Документы и файлы

Lawzana Flow предлагает два способа управления документами: прикреплять их к делу или хранить как отдельные файлы в разделе «Документы». Оба варианта поддерживают анализ с помощью ИИ.

Загрузка документов#

В дело#

1. Откройте дело и перейдите на вкладку Документы
2. Нажмите Загрузить или перетащите файлы в соответствующую область
3. Документы автоматически привязываются к делу

Если при загрузке выбрана папка, файлы сохраняются в эту папку.

В раздел «Документы» (отдельные файлы)#

1. Перейдите в раздел Документы на боковой панели и откройте вкладку Файлы
2. Нажмите Загрузить файлы или перетащите их
3. Отдельные файлы не привязаны ни к какому делу — это удобно для шаблонов, справочных материалов или общекорпоративных документов. Чтобы переместить файл в дело позже, используйте действие Назначить делу.

Поддерживаемые форматы#

Ограничения по размеру файлов#

• Загрузка сотрудниками: до 25 МБ на файл
• Загрузка клиентами (через портал): до 10 МБ на файл, в форматах PDF, Word, Excel, текстовых файлов или изображений

Повторная загрузка дубликатов#

Когда вы загружаете в дело или лид файл, точно такая же копия которого уже существует, Flow запрашивает подтверждение перед сохранением. Выберите один из вариантов:

• Отмена — оставить только существующий документ
• Загрузить копию — сохранить файл еще раз как второй документ
• Заменить существующий — сохранить существующий документ вместе с его папкой, доступом через клиентский портал и результатами анализа ИИ, присвоив ему новое имя файла

При одновременной загрузке нескольких файлов в дело остальные сохраняются в первую очередь, а Flow по очереди запрашивает решение по каждому дубликату. Документы, загруженные до внедрения этой проверки, не сопоставляются.

Организация структуры папок#

Упорядочивайте документы по папкам для удобной навигации:

1. На вкладке «Документы» нажмите Показать папки
2. Нажмите на значок создания папки рядом с пунктом Папки и укажите название папки
3. Перемещайте документы с помощью действия Переместить в папку в меню действий документа
4. Используйте пункт Новая вложенная папка в меню папки для создания вложенных структур; там же папки можно переименовывать или удалять

Обработка с помощью ИИ#

При загрузке документа, доступного для чтения ИИ, Lawzana Flow обрабатывает его в фоновом режиме и извлекает ключевые факты. ИИ считывает сам файл, поэтому фотографии и сканированные страницы обрабатываются так же успешно, как и набранный текст.

В разделе «Документы» для каждого файла отображается его статус: В очереди, Текст извлечен или Проанализирован.

Анализ с помощью ИИ#

Нажмите Просмотреть и анализировать на документе, чтобы открыть его вместе с инструментами ИИ. Подробные сведения см. в статье Возможности ИИ:

• Краткое содержание — обзор документа в один клик
• Факты — даты, стороны, исковые требования, суммы
• ИИ-ассистент — возможность задавать вопросы по документу
• Анализ — проверка документа по чек-листам на предмет проблем и пробелов
• Сущности — поиск физических и юридических лиц, упомянутых в документе, и добавление их в контакты или дело

Предоставление доступа к документам клиентам#

Чтобы предоставить доступ к документу через клиентский портал:

1. Откройте в деле вкладку Документы
2. Включите переключатель в столбце Клиентский портал для нужного документа (на телефоне выберите Открыть доступ на портале в меню документа)
3. Документ станет доступен для просмотра в портале клиента, а в вашем списке он будет отмечен как Доступ открыт
4. Клиенты могут скачивать документы, к которым им открыт доступ

Скачивание документов#

• Нажмите на значок скачивания рядом с любым документом, чтобы сохранить копию
• Документы скачиваются в исходном формате
• Клиенты могут скачивать открытые для них документы через портал

Удаление документов#

1. Нажмите на значок удаления рядом с документом (на телефоне используйте меню документа)
2. Подтвердите удаление

Удалять документы дела и отдельные файлы могут только владельцы и администраторы; в лиде удалять документы может любой сотрудник, кроме пользователей с правами только на просмотр. Отдельные файлы вместо удаления можно также архивировать и восстанавливать.