Det här visar videon
- Alla ärenden finns på en och samma tavla, från klientintag till signering.
- Ploy drar Lukas köp till Granskning.
- Hon lägger till signeringsdatumet en gång, med en påminnelse 3 dagar innan.
- Den läggs in tillsammans med alla andra tidsfrister i byråns kalender.
- Hon delar ärendet med Lukas i en säker portal.
- Han skickar det reviderade SPA-avtalet där, inte via e-post.
- Nästa morgon visar Startsidan vad som har ändrats och vad som förfaller.
- Tiden registreras på ärendet på några sekunder.
- Det fasta arvodet blir en faktura som färdigställs och skickas via e-post till Lukas från ärendet.
Ärendehantering
Ärenden är kärnan i Lawzana Flow. Varje ärende representerar ett juridiskt mål, en transaktion eller ett uppdrag. Den här guiden går igenom allt ni behöver veta om att hantera ärenden.
Skapa ett ärende#
Från grunden#
- Gå till Ärenden i sidofältet
- Klicka på Nytt ärende
- Fyll i uppgifterna:
- Ärendetitel (obligatoriskt) – namnet på målet eller ärendet
- Klientnamn (obligatoriskt)
- Klientens e-postadress (valfritt)
- Klientens telefonnummer (valfritt)
- Rättsområde och Ärendetyp – välj bland dem som konfigurerats i Inställningar → Rättsområden
- Beskrivning (valfritt) – en kort sammanfattning
- Nästa tidsfrist (valfritt) – vad som förfaller, datum samt eventuell tidpunkt
- Ärendet skapas i ert standardstadium (det första stadiet i de inbyggda mallarna)
Välj ansvarig jurist i efterhand via Ansvarig i ärendets sidhuvud.
Från en lead#
- Öppna informationssidan för en lead
- Klicka på Konvertera
- Ange ärendetitel och eventuellt rättsområde, ärendetyp samt Tilldela till – klientuppgifterna förs över automatiskt
Vyer#
Lawzana Flow erbjuder tre sätt att visa era ärenden på:
Tavla#
En visuell pipeline där varje kolumn representerar ett stadium. Ni kan:
- Dra och släppa ärenden mellan stadier
- Se antalet ärenden i varje stadium
- Snabbt få en överblick över arbetsbelastning och framsteg
Lista#
En tabell som visar alla ärenden med kolumner för Ärende, Klient, Stadium, Nästa tidsfrist, Ansvarig och Senaste aktivitet.
Kalender#
Visar ärendenas tidsfrister efter datum. Påminnelser och möten för leads finns på sidan Kalender i sidofältet. Användbart för att hålla koll på kommande förhandlingar, inlagor och möten.
Ärendestadier#
Stadier representerar arbetsflödesstegen för ett ärende. Er första uppsättning stadier baseras på det huvudsakliga rättsområde ni valde vid registreringen. Byråer med allmän praktik startar med Intag, Utredning, Upprättande, Förhandling och Avslutat. För att byta går ni till Inställningar → Ärendestadier → Tillämpa mall och väljer en av dessa (när en mall tillämpas ersätts era befintliga stadier):
Mall för tvistlösning#
| # | Stadium | Färg |
|---|---|---|
| 1 | Intag | Blå |
| 2 | Utredning | Lila |
| 3 | Yrkanden | Rosa |
| 4 | Skriftväxling | Bärnsten |
| 5 | Yrkanden/Invändningar | Blågrön |
| 6 | Huvudförhandling | Röd |
| 7 | Överklagande | Indigo |
| 8 | Avslutat | Grön |
Mall för transaktioner#
| # | Stadium | Färg |
|---|---|---|
| 1 | Intag | Blå |
| 2 | Upprättande | Bärnsten |
| 3 | Granskning | Lila |
| 4 | Förhandling | Cyan |
| 5 | Undertecknande | Rosa |
| 6 | Efter tillträde | Blågrön |
| 7 | Avslutat | Grön |
Mall för familjerätt#
| # | Stadium | Färg |
|---|---|---|
| 1 | Intag | Blå |
| 2 | Ansökan | Lila |
| 3 | Utredning | Bärnsten |
| 4 | Medling | Blågrön |
| 5 | Huvudförhandling | Röd |
| 6 | Dom/Beslut | Rosa |
| 7 | Avslutat | Grön |
Ärendets informationssida#
Klicka på ett ärende för att öppna dess informationssida. Sidhuvudet visar stadium, ansvarig jurist, taggar och nästa tidsfrist, tillsammans med knappar för att Lägg till tidsfrist, Logga tid, Ladda upp och Fråga AI. Sidan har fem flikar:
Översikt#
Sammanfattningsvyn visar:
- Kommande tidsfrister, med Markera som klar
- Senaste dokument
- Senaste aktivitet och anteckningar
- Beskrivning
- Klientuppgifter, med länkar till klientens kontaktkort och, om sådana finns, dess faktureringsuppgifter
- Ofakturerad tid (ägare och administratörer)
- Relaterade ärenden
Dokument#
Hantera alla filer som hör till ärendet:
- Ladda upp dokument via dra-och-släpp eller filhanteraren
- Organisera filer i mappar och undermappar
- Öppna ett dokument för att sammanfatta det, extrahera viktiga fakta, chatta med det, köra en granskning mot en mall/playbook eller identifiera personer och företag som nämns
- Dela dokument till klientportalen
- Utkast för ärendet listas också här
- Format som stöds: PDF, Word, Excel, PowerPoint, e-postfiler (.eml, .msg), textfiler och bilder. Se Dokument för en fullständig lista.
- Maximal filstorlek: 25 MB per fil
Tidsfrister#
Håll koll på domstolsdatum, sista inlämningsdagar, möten och andra viktiga datum:
- Lägg till en tidsfrist med typ, titel, datum, valfri tidpunkt, prioritet, plats, påminnelse och anteckningar
- Prioritetsnivåer: Låg, Medium, Hög, Kritisk
- Status: Pågående, Slutförd, Avbruten, Förfallen
- Påminnelser: det valda antalet dagar före datumet får den ansvariga juristen ett påminnelsemeddelande via e-post samt en notis i appen. Om ingen är ansvarig (eller om personen inte har behörighet att öppna ärendet) får en ägare eller administratör med behörighet dessa istället
- Typer av tidsfrister konfigureras i Inställningar → Typer av delmål
- Aktivera Visa delmål på en klients portallänk för att visa ärendets tidsfrister för klienten
Aktivitet#
En kronologisk historik över ärendet, uppdelad i tre sektioner:
- Tidslinje och anteckningar – anteckningar, dokumentuppladdningar, stadiumändringar, uppdateringar av tidsfrister och andra åtgärder från teamet
- Ärendedeltagare – de personer och företag som är involverade i ärendet (klient, motpart, vittne, sakkunnig, domstol, medlare, skiljeman eller övriga), valda från era kontakter
- Jävskonflikter – potentiella konflikter som identifierats för ärendet, för att godkänna, inhämta samtycke för eller avböja
Deltagare är inte detsamma som teamåtkomst. För att begränsa vilka teammedlemmar som kan se ett ärende använder ni Begränsa åtkomst eller Hantera åtkomst i sidhuvudets meny Fler åtgärder (se Informationsbarriärer).
Fakturering#
Allt som rör ekonomi för ärendet:
- Tid: logga tid eller starta ett tidtagarur (se Tidsredovisning)
- Utlägg: registrera utlägg och kostnader som ska vidarefaktureras (se Kostnader och utlägg)
- Fakturor: ange arvodesmodell och skapa fakturor från ofakturerad tid och utlägg (se Fakturering)
- Klientmedel: ärendets klientmedelsaldo och transaktioner, synliga för ägare och administratörer (se Klientmedelsredovisning)
- Faktureringsuppgifter: vem ärendets fakturor ska ställas till och fakturaadress/e-post (visas här, redigeras på klientens kontaktsida) samt ärendets valuta (se Klientkonton)
Fråga AI#
Klicka på Fråga AI i sidhuvudet för att öppna AI-assistenten i en sidopanel. Ställ frågor om ärendets dokument, tidsfrister och anteckningar samtidigt – användbart för analyser över flera dokument och övergripande frågor om ärendet.
Taggar och rättsområden#
- Rättsområden – Kategorisera ärenden efter juridisk inriktning (t.ex. Affärsjuridik, Familjerätt, Tvistlösning) och ärendetyp. Konfigureras i Inställningar → Rättsområden.
- Taggar – Lägg till anpassade etiketter för ytterligare struktur. Taggar är färgkodade och kan användas för filtrering. Skapa taggar i Inställningar → Taggar.
Filtrering och sökning#
Klicka på Filter på ärendesidan för att:
- Filtrera efter stadium, tilldelad teammedlem (eller icke tilldelade), klientnamn, ärendetitel, skapat datum (efter eller före) samt taggar
- Sortera efter skapat datum, senast uppdaterat, titel, klientnamn eller nästa tidsfrist, i stigande eller fallande ordning
- Spara en filterkombination, fäst den i verktygsfältet eller ange den som ert standardfilter
Använd kommandopaletten (⌘K / Ctrl+K) för att söka direkt bland alla ärenden.
Informationsbarriärer (Ethical Walls)#
Om er organisation använder informationsbarriärer visas följande för begränsade ärenden:
- Ett begränsningsmärke i ärendets sidhuvud (Ethical Wall, Konfidentiellt eller Begränsad åtkomst)
- Teammedlemmar utan åtkomst ser inte ärendet i listor eller sökresultat, och om de öppnar en länk till det visas sidan Åtkomst nekad
Se Informationsbarriärer för mer information.