Automatyzacje

Automatyzacje pozwalają na tworzenie reguł typu „gdy wydarzy się X, wykonaj Y”, które działają automatycznie. Eliminują powtarzalne zadania i zapewniają spójny przepływ pracy w całej kancelarii.

Jak działają automatyzacje#

Każda reguła automatyzacji składa się z trzech elementów:

1. Wyzwalacz (Trigger) — Zdarzenie, które uruchamia automatyzację
2. Warunki (Conditions) (opcjonalnie) — Filtry, które muszą zostać spełnione, aby automatyzacja zadziałała
3. Akcje (Actions) — Co ma się wydarzyć po uruchomieniu wyzwalacza i spełnieniu warunków

Wyzwalacze#

Warunki#

Dodaj opcjonalne warunki, aby kontrolować, kiedy automatyzacja ma się uruchomić. Warunki korzystają z logiki AND (I) — wszystkie warunki muszą być spełnione.

Dostępne operatory:

• Equals — Dokładne dopasowanie (np. etap równa się „Intake”)
• Not Equals — Brak dopasowania
• Contains — Częściowe dopasowanie (np. tytuł zawiera „NDA”)
• In — Odpowiada dowolnej wartości z listy (np. specjalizacja należy do „Corporate, Tax”)
• Not In — Nie odpowiada żadnej wartości z listy

Przykładowe warunki:

• Etap równa się „Intake” — Uruchamia się tylko wtedy, gdy sprawa znajduje się na etapie Intake
• Specjalizacja należy do „Family Law, Litigation” — Uruchamia się tylko dla określonych obszarów praktyki

Akcje#

Akcje są wykonywane po kolei w momencie uruchomienia automatyzacji.

1. Notify (In-App)#

Wyślij powiadomienie w aplikacji do wyznaczonych członków zespołu.

• Wybierz odbiorców (konkretni użytkownicy lub „wszyscy członkowie zespołu”)
• Wpisz treść powiadomienia
• Powiadomienie pojawi się w centrum powiadomień odbiorcy

2. Notify (Email)#

Wyślij powiadomienie e-mail.

• Wybierz odbiorców
• Ustaw temat i treść wiadomości
• Wiadomości e-mail są wysyłane natychmiast

3. Create Milestone#

Dodaj pojedynczy kamień milowy do sprawy.

• Ustaw tytuł kamienia milowego oraz termin realizacji
• Wybierz priorytet (Niski, Średni, Wysoki, Krytyczny)
• Przypisz do członka zespołu

4. Create Milestones (Batch)#

Dodaj od razu całą listę kontrolną kamieni milowych — przydatne przy standardowych procedurach.

• Zdefiniuj zestaw kamieni milowych z tytułami i względnymi terminami realizacji
• Wszystkie kamienie milowe są tworzone jednocześnie
• Doskonałe rozwiązanie dla list kontrolnych wdrożenia sprawy (np. „Gdy sprawa osiągnie etap Intake, utwórz standardową listę kontrolną przyjęcia sprawy”)

Tworzenie automatyzacji#

1. Przejdź do Settings → Automations
2. Kliknij New Automation
3. Skonfiguruj regułę:
   • Name — Nadaj regule opisową nazwę (np. „Lista kontrolna przyjęcia dla spraw spornych”)
   • Trigger — Wybierz, kiedy reguła ma się uruchomić
   • Conditions — Opcjonalnie dodaj filtry
   • Actions — Dodaj jedną lub więcej akcji w odpowiedniej kolejności
4. Kliknij Save

Automatyzacja rozpoczyna pracę w statusie Draft. Przestaw ją na Active, gdy będzie gotowa.

Gotowe szablony#

Dostępnych jest pięć gotowych do użycia szablonów:

1. New Lead Notification — Powiadom zespół o pojawieniu się nowego leada
2. Matter Intake Checklist — Utwórz standardowe kamienie milowe, gdy sprawa przejdzie do etapu Intake
3. Stage Change Alert — Powiadomienie e-mail o zmianie etapu sprawy
4. Lead Conversion Follow-up — Utwórz zadania uzupełniające, gdy lead zostanie przekształcony w sprawę
5. Matter Closure Checklist — Utwórz kamienie milowe końcowego przeglądu, gdy sprawa zostanie zamknięta

Statusy reguł#

Historia wykonywania#

Dla każdej automatyzacji rejestrowane są:

• Łączna liczba wykonań — Ile razy reguła została uruchomiona
• Ostatnie uruchomienie — Kiedy nastąpiło ostatnie wykonanie
• Status ostatnich uruchomień — Oczekujące (Pending), W toku (Running), Zakończone sukcesem (Completed) lub Nieudane (Failed)

Funkcje bezpieczeństwa#

• Wyłącznik awaryjny (Circuit breaker) — Jeśli reguła zakończy się niepowodzeniem 5 razy z rzędu, zostanie automatycznie wstrzymana, aby zapobiec powtarzającym się błędom
• Mechanizm ponawiania prób — W przypadku niepowodzenia akcji system ponawia próbę przed oznaczeniem jej jako nieudana
• Otrzymasz powiadomienie, jeśli reguły zostaną automatycznie wstrzymane, co pozwoli zbadać i rozwiązać problem