Документи та файли

Lawzana Flow пропонує два способи керування документами: прикріплені до справи або як автономні файли в розділі «Документи». Обидва варіанти підтримують аналіз за допомогою штучного інтелекту.

Завантаження документів#

До справи#

1. Відкрийте справу та перейдіть на вкладку Документи
2. Натисніть Завантажити або перетягніть файли в цю область
3. Документи автоматично прив'язуються до справи

Якщо під час завантаження вибрано папку, файли потрапляють до цієї папки.

До розділу «Документи» (автономні файли)#

1. Перейдіть до розділу Документи на бічній панелі та відкрийте вкладку Файли
2. Натисніть Завантажити файли або перетягніть їх
3. Автономні файли не прив'язані до жодної справи — це зручно для шаблонів, довідкових матеріалів або загальних документів фірми. Скористайтеся функцією Призначити до справи пізніше, щоб перемістити файл до певної справи.

Підтримувані формати#

Обмеження щодо розміру файлів#

• Завантаження учасниками команди: до 25 МБ на один файл
• Завантаження клієнтами (через портал): до 10 МБ на один файл, у форматах PDF, Word, Excel, тексті або зображеннях

Завантаження дублікатів#

Якщо ви завантажуєте файл до справи або ліда, де вже зберігається точно такий самий файл, Flow запитує підтвердження перед його збереженням. Оберіть:

• Скасувати — залишити лише наявний документ
• Завантажити копію — зберегти файл ще раз як другий документ
• Замінити наявний — зберегти наявний документ разом із його папкою, спільним доступом на порталі та результатами ШІ, надавши йому нову назву файлу

Якщо ви завантажуєте кілька файлів до справи одночасно, інші файли зберігаються першими, а Flow запитує щодо кожного дубліката по черзі. Документи, завантажені до появи цієї перевірки, не зіставляються.

Впорядкування за папками#

Впорядковуйте документи за папками для зручної навігації:

1. На вкладці «Документи» натисніть Показати папки
2. Натисніть піктограму створення папки поруч із написом Папки та введіть назву
3. Переміщуйте документи за допомогою пункту Перемістити до папки у меню дій документа
4. Використовуйте пункт Нова підпапка в меню папки для створення вкладених папок; там же можна перейменовувати або видаляти папки

Обробка за допомогою ШІ#

Коли ви завантажуєте документ, який може бути прочитаний штучним інтелектом, Lawzana Flow зчитує його у фоновому режимі та видобуває ключові факти. ШІ зчитує сам файл, тому фотографії та відскановані сторінки розпізнаються так само добре, як і набрані документи.

У розділі «Документи» для кожного файлу відображається його статус: В очікуванні, Текст видобуто або Проаналізовано.

Аналіз за допомогою ШІ#

Натисніть Переглянути й проаналізувати на документі, щоб відкрити його за допомогою інструментів ШІ. Докладні відомості див. у статті Функції ШІ:

• Стислий зміст — огляд документа в один клік
• Факти — дати, сторони, позовні вимоги, суми
• ШІ-асистент — ставте запитання щодо документа
• Перевірка — запустіть перевірку за плейбуком для виявлення проблем і прогалин
• Суб'єкти — знаходьте згаданих у документі людей і компанії та додавайте їх до своїх контактів або справи

Надання спільного доступу до документів клієнтам#

Щоб поділитися документом через клієнтський портал:

1. Відкрийте вкладку справи Документи
2. Увімкніть перемикач у стовпці Клієнтський портал для цього документа (на телефоні виберіть Поділитися на порталі в меню документа)
3. Документ стає видимим на порталі клієнта та позначається як Спільний у вашому списку
4. Клієнти можуть завантажувати документи зі спільним доступом

Завантаження документів на пристрій#

• Натисніть піктограму завантаження поруч із будь-яким документом, щоб зберегти копію
• Документи завантажуються в оригінальному форматі
• Клієнти можуть завантажувати надані для спільного доступу документи з порталу

Видалення документів#

1. Натисніть піктограму видалення поруч із документом (на телефоні скористайтеся меню документа)
2. Підтвердьте видалення

Лише власники та адміністратори можуть видаляти документи справи та автономні файли; у ліді видаляти документи може будь-хто, крім глядачів. Автономні файли замість видалення можна також архівувати та відновлювати.