Ärendehantering

Ärenden är kärnan i Lawzana Flow. Varje ärende representerar ett juridiskt mål, en transaktion eller ett uppdrag. Denna guide täcker allt ni behöver veta om att hantera ärenden.

Skapa ett ärende#

Från grunden#

Gå till Ärenden i sidomenyn
Klicka på Nytt ärende
Fyll i uppgifterna:
- Titel (obligatoriskt) — målets eller ärendets namn
- Beskrivning (valfritt) — en kort sammanfattning
- Klientnamn (obligatoriskt)
- Klientens e-postadress (valfritt)
- Klientens telefonnummer (valfritt)
- Verksamhetsområde — välj bland era konfigurerade områden
- Tilldelad till — den ansvariga teammedlemmen
Ärendet skapas i den första fasen av ert arbetsflöde

Från ett prospekt#

Öppna informationssidan för ett prospekt
Klicka på Konvertera till ärende
Ange en titel — klientuppgifterna överförs automatiskt

Vyer#

Lawzana Flow erbjuder tre sätt att visa era ärenden:

Kanban-tavla#

Ett visuellt flöde där varje kolumn representerar en fas. Ni kan:

Dra och släppa ärenden mellan faser
Se antalet ärenden i varje fas
Snabbt överblicka arbetsbelastning och framsteg

Listvy#

En traditionell tabell som visar alla ärenden med kolumner för titel, klient, fas, verksamhetsområde, tilldelad teammedlem och datum. Stöder sortering och filtrering.

Kalendervy#

Visa ärenden utifrån viktiga datum och tidsfrister. Praktiskt för att följa upp delmål och kommande åtaganden.

Ärendefaser#

Faser representerar stegen i ett ärendes arbetsflöde. När ni först konfigurerar ärenden väljer ni en mall:

Mall för tvistemål/processrätt#

#	Fas	Färg
1	Intake	Blå
2	Investigation	Lila
3	Pleading	Rosa
4	Discovery	Bärnsten
5	Motions	Blågrön
6	Trial	Röd
7	Appeal	Indigo
8	Closed	Grön

Mall för affärsjuridik/transaktioner#

#	Fas	Färg
1	Intake	Blå
2	Drafting	Bärnsten
3	Review	Lila
4	Negotiation	Cyan
5	Signing	Rosa
6	Post-Closing	Blågrön
7	Closed	Grön

Mall för familjerätt#

#	Fas	Färg
1	Intake	Blå
2	Filing	Lila
3	Discovery	Bärnsten
4	Mediation	Blågrön
5	Trial	Röd
6	Decree	Rosa
7	Closed	Grön

Tips

Anpassa faser i Inställningar → Ärendefaser. Ni kan lägga till, byta namn på, ändra ordning på, byta färg på och ta bort faser. Den sista fasen som är markerad som "stängd" arkiverar ärenden så snart de når den.

Ärendets detaljsida#

Klicka på valfritt ärende för att öppna dess detaljsida. Den innehåller sex flikar:

Översikt#

Sammanfattningsvyn som visar:

Ärendets titel, klient och fas
Senaste dokumenten (senaste uppladdningarna)
Kommande delmål
Snabblänkar till vanliga åtgärder
Verksamhetsområde och tilldelad teammedlem

Dokument#

Hantera alla filer som är kopplade till detta ärende:

Ladda upp dokument via dra-och-släpp eller filbläddrare
Organisera filer i mappar med anpassade färger
Visa status för AI-analys för varje dokument:
- ✓ Text extraherad
- Sammanfattning tillgänglig / väntar
- Fakta extraherade / väntar
- Redo för chatt
Dela dokument via klientportalen
Format som stöds: PDF, DOC, DOCX, TXT, PNG, JPG, JPEG
Maximal filstorlek: 25 MB per fil

Tidslinje#

Ett kronologiskt aktivitetsflöde som inkluderar:

Dokumentuppladdningar och ändringar
Fasövergångar
Anteckningar och kommentarer
Uppdateringar av delmål
Åtgärder utförda av teammedlemmar

Delmål#

Följ upp viktiga datum, uppgifter och tidsfrister:

Skapa delmål med titel, förfallodatum och prioritet
Prioritetsnivåer: Låg, Medium, Hög, Kritisk
Statusuppföljning: Ej påbörjad, Pågående, Slutförd, Försenad
Tilldela delmål till teammedlemmar
Delmål kan delas med klienter via portalen

Deltagare#

Hantera vem som har åtkomst till detta ärende:

Lägg till eller ta bort teammedlemmar
Se varje deltagares roll
Styr behörighetsnivåer per ärende

AI#

Få tillgång till AI-funktioner på ärendenivå:

Ärendechatt — Ställ frågor om alla dokument i detta ärende samtidigt
AI:n har sammanhang från varje dokument som laddats upp till ärendet
Användbart för analys över flera dokument och övergripande frågor om målet

Taggar och verksamhetsområden#

Verksamhetsområden — Kategorisera ärenden efter juridisk specialisering (t.ex. bolagsrätt, familjerätt, tvistlösning). Konfigureras i Inställningar.
Taggar — Lägg till anpassade etiketter för ytterligare organisering. Taggar är färgkodade och sökbara.

Filtrering och sökning#

I ärendelistan kan ni:

Söka efter titel, klientnamn eller beskrivning
Filtrera efter fas, verksamhetsområde eller tilldelad teammedlem
Sortera efter skapad-datum, senast uppdaterad eller i bokstavsordning
Använda kommandopaletten (⌘K / Ctrl+K) för direkt sökning bland alla ärenden

Informationsbarriärer (Ethical Walls)#

Om er organisation använder informationsbarriärer visas begränsade ärenden med:

En låsikon bredvid ärendets titel
En begränsningsbricka i ärendehuvudet
Teammedlemmar som inte är behöriga att se ärendet möts av ett meddelande om nekad åtkomst

Se Informationsbarriärer för mer information.