Portale clienti

Il portale clienti offre ai vostri clienti un accesso sicuro e in modalità self-service alle informazioni relative alla loro pratica. I clienti possono visualizzare i documenti condivisi, monitorare le tappe fondamentali e inviare messaggi al vostro team, senza dover creare un account Lawzana Flow.

Come funziona#

1. Create un link al portale per una pratica
2. Il cliente riceve un magic link via email. Non sono necessari password o account
3. Il cliente clicca sul link per accedere alla propria dashboard del portale
4. Il portale mostra esclusivamente ciò che avete condiviso in modo esplicito

Livelli di accesso#

Durante la configurazione dell'accesso al portale, selezionate il livello appropriato:

In Autorizzazioni avanzate è possibile attivare o disattivare ogni singola funzionalità per uno specifico link:

• Mostra documenti condivisi
• Consenti caricamento documenti (funziona con Visualizzazione e caricamento o Accesso completo)
• Mostra cronologia
• Mostra tappe fondamentali
• Consenti messaggistica (funziona con Accesso completo)
• Mostra assistente IA

Configurazione dell'accesso al portale#

I titolari, gli amministratori e l'avvocato responsabile della pratica possono creare link per il portale.

1. Aprite la pratica che desiderate condividere
2. Cliccate su Condividi con il cliente nell'intestazione della pratica
3. Cliccate su Crea nuovo link per il portale
4. Inserite l'indirizzo email del cliente e, facoltativamente, il suo nome (i dati del cliente relativi alla pratica vengono compilati automaticamente)
5. Scegliete un livello di accesso e aprite Autorizzazioni avanzate per regolare i singoli selettori
6. Lasciate attiva l'opzione Invia invito via email al cliente, oppure disattivatela e copiate il link per inviarlo autonomamente
7. Cliccate su Crea link

Il cliente riceverà un'email contenente un magic link protetto. Ciascun link ha una validità di 30 giorni.

Cosa visualizzano i clienti#

Scheda Documenti#

• Elenco di tutti i documenti che avete condiviso dalla pratica
• Pulsante Scarica per ciascun documento
• Dimensioni del file e data di condivisione
• I clienti non possono visualizzare i documenti che non avete esplicitamente condiviso

Scheda Cronologia#

• Mostra il passaggio della pratica da una fase all'altra
• Ciascuna voce riporta la relativa data

Scheda Tappe fondamentali#

• Scadenze imminenti con le relative date di completamento
• Evidenziazione delle scadenze arretrate
• Scadenze completate a titolo di riferimento
• Badge di priorità: Bassa, Media, Alta, Critica

Scheda Messaggi#

• I clienti possono inviare messaggi al vostro team
• Ciascun messaggio viene inserito nella cronologia della pratica e recapitato all'avvocato responsabile tramite email e notifica (o come notifica a titolari e amministratori se non vi è alcun responsabile assegnato)
• Potete leggere la conversazione e rispondervi alla voce Messaggi del portale clienti: nella scheda Attività di una pratica o nella scheda Attività di un lead. La notifica di un nuovo messaggio del cliente consente di aprirlo direttamente
• Quando rispondete, ogni cliente associato a un link attivo che consenta l'invio di messaggi riceve un'email con un link per leggere la risposta all'interno del proprio portale. L'email non riporta il contenuto del vostro messaggio
• I profili con permessi di sola visualizzazione possono consultare la conversazione ma non possono replicare. Se nessun cliente possiede un link con messaggistica abilitata, provvedete prima a condividere il portale

Scheda Assistente#

• Chat basata su IA per le richieste del cliente inerenti alla propria pratica
• Utilizza i documenti condivisi della pratica, nonché le tappe fondamentali e la cronologia qualora siano state attivate per quel link
• Ciascuna richiesta consuma 1 credito IA dal totale a disposizione del vostro studio. In caso di esaurimento dei crediti, l'assistente inviterà il cliente a contattarvi direttamente.

Prenota una riunione#

Quando almeno un collega ha abilitato le prenotazioni online, nel portale compare la voce Prenota una riunione, indicando in via prioritaria l'avvocato che segue la pratica del cliente. Consultate Integrazioni.

Condivisione dei documenti#

I titolari, gli amministratori e l'avvocato responsabile possono condividere un documento con il cliente. Chiunque disponga dei permessi di modifica per la pratica può interromperne la condivisione.

Per condividere uno specifico documento con un cliente:

1. Aprite la pratica e accedete alla scheda Documenti
2. Individuate il documento desiderato
3. Attivate il selettore nella colonna Portale clienti (da dispositivo mobile, selezionate Condividi sul portale all'interno del menu del documento)
4. Il documento sarà immediatamente visibile nel portale del cliente

Per interrompere la condivisione:

1. Disattivate il selettore (oppure selezionate Rimuovi dal portale)
2. Il documento non sarà più visibile al cliente

Caricamento documenti da parte del cliente#

I clienti il cui link include il permesso di caricamento possono inviare documenti:

• Dimensione massima del file: 10 MB per ciascun file
• Formati supportati: PDF, DOC, DOCX, TXT, immagini, Excel
• I documenti inviati vengono inclusi tra i documenti della pratica, ma non vengono ricondivisi automaticamente con il cliente
• L'avvocato responsabile (oppure i titolari e gli amministratori dello studio, in assenza di un responsabile designato) riceve una notifica e il caricamento viene registrato nella cronologia della pratica
• In seguito, potrete ricondividere i file, analizzarli mediante l'IA o archiviarli in una cartella

La pagina di acquisizione clienti#

Quando si invia il modulo di acquisizione al cliente potenziale (lead), viene generata una pagina riservata a lui dedicata (si veda Gestione dei lead). Il cliente vi accede tramite il link contenuto nell'email di acquisizione, senza creare alcun account. Il percorso si articola in passaggi numerati:

1. Informazioni sul caso: il cliente verifica i propri recapiti, risponde ai quesiti di acquisizione formulati e seleziona Invia modulo di acquisizione. Può accedere nuovamente tramite l'opzione Rivedi o modifica le risposte
2. I vostri documenti: possono essere allegati più file contemporaneamente (PDF, Word o immagini, fino a 10 MB ciascuno). Ciascun caricamento presenta la dicitura Inviato allo studio
3. Desiderate un confronto?: il cliente seleziona Sono pronto per un colloquio e l'avvocato riceve la relativa notifica. Se il sistema di prenotazione online è abilitato, è possibile scegliere in alternativa Oppure prenota un orario
4. Messaggi con lo studio: il cliente può trasmettervi comunicazioni scritte, a cui potrete rispondere dalla scheda Attività del lead

Le domande vengono visualizzate nella lingua corrispondente al set di quesiti impostato in Impostazioni → Domande di acquisizione. Le domande predefinite di Lawzana si adattano invece alla lingua selezionata dal cliente.

Documenti da firmare#

Quando inviate un documento per la firma elettronica (piani Essentials e Advanced), ciascun firmatario riceve un link dedicato esclusivamente a quel documento. Il firmatario:

1. Seleziona Esamina documento per prenderne visione
2. Qualora sia stato richiesto, seleziona Inviami un codice via email e inserisce il codice ricevuto per confermare la propria identità
3. Definisce la propria firma digitandola o disegnandola (in caso di firma per conto di una società, spunta l'opzione Firmo per conto di una società)
4. Clicca su Firma

A sottoscrizione completata da parte di tutti i firmatari – inclusa l'eventuale controfirma richiesta al vostro studio – ciascuna parte riceve il file PDF firmato tramite email e può cliccare su Scarica PDF. Qualora il documento venga modificato dopo l'invio, la richiesta viene annullata ed è necessario procedere con l'inoltro di una nuova versione. Il servizio costituisce una procedura di firma elettronica corredata da un registro di controllo (audit trail).

Accesso a pratiche multiple#

Un cliente può avere accesso tramite portale a diverse pratiche gestite dal vostro studio. In presenza di link attivi per più pratiche, il cliente potrà utilizzare il comando Cambia pratica per passare agevolmente dall'una all'altra.

Gestione e revoca dell'accesso#

Cliccate su Condividi con il cliente all'interno della pratica per verificare i Link attivi per il portale. Per ogni link generato è possibile:

• Copia link o Apri portale
• Modifica autorizzazioni
• Estendi accesso di ulteriori 30 giorni
• Revoca accesso

Per ciascun link sono inoltre riportati il termine di scadenza e la data dell'ultimo accesso effettuato dal cliente.

Sicurezza#

• L'accesso al portale si basa su un'autenticazione tramite token, senza memorizzazione di password
• Ciascun link di accesso è univoco ed è associato a uno specifico cliente e a una determinata pratica
• I link di accesso hanno una durata di 30 giorni, salvo eventuale proroga da parte vostra
• I caricamenti e i messaggi del cliente, così come i vostri riscontri, vengono tracciati nella cronologia della pratica; è inoltre possibile verificare l'ultimo utilizzo di ciascun link
• La trasmissione dei documenti avviene esclusivamente su connessioni crittografate