Inställningar

På sidan Inställningar kan du konfigurera ditt eget konto, din organisation, ditt team, dina arbetsflöden och integrationer. Ägare och administratörer öppnar den via Inställningar i sidofältet; alla andra öppnar den via kommandopaletten (⌘K → Inställningar) eller kugghjulsikonen på sidan Aviseringar.

Mina inställningar#

Profil#

• Visningsnamn och E-post
• Ändra lösenord, eller Ange lösenord om du registrerade dig med Google eller Microsoft

Aviseringar#

• E-postaviseringar: slå på eller av dem, och välj vilka aviseringar du vill få
• Veckosammanfattning: ägare och administratörer får en sammanfattning av veckans aktivitet på måndagar (slå på eller av här); den ersätter inte enskilda e-postmeddelanden
• Daglig agendauppdatering: ett morgonmeddelande med förfallna och kommande tidsfrister samt potentiella klienter som fortfarande väntar på svar

Vidarebefordran av e-post#

Skapa din privata intagsadress och vidarebefordra klientmejl till den, antingen automatiskt från din inkorg eller ett i taget. Flow sorterar varje meddelande under rätt klient. Fliken innehåller installationssteg för Gmail och Outlook, samt en valfri AI-intagsassistent som svarar nya potentiella klienter från e-post med några kvalificerande frågor.

Organisation#

Allmänt#

• Organisationsnamn: din byrås visningsnamn
• URL-slug: din byrås unika identifierare för webbadressen
• Region för fillagring: var dina uppladdade filer lagras (USA, Europa eller Asien-Stillahavsområdet). Europa för byråer som registrerade sig på flow.lawzana.com; vald när arbetsytan skapades för byråer som startade från Lawzana Directory. Detta kan inte ändras.

Byråuppgifter#

• Byråadress: din företagsadress för uppdragsavtal och brevpapper
• Huvudsaklig jurisdiktion: landet (och delstaten eller regionen) där din byrå huvudsakligen är verksam

Fakturering & taxor#

Standardinställningarna för fakturering av dina klienter. Fyll i varje kort innan någon loggar tid och klicka sedan på Spara faktureringsinställningar längst ner. Endast ägare och administratörer kan ändra dem.

Taxor & tid

• Standardtimtaxa: prissätter tid när ingen mer specifik taxa finns. Lämna den tom så visas Behöver taxa för tiden
• Valuta: din byrås faktureringsvaluta. Om den inte är inställd använder Flow faktureringsvalutan från Uppdragsavtal, därefter valutan för din byrås land (från Byråuppgifter), och amerikanska dollar endast när det inte går att avgöra. Din standardtaxa och medarbetartaxor anges i denna valuta. Du kan ändra den senare, men tid och utlägg som redan loggats i den gamla valutan utesluts då från fakturor, och dina taxor behåller sina belopp i den nya valutan. Se Fakturera i en annan valuta
• Betalningsvillkor (dagar, 0 = vid mottagande): dagar tills en faktura förfaller. En klients egna villkor har företräde
• Faktureringsintervall (1 min, 6 min eller 15 min) och Avrundning (Avrunda uppåt, Närmaste eller Ingen avrundning): endast den fakturerade tiden avrundas; den arbetade tiden sparas
• Ny tid debiterbar som standard: huruvida reglaget Debiterbar är aktiverat från början när någon lägger till tid eller sparar ett tidtagarur. Stäng av det om det mesta av ditt arbete inte debiteras; varje post kan fortfarande ändras individuellt

Medarbetartaxor: en timtaxa per debiterande medarbetare. Lämnas den tom används standardtaxan.

Fakturering & moms

• Standardmomssats (%) och Momsbenämning på fakturor (till exempel Moms, VAT eller GST): tillämpas på varje nytt utkast, där satsen fortfarande kan ändras. Namnet startar som "VAT", och ett tomt namn sparas som "VAT", så skriv det namn dina klienter förväntar sig
• Prefix för fakturanummer: nummer består av prefixet plus fyra siffror. Ange det före din första faktura, eftersom utfärdade nummer aldrig ändras
• Benämning för organisationsnummer/momsregistreringsnummer och Ditt organisationsnummer/momsregistreringsnummer: skrivs ut under din byrås namn. Lämnas det tomt visas benämningen som "Tax ID" på klientens språk
• Betalningsinstruktioner: fritext såsom ditt banknamn, IBAN och referensen som ska anges. Skrivs ut på varje faktura och på klientens fakturasida. En utfärdad faktura behåller instruktionerna den utfärdades med

Se Fakturering och Tidrapportering för hur dessa inställningar används.

Prenumeration#

Ditt Lawzana Flow-abonnemang. Detta är vad din byrå betalar för Flow, inte fakturorna du skickar till dina klienter.

• Nuvarande abonnemang: Free, Essentials eller Advanced, med status (Aktiv, Förfallen eller Uppsagd)
• Användning: aktiva licenser, väntande inbjudningar och uppskattad månadskostnad
• Hantera fakturering: öppnar Stripes faktureringsportal för att uppdatera ditt kort och ladda ner fakturor (endast Ägare)
• Säg upp prenumeration (endast Ägare). Se Fakturering & abonnemang

Fliken Prenumeration visar även AI-användning:

• Använda AI-åtgärder denna månad, och vad som återstår
• När din kvot återställs
• Åtgärderna som räknas mot dina krediter (se Fakturering & abonnemang för kredittabellen)
• Lead-AI: aktivera eller inaktivera automatisk AI för nya potentiella klienter
• Överskridande (Essentials och Advanced): tillåt användning utöver månadskrediterna, upp till ett tak du själv anger
• Dokumentlagring som används i förhållande till ditt abonnemangs gräns

Team#

Medlemmar#

• Se alla nuvarande teammedlemmar med deras roller
• Bjud in medlem: skicka ett inbjudningsmejl
• Ändra en medlems roll med Gör till administratör, Gör till medlem eller Gör till betraktare
• Ta bort från team: återkalla en medlems åtkomst och tilldela eventuellt dennes potentiella klienter och ärenden till någon annan
• Skicka om eller återkalla väntande inbjudningar

Grupper#

• Skapa grupper inom din organisation
• Lägg till medlemmar i grupper
• Utse en gruppledare
• Dela potentiella klienter och ärenden med en hel grupp på en gång

Åtkomst#

• Synlighet för poster: välj om medlemmar och betraktare ska se alla potentiella klienter och ärenden, eller endast de som tilldelats eller delats med dem. Ägare och administratörer ser alltid allt.
• Informationsbarriärer: begränsa ärenden till de personer som beviljats åtkomst. Se Informationsbarriärer.

Arbetsflöde#

Ärendefaser#

Anpassa faserna i din ärendepipeline:

• Lägg till fas: skapa en ny fas med ett namn och en färg
• Ändra ordning: dra faser för att ändra deras ordning
• Redigera: byt namn eller ändra färg på en fas
• Ta bort: ta bort en fas (en fas som fortfarande har ärenden kan inte tas bort; flytta dem först)
• Mallar: tillämpa en fördefinierad mall (Tvist, Transaktion eller Familjerätt)
• Avslutad/Slutförd fas: markera fasen dit avslutade ärenden flyttas

Leadfaser#

Anpassa faserna i din leadpipeline, på samma sätt som ärendefaser:

• Mallarna Standard, Utökad pipeline och Enkel finns tillgängliga
• Lägg till, redigera, ändra ordning på och ta bort faser
• Markera faserna Vunnen och Förlorad

Typer av milstolpar#

Definiera vilka typer av milstolpar som är tillgängliga i dina ärenden:

• Varje typ har ett Namn, en Färg, en Ikon, en valfri Beskrivning och en Standardpåminnelse (dagar innan)
• Nya byråer startar med typer såsom Domstolsförhandling, Inlämningsfrist, Preskriptionstid och Klientmöte

Automatiseringar#

Skapa arbetsflödesregler som aktiveras automatiskt när händelser inträffar. Se Automatiseringar för fullständiga detaljer.

Innehåll#

Rättsområden#

Hantera de juridiska specialistområden som din byrå hanterar:

• Lägg till rättsområden, och ärendetyper inom varje område, med anpassade ikoner och färger
• Rättsområden och ärendetyper används för att kategorisera ärenden
• Varje rättsområde kan ange Vem som får nya Directory-leads
• Standardområden inkluderar: Tvistlösning, Bolagsrätt, Fastighetsrätt, Familjerätt, Arbetsrätt, Immaterialrätt, Straffrätt och Migrationsrätt

Taggar#

Skapa taggar för att organisera och filtrera dina ärenden:

• Varje tagg har ett Namn, en Färg och en valfri Beskrivning
• Om du tar bort en tagg tas den bort från alla ärenden

Dokumenttyper#

Konfigurera de dokumenttyper som AI:n använder när den identifierar ett dokuments typ och matchar playbooks:

• Varje typ har en Nyckel, ett Visningsnamn, en Kategori och en valfri Beskrivning
• Återställ till standard återställer den inbyggda listan

Uppdragsavtal#

Förkonfigurera standardvärden för guiden för uppdragsavtal:

• Standardinställningar för upplysningar: standardtext för upplysningar om AI-teknik, datasäkerhet och intressekonflikter, samt om respektive ska inkluderas som standard
• Standardinställningar för fakturering: valuta, arvodesstruktur, timtaxor för delägare, biträdande jurister och paralegals, förskottsbelopp och betalningsvillkor. Om Fakturering & taxor saknar valuta används denna valuta för fakturering

Integrationer#

Kontaktsida#

Skapa en enkel webbsida där klienter kan kontakta din byrå. Varje meddelande landar i Leads. Se Integrationer.

Webbplatswidget#

Konfigurera det inbäddningsbara leadformuläret för din webbplats:

• Generera och hantera din widgetnyckel och öppna anpassningsverktyget (endast Ägare)
• Välj widgetläge (Inbäddad, Knapp eller Flytande)
• Anpassa färger, text och formulärfält
• Kopiera inbäddningskoden

Se Integrationer för fullständiga detaljer.

Kalenderflöde#

Skapa en privat kalenderlänk och prenumerera på den från Google Calendar, Outlook eller Apple Calendar. Den visar tidsfrister för de ärenden du har behörighet att se, dina påminnelser om lead-uppföljningar och dina bokade möten. Flödet är enkelriktat: ändringar i din kalender synkroniseras inte tillbaka till Flow.

Bokning#

Låt klienter boka ett möte med dig online. Varje kollega ställer in sitt bokningsnamn, sin tidszon, bokningstyper och veckoarbetstider; ägare och administratörer kan stänga av en kollegas bokning. Visas inte för betraktare.

Se Integrationer för fullständiga detaljer.

API-integration#

Skicka in potentiella klienter från dina egna formulär eller verktyg via ett REST-API med hjälp av din widgetnyckel. Fliken visar slutpunkten, anropsfälten, kodexempel och ett testformulär.

Zapier#

Koppla Lawzana Flow till andra appar via Zapier (ägare och administratörer):

• Generera API-nyckel, och kopiera den sedan direkt: den fullständiga nyckeln visas endast en gång
• Öppna Lawzana Flow-appen i Zapier via länken i installationsstegen och acceptera inbjudan: appen är för närvarande endast tillgänglig via inbjudan, så Zapiers sökfunktion hittar den inte förrän du har gjort detta
• Använd nyckeln i dina Zaps för att skapa potentiella klienter från webbformulär, e-post eller andra verktyg
• Tillåt integrationer att läsa faktureringsdata: inaktiverat som standard. Aktivera det för att låta faktureringstriggers (faktura utfärdad, betalning registrerad, faktura till fullo betald, faktura makulerad) läsa dina utfärdade fakturor och betalningar med denna nyckel. Se Integrationer

Lawzana Directory#

Koppla ditt Lawzana Directory-konto så att katalogmeddelanden och erhållna potentiella klienter tas emot i Flow som leads:

• Anslut med en parkopplingstoken, och koppla från när som helst
• Se ditt Directory-abonnemang och den Flow-tilldelning som ingår
• Slå på eller av Starta AI-förhandsgranskning automatiskt för nya Directory-leads

Säkerhet#

Granskningsloggar#

Ägaren kan granska historiken över åtgärder i organisationen:

• Sök och filtrera efter åtgärd, posttyp, användare eller datum
• Exportera CSV för ditt arkiv
• Spårar inloggningar, ändringar av potentiella klienter, ärenden, kontakter och dokument, dokumentvisningar och nedladdningar samt ändringar av teammedlemmar. Se Säkerhet & integritet.