Impostazioni

La pagina Impostazioni consente di configurare il proprio account, l'organizzazione, il team, i flussi di lavoro e le integrazioni. I proprietari e gli amministratori vi accedono da Impostazioni nella barra laterale; tutti gli altri utenti possono aprirla dalla tavolozza dei comandi (⌘K → Impostazioni) o dall'icona a forma di ingranaggio nella pagina Notifiche.

Le mie impostazioni#

Profilo#

• Nome visualizzato ed Email
• Modifica password, oppure Imposta password se la registrazione è avvenuta tramite Google o Microsoft

Notifiche#

• Notifiche email: attivatele o disattivatele e scegliete quali notifiche ricevere
• Riepilogo settimanale: i proprietari e gli amministratori ricevono un riepilogo delle attività della settimana ogni lunedì (attivabile o disattivabile qui); non sostituisce le singole email
• Email con l'agenda giornaliera: un'email mattutina con le scadenze imminenti o arretrate e i lead ancora in attesa di risposta

Inoltro email#

Create un indirizzo di ricezione privato e inoltratevi le email dei clienti, automaticamente dalla casella di posta o una alla volta. Flow archivia ciascun messaggio sotto il cliente corretto. La scheda include le istruzioni di configurazione per Gmail e Outlook, oltre a un Assistente di ricezione IA opzionale che risponde ai nuovi lead provenienti da email con alcune domande di qualificazione.

Organizzazione#

Generale#

• Nome dell'organizzazione: il nome visualizzato del vostro studio
• Slug URL: l'identificativo univoco dell'indirizzo web del vostro studio
• Regione di archiviazione dei file: l'area geografica in cui vengono archiviati i file caricati (Stati Uniti, Europa o Asia-Pacifico). Europa per gli studi registrati su flow.lawzana.com; selezionata al momento della creazione del workspace per gli studi che hanno iniziato da Lawzana Directory. Non può essere modificata.

Dettagli dello studio#

• Indirizzo dello studio: la sede legale o operativa per le lettere d'incarico e la carta intestata
• Giurisdizione principale: il Paese (ed eventuale stato o regione) in cui lo studio esercita prevalentemente

Fatturazione e tariffe#

I valori predefiniti per la fatturazione ai clienti. Compilate ogni scheda prima che chiunque registri le ore lavorate, quindi fate clic su Salva impostazioni di fatturazione in fondo alla pagina. Solo i proprietari e gli amministratori possono modificarli.

Tariffe e ore

• Tariffa oraria predefinita: determina il prezzo del tempo registrato quando non è presente una tariffa più specifica. Lasciando il campo vuoto, le registrazioni indicheranno Tariffa necessaria
• Valuta: la valuta di fatturazione dello studio. Se non è impostata, Flow utilizza la valuta di fatturazione indicata nelle Lettere d'incarico, poi la valuta del Paese dello studio (da Dettagli dello studio), e i dollari statunitensi solo quando non è possibile determinarla. La tariffa predefinita e le tariffe dei collaboratori sono espresse in questa valuta. È possibile modificarla in seguito, ma le ore e le spese già registrate nella vecchia valuta verranno escluse dalle fatture, e le tariffe manterranno i medesimi importi nominali nella nuova valuta. Consultate Fatturazione in un'altra valuta
• Termini di pagamento (giorni, 0 = a vista): giorni mancanti alla scadenza della fattura. I termini specifici impostati per un singolo cliente hanno la priorità
• Incremento di fatturazione (1 min, 6 min o 15 min) e Arrotondamento (Per eccesso, Al più vicino o Nessun arrotondamento): viene arrotondato solo il tempo fatturato; il tempo effettivamente lavorato viene conservato
• Nuove registrazioni fatturabili per impostazione predefinita: stabilisce se l'opzione Fatturabile è attiva di default quando si inserisce del tempo o si salva un timer. Disattivatela se la maggior parte del lavoro non viene fatturata; ogni singola registrazione può comunque essere modificata

Tariffe dei collaboratori: una tariffa oraria per ciascun professionista. Se lasciata vuota, verrà applicata la tariffa predefinita.

Fatturazione e imposte

• Aliquota fiscale predefinita (%) e Nome dell'imposta sulle fatture (ad esempio IVA, TVA o GST): applicati a ogni nuova bozza, dove l'aliquota potrà comunque essere modificata. Il nome predefinito è "IVA", e un campo vuoto viene salvato come "IVA": digitate quindi la denominazione attesa dai vostri clienti
• Prefisso del numero di fattura: i numeri sono composti dal prefisso seguito da quattro cifre. Impostatelo prima di emettere la prima fattura, poiché i numeri già emessi non possono essere modificati
• Nome del codice fiscale/P.IVA e Codice fiscale/P.IVA: stampati sotto il nome dello studio. Se lasciato vuoto, il nome apparirà come "Codice fiscale" o equivalente nella lingua del cliente
• Istruzioni di pagamento: testo libero come il nome della banca, l'IBAN e la causale da indicare. Stampate su ogni fattura e visibili nella pagina della fattura dedicata al cliente. Una fattura emessa mantiene le istruzioni con cui è stata creata

Consultate Fatturazione e Rilevazione del tempo per ulteriori dettagli sull'utilizzo di queste impostazioni.

Abbonamento#

Il piano Lawzana Flow sottoscritto. Questo rappresenta il costo sostenuto dallo studio per Flow, non le fatture inviate ai clienti.

• Piano attuale: Free, Essentials o Advanced, con il relativo stato (Attivo, Insoluto o Annullato)
• Utilizzo: postazioni attive, inviti in sospeso e costo mensile stimato
• Gestisci fatturazione: apre il portale di fatturazione Stripe per aggiornare la carta di credito e scaricare le fatture (solo per il Proprietario)
• Annulla abbonamento (solo per il Proprietario). Consultate Piani e fatturazione

La scheda Abbonamento mostra anche l'Utilizzo dell'IA:

• Azioni IA utilizzate nel mese corrente e quelle residue
• Data di rinnovo della quota
• Le azioni conteggiate ai fini dei crediti (consultate Piani e fatturazione per la tabella dei crediti)
• IA per i lead: attivazione o disattivazione dell'elaborazione automatica tramite IA per i nuovi lead
• Utilizzo extra (Essentials e Advanced): consente l'utilizzo oltre i crediti mensili, fino al tetto massimo stabilito
• Spazio di archiviazione documenti utilizzato rispetto al limite del piano

Team#

Membri#

• Visualizzazione di tutti i membri attuali del team con i relativi ruoli
• Invita membro: per inviare un'email di invito
• Modifica del ruolo di un membro tramite Rendi amministratore, Rendi membro o Rendi visualizzatore
• Rimuovi dal team: per revocare l'accesso a un membro e riassegnare facoltativamente i suoi lead e le sue pratiche
• Reinviare o revocare gli inviti in sospeso

Gruppi#

• Creazione di gruppi all'interno dell'organizzazione
• Aggiunta di membri ai gruppi
• Indicazione di un responsabile di gruppo
• Condivisione simultanea di lead e pratiche con un intero gruppo

Accesso#

• Visibilità dei record: consente di scegliere se i membri e i visualizzatori possono accedere a tutti i lead e a tutte le pratiche, oppure solo a quelli assegnati o condivisi con loro. I proprietari e gli amministratori hanno sempre accesso completo a tutto.
• Barriere etiche: consentono di limitare l'accesso alle pratiche solo alle persone autorizzate. Consultate Barriere etiche.

Flusso di lavoro#

Fasi delle pratiche#

Personalizzate le fasi del ciclo di vita delle pratiche:

• Aggiungi fase: per creare una nuova fase indicandone nome e colore
• Riordina: trascinate le fasi per modificarne l'ordine
• Modifica: per rinominare o cambiare il colore di una fase
• Elimina: per rimuovere una fase (una fase che contiene ancora delle pratiche non può essere eliminata; è necessario spostarle prima)
• Modelli: per applicare un modello predefinito (Contenzioso, Contrattuale o Diritto di famiglia)
• Fase Chiusa/Completata: per contrassegnare la fase in cui vengono archiviate le pratiche concluse

Fasi dei lead#

Personalizzate le fasi della pipeline dei lead, in modo analogo alle fasi delle pratiche:

• Modelli disponibili: Predefinito, Pipeline estesa e Semplice
• Aggiunta, modifica, riordino ed eliminazione delle fasi
• Contrassegno delle fasi Acquisito e Perso

Tipi di scadenza#

Definite le tipologie di scadenze e pietre miliari disponibili nelle pratiche:

• Ciascun tipo include un Nome, un Colore, un'Icona, una Descrizione facoltativa e un Promemoria predefinito (giorni di anticipo)
• I nuovi studi dispongono di tipologie predefinite quali Data dell'udienza, Scadenza per il deposito, Termine di prescrizione e Incontro con il cliente

Automazioni#

Create regole operative che si attivano automaticamente al verificarsi di determinati eventi. Consultate Automazioni per i dettagli completi.

Contenuti#

Settori di competenza#

Gestite le aree di specializzazione legale trattate dal vostro studio:

• Aggiungete settori di competenza e tipi di pratica al loro interno, con icone e colori personalizzati
• I settori di competenza e i tipi di pratica servono per categorizzare le pratiche
• Ciascun settore di competenza può indicare Chi riceve i nuovi lead da Directory
• I settori predefiniti includono: Contenzioso, Diritto societario, Diritto immobiliare, Diritto di famiglia, Diritto del lavoro, Proprietà intellettuale, Diritto penale e Diritto dell'immigrazione

Tag#

Create tag per organizzare e filtrare le pratiche:

• Ciascun tag dispone di un Nome, un Colore e una Descrizione facoltativa
• L'eliminazione di un tag lo rimuove da tutte le pratiche

Tipi di documento#

Configurate i tipi di documento utilizzati dall'IA durante il riconoscimento automatico dei file e l'associazione delle linee guida (playbook):

• Ciascun tipo dispone di una Chiave, un Nome visualizzato, una Categoria e una Descrizione facoltativa
• Ripristina predefiniti consente di reimpostare l'elenco integrato iniziale

Lettere d'incarico#

Configurate preventivamente i valori predefiniti per la procedura guidata di creazione delle lettere d'incarico:

• Informativa predefinita: testo standard per le informative sull'Uso della tecnologia IA, sulla Sicurezza dei dati e sul Conflitto di interessi, con l'indicazione se debbano essere incluse di default
• Valori di fatturazione predefiniti: valuta, struttura dei compensi, tariffe orarie per partner, collaboratori e assistenti legali, importo del fondo spese e termini di pagamento. Se in Fatturazione e tariffe non è impostata alcuna valuta, per la fatturazione verrà utilizzata questa valuta

Integrazioni#

Pagina dei contatti#

Create una semplice pagina web da cui i clienti possono contattare lo studio. Ogni messaggio viene ricevuto nella sezione Lead. Consultate Integrazioni.

Widget per il sito web#

Configurate il modulo incorporabile per l'acquisizione di lead dal vostro sito web:

• Generate e gestite la chiave del widget e aprite lo strumento di personalizzazione (solo per il Proprietario)
• Scegliete la modalità del widget (Inline, Pulsante o Flottante)
• Personalizzate colori, testi e campi del modulo
• Copiate il codice di incorporamento

Consultate Integrazioni per tutti i dettagli.

Feed del calendario#

Create un collegamento di calendario privato a cui iscrivervi da Google Calendar, Outlook o Apple Calendar. Mostra le scadenze delle pratiche a cui avete accesso, i promemoria di ricontatto dei lead e gli appuntamenti fissati. Il feed è unidirezionale: le modifiche apportate sul calendario personale non vengono sincronizzate nuovamente su Flow.

Prenotazione appuntamenti#

Consentite ai clienti di prenotare un appuntamento online con voi. Ciascun professionista può impostare il proprio nome di prenotazione, il fuso orario, le tipologie di incontro e la disponibilità settimanale; i proprietari e gli amministratori possono disattivare la prenotazione per un collaboratore. Opzione non visibile ai visualizzatori.

Consultate Integrazioni per tutti i dettagli.

Integrazione API#

Inviate lead dai vostri moduli o strumenti tramite un'API REST, utilizzando la chiave del vostro widget. La scheda mostra l'endpoint, i campi della richiesta, esempi di codice e un modulo di prova.

Zapier#

Collegate Lawzana Flow ad altre applicazioni tramite Zapier (funzionalità riservata a proprietari e amministratori):

• Selezionate Genera chiave API, quindi copiatela immediatamente: la chiave completa viene mostrata solo una volta
• Aprite l'applicazione Lawzana Flow in Zapier dal link presente nei passaggi di configurazione e accettate l'invito: l'applicazione è attualmente accessibile solo su invito, pertanto la ricerca interna di Zapier non la mostrerà finché non avrete accettato
• Utilizzate la chiave nei vostri Zap per creare lead a partire da moduli web, email o altri strumenti
• Consenti alle integrazioni di leggere i dati di fatturazione: disattivato per impostazione predefinita. Attivatelo per consentire ai trigger di fatturazione (fattura emessa, pagamento registrato, fattura saldata interamente, fattura annullata) di accedere alle fatture emesse e ai pagamenti tramite questa chiave. Consultate Integrazioni

Lawzana Directory#

Collegate il vostro account Lawzana Directory in modo che i messaggi dalla directory e i lead presi in carico vengano ricevuti direttamente su Flow come nuovi lead:

• Effettuate il collegamento tramite un token di abbinamento; la disconnessione può avvenire in qualsiasi momento
• Visualizzate il vostro piano Directory e la quota di utilizzo di Flow inclusa
• Attivate o disattivate l'opzione Avvia pre-screening IA automaticamente per i nuovi lead provenienti da Directory

Sicurezza#

Registri di controllo#

Il Proprietario può verificare la cronologia delle azioni svolte all'interno dell'organizzazione:

• Cerca e filtra le registrazioni per azione, tipo di record, utente o data
• Esporta CSV per la conservazione dei dati dello studio
• Registra accessi, modifiche a lead, pratiche, contatti e documenti, visualizzazioni e download di documenti, nonché modifiche ai membri del team. Consultate Sicurezza e privacy.