Einstellungen

Auf der Seite „Einstellungen“ können Sie Ihr eigenes Konto, Ihre Organisation, Ihr Team, Workflows und Integrationen konfigurieren. Inhaber und Administratoren öffnen sie über Einstellungen in der Seitenleiste; alle anderen Personen öffnen sie über die Befehlspalette (⌘K → Einstellungen) oder über das Zahnrad-Symbol auf der Seite „Benachrichtigungen“.

Meine Einstellungen#

Profil#

• Anzeigename und E-Mail
• Passwort ändern oder Passwort festlegen, falls Sie sich über Google oder Microsoft registriert haben

Benachrichtigungen#

• E-Mail-Benachrichtigungen: Ein- oder ausschalten und auswählen, welche Benachrichtigungen Sie erhalten
• Wöchentliche Zusammenfassung: Inhaber und Administratoren erhalten montags eine Zusammenfassung der Aktivitäten der Woche (hier ein- oder ausschaltbar); sie ersetzt keine einzelnen E-Mails
• Tägliche Agenda-E-Mail: Eine morgendliche E-Mail mit überfälligen und anstehenden Fristen sowie Leads, die noch auf eine Antwort warten

E-Mail-Weiterleitung#

Erstellen Sie Ihre private Intake-Adresse und leiten Sie Mandanten-E-Mails dorthin weiter – entweder automatisch aus Ihrem Posteingang oder einzeln. Flow ordnet jede Nachricht dem richtigen Mandanten zu. Der Reiter enthält Einrichtungsschritte für Gmail und Outlook sowie einen optionalen KI-Intake-Assistenten, der auf neue Leads aus E-Mails mit einigen qualifizierenden Fragen antwortet.

Organisation#

Allgemein#

• Name der Organisation: Der Anzeigename Ihrer Kanzlei
• URL-Slug: Der eindeutige Webadressen-Bezeichner Ihrer Kanzlei
• Dateispeicher-Region: Wo Ihre hochgeladenen Dateien gespeichert werden (Vereinigte Staaten, Europa oder Asien-Pazifik). Europa für Kanzleien, die sich auf flow.lawzana.com registriert haben; bei Kanzleien, die über das Lawzana Directory gestartet sind, wurde dies bei der Erstellung des Workspace festgelegt. Diese Einstellung kann nicht geändert werden.

Kanzleidaten#

• Kanzleiadresse: Ihre Geschäftsadresse für Mandatsvereinbarungen und Briefbögen
• Primäre Gerichtsbarkeit: Das Land (sowie Bundesland oder Region), in dem Ihre Kanzlei hauptsächlich tätig ist

Abrechnung & Stundensätze#

Die Standardwerte für die Abrechnung mit Ihren Mandanten. Füllen Sie jede Karte aus, bevor jemand Zeit erfasst, und klicken Sie dann unten auf Abrechnungseinstellungen speichern. Nur Inhaber und Administratoren können diese Einstellungen ändern.

Sätze & Zeit

• Standard-Stundensatz: Setzt den Preis für Zeiten an, für die kein spezifischerer Satz existiert. Bleibt das Feld leer, wird für die Zeit Satz erforderlich angezeigt
• Währung: Die Abrechnungswährung Ihrer Kanzlei. Ist sie nicht festgelegt, verwendet Flow die Abrechnungswährung aus den Mandatsvereinbarungen, danach die Währung des Landes Ihrer Kanzlei (aus den Kanzleidaten) und US-Dollar nur dann, wenn keine Zuordnung möglich ist. Ihr Standard-Stundensatz und die Mitarbeitersätze werden in dieser Währung geführt. Sie können sie später ändern, allerdings werden bereits in der alten Währung erfasste Zeiten und Auslagen dann von Rechnungen ausgeschlossen, und Ihre Sätze behalten ihre Beträge in der neuen Währung bei. Siehe Abrechnung in einer anderen Währung
• Zahlungsziel (Tage, 0 = bei Erhalt): Tage bis zur Fälligkeit einer Rechnung. Eigene Zahlungsziele eines Mandanten haben Vorrang
• Abrechnungsintervall (1 Min., 6 Min. oder 15 Min.) und Rundung (Aufrunden, Kaufmännisch runden oder Keine Rundung): Nur die abgerechnete Zeit wird gerundet; die tatsächlich geleistete Arbeitszeit bleibt erhalten
• Neue Zeiten standardmäßig abrechenbar: Bestimmt, ob der Schalter Abrechenbar standardmäßig aktiviert ist, wenn jemand Zeit erfasst oder einen Timer speichert. Deaktivieren Sie dies, wenn der Großteil Ihrer Arbeit nicht abgerechnet wird; jeder Eintrag kann weiterhin individuell angepasst werden

Mitarbeitersätze: Ein Stundensatz pro Leistungserbringer. Bleibt das Feld leer, wird der Standard-Stundensatz verwendet.

Rechnungsstellung & Steuern

• Standard-Steuersatz (%) und Steuerbezeichnung auf Rechnungen (z. B. MwSt., USt. oder GST): Wird auf jeden neuen Entwurf angewendet, wobei der Satz dort noch geändert werden kann. Als Bezeichnung ist standardmäßig „VAT“ vorgegeben, und ein leeres Feld wird als „VAT“ gespeichert; tragen Sie daher die Bezeichnung ein, die Ihre Mandanten erwarten
• Präfix für Rechnungsnummern: Nummern bestehen aus dem Präfix gefolgt von vier Ziffern. Legen Sie dies vor Ihrer ersten Rechnung fest, da ausgestellte Nummern nachträglich nicht mehr geändert werden können
• Bezeichnung Ihrer Steuernummer und Ihre Steuernummer: Wird unter dem Namen Ihrer Kanzlei aufgedruckt. Bleibt das Feld leer, lautet die Bezeichnung in der Sprache des Mandanten „Steuernummer“
• Zahlungshinweise: Freitext wie Bankname, IBAN und anzugebender Verwendungszweck. Wird auf jeder Rechnung und auf der Rechnungsseite des Mandanten abgedruckt. Eine ausgestellte Rechnung behält die Hinweise bei, mit denen sie ausgestellt wurde

Siehe Rechnungsstellung und Zeiterfassung für weitere Informationen zur Verwendung dieser Einstellungen.

Abonnement#

Ihr Lawzana Flow-Tarif. Dies betrifft den Betrag, den Ihre Kanzlei für Flow bezahlt, nicht die Rechnungen, die Sie an Ihre Mandanten stellen.

• Aktueller Tarif: Free, Essentials oder Advanced, mit Status (Aktiv, Überfällig oder Gekündigt)
• Nutzung: Aktive Arbeitsplätze, ausstehende Einladungen und geschätzte monatliche Kosten
• Abrechnung verwalten: Öffnet das Stripe-Kundenportal, um Ihre Zahlungskarte zu aktualisieren und Rechnungen herunterzuladen (nur Inhaber)
• Abonnement kündigen (nur Inhaber). Siehe Abrechnung & Tarife

Der Reiter „Abonnement“ zeigt außerdem die KI-Nutzung:

• Verwendete KI-Aktionen in diesem Monat und das verbleibende Kontingent
• Zeitpunkt, an dem Ihr Kontingent zurückgesetzt wird
• Die Aktionen, die auf Ihre Credits angerechnet werden (siehe Abrechnung & Tarife für die Credit-Tabelle)
• Lead-KI: Automatische KI-Verarbeitung für neue Leads aktivieren oder deaktivieren
• Zusatzkontingent (Overage) (Essentials und Advanced): Nutzung über die monatlichen Credits hinaus bis zu einer von Ihnen festgelegten Obergrenze zulassen
• Dokumentenspeicher, der im Verhältnis zum Speicherlimit Ihres Tarifs belegt ist

Team#

Mitglieder#

• Alle aktuellen Teammitglieder mit ihren Rollen anzeigen
• Mitglied einladen: Eine Einladungs-E-Mail senden
• Die Rolle eines Mitglieds über Zum Admin machen, Zum Mitglied machen oder Zum Betrachter machen ändern
• Aus dem Team entfernen: Den Zugriff eines Mitglieds widerrufen und optional dessen Leads und Akten neu zuweisen
• Ausstehende Einladungen erneut senden oder widerrufen

Gruppen#

• Gruppen innerhalb Ihrer Organisation erstellen
• Mitglieder zu Gruppen hinzufügen
• Eine Gruppenleitung festlegen
• Leads und Akten für eine gesamte Gruppe auf einmal freigeben

Zugriff#

• Datensatzsichtbarkeit: Wählen Sie, ob Mitglieder und Betrachter alle Leads und Akten sehen können oder nur diejenigen, die ihnen zugewiesen oder für sie freigegeben wurden. Inhaber und Administratoren sehen immer alles.
• Ethical Walls: Akten auf Personen beschränken, denen explizit Zugriff gewährt wurde. Siehe Ethical Walls.

Workflow#

Aktenphasen#

Passen Sie die Phasen in Ihrer Akten-Pipeline an:

• Phase hinzufügen: Eine neue Phase mit Name und Farbe erstellen
• Reihenfolge ändern: Phasen per Drag-and-Drop verschieben
• Bearbeiten: Eine Phase umbenennen oder ihre Farbe ändern
• Löschen: Eine Phase entfernen (eine Phase, die noch Akten enthält, kann nicht gelöscht werden; verschieben Sie diese zuerst)
• Vorlagen: Eine vorgefertigte Vorlage anwenden (Prozessführung, Transaktionsrecht oder Familienrecht)
• Phase für „Geschlossen/Abgeschlossen“: Die Phase festlegen, in die beendete Akten verschoben werden

Lead-Phasen#

Passen Sie die Phasen Ihrer Lead-Pipeline an, ähnlich wie bei den Aktenphasen:

• Vorlagen für „Standard“, „Erweiterte Pipeline“ und „Einfach“ verfügbar
• Phasen hinzufügen, bearbeiten, anordnen und löschen
• Die Phasen Gewonnen und Verloren festlegen

Meilensteintypen#

Definieren Sie die Arten von Meilensteinen, die in Ihren Akten verfügbar sind:

• Jeder Typ hat einen Namen, eine Farbe, ein Symbol, eine optionale Beschreibung und eine Standard-Erinnerung (Tage im Voraus)
• Neue Kanzleien starten mit Typen wie Gerichtstermin, Einreichungsfrist, Verjährungsfrist und Mandantengespräch

Automatisierungen#

Erstellen Sie Workflow-Regeln, die bei bestimmten Ereignissen automatisch ausgelöst werden. Ausführliche Details finden Sie unter Automatisierungen.

Inhalt#

Rechtsgebiete#

Verwalten Sie die Fachgebiete Ihrer Kanzlei:

• Fügen Sie Rechtsgebiete und innerhalb dieser jeweils Aktenarten mit individuellen Symbolen und Farben hinzu
• Rechtsgebiete und Aktenarten werden zur Kategorisierung von Akten verwendet
• Für jedes Rechtsgebiet kann festgelegt werden, wer neue Directory-Leads erhält
• Zu den Standardgebieten gehören: Prozessführung, Gesellschaftsrecht, Immobilienrecht, Familienrecht, Arbeitsrecht, Gewerblicher Rechtsschutz, Strafrecht und Einwanderungsrecht

Tags#

Erstellen Sie Tags, um Ihre Akten zu organisieren und zu filtern:

• Jeder Tag hat einen Namen, eine Farbe und eine optionale Beschreibung
• Das Löschen eines Tags entfernt diesen aus allen Akten

Dokumenttypen#

Konfigurieren Sie die Dokumenttypen, die die KI verwendet, wenn sie den Typ eines Dokuments erkennt und Playbooks zuordnet:

• Jeder Typ hat einen Schlüssel, einen Anzeigenamen, eine Kategorie und eine optionale Beschreibung
• Auf Standardwerte zurücksetzen stellt die integrierte Liste wieder her

Mandatsvereinbarungen#

Konfigurieren Sie Standardwerte für den Assistenten für Mandatsvereinbarungen vorab:

• Standard-Hinweise: Standardtexte für Hinweise zu KI-Technologie, Datensicherheit und Interessenkonflikten sowie die Angabe, ob diese standardmäßig enthalten sein sollen
• Abrechnungsstandards: Währung, Vergütungsstruktur, Stundensätze für Partner, Associates und juristische Mitarbeiter, Vorschussbetrag und Zahlungsziele. Ist unter Abrechnung & Stundensätze keine Währung hinterlegt, wird diese Währung für die Abrechnung verwendet

Integrationen#

Kontaktseite#

Erstellen Sie eine einfache Webseite, über die Mandanten Kontakt mit Ihrer Kanzlei aufnehmen können. Jede Nachricht geht unter „Leads“ ein. Siehe Integrationen.

Website-Widget#

Konfigurieren Sie das einbettbare Lead-Erfassungsformular für Ihre Website:

• Generieren und verwalten Sie Ihren Widget-Schlüssel und öffnen Sie den Editor zur Anpassung (nur Inhaber)
• Wählen Sie den Widget-Modus (Inline, Schaltfläche oder Schwebend)
• Passen Sie Farben, Texte und Formularfelder an
• Kopieren Sie den Einbettungscode

Ausführliche Details finden Sie unter Integrationen.

Kalender-Feed#

Erstellen Sie einen privaten Kalender-Link und abonnieren Sie diesen in Google Kalender, Outlook oder Apple Kalender. Er zeigt Fristen der Akten, die Sie einsehen können, Ihre Erinnerungen zur Lead-Nachverfolgung und Ihre gebuchten Termine an. Der Feed funktioniert unidirektional: Änderungen in Ihrem Kalender werden nicht an Flow übertragen.

Online-Buchung#

Ermöglichen Sie es Mandanten, online Termine mit Ihnen zu buchen. Jedes Teammitglied legt seinen Buchungsnamen, die Zeitzone, Buchungsarten und wöchentliche Verfügbarkeiten fest; Inhaber und Administratoren können die Buchungsfunktion für Kollegen deaktivieren. Für Betrachter wird dieser Bereich nicht angezeigt.

Ausführliche Details finden Sie unter Integrationen.

API-Integration#

Übertragen Sie Leads aus Ihren eigenen Formularen oder Tools über eine REST-API unter Verwendung Ihres Widget-Schlüssels. Der Reiter zeigt den Endpunkt, die Anfragefelder, Codebeispiele und ein Testformular.

Zapier#

Verbinden Sie Lawzana Flow über Zapier mit anderen Anwendungen (Inhaber und Administratoren):

• API-Schlüssel generieren und direkt kopieren: Der vollständige Schlüssel wird nur einmal angezeigt
• Öffnen Sie die Lawzana Flow-App in Zapier über den Link in den Einrichtungsschritten und nehmen Sie die Einladung an: Die App ist derzeit nur auf Einladung zugänglich und kann daher erst nach Annahme über die Zapier-Suche gefunden werden
• Verwenden Sie den Schlüssel in Ihren Zaps, um Leads aus Webformularen, E-Mails oder anderen Tools zu erstellen
• Integrationen das Lesen von Abrechnungsdaten erlauben: Standardmäßig deaktiviert. Aktivieren Sie diese Option, damit Abrechnungs-Trigger (Rechnung ausgestellt, Zahlung erfasst, Rechnung vollständig bezahlt, Rechnung storniert) Ihre ausgestellten Rechnungen und Zahlungen mit diesem Schlüssel abrufen können. Siehe Integrationen

Lawzana Directory#

Verknüpfen Sie Ihr Lawzana Directory-Konto, damit Verzeichnisnachrichten und übernommene Leads direkt als Leads in Flow eingehen:

• Mit einem Kopplungs-Token verbinden und die Verknüpfung jederzeit wieder aufheben
• Ihren Directory-Tarif und das darin enthaltene Flow-Kontingent einsehen
• Automatisches KI-Pre-Screening starten für neue Directory-Leads aktivieren oder deaktivieren

Sicherheit#

Audit-Logs#

Der Inhaber kann den Verlauf der Aktivitäten in der Organisation einsehen:

• Nach Aktion, Datensatztyp, Benutzer oder Datum suchen und filtern
• CSV exportieren für Ihre Unterlagen
• Erfasst Anmeldungen, Änderungen an Leads, Akten, Kontakten und Dokumenten, Dokumentaufrufe und -downloads sowie Änderungen an Teammitgliedern. Siehe Sicherheit & Datenschutz.