Contabilidad de fondos de clientes

Lleve un registro del dinero de clientes que custodia, con un libro mayor por asunto y cuentas fiduciarias del bufete que puede conciliar con su extracto bancario.

Nota

La contabilidad de fondos de clientes es exclusiva para propietarios y administradores. El resto de roles no visualizan la pestaña Fondos de clientes ni las cuentas fiduciarias. Flow es una herramienta de registro: no conoce la normativa de su colegio de abogados, por lo que debe cumplir las normas de su propio organismo regulador sobre qué fondos puede custodiar, cuándo puede disponer de ellos para cobrar honorarios, con qué frecuencia debe conciliar y cómo subsanar errores.

Cuentas fiduciarias del bufete#

Gestione las cuentas fiduciarias desde la sección Cuentas fiduciarias del Panel de facturación. Necesitará al menos una antes de poder registrar asientos en un asunto.

Haga clic en Nueva cuenta fiduciaria e introduzca:

Nombre de la cuenta, por ejemplo «Cuenta de fondos de clientes»
Banco (opcional)
Moneda, un código de tres letras como EUR o GBP
Jurisdicción, una etiqueta de texto libre que se muestra como un tag

En el plan Free puede tener 1 cuenta fiduciaria abierta; Essentials no tiene límite (consulte Facturación y planes). El registro de asientos y la conciliación nunca tienen restricciones.

Cree una cuenta fiduciaria por cada cuenta bancaria real. Cada cuenta admite una única moneda, por lo que un bufete que custodie dinero de clientes en dos divisas necesitará dos cuentas. Cada cuenta muestra su saldo contable, que es la suma de los saldos de sus asuntos.

Libro mayor de fondos por asunto#

El dinero de clientes de cada asunto se encuentra en la pestaña Facturación → Fondos de clientes. La pestaña muestra el saldo custodiado para el asunto en cada cuenta (nunca se suma entre distintas cuentas) y un libro mayor con cada asiento, su referencia y el saldo acumulado.

Haga clic en Registrar asiento y complete:

Cuenta: se selecciona inicialmente la cuenta en la moneda del asunto
Tipo: consulte la tabla siguiente
Importe, en la moneda de la cuenta
Fecha
Referencia, por ejemplo un número de cheque o una referencia de transferencia
Descripción

Tipo	Utilícelo para
Depósito	Dinero recibido del cliente o a su favor en la cuenta fiduciaria
Suplido	Dinero abonado desde la cuenta fiduciaria en nombre del cliente: tasas judiciales, un pago a un tercero o una transferencia a su cuenta operativa por una factura
Transferencia entrante / Transferencia saliente	Movimientos de fondos de clientes entre asuntos o cuentas. Cada parte se registra por separado, por lo que debe registrar ambas

Los asientos no se pueden editar ni eliminar. Para subsanar un error, registre un nuevo asiento de sentido contrario que lo anule, según lo exija su normativa.

Cuadro de diálogo para registrar un asiento de fondos de clientes con una cuenta en GBP, tipo Depósito, un importe de 2000, una referencia y una descripción — Registro del depósito de una provisión de fondos.

Libro mayor de fondos de un asunto con un depósito, un suplido, sus referencias y el saldo acumulado — Libro mayor de un asunto: el saldo custodiado y cada asiento con su saldo acumulado.

Nota

Los asientos de fondos de clientes no están vinculados a las facturas. Si abona una factura con dinero del cliente, registre el pago en la factura y el correspondiente Suplido en los fondos de clientes.

La regla del descubierto#

Los fondos de clientes de un asunto nunca pueden situarse por debajo de cero, en ninguna fecha. Flow comprueba el libro mayor por orden cronológico y rechazará una salida de fondos por uno de estos dos motivos:

Saldo insuficiente en esa fecha. El mensaje indica el importe disponible.
Suficiente en esa fecha, pero no posteriormente. Un cargo con fecha retroactiva dejaría sin cobertura un pago posterior. Utilice una fecha posterior o revise los asientos posteriores.

Conciliación#

En el Panel de facturación, haga clic en Conciliar en una cuenta. Introduzca la Fecha del extracto del banco (no puede ser futura) y el Saldo del extracto bancario, y luego haga clic en Conciliar. Flow lo comparará con el saldo contable en esa fecha (los asientos con fecha posterior a la del extracto se excluyen) y verificará que los libros mayores de los asuntos coincidan con el total de la cuenta.

El resultado será Conciliado, o bien No conciliado mostrando la diferencia (extracto bancario menos saldo contable) para su investigación. Ambos resultados se guardan, y el Historial muestra todas las conciliaciones anteriores con su fecha de extracto, los saldos bancario y contable, y el resultado obtenido.

Cuadro de diálogo de conciliación que muestra el saldo contable, el saldo del extracto bancario y un mensaje de No conciliado con la diferencia — Una conciliación con descuadre muestra la diferencia que debe investigarse.

El periodo conciliado#

Una vez que una cuenta se concilia con resultado Conciliado, el periodo queda cerrado: se rechazará cualquier asiento con fecha igual o anterior a la de ese extracto. Asígnele una fecha posterior a ese día. La fecha del extracto corresponde al día natural de la persona que realizó la conciliación, por lo que un compañero en otra zona horaria obtendrá el mismo resultado.

Una conciliación que no cuadre no cierra ningún periodo. Localice la causa (a menudo un ingreso o pago pendiente de registro), registre el asiento omitido con su fecha real y vuelva a conciliar el mismo extracto.

Archivado#

La opción Archivar solo aparece cuando el saldo de una cuenta es cero. Una cuenta archivada no admite nuevos asientos y desaparece de la lista.