Portale clienti

Il portale clienti offre ai vostri clienti un accesso sicuro e in modalità self-service alle informazioni relative alla loro pratica. I clienti possono visualizzare i documenti condivisi, monitorare le tappe fondamentali e inviare messaggi al vostro team, senza dover creare un account Lawzana Flow.

Come funziona#

1. Create un link al portale per una pratica
2. Il cliente riceve un magic link via email — senza bisogno di password o account
3. Il cliente clicca sul link per accedere alla dashboard del proprio portale
4. Il portale mostra esclusivamente ciò che avete scelto esplicitamente di condividere

Livelli di accesso#

Al momento di configurare l'accesso al portale, scegliete il livello appropriato:

Alla sezione Autorizzazioni avanzate potete attivare o disattivare ogni singola funzionalità per uno specifico link:

• Mostra documenti condivisi
• Consenti caricamento documenti (funziona con Visualizzazione e caricamento o Accesso completo)
• Mostra cronologia
• Mostra tappe fondamentali
• Consenti messaggistica (funziona con Accesso completo)
• Mostra assistente AI

Configurazione dell'accesso al portale#

1. Aprite la pratica che desiderate condividere
2. Cliccate su Condividi con il cliente nell'intestazione della pratica
3. Cliccate su Crea nuovo link al portale
4. Inserite l'indirizzo email del cliente e, facoltativamente, il suo nome (i dati del cliente associati alla pratica vengono compilati automaticamente)
5. Scegliete un livello di accesso e aprite Autorizzazioni avanzate per regolare le singole opzioni
6. Lasciate selezionata l'opzione Invia invito via email al cliente, oppure disattivatela e copiate il link per inviarlo autonomamente
7. Cliccate su Crea link

Il cliente riceverà un'email contenente un magic link sicuro. Ciascun link ha una validità di 30 giorni.

Cosa vedono i clienti#

Scheda Documenti#

• Elenco di tutti i documenti che avete condiviso dalla pratica
• Pulsante Scarica per ciascun documento
• Dimensione del file e data di condivisione
• I clienti non possono vedere i documenti che non avete esplicitamente condiviso

Scheda Cronologia#

• Mostra i passaggi della pratica da una fase all'altra
• Ogni voce riporta la relativa data

Scheda Tappe fondamentali#

• Scadenze imminenti con le rispettive date di scadenza
• Scadenze superate messe in evidenza
• Scadenze completate a titolo di riferimento
• Badge di priorità: Bassa, Media, Alta, Critica

Scheda Messaggi#

• I clienti possono inviare messaggi al vostro team
• Ciascun messaggio viene aggiunto alla cronologia della pratica e inoltrato al legale responsabile della pratica tramite email e notifica (o come notifica a titolari e amministratori se non è stato assegnato alcun responsabile)
• Potete leggere e rispondere alla conversazione nella sezione Messaggi del portale clienti: nella scheda Attività di una pratica oppure nella scheda Cronologia di un lead. La notifica di ricezione di un nuovo messaggio del cliente consente di aprirlo direttamente
• Quando rispondete, ogni cliente in possesso di un link al portale attivo che consente l'invio di messaggi riceve un'email con un link per leggere la risposta nel proprio portale. L'email non contiene il testo del vostro messaggio
• Gli utenti con permessi di sola visualizzazione possono leggere la conversazione ma non possono rispondere. Se nessun cliente dispone di un link che abilita i messaggi, è necessario condividere prima il portale

Scheda Assistente#

• Chat AI a disposizione del cliente per porre domande sulla propria pratica
• Utilizza i documenti condivisi della pratica, oltre alle tappe fondamentali e alla cronologia qualora queste siano state abilitate per il link
• Ogni domanda consuma 1 credito AI dal piano a disposizione del vostro studio. In caso di esaurimento dei crediti, l'assistente inviterà il cliente a contattarvi direttamente.

Condivisione dei documenti#

Per condividere uno specifico documento con un cliente:

1. Aprite la pratica e accedete alla scheda Documenti
2. Individuate il documento che desiderate condividere
3. Attivate l'interruttore nella colonna Portale clienti (da smartphone, selezionate Condividi nel portale dal menu del documento)
4. Il documento apparirà immediatamente nel portale del cliente

Per interrompere la condivisione:

1. Disattivate l'interruttore (oppure selezionate Rimuovi dal portale)
2. Il documento verrà rimosso dalla visualizzazione del cliente

Caricamento di documenti da parte del cliente#

I clienti il cui link consente il caricamento possono caricare documenti:

• Dimensione massima del file: 10 MB per file
• Formati supportati: PDF, DOC, DOCX, TXT, immagini, Excel
• I documenti caricati vengono aggiunti ai documenti della pratica, ma non vengono ricondivisi automaticamente con il cliente
• Il legale responsabile (oppure, se non vi è alcun responsabile assegnato, i titolari e gli amministratori dello studio) riceve una notifica, e il caricamento viene registrato nella cronologia della pratica
• Potrete successivamente ricondividere i file, analizzarli con l'AI o archiviarli in una cartella

Accesso a più pratiche#

Un cliente può avere accesso tramite portale a più pratiche gestite dal vostro studio. Se dispone di link attivi per diverse pratiche, il cliente può utilizzare l'opzione Cambia pratica per passare da una pratica all'altra.

Gestione e revoca dell'accesso#

Cliccate su Condividi con il cliente all'interno della pratica per visualizzare i relativi Link attivi al portale. Per ciascun link è possibile:

• Copia link o Apri portale
• Modifica autorizzazioni
• Estendi accesso di 30 giorni
• Revoca accesso

Per ogni link vengono inoltre indicati la data di scadenza e l'ultimo accesso effettuato dal cliente.

Sicurezza#

• L'accesso al portale si basa su un'autenticazione basata su token: nessuna password viene memorizzata
• Ciascun link di accesso è univoco ed è associato a uno specifico cliente e a una determinata pratica
• I link di accesso scadono dopo 30 giorni, a meno che non vengano prorogati
• I caricamenti e i messaggi del cliente, così come le vostre risposte, vengono registrati nella cronologia della pratica, ed è possibile verificare l'ultimo utilizzo di ciascun link
• I documenti vengono trasferiti tramite connessioni crittografate