Етичні бар'єри та виявлення конфліктів

Етичні бар'єри (ethical walls, також відомі як китайські стіни або «Chinese walls») запобігають конфліктам інтересів, обмежуючи доступ до конкретних справ. Lawzana Flow перевіряє наявність потенційних конфліктів і дозволяє налаштовувати, хто саме може бачити справу.

Що таке етичні бар'єри?#

В юридичних фірмах етичні бар'єри закривають доступ до справ тим співробітникам, у яких є конфлікт інтересів, — наприклад, якщо адвокат раніше представляв інтереси протилежної сторони або якщо у двох справах фігурують пов'язані особи на сторонах із суперечливими інтересами.

Як працює виявлення конфліктів#

Lawzana Flow виконує перевірку на конфлікти:

1. Коли лід надходить із Lawzana Directory або заповнює вступну анкету (intake form), зазначені імена звіряються з базою клієнтів та учасників ваших справ. Ви також можете в будь-який момент натиснути Run Check (або Re-run) у розділі ліда Conflict Check.
2. Коли ви конвертуєте лід у справу, Flow перевіряє результати останньої перевірки на конфлікти для цього ліда.
3. Коли ви додаєте учасника до справи, контакт звіряється з іншими вашими справами.
4. Коли штучний інтелект (AI) аналізує документ у справі або ліді, зазначені в ньому сторони також перевіряються (див. розділ «Конфлікти, виявлені в документах» нижче).

Рівні серйозності конфлікту#

Конфлікти, виявлені у справі, мають один із трьох рівнів серйозності:

Кожен конфлікт має статус: Pending, доки його хтось не перегляне, а потім — Waived, Declined або Cleared.

Перевірка конфліктів у ліда показує варіанти No conflicts, Potential conflict (частковий збіг імені) або Confirmed conflict (точний збіг імені). Підтверджений конфлікт блокує конвертацію ліда у справу, доки ви не вкажете причину та не натиснете Override and Convert. Жодних інших блокувань немає: конфлікти у справах слугують попередженнями для подальшого розгляду.

Конфлікти, виявлені в документах#

Коли AI витягує ключові факти або перелік фізичних та юридичних осіб із документа справи (автоматично після завантаження або під час повторного запуску екстракції), Flow зіставляє кожну згадану в документі сторону з клієнтами та протилежними сторонами в інших справах вашої фірми. Імена мають збігатися повністю; регістр літер, зайві пробіли та звернення/титули (наприклад, Mr, Mrs, Ms або Dr) ігноруються. Особи, які вже додані до справи, пропускаються.

Кожен збіг реєструється як Potential Conflict із зазначенням назви документа, відображається на сторінці Conflicts та на вкладці Activity справи, а також додається до часової шкали (timeline) справи. Одна й та сама сторона не фіксується двічі для однієї й тієї ж пари справ. Ці перевірки також запускаються під час прив'язки документа з розділу Documents до справи, а також для документів, які додаються до справи під час конвертації ліда.

У лідах імена, знайдені в документах, додаються до перевірки конфліктів цього ліда. Збіг виключно за документом завжди класифікується лише як Potential conflict, тому він ніколи не блокує конвертацію.

Типи обмежень#

Щоб обмежити доступ до справи, відкрийте її та виберіть Restrict access у меню More actions у заголовку (відображається, якщо етичні бар'єри увімкнено і ваша роль дозволяє обмежувати справи). Виберіть Restriction Type, вкажіть причину (обов'язково, якщо у вашій фірмі ввімкнено опцію Require Reason) і виберіть, кому надати доступ у полі Grant Access To:

Тип — це ярлик, який відображається на значку справи; усі три типи обмежують доступ однаково. Відкрити справу можуть лише особи, яким ви надали доступ, користувач, який наклав обмеження, а також власник фірми (якщо ввімкнено опцію Owner Override). Для всіх інших справа зникає зі списків, результатів пошуку та відповідей AI-асистента.

Ви також обираєте рівень доступу для кожної особи (Full Access, Read Only або Documents Only). Цей рівень зберігається разом із правами доступу, але дії, які користувач може здійснювати у справі, як і раніше регулюються його роллю.

Перегляд конфліктів#

Сторінка Conflicts#

Перейдіть до розділу Conflicts на бічній панелі (сторінка Conflict Checker), щоб переглянути:

• Картки статистики — загальна кількість (Total), на розгляді (Pending), врегульовані за згодою (Waived), відхилені (Declined) та зняті (Cleared)
• Список очікуваних конфліктів (Pending Conflicts), де зазначено:
  • Значок рівня серйозності (з колірним кодуванням)
  • Що саме було виявлено та хто є фігурантом
  • Справу, якої це стосується
  • Кнопки Waive, Decline та Clear

Власники та адміністратори завжди бачать розділ Conflicts на бічній панелі. Учасники (Members) та спостерігачі (Viewers) бачать його лише тоді, коли є конфлікт зі статусом очікування (Pending).

На сторінці деталей справи#

Якщо у справі є невирішені конфлікти, у верхній частині справи з'являється банер із кількістю конфліктів, що потребують уваги, а на вкладці Activity вони перелічені в розділі Conflicts.

Якщо для справи встановлено активне обмеження:

• У заголовку справи відображається значок обмеження (Ethical Wall, Confidential або Limited Access), а причину зазначено у спливаючій підказці
• Пункт Manage access у меню More actions дозволяє надавати чи скасовувати доступ або знімати обмеження повністю
• Учасники команди без доступу під час спроби перейти за посиланням на таку справу бачать сторінку Access Denied

Вирішення конфліктів#

На сторінці Conflicts або на вкладці Activity відповідної справи ви можете:

1. Clear — позначити конфлікт як хибнопозитивний (наприклад, інша особа з таким самим ім'ям)
2. Waive — зафіксувати, що конфлікт було врегульовано за взаємною згодою (наприклад, клієнт надав письмову згоду/вейвер)
3. Decline — зафіксувати, що ви відмовилися від представництва через наявність конфлікту

Кожен варіант дозволяє додати примітки щодо рішення (Resolution Notes), щоб задокументувати обґрунтування. Кожне рішення разом із приміткою фіксується на часовій шкалі (timeline) справи. Користувачі з роллю Viewer не можуть вирішувати конфлікти.

Налаштування етичних бар'єрів#

1. Перейдіть до Settings → Access (доступно для власників та адміністраторів)
2. Увімкніть параметр Enable Ethical Walls
3. Налаштуйте:
   • Require Reason — вимагати обов'язкового зазначення причини під час обмеження справи
   • Owner Override — власник завжди може відкривати справи з обмеженим доступом (увімкнено за замовчуванням)
   • Who Can Restrict Matters — хто може обмежувати справи: Owners, Admins та/або Members. Виберіть хоча б одну роль, інакше ніхто не зможе встановлювати обмеження.
4. Натисніть Save Changes

Рекомендації#

• Своєчасно переглядайте конфлікти — не залишайте виявлені конфлікти в статусі очікування
• Документуйте вейвери — завжди додавайте примітки під час підтвердження згоди на представництво в умовах конфлікту (Waive)
• Проводьте регулярний аудит — періодично переглядайте справи з обмеженим доступом та списки користувачів, які мають до них доступ
• Проводьте інструктаж для команди — переконайтеся, що всі співробітники знають, які справи є обмеженими та чому