Portal do Cliente

O portal do cliente oferece aos seus clientes um acesso seguro e em regime de autoatendimento às informações do respetivo processo. Os clientes podem consultar documentos partilhados, acompanhar marcos e enviar mensagens à sua equipa, sem precisarem de uma conta no Lawzana Flow.

Como Funciona#

1. Cria uma ligação para o portal a partir de um processo
2. O cliente recebe um magic link por e-mail. Não é necessária qualquer palavra-passe ou conta
3. O cliente clica na ligação para aceder ao painel do seu portal
4. O portal mostra apenas o que tiver partilhado explicitamente

Níveis de Acesso#

Ao configurar o acesso ao portal, escolha o nível adequado:

Em Permissões avançadas, pode ativar ou desativar cada secção individualmente para uma ligação:

• Mostrar documentos partilhados
• Permitir o carregamento de documentos (funciona com Visualizar e carregar ou Acesso total)
• Mostrar cronologia
• Mostrar marcos
• Permitir mensagens (funciona com Acesso total)
• Mostrar assistente de IA

Configurar o Acesso ao Portal#

Os proprietários, administradores e o advogado responsável pelo processo podem criar ligações para o portal.

1. Abra o processo que pretende partilhar
2. Clique em Partilhar com o cliente no cabeçalho do processo
3. Clique em Criar nova ligação para o portal
4. Introduza o endereço de e-mail do cliente e, opcionalmente, o seu nome (os dados do cliente do processo são preenchidos automaticamente)
5. Escolha um nível de acesso e abra as Permissões avançadas para ajustar as opções individuais
6. Mantenha a opção Enviar convite por e-mail ao cliente ativada, ou desative-a e copie a ligação para a enviar diretamente
7. Clique em Criar ligação

O cliente recebe um e-mail com um magic link seguro. Cada ligação tem a validade de 30 dias.

O Que os Clientes Veem#

Separador Documentos#

• Lista de todos os documentos que partilhou a partir do processo
• Botão Transferir para cada documento
• Tamanho do ficheiro e data de partilha
• Os clientes não conseguem ver documentos que não tenham sido explicitamente partilhados

Separador Cronologia#

• Mostra quando o processo avança de uma fase para a seguinte
• Cada registo apresenta a respetiva data

Separador Marcos#

• Prazos futuros com as respetivas datas de conclusão
• Prazos em atraso destacados
• Prazos concluídos para referência
• Indicadores de prioridade: Baixa, Média, Alta, Crítica

Separador Mensagens#

• Os clientes podem enviar mensagens à sua equipa
• Cada mensagem é adicionada à cronologia do processo e enviada ao advogado responsável pelo processo por e-mail e notificação (ou como notificação aos proprietários e administradores quando não houver nenhum responsável atribuído)
• Leia e responda à conversa na secção Mensagens do portal do cliente: no separador Atividade de um processo ou no separador Atividade de um lead. O aviso de nova mensagem de cliente abre-a diretamente
• Ao responder, cada cliente com uma ligação ativa para o portal que permita mensagens recebe um e-mail com uma ligação para a ler no respetivo portal. O e-mail não contém o teor da sua mensagem
• Os utilizadores com permissões de visualização podem ler a conversa, mas não podem responder. Se nenhum cliente tiver uma ligação que permita mensagens, partilhe o portal primeiro

Separador Assistente#

• Chat com IA para responder a dúvidas do cliente sobre o seu processo
• Utiliza os documentos partilhados do processo, bem como os seus marcos e a cronologia, quando estes estiverem ativados para a ligação
• Cada pergunta consome 1 crédito de IA do saldo da sua sociedade. Se os créditos esgotarem, o assistente solicita ao cliente que entre em contacto direto consigo.

Agendar uma Reunião#

Quando pelo menos um colega tem o agendamento online disponível, o portal apresenta a opção Agendar uma reunião, exibindo em primeiro lugar o advogado responsável pelo processo do cliente. Consulte Integrações.

Partilhar Documentos#

Os proprietários, administradores e o advogado responsável podem partilhar um documento com o cliente. Qualquer utilizador com permissão para editar o processo pode cancelar a sua partilha.

Para partilhar um documento específico com um cliente:

1. Abra o processo e aceda ao separador Documentos
2. Localize o documento que pretende partilhar
3. Ative o botão na coluna Portal do cliente (num telemóvel, selecione Partilhar no portal no menu do documento)
4. O documento fica imediatamente visível no portal do cliente

Para cancelar a partilha:

1. Desative o botão (ou selecione Remover do portal)
2. O documento é removido da visualização do cliente

Carregamento de Documentos pelo Cliente#

Os clientes cuja ligação permita o envio de ficheiros podem carregar documentos:

• Tamanho máximo do ficheiro: 10 MB por ficheiro
• Formatos suportados: PDF, DOC, DOCX, TXT, imagens, Excel
• Os documentos carregados são adicionados aos documentos do processo, mas não são partilhados de volta com o cliente
• O advogado responsável (ou, caso não haja um responsável atribuído, os proprietários e administradores da sociedade) recebe uma notificação, e o carregamento é registado na cronologia do processo
• Pode depois partilhá-los de volta, analisá-los com recurso a IA ou arquivá-los numa pasta

A Página de Recolha de Dados do Cliente#

Um lead recebe a sua própria página privada quando envia o formulário de recolha de dados do cliente (consulte Gestão de Leads). O cliente acede à mesma através da ligação incluída no e-mail de recolha de dados, sem necessidade de conta. É composta por etapas numeradas:

1. Sobre o seu caso: o cliente confirma os seus dados de contacto e responde às suas perguntas de recolha de dados, clicando depois em Submeter recolha de dados. Pode regressar através de Rever ou alterar respostas
2. Os seus documentos: carrega vários ficheiros em simultâneo (PDF, Word ou fotografias, até 10 MB cada). Cada ficheiro carregado é assinalado como Enviado à sociedade
3. Pronto para falar?: clica em Estou pronto para falar e o advogado é notificado. Se o agendamento online estiver ativo, pode optar por Ou agendar uma hora
4. Mensagens com a sociedade: escreve-lhe diretamente, e pode responder a partir do separador Atividade do lead

As perguntas são apresentadas no idioma do conjunto de perguntas selecionado em Definições → Perguntas de recolha de dados. As perguntas padrão do Lawzana são apresentadas no idioma selecionado pelo cliente.

Documentos para Assinar#

Quando envia um documento para assinatura eletrónica (planos Essentials e Advanced), cada signatário recebe uma ligação exclusiva apenas para esse documento. O signatário:

1. Clica em Rever documento para proceder à sua leitura
2. Se o tiver solicitado, clica em Enviar-me um código por e-mail e introduz o código para confirmar a sua identidade
3. Adota uma assinatura digitada ou desenhada (e, ao assinar em representação de uma empresa, seleciona Assino em representação de uma empresa)
4. Clica em Assinar

Assim que todas as partes tiverem assinado, incluindo a contra-assinatura da sua sociedade caso a tenha exigido, cada signatário recebe o PDF assinado por e-mail e pode clicar em Transferir PDF. Se editar o documento após o envio, o pedido é cancelado e terá de enviar uma nova versão. Trata-se de uma assinatura eletrónica com registo de auditoria.

Acesso a Múltiplos Processos#

Um cliente pode ter acesso através do portal a vários processos na sua sociedade. Existindo ligações ativas para diversos processos, o cliente pode utilizar a opção Mudar de processo para alternar entre eles.

Gerir e Revogar Acessos#

Clique em Partilhar com o cliente no processo para visualizar as respetivas Ligações ativas para o portal. Para cada ligação, pode:

• Copiar ligação ou Abrir portal
• Editar permissões
• Prolongar acesso por 30 dias
• Revogar acesso

Cada ligação indica também a data em que expira e quando foi aberta pela última vez pelo cliente.

Segurança#

• O acesso ao portal utiliza autenticação baseada em tokens, não sendo armazenadas quaisquer palavras-passe
• Cada ligação de acesso é única e está associada a um cliente e processo específicos
• As ligações de acesso expiram após 30 dias, a menos que sejam prolongadas
• Os carregamentos de ficheiros e mensagens do cliente, bem como as suas respostas, ficam registados na cronologia do processo, sendo possível verificar quando cada ligação foi utilizada pela última vez
• Os documentos são disponibilizados através de ligações encriptadas