دستاویزات اور فائلیں

Lawzana Flow دستاویزات کے انتظام کے لیے دو طریقے فراہم کرتا ہے: کسی معاملے (matter) کے ساتھ منسلک، یا Documents کے سیکشن میں الگ (standalone) فائلوں کے طور پر۔ دونوں طریقے AI کی مدد سے تجزیے کی سہولت فراہم کرتے ہیں۔

دستاویزات اپ لوڈ کرنا#

کسی معاملے (Matter) میں#

1. متعلقہ معاملہ کھولیں اور Documents ٹیب پر جائیں
2. Upload پر کلک کریں یا فائلوں کو ڈریگ کر کے مخصوص جگہ پر ڈراپ کریں
3. دستاویزات خودکار طور پر اس معاملے کے ساتھ منسلک ہو جاتی ہیں

اگر اپ لوڈ کرتے وقت کوئی فولڈر منتخب ہو، تو فائلیں اسی فولڈر میں چلی جاتی ہیں۔

Documents سیکشن میں (الگ / Standalone)#

1. سائیڈ بار میں Documents پر جائیں اور Files ٹیب کھولیں
2. Upload Files پر کلک کریں یا ڈریگ اینڈ ڈراپ کریں
3. الگ فائلیں کسی معاملے سے منسلک نہیں ہوتیں — یہ ٹیمپلیٹس، حوالہ جاتی مواد یا پوری فرم کے استعمال کی دستاویزات کے لیے مفید ہیں۔ بعد میں کسی فائل کو معاملے میں منتقل کرنے کے لیے Assign to Matter کا استعمال کریں۔

معاون فارمیٹس#

فائل کے سائز کی حدود#

• ٹیم ممبران کے ذریعے اپ لوڈز: فی فائل زیادہ سے زیادہ 25 MB
• مؤکلین (Clients) کے ذریعے اپ لوڈز (پورٹل کے ذریعے): فی فائل زیادہ سے زیادہ 10 MB، PDF، Word، Excel، ٹیکسٹ یا تصویر کے فارمیٹ میں

ڈپلیکیٹ اپ لوڈز#

جب آپ کسی ایسے معاملے یا لیڈ میں فائل اپ لوڈ کرتے ہیں جس میں پہلے سے بالکل وہی فائل موجود ہو، تو Flow اسے محفوظ کرنے سے پہلے آپ سے تصدیق مانگتا ہے۔ درج ذیل میں سے انتخاب کریں:

• Cancel — صرف پہلے سے موجود دستاویز کو برقرار رکھیں
• Upload a copy — فائل کو دوسری دستاویز کے طور پر دوبارہ محفوظ کریں
• Replace existing — موجودہ دستاویز کو اس کے فولڈر، پورٹل شیئرنگ اور AI نتائج سمیت برقرار رکھیں، اور اسے نیا فائل نام دے دیں

جب آپ ایک ہی وقت میں کسی معاملے میں متعدد فائلیں اپ لوڈ کرتے ہیں، تو دیگر فائلیں پہلے محفوظ ہو جاتی ہیں اور Flow باری باری ہر ڈپلیکیٹ فائل کے بارے میں پوچھتا ہے۔ اس فیچر کے متعارف ہونے سے پہلے اپ لوڈ کی گئی دستاویزات کا موازنہ نہیں کیا جاتا۔

فولڈرز کی تنظیم#

آسان رہنمائی اور تلاش کے لیے اپنی دستاویزات کو فولڈرز میں منظم کریں:

1. Documents ٹیب میں، Show folders پر کلک کریں
2. Folders کے ساتھ موجود نئے فولڈر کے آئیکن پر کلک کریں اور فولڈر کو نام دیں
3. دستاویز کے ایکشنز میں Move to Folder کی مدد سے دستاویزات منتقل کریں
4. فولڈرز کو نیسٹ (ذیلی فولڈر بنانے) کرنے کے لیے کسی فولڈر کے مینو میں New subfolder کا استعمال کریں؛ آپ وہاں سے فولڈرز کے نام تبدیل یا انہیں حذف بھی کر سکتے ہیں

AI پروسیسنگ#

جب آپ کوئی ایسی دستاویز اپ لوڈ کرتے ہیں جسے AI پڑھ سکتی ہے، تو Lawzana Flow پس منظر میں اسے پڑھتا ہے اور اس کے اہم حقائق نکالتا ہے۔ AI خود فائل کو پڑھتی ہے، اس لیے تصاویر اور اسکین شدہ صفحات بھی ٹائپ شدہ دستاویزات کی طرح ہی کام کرتے ہیں۔

Documents سیکشن میں، ہر فائل اپنی کیفیت (status) دکھاتی ہے: Pending، Text extracted یا Analyzed۔

AI تجزیہ#

کسی دستاویز کو اس کے AI ٹولز کے ساتھ کھولنے کے لیے اس پر View & Analyze پر کلک کریں۔ درج ذیل کی مکمل تفصیلات کے لیے AI خصوصیات ملاحظہ کریں:

• Summary — ایک کلک پر دستاویز کا خلاصہ
• Facts — تواریخ، فریقین، دعوے، رقوم
• AI Assistant — دستاویز سے متعلق سوالات پوچھیں
• Review — نقائص اور خلاؤں کی نشاندہی کے لیے پلے بک کا جائزہ لیں
• Entities — دستاویز میں مذکور افراد اور کمپنیوں کو تلاش کریں، اور انہیں اپنے رابطوں یا معاملے میں شامل کریں

مؤکلین کے ساتھ دستاویزات کا اشتراک#

کلائنٹ پورٹل کے ذریعے دستاویز شیئر کرنے کے لیے:

1. معاملے کا Documents ٹیب کھولیں
2. اس دستاویز کے لیے Client Portal کالم میں سوئچ آن کریں (موبائل فون پر، دستاویز کے مینو میں Share to Portal منتخب کریں)
3. دستاویز مؤکل کے پورٹل ویو میں نظر آنے لگے گی، اور آپ کی فہرست میں Shared کے طور پر نشان زد ہو جائے گی
4. مؤکلین شیئر کردہ دستاویزات ڈاؤن لوڈ کر سکتے ہیں

دستاویزات ڈاؤن لوڈ کرنا#

• کاپی محفوظ کرنے کے لیے کسی بھی دستاویز کے ساتھ موجود ڈاؤن لوڈ آئیکن پر کلک کریں
• دستاویزات ان کے اصل فارمیٹ میں ڈاؤن لوڈ کی جاتی ہیں
• مؤکلین پورٹل سے شیئر کردہ دستاویزات ڈاؤن لوڈ کر سکتے ہیں

دستاویزات حذف کرنا#

1. دستاویز کے ساتھ موجود حذف کریں (delete) آئیکن پر کلک کریں (موبائل فون پر، دستاویز کا مینو استعمال کریں)
2. حذف کرنے کی تصدیق کریں

صرف مالکان (owners) اور منتظمین (admins) ہی معاملے کی دستاویزات اور الگ فائلوں کو حذف کر سکتے ہیں؛ کسی لیڈ میں، ناظرین (viewers) کے علاوہ کوئی بھی دستاویزات حذف کر سکتا ہے۔ الگ فائلوں کو حذف کرنے کے بجائے آرکائیو اور بحال بھی کیا جا سکتا ہے۔