Pamamahala ng Matter

Ang mga matter ang puso ng Lawzana Flow. Bawat matter ay kumakatawan sa isang legal case, transaksyon, o pakikipag-ugnayan. Sinasaklaw ng gabay na ito ang lahat ng kailangan mong malaman tungkol sa pamamahala ng mga matter.

Paglikha ng Matter#

Mula sa Simula#

1. Pumunta sa Matters sa sidebar
2. I-click ang New matter
3. Punan ang mga detalye:
   • Matter Title (kailangan) — ang pangalan ng kaso o matter
   • Client Name (kailangan)
   • Client Email (opsyonal)
   • Client Phone (opsyonal)
   • Practice Area at Matter Type — pumili mula sa mga na-set up sa Settings → Practice Areas
   • Description (opsyonal) — isang maikling buod
   • Next deadline (opsyonal) — kung ano ang dapat isumite o tapusin, ang petsa at opsyonal na oras
4. Malilikha ang matter sa iyong default na yugto (ang unang yugto ng mga built-in na template)

Piliin ang responsableng abogado pagkatapos sa pamamagitan ng Responsible sa header ng matter.

Mula sa Lead#

1. Buksan ang page ng mga detalye ng isang lead
2. I-click ang Convert
3. Itakda ang pamagat ng matter, at opsyonal ang practice area, matter type at Assign To — awtomatikong ililipat ang mga detalye ng kliyente

Mga View#

Nag-aalok ang Lawzana Flow ng tatlong paraan upang tingnan ang iyong mga matter:

Board#

Isang visual pipeline kung saan ang bawat column ay kumakatawan sa isang yugto. Maaari mong:

• I-drag and drop ang mga matter sa pagitan ng mga yugto
• Makita ang bilang ng mga matter sa bawat yugto
• Mabilisang masuri ang dami ng trabaho at progreso

List#

Isang talahanayan na nagpapakita ng lahat ng matter na may mga column para sa Matter, Client, Stage, Next deadline, Responsible, at Last activity.

Calendar#

Ipinapakita ang mga deadline ng iyong mga matter ayon sa petsa. Ang mga paalala sa lead at mga appointment ay nasa page ng Calendar sa sidebar. Kapaki-pakinabang para sa pagsubaybay sa mga paparating na petsa sa korte, mga paghahain (filings), at mga pagpupulong.

Mga Yugto ng Matter (Matter Stages)#

Kinakatawan ng mga yugto ang mga hakbang sa workflow para sa isang matter. Ang iyong unang hanay ng mga yugto ay pinili mula sa pangunahing practice area na pinili mo noong nag-sign up ka. Ang mga general practice firm ay nagsisimula sa Intake, Discovery, Drafting, Negotiation at Closed. Upang lumipat, pumunta sa Settings → Matter Stages → Apply Template at pumili ng isa sa mga ito (ang paglalapat ng template ay magpapalit sa iyong kasalukuyang mga yugto):

Template ng Litigasyon (Litigation)#

Template ng Transaksyon (Transactional)#

Template ng Family Law#

Page ng mga Detalye ng Matter#

I-click ang anumang matter upang buksan ang page ng mga detalye nito. Ipinapakita sa header ang yugto, ang responsableng abogado, mga tag, at ang susunod na deadline, na may mga button para sa Add deadline, Log time, Upload at Ask AI. May limang tab ang page:

Overview#

Ang view ng buod na nagpapakita ng:

• Mga susunod na deadline, na may Mark as done
• Mga kamakailang dokumento
• Pinakabagong aktibidad at mga tala
• Paglalarawan (Description)
• Mga detalye ng kliyente, na may mga link sa contact ng kliyente at, kapag mayroon ang kliyente, ang mga detalye ng pagsingil nito
• Hindi pa nasingil na oras (mga may-ari at admin)
• Mga kaugnay na matter

Documents#

Pamahalaan ang lahat ng file na nakalakip sa matter na ito:

• Mag-upload ng mga dokumento sa pamamagitan ng drag-and-drop o file browser
• Ayusin ang mga file sa mga folder at subfolder
• Buksan ang isang dokumento upang ibuod ito, kumuha ng mahahalagang impormasyon, makipag-chat dito, magpatakbo ng pagsusuri sa playbook, o hanapin ang mga tao at kumpanyang binabanggit nito
• Ibahagi ang mga dokumento sa client portal
• Ang mga Draft para sa matter na ito ay nakalista rin dito
• Mga sinusuportahang format: PDF, Word, Excel, PowerPoint, mga email file (.eml, .msg), mga text file, at mga larawan. Tingnan ang Documents para sa kumpletong listahan.
• Pinakamalaking laki: 25 MB bawat file

Deadlines#

Subaybayan ang mga petsa sa korte, mga deadline ng paghahain, mga pagpupulong, at iba pang mahahalagang petsa:

• Magdagdag ng deadline na may uri, pamagat, petsa, opsyonal na oras, prayoridad, lokasyon, paalala, at mga tala
• Mga antas ng prayoridad: Low, Medium, High, Critical
• Katayuan (Status): Pending, Completed, Cancelled, Overdue
• Mga Paalala: sa napiling bilang ng mga araw bago ang petsa, makakatanggap ang responsableng abogado ng paalalang email at isang abiso sa app. Kapag walang nakatalagang responsable (o hindi nila mabuksan ang matter), isang may-ari o admin na may access ang makakatanggap ng mga ito
• Ang mga uri ng deadline ay itinatakda sa Settings → Milestone Types
• I-on ang Show milestones sa link ng portal ng isang kliyente upang ipakita sa kanila ang mga deadline ng matter

Activity#

Isang kronolohikal na talaan ng matter, sa tatlong seksyon:

• Timeline and notes — mga tala, pag-upload ng dokumento, pagbabago ng yugto, pag-update sa deadline, at iba pang aksyon ng team
• Matter Participants — ang mga tao at kumpanyang sangkot sa matter (kliyente, kabilang panig, saksi, eksperto, korte, tagapamagitan, arbitrator, o iba pa), na pinili mula sa iyong mga contact
• Conflicts — mga posibleng conflict na natagpuan para sa matter na ito, upang linawin, isantabi (waive), o tanggihan

Ang mga kalahok ay hindi katulad ng access ng team. Upang limitahan kung sinong mga miyembro ng team ang makakakita sa isang matter, gamitin ang Restrict access o Manage access sa menu ng More actions sa header (tingnan ang Ethical Walls).

Billing#

Lahat ng may kaugnayan sa pananalapi para sa matter:

• Time: magtala ng oras o magpatakbo ng timer (tingnan ang Time Tracking)
• Expenses: magtala ng mga gastusin na sisingilin (tingnan ang Expenses & Disbursements)
• Invoices: itakda ang kasunduan sa bayarin at lumikha ng mga invoice mula sa hindi pa nasingil na oras at mga gastusin (tingnan ang Invoicing)
• Trust: ang trust balance at mga entry ng matter, na makikita ng mga may-ari at admin (tingnan ang Trust Accounting)
• Billing details: kung kanino nakapangalan ang mga invoice ng matter at ang email para sa pagsingil (ipinapakita rito, ine-edit sa page ng contact ng kliyente), at ang currency ng matter (tingnan ang Client Accounts)

Ask AI#

I-click ang Ask AI sa header upang buksan ang AI assistant sa isang side panel. Magtanong nang sabay-sabay tungkol sa mga dokumento, deadline, at mga tala ng matter — kapaki-pakinabang para sa pagsusuri sa iba't ibang dokumento at mga tanong para sa buong kaso.

Mga Tag at Practice Area#

• Practice Areas — I-kategorya ang mga matter ayon sa legal specialty (hal., Corporate, Family Law, Litigation) at uri ng matter. I-configure sa Settings → Practice Areas.
• Tags — Magdagdag ng mga custom na label para sa karagdagang pagsasaayos. Ang mga tag ay may color code at maaari kang mag-filter gamit ang mga ito. Lumikha ng mga tag sa Settings → Tags.

Pag-filter at Paghahanap#

Sa page ng mga matter, i-click ang Filters upang:

• Mag-filter ayon sa yugto, nakatalagang miyembro ng team (o hindi nakatalaga), pangalan ng kliyente, pamagat ng matter, petsa ng pagkakagawa (pagkatapos o bago), at mga tag
• Mag-uri-uri (Sort) ayon sa petsa ng pagkakagawa, huling na-update, pamagat, pangalan ng kliyente, o susunod na deadline, pataas (ascending) o pababa (descending)
• I-save ang kumbinasyon ng filter, i-pin ito sa toolbar, o itakda ito bilang iyong default

Gamitin ang command palette (⌘K / Ctrl+K) para sa agarang paghahanap sa lahat ng matter.

Ethical Walls#

Kung gumagamit ang iyong organisasyon ng ethical walls, ang mga pinaghihigpitang matter ay nagpapakita ng:

• Isang badge ng paghihigpit (restriction badge) sa header ng matter (Ethical Wall, Confidential, o Limited Access)
• Ang mga miyembro ng team na walang access ay hindi makikita ang matter sa mga listahan o paghahanap, at ang pagbubukas ng link papunta rito ay magpapakita ng page na Access Denied

Tingnan ang Ethical Walls para sa mga detalye.