Einstellungen

Auf der Seite „Einstellungen“ können Sie Ihr eigenes Konto, Ihre Organisation, Ihr Team, Workflows und Integrationen konfigurieren. Inhaber und Administratoren öffnen sie über Einstellungen in der Seitenleiste; alle anderen öffnen sie über die Befehlspalette (⌘K → Einstellungen) oder über das Zahnrad-Symbol auf der Benachrichtigungsseite.

Meine Einstellungen#

Profil#

• Anzeigename und E-Mail
• Passwort ändern oder Passwort festlegen, falls Sie sich über Google oder Microsoft registriert haben: Klicken Sie auf Link per E-Mail senden und legen Sie es über den zugesandten Link fest (dieser ist 60 Minuten lang gültig)

Benachrichtigungen#

• E-Mail-Benachrichtigungen: Schalten Sie diese ein oder aus und wählen Sie aus, welche Benachrichtigungen Sie in der App und per E-Mail erhalten (z. B. Neuer Lead, Interessent bereit für Gespräch oder Mandant hat Intake nicht beantwortet)
• Wöchentliche Zusammenfassung: Inhaber und Administratoren erhalten montags eine Zusammenfassung der Aktivitäten der vergangenen Woche (hier ein- oder ausschaltbar); sie ersetzt keine einzelnen E-Mails
• Tägliche Agenda-E-Mail: Eine morgendliche E-Mail an Arbeitstagen gegen 7:00 Uhr Ihrer Ortszeit mit überfälligen und anstehenden Fristen sowie Leads, die noch auf eine Antwort warten. Aktivieren Sie Auch an Wochenenden senden, um sie täglich zu erhalten

E-Mail-Weiterleitung#

Erstellen Sie Ihre persönliche Intake-Adresse und leiten Sie Mandanten-E-Mails automatisch aus Ihrem Posteingang oder einzeln dorthin weiter. Flow ordnet jede Nachricht dem passenden Mandanten zu. Diese Adresse gehört Ihnen persönlich; neue Anfragen für die gesamte Kanzlei gehen an die Anfrageadresse unter Lead-Quellen. Der Reiter enthält außerdem:

• Einrichtungsschritte für Gmail und Outlook
• Aufbewahrung nicht zugeordneter E-Mails: Legt fest, wie lange nicht zugeordnete E-Mails in der E-Mail-Prüfung verbleiben
• Einen optionalen KI-Intake-Assistenten, der neuen Leads aus E-Mails mit einigen qualifizierenden Fragen antwortet
• E-Mail-Signatur, die am Ende jeder in Flow verfassten E-Mail angehängt wird
• Kopie der von mir aus Flow gesendeten E-Mails an mich senden
• Über die Kanzleiadresse senden (Essentials und Advanced): Inhaber und Administratoren hinterlegen die Domain der Kanzlei sowie deren DNS-Einträge, sodass aus Flow gesendete E-Mails von einer Adresse wie [email protected] stammen. Antworten der Mandanten gehen weiterhin in Flow ein

Organisation#

Allgemein#

• Organisationsname: Der Anzeigename Ihrer Kanzlei
• URL-Slug: Die eindeutige Webadressen-Kennung Ihrer Kanzlei
• Region für Dateispeicherung: Wo Ihre hochgeladenen Dateien gespeichert werden (Vereinigte Staaten, Europa oder Asien-Pazifik). Europa für Kanzleien, die sich über flow.lawzana.com registriert haben; bei Kanzleien, die über das Lawzana Directory gestartet sind, wurde dies bei der Erstellung des Workspace festgelegt. Dies kann nicht geändert werden.

Kanzleidaten#

• Kanzleiadresse: Ihre Geschäftsadresse für Mandatsvereinbarungen und den Briefkopf
• Hauptgerichtsbarkeit: Das Land (sowie Bundesland oder Region), in dem Ihre Kanzlei überwiegend tätig ist
• Kanzlei-Briefkopf (Essentials und Advanced): Ihr Logo, Kanzleiname, Kontaktdaten und eine optionale Fußzeile auf Entwürfen, die Sie exportieren oder versenden. Wählen Sie die Logoplatzierung und das Papierformat (A4 oder US Letter) sowie die Option Briefkopf standardmäßig verwenden

Abrechnung & Stundensätze#

Die Standardeinstellungen für die Abrechnung mit Ihren Mandanten. Füllen Sie jede Karte aus, bevor Zeiteinträge erfasst werden, und klicken Sie anschließend unten auf Abrechnungseinstellungen speichern. Nur Inhaber und Administratoren können diese Einstellungen ändern.

Stundensätze & Zeit

• Standard-Stundensatz: Wird für Zeiten angewendet, wenn kein spezifischerer Satz vorhanden ist. Bleibt das Feld leer, wird für die Zeit Satz erforderlich angezeigt
• Währung: Die Abrechnungswährung Ihrer Kanzlei. Ist sie nicht festgelegt, verwendet Flow die Abrechnungswährung aus den Mandatsvereinbarungen, danach die Währung des Landes Ihrer Kanzlei (aus den Kanzleidaten) und US-Dollar nur dann, wenn keine Zuordnung möglich ist. Ihr Standard-Stundensatz und die Mitarbeitersätze gelten in dieser Währung. Sie können sie später ändern; bereits in der alten Währung erfasste Zeiten und Auslagen werden dann jedoch von Rechnungen ausgeschlossen, und Ihre Stundensätze behalten ihre Beträge in der neuen Währung bei. Siehe Abrechnung in einer anderen Währung
• Zahlungsziel (Tage, 0 = bei Erhalt): Tage bis zur Fälligkeit einer Rechnung. Individuelle Bedingungen eines Mandanten haben Vorrang
• Abrechnungstakt (1 Min., 6 Min. oder 15 Min.) und Rundung (Aufrunden, Kaufmännisch runden oder Keine Rundung): Nur die abgerechnete Zeit wird gerundet; die tatsächlich geleistete Arbeitszeit bleibt erhalten
• Neue Zeiteinträge standardmäßig abrechenbar: Bestimmt, ob der Schalter Abrechenbar standardmäßig aktiviert ist, wenn jemand Zeit hinzufügt oder einen Timer speichert. Deaktivieren Sie dies, wenn der Großteil Ihrer Arbeit nicht abgerechnet wird; jeder Eintrag kann weiterhin individuell umgeschaltet werden

Mitarbeitersätze: Ein Stundensatz pro Berufsträger. Bleibt das Feld leer, wird der Standard-Stundensatz angewendet.

Rechnungsstellung & Steuern

• Standard-Steuersatz (%) und Steuerbezeichnung auf Rechnungen (z. B. USt., MwSt. oder GST): Wird auf jeden neuen Entwurf angewendet, wobei der Satz dort noch geändert werden kann. Die Bezeichnung ist standardmäßig „VAT“, und ein leeres Feld wird als „VAT“ gespeichert; tragen Sie daher die Bezeichnung ein, die Ihre Mandanten erwarten
• Präfix für Rechnungsnummern: Nummern bestehen aus dem Präfix gefolgt von vier Ziffern. Legen Sie dieses vor Ihrer ersten Rechnung fest, da ausgestellte Nummern nachträglich nicht mehr geändert werden können
• Bezeichnung Ihrer Steuernummer und Ihre Steuernummer: Wird unter dem Namen Ihrer Kanzlei aufgedruckt. Bleibt das Feld leer, lautet die Bezeichnung in der Sprache des Mandanten „Steuernummer“
• Quellensteuersatz (%) (maximal 50) und Bezeichnung der Quellensteuer auf Rechnungen: Für Unternehmenskanten, die Steuern von Ihrem Honorar einbehalten. Siehe Quellensteuer
• Zahlungshinweise: Freitext wie Bankname, IBAN und anzugebender Verwendungszweck. Wird auf jeder Rechnung und auf der Rechnungsseite des Mandanten abgedruckt. Eine ausgestellte Rechnung behält die Hinweise bei, mit denen sie ausgestellt wurde

Rechnungsdokument: Wie Ihre Rechnungen bezeichnet werden und was auf ihnen gedruckt wird: Dokumententitel, Fußzeile, Ihr Finanzamt, Bezeichnung der Steuernummer des Mandanten, Bezeichnung der offiziellen Rechnungsnummer und für philippinische Kanzleien die USt-Registrierung (VAT REG TIN oder NON-VAT REG TIN). Siehe Gebührenaufstellungen und offizielle Steuerrechnungen.

Länder-Voreinstellungen: Kanzleien in der Türkei, auf den Philippinen und in Thailand sehen oben im Reiter die Option Voreinstellungen für Türkei verwenden (bzw. Philippinen, Thailand). Aktivieren Sie gegebenenfalls Wir sind umsatzsteuerpflichtig, klicken Sie auf Anwenden und bestätigen Sie den Vorgang. Dadurch werden Ihre Währung, Steuern, Quellensteuern, Bezeichnungen der Steuernummern und Dokumentformulierungen festgelegt; Ihre Stundensätze und bereits ausgestellte Rechnungen ändern sich dadurch nicht. Siehe Länder-Voreinstellungen.

Informationen zur Verwendung dieser Einstellungen finden Sie unter Rechnungsstellung und Zeiterfassung.

Abonnement#

Ihr Lawzana Flow-Tarif. Dies betrifft die Kosten Ihrer Kanzlei für Flow, nicht die Rechnungen, die Sie an Ihre Mandanten stellen.

• Aktueller Tarif: Free, Essentials oder Advanced, mit Status (Aktiv, Überfällig oder Gekündigt)
• Nutzung: Aktive Lizenzen, ausstehende Einladungen und geschätzte monatliche Kosten
• Abrechnung verwalten: Öffnet das Stripe-Kundenportal, um Ihre Zahlungskarte zu aktualisieren und Rechnungen herunterzuladen (nur Inhaber)
• Abonnement kündigen (nur Inhaber). Siehe Abrechnung & Tarife

Der Reiter „Abonnement“ zeigt außerdem die KI-Nutzung:

• Verwendete KI-Aktionen in diesem Monat und das verbleibende Kontingent
• Wann Ihr Kontingent zurückgesetzt wird
• Die Aktionen, die auf Ihr Guthaben angerechnet werden (siehe Abrechnung & Tarife für die Guthabentabelle)
• Lead-KI: Automatische KI-Verarbeitung für neue Leads ein- oder ausschalten
• Mehrverbrauch (Essentials und Advanced): Nutzung über das monatliche Guthaben hinaus bis zu einer von Ihnen festgelegten Obergrenze zulassen
• Dokumentenspeicher, der im Verhältnis zum Speicherlimit Ihres Tarifs belegt ist

Daten importieren#

Inhaber und Administratoren können Kontakte, Akten oder Leads aus einer Tabellendatei importieren (CSV oder Excel, bis zu 5 MB und 5.000 Zeilen):

1. Wählen Sie aus, was Sie importieren möchten, und anschließend Ihre Datei. Laden Sie eine Vorlage herunter, falls Sie eine benötigen
2. Spalten zuordnen: Überprüfen Sie, wie jede Spalte in Flow gespeichert wird
3. Vor dem Import prüfen: Sehen Sie ein, was hinzugefügt, aktualisiert oder übersprungen wird, und wählen Sie aus, wie verfahren werden soll, wenn ein Datensatz bereits existiert. Bis zu diesem Schritt wird noch nichts gespeichert
4. Klicken Sie auf die Import-Schaltfläche, z. B. 40 Zeilen importieren

Sie können Diesen Import rückgängig machen (innerhalb von 7 Tagen). Das Rückgängigmachen entfernt alle durch den Import hinzugefügten Daten und behält Datensätze bei, die seither manuell bearbeitet wurden. Für importierte Leads wird niemals das automatische Intake ausgelöst.

Team#

Mitglieder#

• Alle aktuellen Teammitglieder mit ihren Rollen einsehen
• Mitglied einladen: Eine Einladungs-E-Mail versenden
• Die Rolle eines Mitglieds ändern über Zum Admin machen, Zum Mitglied machen oder Zum Betrachter machen
• Aus Team entfernen: Den Zugriff eines Mitglieds widerrufen und optional dessen Leads und Akten neu zuweisen
• Ausstehende Einladungen erneut senden oder widerrufen

Gruppen#

• Gruppen innerhalb Ihrer Organisation erstellen
• Mitglieder zu Gruppen hinzufügen
• Eine Gruppenleitung festlegen
• Leads und Akten für eine gesamte Gruppe auf einmal freigeben

Zugriff#

• Sichtbarkeit von Datensätzen: Legen Sie fest, ob Mitglieder und Betrachter alle Leads und Akten sehen können oder nur diejenigen, die ihnen zugewiesen oder für sie freigegeben wurden. Inhaber und Administratoren haben stets Zugriff auf alle Datensätze.
• Ethical Walls: Akten auf diejenigen Personen beschränken, denen explizit Zugriff gewährt wurde. Nur der Inhaber kann die Einstellungen für Ethical Walls ändern; Administratoren haben lediglich Lesezugriff. Siehe Ethical Walls.

Workflow#

Aktenphasen#

Passen Sie die Phasen in Ihrer Akten-Pipeline an:

• Phase hinzufügen: Eine neue Phase mit Name und Farbe erstellen
• Neu anordnen: Phasen per Drag-and-Drop verschieben, um deren Reihenfolge zu ändern
• Bearbeiten: Eine Phase umbenennen oder deren Farbe ändern
• Löschen: Eine Phase entfernen (eine Phase, die noch Akten enthält, kann nicht gelöscht werden; verschieben Sie diese zuerst)
• Vorlagen: Eine vordefinierte Vorlage anwenden (Prozessführung, Transaktionsrecht oder Familienrecht)
• Phase „Geschlossen/Abgeschlossen“: Kennzeichnen Sie die Phase, in die erledigte Akten übergehen

Lead-Phasen#

Passen Sie die Phasen Ihrer Lead-Pipeline ähnlich wie die Aktenphasen an:

• Vorlagen für Standard, Erweiterte Pipeline und Einfach verfügbar
• Phasen hinzufügen, bearbeiten, neu anordnen und löschen
• Die Phasen Gewonnen und Verloren festlegen

Der Reiter enthält außerdem die Karte Mandanten-Intake mit der Option Mandanten-Intake automatisch starten – derselbe Schalter wie unter Lead-Quellen.

Meilensteintypen#

Definieren Sie die Arten von Meilensteinen, die in Ihren Akten verfügbar sind:

• Jeder Typ verfügt über einen Namen, eine Farbe, ein Symbol, eine optionale Beschreibung und eine Standard-Erinnerung (Tage im Voraus)
• Neue Kanzleien beginnen mit Typen wie Gerichtstermin, Einreichungsfrist, Verjährungsfrist und Mandantengespräch

Automatisierungen#

Erstellen Sie Workflow-Regeln, die bei bestimmten Ereignissen automatisch ausgelöst werden. Ausführliche Informationen finden Sie unter Automatisierungen.

Inhalt#

Rechtsgebiete#

Verwalten Sie die Fachgebiete Ihrer Kanzlei:

• Rechtsgebiete und zugehörige Aktenarten mit individuellen Symbolen und Farben hinzufügen
• Rechtsgebiete und Aktenarten dienen der Kategorisierung von Akten
• Für jedes Rechtsgebiet kann festgelegt werden: Wer erhält neue Directory-Leads
• Zu den Standardgebieten gehören: Prozessführung, Gesellschaftsrecht, Immobilienrecht, Familienrecht, Arbeitsrecht, Gewerblicher Rechtsschutz, Strafrecht und Migrationsrecht

Intake-Fragen#

Legen Sie die Fragen fest, die Mandanten auf ihrer Intake-Seite beantworten – jeweils ein Fragensatz pro Rechtsgebiet sowie ein Satz für Leads ohne zugewiesenes Rechtsgebiet (Inhaber und Administratoren). Gehen Sie von den Standardfragen von Lawzana aus und klicken Sie auf Anpassen. Jede Frage verfügt über einen Antworttyp (Kurzantwort, ausführliche Antwort, Auswahl oder Datum), kann als Erforderlich markiert und Auf Konflikte geprüft werden. Nutzen Sie Vorschau als Mandant, um die Seite zu prüfen, und Lawzana-Fragen wiederherstellen, um zum Ausgangszustand zurückzukehren. Siehe Lead-Management.

Tags#

Erstellen Sie Tags zur Organisation und Filterung Ihrer Akten:

• Jedes Tag verfügt über einen Namen, eine Farbe und eine optionale Beschreibung
• Das Löschen eines Tags entfernt dieses aus allen Akten

Dokumenttypen#

Konfigurieren Sie die Dokumenttypen, die von der KI bei der Erkennung des Dokumenttyps und dem Abgleich von Playbooks herangezogen werden:

• Jeder Typ verfügt über einen Schlüssel, einen Anzeigenamen, eine Kategorie und eine optionale Beschreibung
• Auf Standard zurücksetzen stellt die integrierte Originalliste wieder her

Mandatsvereinbarungen#

Konfigurieren Sie Standardwerte für den Assistenten für Mandatsvereinbarungen vor:

• Standard-Hinweise: Standardtexte für Hinweise zu KI-Technologie, Datensicherheit und Interessenkonflikten sowie die Festlegung, ob diese standardmäßig enthalten sind
• Abrechnungs-Standardwerte: Währung, Vergütungsstruktur, Stundensätze für Partner, Associates und juristische Mitarbeiter, Vorschussbetrag und Zahlungsbedingungen. Ist unter Abrechnung & Stundensätze keine Währung hinterlegt, wird diese Währung für die Abrechnung herangezogen

Integrationen#

Lead-Quellen#

Alle Kanäle, über die Ihre Anfragen eingehen, auf einer Seite zusammengefasst (Inhaber und Administratoren):

• Der Schalter Mandanten-Intake, Mandanten-Intake automatisch starten
• Woher Ihre Anfragen stammen: Jeder Kanal mit Angabe, ob er eingerichtet ist, wann der letzte Lead eingegangen ist und wie viele Leads in den letzten 30 Tagen verzeichnet wurden
• Ihre Anfrageadresse samt Weiterleitungsstatus, Einrichtungsschritten für die jeweiligen E-Mail- oder Website-Plattformen und der Option Diese Schritte an meinen Webmaster senden
• Zurückgestellt: Anzahl der an Ihre Anfrageadresse gesendeten E-Mails, die in der E-Mail-Prüfung auf Bearbeitung warten

Siehe Integrationen.

Kontaktseite#

Erstellen Sie eine einfache Webseite, über die Mandanten Kontakt mit Ihrer Kanzlei aufnehmen können. Jede Nachricht geht direkt unter „Leads“ ein. Siehe Integrationen.

Website-Widget#

Konfigurieren Sie das einbettbare Formular zur Lead-Erfassung für Ihre Website:

• Widget-Schlüssel generieren und verwalten sowie den Konfigurator öffnen (nur Inhaber)
• Widget-Modus auswählen (Inline, Schaltfläche oder Schwebend)
• Farben, Texte und Formularfelder anpassen
• Den Einbettungscode kopieren

Ausführliche Informationen finden Sie unter Integrationen.

Kalender-Feed#

Erstellen Sie einen privaten Kalender-Link und abonnieren Sie diesen in Google Kalender, Outlook oder Apple Kalender. Er zeigt Fristen der Akten, auf die Sie Zugriff haben, Ihre Wiedervorlagen für Leads sowie gebuchte Termine an. Der Feed funktioniert unidirektional: Änderungen in Ihrem Kalender werden nicht an Flow zurückübertragen.

Terminbuchung#

Ermöglichen Sie es Mandanten, online Termine mit Ihnen zu vereinbaren. Jedes Teammitglied legt den Buchungsnamen, die Zeitzone, Terminarten und wöchentliche Verfügbarkeiten fest; Inhaber und Administratoren können die Buchungsfunktion einzelner Teammitglieder deaktivieren. Für Betrachter nicht sichtbar.

Ausführliche Informationen finden Sie unter Integrationen.

API-Integration#

Übertragen Sie Leads aus eigenen Formularen oder Tools über eine REST-API unter Verwendung Ihres Widget-Schlüssels. Der Reiter zeigt den Endpunkt, die Anfragefelder, Codebeispiele und ein Testformular.

Zapier#

Verbinden Sie Lawzana Flow über Zapier mit anderen Anwendungen (Inhaber und Administratoren):

• API-Schlüssel generieren und direkt kopieren: Der vollständige Schlüssel wird nur ein einziges Mal angezeigt
• Öffnen Sie die Lawzana Flow-App in Zapier über den Link in den Einrichtungsschritten und nehmen Sie die Einladung an: Die App ist derzeit nur auf Einladung verfügbar, weshalb die Suche in Zapier sie erst danach anzeigt
• Verwenden Sie den Schlüssel in Ihren Zaps, um Leads aus Webformularen, E-Mails oder anderen Tools anzulegen
• Integrationen das Lesen von Abrechnungsdaten erlauben: Standardmäßig deaktiviert. Aktivieren Sie diese Option, damit Abrechnungs-Trigger (Rechnung ausgestellt, Zahlung erfasst, Rechnung vollständig bezahlt, Rechnung storniert) Ihre ausgestellten Rechnungen und Zahlungen mit diesem Schlüssel abrufen können. Siehe Integrationen

Lawzana Directory#

Verbinden Sie Ihr Lawzana Directory-Konto, damit Directory-Nachrichten und übernommene Leads direkt als Leads in Flow eingehen:

• Verbindung über ein Kopplungs-Token herstellen und jederzeit wieder trennen
• Ihren Directory-Tarif und das darin enthaltene Flow-Kontingent einsehen

Das automatische Intake für neue Directory-Leads wird unter Lead-Quellen aktiviert.

Sicherheit#

Audit-Protokolle#

Der Inhaber kann den Verlauf sämtlicher Aktionen innerhalb der Organisation einsehen:

• Suchen und filtern nach Aktion, Datensatztyp, Benutzer oder Datum
• CSV exportieren für Ihre Unterlagen
• Protokolliert Anmeldungen, Änderungen an Leads, Akten, Kontakten und Dokumenten, Dokumentaufrufe und -downloads sowie Änderungen an Teammitgliedern. Siehe Sicherheit & Datenschutz.