Pertanyaan yang Sering Diajukan

Memulai#

Bagaimana cara memulai dengan Lawzana Flow?#

Daftar di flow.lawzana.com dengan nama, email, dan nama firma Anda, atau dengan akun Google atau Microsoft Anda. Anda akan memulai dengan paket Free dan diarahkan ke Beranda, di mana daftar periksa singkat akan menyarankan langkah-langkah pertama Anda. Jika firma Anda terdaftar di Lawzana Directory, klik Buka di Flow pada prospek di dasbor Lawzana Anda; tindakan ini akan membuat ruang kerja dan memasukkan Anda ke sistem. Lihat Memulai untuk panduan lengkap.

Apakah ada uji coba gratis?#

Tidak ada uji coba karena sudah tersedia paket Free: 2 anggota tim, 50 kredit AI per bulan, dan penyimpanan 2 GB, tanpa kartu kredit dan tanpa batas waktu. Tingkatkan ke Essentials atau Advanced saat Anda membutuhkan lebih banyak. Lihat Penagihan & Paket.

Bisakah saya mengundang anggota tim dengan paket Free?#

Ya. Paket Free mencakup total 2 anggota tim, termasuk Anda sendiri, sehingga Anda dapat mengundang satu rekan kerja. Paket berbayar tidak memiliki batasan anggota, dan firma yang terhubung ke Lawzana Directory mungkin mendapatkan kursi tambahan melalui paket Directory mereka.

Lawzana Flow tersedia dalam bahasa apa saja?#

Bahasa Inggris, Spanyol, dan Prancis. Ubah bahasa dari menu akun Anda di bilah sisi, di bawah Bahasa.

Prospek & Perkara#

Bagaimana cara mengonversi prospek menjadi perkara?#

Buka prospek dan klik Konversi. Masukkan judul perkara, secara opsional pilih bidang praktik, jenis perkara, dan pengacara yang ditugaskan, lalu klik Buat Perkara. Flow akan memeriksa konflik terlebih dahulu, kemudian rincian klien dan fakta kunci prospek akan dialihkan ke perkara baru.

Bisakah saya menyesuaikan tahapan alur kerja (pipeline)?#

Ya. Buka Pengaturan → Tahapan Perkara (atau Tahapan Prospek) untuk menambah, mengubah nama, menyusun ulang, atau menghapus tahapan. Tahapan Perkara menyediakan templat siap pakai dengan opsi Terapkan Templat (Litigasi, Transaksional, Hukum Keluarga, atau Kustom); Tahapan Prospek memiliki templatnya sendiri.

Apa perbedaan antara prospek dan perkara?#

Prospek adalah calon klien yang telah menunjukkan minat tetapi belum resmi menggunakan jasa firma hukum Anda. Perkara adalah kasus atau perikatan yang sedang aktif berjalan. Konversikan prospek menjadi perkara setelah klien resmi menggunakan jasa Anda.

Dokumen#

Format file apa saja yang dapat saya unggah?#

Hampir semua file: PDF, Word, Excel, PowerPoint, file email (.eml, .msg), file teks, arsip ZIP, dan foto. File HTML dan SVG tidak diterima. Klien yang mengunggah melalui portal dapat mengirimkan file PDF, Word, Excel, file teks, dan gambar. Ukuran file maksimum adalah 25 MB untuk unggahan tim dan 10 MB untuk unggahan portal klien.

Mengapa analisis AI tidak tersedia untuk dokumen saya?#

Periksa hal berikut:

1. Formatnya termasuk yang dapat dibaca oleh AI: PDF, Word (.docx), file teks biasa, atau foto dan hasil pemindaian (JPEG, PNG, WebP). File Excel, PowerPoint, dan email disimpan tetapi tidak dibaca oleh AI.
2. Firma Anda masih memiliki sisa kredit AI bulan ini (lihat Pengaturan → Langganan)

Bisakah saya mengatur dokumen ke dalam folder?#

Ya. Dokumen perkara maupun file mandiri mendukung folder. Buat folder dan subfolder, lalu pindahkan file di antaranya.

Fitur AI#

Fitur AI apa saja yang tersedia?#

Setiap dokumen memiliki panel AI dengan Ringkasan, Fakta, Asisten AI (obrolan dengan dokumen), Peninjauan (peninjauan playbook), dan Entitas (orang dan perusahaan). Di tingkat perkara, Anda memiliki Tanya AI dan Kisi Fakta. Pada prospek, Anda mendapatkan ringkasan AI dan Tanya AI. Asisten AI mandiri menjawab pertanyaan umum, dan editor penyusunan draf dapat menulis serta mengedit draf bersama Anda.

Berapa banyak kredit AI yang saya dapatkan?#

Paket Free mencakup 50 kredit per bulan, Essentials 500 kredit yang digunakan bersama oleh firma, dan Advanced 1.500 kredit per kursi yang digabungkan. Firma yang terhubung ke Lawzana Directory mendapatkan mana yang lebih tinggi antara kuota Directory atau paket Flow mereka. Lihat Penagihan & Paket untuk rincian biaya kredit per operasi.

Apakah data saya digunakan untuk melatih model AI?#

Tidak. Google tidak menggunakan konten Anda untuk melatih modelnya, dan pencatatan permintaan (request logging) dinonaktifkan pada proyek kami. Google dapat menyimpan permintaan dalam memori hingga 24 jam untuk penyimpanan sementara (caching), dan dapat mencatatnya untuk mendeteksi penyalahgunaan. Lawzana Flow sendiri menyimpan riwayat obrolan AI, ringkasan, dan fakta yang diekstrak sebagai bagian dari perkara Anda.

Portal Klien#

Bagaimana cara klien mengakses portal mereka?#

Klien menerima tautan ajaib (magic link) melalui email — tidak memerlukan kata sandi atau pembuatan akun. Mereka mengeklik tautan tersebut untuk mengakses hanya dokumen dan informasi yang telah Anda bagikan.

Apa yang dapat dilihat klien di portal?#

Hanya apa yang Anda bagikan secara eksplisit. Bergantung pada tingkat akses:

• Lihat: Dokumen yang dibagikan
• Unggah: Lihat + unggah dokumen + lini masa
• Penuh: Unggah + perpesanan + tahapan capaian (milestone) + asisten AI

Anda dapat menyesuaikan izin ini pada setiap tautan portal.

Bisakah saya mencabut akses portal klien?#

Ya. Buka perkara, klik Bagikan dengan Klien, dan pilih Cabut akses pada tautan tersebut. Pencabutan berlaku seketika: tautan ajaib mereka tidak akan berfungsi lagi.

Tim & Izin#

Apa saja peran pengguna yang tersedia?#

Lihat Tim & Peran untuk mengetahui apa saja yang dapat dilihat oleh setiap peran.

Bagaimana cara mengundang anggota tim?#

Buka Pengaturan → Anggota dan klik Undang Anggota. Masukkan email mereka dan pilih peran. Mereka akan menerima email undangan.

Bisakah saya mengubah peran seseorang?#

Ya. Pemilik (Owner) dan Admin dapat mengubah peran anggota dari Pengaturan → Anggota, menggunakan menu Opsi lainnya di sebelah nama mereka.

Menagih Klien Anda#

Di mana saya mengatur penagihan (invoicing)?#

Pemilik atau admin mengisi Pengaturan → Penagihan & tarif: mata uang, tarif per jam default, tarif staf, pajak, prefiks nomor faktur, NPWP/ID pajak Anda, dan instruksi pembayaran. Lakukan ini sebelum ada yang mencatat waktu. Langkah Atur penagihan pada kartu Mulai penyiapan di Beranda akan membukanya. Lihat Penagihan.

Mengapa waktu saya tidak muncul di faktur?#

Periksa hal-hal berikut, secara berurutan:

1. Perlu tarif: tidak ada tarif yang ditemukan, atau tarif Anda menggunakan mata uang yang berbeda dari perkara. Tetapkan tarif: menyimpan Pengaturan → Penagihan & tarif, atau Tarif penagihan klien, akan memberi harga pada entri yang tertunda. Kemudian buat ulang faktur
2. Mata uang lain: entri dicatat dalam mata uang yang berbeda dari mata uang perkara. Draf akan menunjukkan berapa banyak entri yang dikecualikan
3. Sudah ditagih: entri sudah ada pada faktur yang telah diterbitkan
4. Tidak dapat ditagih: tombol Dapat Ditagih dalam posisi nonaktif
5. Kesepakatan biaya: perkara dengan biaya tetap (flat-fee) dan kontinjensi tidak menagih waktu

Bisakah saya menagih klien dalam mata uang lain?#

Ya. Setiap perkara ditagih dalam satu mata uang. Atur mata uang klien pada kartu Rincian penagihan di halaman kontak mereka (atau mata uang satu perkara di Rincian penagihan perkara tersebut), dan berikan tarif kepada klien dalam mata uang tersebut pada kartu Tarif penagihan di sampingnya. Flow tidak pernah mengonversi antar mata uang: faktur, pembayaran, dan laporan tetap berada dalam mata uang masing-masing perkara, dan akuntan Anda yang akan mencatat selisih kurs. Lihat Penagihan dalam Mata Uang Lain untuk contoh langkah demi langkah.

Mengapa saya tidak bisa mengubah mata uang perkara?#

Perkara tersebut memiliki waktu atau pengeluaran yang belum ditagih dan sudah diberi harga, atau draf faktur, dalam mata uang saat ini, dan mengubahnya akan meninggalkannya. Tagih pekerjaan tersebut (atau hapus draf dan entri yang salah), lalu ubah. Beralih ke mata uang tempat pekerjaan tersebut sudah dicatat akan selalu berhasil.

Bisakah saya mengedit faktur yang sudah diterbitkan?#

Tidak. Setelah diselesaikan (final), faktur akan dikunci agar salinan klien dan catatan Anda cocok. Pemilik atau admin dapat membatalkannya (hanya mungkin dilakukan jika belum ada pembayaran yang dicatat), Anda memperbaiki waktu, pengeluaran, atau rincian penagihan, lalu klik Faktur baru lagi. Faktur yang dibatalkan tetap mempertahankan nomornya dan faktur baru mendapatkan nomor berikutnya.

Siapa yang dapat mencatat pembayaran?#

Pemilik dan admin dapat mencatat pembayaran, melakukan penghapusan buku (write off), dan membatalkan faktur. Anggota (Member) dapat membuat, menyelesaikan, dan mengirim faktur melalui email serta mengirim pengingat pembayaran. Lihat Tim & Peran.

Bisakah klien membayar secara online?#

Belum bisa. Klien membayar menggunakan instruksi pembayaran yang tercetak pada faktur, biasanya melalui transfer bank, dan pemilik atau admin mencatat pembayarannya di Flow.

Bisakah saya menerbitkan nota kredit atau faktur uang muka?#

Belum bisa. Untuk faktur yang belum dibayar, batalkan faktur tersebut dan terbitkan yang baru. Untuk kredit setelah pembayaran, tambahkan baris penyesuaian negatif pada faktur klien berikutnya. Setiap faktur memiliki satu tarif pajak; jika berlaku dua tarif, terbitkan dua faktur.

Bagaimana cara menagih uang muka atau retainer?#

Faktur uang muka dan retainer yang dipotong secara otomatis belum didukung saat ini. Dua cara untuk mengelolanya saat ini:

• Simpan dana di rekening trust. Catat deposit klien di rekening trust. Saat Anda membuat faktur, catat pembayaran pada faktur tersebut dan Pengeluaran yang sesuai dari rekening trust (Flow tidak menautkan keduanya secara otomatis, jadi catat keduanya), sesuai dengan ketentuan asosiasi advokat Anda. Lihat Akuntansi Trust.
• Tagih uang muka sebagai biaya tetap (flat fee). Atur kesepakatan biaya ke Biaya tetap sebesar jumlah uang muka dan buat fakturnya. Saat pekerjaan selesai, alihkan kesepakatan ke Per jam, klik Faktur baru, dan tambahkan penyesuaian dengan jumlah negatif, misalnya "Dikurangi pembayaran uang muka, faktur INV-0007". Tanyakan kepada akuntan Anda bagaimana ketentuan pajak untuk uang muka.

Bisakah saya mengirimkan faktur saya ke akuntan saya?#

Ya. Di halaman Penagihan, opsi Ekspor untuk akuntan akan mengunduh buku kerja Excel, atau file CSV, dari faktur, baris faktur, dan pembayaran untuk rentang tanggal berapa pun. Lihat Dasbor Penagihan.

Penagihan & Langganan#

Bagaimana cara kerja langganan Flow?#

Paket Free tidak dikenakan biaya. Essentials ($29) dan Advanced ($79) dihargai per anggota tim aktif per bulan, dengan kredit AI yang sudah termasuk di dalamnya. Penagihan ditangani melalui Stripe.

Apa yang terjadi jika saya kehabisan kredit AI?#

AI akan dijeda hingga kredit Anda disetel ulang pada awal bulan berikutnya. Pada paket Essentials dan Advanced, pemilik atau admin dapat mengaktifkan kelebihan pemakaian (overage) di Pengaturan → Langganan dengan batas atas kredit tambahan; opsi ini nonaktif secara default dan penggunaan AI tidak akan pernah melebihi batas tersebut.

Bisakah saya membatalkan langganan saya?#

Ya. Pemilik dapat mengeklik Batalkan langganan di Pengaturan → Langganan. Anda akan tetap menggunakan paket berbayar Anda hingga akhir periode, kemudian beralih ke paket Free. Tidak ada data yang dihapus.

Keamanan#

Di mana data saya disimpan?#

File yang diunggah disimpan di satu wilayah: Amerika Serikat (Iowa), Eropa (Belgia), atau Asia Pasifik (Singapura). Firma yang mendaftar di flow.lawzana.com mendapatkan wilayah Eropa; firma yang memulai dari Lawzana Directory memilih wilayah mereka saat ruang kerja dibuat. Layanan selebihnya (database, pencarian, proses latar belakang, dan server aplikasi) berjalan di DigitalOcean di Amerika Serikat.

Di mana pemrosesan AI dilakukan?#

AI berjalan di Google Vertex AI, menggunakan titik akhir (endpoint) global Google. Permintaan tidak terbatas pada wilayah penyimpanan file Anda.

Apakah data saya dienkripsi?#

Ya. Data dikirimkan melalui HTTPS, dan penyedia cloud kami mengenkripsinya saat disimpan (at rest). Dokumen disimpan dengan enkripsi sisi server di Google Cloud Storage.

Bisakah saya mendapatkan perjanjian pemrosesan data, atau meminta data saya diekspor atau dihapus?#

Ya. Kami menandatangani perjanjian pemrosesan data berdasarkan permintaan, dan kami akan mengekspor atau menghapus data Anda saat Anda memintanya. Kirimkan email ke [email protected].

Integrasi#

Apakah Lawzana Flow terintegrasi dengan Zapier?#

Ya. Buat kunci API Anda di Pengaturan → Zapier, lalu buka aplikasi Lawzana Flow di Zapier dan terima undangannya: aplikasi ini masih bersifat khusus undangan untuk saat ini. Gunakan ini untuk membuat prospek dari formulir web, email, dan alat lainnya, serta untuk memulai Zap saat faktur diterbitkan, pembayaran dicatat, faktur dibayar, atau faktur dibatalkan. Pemicu penagihan berfungsi setelah pemilik atau admin mengaktifkan Izinkan integrasi membaca data penagihan. Lihat Integrasi.

Bisakah saya menyematkan formulir kontak di situs web saya?#

Ya. Widget perekam prospek dapat disematkan di situs web mana pun. Pemilik menghasilkan kunci widget di Pengaturan → Widget Situs Web; kemudian pilih mode widget dan gayanya, lalu salin kode sematan. Anda juga dapat memublikasikan halaman kontak terhosting dari Pengaturan → Halaman kontak. Lihat Integrasi.

Dukungan#

Bagaimana cara menghubungi bagian dukungan?#

• Email: [email protected]
• Obrolan Langsung (Live Chat): Klik tombol obrolan di sudut kanan bawah aplikasi
• Pusat Bantuan: Kunjungi lawzana.com/flow/support

Saya menemukan masalah keamanan. Bagaimana cara melaporkannya?#

Kirimkan email ke [email protected] beserta rinciannya.