Τι δείχνει αυτό το βίντεο
- Κάθε υπόθεση βρίσκεται σε έναν πίνακα, από την υποδοχή έως την υπογραφή.
- Η Ploy σύρει την αγορά του Lukas στο στάδιο «Έλεγχος».
- Προσθέτει την ημερομηνία υπογραφής μία φορά, με υπενθύμιση 3 ημέρες νωρίτερα.
- Προστίθεται στις υπόλοιπες προθεσμίες στο ημερολόγιο του δικηγορικού γραφείου.
- Μοιράζεται την υπόθεση με τον Lukas μέσω μιας ασφαλούς πύλης.
- Στέλνει εκεί το αναθεωρημένο SPA, όχι με email.
- Το επόμενο πρωί, η Αρχική δείχνει τι άλλαξε και τι εκκρεμεί.
- Ο χρόνος καταχωρίζεται στην υπόθεση σε λίγα δευτερόλεπτα.
- Η κατ' αποκοπή αμοιβή μετατρέπεται σε τιμολόγιο, το οποίο οριστικοποιείται και αποστέλλεται με email στον Lukas μέσα από την υπόθεση.
Διαχείριση Υποθέσεων
Οι υποθέσεις αποτελούν τον πυρήνα του Lawzana Flow. Κάθε υπόθεση αντιπροσωπεύει μια νομική υπόθεση, συναλλαγή ή ανάθεση. Αυτός ο οδηγός καλύπτει όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε σχετικά με τη διαχείριση υποθέσεων.
Δημιουργία Υπόθεσης#
Από την Αρχή#
- Μεταβείτε στην επιλογή Matters στην πλαϊνή γραμμή
- Κάντε κλικ στο New matter
- Συμπληρώστε τα στοιχεία:
- Matter Title (υποχρεωτικό) — το όνομα της νομικής ή άλλης υπόθεσης
- Client Name (υποχρεωτικό)
- Client Email (προαιρετικό)
- Client Phone (προαιρετικό)
- Practice Area και Matter Type — επιλέξτε από αυτά που έχουν διαμορφωθεί στο Settings → Practice Areas
- Description (προαιρετικό) — μια σύντομη σύνοψη
- Next deadline (προαιρετικό) — τι εκκρεμεί, η ημερομηνία και προαιρετικά η ώρα
- Η υπόθεση δημιουργείται στο προεπιλεγμένο σας στάδιο (το πρώτο στάδιο των ενσωματωμένων προτύπων)
Επιλέξτε τον υπεύθυνο δικηγόρο στη συνέχεια από το Responsible στην κεφαλίδα της υπόθεσης.
Από έναν Υποψήφιο Πελάτη (Lead)#
- Ανοίξτε τη σελίδα στοιχείων ενός υποψήφιου πελάτη (lead)
- Κάντε κλικ στο Convert
- Ορίστε τον τίτλο της υπόθεσης και προαιρετικά τον τομέα δικαίου (practice area), τον τύπο υπόθεσης και το Assign To — τα στοιχεία του πελάτη μεταφέρονται αυτόματα
Προβολές#
Το Lawzana Flow προσφέρει τρεις τρόπους προβολής των υποθέσεών σας:
Board#
Ένας οπτικός πίνακας ροής εργασιών (pipeline) όπου κάθε στήλη αντιπροσωπεύει ένα στάδιο. Μπορείτε να:
- Κάνετε μεταφορά και απόθεση (drag and drop) των υποθέσεων μεταξύ των σταδίων
- Βλέπετε τον αριθμό των υποθέσεων σε κάθε στάδιο
- Εκτιμάτε γρήγορα τον φόρτο εργασίας και την πρόοδο
List#
Ένας πίνακας που εμφανίζει όλες τις υποθέσεις με στήλες για Υπόθεση (Matter), Πελάτη (Client), Στάδιο (Stage), Επόμενη προθεσμία (Next deadline), Υπεύθυνο (Responsible) και Τελευταία δραστηριότητα (Last activity).
Calendar#
Εμφανίζει τις προθεσμίες των υποθέσεών σας ανά ημερομηνία. Οι υπενθυμίσεις υποψηφίων πελατών και τα ραντεβού βρίσκονται στη σελίδα Calendar στην πλαϊνή γραμμή. Χρήσιμο για την παρακολούθηση επερχόμενων δικασίμων, καταθέσεων δικογράφων και συναντήσεων.
Στάδια Υπόθεσης#
Τα στάδια αντιπροσωπεύουν τα βήματα της ροής εργασίας για μια υπόθεση. Το αρχικό σας σύνολο σταδίων επιλέγεται με βάση τον κύριο τομέα δικαίου που επιλέξατε κατά την εγγραφή. Τα γραφεία γενικής δικηγορίας ξεκινούν με τα στάδια Intake, Discovery, Drafting, Negotiation και Closed. Για να αλλάξετε, μεταβείτε στο Settings → Matter Stages → Apply Template και επιλέξτε ένα από τα παρακάτω (η εφαρμογή ενός προτύπου αντικαθιστά τα τρέχοντα στάδιά σας):
Πρότυπο Δικαστηριακής Πρακτικής (Litigation)#
| # | Στάδιο | Χρώμα |
|---|---|---|
| 1 | Intake | Μπλε |
| 2 | Investigation | Μοβ |
| 3 | Pleading | Ροζ |
| 4 | Discovery | Κεχριμπαρί |
| 5 | Motions | Πετρόλ |
| 6 | Trial | Κόκκινο |
| 7 | Appeal | Λουλακί |
| 8 | Closed | Πράσινο |
Πρότυπο Συναλλακτικής Πρακτικής (Transactional)#
| # | Στάδιο | Χρώμα |
|---|---|---|
| 1 | Intake | Μπλε |
| 2 | Drafting | Κεχριμπαρί |
| 3 | Review | Μοβ |
| 4 | Negotiation | Κυανό |
| 5 | Signing | Ροζ |
| 6 | Post-Closing | Πετρόλ |
| 7 | Closed | Πράσινο |
Πρότυπο Οικογενειακού Δικαίου (Family Law)#
| # | Στάδιο | Χρώμα |
|---|---|---|
| 1 | Intake | Μπλε |
| 2 | Filing | Μοβ |
| 3 | Discovery | Κεχριμπαρί |
| 4 | Mediation | Πετρόλ |
| 5 | Trial | Κόκκινο |
| 6 | Decree | Ροζ |
| 7 | Closed | Πράσινο |
Σελίδα Στοιχείων Υπόθεσης#
Κάντε κλικ σε οποιαδήποτε υπόθεση για να ανοίξετε τη σελίδα στοιχείων της. Η κεφαλίδα εμφανίζει το στάδιο, τον υπεύθυνο δικηγόρο, τις ετικέτες και την επόμενη προθεσμία, με κουμπιά για Add deadline, Log time, Upload και Ask AI. Η σελίδα διαθέτει πέντε καρτέλες:
Overview#
Η συνοπτική προβολή που εμφανίζει:
- Τις επόμενες προθεσμίες, με επιλογή Mark as done
- Πρόσφατα έγγραφα
- Τελευταία δραστηριότητα και σημειώσεις
- Περιγραφή
- Στοιχεία πελάτη, με συνδέσμους προς την επαφή του πελάτη και, εφόσον υπάρχουν, τα στοιχεία τιμολόγησής του
- Μη τιμολογημένο χρόνο (για κατόχους λογαριασμού και διαχειριστές)
- Σχετικές υποθέσεις
Documents#
Διαχειριστείτε όλα τα αρχεία που επισυνάπτονται σε αυτήν την υπόθεση:
- Μεταφορτώστε έγγραφα μέσω μεταφοράς και απόθεσης (drag-and-drop) ή μέσω περιήγησης αρχείων
- Οργανώστε τα αρχεία σε φακέλους και υποφακέλους
- Ανοίξτε ένα έγγραφο για να δημιουργήσετε σύνοψη, να εξαγάγετε βασικά γεγονότα, να συνομιλήσετε μαζί του, να εκτελέσετε έλεγχο βάσει playbook ή να εντοπίσετε τα φυσικά πρόσωπα και τις εταιρείες που αναφέρονται σε αυτό
- Μοιραστείτε έγγραφα μέσω της πύλης πελατών (client portal)
- Τα προσχέδια (drafts) για αυτήν την υπόθεση παρατίθενται επίσης εδώ
- Υποστηριζόμενες μορφές αρχείων: PDF, Word, Excel, PowerPoint, αρχεία email (.eml, .msg), αρχεία κειμένου και φωτογραφίες. Δείτε το άρθρο Documents για την πλήρη λίστα.
- Μέγιστο μέγεθος: 25 MB ανά αρχείο
Deadlines#
Παρακολουθήστε δικασίμους, προθεσμίες καταθέσεων, συναντήσεις και άλλες βασικές ημερομηνίες:
- Προσθέστε μια προθεσμία με τύπο, τίτλο, ημερομηνία, προαιρετική ώρα, προτεραιότητα, τοποθεσία, υπενθύμιση και σημειώσεις
- Επίπεδα προτεραιότητας: Χαμηλή (Low), Μεσαία (Medium), Υψηλή (High), Κρίσιμη (Critical)
- Κατάσταση: Σε εκκρεμότητα (Pending), Ολοκληρωμένη (Completed), Ακυρωμένη (Cancelled), Εκπρόθεσμη (Overdue)
- Υπενθυμίσεις: τον επιλεγμένο αριθμό ημερών πριν από την ημερομηνία, ο υπεύθυνος δικηγόρος λαμβάνει ένα email υπενθύμισης και μια ειδοποίηση στην εφαρμογή. Όταν δεν έχει οριστεί υπεύθυνος (ή όταν δεν έχει πρόσβαση στην υπόθεση), τις ειδοποιήσεις λαμβάνει ένας κάτοχος (owner) ή διαχειριστής (admin) που έχει δικαίωμα πρόσβασης
- Οι τύποι προθεσμιών διαμορφώνονται στο Settings → Milestone Types
- Ενεργοποιήστε την επιλογή Show milestones στον σύνδεσμο της πύλης ενός πελάτη για να του εμφανίζονται οι προθεσμίες της υπόθεσης
Activity#
Ένα χρονολογικό ιστορικό της υπόθεσης, χωρισμένο σε τρεις ενότητες:
- Χρονολόγιο και σημειώσεις — σημειώσεις, μεταφορτώσεις εγγράφων, αλλαγές σταδίων, ενημερώσεις προθεσμιών και άλλες ενέργειες της ομάδας
- Συμμετέχοντες υπόθεσης (Matter Participants) — τα πρόσωπα και οι εταιρείες που εμπλέκονται στην υπόθεση (πελάτης, αντίδικος, μάρτυρας, πραγματογνώμονας, δικαστήριο, διαμεσολαβητής, διαιτητής ή άλλο), επιλεγμένα από τις επαφές σας
- Συγκρούσεις συμφερόντων (Conflicts) — πιθανές συγκρούσεις που εντοπίστηκαν για αυτήν την υπόθεση, προς διευθέτηση (clear), παραίτηση από ένσταση (waive) ή απόρριψη (decline)
Οι συμμετέχοντες δεν ταυτίζονται με την πρόσβαση της ομάδας. Για να περιορίσετε ποια μέλη της ομάδας μπορούν να βλέπουν μια υπόθεση, χρησιμοποιήστε το Restrict access ή το Manage access στο μενού More actions της κεφαλίδας (δείτε το άρθρο Ethical Walls).
Billing#
Όλα όσα αφορούν τα οικονομικά στοιχεία της υπόθεσης:
- Χρόνος (Time): καταγράψτε χρόνο ή χρησιμοποιήστε χρονόμετρο (δείτε το άρθρο Time Tracking)
- Έξοδα (Expenses): καταχωρίστε έξοδα και δαπάνες προς τιμολόγηση (δείτε το άρθρο Expenses & Disbursements)
- Τιμολόγια (Invoices): ορίστε τη συμφωνία αμοιβής και δημιουργήστε τιμολόγια από μη τιμολογημένο χρόνο και έξοδα (δείτε το άρθρο Invoicing)
- Καταπιστευτικοί λογαριασμοί (Trust): το καταπιστευτικό υπόλοιπο και οι εγγραφές της υπόθεσης, ορατά σε κατόχους και διαχειριστές (δείτε το άρθρο Trust Accounting)
- Στοιχεία τιμολόγησης (Billing details): σε ποιον εκδίδονται τα τιμολόγια της υπόθεσης και το email τιμολόγησης (εμφανίζονται εδώ, επεξεργάζονται στη σελίδα επαφής του πελάτη), καθώς και το νόμισμα της υπόθεσης (δείτε το άρθρο Client Accounts)
Ask AI#
Κάντε κλικ στο Ask AI στην κεφαλίδα για να ανοίξετε τον βοηθό AI σε ένα πλευρικό πλαίσιο. Κάντε ερωτήσεις ταυτόχρονα σχετικά με τα έγγραφα, τις προθεσμίες και τις σημειώσεις της υπόθεσης — ιδιαίτερα χρήσιμο για συνδυαστική ανάλυση πολλαπλών εγγράφων και ερωτήματα που αφορούν το σύνολο της υπόθεσης.
Ετικέτες και Τομείς Δικαίου#
- Τομείς Δικαίου (Practice Areas) — Κατηγοριοποιήστε τις υποθέσεις ανά νομική ειδικότητα (π.χ. Εταιρικό Δίκαιο, Οικογενειακό Δίκαιο, Δικαστηριακή Πρακτική) και τύπο υπόθεσης. Διαμορφώστε τους στο Settings → Practice Areas.
- Ετικέτες (Tags) — Προσθέστε προσαρμοσμένες ετικέτες για επιπλέον οργάνωση. Οι ετικέτες φέρουν χρωματική κωδικοποίηση και μπορείτε να φιλτράρετε με βάση αυτές. Δημιουργήστε ετικέτες στο Settings → Tags.
Φιλτράρισμα και Αναζήτηση#
Στη σελίδα των υποθέσεων, κάντε κλικ στο Filters για να:
- Φιλτράρετε ανά στάδιο, ανατεθειμένο μέλος της ομάδας (ή μη ανατεθειμένες), όνομα πελάτη, τίτλο υπόθεσης, ημερομηνία δημιουργίας (μετά ή πριν) και ετικέτες
- Ταξινομήσετε κατά ημερομηνία δημιουργίας, τελευταία ενημέρωση, τίτλο, όνομα πελάτη ή επόμενη προθεσμία, σε αύξουσα ή φθίνουσα σειρά
- Αποθηκεύσετε έναν συνδυασμό φίλτρων, να τον καρφιτσώσετε στη γραμμή εργαλείων ή να τον ορίσετε ως προεπιλογή σας
Χρησιμοποιήστε την παλέτα εντολών (command palette) (⌘K / Ctrl+K) για άμεση αναζήτηση σε όλες τις υποθέσεις.
Ethical Walls (Σινικά Τείχη)#
Εάν ο οργανισμός σας χρησιμοποιεί διαχωριστικά δεοντολογίας (ethical walls), οι υποθέσεις με περιορισμένη πρόσβαση εμφανίζουν:
- Ένα σήμα περιορισμού (restriction badge) στην κεφαλίδα της υπόθεσης (Ethical Wall, Confidential ή Limited Access)
- Τα μέλη της ομάδας χωρίς πρόσβαση δεν βλέπουν την υπόθεση στις λίστες ή στην αναζήτηση, και το άνοιγμα ενός συνδέσμου προς αυτήν εμφανίζει μια σελίδα Access Denied
Δείτε το άρθρο Ethical Walls για λεπτομέρειες.