Поширені запитання

Початок роботи#

Як розпочати роботу з Lawzana Flow?#

Зареєструйтеся на сайті flow.lawzana.com, указавши своє ім'я, адресу електронної пошти та назву компанії, або увійдіть за допомогою облікового запису Google чи Microsoft. Ви розпочнете з тарифного плану Free і потрапите на «Головну», де короткий контрольний список запропонує ваші перші кроки. Якщо ваша фірма зареєстрована в Lawzana Directory, натомість натисніть Open in Flow на ліді в панелі керування Lawzana — це створить ваш робочий простір і виконає вхід. Повний посібник див. у розділі Початок роботи.

Чи є безкоштовний пробний період?#

Пробного періоду немає, оскільки діє тарифний план Free: 2 учасники команди, 50 кредитів ШІ на місяць і 2 ГБ сховища — без банківської картки та без обмежень у часі. Перейдіть на тарифний план Essentials або Advanced, коли вам знадобиться більше. Див. розділ Тарифи та оплата.

Чи можу я запрошувати учасників команди на плані Free?#

Так. План Free передбачає загалом 2 учасників команди разом із вами, тож ви можете запросити одного колегу. Платні плани не мають обмежень щодо кількості учасників, а фірми, підключені до Lawzana Directory, можуть отримувати додаткові робочі місця за своїм планом у Directory.

Якими мовами доступний Lawzana Flow?#

Англійською, іспанською та французькою. Змінити мову можна в меню облікового запису на бічній панелі в розділі Language.

Ліди та справи#

Як перетворити ліда на справу?#

Відкрийте ліда та натисніть Convert. Введіть назву справи, за бажанням виберіть галузь практики, тип справи та юриста, якому вона призначається, після чого натисніть Create Matter. Flow спочатку перевірить наявність конфліктів, а дані клієнта та ключові факти з ліда автоматично перенесуться до нової справи.

Чи можу я налаштувати етапи пайплайну?#

Так. Перейдіть до розділу Settings → Matter Stages (або Lead Stages), щоб додавати, перейменовувати, змінювати порядок або видаляти етапи. У розділі Matter Stages доступні готові шаблони через функцію Apply Template (Litigation, Transactional, Family Law або Custom); у розділі Lead Stages є власні шаблони.

У чому різниця між лідом і справою?#

Лід — це потенційний клієнт, який виявив інтерес, але ще не уклав договір про надання послуг. Справа — це активне провадження або доручення. Перетворюйте лідів на справи, щойно клієнт оформить співпрацю.

Документи#

Які формати файлів можна завантажувати?#

Майже будь-які файли: PDF, Word, Excel, PowerPoint, файли електронної пошти (.eml, .msg), текстові файли, ZIP-архіви та фотографії. Файли HTML і SVG не підтримуються. Клієнти під час завантаження через портал можуть надсилати файли PDF, Word, Excel, текстові файли та зображення. Максимальний розмір файлу становить 25 МБ для завантажень командою та 10 МБ для завантажень через клієнтський портал.

Чому для мого документа недоступний аналіз за допомогою ШІ?#

Перевірте таке:

1. Формат файлу підтримується ШІ: PDF, Word (.docx), текстові файли або фотографії та скан-копії (JPEG, PNG, WebP). Файли Excel, PowerPoint та електронної пошти зберігаються, але не аналізуються ШІ.
2. У вашої компанії ще залишилися кредити ШІ цього місяця (див. Settings → Subscription).

Чи можу я впорядковувати документи за папками?#

Так. Папки підтримуються як для документів у справах, так і для окремих файлів. Створюйте папки й підпапки та переміщуйте файли між ними.

Функції ШІ#

Які функції ШІ доступні?#

Для кожного документа передбачено панель ШІ з функціями Summary (короткий зміст), Facts (факти), AI Assistant (чат із документом), Review (перевірка за сценаріями) та Entities (особи та компанії). На рівні справи доступні Ask AI та таблиця фактів Fact Grid. У лідах ви отримуєте короткий аналіз ШІ та Ask AI. Окремий AI Assistant відповідає на загальні запитання, а редактор чернеток може створювати та редагувати проекти документів разом із вами.

Скільки кредитів ШІ я отримую?#

План Free включає 50 кредитів на місяць, Essentials — 500 кредитів на всю фірму, а Advanced — 1 500 кредитів на кожне робоче місце у загальний пул. Фірми, підключені до Lawzana Directory, отримують більший із двох обсягів: ліміт свого плану в Directory або плану у Flow. Вартість операцій у кредитах див. у розділі Тарифи та оплата.

Чи використовуються мої дані для навчання моделей ШІ?#

Ні. Google не використовує ваш контент для навчання своїх моделей, а журналювання запитів у нашому проєкті вимкнено. Google може зберігати запити в оперативній пам'яті до 24 годин для кешування, а також записувати їх у журнал для виявлення зловживань. Сам Lawzana Flow зберігає історію чатів ШІ, короткі змісти та витягнуті факти як частину вашої справи.

Клієнтський портал#

Як клієнти отримують доступ до свого порталу?#

Клієнти отримують magic link (чарівне посилання) електронною поштою — пароль або реєстрація не потрібні. Вони переходять за посиланням, щоб отримати доступ лише до тих документів та інформації, якими ви поділилися.

Що клієнти можуть бачити на порталі?#

Лише те, чим ви явно поділилися. Залежно від рівня доступу:

• View: спільні документи
• Upload: перегляд + завантаження документів + хронологія
• Full: завантаження + обмін повідомленнями + контрольні точки + асистент ШІ

Ви можете налаштовувати ці дозволи для кожного посилання на портал окремо.

Чи можу я відкликати доступ до клієнтського порталу?#

Так. Відкрийте справу, натисніть Share with Client і виберіть для посилання Revoke access. Відкликання відбувається миттєво: посилання клієнта одразу перестає діяти.

Команда та права доступу#

Які є ролі користувачів?#

Інформацію про те, що саме бачить кожна роль, див. у розділі Команда та ролі.

Як запросити учасників команди?#

Перейдіть до Settings → Members і натисніть Invite Member. Введіть їхню адресу електронної пошти та виберіть роль. Вони отримають лист із запрошенням.

Чи можу я змінити чиюсь роль?#

Так. Власники (Owners) та адміністратори (Admins) можуть змінити роль учасника в розділі Settings → Members, скориставшись меню More options поруч із його ім'ям.

Виставлення рахунків клієнтам#

Де налаштувати виставлення рахунків?#

Власник або адміністратор заповнює розділ Settings → Invoicing & rates: валюту, погодинну ставку за замовчуванням, ставки співробітників, податок, префікс номера рахунка, ваш податковий номер та платіжні реквізити. Зробіть це до того, як будь-хто почне фіксувати робочий час. Крок Set up invoicing на картці Get set up головної сторінки веде саме сюди. Див. розділ Виставлення рахунків.

Чому мій час не відображається в рахунку?#

Перевірте наступне саме в такому порядку:

1. Needs rate: ставку не знайдено, або ваші ставки встановлені в іншій валюті, ніж валюта справи. Установіть ставку: збереження Settings → Invoicing & rates або розділу Billing rates клієнта розрахує вартість для очікуючих записів. Після цього створіть рахунок заново
2. Another currency: запис був створений в іншій валюті, ніж валюта справи. У чернетці вказано, скільки записів було пропущено
3. Already billed: запис уже включено до виставленого рахунка
4. Not billable: перемикач Billable був вимкнений
5. Fee arrangement: для справ із фіксованою оплатою або гонораром успіху час не виставляється

Чи можу я виставити рахунок клієнту в іншій валюті?#

Так. Кожна справа розраховується в одній валюті. Укажіть валюту клієнта на картці Billing details на сторінці його контакту (або валюту окремої справи в Billing details цієї справи) і призначте клієнту ставки в цій валюті на картці Billing rates поруч. Flow ніколи не конвертує валюти між собою: рахунки, платежі та звіти залишаються у валюті кожної справи, а ваш бухгалтер обліковує курсові різниці. Покроковий приклад див. у розділі Виставлення рахунків в іншій валюті.

Чому я не можу змінити валюту справи?#

У справі є не виставлений до оплати оцінений час або витрати, чи чернетка рахунка в поточній валюті, і зміна валюти призведе до їх втрати. Виставте рахунок за цю роботу (або видаліть чернетки та помилкові записи), після чого змініть її. Перемикання на валюту, в якій уже обліковано роботу, завжди працює без проблем.

Чи можу я відредагувати вже виставлений рахунок?#

Ні. Після фіналізації рахунок блокується, щоб копія клієнта та ваші дані збігалися. Власник або адміністратор анулює його (це можливо лише доки не зареєстровано жодного платежу), ви виправляєте час, витрати або платіжні реквізити, а потім знову натискаєте New invoice. Анульований рахунок зберігає свій номер, а новий отримує наступний номер.

Хто може реєструвати платежі?#

Власники та адміністратори реєструють платежі, списують заборгованість та анулюють рахунки. Учасники (Members) можуть створювати, фіналізувати й надсилати рахунки електронною поштою, а також відправляти нагадування про оплату. Див. розділ Команда та ролі.

Чи можуть клієнти платити онлайн?#

Поки що ні. Клієнти сплачують за платіжними реквізитами, зазначеними в рахунку (зазвичай банківським переказом), а власник або адміністратор реєструє платіж у Flow.

Чи можу я виставити кредит-ноту або авансовий рахунок?#

Поки що ні. Якщо рахунок не оплачено, анулюйте його та створіть новий. Для зарахування переплати або кредиту після здійснення оплати додайте рядок із від'ємним коригуванням до наступного рахунка клієнта. Кожен рахунок має одну ставку податку; якщо застосовуються дві різні ставки, виставте два окремі рахунки.

Як виставити рахунок за аванс або депозит (retainer)?#

Авансові рахунки та депозити з автоматичним списанням поки що не підтримуються. Сьогодні є два способи вести такий облік:

• Зберігати кошти на трастовому рахунку. Зафіксуйте депозит клієнта на трастовому рахунку. Під час виставлення рахунка зареєструйте платіж за рахунком і відповідне списання (Disbursement) з трастового рахунку (Flow не пов'язує їх автоматично, тому зареєструйте обидва), дотримуючись правил вашої адвокатської палати. Див. розділ Трастовий облік.
• Виставити аванс як фіксовану суму. Установіть форму оплати на Flat fee на суму авансу та виставте рахунок. Коли роботу буде виконано, змініть форму оплати на Hourly, натисніть New invoice і додайте коригування з від'ємною сумою, наприклад «Мінус сплачений аванс, рах. INV-0007». Проконсультуйтеся зі своїм бухгалтером щодо оподаткування авансів.

Чи можу я надсилати свої рахунки бухгалтеру?#

Так. На сторінці Billing за допомогою кнопки Export for accountant можна завантажити книгу Excel або файли CSV з рахунками, рядками рахунків і платежами за будь-який період. Див. розділ Панель виставлення рахунків.

Оплата та підписка#

Як працює підписка на Flow?#

План Free є безкоштовним. Вартість Essentials ($29) та Advanced ($79) розраховується за кожного активного учасника команди на місяць, із включеними кредитами ШІ. Оплата здійснюється через Stripe.

Що станеться, якщо у мене закінчаться кредити ШІ?#

Використання ШІ призупиняється до оновлення балансу кредитів на початку наступного місяця. На планах Essentials та Advanced власник або адміністратор може ввімкнути перевитрату в розділі Settings → Subscription, встановивши ліміт додаткових кредитів; за замовчуванням цю функцію вимкнено, і ШІ ніколи не перевищує встановлений ліміт.

Чи можу я скасувати підписку?#

Так. Власник (Owner) може натиснути кнопку Cancel subscription у розділі Settings → Subscription. Ви залишатиметеся на платному тарифі до кінця поточного оплаченого періоду, після чого перейдете на план Free. Жодні дані не видаляються.

Безпека#

Де зберігаються мої дані?#

Завантажені файли зберігаються в одному з регіонів: США (Айова), Європа (Бельгія) або Азійсько-Тихоокеанський регіон (Сінгапур). Фірми, які реєструються на flow.lawzana.com, автоматично отримують європейський регіон; фірми, які починають роботу з Lawzana Directory, обирають свій регіон під час створення робочого простору. Решта сервісу (база даних, пошук, фонові процеси та сервери додатків) працює на потужностях DigitalOcean у США.

Де відбувається обробка ШІ?#

ШІ функціонує на базі Google Vertex AI з використанням глобальної кінцевої точки Google. Запити не обмежуються регіоном зберігання ваших файлів.

Чи зашифровані мої дані?#

Так. Дані передаються захищеним протоколом HTTPS, а наші хмарні провайдери шифрують їх під час зберігання. Документи зберігаються із застосуванням шифрування на стороні сервера в Google Cloud Storage.

Чи можу я отримати договір про обробку даних (DPA), експортувати або видалити свої дані?#

Так. Ми підписуємо договори про обробку даних за запитом, а також експортуємо або видаляємо ваші дані за вашим зверненням. Напишіть на адресу [email protected].

Інтеграції#

Чи інтегрується Lawzana Flow із Zapier?#

Так. Згенеруйте ключ API в розділі Settings → Zapier, потім відкрийте додаток Lawzana Flow у Zapier та прийміть запрошення: зараз доступ до додатка надається лише за запрошенням. Використовуйте його для створення лідів із вебформ, електронної пошти та інших інструментів, а також для запуску Zap, коли рахунок виставлено, платіж зареєстровано, рахунок оплачено або анульовано. Тригери для виставлення рахунків працюють після того, як власник або адміністратор увімкне функцію Allow integrations to read billing data. Див. розділ Інтеграції.

Чи можу я вбудувати контактну форму на свій вебсайт?#

Так. Віджет для збору контактів лідів можна вбудувати на будь-який вебсайт. Власник генерує ключ віджета в розділі Settings → Website Widget; після цього виберіть режим і стиль віджета та скопіюйте код для вбудовування. Ви також можете опублікувати готову контактну сторінку в розділі Settings → Contact page. Див. розділ Інтеграції.

Підтримка#

Як зв'язатися зі службою підтримки?#

• Електронна пошта: [email protected]
• Онлайн-чат: натисніть кнопку чату в правому нижньому кутку програми
• Довідковий центр: відвідайте lawzana.com/flow/support

Я знайшов проблему з безпекою. Як про неї повідомити?#

Надішліть деталі електронною поштою на адресу [email protected].