Pertanyaan yang Sering Diajukan
Memulai#
Bagaimana cara memulai Lawzana Flow?#
Daftar di flow.lawzana.com dengan nama, email, dan nama firma hukum Anda, atau menggunakan akun Google atau Microsoft Anda. Anda akan memulai dengan paket Free dan diarahkan ke Beranda, di mana daftar periksa singkat akan menyarankan langkah-langkah awal Anda. Jika firma Anda terdaftar di Lawzana Directory, klik Buka di Flow pada prospek di dasbor Lawzana Anda; ini akan membuat ruang kerja dan memasukkan Anda secara otomatis. Lihat Memulai untuk panduan lengkap.
Apakah ada uji coba gratis?#
Tidak ada uji coba karena tersedia paket Free: 2 anggota tim, 50 kredit AI per bulan, dan penyimpanan 2 GB, tanpa memerlukan kartu kredit dan tanpa batas waktu. Tingkatkan ke paket Essentials atau Advanced jika Anda memerlukan lebih banyak. Lihat Penagihan & Paket.
Bisakah saya mengundang anggota tim pada paket Free?#
Ya. Paket Free mencakup total 2 anggota tim, termasuk diri Anda sendiri, sehingga Anda dapat mengundang satu rekan kerja. Paket berbayar tidak memiliki batasan anggota, dan firma yang terhubung ke Lawzana Directory mungkin mendapatkan kursi tambahan melalui paket Directory mereka.
Bahasa apa saja yang tersedia di Lawzana Flow?#
Bahasa Inggris, Spanyol, Prancis, Turki, dan Thai. Anda dapat mengubahnya dari menu akun di bilah samping, di bawah Bahasa.
Prospek & Perkara#
Bagaimana cara mengubah prospek menjadi perkara?#
Buka prospek dan klik Ubah ke perkara. Masukkan judul perkara, Anda juga dapat memilih bidang praktik, jenis perkara, dan advokat yang ditugaskan secara opsional, lalu klik Buat Perkara. Flow akan memeriksa konflik terlebih dahulu, kemudian detail klien serta fakta-fakta kunci dari prospek akan dipindahkan ke perkara baru tersebut.
Bagaimana cara menerima pertanyaan dari situs web, kotak masuk, dan direktori ke dalam Flow?#
Gunakan alamat pertanyaan firma Anda. Pemilik atau admin dapat menyalinnya dari Pengaturan → Sumber prospek, lalu meneruskan kotak masuk info@ ke alamat tersebut, menambahkannya ke notifikasi formulir situs web, atau menetapkannya sebagai email notifikasi di direktori. Flow membaca setiap email: pertanyaan baru menjadi prospek, email dari klien yang sudah ada akan diarsipkan pada prospek atau perkara mereka, dan hal lainnya akan disisihkan di Tinjauan Email selama 30 hari. Halaman ini menyediakan langkah-langkah pengaturan untuk Gmail, Outlook, WordPress, Wix, Squarespace, Webflow, dan platform lainnya, serta opsi Kirim langkah-langkah ini ke admin web saya melalui email. Lihat Integrasi.
Mengapa prospek baru tidak menerima asupan otomatis?#
Periksa hal-hal berikut:
- Mulai asupan klien secara otomatis telah aktif di Pengaturan → Sumber prospek
- Prospek memiliki alamat email, dan berasal dari profil Lawzana, formulir situs web, halaman kontak, halaman pemesanan, alamat pertanyaan, atau Zapier dengan
new_enquiryyang disetel. Prospek yang Anda tambahkan, impor, atau buat secara manual dari Tinjauan Email tidak akan pernah menerimanya - Untuk alamat pertanyaan: klien menulis dari alamat mereka sendiri dan Flow dapat memverifikasinya, notifikasi formulir atau platform menyertakan email mereka, atau seseorang di firma Anda meneruskannya dari alamat email yang mereka gunakan untuk masuk ke Flow
- Klien belum memiliki proses asupan yang sedang berjalan, pesan tersebut tidak mendesak (pesan mendesak akan memberi Anda peringatan), dan kurang dari 20 prospek yang menerimanya hari ini
Anda selalu dapat mengeklik Kirim asupan pada prospek kapan saja.
Bisakah saya menyesuaikan tahapan alur (pipeline)?#
Ya. Buka Pengaturan → Tahapan Perkara (atau Tahapan Prospek) untuk menambah, mengganti nama, menyusun ulang, atau menghapus tahapan. Tahapan Perkara menawarkan templat siap pakai melalui Terapkan Templat (Litigasi, Transaksional, Hukum Keluarga, atau Kustom); Tahapan Prospek memiliki templatnya sendiri.
Apa perbedaan antara prospek dan perkara?#
Prospek adalah calon klien yang telah menunjukkan minat tetapi belum terikat kontrak layanan. Perkara adalah kasus atau perikatan aktif. Ubah prospek menjadi perkara setelah klien resmi menggunakan jasa firma Anda.
Dokumen#
Format file apa saja yang dapat saya unggah?#
Hampir semua file: PDF, Word, Excel, PowerPoint, file email (.eml, .msg), file teks, arsip ZIP, dan foto. File HTML dan SVG tidak didukung. Klien yang mengunggah melalui portal dapat mengirimkan PDF, Word, Excel, file teks, dan gambar. Ukuran file maksimum adalah 25 MB untuk unggahan tim dan 10 MB untuk unggahan melalui portal klien.
Mengapa analisis AI tidak tersedia untuk dokumen saya?#
Periksa hal-hal berikut:
- Formatnya termasuk yang dapat dibaca oleh AI: PDF, Word (.docx), file teks biasa, atau foto dan hasil pemindaian (JPEG, PNG, WebP). File Excel, PowerPoint, dan email disimpan tetapi tidak dibaca oleh AI.
- Firma Anda masih memiliki sisa kredit AI bulan ini (lihat Pengaturan → Langganan)
Bisakah saya mengatur dokumen ke dalam folder?#
Ya. Dokumen perkara maupun file mandiri mendukung penggunaan folder. Anda dapat membuat folder dan subfolder, serta memindahkan file di antaranya.
Fitur AI#
Fitur AI apa saja yang tersedia?#
Setiap dokumen memiliki panel AI dengan Ringkasan, Fakta, Asisten AI (mengobrol dengan dokumen), Peninjauan (peninjauan playbook), dan Entitas (orang dan perusahaan). Di tingkat perkara, Anda memiliki Tanya AI dan Kisi Fakta. Pada prospek, Anda mendapatkan Ringkasan perkara dan Tanya AI. Asisten AI mandiri dapat menjawab pertanyaan umum, dan editor draf dapat menulis serta mengedit draf bersama Anda.
Berapa banyak kredit AI yang saya dapatkan?#
Paket Free mencakup 50 kredit per bulan, Essentials 500 kredit yang dibagi untuk seluruh firma, dan Advanced 1.500 kredit per kursi yang digabungkan. Firma yang terhubung ke Lawzana Directory mendapatkan jumlah yang lebih tinggi antara kuota Directory atau paket Flow mereka. Lihat Penagihan & Paket untuk rincian biaya kredit per operasi.
Apakah data saya digunakan untuk melatih model AI?#
Tidak. Google tidak menggunakan konten Anda untuk melatih modelnya, dan pencatatan log permintaan dinonaktifkan pada proyek kami. Google dapat menyimpan permintaan di memori hingga 24 jam untuk keperluan cache, dan dapat mencatatnya untuk mendeteksi penyalahgunaan. Lawzana Flow sendiri menyimpan riwayat obrolan AI, ringkasan, dan fakta yang diekstrak sebagai bagian dari perkara Anda.
Portal Klien#
Bagaimana cara klien mengakses portal mereka?#
Klien menerima tautan ajaib (magic link) melalui email. Tidak diperlukan kata sandi atau akun. Mereka cukup mengeklik tautan tersebut untuk mengakses dokumen dan informasi yang telah Anda bagikan saja.
Apa saja yang dapat dilihat klien di portal?#
Hanya hal-hal yang Anda bagikan secara eksplisit. Tergantung pada tingkat akses:
- Lihat: Dokumen yang dibagikan
- Unggah: Lihat + unggah dokumen + linimasa
- Penuh: Unggah + perpesanan + tahapan pencapaian + asisten AI
Anda dapat menyesuaikan izin ini pada setiap tautan portal.
Bisakah saya mencabut akses portal klien?#
Ya. Buka perkara, klik Bagikan dengan Klien, dan pilih Cabut akses pada tautan tersebut. Pencabutan berlaku seketika: tautan ajaib mereka akan langsung berhenti berfungsi.
Tim & Izin#
Apa saja peran pengguna yang tersedia?#
| Peran | Tingkat Akses |
|---|---|
| Pemilik | Akses penuh, termasuk langganan dan log audit. Satu per organisasi. |
| Admin | Mengelola tim, pengaturan, dan alur kerja. Tidak dapat mengubah paket atau metode pembayaran. |
| Anggota | Mengerjakan prospek, perkara, dokumen, dan draf. Tidak dapat mengubah pengaturan seluruh firma. |
| Pelihat | Akses hanya baca. |
Lihat Tim & Peran untuk detail apa saja yang dapat dilihat oleh setiap peran.
Bagaimana cara mengundang anggota tim?#
Buka Pengaturan → Anggota dan klik Undang Anggota. Masukkan email mereka dan pilih peran. Mereka akan menerima email undangan.
Bisakah saya mengubah peran seseorang?#
Ya. Pemilik dan Admin dapat mengubah peran anggota dari Pengaturan → Anggota, menggunakan menu Opsi lainnya di samping nama mereka.
Menagih Klien Anda#
Di mana saya mengatur penagihan faktur?#
Pemilik atau admin melengkapi data di Pengaturan → Penagihan faktur & tarif: mata uang, tarif per jam standar, tarif staf, pajak, prefiks nomor faktur, NPWP/identitas pajak Anda, dan instruksi pembayaran. Lakukan hal ini sebelum ada anggota tim yang mencatat waktu. Langkah Atur penagihan faktur pada kartu Mulai persiapan di halaman Beranda akan membuka pengaturan ini. Lihat Penagihan Faktur.
Mengapa catatan waktu saya tidak muncul di faktur?#
Periksa hal-hal berikut, secara berurutan:
- Memerlukan tarif: tidak ada tarif yang ditemukan, atau tarif Anda menggunakan mata uang yang berbeda dari perkara. Tentukan tarif: menyimpan Pengaturan → Penagihan faktur & tarif, atau Tarif penagihan milik klien, akan menetapkan harga untuk entri yang tertunda. Kemudian buat ulang faktur tersebut
- Mata uang lain: entri dicatat dalam mata uang yang berbeda dari mata uang perkara. Draf akan mencantumkan berapa banyak entri yang dikecualikan
- Sudah ditagih: entri tersebut sudah ada pada faktur yang telah diterbitkan
- Tidak dapat ditagih: tombol alih Dapat ditagih dinonaktifkan
- Kesepakatan imbalan jasa: perkara dengan imbalan tetap (flat-fee) dan kontinjensi tidak menagih waktu
Bisakah saya menagih klien dalam mata uang lain?#
Ya. Setiap perkara ditagih dalam satu mata uang. Tentukan mata uang klien pada kartu Rincian penagihan di halaman kontak mereka (atau mata uang satu perkara di Rincian penagihan perkara tersebut), dan berikan tarif klien dalam mata uang tersebut pada kartu Tarif penagihan di sampingnya. Flow tidak pernah mengonversi antar mata uang: faktur, pembayaran, dan laporan tetap dalam mata uang masing-masing perkara, dan akuntan Anda yang akan membukukan selisih kurs yang timbul. Lihat Penagihan dalam Mata Uang Lain untuk contoh langkah demi langkah.
Mengapa saya tidak bisa mengubah mata uang suatu perkara?#
Perkara tersebut memiliki waktu atau pengeluaran yang sudah diberi harga namun belum ditagih, atau memiliki draf faktur dalam mata uang saat ini, dan mengubahnya akan meninggalkan data tersebut. Tagihkan pekerjaan itu (atau hapus draf dan entri yang salah), lalu ubah mata uangnya. Beralih ke mata uang yang sudah digunakan oleh pekerjaan tersebut akan selalu berhasil.
Bisakah saya mengedit faktur yang sudah diterbitkan?#
Tidak. Setelah difinalisasi, faktur akan dikunci agar salinan klien dan catatan Anda tetap cocok. Pemilik atau admin dapat membatalkannya (hanya dimungkinkan selama belum ada pembayaran yang dicatat), Anda memperbaiki waktu, pengeluaran, atau detail penagihan, lalu klik Faktur baru lagi. Faktur yang dibatalkan tetap mempertahankan nomornya dan faktur yang baru akan mendapatkan nomor berikutnya.
Siapa yang dapat mencatat pembayaran?#
Pemilik dan admin dapat mencatat pembayaran, menghapusbukukan, dan membatalkan faktur. Anggota dapat membuat, memfinalisasi, dan mengirim faktur melalui email serta mengirim pengingat pembayaran. Lihat Tim & Peran.
Bisakah klien membayar secara daring?#
Belum bisa. Klien membayar menggunakan instruksi pembayaran yang tercetak pada faktur, biasanya melalui transfer bank, dan pemilik atau admin mencatat pembayarannya di Flow.
Bisakah saya menerbitkan nota kredit atau faktur uang muka?#
Belum bisa. Untuk faktur yang belum dibayar, batalkan faktur tersebut dan terbitkan yang baru. Untuk kredit setelah pembayaran dilakukan, tambahkan baris penyesuaian bernilai negatif pada faktur klien berikutnya. Setiap faktur memiliki satu tarif pajak; jika berlaku dua tarif, terbitkan dua faktur terpisah.
Bagaimana cara menagih uang muka atau retainer?#
Faktur uang muka dan retainer yang dipotong secara otomatis belum didukung. Dua cara untuk mengelolanya saat ini:
- Simpan uang di rekening titipan (trust). Catat setoran klien di akun trust. Saat Anda menerbitkan faktur, catat pembayaran pada faktur tersebut dan catat Pengeluaran dana yang sesuai dari akun trust (Flow tidak menautkan keduanya secara otomatis, jadi catat keduanya), sesuai dengan ketentuan asosiasi advokat Anda. Lihat Akuntansi Trust.
- Tagih uang muka sebagai imbalan tetap (flat fee). Atur kesepakatan imbalan jasa ke Imbalan tetap sejumlah uang muka tersebut dan terbitkan fakturnya. Saat pekerjaan selesai, alihkan kesepakatan ke Per jam, klik Faktur baru, dan tambahkan penyesuaian dengan nominal negatif, misalnya "Pengurangan uang muka yang telah dibayar, faktur INV-0007". Konsultasikan dengan akuntan Anda mengenai perlakuan pajak untuk uang muka.
Bisakah saya mengirim faktur saya ke akuntan saya?#
Ya. Pada halaman Penagihan, opsi Ekspor untuk akuntan dapat mengunduh buku kerja Excel, atau file CSV, yang berisi data faktur, rincian baris faktur, dan pembayaran untuk rentang tanggal berapa pun. Lihat Dasbor Penagihan.
Penagihan & Langganan#
Bagaimana cara kerja langganan Flow?#
Paket Free tidak dikenakan biaya apa pun. Paket Essentials ($29) dan Advanced ($79) dihargai per anggota tim aktif per bulan, dengan kredit AI yang sudah termasuk di dalamnya. Penagihan diproses melalui Stripe.
Apa yang terjadi jika kredit AI saya habis?#
Fitur AI akan dijeda sampai kredit Anda diperbarui pada awal bulan berikutnya. Pada paket Essentials dan Advanced, pemilik atau admin dapat mengaktifkan penggunaan lebih (overage) di Pengaturan → Langganan dengan batas atas kredit tambahan; opsi ini nonaktif secara default dan AI tidak akan pernah melebihi batas atas tersebut.
Bisakah saya membatalkan langganan saya?#
Ya. Pemilik dapat mengeklik Batalkan langganan di Pengaturan → Langganan. Anda tetap dapat menggunakan paket berbayar Anda hingga akhir periode penagihan, kemudian akun akan beralih ke paket Free. Tidak ada data yang akan dihapus.
Keamanan#
Di mana data saya disimpan?#
File yang diunggah disimpan di satu wilayah: Amerika Serikat (Iowa), Eropa (Belgia), atau Asia Pasifik (Singapura). Firma yang mendaftar di flow.lawzana.com mendapatkan wilayah Eropa; firma yang memulai dari Lawzana Directory memilih wilayah mereka saat ruang kerja dibuat. Bagian layanan lainnya (basis data, pencarian, tugas latar belakang, dan server aplikasi) berjalan di DigitalOcean di Amerika Serikat.
Di mana pemrosesan AI dilakukan?#
AI berjalan di Google Vertex AI, menggunakan titik akhir global Google. Pemrosesan permintaan tidak terbatas pada wilayah penyimpanan file Anda.
Apakah data saya dienkripsi?#
Ya. Data dikirimkan melalui HTTPS, dan penyedia cloud kami mengenkripsinya saat disimpan (at rest). Dokumen disimpan dengan enkripsi sisi server di Google Cloud Storage.
Bisakah saya mendapatkan perjanjian pemrosesan data (DPA), atau mengekspor atau menghapus data saya?#
Ya. Kami menandatangani perjanjian pemrosesan data berdasarkan permintaan, dan kami akan mengekspor atau menghapus data Anda saat Anda memintanya. Kirimkan email ke [email protected].
Integrasi#
Apakah Lawzana Flow terintegrasi dengan Zapier?#
Ya. Buat kunci API Anda di Pengaturan → Zapier, lalu buka aplikasi Lawzana Flow di Zapier dan terima undangannya: saat ini aplikasi ini hanya dapat diakses melalui undangan. Gunakan untuk membuat prospek dari formulir web, email, dan alat lainnya (kirim new_enquiry sebagai true untuk pertanyaan baru yang harus menerima asupan otomatis Anda), dan untuk memicu Zap saat faktur diterbitkan, pembayaran dicatat, faktur dibayar, atau faktur dibatalkan. Pemicu penagihan akan berfungsi setelah pemilik atau admin mengaktifkan Izinkan integrasi membaca data penagihan. Lihat Integrasi.
Bisakah saya menyematkan formulir kontak di situs web saya?#
Ya. Widget penangkap prospek dapat disematkan di situs web mana pun. Pemilik dapat membuat kunci widget di Pengaturan → Widget Situs Web; lalu pilih mode widget dan tampilannya, kemudian salin kode sematannya. Anda juga dapat memublikasikan halaman kontak yang di-host dari Pengaturan → Halaman kontak. Lihat Integrasi.
Dukungan#
Bagaimana cara menghubungi dukungan?#
- Email: [email protected]
- Obrolan Langsung: Klik tombol obrolan di sudut kanan bawah aplikasi
- Pusat Bantuan: Kunjungi lawzana.com/flow/support
Saya menemukan masalah keamanan. Bagaimana cara melaporkannya?#
Kirimkan email ke [email protected] beserta detailnya.