Mga Automation

Nagbibigay-daan sa iyo ang mga automation na lumikha ng mga panuntunang "kapag nangyari ang X, gawin ang Y" na kusang gumagana. Inaalis ng mga ito ang mga paulit-ulit na gawain at tinitiyak ang pare-parehong daloy ng trabaho (workflow) sa kabuuan ng iyong law firm.

Paano Gumagana ang mga Automation#

May tatlong bahagi ang bawat panuntunan sa automation:

1. Trigger — Ang kaganapang nagpapasimula sa automation
2. Mga Kondisyon (opsyonal) — Mga filter na dapat matugunan upang gumana ang automation
3. Mga Aksyon — Ang mangyayari kapag gumana ang trigger at natugunan ang mga kondisyon

Mga Trigger#

Mga Kondisyon#

Magdagdag ng mga opsyonal na kondisyon upang makontrol kung kailan gagana ang automation. Kung may dalawa o higit pang kondisyon, piliin ang Match all conditions (dapat tumugma ang bawat kondisyon) o any condition (dapat tumugma ang kahit isa man lang).

Pumipili ang bawat kondisyon ng isang field mula sa trigger, tulad ng pangalan ng lead, pangalan ng bagong stage, pamagat ng matter, o pangalan ng kliyente.

Mga available na operator:

• Equals — Eksaktong tugma (hal., ang pangalan ng bagong stage ay katumbas ng "Consulted")
• Not Equals — Hindi tumutugma
• Contains — Bahagyang tugma, hindi alintana ang malalaking titik (hal., naglalaman ang pamagat ng matter ng "NDA")

Mga halimbawang kondisyon:

• New stage name equals "Consulted" — Gumagana lamang kapag lumipat ang isang lead sa Consulted
• Matter title contains "Lease" — Gumagana lamang para sa mga matter na may "Lease" sa pamagat

Mga Aksyon#

Isinasagawa ang mga aksyon ayon sa pagkakasunod-sunod kapag gumana ang automation. Maaaring magsama ang mga mensahe, paksa, at pamagat ng mga detalye mula sa kaganapan, tulad ng {{lead.name}}.

Makakarating lamang ang isang notipikasyon tungkol sa isang lead o matter sa mga taong may access na buksan ito. Kung ang mga miyembro ay nakakakita lamang ng mga record na nakatalaga o ibinahagi sa kanila (Record visibility sa Team and roles), ang ibig sabihin ng "all team members" ay ang mga may-ari at admin kasama ang mga naturang miyembro. Hindi isasama ng isang ethical wall ang sinumang ibinukod nito.

1. Send In-App Notification#

Magpadala ng in-app na notipikasyon sa iyong koponan.

• Piliin ang tatanggap: ang nakatalagang user, ang lumikha, o ang lahat ng miyembro ng koponan
• Sumulat ng mensahe ng notipikasyon
• Pumili ng prayoridad (Low, Normal, High, Urgent)
• Lalabas ang notipikasyon sa notification center ng tatanggap

2. Send Email Notification#

Magpadala ng notipikasyon sa email.

• Piliin ang tatanggap: ang nakatalagang user, ang lumikha, o ang lahat ng miyembro ng koponan
• Itakda ang paksa at nilalaman
• Ipapadala ang email kapag gumana ang automation

3. Create a Milestone#

Magdagdag ng iisang milestone sa matter.

• Itakda ang pamagat ng milestone
• Itakda ang takdang petsa: 1, 2, 3, 5, 7, 14, o 30 araw pagkatapos ng kaganapan
• Pumili ng prayoridad (Low, Medium, High, Critical)

4. Create Checklist of Milestones#

Magdagdag nang sabay-sabay ng isang checklist ng mga milestone — kapaki-pakinabang para sa mga karaniwang workflow.

• Tukuyin ang isang pangkat ng mga milestone, bawat isa ay may pamagat, takdang petsa, at prayoridad
• Magkakasabay na nililikha ang lahat ng milestone
• Mainam para sa mga onboarding checklist (hal., "Kapag ang isang lead ay naging matter, likhain ang karaniwang onboarding checklist")

Paglikha ng Automation#

1. Pumunta sa Settings → Automations (mga may-ari at admin)
2. I-click ang New Automation
3. Itakda ang panuntunan:
   • Name — Bigyan ang panuntunan ng isang naglalarawang pangalan (hal., "Intake Checklist for Litigation")
   • Description — Opsyonal
   • When (Trigger) — Piliin kung kailan gagana ang panuntunan
   • If (Conditions) — Opsyonal na magdagdag ng mga filter
   • Then (Actions) — Magdagdag ng isa o higit pang aksyon ayon sa pagkakasunod-sunod
4. I-click ang Create Automation

Agad na magiging aktibo ang mga bagong automation. Gamitin ang switch sa tabi ng isang panuntunan upang i-pause ito anumang oras, at muling i-on kapag handa ka na.

Mga Pre-Built Template#

I-click ang Templates upang magsimula mula sa isa sa limang panuntunang handa nang gamitin. Bubukas ang bawat isa sa editor upang maiakma mo ito bago mo i-save:

1. New Lead Follow-Up — Kapag may dumating na bagong lead, abisuhan ang lahat ng miyembro ng koponan at mag-email sa nakatalagang user
2. Website/Zapier Lead Alert — Kapag may dumating na lead mula sa Lawzana Directory, sa iyong website, sa Zapier, sa iyong contact page, o sa iyong booking page, magpadala sa lahat ng miyembro ng koponan ng agarang alerto sa app
3. New Client Onboarding — Kapag ang isang lead ay naging matter, lumikha ng isang 5-step na onboarding checklist
4. Discovery Stage Preparation — Kapag lumipat ang isang matter sa Discovery stage, lumikha ng checklist para sa paghahanda at abisuhan ang nakatalagang user
5. Matter Closure Checklist — Kapag naisara ang isang matter, lumikha ng checklist sa pagsasara para sa administratibong pagtatapos

Status ng Panuntunan#

Kasaysayan ng Pagpapatupad (Execution History)#

Ipinapakita ng bawat automation sa listahan ang trigger nito, ang bilang ng mga kondisyon at aksyon nito, kung ilang beses na itong tumakbo, at kung kailan ito huling tumakbo. Buksan ang Execution History mula sa menu ng panuntunan upang makita ang bawat kamakailang pagpapatakbo at kung ito ay Pending, Running, Completed, o Failed.

Mga Feature para sa Kaligtasan#

• Circuit breaker — Kung mabigo ang isang panuntunan nang 5 magkakasunod na beses, awtomatiko itong ipo-pause upang maiwasan ang paulit-ulit na pagkabigo
• Inaabisuhan ang taong lumikha ng panuntunan kapag awtomatiko itong na-pause, kalakip ang huling error, upang maimbestigahan at maayos mo ang isyu