Учет клиентских средств (Trust Accounting)

Ведите учет находящихся у вас средств клиентов с помощью отдельного реестра по каждому делу и трастовых счетов компании, которые можно сверять с банковскими выписками.

Примечание

Учет трастовых средств доступен только владельцам и администраторам. Другие роли не видят вкладку Траст и трастовые счета. Flow — это инструмент для ведения записей: он не знает правил вашей коллегии или палаты адвокатов, поэтому соблюдайте требования вашего регулятора в отношении того, какие средства можно хранить, когда можно списывать вознаграждение, как часто проводить сверку и как исправлять ошибки.

Трастовые счета компании#

Управляйте трастовыми счетами в разделе Трастовые счета на Панели биллинга. Вам потребуется создать как минимум один счет, прежде чем вы сможете вносить записи по делу.

Нажмите Новый трастовый счет и укажите:

Название счета, например «Трастовый счет клиентов»
Банк (необязательно)
Валюта, трехбуквенный код, например EUR или GBP
Юрисдикция, произвольный текст, отображаемый в виде тега

На тарифе Free можно открыть 1 трастовый счет; на тарифе Essentials ограничений нет (см. Биллинг и тарифы). Внесение записей и сверка никогда не ограничиваются.

Создавайте один трастовый счет на каждый реальный банковский счет. Счет может вестись только в одной валюте, поэтому, если компания хранит средства клиентов в двух валютах, потребуется два счета. Для каждого счета отображается его баланс по учетным записям, который представляет собой сумму остатков по всем относящимся к нему делам.

Реестр трастовых средств по делу#

Средства клиентов по каждому делу находятся на вкладке Биллинг → Траст. На этой вкладке отображается остаток средств по делу на каждом счете (балансы разных счетов никогда не суммируются) и реестр со всеми операциями, их номерами (референсами) и текущим остатком.

Нажмите Добавить запись и заполните следующие поля:

Счет: по умолчанию выбирается счет в валюте дела
Тип: см. таблицу ниже
Сумма в валюте счета
Дата
Референс, например номер чека или референс банковского перевода
Описание

Тип	Назначение
Депозит	Средства, поступившие от клиента или для клиента на трастовый счет
Выплата	Средства, выплаченные с трастового счета в интересах клиента: судебные пошлины, оплата третьим лицам или перевод на операционный счет вашей компании в счет оплаты счета
Входящий перевод / Исходящий перевод	Перемещение средств клиентов между делами или счетами. Каждая сторона операции фиксируется отдельно, поэтому необходимо внести обе записи

Записи нельзя редактировать или удалять. Чтобы исправить ошибку, внесите новую сторнирующую запись в соответствии с применимыми правилами.

Диалоговое окно добавления трастовой записи со счетом средств клиентов в GBP, типом Депозит, суммой 2000, референсом и описанием — Внесение депозита (аванса).

Трастовый реестр дела с депозитом, выплатой, их референсами и текущим остатком — Реестр дела: сумма удерживаемых средств и каждая операция с текущим остатком.

Примечание

Трастовые записи не связаны со счетами на оплату автоматически. Если вы оплачиваете выставленный счет из средств клиента, зафиксируйте платеж по счету и соответствующую Выплату из трастовых средств.

Правило недопущения овердрафта#

Средства клиента по делу ни на какую дату не могут опускаться ниже нуля. Flow проверяет реестр в хронологическом порядке и отклоняет выплату по одной из двух причин:

Недостаточно средств на указанную дату. В сообщении указывается доступная сумма.
Средств было достаточно на тот момент, но недостаточно позже. Списание задним числом оставит последующую операцию без покрытия. Укажите более позднюю дату или проверьте последующие записи.

Сверка#

На Панели биллинга нажмите Сверить напротив нужного счета. Укажите Дату банковской выписки (не в будущем) и Остаток по банковской выписке, затем нажмите Сверить. Flow сопоставит его с учетным остатком на указанную дату (записи, датированные позже даты выписки, исключаются) и проверит, совпадает ли сумма реестров по делам с общей суммой по счету.

Результат проверки — Сошлось или Не сошлось с указанием разницы (выписка минус учетные данные) для дальнейшего выяснения причин. Результаты сохраняются, а в разделе История содержится список всех предыдущих сверок с датой выписки, банковским и учетным остатками, а также итогом сверки.

Диалоговое окно сверки с указанием учетного остатка, остатка по выписке и сообщения Не сошлось с суммой разницы — Если сверка не сошлась, отображается разница для поиска расхождений.

Сверенный период#

После того как счет сверен со статусом Сошлось, период считается закрытым: добавление записей с датой на момент даты выписки или ранее блокируется. Указывайте дату позже этого дня. Дата выписки рассчитывается по календарному дню того пользователя, который проводил сверку, поэтому коллега в другом часовом поясе увидит тот же результат.

Сверка со статусом «Не сошлось» ничего не закрывает. Найдите причину расхождения (зачастую это еще не внесенный депозит или платеж), добавьте недостающую запись фактической датой, а затем выполните повторную сверку той же выписки.

Архивация#

Кнопка Архивировать появляется только в том случае, когда баланс счета равен нулю. В архивный счет нельзя добавлять новые записи, и он перестает отображаться в основном списке.