strony rezerwacji, wyślij wszystkim członkom zespołu pilny alert w aplikacji
New Client Onboarding — Gdy lead staje się sprawą, utwórz 5-etapową listę kontrolną wdrożenia klienta
Discovery Stage Preparation — Gdy sprawa przechodzi do etapu postępowania dowodowego (Discovery), utwórz listę kontrolną przygotowań i powiadom przypisanego użytkownika
Matter Closure Checklist — Po zamknięciu sprawy utwórz listę kontrolną zamknięcia w celu dopełnienia formalności administracyjnych

Status reguły#

Status	Znaczenie
Active	Reguła działa i zostanie uruchomiona w przypadku zdarzeń wyzwalających
Paused	Reguła istnieje, ale nie zadziała, dopóki nie zostanie ponownie włączona

Historia wykonywania#

Każda automatyzacja na liście wyświetla swój wyzwalacz, liczbę warunków i akcji, liczbę uruchomień oraz czas ostatniego uruchomienia. Otwórz Historię wykonywania z menu reguły, aby zobaczyć każde ostatnie wykonanie oraz jego status: Oczekujące (Pending), W toku (Running), Zakończone (Completed) lub Nieudane (Failed).

Funkcje bezpieczeństwa#

Wyłącznik awaryjny (Circuit breaker) — Jeśli reguła zakończy się niepowodzeniem 5 razy z rzędu, zostaje automatycznie wstrzymana, aby zapobiec powtarzającym się błędom
Osoba, która utworzyła regułę, otrzymuje powiadomienie o jej automatycznym wstrzymaniu wraz z informacją o ostatnim błędzie, co pozwala zbadać i rozwiązać problem