Preguntas frecuentes

Primeros pasos#

¿Cómo empiezo a utilizar Lawzana Flow?#

Regístrese en flow.lawzana.com con su nombre, correo electrónico y el nombre de su bufete, o bien con su cuenta de Google o Microsoft. Comenzará en el plan Free y accederá a la página de Inicio, donde una breve lista de verificación le sugerirá los primeros pasos. Si su bufete ya está en el Directorio de Lawzana, haga clic en Abrir en Flow dentro de un cliente potencial en su panel de Lawzana; esto creará su espacio de trabajo e iniciará su sesión. Consulte Primeros pasos para ver una guía completa.

¿Hay un periodo de prueba gratuito?#

No hay periodo de prueba porque existe un plan Free: 2 miembros del equipo, 50 créditos de IA al mes y 2 GB de almacenamiento, sin tarjeta de crédito y sin límite de tiempo. Actualice a Essentials o Advanced cuando necesite más capacidad. Consulte Facturación y planes.

¿Puedo invitar a miembros de mi equipo con el plan Free?#

Sí. El plan Free incluye 2 miembros del equipo en total, incluyéndose a usted, por lo que puede invitar a un compañero. Los planes de pago no tienen límite de miembros, y los bufetes vinculados al Directorio de Lawzana pueden obtener puestos adicionales a través de su plan del Directorio.

¿En qué idiomas está disponible Lawzana Flow?#

Inglés, español, francés, turco y tailandés. Puede cambiarlo desde el menú de su cuenta en la barra lateral, en Idioma.

Clientes potenciales y expedientes#

¿Cómo convierto un cliente potencial en un expediente?#

Abra el cliente potencial y haga clic en Convertir a expediente. Introduzca un título para el expediente, elija opcionalmente un área de práctica, el tipo de expediente y el abogado asignado, y después haga clic en Crear expediente. Flow comprobará primero la existencia de conflictos, y los datos del cliente y la información clave del cliente potencial se trasladarán al nuevo expediente.

¿Cómo recibo las consultas de mi sitio web, bandeja de entrada y directorios en Flow?#

Utilice la dirección de consultas de su bufete. Un propietario o administrador la copia desde Configuración → Fuentes de clientes potenciales y luego reenvía la bandeja de entrada de info@ a dicha dirección, la añade a las notificaciones del formulario de su sitio web o la establece como correo de notificación en los directorios. Flow procesa cada correo: una nueva consulta se convierte en cliente potencial, un correo de un cliente existente se archiva en su cliente potencial o expediente, y cualquier otro elemento se reserva en Revisión de correos durante 30 días. La página incluye los pasos de configuración para Gmail, Outlook, WordPress, Wix, Squarespace, Webflow y otras plataformas, además del botón Enviar estos pasos por correo a mi desarrollador web. Consulte Integraciones.

¿Por qué un nuevo cliente potencial no recibió la admisión automática?#

Compruebe que:

1. Iniciar la admisión de clientes automáticamente esté activado en Configuración → Fuentes de clientes potenciales
2. El cliente potencial disponga de una dirección de correo electrónico y proceda de su perfil de Lawzana, del formulario de su sitio web, de su página de contacto, de la página de reservas, de la dirección de consultas o de Zapier con el parámetro new_enquiry activado. Los clientes potenciales que añada manualmente, importe o cree desde Revisión de correos nunca la reciben
3. En el caso de la dirección de consultas: el cliente escribió desde su propia dirección y Flow pudo verificarla, una notificación de un formulario o plataforma proporcionó su correo electrónico, o bien alguien de su bufete lo reenvió desde la dirección con la que inicia sesión en Flow
4. El cliente no tenga ya una admisión en curso, el mensaje no sea urgente (los urgentes generan una alerta directa para usted) y menos de 20 clientes potenciales la hayan recibido hoy

Siempre puede hacer clic en Enviar admisión dentro del cliente potencial.

¿Puedo personalizar las etapas de los canales?#

Sí. Vaya a Configuración → Etapas de expedientes (o Etapas de clientes potenciales) para añadir, cambiar el nombre, reordenar o eliminar etapas. Las etapas de expedientes ofrecen plantillas listas para usar con Aplicar plantilla (Litigio, Transaccional, Derecho de familia o Personalizada); las etapas de clientes potenciales disponen de sus propias plantillas.

¿Cuál es la diferencia entre un cliente potencial y un expediente?#

Un cliente potencial es un cliente potencial que ha mostrado interés pero aún no ha contratado sus servicios. Un expediente es un caso o asunto activo en curso. Convierta los clientes potenciales en expedientes una vez que el cliente haya contratado los servicios.

Documentos#

¿Qué formatos de archivo puedo subir?#

Casi cualquier tipo de archivo: PDF, Word, Excel, PowerPoint, archivos de correo electrónico (.eml, .msg), archivos de texto, ficheros ZIP y fotos. No se admiten archivos HTML ni SVG. Los clientes que suban documentos mediante el portal pueden enviar PDF, Word, Excel, archivos de texto e imágenes. El tamaño máximo de archivo es de 25 MB para subidas del equipo y de 10 MB para subidas desde el portal del cliente.

¿Por qué no está disponible el análisis por IA para mi documento?#

Compruebe que:

1. El formato sea compatible con el procesamiento por IA: PDF, Word (.docx), archivos de texto plano, o fotos y documentos escaneados (JPEG, PNG, WebP). Los archivos de Excel, PowerPoint y correos electrónicos se almacenan pero la IA no los procesa.
2. Su bufete aún disponga de créditos de IA este mes (consulte Configuración → Suscripción)

¿Puedo organizar los documentos en carpetas?#

Sí. Tanto los documentos de los expedientes como los archivos independientes admiten el uso de carpetas. Puede crear carpetas y subcarpetas, y mover archivos entre ellas.

Funciones de IA#

¿Qué funciones de IA están disponibles?#

Cada documento dispone de un panel de IA con Resumen, Hechos, Asistente de IA (chat con el documento), Revisión (revisiones de playbooks) y Entidades (personas y empresas). En el nivel de expediente, cuenta con Preguntar a la IA y la Cuadrícula de hechos. En los clientes potenciales, dispone de un Resumen del caso y Preguntar a la IA. El Asistente de IA independiente responde preguntas generales, y el editor de redacción puede redactar y editar borradores junto con usted.

¿Cuántos créditos de IA recibo?#

El plan Free incluye 50 créditos al mes, Essentials ofrece 500 compartidos para todo el bufete y Advanced incluye 1.500 por puesto, combinados. Los bufetes vinculados al Directorio de Lawzana reciben la asignación más alta entre la cuota de su Directorio o la de su plan de Flow. Consulte Facturación y planes para ver el coste en créditos de cada operación.

¿Se utilizan mis datos para entrenar modelos de IA?#

No. Google no utiliza su contenido para entrenar sus modelos, y el registro de solicitudes está desactivado en nuestro proyecto. Google puede conservar las solicitudes en memoria hasta 24 horas para fines de caché y puede registrarlas para detectar abusos. Lawzana Flow almacena internamente su historial de chat de IA, resúmenes y hechos extraídos como parte de su expediente.

Portal del cliente#

¿Cómo acceden los clientes a su portal?#

Los clientes reciben un enlace mágico por correo electrónico. No necesitan contraseña ni crear una cuenta. Hacen clic en el enlace para acceder únicamente a los documentos y a la información que usted haya compartido.

¿Qué pueden ver los clientes en el portal?#

Únicamente lo que usted comparta de forma explícita. Según el nivel de acceso:

• Solo lectura: Documentos compartidos
• Subida: Lectura + subida de documentos + cronología
• Completo: Subida + mensajería + hitos + asistente de IA

Puede ajustar estos permisos en cada enlace del portal.

¿Puedo revocar el acceso al portal del cliente?#

Sí. Abra el expediente, haga clic en Compartir con el cliente y elija Revocar acceso en el enlace correspondiente. La revocación es inmediata: su enlace mágico dejará de funcionar.

Equipo y permisos#

¿Cuáles son los roles de usuario?#

Consulte Equipo y roles para ver a qué tiene acceso cada rol.

¿Cómo invito a miembros a mi equipo?#

Vaya a Configuración → Miembros y haga clic en Invitar miembro. Introduzca su correo electrónico y elija un rol. Recibirán un correo electrónico de invitación.

¿Puedo cambiar el rol de un usuario?#

Sí. Los Propietarios y Administradores pueden cambiar el rol de un miembro desde Configuración → Miembros, mediante el menú Más opciones situado junto a su nombre.

Facturación a clientes#

¿Dónde configuro la facturación?#

Un propietario o administrador completa los datos en Configuración → Facturación y tarifas: moneda, tarifa horaria predeterminada, tarifas del personal, impuestos, prefijo de numeración de facturas, CIF/NIF e instrucciones de pago. Hágalo antes de que nadie registre horas. El paso Configurar facturación en la tarjeta Primeros pasos de la página de Inicio le dirigirá allí. Consulte Facturación.

¿Por qué mi registro de horas no aparece en la factura?#

Compruebe, en este orden:

1. Requiere tarifa: no se encontró ninguna tarifa, o sus tarifas están en una moneda distinta a la del expediente. Establezca una tarifa: guardar Configuración → Facturación y tarifas, o las Tarifas de facturación de un cliente, fijará el precio de las entradas pendientes. Después, vuelva a generar la factura
2. Moneda diferente: la entrada se registró en una moneda diferente a la del expediente. El borrador indica cuántas entradas se excluyeron
3. Ya facturado: la entrada ya se encuentra en una factura emitida
4. No facturable: el selector de Facturable estaba desactivado
5. Acuerdo de honorarios: los expedientes con tarifa fija o por contingencia no facturan horas

¿Puedo facturar a un cliente en otra moneda?#

Sí. Cada expediente se factura en una sola moneda. Configure la moneda del cliente en la tarjeta de Datos de facturación de su página de contacto (o la moneda de un expediente concreto en los Datos de facturación de dicho expediente), y asígnele al cliente tarifas en esa moneda en la tarjeta de Tarifas de facturación contigua. Flow nunca realiza conversiones de divisas: las facturas, los pagos y los informes se mantienen en la moneda de cada expediente, y su contable registrará las diferencias de cambio correspondientes. Consulte Facturación en otra moneda para ver un ejemplo detallado paso a paso.

¿Por qué no puedo cambiar la moneda de un expediente?#

El expediente contiene tiempo o gastos valorados sin facturar, o una factura en borrador, en la moneda actual, y el cambio los dejaría desvinculados. Facture ese trabajo (o elimine los borradores y las entradas erróneas) y luego realice el cambio. Cambiar a la moneda en la que ya está registrado el trabajo siempre es posible.

¿Puedo editar una factura emitida?#

No. Una vez finalizada, la factura queda bloqueada para que la copia del cliente y sus registros contables coincidan plenamente. Un propietario o administrador debe anularla (solo es posible mientras no haya ningún pago registrado), corregir las horas, los gastos o los datos de facturación, y hacer clic de nuevo en Nueva factura. La factura anulada conservará su número y la nueva recibirá el número siguiente.

¿Quién puede registrar pagos?#

Los propietarios y administradores pueden registrar pagos, así como dar de baja y anular facturas. Los miembros pueden generar, finalizar y enviar facturas por correo, así como remitir recordatorios de pago. Consulte Equipo y roles.

¿Pueden pagar los clientes en línea?#

Todavía no. Los clientes pagan siguiendo las instrucciones impresas en la factura, habitualmente mediante transferencia bancaria, y un propietario o administrador registra el pago en Flow.

¿Puedo emitir una factura rectificativa o una factura de provisión de fondos?#

Todavía no. Para una factura impagada, anúlela y emita una nueva. Para emitir un abono tras el pago, añada una línea de ajuste negativa en la siguiente factura del cliente. Cada factura tiene un único tipo impositivo; si aplican dos tipos diferentes, emita dos facturas independientes.

¿Cómo facturo un anticipo o una provisión de fondos?#

Las facturas de anticipo y las provisiones de fondos de deducción automática aún no son compatibles de forma directa. Actualmente dispone de dos formas de gestionarlo:

• Mantener los fondos en una cuenta fiduciaria. Registre el depósito del cliente en una cuenta de fondos de clientes. Al facturar, registre el pago en la factura y el correspondiente Desembolso de la cuenta fiduciaria (Flow no vincula ambos registros automáticamente, por lo que deberá registrar los dos), respetando la normativa de su colegio de abogados. Consulte Contabilidad fiduciaria.
• Facturar el anticipo como tarifa fija. Establezca el acuerdo de honorarios en Tarifa fija por el importe del anticipo y emita la factura. Cuando el trabajo esté completado, cambie el acuerdo a Por horas, haga clic en Nueva factura y añada un ajuste con un importe negativo, por ejemplo: «Deducción de anticipo pagado, factura INV-0007». Consulte con su asesor fiscal cómo tributan los anticipos.

¿Puedo enviar mis facturas a mi contable?#

Sí. En la página de Facturación, la opción Exportar para el contable descarga un libro de Excel o archivos CSV con las facturas, las líneas de detalle y los pagos para cualquier intervalo de fechas. Consulte Panel de facturación.

Facturación y suscripción#

¿Cómo funciona la suscripción a Flow?#

El plan Free no tiene coste alguno. Essentials (29 $) y Advanced (79 $) tienen un precio por miembro activo del equipo al mes, con créditos de IA incluidos. La facturación se gestiona a través de Stripe.

¿Qué ocurre si me quedo sin créditos de IA?#

Las funciones de IA se pausarán hasta que sus créditos se restablezcan a principios del mes siguiente. En los planes Essentials y Advanced, un propietario o administrador puede activar el consumo adicional en Configuración → Suscripción estableciendo un límite máximo de créditos extra; esta opción está desactivada por defecto y la IA nunca superará dicho límite.

¿Puedo cancelar mi suscripción?#

Sí. El Propietario puede hacer clic en Cancelar suscripción en Configuración → Suscripción. Mantendrá su plan de pago hasta el final del periodo en curso y, posteriormente, pasará al plan Free. No se eliminará ningún dato.

Seguridad#

¿Dónde se almacenan mis datos?#

Los archivos subidos se almacenan en una única región: Estados Unidos (Iowa), Europa (Bélgica) o Asia-Pacífico (Singapur). Los bufetes que se registran en flow.lawzana.com se asignan a la región de Europa; los que inician desde el Directorio de Lawzana eligen su región cuando se crea el espacio de trabajo. El resto del servicio (base de datos, búsquedas, tareas en segundo plano y servidores de aplicaciones) se ejecuta en DigitalOcean en Estados Unidos.

¿Dónde se realiza el procesamiento de IA?#

La IA se ejecuta en Google Vertex AI, utilizando el punto de conexión global de Google. Las solicitudes no están limitadas a la región donde se almacenan sus archivos.

¿Están mis datos cifrados?#

Sí. Los datos se transmiten mediante HTTPS y nuestros proveedores en la nube los cifran en reposo. Los documentos se almacenan con cifrado en el lado del servidor en Google Cloud Storage.

¿Puedo obtener un acuerdo de tratamiento de datos (DPA), o solicitar la exportación o eliminación de mis datos?#

Sí. Firmamos acuerdos de tratamiento de datos previa solicitud, y exportamos o eliminamos sus datos cuando lo solicite. Escríbanos a [email protected].

Integraciones#

¿Se integra Lawzana Flow con Zapier?#

Sí. Genere su clave de API en Configuración → Zapier, abra la aplicación Lawzana Flow en Zapier y acepte la invitación: por el momento, la aplicación es solo por invitación. Utilícela para crear clientes potenciales a partir de formularios web, correos electrónicos y otras herramientas (envíe new_enquiry con el valor true para las nuevas consultas que deban recibir su admisión automática) y para activar un Zap cuando se emita una factura, se registre un pago, se cobre una factura o se anule una factura. Los activadores de facturación funcionan una vez que un propietario o administrador activa la opción Permitir que las integraciones lean los datos de facturación. Consulte Integraciones.

¿Puedo insertar un formulario de contacto en mi sitio web?#

Sí. El widget de captación de clientes potenciales se puede insertar en cualquier sitio web. El Propietario genera la clave del widget en Configuración → Widget del sitio web; a continuación, elija el modo del widget y su estilo, y copie el código de incrustación. También puede publicar una página de contacto alojada desde Configuración → Página de contacto. Consulte Integraciones.

Soporte técnico#

¿Cómo me pongo en contacto con el soporte técnico?#

• Correo electrónico: [email protected]
• Chat en directo: Haga clic en el botón de chat situado en la esquina inferior derecha de la aplicación
• Centro de ayuda: Visite lawzana.com/flow/support

He detectado un problema de seguridad. ¿Cómo lo notifico?#

Envíe un correo electrónico a [email protected] con los detalles pertinentes.