Preguntas frecuentes

Primeros pasos#

¿Cómo empiezo a utilizar Lawzana Flow?#

Regístrese en flow.lawzana.com con su nombre, correo electrónico y el nombre de su bufete, o con su cuenta de Google o Microsoft. Comenzará con el plan Free y accederá a la página de inicio, donde una breve lista de verificación le sugerirá los primeros pasos a seguir. Si su bufete ya está en el directorio de Lawzana, haga clic en Open in Flow dentro de un contacto potencial (lead) en su panel de Lawzana; esto creará su espacio de trabajo e iniciará su sesión. Consulte Primeros pasos para obtener una guía completa.

¿Hay una prueba gratuita?#

No hay un periodo de prueba porque existe un plan Free: 2 miembros del equipo, 50 créditos de IA al mes y 2 GB de almacenamiento, sin necesidad de tarjeta de crédito y sin límite de tiempo. Puede actualizar a Essentials o Advanced cuando necesite más capacidad. Consulte Facturación y planes.

¿Puedo invitar a miembros del equipo con el plan Free?#

Sí. El plan Free cubre a 2 miembros del equipo en total, incluyéndose a usted, por lo que puede invitar a un compañero. Los planes de pago no tienen límite de miembros, y los bufetes vinculados al directorio de Lawzana pueden obtener plazas adicionales a través de su plan del directorio.

¿En qué idiomas está disponible Lawzana Flow?#

Inglés, español y francés. Puede cambiar el idioma desde el menú de su cuenta en la barra lateral, en la sección Language.

Contactos potenciales y expedientes#

¿Cómo convierto un lead en un expediente?#

Abra el lead y haga clic en Convert. Introduzca el título del expediente, elija opcionalmente un área de práctica, el tipo de expediente y el abogado asignado, y después haga clic en Create Matter. Flow comprobará primero la existencia de posibles conflictos, y los datos del cliente junto con los hechos clave del lead se transferirán al nuevo expediente.

¿Puedo personalizar las etapas del flujo de trabajo?#

Sí. Vaya a Settings → Matter Stages (o Lead Stages) para añadir, renombrar, reordenar o eliminar etapas. En Matter Stages dispone de plantillas prediseñadas mediante Apply Template (Litigios, Transaccional, Derecho de familia o Personalizada); Lead Stages cuenta con sus propias plantillas.

¿Cuál es la diferencia entre un lead y un expediente?#

Un lead (contacto potencial) es un cliente potencial que ha mostrado interés pero cuyos servicios aún no han sido contratados. Un expediente (matter) es un caso o asunto activo. Convierta los leads en expedientes una vez formalizada la contratación del cliente.

Documentos#

¿Qué formatos de archivo puedo subir?#

Casi cualquier archivo: PDF, Word, Excel, PowerPoint, archivos de correo electrónico (.eml, .msg), archivos de texto, ficheros ZIP y fotos. No se admiten archivos HTML ni SVG. Los clientes que suban archivos a través del portal pueden enviar PDF, Word, Excel, archivos de texto e imágenes. El tamaño máximo de archivo es de 25 MB para las subidas del equipo y de 10 MB para las realizadas a través del portal del cliente.

¿Por qué no está disponible el análisis por IA para mi documento?#

Compruebe lo siguiente:

1. El formato es compatible con la IA: PDF, Word (.docx), archivos de texto plano o fotos y documentos escaneados (JPEG, PNG, WebP). Los archivos de Excel, PowerPoint y correos electrónicos se almacenan, pero la IA no los procesa.
2. Su bufete aún dispone de créditos de IA este mes (consulte Settings → Subscription)

¿Puedo organizar los documentos en carpetas?#

Sí. Tanto los documentos de los expedientes como los archivos independientes admiten carpetas. Puede crear carpetas y subcarpetas, y mover archivos entre ellas.

Funciones de IA#

¿Qué funciones de IA están disponibles?#

Cada documento dispone de un panel de IA con Resumen, Hechos, Asistente de IA (chat con el documento), Revisión (revisiones de playbooks) y Entidades (personas y empresas). A nivel de expediente, dispone de Ask AI y de la Cuadrícula de hechos. En los leads, cuenta con un informe de IA y Ask AI. El asistente de IA independiente responde a preguntas generales, y el editor de redacción puede redactar y editar borradores conjuntamente con usted.

¿Cuántos créditos de IA recibo?#

El plan Free incluye 50 créditos al mes, Essentials ofrece 500 compartidos por todo el bufete y Advanced incluye 1.500 por plaza, de uso compartido. Los bufetes vinculados al directorio de Lawzana reciben la cantidad que sea mayor: su asignación del directorio o la de su plan de Flow. Consulte Facturación y planes para conocer el coste en créditos de cada operación.

¿Se utilizan mis datos para entrenar modelos de IA?#

No. Google no utiliza su contenido para entrenar sus modelos, y el registro de solicitudes está desactivado en nuestro proyecto. Google puede conservar las solicitudes en memoria hasta 24 horas para fines de almacenamiento en caché, y puede registrarlas para detectar usos indebidos. Por su parte, Lawzana Flow almacena el historial de chat con la IA, los resúmenes y los hechos extraídos como parte de su expediente.

Portal del cliente#

¿Cómo acceden los clientes a su portal?#

Los clientes reciben un enlace mágico por correo electrónico, sin necesidad de contraseña ni de crear una cuenta. Hacen clic en el enlace para acceder exclusivamente a los documentos y a la información que usted haya compartido.

¿Qué pueden ver los clientes en el portal?#

Únicamente lo que usted comparta de forma explícita. Según el nivel de acceso:

• View: Documentos compartidos
• Upload: Ver + subir documentos + cronología
• Full: Subir + mensajería + hitos + asistente de IA

Puede ajustar estos permisos en cada enlace del portal.

¿Puedo revocar el acceso al portal del cliente?#

Sí. Abra el expediente, haga clic en Share with Client y seleccione Revoke access en el enlace correspondiente. La revocación es inmediata: el enlace mágico dejará de funcionar.

Equipo y permisos#

¿Cuáles son los roles de usuario?#

Consulte Equipo y roles para conocer en detalle qué puede ver cada rol.

¿Cómo invito a miembros del equipo?#

Vaya a Settings → Members y haga clic en Invite Member. Introduzca su dirección de correo electrónico y elija un rol. Recibirán un correo electrónico de invitación.

¿Puedo cambiar el rol de un usuario?#

Sí. Los propietarios (Owners) y administradores (Admins) pueden cambiar el rol de un miembro desde Settings → Members, mediante el menú More options situado junto a su nombre.

Facturación a clientes#

¿Dónde configuro la facturación?#

Un propietario o administrador debe completar la sección Settings → Invoicing & rates: divisa, tarifa por hora predeterminada, tarifas del personal, impuestos, prefijo del número de factura, número de identificación fiscal e instrucciones de pago. Hágalo antes de que nadie registre horas. Puede acceder directamente desde el paso Set up invoicing en la tarjeta Get set up de la página de inicio. Consulte Facturación.

¿Por qué mi tiempo registrado no aparece en la factura?#

Compruebe lo siguiente, en este orden:

1. Needs rate: no se encontró ninguna tarifa o sus tarifas están en una divisa diferente a la del expediente. Establezca una tarifa: al guardar en Settings → Invoicing & rates o en las Billing rates de un cliente, se asignará el precio a las entradas pendientes. A continuación, genere la factura de nuevo
2. Another currency: la entrada se registró en una divisa distinta a la del expediente. En el borrador se indica cuántas entradas se han omitido
3. Already billed: la entrada ya figura en una factura emitida
4. Not billable: la casilla Billable estaba desactivada
5. Fee arrangement: los expedientes con honorarios fijos o de cuota litis no facturan por tiempo

¿Puedo facturar a un cliente en otra divisa?#

Sí. Cada expediente se factura en una única divisa. Establezca la divisa del cliente en la tarjeta Billing details de su ficha de contacto (o la divisa de un expediente concreto en sus Billing details), y asigne al cliente tarifas en esa divisa en la tarjeta Billing rates contigua. Flow nunca realiza conversiones de divisas: las facturas, los pagos y los informes se mantienen en la divisa de cada expediente, y su contable registrará cualquier diferencia por tipo de cambio. Consulte Facturación en otra divisa para ver un ejemplo paso a paso.

¿Por qué no puedo cambiar la divisa de un expediente?#

El expediente contiene tiempo o gastos valorados sin facturar, o una factura en borrador, en la divisa actual, y el cambio los dejaría desvinculados. Facture ese trabajo (o elimine los borradores y las entradas erróneas) y luego realice el cambio. Cambiar a la divisa en la que ya se encuentra el trabajo registrado siempre es posible.

¿Puedo editar una factura ya emitida?#

No. Una vez finalizada, la factura queda bloqueada para garantizar que la copia del cliente y sus registros contables coincidan exactamente. Un propietario o administrador puede anularla (posible únicamente si no hay pagos registrados), tras lo cual usted podrá corregir el tiempo, los gastos o los datos de facturación y hacer clic de nuevo en New invoice. La factura anulada conservará su número y la nueva recibirá el siguiente correlativo.

¿Quién puede registrar pagos?#

Los propietarios y administradores pueden registrar pagos, cancelar deudas por incobrables y anular facturas. Los miembros pueden generar, finalizar y enviar facturas por correo electrónico, así como enviar recordatorios de pago. Consulte Equipo y roles.

¿Pueden los clientes pagar online?#

Todavía no. Los clientes pagan siguiendo las instrucciones de pago impresas en la factura, habitualmente mediante transferencia bancaria, y un propietario o administrador registra el pago en Flow.

¿Puedo emitir una factura rectificativa o una factura de provisión de fondos?#

Todavía no. Si se trata de una factura impagada, anúlela y emita una nueva. Para un abono posterior al pago, añada una línea de ajuste negativo en la siguiente factura del cliente. Cada factura tiene un único tipo impositivo; si corresponden dos tipos diferentes, emita dos facturas.

¿Cómo facturo una provisión o un anticipo?#

Las facturas de anticipo y las provisiones de fondos que se van deduciendo automáticamente aún no son compatibles. Actualmente dispone de dos formas de gestionarlo:

• Mantener el dinero en una cuenta de fondos de clientes (trust). Registre el depósito del cliente en una cuenta de trust. Al emitir la factura, registre el pago correspondiente en la factura y un Disbursement equivalente desde la cuenta de trust (Flow no vincula ambos automáticamente, por lo que debe registrar los dos), respetando la normativa de su colegio de abogados. Consulte Contabilidad de cuentas de clientes.
• Facturar el anticipo como un importe a tanto alzado. Configure el acuerdo de honorarios como Flat fee por el importe del anticipo y emita la factura. Cuando se concluya el trabajo, cambie el acuerdo a Hourly, haga clic en New invoice y añada un ajuste con un importe negativo; por ejemplo, "Menos anticipo abonado, factura INV-0007". Consulte con su contable o asesor fiscal el tratamiento tributario de los anticipos.

¿Puedo enviar mis facturas a mi contable?#

Sí. En la página Billing, la opción Export for accountant descarga un libro de Excel o archivos CSV con las facturas, las líneas de factura y los pagos correspondientes al periodo que elija. Consulte Panel de facturación.

Facturación y suscripción#

¿Cómo funciona la suscripción a Flow?#

El plan Free no tiene coste. Essentials (29 $) y Advanced (79 $) se facturan por miembro activo del equipo al mes, con créditos de IA incluidos. La facturación se gestiona a través de Stripe.

¿Qué ocurre si me quedo sin créditos de IA?#

El uso de la IA se pausará hasta que sus créditos se restablezcan a principios del mes siguiente. En Essentials y Advanced, un propietario o administrador puede activar el consumo excedente en Settings → Subscription estableciendo un límite máximo de créditos adicionales; esta opción está desactivada por defecto y la IA nunca superará dicho límite.

¿Puedo cancelar mi suscripción?#

Sí. El propietario (Owner) puede hacer clic en Cancel subscription en Settings → Subscription. Mantendrá su plan de pago hasta el final del periodo facturado y, a continuación, pasará al plan Free. No se eliminará ningún dato.

Seguridad#

¿Dónde se almacenan mis datos?#

Los archivos subidos se almacenan en una única región: Estados Unidos (Iowa), Europa (Bélgica) o Asia-Pacífico (Singapur). Los bufetes que se registran en flow.lawzana.com se asignan a la región de Europa; los que proceden del directorio de Lawzana eligen su región al crear el espacio de trabajo. El resto del servicio (base de datos, búsquedas, tareas en segundo plano y servidores de aplicaciones) opera en DigitalOcean en Estados Unidos.

¿Dónde se realiza el procesamiento de IA?#

La IA opera sobre Google Vertex AI, utilizando el punto de conexión global de Google. Las solicitudes no están limitadas a la región donde se almacenan sus archivos.

¿Están mis datos cifrados?#

Sí. Los datos se transmiten mediante HTTPS y nuestros proveedores en la nube los cifran en reposo. Los documentos se almacenan con cifrado en el servidor en Google Cloud Storage.

¿Puedo solicitar un acuerdo de procesamiento de datos (DPA), o pedir la exportación o eliminación de mis datos?#

Sí. Firmamos acuerdos de procesamiento de datos previa solicitud y exportamos o eliminamos sus datos cuando lo solicite. Envíe un correo electrónico a [email protected].

Integraciones#

¿Se integra Lawzana Flow con Zapier?#

Sí. Genere su clave API en Settings → Zapier, abra la aplicación de Lawzana Flow en Zapier y acepte la invitación; por el momento, el acceso a la aplicación es solo por invitación. Utilícela para crear leads a partir de formularios web, correos electrónicos y otras herramientas, así como para iniciar un Zap cuando se emita una factura, se registre un pago, se pague una factura o se anule una factura. Los activadores de facturación funcionarán una vez que un propietario o administrador active la opción Allow integrations to read billing data. Consulte Integraciones.

¿Puedo insertar un formulario de contacto en mi sitio web?#

Sí. El widget de captación de leads se puede insertar en cualquier sitio web. El propietario (Owner) debe generar la clave del widget en Settings → Website Widget; después, elija el modo y el estilo del widget y copie el código de inserción. También puede publicar una página de contacto alojada desde Settings → Contact page. Consulte Integraciones.

Soporte técnico#

¿Cómo me pongo en contacto con el soporte técnico?#

• Correo electrónico: [email protected]
• Chat en directo: Haga clic en el botón de chat situado en la esquina inferior derecha de la aplicación
• Centro de ayuda: Visite lawzana.com/flow/support

He detectado un problema de seguridad. ¿Cómo puedo comunicarlo?#

Envíe un correo electrónico a [email protected] con los detalles pertinentes.