Pamamahala ng Matter

Ang mga matter ang puso ng Lawzana Flow. Bawat matter ay kumakatawan sa isang legal na kaso, transaksyon, o engagement. Sinasaklaw ng gabay na ito ang lahat ng kailangan mong malaman tungkol sa pamamahala ng mga matter.

Paglikha ng Matter#

Mula sa Simula#

1. Pumunta sa Matters sa sidebar
2. I-click ang New matter
3. Punan ang mga detalye:
   • Matter Title (kailangan): ang pangalan ng kaso o matter
   • Client Name (kailangan)
   • Client Email (opsyonal)
   • Client Phone (opsyonal)
   • Practice Area at Matter Type: pumili mula sa mga na-set up sa Settings → Practice Areas
   • Description (opsyonal): isang maikling buod
   • Next deadline (opsyonal): kung ano ang dapat tapusin, ang petsa at opsyonal na oras
4. Malilikha ang matter sa iyong default na yugto (ang unang yugto ng mga built-in template)

Piliin ang responsableng abogado pagkatapos gamit ang Responsible sa header ng matter.

Mula sa isang Spreadsheet#

Maaaring i-click ng mga owner at admin ang Import sa page ng mga matter upang magpasok ng mga matter mula sa isang spreadsheet, sa Settings → Import data. Ang isang na-import na matter ay nagpapanatili ng sarili nitong sanggunian, na ipinapakita bilang Ref. sa header nito.

Mula sa isang Lead#

1. Buksan ang page ng detalye ng isang lead
2. I-click ang Convert
3. Itakda ang pamagat ng matter, at opsyonal ang practice area, matter type at Assign To: awtomatikong ililipat ang mga detalye ng kliyente

Mga View#

Nag-aalok ang Lawzana Flow ng tatlong paraan upang tingnan ang iyong mga matter:

Board#

Isang visual pipeline kung saan ang bawat column ay kumakatawan sa isang yugto. Maaari mong:

• I-drag and drop ang mga matter sa pagitan ng mga yugto
• Makita ang bilang ng mga matter sa bawat yugto
• Mabilis na suriin ang dami ng trabaho at progreso

List#

Isang talahanayan na nagpapakita ng lahat ng mga matter na may mga column para sa Matter, Client, Stage, Next deadline, Responsible, at Last activity.

Calendar#

Ipinapakita ang mga deadline ng iyong mga matter ayon sa petsa. Ang mga paalala sa lead at appointment ay nasa page ng Calendar sa sidebar. Kapaki-pakinabang para sa pagsubaybay sa mga paparating na petsa sa korte, mga filing, at mga pagpupulong.

Mga Yugto ng Matter#

Kinakatawan ng mga yugto ang mga hakbang sa workflow para sa isang matter. Ang iyong unang hanay ng mga yugto ay pinili mula sa pangunahing practice area na pinili mo noong nag-sign up ka. Ang mga pangkalahatang law firm ay nagsisimula sa Intake, Discovery, Drafting, Negotiation, at Closed. Upang lumipat, pumunta sa Settings → Matter Stages → Apply Template at pumili ng isa sa mga ito (ang paglalapat ng template ay magpapalit sa iyong kasalukuyang mga yugto):

Template ng Litigasyon#

Template ng Transaksyon#

Template ng Family Law#

Nakikita rin ng mga firm sa Turkey, Pilipinas, at Thailand ang sariling mga pipeline ng kanilang bansa sa window ng Apply Template, sa ilalim ng pangalan ng bansa.

Page ng Detalye ng Matter#

I-click ang anumang matter upang buksan ang page ng detalye nito. Ipinapakita ng header ang yugto, ang responsableng abogado, mga tag, at ang susunod na deadline, na may mga button para sa Add deadline, Log time, Upload, Ask AI, at Fact grid. Sa isang matter na na-convert mula sa isang lead, sinasabi ng header kung kailan ito binuksan, na may link sa the lead. Ang page ay may limang tab:

Overview#

Ang view ng buod na nagpapakita ng:

• Mga susunod na deadline, na may Mark as done
• Mga kamakailang dokumento
• Pinakabagong aktibidad at mga tala
• Paglalarawan
• Mga detalye ng kliyente, na may mga link sa contact ng kliyente at, kapag mayroon ang kliyente, ang mga detalye ng pagsingil nito
• Hindi pa nasisingil na oras (mga owner at admin)
• Mga kaugnay na matter

Documents#

Pamahalaan ang lahat ng file na nakalakip sa matter na ito:

• Mag-upload ng mga dokumento sa pamamagitan ng drag-and-drop o file browser, nang maramihan, o mula sa Google Drive o OneDrive
• Isaayos ang mga file sa mga folder at subfolder
• Buksan ang isang dokumento (View & Analyze) upang ibuod ito, kumuha ng mahahalagang katotohanan, makipag-chat dito, magpatakbo ng playbook review, o hanapin ang mga tao at kumpanyang binabanggit nito, o piliin ang Open in Assistant
• Ibahagi ang mga dokumento sa portal ng kliyente
• Nakalista rin dito ang mga Draft para sa matter na ito
• Mga suportadong format: PDF, Word, Excel, PowerPoint, mga file ng email (.eml, .msg), mga text file, at mga larawan. Tingnan ang Documents para sa buong listahan.
• Pinakamalaking laki: 25 MB bawat file

Deadlines#

Subaybayan ang mga petsa sa korte, mga deadline ng filing, mga pagpupulong, at iba pang mahahalagang petsa:

• Magdagdag ng deadline na may uri, pamagat, petsa, opsyonal na oras, prayoridad, lokasyon, paalala, at mga tala
• Mga antas ng prayoridad: Low, Medium, High, Critical
• Katayuan: Pending, Completed, Cancelled, Overdue
• Mga Paalala: sa napiling bilang ng mga araw bago ang petsa, makakatanggap ang responsableng abogado ng email ng paalala at isang notification sa app. Kapag walang nakatalagang responsable (o hindi nila mabuksan ang matter), isang owner o admin na may access na magbukas nito ang makakatanggap sa halip
• Ang mga uri ng deadline ay itinatakda sa Settings → Milestone Types
• I-on ang Show milestones sa link ng portal ng kliyente upang ipakita sa kanila ang mga deadline ng matter

Activity#

Lahat ng nangyari sa matter, sa limang seksyon:

• Emails: mga email na ipinadala mula sa matter at ang mga tugon. I-click ang New email upang magsulat, o Email client sa card ng kliyente sa Overview
• Client portal messages: mga mensaheng ipinagpapalit ninyo ng kliyente sa kanilang page ng portal. Makakatanggap ang kliyente ng email na may link upang basahin ang sa iyo
• Timeline and notes: mga tala, pag-upload ng dokumento, pagbabago ng yugto, pag-update ng deadline, at iba pang pagkilos ng team. Para sa isang matter na na-convert mula sa isang lead, lumalabas ang kasaysayan ng lead sa ilalim ng From the lead
• Matter Participants: ang mga tao at kumpanyang sangkot sa matter (kliyente, kabilang panig, saksi, eksperto, korte, tagapamagitan, arbitrator, o iba pa), na pinili mula sa iyong mga contact
• Conflicts: mga posibleng salungatan na natagpuan para sa matter na ito, upang i-clear, i-waive, o tanggihan

Ang mga kalahok ay hindi kapareho ng access ng team. Upang limitahan kung sinong mga miyembro ng team ang makakakita ng isang matter, gamitin ang Restrict access o Manage access sa menu ng More actions sa header (tingnan ang Ethical Walls).

Billing#

Lahat ng may kinalaman sa pera para sa matter:

• Time: magtala ng oras o magpatakbo ng timer (tingnan ang Time Tracking)
• Expenses: magtala ng mga disbursement na sisingilin (tingnan ang Expenses & Disbursements)
• Invoices: itakda ang kasunduan sa bayarin at lumikha ng mga invoice mula sa hindi pa nasisingil na oras at mga gastusin (tingnan ang Invoicing)
• Trust: ang balanse sa trust at mga entry ng matter, na nakikita ng mga owner at admin (tingnan ang Trust Accounting)
• Billing details: kung kanino nakapangalan ang mga invoice ng matter at ang email para sa pagsingil (ipinapakita rito, ine-edit sa page ng contact ng kliyente), at ang currency ng matter (tingnan ang Client Accounts)

Ask AI#

I-click ang Ask AI sa header upang buksan ang AI assistant sa isang side panel. Magtanong tungkol sa mga dokumento, deadline, at mga tala ng matter nang sabay-sabay, para sa cross-document analysis at mga tanong na sumasaklaw sa buong kaso. Naka-save ang iyong kasaysayan ng chat sa matter, at ikaw lamang ang makakakita nito.

Mga Tag at Practice Area#

• Practice Areas: Ikategorya ang mga matter ayon sa legal na larangan (hal., Corporate, Family Law, Litigation) at uri ng matter. I-configure sa Settings → Practice Areas.
• Tags: Magdagdag ng mga custom na label para sa karagdagang pagsasaayos. Naka-code ayon sa kulay ang mga tag at maaari kang mag-filter gamit ang mga ito. Gumawa ng mga tag sa Settings → Tags.

Pag-filter at Paghahanap#

Sa page ng mga matter, i-click ang Filters upang:

• Mag-filter ayon sa yugto, nakatalagang miyembro ng team (o hindi nakatalaga), pangalan ng kliyente, pamagat ng matter, petsa ng paglikha (pagkatapos o bago), at mga tag
• Mag-uri-uri ayon sa petsa ng paglikha, huling na-update, pamagat, pangalan ng kliyente, o susunod na deadline, pataas o pababa
• I-save ang isang kombinasyon ng filter, i-pin ito sa toolbar, o itakda ito bilang iyong default

Gamitin ang command palette (⌘K / Ctrl+K) para sa agarang paghahanap sa lahat ng mga matter.

Ethical Walls#

Kung gumagamit ang iyong organisasyon ng mga ethical wall, ang mga pinaghihigpitang matter ay nagpapakita ng:

• Isang restriction badge sa header ng matter (Ethical Wall, Confidential, o Limited Access)
• Ang mga miyembro ng team na walang access ay hindi makakakita ng matter sa mga listahan o paghahanap, at ang pagbubukas ng link patungo rito ay magpapakita ng page na Access Denied
• Ang isang taong binigyan ng access na Documents Only ay makakakita sa pamagat ng matter at sa mga dokumento nito, na may paunawang "You have access to this matter's documents only." Ang isang taong binigyan ng access na Read Only ay maaaring magbukas ng matter ngunit hindi ito mababago

Tingnan ang Ethical Walls para sa mga detalye.