Definições

A página de Definições permite-lhe configurar a sua própria conta, a sua organização, equipa, fluxos de trabalho e integrações. Os proprietários e administradores acedem-lhe através de Definições na barra lateral; todos os restantes utilizadores acedem através da paleta de comandos (⌘K → Definições) ou do ícone de engrenagem na página de Notificações.

As minhas definições#

Perfil#

• Nome de apresentação e E-mail
• Alterar palavra-passe ou Definir palavra-passe se se registou através da Google ou Microsoft: clique em Enviar-me uma ligação por e-mail e defina-a através da ligação enviada (válida durante 60 minutos)

Notificações#

• Notificações por e-mail: ative-as ou desative-as e escolha quais as notificações que recebe, na aplicação e por e-mail (por exemplo, Novo potencial cliente, Contacto pronto a falar ou O cliente não respondeu ao acolhimento)
• Resumo semanal: os proprietários e administradores recebem um resumo da atividade semanal às segundas-feiras (ative-o ou desative-o aqui); este não substitui os e-mails individuais
• E-mail de agenda diária: um e-mail matinal, por volta das 7h00 da sua hora local nos dias úteis, com os prazos vencidos e futuros e os potenciais clientes que ainda aguardam resposta. Selecione Enviar também aos fins de semana para o receber todos os dias

Reencaminhamento de e-mails#

Crie o seu endereço privado de acolhimento e reencaminhe os e-mails dos clientes para o mesmo, de forma automática a partir da sua caixa de entrada ou individualmente. O Flow associa cada mensagem ao respetivo cliente. Este endereço é pessoal; os novos contactos dirigidos a toda a sociedade são enviados para o endereço de contactos em Origens de potenciais clientes. Este separador também inclui:

• passos de configuração para o Gmail e o Outlook
• Retenção de e-mails não associados: tempo que os e-mails não correspondidos aguardam na Revisão de e-mails
• um Assistente de acolhimento com IA opcional que responde a novos potenciais clientes recebidos por e-mail com algumas perguntas de qualificação
• Assinatura de e-mail, adicionada ao final de cada e-mail redigido no Flow
• Enviar-me uma cópia dos e-mails que envio do Flow
• Enviar a partir do endereço da sua sociedade (Essentials e Advanced): os proprietários e administradores adicionam o domínio da sociedade e os respetivos registos DNS, garantindo que os e-mails enviados a partir do Flow provenham de um endereço como [email protected]. As respostas dos clientes continuam a ser recebidas no Flow

Organização#

Geral#

• Nome da organização: o nome de apresentação da sua sociedade
• Slug do URL: o identificador exclusivo do endereço web da sua sociedade
• Região de armazenamento de ficheiros: o local onde os seus ficheiros carregados são armazenados (Estados Unidos, Europa ou Ásia-Pacífico). Europa para sociedades que se registaram em flow.lawzana.com; selecionado aquando da criação da área de trabalho para sociedades originárias do Lawzana Directory. Não pode ser alterado.

Dados da sociedade#

• Morada da sociedade: a morada profissional para efeitos de cartas de mandato e papel timbrado
• Jurisdição principal: o país (e estado ou região) onde a sua sociedade exerce atividade principalmente
• Papel timbrado da sociedade (Essentials e Advanced): o seu logótipo, nome da sociedade, dados de contacto e um rodapé opcional nas minutas exportadas ou enviadas. Escolha a disposição do logótipo e o formato do papel (A4 ou US Letter), bem como a opção Utilizar papel timbrado por predefinição

Faturação e honorários#

As predefinições para a faturação aos seus clientes. Preencha todos os cartões antes de qualquer registo de horas e clique em Guardar definições de faturação no fundo da página. Apenas os proprietários e administradores podem efetuar alterações.

Honorários e tempos

• Valor horário predefinido: fixa o preço do tempo quando não existe um valor mais específico. Se o deixar em branco, o tempo indicará Requer valor
• Moeda: a moeda de faturação da sua sociedade. Caso não esteja definida, o Flow utiliza a moeda de faturação constante das Cartas de mandato, seguida da moeda do país da sociedade (definida em Dados da sociedade), e dólares americanos apenas na impossibilidade de determinação. O seu valor predefinido e os valores dos colaboradores são expressos nesta moeda. Poderá alterá-la posteriormente, mas o tempo e as despesas já registados na moeda anterior serão excluídos das faturas, e os seus honorários manterão os respetivos montantes na nova moeda. Consulte Faturação noutra moeda
• Condições de pagamento (dias, 0 = a pronto): número de dias até ao vencimento de uma fatura. Prevalecem as condições específicas atribuídas a um cliente
• Frações de faturação (1 min, 6 min ou 15 min) e Arredondamento (Arredondar para cima, Mais próximo ou Sem arredondamento): apenas o tempo faturado é arredondado; o tempo efetivamente trabalhado é mantido
• Novo tempo faturável por predefinição: define se a opção Faturável se encontra ativada por defeito ao adicionar tempo ou ao guardar um temporizador. Desative-a caso a maioria do seu trabalho não seja faturada; cada registo pode ser alternado individualmente

Honorários dos colaboradores: um valor horário por profissional. Se estiver em branco, aplica-se o valor predefinido.

Faturação e impostos

• Taxa de imposto predefinida (%) e Nome do imposto nas faturas (por exemplo, IVA, TVA ou GST): aplicado a cada nova minuta, podendo a taxa ser ajustada. O nome é inicialmente "IVA" e um campo em branco será guardado como "IVA", pelo que deve indicar a designação esperada pelos seus clientes
• Prefixo do número de fatura: a numeração é composta pelo prefixo seguido de quatro dígitos. Defina-o antes da sua primeira fatura, uma vez que a numeração emitida é definitiva
• Nome do NIF e O seu NIF: impressos sob o nome da sua sociedade. Se deixado em branco, a designação será "NIF" no idioma do cliente
• Taxa de retenção na fonte (%) (no máximo 50) e Nome da retenção nas faturas: para clientes empresariais que deduzem imposto sobre os seus honorários. Consulte Retenção na fonte
• Instruções de pagamento: texto livre indicando, por exemplo, o nome do banco, IBAN e a referência a mencionar. Impresso em todas as faturas e na página de fatura do cliente. Uma fatura emitida preserva as instruções vigentes no momento da emissão

Documento de fatura: a designação das suas faturas e os elementos nelas impressos: Título do documento, Rodapé, A sua repartição de finanças, Nome do NIF do cliente, Nome do número de fatura oficial e, para sociedades nas Filipinas, Registo de IVA (VAT REG TIN ou NON-VAT REG TIN). Consulte Extratos de honorários e faturas fiscais oficiais.

Predefinições por país: as sociedades na Turquia, Filipinas e Tailândia dispõem da opção Utilizar predefinições da Turquia (ou Filipinas, Tailândia) no topo do separador. Selecione Temos registo de IVA se aplicável, clique em Aplicar e confirme. Esta ação configura a sua moeda, impostos, retenções na fonte, designações de NIF e a redação dos documentos; os seus honorários e faturas emitidas não sofrem alterações. Consulte Predefinições por país.

Consulte Faturação e Registo de tempos para saber como estas definições são aplicadas.

Subscrição#

O seu plano do Lawzana Flow. Trata-se do valor que a sua sociedade paga pelo Flow, e não das faturas que envia aos seus clientes.

• Plano atual: Free, Essentials ou Advanced, com o respetivo estado (Ativo, Vencido ou Cancelado)
• Utilização: lugares ativos, convites pendentes e custo mensal estimado
• Gerir faturação: abre o portal de faturação da Stripe para atualizar o cartão e descarregar faturas (Apenas para o Proprietário)
• Cancelar subscrição (Apenas para o Proprietário). Consulte Faturação e planos

O separador Subscrição apresenta também a Utilização de IA:

• Ações de IA utilizadas no mês corrente e saldo restante
• Data de reposição do limite
• Ações contabilizadas para os seus créditos (consulte a tabela de créditos em Faturação e planos)
• IA para potenciais clientes: ative ou desative o processamento automático por IA para novos potenciais clientes
• Excedente (Essentials e Advanced): permita a utilização além dos créditos mensais, até ao teto que definir
• Armazenamento de documentos consumido face ao limite do seu plano

Importar dados#

Os proprietários e administradores podem importar contactos, processos ou potenciais clientes a partir de uma folha de cálculo (CSV ou Excel, até 5 MB e 5.000 linhas):

1. Escolha os elementos a importar e, em seguida, o seu ficheiro. Utilize Descarregar um modelo caso necessite
2. Corresponder colunas: verifique a forma como cada coluna é guardada no Flow
3. Verificar antes de importar: consulte o que será adicionado, atualizado ou ignorado, e escolha o procedimento a adotar caso o registo já exista. Nesta fase nada é guardado
4. Clique no botão de importação, por exemplo Importar 40 linhas

Pode Anular esta importação no prazo de 7 dias. A anulação remove os dados adicionados pela importação e preserva os registos entretanto alterados. Os potenciais clientes importados nunca recebem o acolhimento automático.

Equipa#

Membros#

• Visualizar todos os membros atuais da equipa e as respetivas funções
• Convidar membro: enviar um e-mail de convite
• Alterar a função de um membro com Tornar administrador, Tornar membro ou Tornar visualizador
• Remover da equipa: revogar o acesso de um membro e, opcionalmente, reatribuir os seus potenciais clientes e processos
• Reenviar ou revogar convites pendentes

Grupos#

• Criar grupos dentro da sua organização
• Adicionar membros a grupos
• Indicar um responsável de grupo
• Partilhar potenciais clientes e processos com um grupo completo de uma só vez

Acesso#

• Visibilidade de registos: defina se os membros e visualizadores têm acesso a todos os potenciais clientes e processos, ou apenas àqueles que lhes foram atribuídos ou partilhados. Os proprietários e administradores têm sempre visibilidade total.
• Barreiras éticas: restrinja processos apenas às pessoas a quem foi concedido acesso. Apenas o Proprietário pode alterar as definições de barreiras éticas; os administradores dispõem apenas de permissões de leitura. Consulte Barreiras éticas.

Fluxo de trabalho#

Fases do processo#

Personalize as fases no seu pipeline de processos:

• Adicionar fase: crie uma nova fase indicando um nome e uma cor
• Reordenar: arraste as fases para alterar a respetiva ordem
• Editar: renomeie ou altere a cor de uma fase
• Eliminar: remova uma fase (uma fase que ainda contenha processos não pode ser eliminada; transfira-os primeiro)
• Modelos: aplique um modelo predefinido (Contencioso, Transacional ou Direito da Família)
• Fase de Fechado/Concluído: assinale a fase para onde transitam os processos terminados

Fases do potencial cliente#

Personalize as fases do seu pipeline de potenciais clientes, de forma semelhante às fases do processo:

• Modelos disponíveis: Predefinido, Pipeline alargado e Simples
• Adicione, edite, reordene e elimine fases
• Assinale as fases de Ganho e Perdido

O separador inclui igualmente o cartão Acolhimento de clientes com a opção Iniciar o acolhimento do cliente automaticamente, idêntica à disponível em Origens de potenciais clientes.

Tipos de marcos#

Defina os tipos de marcos disponíveis nos seus processos:

• Cada tipo possui um Nome, Cor, Ícone, uma Descrição opcional e um Lembrete predefinido (dias de antecedência)
• As novas sociedades iniciam com tipos como Data de audiência, Prazo de entrega de articulados, Prescrição e Reunião com cliente

Automatismos#

Crie regras de fluxo de trabalho acionadas automaticamente mediante a ocorrência de determinados eventos. Consulte Automatismos para obter todos os detalhes.

Conteúdo#

Áreas de prática#

Faça a gestão das especialidades jurídicas asseguradas pela sua sociedade:

• Adicione áreas de prática e tipos de processos dentro de cada uma, com ícones e cores personalizados
• As áreas de prática e os tipos de processos são utilizados para categorizar os processos
• Cada área de prática pode designar Quem recebe novos potenciais clientes do Directory
• As áreas predefinidas incluem: Contencioso, Societário, Imobiliário, Direito da Família, Trabalho, Propriedade Intelectual, Penal e Imigração

Perguntas de acolhimento#

Selecione as perguntas a responder pelos clientes na respetiva página de acolhimento, configurando um conjunto por área de prática e um adicional para potenciais clientes sem área definida (proprietários e administradores). Comece a partir das perguntas da Lawzana e clique em Personalizar. Cada pergunta dispõe de um tipo de resposta (resposta curta, resposta longa, escolha múltipla ou data), pode ser definida como Obrigatória e sujeita a Verificação de conflitos. Utilize Pré-visualizar como cliente para inspecionar a página e Restaurar perguntas da Lawzana para repor as predefinições. Consulte Gestão de potenciais clientes.

Etiquetas#

Crie etiquetas para organizar e filtrar os seus processos:

• Cada etiqueta dispõe de um Nome, uma Cor e uma Descrição opcional
• A eliminação de uma etiqueta remove-a de todos os processos

Tipos de documentos#

Configure os tipos de documentos que a IA utiliza ao identificar a natureza de um documento e ao estabelecer a correspondência com os manuais de procedimentos (playbooks):

• Cada tipo dispõe de uma Chave, Nome de apresentação, Categoria e Descrição opcional
• Repor predefinições restaura a lista de origem

Cartas de mandato#

Configure previamente os valores predefinidos para o assistente de cartas de mandato:

• Predefinições de divulgação: texto predefinido para as declarações de Tecnologia de IA, Segurança de Dados e Conflito de Interesses, indicando se cada uma é incluída por defeito
• Predefinições de faturação: moeda, estrutura de honorários, valores horários para sócios, associados e solicitadores/paralegais, valor da provisão e condições de pagamento. Caso o separador Faturação e honorários não tenha uma moeda definida, esta moeda será utilizada para efeitos de faturação

Integrações#

Origens de potenciais clientes#

Todos os canais de proveniência dos seus contactos, centralizados numa única página (proprietários e administradores):

• A opção de Acolhimento de clientes, Iniciar o acolhimento do cliente automaticamente
• Proveniência dos seus contactos: cada canal, o respetivo estado de configuração, o último contacto recebido e os contactos registados nos últimos 30 dias
• O seu endereço de contactos, com o respetivo estado de reencaminhamento, instruções de configuração para cada plataforma de e-mail ou sítio web e a opção Enviar estes passos por e-mail ao meu responsável web
• Pendente: o número de e-mails dirigidos ao seu endereço de contactos que aguardam análise na Revisão de e-mails

Consulte Integrações.

Página de contacto#

Crie uma página web simples onde os clientes possam contactar a sua sociedade. Todas as mensagens são rececionadas na secção de Potenciais clientes. Consulte Integrações.

Widget para o sítio web#

Configure o formulário integrável de angariação de potenciais clientes para o seu sítio web:

• Gere e efetue a gestão da sua chave de widget e abra o personalizador (Apenas para o Proprietário)
• Selecione o modo do widget (Em linha, Botão ou Flutuante)
• Personalize cores, textos e campos do formulário
• Copie o código de integração

Consulte Integrações para obter todos os detalhes.

Feed de calendário#

Crie uma ligação de calendário privada e subscreva-a a partir do Google Calendar, Outlook ou Apple Calendar. Apresenta os prazos dos processos a que tem acesso, os seus lembretes de acompanhamento de potenciais clientes e as consultas agendadas. O feed é unidirecional: as alterações efetuadas no seu calendário externo não são sincronizadas de volta para o Flow.

Agendamento#

Permita que os clientes agendem reuniões consigo online. Cada colaborador define o seu nome de agendamento, fuso horário, tipos de marcação e horário semanal; os proprietários e administradores podem desativar o agendamento de um colaborador. Oculto para visualizadores.

Consulte Integrações para obter todos os detalhes.

Integração de API#

Envie potenciais clientes a partir dos seus próprios formulários ou ferramentas através de uma API REST, utilizando a sua chave de widget. O separador apresenta o endpoint, os campos do pedido, exemplos de código e um formulário de teste.

Zapier#

Ligue o Lawzana Flow a outras aplicações através do Zapier (proprietários e administradores):

• Gerar chave de API e copie-a de imediato: a chave completa é apresentada apenas uma vez
• Aceda à aplicação Lawzana Flow no Zapier através da ligação fornecida nas instruções de configuração e aceite o convite: por enquanto, a aplicação funciona apenas por convite, pelo que a pesquisa do Zapier não a localizará até realizar esta ação
• Utilize a chave nos seus Zaps para criar potenciais clientes a partir de formulários web, e-mails ou outras plataformas
• Permitir que as integrações leiam dados de faturação: desativado por defeito. Ative esta opção para permitir que os gatilhos de faturação (fatura emitida, pagamento registado, fatura integralmente paga, fatura anulada) leiam as suas faturas emitidas e pagamentos com esta chave. Consulte Integrações

Lawzana Directory#

Ligue a sua conta do Lawzana Directory para que as mensagens do diretório e os potenciais clientes assumidos sejam rececionados no Flow:

• Estabeleça a ligação mediante um token de emparelhamento e desligue a qualquer momento
• Verifique o seu plano do Directory e o plafond do Flow incluído no mesmo

O acolhimento automático para novos potenciais clientes do Directory é ativado em Origens de potenciais clientes.

Segurança#

Registos de auditoria#

O Proprietário pode analisar o histórico de ações ocorridas na organização:

• Pesquisar e filtrar por ação, tipo de registo, utilizador ou data
• Exportar CSV para o seu arquivo
• Monitoriza inícios de sessão, alterações a potenciais clientes, processos, contactos e documentos, visualizações e transferências de documentos e alterações nos membros da equipa. Consulte Segurança e privacidade.