Contabilidad fiduciaria

Lleve un registro de los fondos de clientes que custodia, con un libro por asunto y cuentas fiduciarias del bufete que puede conciliar con su extracto bancario.

Nota

La contabilidad fiduciaria está reservada exclusivamente a propietarios y administradores. Los demás roles no verán la pestaña Fondos de clientes ni las cuentas fiduciarias. Flow es una herramienta de registro contable: no conoce las normas de su colegio de abogados, por lo que debe seguir la normativa de su propio organismo regulador sobre qué fondos puede custodiar, cuándo puede disponer de dinero para honorarios, con qué frecuencia conciliar y cómo subsanar errores.

Cuentas fiduciarias del bufete#

Gestione las cuentas fiduciarias desde la sección Cuentas fiduciarias del Panel de facturación. Necesitará al menos una antes de poder registrar asientos en un asunto.

Haga clic en Nueva cuenta fiduciaria e introduzca:

Nombre de la cuenta, por ejemplo, "Cuenta de fondos de clientes"
Banco (opcional)
Moneda, un código de tres letras como EUR o GBP
Jurisdicción, una etiqueta de texto libre que se mostrará como un tag

Cree una cuenta fiduciaria por cada cuenta bancaria real. Cada cuenta admite una sola moneda, por lo que si un bufete custodia fondos de clientes en dos monedas necesitará dos cuentas. Cada cuenta muestra su saldo contable, que es el total acumulado de los saldos de sus asuntos.

Libro fiduciario por asunto#

Los fondos de clientes de cada asunto se encuentran en la pestaña Facturación → Fondos de clientes. La pestaña muestra el saldo custodiado para el asunto en cada cuenta (nunca sumado entre cuentas distintas) y un libro contable con cada asiento, su referencia y el saldo acumulado.

Haga clic en Registrar asiento y complete:

Cuenta: se selecciona por defecto la cuenta en la moneda del asunto
Tipo: consulte la tabla siguiente
Importe, en la moneda de la cuenta
Fecha
Referencia, por ejemplo, un número de cheque o la referencia de una transferencia
Descripción

Tipo	Cuándo utilizarlo
Ingreso	Dinero recibido del cliente o para el cliente en la cuenta fiduciaria
Gasto suplido	Dinero abonado desde la cuenta fiduciaria por cuenta del cliente: tasas judiciales, un pago a un tercero o una transferencia a su cuenta de operaciones para el cobro de una factura
Transferencia entrante / Transferencia saliente	Movimiento de fondos de clientes entre asuntos o cuentas. Cada parte se registra por separado, por lo que deberá registrar ambas

Los asientos no se pueden editar ni eliminar. Para corregir un error, registre un nuevo asiento de signo contrario que lo anule, según lo exija su normativa aplicable.

Cuadro de diálogo de registro de asiento fiduciario con una cuenta de fondos de clientes en GBP, el tipo Ingreso, un importe de 2000, una referencia y una descripción — Registro de un ingreso de provisión de fondos.

Libro fiduciario de un asunto con un ingreso, un gasto suplido, sus referencias y el saldo acumulado — Libro contable de un asunto: el saldo custodiado y cada asiento con su saldo acumulado.

Nota

Los asientos fiduciarios no están vinculados a las facturas. Si abona una factura con fondos del cliente, registre el cobro en la factura y el correspondiente Gasto suplido en los fondos de clientes.

La regla contra el descubierto#

Los fondos de clientes de un asunto nunca pueden situarse por debajo de cero, en ninguna fecha. Flow comprueba el libro en orden cronológico y denegará una salida de fondos por uno de estos dos motivos:

Fondos insuficientes en esa fecha. El mensaje indicará el importe disponible.
Suficientes en ese momento, pero no más adelante. Una salida de fondos con fecha retroactiva dejaría sin cobertura un pago posterior. Utilice una fecha posterior o revise los asientos subsiguientes.

Conciliación#

En el Panel de facturación, haga clic en Conciliar en una cuenta. Introduzca la Fecha del extracto del banco (no puede ser futura) y el Saldo del extracto bancario, y luego haga clic en Conciliar. Flow lo comparará con el saldo contable a esa fecha (los asientos con fecha posterior a la del extracto se excluyen) y comprobará que los libros de los asuntos sumen el total de la cuenta.

El resultado será Conciliado o No conciliado, mostrando la diferencia (extracto bancario menos saldo contable) para su revisión. Ambos quedan registrados, y la sección Historial enumera cada conciliación anterior con la fecha de su extracto, los saldos bancario y contable, y el resultado obtenido.

Cuadro de diálogo de conciliación que muestra el saldo contable, el saldo del extracto bancario y un mensaje de No conciliado con la diferencia — Una conciliación que no cuadra muestra la diferencia que se debe investigar.

El periodo conciliado#

Una vez que una cuenta queda registrada como Conciliada, el periodo se cierra: se denegará cualquier asiento fechado en o antes de esa fecha de extracto. Deberá fecharse con posterioridad a ese día. La fecha del extracto se toma en el día natural del usuario que realizó la conciliación, de modo que un compañero en otra zona horaria obtendrá el mismo resultado.

Una conciliación que no cuadra no cierra ningún periodo. Localice el origen de la discrepancia (a menudo un ingreso o pago aún no registrado), asiente la entrada pendiente con su fecha real y vuelva a conciliar el mismo extracto.

Archivar#

La opción Archivar solo aparece cuando el saldo de una cuenta es cero. Una cuenta archivada no admite nuevos asientos y desaparece de la lista.