Portal del cliente

El portal del cliente proporciona a sus clientes un acceso seguro y de autoservicio a la información de su asunto. Los clientes pueden ver documentos compartidos, consultar hitos y enviar mensajes a su equipo, todo ello sin necesidad de contar con una cuenta de Lawzana Flow.

Cómo funciona#

1. Usted crea un enlace al portal para un asunto
2. El cliente recibe un enlace mágico por correo electrónico, sin necesidad de contraseña ni de cuenta
3. Hace clic en el enlace para acceder al panel de su portal
4. El portal muestra únicamente aquello que usted ha compartido de forma explícita

Niveles de acceso#

Al configurar el acceso al portal, elija el nivel adecuado:

En Permisos avanzados puede activar o desactivar cada sección para un enlace:

• Mostrar documentos compartidos
• Permitir subida de documentos (funciona con Lectura y subida o Acceso completo)
• Mostrar cronología
• Mostrar hitos
• Permitir mensajería (funciona con Acceso completo)
• Mostrar asistente de IA

Configuración del acceso al portal#

1. Abra el asunto que desea compartir
2. Haga clic en Compartir con el cliente en la cabecera del asunto
3. Haga clic en Crear nuevo enlace al portal
4. Introduzca la dirección de correo electrónico del cliente y, de forma opcional, su nombre (los datos del cliente del asunto se rellenan automáticamente)
5. Elija un nivel de acceso y abra Permisos avanzados para ajustar las opciones individuales
6. Deje activada la opción Enviar invitación por correo electrónico al cliente, o desactívela y copie el enlace para enviarlo usted mismo
7. Haga clic en Crear enlace

El cliente recibirá un correo electrónico con un enlace mágico seguro. Cada enlace tiene una validez de 30 días.

Qué ven los clientes#

Pestaña Documentos#

• Lista de todos los documentos que ha compartido desde el asunto
• Botón Descargar para cada documento
• Tamaño del archivo y fecha en que se compartió
• Los clientes no pueden ver documentos que usted no haya compartido de forma explícita

Pestaña Cronología#

• Muestra cuándo avanza el asunto de una fase a la siguiente
• Cada entrada indica la fecha

Pestaña Hitos#

• Próximos plazos con fechas de vencimiento
• Plazos vencidos destacados
• Plazos completados a modo de referencia
• Etiquetas de prioridad: Baja, Media, Alta, Crítica

Pestaña Mensajes#

• Los clientes pueden enviar mensajes a su equipo
• Cada mensaje se añade a la cronología del asunto y se envía al abogado responsable del asunto por correo electrónico y notificación (o como notificación a los propietarios y administradores si no hay ningún responsable asignado)
• Lea y responda a la conversación en Mensajes del portal del cliente: en la pestaña Actividad de un asunto o en la pestaña Cronología de un cliente potencial. El aviso de un nuevo mensaje de un cliente lo abre directamente
• Cuando usted responda, cada cliente que disponga de un enlace activo al portal que permita mensajes recibirá un correo electrónico con un enlace para leerlo en su portal. El correo electrónico no contiene su mensaje
• Los lectores pueden leer la conversación pero no pueden responder. Si ningún cliente tiene un enlace que permita mensajes, comparta primero el portal

Pestaña Asistente#

• Chat de IA para las consultas del cliente sobre su asunto
• Utiliza los documentos compartidos del asunto, además de sus hitos y cronología cuando estos estén activados para el enlace
• Cada pregunta consume 1 crédito de IA del fondo de su despacho. Si se agotan sus créditos, el asistente pedirá al cliente que se ponga en contacto directamente con usted.

Compartir documentos#

Para compartir un documento específico con un cliente:

1. Abra el asunto y diríjase a la pestaña Documentos
2. Busque el documento que desea compartir
3. Active el interruptor en la columna Portal del cliente (en un teléfono, elija Compartir en el portal en el menú del documento)
4. El documento aparecerá de inmediato en el portal del cliente

Para dejar de compartirlo:

1. Desactive el interruptor (o elija Eliminar del portal)
2. El documento se retirará de la vista del cliente

Subida de documentos por parte del cliente#

Los clientes cuyo enlace permita subidas pueden subir documentos:

• Tamaño máximo de archivo: 10 MB por archivo
• Formatos compatibles: PDF, DOC, DOCX, TXT, imágenes, Excel
• Los documentos subidos se añaden a los documentos del asunto, pero no se comparten de vuelta con el cliente
• El abogado responsable (o, si no hay nadie asignado, los propietarios y administradores del despacho) recibe una notificación y la subida se añade a la cronología del asunto
• A continuación, usted puede compartirlos con el cliente, analizarlos con IA o archivarlos en una carpeta

Acceso a múltiples asuntos#

Un cliente puede tener acceso al portal para varios asuntos de su despacho. Si cuenta con enlaces activos para varios asuntos, el cliente puede utilizar Cambiar de asunto para desplazarse entre ellos.

Gestión y revocación del acceso#

Haga clic en Compartir con el cliente en el asunto para ver sus Enlaces activos al portal. Para cada enlace puede:

• Copiar enlace o Abrir portal
• Editar permisos
• Ampliar acceso durante 30 días
• Revocar acceso

Cada enlace también muestra su fecha de caducidad y cuándo lo abrió el cliente por última vez.

Seguridad#

• El acceso al portal utiliza autenticación basada en tokens; no se almacenan contraseñas
• Cada enlace de acceso es único y está vinculado a un cliente y asunto específicos
• Los enlaces de acceso caducan a los 30 días, a menos que los amplíe
• Las subidas y mensajes de los clientes, así como sus respuestas, quedan registrados en la cronología del asunto, y puede consultar cuándo se utilizó cada enlace por última vez
• Los documentos se transmiten a través de conexiones cifradas