Τι δείχνει αυτό το βίντεο
- Κάθε υπόθεση βρίσκεται σε έναν πίνακα, από την υποδοχή έως την υπογραφή.
- Η Ploy σύρει την αγορά του Lukas στο στάδιο «Έλεγχος».
- Προσθέτει την ημερομηνία υπογραφής μία φορά, με υπενθύμιση 3 ημέρες νωρίτερα.
- Προστίθεται στις υπόλοιπες προθεσμίες στο ημερολόγιο του δικηγορικού γραφείου.
- Μοιράζεται την υπόθεση με τον Lukas μέσω μιας ασφαλούς πύλης.
- Στέλνει εκεί το αναθεωρημένο SPA, όχι με email.
- Το επόμενο πρωί, η Αρχική δείχνει τι άλλαξε και τι εκκρεμεί.
- Ο χρόνος καταχωρίζεται στην υπόθεση σε λίγα δευτερόλεπτα.
- Η κατ' αποκοπή αμοιβή μετατρέπεται σε τιμολόγιο, το οποίο οριστικοποιείται και αποστέλλεται με email στον Lukas μέσα από την υπόθεση.
Διαχείριση Υποθέσεων
Οι υποθέσεις αποτελούν τον πυρήνα του Lawzana Flow. Κάθε υπόθεση αντιπροσωπεύει μια νομική υπόθεση, συναλλαγή ή ανάθεση. Αυτός ο οδηγός καλύπτει όλα όσα χρειάζεται να γνωρίζετε σχετικά με τη διαχείριση υποθέσεων.
Δημιουργία Υπόθεσης#
Από την Αρχή#
- Μεταβείτε στην επιλογή Υποθέσεις στην πλευρική γραμμή
- Κάντε κλικ στο κουμπί Νέα υπόθεση
- Συμπληρώστε τα στοιχεία:
- Τίτλος Υπόθεσης (υποχρεωτικό): το όνομα της νομικής υπόθεσης ή της συναλλαγής
- Όνομα Πελάτη (υποχρεωτικό)
- Email Πελάτη (προαιρετικό)
- Τηλέφωνο Πελάτη (προαιρετικό)
- Τομέας Δικαίου και Τύπος Υπόθεσης: επιλέξτε από αυτά που έχουν διαμορφωθεί στις Ρυθμίσεις → Τομείς Δικαίου
- Περιγραφή (προαιρετικό): μια σύντομη σύνοψη
- Επόμενη προθεσμία (προαιρετικό): τι εκκρεμεί, η ημερομηνία και μια προαιρετική ώρα
- Η υπόθεση δημιουργείται στο προεπιλεγμένο σας στάδιο (το πρώτο στάδιο των ενσωματωμένων προτύπων)
Επιλέξτε τον υπεύθυνο δικηγόρο στη συνέχεια από την επιλογή Υπεύθυνος στην κεφαλίδα της υπόθεσης.
Από Υπολογιστικό Φύλλο#
Οι ιδιοκτήτες και οι διαχειριστές μπορούν να κάνουν κλικ στο κουμπί Εισαγωγή στη σελίδα υποθέσεων για να εισαγάγουν υποθέσεις από ένα υπολογιστικό φύλλο, στις Ρυθμίσεις → Εισαγωγή δεδομένων. Μια εισηγμένη υπόθεση διατηρεί τον δικό της κωδικό αναφοράς, ο οποίος εμφανίζεται ως Αναφ. στην κεφαλίδα της.
Από έναν Υποψήφιο Πελάτη (Lead)#
- Ανοίξτε τη σελίδα λεπτομερειών ενός υποψήφιου πελάτη
- Κάντε κλικ στο κουμπί Μετατροπή
- Ορίστε τον τίτλο της υπόθεσης και προαιρετικά τον τομέα δικαίου, τον τύπο υπόθεσης και την επιλογή Ανάθεση Σε: τα στοιχεία του πελάτη μεταφέρονται αυτόματα
Προβολές#
Το Lawzana Flow προσφέρει τρεις τρόπους προβολής των υποθέσεών σας:
Πίνακας#
Μια οπτική ροή εργασιών όπου κάθε στήλη αντιπροσωπεύει ένα στάδιο. Μπορείτε να:
- Κάνετε μεταφορά και απόθεση (drag and drop) των υποθέσεων μεταξύ των σταδίων
- Δείτε τον αριθμό των υποθέσεων σε κάθε στάδιο
- Αξιολογήσετε γρήγορα τον φόρτο εργασίας και την πρόοδο
Λίστα#
Ένας πίνακας που εμφανίζει όλες τις υποθέσεις με στήλες για την Υπόθεση, τον Πελάτη, το Στάδιο, την Επόμενη προθεσμία, τον Υπεύθυνο και την Τελευταία δραστηριότητα.
Ημερολόγιο#
Εμφανίζει τις προθεσμίες των υποθέσεών σας ανά ημερομηνία. Οι υπενθυμίσεις υποψηφίων πελατών και τα ραντεβού βρίσκονται στη σελίδα Ημερολόγιο στην πλευρική γραμμή. Χρήσιμο για την παρακολούθηση επερχόμενων δικασίμων, καταθέσεων δικογράφων και συναντήσεων.
Στάδια Υπόθεσης#
Τα στάδια αντιπροσωπεύουν τα βήματα της ροής εργασίας για μια υπόθεση. Το αρχικό σύνολο σταδίων σας επιλέγεται από τον κύριο τομέα δικαίου που επιλέξατε κατά την εγγραφή σας. Τα δικηγορικά γραφεία γενικής πρακτικής ξεκινούν με τα στάδια: Αρχική Αξιολόγηση, Συλλογή Στοιχείων, Σύνταξη, Διαπραγμάτευση και Ολοκληρωμένη. Για να αλλάξετε, μεταβείτε στις Ρυθμίσεις → Στάδια Υπόθεσης → Εφαρμογή Προτύπου και επιλέξτε ένα από τα ακόλουθα (η εφαρμογή ενός προτύπου αντικαθιστά τα τρέχοντα στάδιά σας):
Πρότυπο Δικαστικών Υποθέσεων (Litigation)#
| # | Στάδιο | Χρώμα |
|---|---|---|
| 1 | Αρχική Αξιολόγηση | Μπλε |
| 2 | Διερεύνηση | Μωβ |
| 3 | Δικόγραφα | Ροζ |
| 4 | Συλλογή Στοιχείων | Κεχριμπαρί |
| 5 | Αιτήσεις / Ενστάσεις | Πετρόλ |
| 6 | Ακροαματική Διαδικασία | Κόκκινο |
| 7 | Έφεση | Ίντιγκο |
| 8 | Ολοκληρωμένη | Πράσινο |
Πρότυπο Συναλλακτικών Υποθέσεων (Transactional)#
| # | Στάδιο | Χρώμα |
|---|---|---|
| 1 | Αρχική Αξιολόγηση | Μπλε |
| 2 | Σύνταξη | Κεχριμπαρί |
| 3 | Έλεγχος | Μωβ |
| 4 | Διαπραγμάτευση | Κυανό |
| 5 | Υπογραφή | Ροζ |
| 6 | Μεταβιβαστικές Ενέργειες | Πετρόλ |
| 7 | Ολοκληρωμένη | Πράσινο |
Πρότυπο Οικογενειακού Δικαίου#
| # | Στάδιο | Χρώμα |
|---|---|---|
| 1 | Αρχική Αξιολόγηση | Μπλε |
| 2 | Κατάθεση | Μωβ |
| 3 | Συλλογή Στοιχείων | Κεχριμπαρί |
| 4 | Διαμεσολάβηση | Πετρόλ |
| 5 | Ακροαματική Διαδικασία | Κόκκινο |
| 6 | Απόφαση | Ροζ |
| 7 | Ολοκληρωμένη | Πράσινο |
Τα γραφεία στην Τουρκία, τις Φιλιππίνες και την Ταϊλάνδη βλέπουν επίσης τις αντίστοιχες ροές εργασιών της χώρας τους στο παράθυρο Εφαρμογή Προτύπου, κάτω από το όνομα της χώρας.
Σελίδα Λεπτομερειών Υπόθεσης#
Κάντε κλικ σε οποιαδήποτε υπόθεση για να ανοίξετε τη σελίδα λεπτομερειών της. Η κεφαλίδα εμφανίζει το στάδιο, τον υπεύθυνο δικηγόρο, τις ετικέτες και την επόμενη προθεσμία, με κουμπιά για Προσθήκη προθεσμίας, Καταγραφή χρόνου, Μεταφόρτωση, Ερώτηση στο AI και Πλέγμα γεγονότων. Σε μια υπόθεση που έχει μετατραπεί από υποψήφιο πελάτη, η κεφαλίδα αναφέρει πότε άνοιξε, με σύνδεσμο προς τον υποψήφιο πελάτη. Η σελίδα διαθέτει πέντε καρτέλες:
Επισκόπηση#
Η συνοπτική προβολή που εμφανίζει:
- Επόμενες προθεσμίες, με την επιλογή Επισήμανση ως ολοκληρωμένης
- Πρόσφατα έγγραφα
- Τελευταία δραστηριότητα και σημειώσεις
- Περιγραφή
- Στοιχεία πελάτη, με συνδέσμους προς την επαφή του πελάτη και, όταν υπάρχουν, τα στοιχεία τιμολόγησής του
- Μη τιμολογημένο χρόνο (ιδιοκτήτες και διαχειριστές)
- Σχετικές υποθέσεις
Έγγραφα#
Διαχειριστείτε όλα τα αρχεία που επισυνάπτονται σε αυτήν την υπόθεση:
- Μεταφορτώστε έγγραφα μέσω μεταφοράς και απόθεσης ή μέσω του περιηγητή αρχείων, πολλαπλά ταυτόχρονα, ή από το Google Drive ή το OneDrive
- Οργανώστε αρχεία σε φακέλους και υποφακέλους
- Ανοίξτε ένα έγγραφο (Προβολή & Ανάλυση) για να το συνοψίσετε, να εξαγάγετε βασικά γεγονότα, να συνομιλήσετε μαζί του, να εκτελέσετε έλεγχο βάσει playbook ή να εντοπίσετε τα πρόσωπα και τις εταιρείες που κατονομάζει, ή επιλέξτε Άνοιγμα στον Βοηθό
- Μοιραστείτε έγγραφα με την πύλη πελατών
- Τα προσχέδια για αυτήν την υπόθεση παρατίθενται επίσης εδώ
- Υποστηριζόμενες μορφές αρχείων: PDF, Word, Excel, PowerPoint, αρχεία email (.eml, .msg), αρχεία κειμένου και φωτογραφίες. Δείτε τα Έγγραφα για την πλήρη λίστα.
- Μέγιστο μέγεθος: 25 MB ανά αρχείο
Προθεσμίες#
Παρακολουθήστε δικασίμους, προθεσμίες καταθέσεων, συναντήσεις και άλλες βασικές ημερομηνίες:
- Προσθέστε μια προθεσμία με τύπο, τίτλο, ημερομηνία, προαιρετική ώρα, προτεραιότητα, τοποθεσία, υπενθύμιση και σημειώσεις
- Επίπεδα προτεραιότητας: Χαμηλή, Μεσαία, Υψηλή, Κρίσιμη
- Κατάσταση: Σε εκκρεμότητα, Ολοκληρωμένη, Ακυρωμένη, Εκπρόθεσμη
- Υπενθυμίσεις: τον επιλεγμένο αριθμό ημερών πριν από την ημερομηνία, ο υπεύθυνος δικηγόρος λαμβάνει ένα email υπενθύμισης και μια ειδοποίηση στην εφαρμογή. Όταν δεν έχει οριστεί υπεύθυνος (ή όταν δεν μπορεί να ανοίξει την υπόθεση), τις λαμβάνει ένας ιδιοκτήτης ή διαχειριστής που έχει πρόσβαση σε αυτήν
- Οι τύποι προθεσμιών διαμορφώνονται στις Ρυθμίσεις → Τύποι Ορόσημων
- Ενεργοποιήστε την επιλογή Εμφάνιση ορόσημων στον σύνδεσμο της πύλης ενός πελάτη για να του εμφανίζονται οι προθεσμίες της υπόθεσης
Δραστηριότητα#
Όλα όσα συνέβησαν στην υπόθεση, σε πέντε ενότητες:
- Email: email που στάλθηκαν από την υπόθεση και οι απαντήσεις τους. Κάντε κλικ στην επιλογή Νέο email για να συντάξετε ένα, ή στην επιλογή Αποστολή email στον πελάτη στην καρτέλα του πελάτη στην Επισκόπηση
- Μηνύματα πύλης πελατών: μηνύματα που ανταλλάσσετε εσείς και ο πελάτης στη σελίδα της πύλης του. Ο πελάτης λαμβάνει ένα email με έναν σύνδεσμο για να διαβάσει τα δικά σας
- Χρονολόγιο και σημειώσεις: σημειώσεις, μεταφορτώσεις εγγράφων, αλλαγές σταδίων, ενημερώσεις προθεσμιών και άλλες ενέργειες της ομάδας. Για μια υπόθεση που μετατράπηκε από υποψήφιο πελάτη, το ιστορικό του υποψηφίου εμφανίζεται στην ενότητα Από τον υποψήφιο πελάτη
- Συμμετέχοντες Υπόθεσης: τα πρόσωπα και οι εταιρείες που εμπλέκονται στην υπόθεση (πελάτης, αντίδικος, μάρτυρας, πραγματογνώμονας, δικαστήριο, διαμεσολαβητής, διαιτητής ή άλλο), επιλεγμένα από τις επαφές σας
- Συγκρούσεις συμφερόντων: πιθανές συγκρούσεις συμφερόντων που εντοπίστηκαν για αυτήν την υπόθεση, προς εκκαθάριση, παραίτηση από ένσταση (waiver) ή απόρριψη
Οι συμμετέχοντες δεν ταυτίζονται με την πρόσβαση της ομάδας. Για να περιορίσετε ποια μέλη της ομάδας μπορούν να δουν μια υπόθεση, χρησιμοποιήστε την επιλογή Περιορισμός πρόσβασης ή Διαχείριση πρόσβασης στο μενού Περισσότερες ενέργειες της κεφαλίδας (δείτε τα Ηθικά Τείχη).
Τιμολόγηση#
Ό,τι σχετίζεται με οικονομικά στοιχεία για την υπόθεση:
- Χρόνος: καταγράψτε χρόνο ή χρησιμοποιήστε χρονόμετρο (δείτε την Παρακολούθηση Χρόνου)
- Έξοδα: καταχωρίστε έξοδα προς τιμολόγηση (δείτε τα Έξοδα & Δαπάνες)
- Τιμολόγια: ορίστε τη συμφωνία αμοιβής και δημιουργήστε τιμολόγια από μη τιμολογημένο χρόνο και έξοδα (δείτε την Τιμολόγηση)
- Καταπιστεύματα: το υπόλοιπο και οι εγγραφές του λογαριασμού καταπιστεύματος της υπόθεσης, ορατά σε ιδιοκτήτες και διαχειριστές (δείτε τη Λογιστική Καταπιστευμάτων)
- Στοιχεία τιμολόγησης: σε ποιους απευθύνονται τα τιμολόγια της υπόθεσης και το email τιμολόγησης (εμφανίζονται εδώ, επεξεργάζονται στη σελίδα επαφής του πελάτη), καθώς και το νόμισμα της υπόθεσης (δείτε τους Λογαριασμούς Πελατών)
Ερώτηση στο AI#
Κάντε κλικ στην επιλογή Ερώτηση στο AI στην κεφαλίδα για να ανοίξετε τον βοηθό AI σε έναν πλευρικό πίνακα. Κάντε ερωτήσεις ταυτόχρονα σχετικά με τα έγγραφα, τις προθεσμίες και τις σημειώσεις της υπόθεσης, για ανάλυση πολλαπλών εγγράφων και ερωτήματα που αφορούν το σύνολο της υπόθεσης. Το ιστορικό συνομιλίας σας αποθηκεύεται στην υπόθεση και είναι ορατό μόνο σε εσάς.
Ετικέτες και Τομείς Δικαίου#
- Τομείς Δικαίου: Κατηγοριοποιήστε τις υποθέσεις ανά νομική ειδικότητα (π.χ., Εταιρικό Δίκαιο, Οικογενειακό Δίκαιο, Δικαστικές Υποθέσεις) και τύπο υπόθεσης. Διαμορφώστε τους στις Ρυθμίσεις → Τομείς Δικαίου.
- Ετικέτες: Προσθέστε προσαρμοσμένες ετικέτες για επιπλέον οργάνωση. Οι ετικέτες διαθέτουν χρωματική κωδικοποίηση και μπορείτε να φιλτράρετε βάσει αυτών. Δημιουργήστε ετικέτες στις Ρυθμίσεις → Ετικέτες.
Φιλτράρισμα και Αναζήτηση#
Στη σελίδα υποθέσεων, κάντε κλικ στα Φίλτρα για να:
- Φιλτράρετε κατά στάδιο, ανατεθειμένο μέλος της ομάδας (ή μη ανατεθειμένες), όνομα πελάτη, τίτλο υπόθεσης, ημερομηνία δημιουργίας (μετά ή πριν) και ετικέτες
- Ταξινομήσετε κατά ημερομηνία δημιουργίας, τελευταία ενημέρωση, τίτλο, όνομα πελάτη ή επόμενη προθεσμία, σε αύξουσα ή φθίνουσα σειρά
- Αποθηκεύσετε έναν συνδυασμό φίλτρων, να τον καρφιτσώσετε στη γραμμή εργαλείων ή να τον ορίσετε ως προεπιλογή σας
Χρησιμοποιήστε την παλέτα εντολών (⌘K / Ctrl+K) για άμεση αναζήτηση σε όλες τις υποθέσεις.
Ηθικά Τείχη#
Εάν ο οργανισμός σας χρησιμοποιεί ηθικά τείχη (ethical walls), οι υποθέσεις με περιορισμό εμφανίζουν:
- Μια ένδειξη περιορισμού στην κεφαλίδα της υπόθεσης (Ηθικό Τείχος, Εμπιστευτικό ή Περιορισμένη Πρόσβαση)
- Τα μέλη της ομάδας χωρίς πρόσβαση δεν βλέπουν την υπόθεση σε λίστες ή στην αναζήτηση, και το άνοιγμα ενός συνδέσμου προς αυτήν εμφανίζει μια σελίδα Δεν Επιτρέπεται η Πρόσβαση
- Ένα άτομο στο οποίο έχει εκχωρηθεί πρόσβαση Μόνο Έγγραφα βλέπει τον τίτλο της υπόθεσης και τα έγγραφά της, με την ειδοποίηση «Έχετε πρόσβαση μόνο στα έγγραφα αυτής της υπόθεσης.» Ένα άτομο στο οποίο έχει εκχωρηθεί πρόσβαση Μόνο για Ανάγνωση μπορεί να ανοίξει την υπόθεση αλλά όχι να την τροποποιήσει
Δείτε τα Ηθικά Τείχη για λεπτομέρειες.