Documentos e Ficheiros

O Lawzana Flow oferece duas formas de gerir documentos: anexados a um processo ou como ficheiros autónomos na secção Documentos. Ambas suportam a análise com recurso a IA.

Carregar Documentos#

Para um Processo#

1. Abra o processo e aceda ao separador Documentos
2. Clique em Carregar e, em seguida, arraste e largue os ficheiros na janela ou clique em Procurar Ficheiros. Pode adicionar vários ficheiros em simultâneo
3. Os documentos são associados automaticamente ao processo

Se estiver uma pasta selecionada no momento do carregamento, os ficheiros serão guardados nessa pasta.

A janela de carregamento também dispõe de botões para o Google Drive e OneDrive. Selecione os ficheiros através dessas opções e o Flow adicionará uma cópia ao processo, exatamente como se os tivesse carregado a partir do seu computador. O Flow apenas lê os ficheiros que escolher. Os documentos do Google Docs, Sheets e Slides são adicionados como ficheiros do Word, Excel, PowerPoint ou PDF.

Para a Secção de Documentos (Autónomos)#

1. Aceda a Documentos na barra lateral e abra o separador Ficheiros
2. Clique em Carregar Ficheiros ou arraste e largue
3. Os ficheiros autónomos não estão vinculados a nenhum processo. Utilize-os para modelos, materiais de consulta ou documentos de âmbito geral da sociedade. Utilize mais tarde a opção Atribuir a Processo para mover um ficheiro para um processo.

Formatos Suportados#

Limites de Tamanho de Ficheiro#

• Carregamentos por membros da equipa: Até 25 MB por ficheiro
• Carregamentos por clientes (via portal): Até 10 MB por ficheiro, em formato PDF, Word, Excel, texto ou imagem

Carregamentos em Duplicado#

Ao carregar um ficheiro para um processo ou lead que já contenha exatamente o mesmo ficheiro, o Flow solicita a sua confirmação antes de o armazenar. Escolha:

• Cancelar: mantém apenas o documento existente
• Carregar uma cópia: armazena o ficheiro novamente como um segundo documento
• Substituir existente: mantém o documento existente, com a respetiva pasta, partilha no portal e resultados de IA, atribuindo-lhe o novo nome de ficheiro

Ao carregar vários ficheiros para um processo de uma só vez, os restantes são armazenados primeiro e o Flow questionará sobre cada duplicado sucessivamente. Os documentos carregados antes da implementação desta verificação não são comparados.

Organização em Pastas#

Organize os seus documentos em pastas para uma navegação simples:

1. No separador Documentos, clique em Mostrar pastas
2. Clique no ícone de nova pasta junto a Pastas e dê um nome à pasta
3. Mova os documentos através da opção Mover para a Pasta nas ações do documento
4. Utilize a opção Nova subpasta no menu de uma pasta para criar pastas aninhadas; aí poderá também renomear ou eliminar pastas

Processamento por IA#

Ao carregar um documento compatível com a leitura por IA, o Lawzana Flow lê-o em segundo plano e extrai os seus factos essenciais. A IA lê o próprio ficheiro, pelo que fotografias e páginas digitalizadas funcionam tão bem como documentos dactilografados.

Na secção Documentos, cada ficheiro apresenta o respetivo estado: Pendente, Texto extraído ou Analisado.

Análise por IA#

Clique em Ver e Analisar num documento para o abrir com as respetivas ferramentas de IA, ou em Abrir no Assistente para colocar questões ao Assistente sobre o mesmo. Consulte Funcionalidades de IA para obter todos os detalhes sobre:

• Resumo: Visão geral do documento com apenas um clique
• Factos: Datas, partes, pedidos, valores
• Assistente de IA: Coloque questões sobre o documento
• Revisão: Execute uma revisão por guião (playbook) para identificar problemas e lacunas
• Entidades: Localize as pessoas e empresas mencionadas no documento e adicione-as aos seus contactos ou ao processo

Partilhar Documentos com Clientes#

Para partilhar um documento através do portal do cliente:

1. Abra o separador Documentos do processo
2. Ative o interruptor na coluna Portal do Cliente correspondente a esse documento (num telemóvel, selecione Partilhar no Portal no menu do documento)
3. O documento fica visível na vista do portal do cliente, identificado como Partilhado na sua lista
4. Os clientes podem descarregar os documentos partilhados

Documentos Assinados#

Quando todos tiverem assinado uma minuta enviada para assinatura eletrónica a partir de um lead ou processo, o Flow arquiva o PDF assinado nos documentos desse lead ou processo. Uma cópia carregada através de Carregar cópia assinada é arquivada da mesma forma. Consulte Redação.

Descarregar Documentos#

• Clique no ícone de transferência junto a qualquer documento para guardar uma cópia
• Os documentos são descarregados no respetivo formato original
• Os clientes podem descarregar os documentos partilhados a partir do portal

Eliminar Documentos#

1. Clique no ícone de eliminar junto a um documento (num telemóvel, utilize o menu do documento)
2. Confirme a eliminação

Apenas os proprietários e administradores podem eliminar documentos de processos e ficheiros autónomos; num lead, qualquer utilizador, exceto os visualizadores, pode eliminar documentos. Os ficheiros autónomos também podem ser arquivados e restaurados em alternativa.