Ηθικά Τείχη (Ethical Walls) & Εντοπισμός Συγκρούσεων Συμφερόντων

Τα ηθικά τείχη (γνωστά και ως σινικά τείχη / Chinese walls) αποτρέπουν τις συγκρούσεις συμφερόντων περιορίζοντας την πρόσβαση σε συγκεκριμένες υποθέσεις. Το Lawzana Flow ελέγχει για πιθανές συγκρούσεις και σας επιτρέπει να ορίσετε ποιοι έχουν δικαίωμα προβολής μιας υπόθεσης.

Τι είναι τα Ηθικά Τείχη;#

Στις δικηγορικές εταιρείες, τα ηθικά τείχη εμποδίζουν τα μέλη της ομάδας να έχουν πρόσβαση σε υποθέσεις όπου υπάρχει σύγκρουση συμφερόντων — για παράδειγμα, εάν ένας δικηγόρος εκπροσωπούσε προηγουμένως τον αντίδικο ή εάν δύο υποθέσεις περιλαμβάνουν συνδεδεμένα μέρη σε αντίπαλες πλευρές.

Πώς λειτουργεί ο Εντοπισμός Συγκρούσεων#

Το Lawzana Flow ελέγχει για συγκρούσεις:

1. Όταν ένας υποψήφιος πελάτης (lead) προέρχεται από τον Κατάλογο Lawzana ή συμπληρώνει τη φόρμα εισαγωγής του (intake form), τα ονόματα που δηλώνει ελέγχονται σε σχέση με τους εντολείς και τους συμμετέχοντες των υποθέσεών σας. Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στο Εκτέλεση ελέγχου (ή Επανεκτέλεση) στην ενότητα Έλεγχος σύγκρουσης συμφερόντων του lead ανά πάσα στιγμή.
2. Όταν μετατρέπετε ένα lead σε υπόθεση, το Flow εξετάζει τον πιο πρόσφατο έλεγχο σύγκρουσης συμφερόντων του lead.
3. Όταν προσθέτετε έναν συμμετέχοντα σε μια υπόθεση, η επαφή ελέγχεται σε σχέση με τις άλλες υποθέσεις σας.
4. Όταν η τεχνητή νοημοσύνη (AI) αναλύει ένα έγγραφο σε μια υπόθεση ή lead, ελέγχονται επίσης τα μέρη που κατονομάζονται σε αυτό (δείτε παρακάτω «Συγκρούσεις που εντοπίστηκαν σε έγγραφα»).

Σοβαρότητα Σύγκρουσης#

Οι συγκρούσεις που εντοπίζονται σε μια υπόθεση διαβαθμίζονται σε ένα από τα τρία επίπεδα σοβαρότητας:

Κάθε σύγκρουση έχει μια κατάσταση: Εκκρεμεί μέχρι να την εξετάσει κάποιος, και στη συνέχεια Εξαιρέθηκε, Απορρίφθηκε ή Εκκαθαρίστηκε.

Ο έλεγχος σύγκρουσης ενός lead εμφανίζει Καμία σύγκρουση, Πιθανή σύγκρουση (μερική αντιστοίχιση ονόματος) ή Επιβεβαιωμένη σύγκρουση (πλήρης αντιστοίχιση ονόματος). Μια επιβεβαιωμένη σύγκρουση εμποδίζει τη μετατροπή του lead σε υπόθεση έως ότου καταγράψετε μια αιτιολογία και κάνετε κλικ στο Παράκαμψη και μετατροπή. Τίποτα άλλο δεν εμποδίζεται: οι συγκρούσεις σε μια υπόθεση αποτελούν προειδοποιήσεις προς εξέταση.

Συγκρούσεις που Εντοπίστηκαν σε Έγγραφα#

Όταν το AI εξάγει τα βασικά πραγματικά περιστατικά ή τα πρόσωπα και τις εταιρείες από ένα έγγραφο υπόθεσης (αυτόματα μετά τη μεταφόρτωση ή όταν εκτελείτε ξανά την εξαγωγή), το Flow συγκρίνει κάθε μέρος που κατονομάζει το έγγραφο με τους εντολείς και τους αντιδίκους των άλλων υποθέσεων της εταιρείας σας. Τα ονόματα πρέπει να ταιριάζουν πλήρως. Τα πεζά/κεφαλαία, τα επιπλέον διαστήματα και οι τίτλοι όπως κ., κα ή Δρ αγνοούνται. Τα πρόσωπα που συμμετέχουν ήδη στην υπόθεση παραλείπονται.

Κάθε αντιστοίχιση καταγράφεται ως Πιθανή σύγκρουση που αναφέρει το έγγραφο, εμφανίζεται στη σελίδα Συγκρούσεις συμφερόντων και στην καρτέλα Δραστηριότητα της υπόθεσης, και προσθέτει μια εγγραφή στο χρονολόγιο της υπόθεσης. Το ίδιο μέρος δεν καταγράφεται δύο φορές για το ίδιο ζεύγος υποθέσεων. Αυτοί οι έλεγχοι εκτελούνται επίσης όταν αναθέτετε ένα έγγραφο από την ενότητα Έγγραφα σε μια υπόθεση, καθώς και στα έγγραφα που συνοδεύουν ένα lead όταν μετατρέπεται σε υπόθεση.

Σε ένα lead, τα ονόματα που εντοπίζονται στα έγγραφά του προστίθενται στον έλεγχο σύγκρουσης του lead. Μια αντιστοίχιση που προέρχεται αποκλειστικά από έγγραφο θεωρείται πάντα μόνο Πιθανή σύγκρουση, επομένως δεν εμποδίζει ποτέ τη μετατροπή.

Τύποι Περιορισμού#

Για να περιορίσετε μια υπόθεση, ανοίξτε την και επιλέξτε Περιορισμός πρόσβασης από το μενού Περισσότερες ενέργειες στην κεφαλίδα (εμφανίζεται όταν τα ηθικά τείχη είναι ενεργοποιημένα και ο ρόλος σας επιτρέπει τον περιορισμό υποθέσεων). Επιλέξτε έναν Τύπο περιορισμού, προσθέστε μια αιτιολογία (υποχρεωτικό εάν η εταιρεία σας έχει ενεργοποιήσει την επιλογή Απαίτηση αιτιολογίας) και επιλέξτε σε ποιους θα Εκχωρήσετε πρόσβαση:

Ο τύπος είναι μια ετικέτα που εμφανίζεται στο σήμα της υπόθεσης. Και οι τρεις τύποι περιορίζουν την πρόσβαση με τον ίδιο τρόπο. Μόνο τα άτομα στα οποία εκχωρείτε πρόσβαση, το άτομο που περιόρισε την υπόθεση και (εάν είναι ενεργοποιημένη η επιλογή Παράκαμψη κατόχου) ο κάτοχος της δικηγορικής εταιρείας μπορούν να την ανοίξουν. Όλοι οι υπόλοιποι παύουν να βλέπουν την υπόθεση σε λίστες, στην αναζήτηση και στις απαντήσεις του βοηθού AI.

Επιλέγετε επίσης ένα επίπεδο πρόσβασης για κάθε άτομο (Πλήρης πρόσβαση, Μόνο ανάγνωση ή Μόνο έγγραφα). Το επίπεδο αποθηκεύεται με τα δικαιώματα πρόσβασής τους, αλλά το τι μπορεί να αλλάξει κάθε άτομο στην υπόθεση εξακολουθεί να καθορίζεται από τον ρόλο του.

Προβολή Συγκρούσεων#

Σελίδα Συγκρούσεων#

Μεταβείτε στην επιλογή Συγκρούσεις συμφερόντων στην πλαϊνή γραμμή (η σελίδα Έλεγχος συγκρούσεων) για να δείτε:

• Κάρτες στατιστικών — Σύνολο, Εκκρεμείς, Εξαιρέθηκαν, Απορρίφθηκαν και Εκκαθαρίστηκαν
• Λίστα Εκκρεμείς συγκρούσεις που εμφανίζει:
  • Σήμα σοβαρότητας (με χρωματική κωδικοποίηση)
  • Τι εντοπίστηκε και ποιος εμπλέκεται
  • Την υπόθεση που επηρεάζεται
  • Κουμπιά Εξαίρεση, Απόρριψη και Εκκαθάριση

Οι κάτοχοι και οι διαχειριστές βλέπουν πάντα τις Συγκρούσεις συμφερόντων στην πλαϊνή γραμμή. Τα μέλη και οι παρατηρητές το βλέπουν μόνο ενόσω εκκρεμεί κάποια σύγκρουση.

Στα Στοιχεία Υπόθεσης#

Όταν μια υπόθεση έχει εκκρεμείς συγκρούσεις, ένα πλαίσιο στο επάνω μέρος της υπόθεσης εμφανίζει πόσες απαιτούν εξέταση, ενώ η καρτέλα Δραστηριότητα τις παραθέτει στην ενότητα Συγκρούσεις συμφερόντων.

Όταν μια υπόθεση έχει ενεργό περιορισμό:

• Ένα σήμα περιορισμού (Ηθικό τείχος, Εμπιστευτικό ή Περιορισμένη πρόσβαση) εμφανίζεται στην κεφαλίδα της υπόθεσης, με την αιτιολογία στο επεξηγηματικό κείμενο (tooltip)
• Η επιλογή Διαχείριση πρόσβασης στο μενού Περισσότερες ενέργειες σας επιτρέπει να εκχωρήσετε ή να αφαιρέσετε πρόσβαση, ή να καταργήσετε τον περιορισμό
• Τα μέλη της ομάδας χωρίς πρόσβαση που ανοίγουν έναν σύνδεσμο προς την υπόθεση βλέπουν μια σελίδα Δεν επιτρέπεται η πρόσβαση

Επίλυση Συγκρούσεων#

Από τη σελίδα Συγκρούσεις συμφερόντων ή από την καρτέλα Δραστηριότητα της υπόθεσης, μπορείτε να:

1. Εκκαθαρίσετε — Σημειώστε τη σύγκρουση ως ψευδώς θετική (για παράδειγμα, διαφορετικό πρόσωπο με το ίδιο όνομα)
2. Εξαιρέσετε — Καταγράψτε ότι η σύγκρουση εξαιρέθηκε (για παράδειγμα, ο εντολέας παρείχε έγγραφη παραίτηση/συγκατάθεση)
3. Απορρίψετε — Καταγράψτε ότι αρνηθήκατε την εκπροσώπηση λόγω της σύγκρουσης

Κάθε επιλογή σας επιτρέπει να προσθέσετε Σημειώσεις επίλυσης για να τεκμηριώσετε το σκεπτικό σας. Κάθε απόφαση, μαζί με τη σημείωσή της, καταγράφεται στο χρονολόγιο της υπόθεσης. Οι παρατηρητές δεν μπορούν να επιλύσουν συγκρούσεις.

Ρύθμιση Ηθικών Τειχών#

1. Μεταβείτε στο Ρυθμίσεις → Πρόσβαση (κάτοχοι και διαχειριστές)
2. Ενεργοποιήστε την επιλογή Ενεργοποίηση ηθικών τειχών
3. Ρυθμίστε τα εξής:
   • Απαίτηση αιτιολογίας — πρέπει να παρέχεται αιτιολογία κατά τον περιορισμό μιας υπόθεσης
   • Παράκαμψη κατόχου — ο κάτοχος μπορεί πάντα να ανοίγει περιορισμένες υποθέσεις (ενεργοποιημένο από προεπιλογή)
   • Ποιος μπορεί να περιορίζει υποθέσεις — Κάτοχοι, Διαχειριστές ή/και Μέλη. Επιλέξτε τουλάχιστον ένα, διαφορετικά κανείς δεν θα μπορεί να περιορίσει υποθέσεις.
4. Κάντε κλικ στο Αποθήκευση αλλαγών

Βέλτιστες Πρακτικές#

• Εξετάζετε τις συγκρούσεις άμεσα — Μην αφήνετε τις εντοπισμένες συγκρούσεις σε εκκρεμότητα
• Τεκμηριώνετε τις εξαιρέσεις — Προσθέτετε πάντοτε σημειώσεις κατά την εξαίρεση μιας σύγκρουσης
• Τακτικοί έλεγχοι — Ελέγχετε περιοδικά τις περιορισμένες υποθέσεις σας και ποιος έχει πρόσβαση σε καθεμία
• Εκπαιδεύστε την ομάδα σας — Βεβαιωθείτε ότι όλοι γνωρίζουν ποιες υποθέσεις είναι περιορισμένες και για ποιο λόγο