Portal del cliente

El portal del cliente ofrece a sus clientes un acceso seguro y de autoservicio a la información de su asunto. Los clientes pueden consultar los documentos compartidos, realizar el seguimiento de los hitos y enviar mensajes a su equipo, todo ello sin necesidad de disponer de una cuenta de Lawzana Flow.

Cómo funciona#

1. Usted crea un enlace al portal para un asunto
2. El cliente recibe un enlace mágico (magic link) por correo electrónico. No se requiere contraseña ni cuenta
3. Hace clic en el enlace para acceder al panel de su portal
4. El portal muestra únicamente lo que usted haya compartido de forma explícita

Niveles de acceso#

Al configurar el acceso al portal, elija el nivel adecuado:

En Permisos avanzados puede activar o desactivar cada sección para un enlace:

• Mostrar documentos compartidos
• Permitir subida de documentos (funciona con Ver y subir o Acceso total)
• Mostrar cronología
• Mostrar hitos
• Permitir mensajería (funciona con Acceso total)
• Mostrar asistente de IA

Configuración del acceso al portal#

Los propietarios, administradores y el abogado responsable del asunto pueden crear enlaces al portal.

1. Abra el asunto que desee compartir
2. Haga clic en Compartir con el cliente en la cabecera del asunto
3. Haga clic en Crear nuevo enlace al portal
4. Introduzca la dirección de correo electrónico del cliente y, opcionalmente, su nombre (los datos del cliente del asunto se completarán de forma automática)
5. Elija un nivel de acceso y abra Permisos avanzados para ajustar las opciones individuales
6. Deje activada la opción Enviar invitación por correo electrónico al cliente, o desactívela y copie el enlace para enviarlo usted mismo
7. Haga clic en Crear enlace

El cliente recibirá un correo electrónico con un enlace mágico seguro. Cada enlace tiene una validez de 30 días.

Qué ven los clientes#

Pestaña Documentos#

• Lista de todos los documentos que ha compartido desde el asunto
• Botón Descargar para cada documento
• Tamaño del archivo y fecha en que se compartió
• Los clientes no pueden ver los documentos que usted no haya compartido de forma explícita

Pestaña Cronología#

• Muestra cuándo el asunto pasa de una fase a la siguiente
• Cada entrada indica la fecha correspondiente

Pestaña Hitos#

• Próximos plazos con sus fechas de vencimiento
• Plazos vencidos destacados
• Plazos completados a modo de referencia
• Distintivos de prioridad: Baja, Media, Alta, Crítica

Pestaña Mensajes#

• Los clientes pueden enviar mensajes a su equipo
• Cada mensaje se añade a la cronología del asunto y se remite al abogado responsable del asunto por correo electrónico y mediante notificación (o como notificación a los propietarios y administradores si no hay ningún responsable asignado)
• Lea y responda a la conversación en Mensajes del portal del cliente: en la pestaña Actividad de un asunto o en la pestaña Actividad de un cliente potencial. El aviso de un nuevo mensaje de cliente lo abre directamente
• Al responder, cada cliente con un enlace activo al portal que permita mensajes recibe un correo electrónico con un enlace para leerlo en su portal. El correo electrónico no contiene el texto de su mensaje
• Los usuarios con rol de visualizador pueden leer la conversación, pero no pueden responder. Si ningún cliente dispone de un enlace que permita mensajes, comparta primero el portal

Pestaña Asistente#

• Chat de IA para resolver las dudas del cliente sobre su asunto
• Utiliza los documentos compartidos del asunto, además de sus hitos y cronología cuando estas opciones estén activadas para el enlace
• Cada pregunta consume 1 crédito de IA del saldo de su firma. Si se agotan los créditos, el asistente solicitará al cliente que se ponga en contacto directamente con usted.

Reservar una reunión#

Cuando al menos un miembro del equipo tenga habilitada la reserva online, el portal mostrará la opción Reservar una reunión, situando en primer lugar al abogado asignado al asunto del cliente. Consulte Integraciones.

Compartir documentos#

Los propietarios, administradores y el abogado responsable pueden compartir un documento con el cliente. Cualquier usuario con permisos para editar el asunto puede dejar de compartirlo.

Para compartir un documento específico con un cliente:

1. Abra el asunto y diríjase a la pestaña Documentos
2. Localice el documento que desee compartir
3. Active el interruptor en la columna Portal del cliente (en un teléfono móvil, seleccione Compartir en el portal en el menú del documento)
4. El documento aparecerá de inmediato en el portal del cliente

Para dejar de compartir:

1. Desactive el interruptor (o seleccione Eliminar del portal)
2. El documento se retirará de la vista del cliente

Subida de documentos por parte del cliente#

Los clientes cuyo enlace permita la subida de archivos pueden subir documentos:

• Tamaño máximo de archivo: 10 MB por archivo
• Formatos compatibles: PDF, DOC, DOCX, TXT, imágenes, Excel
• Los documentos subidos se incorporan a los documentos del asunto, pero no se vuelven a compartir automáticamente con el cliente
• El abogado responsable (o, si no hay ningún responsable asignado, los propietarios y administradores de la firma) recibe una notificación, y la subida se añade a la cronología del asunto
• Posteriormente, usted puede compartirlos de nuevo con el cliente, analizarlos con IA o archivarlos en una carpeta

La página de captación de clientes#

Un cliente potencial dispone de su propia página privada cuando usted le envía el formulario de captación inicial (consulte Gestión de clientes potenciales). El cliente accede a ella desde el enlace incluido en el correo electrónico de captación, sin necesidad de tener una cuenta. Consta de pasos numerados:

1. Sobre su caso: el cliente confirma sus datos de contacto y responde a sus preguntas de admisión; a continuación, hace clic en Enviar formulario. Puede regresar más adelante mediante la opción Revisar o modificar respuestas
2. Sus documentos: sube varios archivos al mismo tiempo (PDF, Word o fotografías, de hasta 10 MB cada uno). Cada archivo subido se marca como Enviado a la firma
3. ¿Listo para hablar?: hace clic en Estoy listo para hablar y se notifica al abogado. Cuando la reserva online esté habilitada, puede seleccionar en su lugar O reservar una hora
4. Mensajes con la firma: le escribe directamente y usted responde desde la pestaña Actividad del cliente potencial

Las preguntas se muestran en el idioma del conjunto de preguntas que haya elegido en Ajustes → Preguntas de captación. Las preguntas predeterminadas de Lawzana se muestran en el idioma que seleccione el cliente.

Documentos para firmar#

Cuando envía un documento para firma electrónica (planes Essentials y Advanced), cada firmante recibe su propio enlace exclusivo para ese documento. El firmante:

1. Hace clic en Revisar documento para leerlo
2. Si usted lo requirió, hace clic en Enviarme un código por correo e introduce el código para confirmar su identidad
3. Configura una firma mecanografiada o dibujada (y, al firmar en nombre de una empresa, marca la casilla Firmo en nombre de una empresa)
4. Hace clic en Firmar

Una vez que todos hayan firmado, incluida la contrafirma de su firma si así se requirió, cada firmante recibe el PDF firmado por correo electrónico y puede hacer clic en Descargar PDF. Si modifica el documento después de enviarlo, la solicitud se cancela y deberá enviar una nueva versión. Se trata de una firma electrónica con pista de auditoría.

Acceso a múltiples asuntos#

Un cliente puede tener acceso en el portal a varios asuntos gestionados por su firma. Si cuenta con enlaces activos para distintos asuntos, el cliente puede utilizar la opción Cambiar de asunto para desplazarse entre ellos.

Gestión y revocación del acceso#

Haga clic en Compartir con el cliente en el asunto para consultar sus Enlaces activos al portal. Para cada enlace puede:

• Copiar enlace o Abrir portal
• Editar permisos
• Ampliar acceso por 30 días
• Revocar acceso

Cada enlace indica asimismo su fecha de caducidad y cuándo fue la última vez que el cliente lo abrió.

Seguridad#

• El acceso al portal emplea autenticación basada en tokens, sin almacenar contraseñas
• Cada enlace de acceso es único y está vinculado a un cliente y a un asunto específicos
• Los enlaces de acceso caducan transcurridos 30 días, a menos que los amplíe
• Las subidas y los mensajes del cliente, así como sus respuestas, quedan registrados en la cronología del asunto, y usted puede comprobar cuándo se utilizó cada enlace por última vez
• Los documentos se transmiten a través de conexiones cifradas