Configurações

A página Configurações permite-lhe configurar a sua própria conta, a sua organização, equipa, fluxos de trabalho e integrações. Os proprietários e administradores acedem através de Configurações na barra lateral; todos os outros utilizadores acedem através da paleta de comandos (⌘K → Configurações) ou através do ícone de engrenagem na página de Notificações.

As minhas configurações#

Perfil#

• Nome a apresentar e E-mail
• Alterar palavra-passe, ou Definir palavra-passe se se tiver registado através da Google ou Microsoft

Notificações#

• Notificações por e-mail: ative-as ou desative-as, e escolha quais as notificações que pretende receber
• Resumo semanal: os proprietários e administradores recebem um resumo da atividade semanal às segundas-feiras (ative-o ou desative-o aqui); este não substitui o envio de e-mails individuais
• E-mail com a agenda diária: um e-mail matinal com os prazos vencidos e futuros, bem como os potenciais clientes ainda a aguardar resposta

Reencaminhamento de e-mails#

Crie o seu endereço privado de receção e reencaminhe os e-mails dos clientes para o mesmo, de forma automática a partir da sua caixa de entrada ou individualmente. O Flow arquiva cada mensagem no respetivo cliente. O separador inclui as etapas de configuração para Gmail e Outlook, bem como um Assistente de receção de IA opcional que responde a novos potenciais clientes por e-mail com algumas perguntas de qualificação.

Organização#

Geral#

• Nome da organização: o nome de apresentação da sua sociedade
• Slug do URL: o identificador único do endereço Web da sua sociedade
• Região de armazenamento de ficheiros: o local onde os seus ficheiros carregados são armazenados (Estados Unidos, Europa ou Ásia-Pacífico). Europa para as sociedades que se registaram em flow.lawzana.com; selecionado aquando da criação da área de trabalho para as sociedades com origem no Diretório Lawzana. Não pode ser alterado.

Detalhes da sociedade#

• Morada da sociedade: a sua morada profissional para cartas de contratação e papel timbrado
• Jurisdição principal: o país (e estado ou região) onde a sua sociedade atua predominantemente

Faturação e honorários#

As predefinições para a faturação aos seus clientes. Preencha todos os cartões antes de qualquer utilizador registar tempo e, em seguida, clique em Guardar configurações de faturação no fundo da página. Apenas os proprietários e administradores podem efetuar alterações.

Honorários e tempo

• Taxa horária predefinida: define o valor do tempo quando não existe uma taxa mais específica. Se a deixar em branco, o tempo apresentará a indicação Requer taxa
• Moeda: a moeda de faturação da sua sociedade. Se não estiver definida, o Flow utiliza a moeda de faturação das Cartas de contratação, seguida da moeda do país da sua sociedade (dos Detalhes da sociedade), e dólares americanos apenas quando não for possível determinar outra. A sua taxa predefinida e as taxas dos colaboradores são expressas nesta moeda. Pode alterá-la mais tarde, mas o tempo e as despesas já registados na moeda antiga serão excluídos das faturas, e as suas taxas manterão os valores na nova moeda. Consulte Faturação noutra moeda
• Condições de pagamento (dias, 0 = a pronto pagamento): dias até ao vencimento de uma fatura. As condições próprias do cliente têm precedência
• Incremento de faturação (1 min, 6 min ou 15 min) e Arredondamento (Arredondar para cima, Mais próximo ou Sem arredondamento): apenas o tempo faturado é arredondado; o tempo efetivamente trabalhado é mantido
• Novo tempo faturável por predefinição: define se a opção Faturável começa ativada quando alguém adiciona tempo ou guarda um temporizador. Desative-a se a maior parte do seu trabalho não for faturada; cada registo pode ainda ser alterado individualmente

Taxas dos colaboradores: uma taxa horária por profissional. Em branco, será utilizada a taxa predefinida.

Faturação e impostos

• Taxa de imposto predefinida (%) e Nome do imposto nas faturas (por exemplo, IVA, TVA ou GST): aplicado a cada novo rascunho, onde a taxa pode ainda ser alterada. O nome inicia como "VAT" e um nome em branco é guardado como "VAT", pelo que deve introduzir o nome que os seus clientes esperam ver
• Prefixo do número da fatura: os números são compostos pelo prefixo seguido de quatro dígitos. Defina-o antes da sua primeira fatura, pois os números emitidos nunca são alterados
• Nome do seu NIF/NIPC e O seu NIF/NIPC: impressos por baixo do nome da sua sociedade. Se for deixado em branco, a designação será "Tax ID" no idioma do cliente
• Instruções de pagamento: texto livre como o nome do seu banco, IBAN e a referência a mencionar. Impressas em todas as faturas e na página de fatura do cliente. Uma fatura emitida mantém as instruções com que foi gerada

Consulte Faturação e Registo de tempo para saber como estas configurações são utilizadas.

Subscrição#

O seu plano do Lawzana Flow. Este corresponde ao valor que a sua sociedade paga pelo Flow, não às faturas que envia aos seus clientes.

• Plano atual: Free, Essentials ou Advanced, com o estado (Ativo, Em atraso ou Cancelado)
• Utilização: lugares ativos, convites pendentes e custo mensal estimado
• Gerir faturação: abre o portal de faturação do Stripe para atualizar o seu cartão e descarregar faturas (Apenas para o Proprietário)
• Cancelar subscrição (Apenas para o Proprietário). Consulte Faturação e planos

O separador Subscrição também apresenta a Utilização de IA:

• Ações de IA utilizadas este mês e o saldo restante
• A data de reinicialização do seu limite
• As ações que contam para os seus créditos (consulte Faturação e planos para ver a tabela de créditos)
• IA para potenciais clientes: ative ou desative a IA automática para novos potenciais clientes
• Excedente (Essentials e Advanced): permita a utilização para além dos créditos mensais, até ao limite que definir
• Armazenamento de documentos utilizado face ao limite do seu plano

Equipa#

Membros#

• Visualize todos os membros atuais da equipa com as respetivas funções
• Convidar membro: envie um e-mail de convite
• Altere a função de um membro com Tornar administrador, Tornar membro ou Tornar visualizador
• Remover da equipa: revogue o acesso de um membro e, opcionalmente, reatribua os seus potenciais clientes e processos
• Reenvie ou revogue convites pendentes

Grupos#

• Crie grupos dentro da sua organização
• Adicione membros aos grupos
• Indique um líder de grupo
• Partilhe potenciais clientes e processos com um grupo inteiro em simultâneo

Acesso#

• Visibilidade dos registos: escolha se os membros e visualizadores veem todos os potenciais clientes e processos ou apenas aqueles que lhes foram atribuídos ou partilhados com eles. Os proprietários e administradores têm sempre visibilidade sobre tudo.
• Barreiras éticas: restrinja processos apenas às pessoas a quem for concedido acesso. Consulte Barreiras éticas.

Fluxo de trabalho#

Fases dos processos#

Personalize as fases no seu pipeline de processos:

• Adicionar fase: crie uma nova fase com um nome e uma cor
• Reordenar: arraste as fases para alterar a respetiva ordem
• Editar: renomeie ou altere a cor de uma fase
• Eliminar: remova uma fase (uma fase que ainda tenha processos não pode ser eliminada; transfira-os primeiro)
• Modelos: aplique um modelo pré-definido (Contencioso, Societário/Transacional ou Direito da Família)
• Fase de Fechado/Concluído: selecione a fase para onde transitam os processos finalizados

Fases dos potenciais clientes#

Personalize as fases do seu pipeline de potenciais clientes, à semelhança das fases dos processos:

• Modelos disponíveis: Predefinido, Pipeline expandido e Simples
• Adicione, edite, reordene e elimine fases
• Indique as fases de Ganho e Perdido

Tipos de marcos#

Defina os tipos de marcos disponíveis nos seus processos:

• Cada tipo possui um Nome, uma Cor, um Ícone, uma Descrição opcional e um Lembrete predefinido (dias de antecedência)
• As novas sociedades iniciam com tipos como Data de audiência, Prazo de apresentação, Prescrição e Reunião com cliente

Automatizações#

Crie regras de fluxo de trabalho que são acionadas automaticamente mediante a ocorrência de determinados eventos. Consulte Automatizações para obter todos os detalhes.

Conteúdo#

Áreas de prática#

Faça a gestão das especialidades jurídicas que a sua sociedade abrange:

• Adicione áreas de prática e tipos de processo dentro de cada uma, com ícones e cores personalizados
• As áreas de prática e os tipos de processo são utilizados para categorizar os processos
• Cada área de prática pode definir Quem recebe os novos potenciais clientes do Diretório
• As áreas predefinidas incluem: Contencioso, Societário, Imobiliário, Direito da Família, Trabalho, Propriedade Intelectual, Penal e Imigração

Etiquetas#

Crie etiquetas para organizar e filtrar os seus processos:

• Cada etiqueta tem um Nome, uma Cor e uma Descrição opcional
• Eliminar uma etiqueta remove-a de todos os processos

Tipos de documentos#

Configure os tipos de documentos que a IA utiliza para detetar a tipologia de um documento e fazer corresponder guiões (playbooks):

• Cada tipo possui uma Chave, um Nome a apresentar, uma Categoria e uma Descrição opcional
• Repor predefinições restaura a lista de origem

Cartas de contratação#

Pré-configure os valores predefinidos para o assistente de cartas de contratação:

• Predefinições de declarações informativas: texto predefinido para as declarações sobre Tecnologia de IA, Segurança de dados e Conflito de interesses, e indicação sobre se cada uma deve ser incluída por predefinição
• Predefinições de faturação: moeda, estrutura de honorários, taxas horárias para sócios, associados e solicitadores/paralegais, valor de provisão (retainer) e condições de pagamento. Se a secção Faturação e honorários não tiver moeda definida, esta será a moeda utilizada para faturação

Integrações#

Página de contacto#

Crie uma página Web simples através da qual os clientes podem contactar a sua sociedade. Todas as mensagens chegam à secção de Potenciais clientes. Consulte Integrações.

Widget de website#

Configure o formulário integrável de angariação de potenciais clientes para o seu website:

• Gere e faça a gestão da chave do widget e aceda ao personalizador (Apenas para o Proprietário)
• Escolha o modo do widget (Em linha, Botão ou Flutuante)
• Personalize cores, texto e campos do formulário
• Copie o código de integração

Consulte Integrações para obter todos os detalhes.

Feed de calendário#

Crie uma ligação privada de calendário e subscreva-a a partir do Google Calendar, Outlook ou Apple Calendar. Apresenta os prazos dos processos aos quais tem acesso, os lembretes de acompanhamento de potenciais clientes e as suas reuniões agendadas. O feed funciona num único sentido: as alterações efetuadas no seu calendário externo não são sincronizadas de volta para o Flow.

Agendamento#

Permita que os clientes agendem uma reunião consigo online. Cada colaborador define o seu nome de agendamento, fuso horário, tipos de agendamento e horário semanal; os proprietários e administradores podem desativar o agendamento de qualquer colega. Não visível para os visualizadores.

Consulte Integrações para obter todos os detalhes.

Integração por API#

Envie potenciais clientes a partir dos seus próprios formulários ou ferramentas através de uma API REST, utilizando a sua chave de widget. O separador apresenta o ponto final (endpoint), os campos do pedido, exemplos de código e um formulário de teste.

Zapier#

Ligue o Lawzana Flow a outras aplicações através do Zapier (proprietários e administradores):

• Gerar chave de API e, em seguida, copie-a de imediato: a chave completa é apresentada apenas uma vez
• Abra a aplicação Lawzana Flow no Zapier através da ligação fornecida nas etapas de configuração e aceite o convite: por agora, a aplicação é acessível apenas por convite, pelo que a pesquisa do Zapier não a encontrará até realizar esta ação
• Utilize a chave nos seus Zaps para criar potenciais clientes a partir de formulários Web, e-mail ou outras ferramentas
• Permitir que as integrações leiam dados de faturação: desativado por predefinição. Ative esta opção para permitir que os gatilhos de faturação (fatura emitida, pagamento registado, fatura liquidada na totalidade, fatura anulada) leiam as suas faturas emitidas e pagamentos com esta chave. Consulte Integrações

Diretório Lawzana#

Associe a sua conta do Diretório Lawzana para que as mensagens do diretório e os potenciais clientes reclamados entrem no Flow sob a forma de potenciais clientes:

• Efetue a ligação através de um código de emparelhamento (pairing token) e desligue a qualquer momento
• Consulte o seu plano do Diretório e a quota do Flow que este inclui
• Ative ou desative a opção Iniciar pré-triagem por IA automaticamente para novos potenciais clientes do Diretório

Segurança#

Registos de auditoria#

O Proprietário pode analisar o histórico de ações realizadas na organização:

• Pesquisar e filtrar por ação, tipo de registo, utilizador ou data
• Exportar CSV para o seu arquivo
• Monitoriza inícios de sessão, alterações em potenciais clientes, processos, contactos e documentos, visualizações e transferências de documentos, e alterações nos membros da equipa. Consulte Segurança e privacidade.