ドキュメントとファイル

Lawzana Flowでは、ドキュメントの管理方法として、案件に紐付ける方法と、「ドキュメント」セクションに単独のファイルとして保存する方法の2つを提供しています。どちらの方法でもAIを活用した分析に対応しています。

ドキュメントのアップロード#

案件へのアップロード#

1. 案件を開き、ドキュメントタブに移動します
2. アップロードをクリックし、ウィンドウにファイルをドラッグ＆ドロップするか、ファイルを参照をクリックします。複数のファイルを一度に追加できます
3. ドキュメントは自動的にその案件に関連付けられます

アップロード時にフォルダが選択されている場合、ファイルはそのフォルダ内に保存されます。

アップロードウィンドウにはGoogle DriveおよびOneDriveのボタンもあります。そこからファイルを選択すると、パソコンからアップロードした場合と同様に、Flowが案件にコピーを追加します。Flowは選択されたファイルのみを読み取ります。Googleドキュメント、スプレッドシート、スライドは、Word、Excel、PowerPoint、またはPDFファイルとして追加されます。

「ドキュメント」セクションへのアップロード（単独ファイル）#

1. サイドバーのドキュメントに移動し、ファイルタブを開きます
2. ファイルをアップロードをクリックするか、ドラッグ＆ドロップします
3. 単独ファイルはどの案件にも関連付けられていません。テンプレート、参考資料、事務所全体のドキュメントなどにご利用ください。後から案件に割り当てを使用して、案件内に移動することもできます。

対応フォーマット#

ファイルサイズ制限#

• チームメンバーによるアップロード: 1ファイルあたり最大25 MB
• クライアントによるアップロード（ポータル経由）: PDF、Word、Excel、テキスト、画像形式で、1ファイルあたり最大10 MB

重複アップロード#

まったく同じファイルがすでに保存されている案件またはリードに対してファイルをアップロードすると、Flowは保存する前に確認を求めます。以下のいずれかを選択してください。

• キャンセル: 既存のドキュメントのみを保持します
• コピーをアップロード: 2つ目のドキュメントとしてファイルを再度保存します
• 既存のファイルを置換: フォルダ設定、ポータルでの共有設定、AIの分析結果を含む既存のドキュメントを維持したまま、新しいファイル名を適用します

案件に複数のファイルを一度にアップロードした場合、重複していないファイルが先に保存され、Flowは重複するファイルについて1件ずつ確認を求めます。この重複チェック機能が導入される前にアップロードされたドキュメントは、照合の対象外となります。

フォルダによる整理#

ドキュメントをフォルダに整理して、スムーズに管理できます。

1. 「ドキュメント」タブでフォルダを表示をクリックします
2. フォルダの横にある新規フォルダアイコンをクリックし、フォルダ名を入力します
3. ドキュメントのアクションメニューにあるフォルダへ移動を使用して、ドキュメントを移動します
4. フォルダのメニューにある新規サブフォルダを使用してフォルダを階層化できます。同じメニューからフォルダの名前変更や削除も可能です

AIによる処理#

AIが読み取れるドキュメントをアップロードすると、Lawzana Flowはバックグラウンドで内容を読み取り、重要な事実関係を抽出します。AIはファイル自体を直接読み取るため、活字のドキュメントだけでなく、写真やスキャンしたページでも同様に機能します。

「ドキュメント」セクションでは、各ファイルに保留中、テキスト抽出済み、または分析済みのステータスが表示されます。

AI分析#

ドキュメントの表示と分析をクリックしてAIツールと共に開くか、アシスタントで開くをクリックしてアシスタントにそのドキュメントについて質問します。以下の詳細については、AI機能をご参照ください。

• 要約: ワンクリックでドキュメントの概要を作成
• 事実関係: 日付、当事者、主張、金額などを抽出
• AIアシスタント: ドキュメントに関する質問に対応
• レビュー: プレイブックに基づいたレビューを実行し、問題点や不備を検出
• エンティティ: ドキュメントに記載されている人物や企業を検出し、連絡先や案件に追加

クライアントとのドキュメント共有#

クライアントポータル経由でドキュメントを共有するには、次の手順を実行します。

1. 案件のドキュメントタブを開きます
2. 共有したいドキュメントのクライアントポータル列にあるスイッチをオンにします（スマートフォンの場合は、ドキュメントのメニューでポータルに共有を選択します）
3. ドキュメントがクライアントのポータル画面に表示されるようになり、リスト内では共有中とマークされます
4. クライアントは共有されたドキュメントをダウンロードできます

署名済みドキュメント#

リードまたは案件から電子署名用に送信されたドラフトに全員が署名すると、Flowはその署名済みPDFを該当するリードまたは案件のドキュメントに自動で保存します。署名済みコピーをアップロードを使用してアップロードしたコピーも同様に保存されます。詳細はドラフト作成をご参照ください。

ドキュメントのダウンロード#

• 任意のドキュメントの横にあるダウンロードアイコンをクリックして、コピーを保存します
• ドキュメントは元の形式でダウンロードされます
• クライアントはポータルから共有ドキュメントをダウンロードできます

ドキュメントの削除#

1. ドキュメントの横にある削除アイコンをクリックします（スマートフォンの場合は、ドキュメントのメニューを使用します）
2. 削除の確認を行います

案件のドキュメントおよび単独ファイルを削除できるのはオーナーと管理者のみです。リードでは、閲覧者以外の全員がドキュメントを削除できます。なお、単独ファイルは削除する代わりにアーカイブして、後から復元することも可能です。