Impostazioni

La pagina Impostazioni Le consente di configurare il Suo account personale, l'organizzazione, il team, i flussi di lavoro e le integrazioni. I Titolari (Owner) e gli amministratori vi accedono da Impostazioni nella barra laterale; tutti gli altri utenti possono aprirla dalla tavolozza dei comandi (⌘K → Impostazioni) o dall'icona a forma di ingranaggio nella pagina Notifiche.

Le mie impostazioni#

Profilo#

• Nome visualizzato ed Email
• Modifica password, oppure Imposta password se si è registrato tramite Google o Microsoft: clicchi su Inviami un link via email e la imposti tramite il link inviato (valido per 60 minuti)

Notifiche#

• Notifiche email: le attivi o disattivi e scelga quali notifiche ricevere, nell'app e via email (ad esempio Nuovo lead, Potenziale cliente pronto a parlare o Il cliente non ha risposto all'intake)
• Riepilogo settimanale: i titolari e gli amministratori ricevono un riassunto dell'attività della settimana ogni lunedì (attivabile o disattivabile qui); non sostituisce le singole email
• Email dell'agenda giornaliera: un'email mattutina, intorno alle 7:00 del Suo fuso orario nei giorni lavorativi, con le scadenze imminenti e scadute e i lead ancora in attesa di risposta. Spunti Invia anche nei fine settimana per riceverla ogni giorno

Inoltro email#

Crei il Suo indirizzo di intake privato e vi inoltri le email dei clienti, automaticamente dalla Sua casella di posta o una alla volta. Flow archivia ciascun messaggio sotto il cliente corretto. Questo indirizzo è personale; le nuove richieste per l'intero studio vengono indirizzate all'indirizzo per le richieste in Fonti dei lead. La scheda include inoltre:

• istruzioni di configurazione per Gmail e Outlook
• Conservazione delle email senza corrispondenza: per quanto tempo le email senza corrispondenza rimangono in Revisione email
• un Assistente AI per l'intake opzionale che risponde via email ai nuovi lead con alcune domande di qualificazione
• Firma email, aggiunta in calce a ciascuna email redatta in Flow
• Inviami una copia delle email che invio da Flow
• Invia dall'indirizzo del tuo studio (Essentials e Advanced): i titolari e gli amministratori aggiungono il dominio dello studio e i relativi record DNS, affinché le email inviate da Flow provengano da un indirizzo come [email protected]. Le risposte dei clienti continueranno a essere ricevute all'interno di Flow

Organizzazione#

Generale#

• Nome dell'organizzazione: il nome visualizzato del Suo studio
• Slug URL: l'identificatore univoco dell'indirizzo web del Suo studio
• Regione di archiviazione dei file: l'area geografica in cui sono archiviati i file caricati (Stati Uniti, Europa o Asia-Pacifico). Europa per gli studi che si sono registrati su flow.lawzana.com; selezionata al momento della creazione dello spazio di lavoro per gli studi provenienti dalla Lawzana Directory. Non può essere modificata.

Dati dello studio#

• Indirizzo dello studio: la sede legale/operativa per le lettere di incarico e la carta intestata
• Giurisdizione principale: il Paese (e Stato o regione) in cui lo studio esercita prevalentemente la propria attività
• Carta intestata dello studio (Essentials e Advanced): il logo, il nome dello studio, i dettagli di contatto e un piè di pagina opzionale sulle bozze esportate o inviate. Scelga il posizionamento del logo, il formato della carta (A4 o US Letter) e se Usare la carta intestata per impostazione predefinita

Fatturazione e tariffe#

I valori predefiniti per la fatturazione ai clienti. Compili ogni sezione prima che chiunque registri del tempo, quindi clicchi su Salva impostazioni di fatturazione in fondo alla pagina. Solo i titolari e gli amministratori possono modificarli.

Tariffe e tempo

• Tariffa oraria predefinita: stabilisce il costo del tempo quando non esiste una tariffa più specifica. Se lasciata vuota, il tempo registrato mostrerà la dicitura Richiede tariffa
• Valuta: la valuta di fatturazione dello studio. Se non è impostata, Flow utilizza la valuta di fatturazione indicata nelle Lettere di incarico, poi la valuta del Paese dello studio (da Dati dello studio), e i dollari statunitensi solo qualora non sia possibile determinarla. La tariffa predefinita e quelle del personale sono espresse in questa valuta. È possibile modificarla in seguito, ma il tempo e le spese già registrati nella vecchia valuta verranno esclusi dalle fatture, e le tariffe manterranno i medesimi importi nominali nella nuova valuta. Consulti Fatturazione in un'altra valuta
• Termini di pagamento (giorni, 0 = a vista): giorni entro i quali la fattura deve essere saldata. I termini specifici impostati per un cliente prevalgono su questo valore
• Incremento di fatturazione (1 min, 6 min o 15 min) e Arrotondamento (Per eccesso, Al più vicino o Nessun arrotondamento): viene arrotondato solo il tempo fatturato; il tempo effettivo lavorato viene mantenuto
• Nuovo tempo fatturabile per impostazione predefinita: stabilisce se il selettore Fatturabile è attivo quando si aggiunge del tempo o si salva un timer. Lo disattivi se la maggior parte del lavoro non viene fatturata; ogni singola voce può comunque essere modificata

Tariffe del personale: una tariffa oraria per ciascun professionista (fee earner). Se lasciata vuota, viene applicata la tariffa predefinita.

Fatturazione e imposte

• Aliquota fiscale predefinita (%) e Nome dell'imposta sulle fatture (ad esempio IVA, VAT, TVA o GST): applicati a ogni nuova bozza, dove l'aliquota può comunque essere modificata. Il nome iniziale è "VAT", e un campo vuoto viene salvato come "VAT"; digiti pertanto la dicitura attesa dai Suoi clienti (es. "IVA")
• Prefisso del numero di fattura: i numeri sono composti dal prefisso più quattro cifre. Lo imposti prima della prima fattura, poiché i numeri emessi non possono mai essere modificati
• Nome del codice fiscale/P.IVA e Il tuo codice fiscale/P.IVA: stampati sotto il nome dello studio. Se lasciato vuoto, il campo assumerà la dicitura predefinita nella lingua del cliente
• Aliquota della ritenuta d'acconto (%) (massimo 50) e Nome della ritenuta sulle fatture: per i clienti aziendali che applicano una ritenuta sull'onorario. Consulti Ritenuta d'acconto
• Istruzioni di pagamento: testo libero contenente ad esempio il nome della banca, l'IBAN e la causale da indicare. Stampate su ogni fattura e visibili nella pagina della fattura del cliente. Una fattura emessa mantiene le istruzioni con cui è stata emessa

Documento di fattura: come vengono denominate le fatture e cosa mostrano in stampa: Titolo del documento, Piè di pagina, Ufficio delle entrate, Nome del codice fiscale/P.IVA del cliente, Nome del numero di fattura ufficiale e, per gli studi filippini, Registrazione IVA (VAT REG TIN o NON-VAT REG TIN). Consulti Estratti conto e fatture fiscali ufficiali.

Valori predefiniti per Paese: gli studi in Turchia, nelle Filippine e in Thailandia visualizzano Usa valori predefiniti per la Turchia (o Filippine, Thailandia) nella parte superiore della scheda. Spunti Siamo soggetti registrati ai fini IVA se applicabile, clicchi su Applica e confermi. Questo imposterà la valuta, le imposte, la ritenuta, le etichette dei codici fiscali e il testo dei documenti; le tariffe e le fatture già emesse non subiranno modifiche. Consulti Valori predefiniti per Paese.

Consulti Fatturazione e Rilevazione del tempo per ulteriori dettagli sull'utilizzo di queste impostazioni.

Abbonamento#

Il Suo piano Lawzana Flow. Questo rappresenta l'importo pagato dal Suo studio per Flow, non le fatture inviate ai Suoi clienti.

• Piano attuale: Free, Essentials o Advanced, con il relativo stato (Attivo, Scaduto o Annullato)
• Utilizzo: postazioni attive, inviti in sospeso e costo mensile stimato
• Gestisci fatturazione: apre il portale di fatturazione Stripe per aggiornare la carta di credito e scaricare le fatture (solo Titolare)
• Annulla abbonamento (solo Titolare). Consulti Fatturazione e piani

La scheda Abbonamento mostra anche l'Utilizzo dell'IA:

• Azioni IA utilizzate nel mese corrente e quelle rimanenti
• Data di ripristino del contingente (quota)
• Le azioni che concorrono al conteggio dei crediti (consulti Fatturazione e piani per la tabella dei crediti)
• Lead AI: attiva o disattiva l'elaborazione automatica tramite IA per i nuovi lead
• Superamento della soglia (Overage) (Essentials e Advanced): consente l'utilizzo oltre i crediti mensili, fino al tetto massimo impostato
• Spazio di archiviazione dei documenti utilizzato rispetto al limite del piano

Importa dati#

I titolari e gli amministratori possono importare contatti, pratiche o lead da un foglio di calcolo (CSV o Excel, fino a 5 MB e 5.000 righe):

1. Scelga cosa importare, quindi selezioni il file. Clicchi su Scarica un modello se ne ha bisogno
2. Fai corrispondere le colonne: verifichi la mappatura di ciascuna colonna in Flow
3. Controlla prima di importare: verifichi quali elementi verranno aggiunti, aggiornati o ignorati, e scelga l'azione da compiere se un record esiste già. Nessun dato è ancora salvato
4. Clicchi sul pulsante di importazione, ad esempio Importa 40 righe

È possibile Annullare questa importazione entro 7 giorni. L'annullamento rimuove ciò che l'importazione ha aggiunto e mantiene i record che sono stati modificati nel frattempo. Ai lead importati non viene mai inviato l'intake automatico.

Team#

Membri#

• Visualizzi tutti i membri attuali del team con i relativi ruoli
• Invita membro: invii un'email di invito
• Modifichi il ruolo di un membro con Nomina Amministratore, Nomina Membro o Nomina Osservatore
• Rimuovi dal team: revochi l'accesso a un membro e, facoltativamente, riassegni i suoi lead e le sue pratiche
• Reinvii o revochi gli inviti in sospeso

Gruppi#

• Crei gruppi all'interno della Sua organizzazione
• Aggiunga membri ai gruppi
• Contrassegni un responsabile del gruppo
• Condivida lead e pratiche con un intero gruppo contemporaneamente

Accesso#

• Visibilità dei record: scelga se i membri e gli osservatori possono vedere tutti i lead e le pratiche, oppure solo quelli assegnati o condivisi con loro. I titolari e gli amministratori hanno sempre accesso visivo completo.
• Muraglie cinesi (Ethical Walls): limiti l'accesso alle pratiche esclusivamente alle persone autorizzate. Solo il Titolare può modificare le impostazioni delle muraglie cinesi; gli amministratori le visualizzano in sola lettura. Consulti Muraglie cinesi.

Flusso di lavoro#

Fasi della pratica#

Personalizzi le fasi nella pipeline delle Sue pratiche:

• Aggiungi fase: crei una nuova fase specificando nome e colore
• Riordina: trascini le fasi per modificarne l'ordine
• Modifica: rinomini o cambi il colore di una fase
• Elimina: rimuova una fase (una fase che contiene ancora pratiche non può essere eliminata; è necessario spostarle prima)
• Modelli: applichi un modello preconfigurato (Contenzioso, Contrattuale/Societario o Diritto di famiglia)
• Fase Chiusa/Completata: contrassegni la fase di destinazione delle pratiche concluse

Fasi del lead#

Personalizzi le fasi della pipeline dei lead, in modo analogo alle fasi della pratica:

• Modelli disponibili: Predefinito, Pipeline estesa e Semplice
• Aggiunga, modifichi, riordini ed elimini le fasi
• Contrassegni le fasi Vinto e Perso

La scheda include anche la sezione Intake del cliente con l'opzione Avvia l'intake del cliente automaticamente, lo stesso selettore presente in Fonti dei lead.

Tipi di traguardo#

Definisca i tipi di traguardo (milestone) disponibili nelle Sue pratiche:

• Ciascun tipo include un Nome, un Colore, un'Icona, una Descrizione facoltativa e un Promemoria predefinito (giorni di anticipo)
• I nuovi studi partono con tipologie preimpostate come Udienza, Scadenza deposito, Termine di prescrizione e Incontro con il cliente

Automazioni#

Crei regole del flusso di lavoro che si attivano automaticamente al verificarsi di determinati eventi. Consulti Automazioni per i dettagli completi.

Contenuti#

Aree di attività#

Gestisca le specializzazioni legali trattate dal Suo studio:

• Aggiunga aree di attività, e tipologie di pratica all'interno di ciascuna, con icone e colori personalizzati
• Le aree di attività e le tipologie di pratica vengono utilizzate per classificare i fascicoli
• Ciascuna area di attività può indicare Chi riceve i nuovi lead dalla Directory
• Le aree predefinite includono: Contenzioso, Diritto societario, Diritto immobiliare, Diritto di famiglia, Diritto del lavoro, Proprietà intellettuale, Diritto penale e Diritto dell'immigrazione

Domande di intake#

Scelga le domande a cui i clienti devono rispondere nella loro pagina di intake, un set per ciascuna area di attività più uno per i lead senza area assegnata (funzione riservata a titolari e amministratori). Parta dalle domande predefinite di Lawzana e clicchi su Personalizza. Ciascuna domanda prevede un tipo di risposta (risposta breve, risposta lunga, scelta multipla o data), può essere resa Obbligatoria e può essere impostata per la Verifica conflitti. Utilizzi Anteprima come cliente per visualizzare la pagina e Ripristina le domande di Lawzana per tornare alla configurazione iniziale. Consulti Gestione dei lead.

Tag#

Crei tag per organizzare e filtrare le Sue pratiche:

• Ciascun tag ha un Nome, un Colore e una Descrizione facoltativa
• L'eliminazione di un tag lo rimuove da tutte le pratiche

Tipi di documento#

Configuri i tipi di documento utilizzati dall'IA quando rileva la natura di un documento e applica i relativi playbook:

• Ciascun tipo ha una Chiave, un Nome visualizzato, una Categoria e una Descrizione facoltativa
• Ripristina valori predefiniti reimposta l'elenco integrato originario

Lettere di incarico#

Preconfiguri i valori predefiniti per la procedura guidata delle lettere di incarico:

• Informativa predefinita: testo predefinito per le informative su Tecnologia IA, Sicurezza dei dati e Conflitto di interessi, e se ciascuna debba essere inclusa di default
• Fatturazione predefinita: valuta, struttura dei compensi, tariffe orarie per partner, associati e paralegal, importo del fondo spese/acconto (retainer) e termini di pagamento. Se in Fatturazione e tariffe non è impostata alcuna valuta, verrà utilizzata questa valuta per la fatturazione

Integrazioni#

Fonti dei lead#

Tutti i canali da cui provengono le Sue richieste di contatto, riuniti in una sola pagina (titolari e amministratori):

• Il selettore Intake del cliente, Avvia l'intake del cliente automaticamente
• Da dove provengono le tue richieste: ciascun canale, lo stato di configurazione, l'ultimo lead pervenuto e i lead ricevuti negli ultimi 30 giorni
• Il tuo indirizzo per le richieste, con lo stato dell'inoltro, le istruzioni di configurazione per ciascuna piattaforma email o sito web e l'opzione Invia questi passaggi al mio webmaster via email
• Da parte: quante email inviate all'indirizzo delle richieste sono in attesa in Revisione email

Consulti Integrazioni.

Pagina di contatto#

Crei una semplice pagina web tramite cui i clienti possono contattare il Suo studio. Ciascun messaggio pervenuto confluirà nella sezione Lead. Consulti Integrazioni.

Widget per il sito web#

Configuri il modulo integrabile di acquisizione lead per il Suo sito web:

• Generi e gestisca la chiave del widget e apra lo strumento di personalizzazione (solo Titolare)
• Scelga la modalità del widget (Incorporato/Inline, Pulsante o Fluttuante)
• Personalizzi colori, testi e campi del modulo
• Copi il codice di incorporamento

Consulti Integrazioni per tutti i dettagli.

Feed del calendario#

Crei un link privato del calendario e vi si iscriva da Google Calendar, Outlook o Apple Calendar. Mostra le scadenze delle pratiche a cui ha accesso, i promemoria di follow-up dei lead e gli appuntamenti prenotati. Il feed è unidirezionale: le modifiche apportate sul Suo calendario personale non vengono sincronizzate nuovamente su Flow.

Prenotazione#

Consenta ai clienti di prenotare appuntamenti con Lei online. Ciascun collega imposta il proprio nome di prenotazione, il fuso orario, le tipologie di appuntamento e gli orari settimanali; i titolari e gli amministratori possono disattivare la prenotazione di un collega. La voce non viene mostrata agli osservatori.

Consulti Integrazioni per tutti i dettagli.

Integrazione API#

Invii lead dai Suoi moduli o strumenti personali tramite un'API REST, utilizzando la chiave del Suo widget. La scheda mostra l'endpoint, i campi della richiesta, esempi di codice e un modulo di prova.

Zapier#

Colleghi Lawzana Flow ad altre applicazioni tramite Zapier (titolari e amministratori):

• Genera chiave API, quindi la copi immediatamente: la chiave completa viene mostrata una sola volta
• Apra l'app Lawzana Flow in Zapier dal link presente nelle istruzioni di configurazione e accetti l'invito: l'app è attualmente accessibile solo su invito, pertanto la ricerca di Zapier non la mostrerà finché non avrà accettato
• Utilizzi la chiave nei Suoi Zap per creare lead da moduli web, email o altri applicativi
• Consenti alle integrazioni di leggere i dati di fatturazione: disattivato per impostazione predefinita. Lo attivi per consentire ai trigger di fatturazione (fattura emessa, pagamento registrato, fattura saldata interamente, fattura annullata) di leggere le fatture emesse e i pagamenti tramite questa chiave. Consulti Integrazioni

Lawzana Directory#

Colleghi il Suo account Lawzana Directory affinché i messaggi provenienti dalla directory e i lead acquisiti vengano registrati in Flow come lead:

• Si connetta tramite un token di associazione e si disconnetta in qualsiasi momento
• Verifichi il Suo piano Directory e la quota di utilizzo di Flow inclusa

L'intake automatico per i nuovi lead provenienti dalla Directory si attiva in Fonti dei lead.

Sicurezza#

Registri di audit#

Il Titolare può esaminare la cronologia delle azioni svolte all'interno dell'organizzazione:

• Cerca e filtra per azione, tipo di record, utente o data
• Esporta CSV per il proprio archivio
• Registra gli accessi, le modifiche a lead, pratiche, contatti e documenti, le visualizzazioni e i download dei documenti e le variazioni relative ai membri del team. Consulti Sicurezza e privacy.