Mga Automation
Nagbibigay-daan sa iyo ang mga automation na lumikha ng mga panuntunang "kapag nangyari ang X, gawin ang Y" na kusang gumagana. Inaalis ng mga ito ang mga paulit-ulit na gawain at tinitiyak ang pare-parehong daloy ng trabaho sa buong law firm mo.
Paano Gumagana ang mga Automation#
May tatlong bahagi ang bawat panuntunan ng automation:
- Trigger: Ang kaganapang nagpapasimula sa automation
- Mga Kondisyon (opsyonal): Mga pansala na kailangang totoo upang gumana ang automation
- Mga Aksyon: Kung ano ang mangyayari kapag gumana ang trigger at natugunan ang mga kondisyon
Mga Trigger#
| Trigger | Gumagana Kapag |
|---|---|
| When a new lead arrives | May bagong lead na pumasok sa system, mula sa anumang channel |
| When a lead changes stage | Lumipat ang isang lead sa ibang stage |
| When a lead becomes a matter | Ang isang lead ay na-convert upang maging matter |
| When a lead completes intake | Natapos ng lead ang intake form o ang AI intake |
| When an unsigned engagement reminder is due | Ang ipinadalang engagement letter para sa e-signature ay hindi pa nalalagdaan pagsapit ng takdang paalala nito |
| When a matter is created | May nalikhang bagong matter |
| When a matter changes stage | Lumipat ang isang matter sa ibang stage |
| When a matter is assigned | May naitalagang humawak sa isang matter |
| When a matter is closed | Lumipat ang isang matter sa isang stage na minarkahang closed |
| When an email is received | May na-forward na email na naisampa sa ilalim ng isang lead o matter |
Mga Kondisyon#
Magdagdag ng mga opsyonal na kondisyon upang makontrol kung kailan gagana ang automation. Kung may dalawa o higit pang kondisyon, piliin ang Match all conditions (dapat tumugma ang bawat kondisyon) o any condition (kahit isa man lang ay tumugma).
Pumipili ang bawat kondisyon ng isang field mula sa trigger, tulad ng pangalan ng lead, pangalan ng bagong stage, pamagat ng matter, o pangalan ng kliyente.
Mga available na operator:
- Equals: Eksaktong tugma (hal., ang pangalan ng bagong stage ay katumbas ng "Consulted")
- Not Equals: Hindi tumutugma
- Contains: Bahagyang tugma, hindi alintana ang malalaking titik (hal., naglalaman ang pamagat ng matter ng "NDA")
Mga halimbawa ng kondisyon:
- New stage name equals "Consulted": gagana lamang kapag lumipat ang isang lead sa Consulted
- Matter title contains "Lease": gagana lamang para sa mga matter na may "Lease" sa pamagat
Mga Aksyon#
Isinasagawa ang mga aksyon ayon sa pagkakasunod-sunod kapag gumana ang automation. Ang mga mensahe, paksa, at pamagat ay maaaring magsama ng mga detalye mula sa kaganapan, tulad ng {{lead.name}}.
Makakarating lamang ang isang abiso tungkol sa isang lead o matter sa mga taong may pahintulot na magbukas nito. Kung ang mga miyembro ay nakakakita lamang ng mga record na nakatalaga o ibinahagi sa kanila (Record visibility sa Koponan at mga tungkulin), ang "lahat ng miyembro ng koponan" ay nangangahulugang ang mga may-ari at admin kasama ang mga miyembrong iyon. Hindi isinasama ng isang ethical wall ang sinumang pinaghihigpitan nito.
1. Send In-App Notification#
Magpadala ng in-app notification sa iyong koponan.
- Piliin ang tatanggap: ang nakatalagang user, ang gumawa, o lahat ng miyembro ng koponan
- Sumulat ng mensahe ng abiso
- Pumili ng priyoridad (Low, Normal, High, Urgent)
- Lalabas ang abiso sa notification center ng tatanggap
2. Send Email Notification#
Magpadala ng abiso sa pamamagitan ng email.
- Piliin ang tatanggap: ang nakatalagang user, ang gumawa, o lahat ng miyembro ng koponan
- Itakda ang paksa at nilalaman
- Ipapadala ang email kapag gumana ang automation
3. Create a Milestone#
Magdagdag ng isang milestone sa matter.
- Itakda ang pamagat ng milestone
- Itakda ang takdang petsa: 1, 2, 3, 5, 7, 14, o 30 araw pagkatapos ng kaganapan
- Pumili ng priyoridad (Low, Medium, High, Critical)
4. Create Checklist of Milestones#
Magdagdag ng isang checklist ng mga milestone nang sabay-sabay, para sa mga karaniwang daloy ng trabaho.
- Tumukoy ng isang hanay ng mga milestone, bawat isa ay may pamagat, takdang petsa, at priyoridad
- Sabay-sabay na lilikhain ang lahat ng milestone
- Mainam para sa mga onboarding checklist (hal., "Kapag ang isang lead ay naging matter, likhain ang karaniwang onboarding checklist")
5. Send Engagement Signing Reminder#
Mag-email ng isang paalala sa bawat lalagda na hindi pa pumipirma sa engagement letter. Gumagana lamang ito kasabay ng When an unsigned engagement reminder is due, at ang trigger na iyon ay para lamang sa aksyong ito. Kapag minarkahan mo ang Send one reminder after 7 days if unsigned habang nagpapadala ng liham para sa paglagda, idaragdag ng Flow ang panuntunang ito para sa iyo, na pinangalanang "Document signing reminder". Kapag ito ay pansamantalang itinigil (pause), matitigil din ang mga paalala. Nilalampasan ang mga liham na nalagdaan na o na-update, pati na ang mga binawing portal link. Hindi ibinibilang ang panuntunang ito sa limitasyon ng Free plan.
Paglikha ng isang Automation#
- Pumunta sa Settings → Automations (mga may-ari at admin)
- I-click ang New Automation
- Itakda ang panuntunan:
- Name: Bigyan ang panuntunan ng malinaw at naglalarawang pangalan (hal., "Intake Checklist for Litigation")
- Description: Opsyonal
- When (Trigger): Piliin kung kailan gagana ang panuntunan
- If (Conditions): Opsyonal na magdagdag ng mga pansala
- Then (Actions): Magdagdag ng isa o higit pang mga aksyon ayon sa pagkakasunod-sunod
- I-click ang Create Automation
Agad na magiging aktibo ang mga bagong automation. Gamitin ang switch sa tabi ng isang panuntunan upang pansamantala itong itigil anumang oras, at muling i-on kapag handa ka na.
Mga Pre-Built Template#
I-click ang Templates upang magsimula mula sa isa sa anim na panuntunang handa nang gamitin. Bubukas ang bawat isa sa editor upang maiakma mo ito bago i-save:
- Engagement signing reminder: magpadala ng isang paalala pagkatapos ng itinakdang palugit na pinili mo noong nagpadala ng engagement letter. Nilalampasan ang mga kahilingang nalagdaan na, walang bisa (void), o binawi (revoked)
- New Lead Follow-Up: Kapag may dumating na bagong lead, abisuhan ang lahat ng miyembro ng koponan at mag-email sa nakatalagang user
- Website/Zapier Lead Alert: Kapag may dumating na lead mula sa Lawzana Directory, sa iyong website, Zapier, sa iyong contact page, o sa iyong booking page, magpadala sa lahat ng miyembro ng koponan ng agarang alerto sa loob ng app
- New Client Onboarding: Kapag ang isang lead ay naging matter, lumikha ng isang 5-hakbang na onboarding checklist
- Discovery Stage Preparation: Kapag lumipat ang isang matter sa Discovery stage, lumikha ng checklist para sa paghahanda at abisuhan ang nakatalagang user
- Matter Closure Checklist: Kapag naisara na ang isang matter, lumikha ng closure checklist para sa administratibong pagtatapos
Katayuan ng Panuntunan#
| Katayuan | Kahulugan |
|---|---|
| Active | Tumatakbo ang panuntunan at gagana sa mga kaganapan ng trigger |
| Paused | Umiiral ang panuntunan ngunit hindi gagana hangga't hindi mo ito muling binubuksan |
Kasaysayan ng Pagpapatupad#
Ipinapakita ng bawat automation sa listahan ang trigger nito, ang bilang ng mga kondisyon at aksyon nito, kung ilang beses na itong tumakbo, at kung kailan ito huling tumakbo. Buksan ang Execution History mula sa menu ng panuntunan upang makita ang bawat kamakailang pagtakbo at kung ito ay Pending, Running, Completed, o Failed.
Mga Tampok para sa Kaligtasan#
- Circuit breaker: Kung pumalya ang isang panuntunan nang 5 beses na magkakasunod, awtomatiko itong ipo-pause upang maiwasan ang paulit-ulit na pagkabigo
- Aabisuhan ang taong lumikha ng panuntunan kapag ito ay awtomatikong na-pause, kasama ang huling error, upang maimbestigahan mo at maayos ang isyu