Documentos e Ficheiros
O Lawzana Flow oferece duas formas de gerir documentos: anexados a um processo ou como ficheiros autónomos na secção Documentos. Ambas suportam a análise com recurso a IA.
Carregar Documentos#
Para um Processo#
- Abra o processo e aceda ao separador Documentos
- Clique em Carregar ou arraste e solte os ficheiros na área indicada
- Os documentos são associados automaticamente ao processo
Se estiver uma pasta selecionada ao carregar, os ficheiros serão guardados nessa pasta.
Para a Secção Documentos (Autónomos)#
- Aceda a Documentos na barra lateral e abra o separador Ficheiros
- Clique em Carregar Ficheiros ou arraste e solte
- Os ficheiros autónomos não estão associados a nenhum processo — são úteis para minutas, materiais de consulta ou documentos de âmbito geral da sociedade. Utilize Associar ao Processo mais tarde para mover um ficheiro para um processo.
Formatos Suportados#
| Formato | Extensão | Notas |
|---|---|---|
.pdf |
Lido pela IA, incluindo PDFs digitalizados | |
| Word | .docx |
Lido pela IA |
| Texto | .txt, .md, .csv, .json, .xml |
Lido pela IA |
| Fotografias e digitalizações | .jpg, .jpeg, .png, .webp |
Lidos pela IA da mesma forma que os PDFs |
| Excel, PowerPoint | .xls, .xlsx, .ppt, .pptx |
Armazenados, não lidos pela IA |
.eml, .msg |
Armazenados, não lidos pela IA | |
| Outros | .doc, .rtf, .zip, .gif, .bmp, .avif, .heic |
Armazenados, não lidos pela IA |
Limites de Tamanho de Ficheiro#
- Carregamentos por membros da equipa: Até 25 MB por ficheiro
- Carregamentos por clientes (através do portal): Até 10 MB por ficheiro, nos formatos PDF, Word, Excel, texto ou imagem
Carregamentos Duplicados#
Quando carrega um ficheiro para um processo ou lead que já contenha exatamente o mesmo ficheiro, o Flow solicita uma confirmação antes de o guardar. Escolha:
- Cancelar — mantém apenas o documento existente
- Carregar uma cópia — guarda o ficheiro novamente como um segundo documento
- Substituir existente — mantém o documento existente, com a respetiva pasta, partilha no portal e resultados da IA, atribuindo-lhe o novo nome de ficheiro
Quando carrega vários ficheiros para um processo em simultâneo, os outros são guardados primeiro e o Flow solicita confirmação para cada duplicado individualmente. Os documentos carregados antes da existência desta verificação não são comparados.
Organização em Pastas#
Organize os seus documentos em pastas para facilitar a navegação:
- No separador Documentos, clique em Mostrar pastas
- Clique no ícone de nova pasta junto a Pastas e atribua um nome à pasta
- Mova documentos através de Mover para a Pasta nas ações do documento
- Utilize Nova subpasta no menu da pasta para aninhar pastas; também pode renomear ou eliminar pastas aí
Processamento por IA#
Quando carrega um documento legível pela IA, o Lawzana Flow lê-o em segundo plano e extrai os seus factos essenciais. A IA lê o próprio ficheiro, pelo que fotografias e páginas digitalizadas funcionam tão bem quanto documentos digitados.
Na secção Documentos, cada ficheiro apresenta o seu estado: Pendente, Texto extraído ou Analisado.
Análise por IA#
Clique em Ver e Analisar num documento para o abrir com as respetivas ferramentas de IA. Consulte Funcionalidades de IA para obter detalhes completos sobre:
- Resumo — Visão geral do documento com apenas um clique
- Factos — Datas, partes, pedidos, valores
- Assistente de IA — Faça perguntas sobre o documento
- Revisão — Execute uma revisão por playbook para identificar problemas e omissões
- Entidades — Localize as pessoas e empresas mencionadas no documento e adicione-as aos seus contactos ou ao processo
Partilhar Documentos com Clientes#
Para partilhar um documento através do portal do cliente:
- Abra o separador Documentos do processo
- Ative o interruptor na coluna Portal do Cliente correspondente a esse documento (num telemóvel, selecione Partilhar no Portal no menu do documento)
- O documento fica visível na área de visualização do portal do cliente, identificado como Partilhado na sua lista
- Os clientes podem descarregar os documentos partilhados
Descarregar Documentos#
- Clique no ícone de descarregar junto a qualquer documento para guardar uma cópia
- Os documentos são descarregados no respetivo formato original
- Os clientes podem descarregar documentos partilhados a partir do portal
Eliminar Documentos#
- Clique no ícone de eliminar junto a um documento (num telemóvel, utilize o menu do documento)
- Confirme a eliminação
Apenas os proprietários e administradores podem eliminar documentos de processos e ficheiros autónomos; numa lead, qualquer utilizador, exceto os visualizadores, pode eliminar documentos. Os ficheiros autónomos também podem ser arquivados e posteriormente restaurados.