Configuración

La página de Configuración le permite configurar su propia cuenta, su organización, equipo, flujos de trabajo e integraciones. Los propietarios y administradores pueden acceder a ella desde Configuración en la barra lateral; el resto de los usuarios acceden desde la paleta de comandos (⌘K → Configuración) o desde el icono del engranaje en la página de Notificaciones.

Mi configuración#

Perfil#

• Nombre para mostrar y Correo electrónico
• Cambiar contraseña, o Establecer contraseña si se registró con Google o Microsoft: haga clic en Enviarme un enlace por correo electrónico y establézcala desde el enlace que le enviemos (es válido durante 60 minutos)

Notificaciones#

• Notificaciones por correo electrónico: actívelas o desactívelas, y elija qué notificaciones desea recibir, en la aplicación y por correo electrónico (por ejemplo, Nuevo cliente potencial, Cliente potencial listo para hablar o El cliente no respondió a la admisión)
• Resumen semanal: los propietarios y administradores reciben los lunes un resumen de la actividad de la semana (actívelo o desactívelo aquí); no sustituye a los correos electrónicos individuales
• Correo de agenda diaria: un correo matutino, alrededor de las 7:00 a. m. en su zona horaria durante los días laborables, con los plazos vencidos y próximos, y los clientes potenciales que aún esperan una respuesta. Marque Enviarlo también los fines de semana para recibirlo todos los días

Reenvío de correos electrónicos#

Cree su dirección de admisión privada y reenvíe los correos electrónicos de los clientes a ella, de forma automática desde su bandeja de entrada o de uno en uno. Flow archiva cada mensaje bajo el cliente correspondiente. Esta dirección es suya; las nuevas consultas para toda la firma se dirigen a la dirección de consultas en Fuentes de clientes potenciales. La pestaña también incluye:

• pasos de configuración para Gmail y Outlook
• Retención de correos electrónicos sin coincidencia: cuánto tiempo esperan los correos electrónicos no vinculados en Revisión de correos electrónicos
• un Asistente de admisión con IA opcional que responde a nuevos clientes potenciales provenientes del correo electrónico con unas breves preguntas de calificación
• Firma de correo electrónico, que se añade al final de cada correo que redacte en Flow
• Enviarme una copia de los correos electrónicos que envíe desde Flow
• Enviar desde la dirección de su firma (Essentials y Advanced): los propietarios y administradores agregan el dominio de la firma y sus registros DNS para que los correos que envíe desde Flow procedan de una dirección como [email protected]. Las respuestas de los clientes seguirán llegando a Flow

Organización#

General#

• Nombre de la organización: el nombre visible de su firma
• Slug de la URL: el identificador único de la dirección web de su firma
• Región de almacenamiento de archivos: el lugar donde se almacenan sus archivos subidos (Estados Unidos, Europa o Asia-Pacífico). Europa para las firmas que se registraron en flow.lawzana.com; seleccionado en el momento de crear el espacio de trabajo para las firmas procedentes de Lawzana Directory. No se puede modificar.

Datos de la firma#

• Dirección de la firma: su dirección comercial para cartas de encargo y membretes
• Jurisdicción principal: el país (y estado o región) donde su firma ejerce principalmente
• Membrete de la firma (Essentials y Advanced): su logotipo, nombre de la firma, datos de contacto y un pie de página opcional en los borradores que exporte o envíe. Elija la ubicación del logotipo y el tamaño de papel (A4 o US Letter), y si desea Usar membrete de forma predeterminada

Facturación y tarifas#

Los valores predeterminados para facturar a sus clientes. Rellene todas las tarjetas antes de que nadie registre horas y, a continuación, haga clic en Guardar ajustes de facturación en la parte inferior. Solo los propietarios y administradores pueden modificarlos.

Tarifas y tiempo

• Tarifa horaria predeterminada: fija el precio del tiempo cuando no existe una tarifa más específica. Si se deja en blanco, el tiempo mostrará Requiere tarifa
• Moneda: la moneda de facturación de su firma. Si no se define, Flow utiliza la moneda de facturación de las Cartas de encargo, luego la moneda del país de su firma (establecida en Datos de la firma), y dólares estadounidenses solo cuando no pueda determinarla. Su tarifa predeterminada y las tarifas del personal se expresan en esta moneda. Puede modificarla más adelante, pero el tiempo y los gastos ya registrados en la moneda anterior quedarán excluidos de las facturas, y sus tarifas conservarán los mismos importes nominales en la nueva moneda. Consulte Facturación en otra moneda
• Términos de pago (días, 0 = al recibir): días hasta el vencimiento de una factura. Las condiciones específicas de un cliente tienen prioridad
• Incremento de facturación (1 min, 6 min o 15 min) y Redondeo (Hacia arriba, Al más cercano o Sin redondeo): solo se redondea el tiempo facturado; se conserva el tiempo trabajado real
• Tiempo nuevo facturable de forma predeterminada: si el selector Facturable comienza activado cuando alguien añade tiempo o guarda un cronómetro. Desactívelo si la mayor parte de su trabajo no se factura; cada entrada se puede modificar individualmente

Tarifas del personal: una tarifa horaria por profesional facturable. Si se deja en blanco, se aplica la tarifa predeterminada.

Facturación e impuestos

• Tipo impositivo predeterminado (%) y Nombre del impuesto en las facturas (por ejemplo, IVA, TVA o GST): se aplica a cada nuevo borrador, donde el porcentaje aún podrá modificarse. El nombre comienza de forma predeterminada como "VAT", y un nombre en blanco se guarda como "VAT", por lo que debe escribir el nombre que sus clientes esperen ver
• Prefijo del número de factura: los números se forman con el prefijo seguido de cuatro dígitos. Configúrelo antes de emitir su primera factura, ya que los números emitidos no pueden modificarse
• Nombre de su NIF/CIF y Su NIF/CIF: se imprimen debajo del nombre de su firma. Si se deja en blanco, el nombre aparecerá como "Tax ID" en el idioma del cliente
• Tipo de retención fiscal (%) (como máximo 50) y Nombre de la retención en las facturas: para clientes corporativos que deducen impuestos de sus honorarios. Consulte Retenciones fiscales
• Instrucciones de pago: texto libre como el nombre de su banco, IBAN y la referencia a indicar. Se imprime en cada factura y en la página de la factura del cliente. Una factura emitida conserva las instrucciones con las que fue generada

Documento de factura: cómo se denominan sus facturas y qué información muestran: Título del documento, Pie de página, Su oficina tributaria, Nombre de la identificación fiscal del cliente, Nombre del número de factura oficial y, para las firmas de Filipinas, Registro de IVA (VAT REG TIN o NON-VAT REG TIN). Consulte Estados de honorarios y facturas fiscales oficiales.

Valores predeterminados por país: las firmas de Turquía, Filipinas y Tailandia verán Usar valores predeterminados de Turquía (o Filipinas, Tailandia) en la parte superior de la pestaña. Marque Estamos registrados a efectos del IVA si corresponde, haga clic en Aplicar y confirme. Esto configurará su moneda, impuestos, retenciones, etiquetas de identificación fiscal y redacción de documentos; sus tarifas y facturas emitidas no sufrirán cambios. Consulte Valores predeterminados por país.

Consulte Facturación y Control del tiempo para saber cómo se aplican estos ajustes.

Suscripción#

Su plan de Lawzana Flow. Esto representa lo que su firma paga por Flow, no las facturas que usted envía a sus clientes.

• Plan actual: Free, Essentials o Advanced, con su estado (Activo, Vencido o Cancelado)
• Uso: licencias activas, invitaciones pendientes y coste mensual estimado
• Gestionar facturación: abre el portal de facturación de Stripe para actualizar su tarjeta y descargar facturas (solo Propietario)
• Cancelar suscripción (solo Propietario). Consulte Facturación y planes

La pestaña Suscripción también muestra el Uso de IA:

• Acciones de IA utilizadas este mes y las que quedan disponibles
• Cuándo se restablece su cuota
• Las acciones que consumen sus créditos (consulte Facturación y planes para ver la tabla de créditos)
• IA para clientes potenciales: active o desactive la IA automática para nuevos clientes potenciales
• Excedente (Essentials y Advanced): permita un uso que supere los créditos mensuales, hasta el límite que establezca
• Almacenamiento de documentos utilizado en relación con el límite de su plan

Importar datos#

Los propietarios y administradores pueden importar contactos, asuntos o clientes potenciales a partir de una hoja de cálculo (CSV o Excel, de hasta 5 MB y 5.000 filas):

1. Elija qué desea importar y, a continuación, su archivo. Haga clic en Descargar una plantilla si la necesita
2. Empareje sus columnas: compruebe cómo se guardará cada columna en Flow
3. Verifique antes de importar: revise lo que se añadirá, actualizará u omitirá, y elija qué hacer cuando un registro ya exista. Todavía no se ha guardado nada
4. Haga clic en el botón de importación, por ejemplo Importar 40 filas

Puede Deshacer esta importación durante 7 días. La opción de deshacer elimina lo que la importación haya añadido y conserva los registros que alguien haya modificado desde entonces. A los clientes potenciales importados nunca se les envía el proceso de admisión automática.

Equipo#

Miembros#

• Vea todos los miembros actuales del equipo con sus funciones
• Invitar a un miembro: envíe un correo electrónico de invitación
• Cambie la función de un miembro con Hacer administrador, Hacer miembro o Hacer lector
• Eliminar del equipo: revoque el acceso de un miembro y, opcionalmente, reasigne sus clientes potenciales y asuntos
• Reenvíe o revoque invitaciones pendientes

Grupos#

• Cree grupos dentro de su organización
• Añada miembros a los grupos
• Asigne un responsable del grupo
• Comparta clientes potenciales y asuntos con un grupo entero a la vez

Acceso#

• Visibilidad de registros: elija si los miembros y lectores pueden ver todos los clientes potenciales y asuntos, o solo aquellos asignados o compartidos con ellos. Los propietarios y administradores siempre lo ven todo.
• Murallas éticas: restrinja los asuntos exclusivamente a las personas a las que se les haya concedido acceso. Solo el Propietario puede modificar la configuración de las murallas éticas; los administradores solo tienen permisos de lectura. Consulte Murallas éticas.

Flujo de trabajo#

Etapas de asuntos#

Personalice las etapas en su embudo de asuntos:

• Añadir etapa: cree una nueva etapa indicando un nombre y un color
• Reordenar: arrastre las etapas para modificar su orden
• Editar: cambie el nombre o el color de una etapa
• Eliminar: suprima una etapa (una etapa que todavía contenga asuntos no se puede eliminar; trasládelos primero)
• Plantillas: aplique una plantilla prediseñada (Litigios, Transaccional o Derecho de familia)
• Etapa de Cerrado/Completado: indique la etapa a la que van los asuntos finalizados

Etapas de clientes potenciales#

Personalice las etapas del embudo de clientes potenciales, de forma similar a las etapas de asuntos:

• Plantillas disponibles: Predeterminada, Embudo ampliado y Simple
• Añada, edite, reordene y elimine etapas
• Indique las etapas de Ganado y Perdido

La pestaña también contiene la tarjeta de Admisión de clientes con la opción Iniciar la admisión del cliente automáticamente, el mismo selector que se encuentra en Fuentes de clientes potenciales.

Tipos de hitos#

Defina los tipos de hitos disponibles en sus asuntos:

• Cada tipo tiene un Nombre, Color, Icono, una Descripción opcional y un Recordatorio predeterminado (días de antelación)
• Las firmas nuevas comienzan con tipos como Fecha judicial, Plazo de presentación, Prescripción y Reunión con el cliente

Automatizaciones#

Cree reglas de flujo de trabajo que se ejecuten automáticamente cuando se produzcan determinados eventos. Consulte Automatizaciones para conocer todos los detalles.

Contenido#

Áreas de práctica#

Gestione las especialidades jurídicas que atiende su firma:

• Añada áreas de práctica y tipos de asuntos dentro de cada una, con iconos y colores personalizados
• Las áreas de práctica y los tipos de asuntos se utilizan para clasificar los asuntos
• Cada área de práctica puede designar Quién recibe los nuevos clientes potenciales del Directorio
• Las áreas predeterminadas incluyen: Litigios, Corporativo, Inmobiliario, Derecho de familia, Laboral, Propiedad intelectual, Penal y Extranjería

Preguntas de admisión#

Elija las preguntas que los clientes responden en su página de admisión: un conjunto por cada área de práctica más uno para los clientes potenciales sin área de práctica asignada (propietarios y administradores). Comience con las preguntas de Lawzana y haga clic en Personalizar. Cada pregunta tiene un tipo de respuesta (respuesta corta, respuesta larga, opción múltiple o fecha), puede marcarse como Obligatoria y someterse a la opción Comprobación de conflictos. Utilice Vista previa como cliente para ver la página, y Restablecer preguntas de Lawzana para volver a la versión original. Consulte Gestión de clientes potenciales.

Etiquetas#

Cree etiquetas para organizar y filtrar sus asuntos:

• Cada etiqueta tiene un Nombre, un Color y una Descripción opcional
• Al eliminar una etiqueta, se retira de todos los asuntos

Tipos de documentos#

Configure los tipos de documentos que utiliza la IA para detectar el tipo de documento y vincular manuales de instrucciones:

• Cada tipo tiene una Clave, un Nombre para mostrar, una Categoría y una Descripción opcional
• Restablecer a valores predeterminados recupera la lista incorporada de fábrica

Cartas de encargo#

Configure previamente los valores predeterminados para el asistente de cartas de encargo:

• Declaraciones predeterminadas: texto predeterminado para las cláusulas informativas sobre Tecnología de IA, Seguridad de datos y Conflicto de intereses, así como la opción de incluir cada una de forma predeterminada
• Valores predeterminados de facturación: moneda, estructura de honorarios, tarifas horarias para socios, asociados y asistentes legales, importe de provisión de fondos y condiciones de pago. Si en Facturación y tarifas no se ha definido ninguna moneda, se utilizará esta moneda para la facturación

Integraciones#

Fuentes de clientes potenciales#

Todos los canales desde los que llegan sus consultas, en una sola página (propietarios y administradores):

• El selector de Admisión de clientes, Iniciar la admisión del cliente automáticamente
• De dónde provienen sus consultas: cada canal, si está configurado, su último cliente potencial y los clientes potenciales recibidos en los últimos 30 días
• Su dirección de consultas, con su estado de reenvío, los pasos de configuración para cada plataforma de correo web o gestor de contenidos, y Enviar estos pasos por correo electrónico al encargado de mi web
• Apartados: cuántos correos electrónicos enviados a su dirección de consultas están pendientes en Revisión de correos electrónicos

Consulte Integraciones.

Página de contacto#

Cree una página web sencilla para que los clientes se pongan en contacto con su firma. Cada mensaje se registra en Clientes potenciales. Consulte Integraciones.

Widget para sitio web#

Configure el formulario integrable de captación de clientes potenciales para su sitio web:

• Genere y gestione su clave del widget y abra el personalizador (solo Propietario)
• Elija el modo del widget (Integrado, Botón o Flotante)
• Personalice colores, textos y campos del formulario
• Copie el código de inserción

Consulte Integraciones para conocer todos los detalles.

Canal de calendario#

Cree un enlace de calendario privado y suscríbase a él desde Google Calendar, Outlook o Apple Calendar. Muestra los plazos de los asuntos a los que tiene acceso, los recordatorios de seguimiento de clientes potenciales y las citas reservadas. El canal es unidireccional: las modificaciones realizadas en su calendario no se sincronizan de vuelta en Flow.

Reservas#

Permita que los clientes reserven reuniones con usted en línea. Cada miembro del equipo configura su nombre para reservas, zona horaria, tipos de reserva y horario semanal; los propietarios y administradores pueden desactivar las reservas de un compañero. No se muestra a los lectores.

Consulte Integraciones para conocer todos los detalles.

Integración mediante API#

Envíe clientes potenciales desde sus propios formularios o herramientas a través de una API REST utilizando su clave de widget. La pestaña muestra el punto de conexión (endpoint), los campos de solicitud, ejemplos de código y un formulario de prueba.

Zapier#

Conecte Lawzana Flow con otras aplicaciones a través de Zapier (propietarios y administradores):

• Generar clave de API y, a continuación, cópiela inmediatamente: la clave completa solo se muestra una vez
• Abra la aplicación Lawzana Flow en Zapier desde el enlace que figura en los pasos de configuración y acepte la invitación: por ahora solo se puede acceder a la aplicación por invitación, por lo que el buscador de Zapier no la encontrará hasta que lo haga
• Utilice la clave en sus Zaps para generar clientes potenciales a partir de formularios web, correos electrónicos u otras herramientas
• Permitir que las integraciones lean datos de facturación: desactivado de forma predeterminada. Actívelo para permitir que los activadores de facturación (factura emitida, pago registrado, factura pagada en su totalidad, factura anulada) consulten sus facturas emitidas y pagos mediante esta clave. Consulte Integraciones

Lawzana Directory#

Conecte su cuenta de Lawzana Directory para que los mensajes del directorio y los clientes potenciales asignados se reciban en Flow como clientes potenciales:

• Realice la conexión mediante un token de emparejamiento y desconéctelo en cualquier momento
• Consulte su plan del Directory y el cupo de Flow que incluye

La admisión automática para los nuevos clientes potenciales del Directory se activa en Fuentes de clientes potenciales.

Seguridad#

Registros de auditoría#

El Propietario puede revisar el historial de acciones realizadas en la organización:

• Buscar y filtrar por acción, tipo de registro, usuario o fecha
• Exportar CSV para sus propios registros
• Realiza el seguimiento de inicios de sesión, modificaciones en clientes potenciales, asuntos, contactos y documentos, visualizaciones y descargas de documentos, así como cambios en los miembros del equipo. Consulte Seguridad y privacidad.