Mga Automation
Nagbibigay-daan sa iyo ang mga automation na lumikha ng mga panuntunang "kapag nangyari ang X, gawin ang Y" na kusang gumagana. Inaalis ng mga ito ang mga paulit-ulit na gawain at tinitiyak ang pare-parehong daloy ng trabaho sa buong law firm mo.
Paano Gumagana ang mga Automation#
Bawat panuntunan ng automation ay may tatlong bahagi:
- Trigger — Ang kaganapang nagpapasimula sa automation
- Mga Condition (opsyonal) — Mga filter na dapat totoo upang gumana ang automation
- Mga Action — Ang mga mangyayari kapag gumana ang trigger at natugunan ang mga condition
Mga Trigger#
| Trigger | Gumagana Kapag |
|---|---|
| Matter Created | May nalikhang bagong matter |
| Stage Changed | Lumipat ang isang matter sa ibang stage |
| Matter Closed | Umabot ang isang matter sa closed stage |
| Lead Created | May bagong lead na pumasok sa system |
| Lead Converted | Na-convert ang isang lead bilang matter |
Mga Condition#
Magdagdag ng mga opsyonal na condition upang kontrolin kung kailan gagana ang automation. Gumagamit ang mga condition ng lohikang AND — dapat totoo ang lahat ng condition.
Mga magagamit na operator:
- Equals — Eksaktong tugma (hal., ang stage ay equals "Intake")
- Not Equals — Hindi tugma
- Contains — Bahagyang tugma (hal., ang title ay contains "NDA")
- In — Tumutugma sa alinmang halaga sa listahan (hal., practice area sa "Corporate, Tax")
- Not In — Hindi tumutugma sa alinmang halaga sa listahan
Mga halimbawa ng condition:
- Stage equals "Intake" — Gumagana lamang kapag ang isang matter ay nasa Intake
- Practice area in "Family Law, Litigation" — Gumagana lamang para sa mga partikular na practice area
Mga Action#
Isinasagawa ang mga action nang sunod-sunod kapag gumana ang automation.
1. Notify (In-App)#
Magpadala ng in-app notification sa mga tinukoy na miyembro ng team.
- Piliin ang mga tatanggap (mga partikular na user o "lahat ng miyembro ng team")
- Sumulat ng mensahe ng notification
- Lalabas ang notification sa notification center ng tatanggap
2. Notify (Email)#
Magpadala ng notification sa email.
- Piliin ang mga tatanggap
- Itakda ang paksa at nilalaman ng mensahe
- Agad na ipinapadala ang mga email
3. Create Milestone#
Magdagdag ng isang milestone sa matter.
- Itakda ang pamagat ng milestone at takdang petsa
- Piliin ang prayoridad (Low, Medium, High, Critical)
- Italaga sa isang miyembro ng team
4. Create Milestones (Batch)#
Magdagdag ng isang checklist ng mga milestone nang sabay-sabay — kapaki-pakinabang para sa mga karaniwang daloy ng trabaho.
- Tukuyin ang isang hanay ng mga milestone na may mga pamagat at kaugnay na takdang petsa
- Sabay-sabay na nililikha ang lahat ng milestone
- Mainam para sa mga onboarding checklist (hal., "Kapag umabot ang isang matter sa Intake, likhain ang karaniwang intake checklist")
Paglikha ng Automation#
- Pumunta sa Settings → Automations
- I-click ang New Automation
- Itakda ang panuntunan:
- Name — Bigyan ang panuntunan ng isang naglalarawang pangalan (hal., "Intake Checklist for Litigation")
- Trigger — Piliin kung kailan gagana ang panuntunan
- Conditions — Opsyonal na magdagdag ng mga filter
- Actions — Magdagdag ng isa o higit pang mga action nang sunod-sunod
- I-click ang Save
Magsisimula ang automation sa katayuang Draft. Itakda ito sa Active kapag handa na.
Mga Pre-Built na Template#
May limang template na handa nang gamitin:
- New Lead Notification — Abisuhan ang team kapag may dumating na bagong lead
- Matter Intake Checklist — Lumikha ng mga karaniwang milestone kapag pumasok ang isang matter sa Intake
- Stage Change Alert — Notification sa email kapag nagbago ng stage ang isang matter
- Lead Conversion Follow-up — Lumikha ng mga gawaing follow-up kapag ang isang lead ay naging matter
- Matter Closure Checklist — Lumikha ng mga milestone para sa huling pagsusuri kapag naisara na ang isang matter
Katayuan ng Panuntunan#
| Katayuan | Kahulugan |
|---|---|
| Active | Tumatakbo ang panuntunan at gagana sa mga kaganapan ng trigger |
| Paused | Umiiral ang panuntunan ngunit hindi gagana hanggang sa muling i-activate |
| Draft | Kinukumpigura pa ang panuntunan at hindi gagana |
Kasaysayan ng Pagpapatupad#
Sinusubaybayan ng bawat automation ang:
- Kabuuang mga pagpapatupad — Ilang beses na itong gumana
- Huling pagtakbo — Kung kailan ito huling naisagawa
- Katayuan ng mga kamakailang pagtakbo — Pending, Running, Completed, o Failed
Mga Tampok sa Kaligtasan#
- Circuit breaker — Kung mabigo ang isang panuntunan nang 5 magkakasunod na beses, awtomatiko itong ipo-pause upang maiwasan ang mga paulit-ulit na pagkabigo
- Retry mechanism — Sinusubukang muli ang mga nabigong action bago markahan bilang failed
- Aabisuhan ka kung awtomatikong na-pause ang mga panuntunan upang maimbestigahan at maayos mo ang isyu