Configuración

La página de Configuración le permite configurar su propia cuenta, su organización, equipo, flujos de trabajo e integraciones. Los propietarios y administradores acceden a ella desde Configuración en la barra lateral; el resto de los usuarios acceden desde la paleta de comandos (⌘K → Configuración) o desde el icono de engranaje en la página de Notificaciones.

Mi configuración#

Perfil#

• Nombre para mostrar y Correo electrónico
• Cambiar contraseña, o Establecer contraseña si se registró con Google o Microsoft

Notificaciones#

• Notificaciones por correo electrónico: actívelas o desactívelas, y elija qué notificaciones desea recibir
• Resumen semanal: los propietarios y administradores reciben los lunes un resumen de la actividad de la semana (actívelo o desactívelo aquí); no sustituye a los correos electrónicos individuales
• Correo de agenda diaria: un correo matutino con los plazos vencidos y próximos, así como los clientes potenciales pendientes de respuesta

Reenvío de correo electrónico#

Cree su dirección de recepción privada y reenvíe los correos de los clientes a ella, ya sea automáticamente desde su bandeja de entrada o uno a uno. Flow archiva cada mensaje bajo el cliente correspondiente. La pestaña incluye los pasos de configuración para Gmail y Outlook, así como un Asistente de recepción con IA opcional que responde a los nuevos clientes potenciales recibidos por correo con unas breves preguntas de cualificación.

Organización#

General#

• Nombre de la organización: el nombre para mostrar de su despacho
• Slug de URL: el identificador web exclusivo para la dirección de su despacho
• Región de almacenamiento de archivos: dónde se almacenan los archivos que sube (Estados Unidos, Europa o Asia-Pacífico). Europa para los despachos que se registraron en flow.lawzana.com; seleccionada al crear el espacio de trabajo para los despachos que comenzaron desde el Lawzana Directory. No se puede modificar.

Datos del despacho#

• Dirección del despacho: la dirección comercial para las hojas de encargo y el membrete
• Jurisdicción principal: el país (y estado o región) donde su despacho ejerce principalmente

Facturación y tarifas#

Los valores predeterminados para facturar a sus clientes. Rellene cada tarjeta antes de que nadie registre tiempo y, a continuación, haga clic en Guardar configuración de facturación en la parte inferior. Solo los propietarios y administradores pueden modificarlos.

Tarifas y tiempo

• Tarifa horaria predeterminada: fija el precio del tiempo cuando no existe una tarifa más específica. Si se deja vacía, el tiempo mostrará Requiere tarifa
• Moneda: la moneda de facturación de su despacho. Si no está configurada, Flow utiliza la moneda de facturación de Hojas de encargo, luego la moneda del país de su despacho (de Datos del despacho) y dólares estadounidenses únicamente si no puede determinarla. Su tarifa predeterminada y las tarifas del personal se expresan en esta moneda. Puede cambiarla más adelante, pero el tiempo y los gastos ya registrados en la moneda anterior quedarán excluidos de las facturas, y sus tarifas mantendrán sus importes numéricos en la nueva moneda. Consulte Facturación en otra moneda
• Plazos de pago (días, 0 = a la recepción): días hasta el vencimiento de una factura. Las condiciones particulares de un cliente prevalecen
• Incremento de facturación (1 min, 6 min o 15 min) y Redondeo (Hacia arriba, Al más cercano o Sin redondeo): solo se redondea el tiempo facturado; se conserva el tiempo real trabajado
• Nuevo tiempo facturable por defecto: determina si el interruptor Facturable se inicia activado cuando alguien añade tiempo o guarda un temporizador. Desactívelo si la mayor parte de su trabajo no se factura; cada entrada se puede modificar individualmente

Tarifas del personal: una tarifa horaria por profesional facturable. Si se deja en blanco, se aplica la tarifa predeterminada.

Facturación e impuestos

• Tipo impositivo predeterminado (%) y Nombre del impuesto en facturas (por ejemplo IVA, TVA o GST): se aplica a cada nuevo borrador, donde el tipo aún se puede modificar. El nombre comienza como "VAT", y si se deja en blanco se guardará como "VAT", así que escriba el nombre que sus clientes esperan ver
• Prefijo del número de factura: los números están compuestos por el prefijo más cuatro dígitos. Configúrelo antes de su primera factura, ya que los números emitidos nunca cambian
• Nombre de su NIF/CIF y Su NIF/CIF: se imprime debajo del nombre de su despacho. Si se deja en blanco, el nombre aparecerá como "Tax ID" en el idioma del cliente
• Instrucciones de pago: texto libre como el nombre de su banco, IBAN y la referencia que se debe indicar. Se imprime en cada factura y en la página de facturas del cliente. Una factura emitida conserva las instrucciones con las que se emitió

Consulte Facturación y Control del tiempo para ver cómo se utilizan estos ajustes.

Suscripción#

Su plan de Lawzana Flow. Esto es lo que su despacho paga por Flow, no las facturas que usted envía a sus clientes.

• Plan actual: Free, Essentials o Advanced, con su estado (Activo, Atrasado o Cancelado)
• Uso: puestos activos, invitaciones pendientes y coste mensual estimado
• Gestionar facturación: abre el portal de facturación de Stripe para actualizar su tarjeta y descargar facturas (solo Propietario)
• Cancelar suscripción (solo Propietario). Consulte Facturación y planes

La pestaña Suscripción también muestra el Uso de IA:

• Acciones de IA utilizadas este mes y las restantes
• Cuándo se restablece su cuota
• Las acciones que consumen sus créditos (consulte Facturación y planes para ver la tabla de créditos)
• IA para clientes potenciales: active o desactive la IA automática para nuevos clientes potenciales
• Excedente (Essentials y Advanced): permita el uso más allá de los créditos mensuales, hasta un límite fijado por usted
• Almacenamiento de documentos utilizado con respecto al límite de su plan

Equipo#

Miembros#

• Ver todos los miembros actuales del equipo con sus roles
• Invitar miembro: enviar un correo electrónico de invitación
• Cambiar el rol de un miembro con Hacer administrador, Hacer miembro o Hacer visualizador
• Eliminar del equipo: revocar el acceso de un miembro y, opcionalmente, reasignar sus clientes potenciales y expedientes
• Reenviar o revocar invitaciones pendientes

Grupos#

• Crear grupos dentro de su organización
• Añadir miembros a los grupos
• Designar un responsable de grupo
• Compartir clientes potenciales y expedientes con un grupo entero a la vez

Acceso#

• Visibilidad de registros: elija si los miembros y visualizadores pueden ver todos los clientes potenciales y expedientes, o solo aquellos asignados o compartidos con ellos. Los propietarios y administradores siempre ven todo.
• Murallas éticas: restrinja los expedientes a las personas a las que se les haya concedido acceso. Consulte Murallas éticas.

Flujo de trabajo#

Etapas del expediente#

Personalice las etapas en su canal de expedientes:

• Añadir etapa: crear una nueva etapa con un nombre y un color
• Reordenar: arrastrar las etapas para cambiar su orden
• Editar: cambiar el nombre o el color de una etapa
• Eliminar: suprimir una etapa (una etapa que aún contenga expedientes no se puede eliminar; muévalos primero)
• Plantillas: aplicar una plantilla predefinida (Litigios, Transaccional o Derecho de familia)
• Etapa de Cerrado/Completado: marcar la etapa a la que van los expedientes finalizados

Etapas del cliente potencial#

Personalice las etapas de su canal de clientes potenciales, de forma similar a las etapas de los expedientes:

• Plantillas disponibles: Predeterminada, Canal extendido y Simple
• Añadir, editar, reordenar y eliminar etapas
• Marcar las etapas de Ganado y Perdido

Tipos de hito#

Defina los tipos de hitos disponibles en sus expedientes:

• Cada tipo tiene un Nombre, Color, Icono, una Descripción opcional y un Recordatorio predeterminado (días de antelación)
• Los despachos nuevos comienzan con tipos como Fecha judicial, Plazo de presentación, Prescripción y Reunión con cliente

Automatizaciones#

Cree reglas de flujo de trabajo que se ejecuten automáticamente cuando ocurran determinados eventos. Consulte Automatizaciones para más detalles.

Contenido#

Áreas de práctica#

Gestione las especialidades jurídicas que atiende su despacho:

• Añadir áreas de práctica y tipos de expediente dentro de cada una, con iconos y colores personalizados
• Las áreas de práctica y los tipos de expediente se utilizan para categorizar los expedientes
• Cada área de práctica puede designar Quién recibe los nuevos clientes potenciales del Directorio
• Las áreas predeterminadas incluyen: Litigios, Corporativo, Inmobiliario, Derecho de familia, Laboral, Propiedad intelectual, Penal y Extranjería

Etiquetas#

Cree etiquetas para organizar y filtrar sus expedientes:

• Cada etiqueta tiene un Nombre, un Color y una Descripción opcional
• Al eliminar una etiqueta, esta se retira de todos los expedientes

Tipos de documento#

Configure los tipos de documento que utiliza la IA cuando detecta el tipo de un documento y aplica guías de actuación (playbooks):

• Cada tipo tiene una Clave, un Nombre para mostrar, una Categoría y una Descripción opcional
• Restablecer valores predeterminados recupera la lista predefinida

Hojas de encargo#

Preconfigure los valores predeterminados para el asistente de hojas de encargo:

• Valores predeterminados de divulgación: texto por defecto para las cláusulas informativas sobre Tecnología de IA, Seguridad de datos y Conflicto de intereses, así como si cada una se incluye por defecto
• Valores predeterminados de facturación: moneda, estructura de honorarios, tarifas horarias para socios, asociados y asistentes jurídicos, importe de provisión de fondos y condiciones de pago. Si Facturación y tarifas no tiene una moneda fijada, se utilizará esta moneda para la facturación

Integraciones#

Página de contacto#

Cree una página web sencilla donde los clientes puedan ponerse en contacto con su despacho. Cada mensaje llega a Clientes potenciales. Consulte Integraciones.

Widget para sitio web#

Configure el formulario integrable de captación de clientes potenciales para su sitio web:

• Genere y gestione su clave de widget y abra el personalizador (solo Propietario)
• Elija el modo del widget (Integrado, Botón o Flotante)
• Personalice colores, texto y campos del formulario
• Copie el código de inserción

Consulte Integraciones para obtener más detalles.

Canal de calendario#

Cree un enlace de calendario privado y suscríbase a él desde Google Calendar, Outlook o Apple Calendar. Muestra las fechas límite de los expedientes que puede ver, sus recordatorios de seguimiento de clientes potenciales y sus citas reservadas. El canal es unidireccional: los cambios realizados en su calendario no se sincronizan de vuelta a Flow.

Reservas#

Permita que los clientes reserven una reunión con usted en línea. Cada compañero configura su nombre de reserva, zona horaria, tipos de reserva y horario semanal; los propietarios y administradores pueden desactivar las reservas de un compañero. No se muestra a los visualizadores.

Consulte Integraciones para más detalles.

Integración API#

Envíe clientes potenciales desde sus propios formularios o herramientas a través de una API REST, utilizando su clave de widget. La pestaña muestra el endpoint, los campos de la solicitud, ejemplos de código y un formulario de prueba.

Zapier#

Conecte Lawzana Flow con otras aplicaciones a través de Zapier (propietarios y administradores):

• Generar clave de API y, a continuación, cópiela de inmediato: la clave completa solo se muestra una vez
• Abra la aplicación Lawzana Flow en Zapier desde el enlace que aparece en los pasos de configuración y acepte la invitación: la aplicación está disponible únicamente por invitación por el momento, por lo que el buscador de Zapier no la encontrará hasta que lo haga
• Utilice la clave en sus Zaps para crear clientes potenciales a partir de formularios web, correos electrónicos u otras herramientas
• Permitir que las integraciones lean los datos de facturación: desactivado por defecto. Actívelo para permitir que los disparadores de facturación (factura emitida, pago registrado, factura pagada en su totalidad, factura anulada) lean sus facturas emitidas y pagos mediante esta clave. Consulte Integraciones

Lawzana Directory#

Conecte su cuenta de Lawzana Directory para que los mensajes del directorio y los clientes potenciales reclamados lleguen a Flow como clientes potenciales:

• Conecte mediante un token de emparejamiento y desconecte en cualquier momento
• Consulte su plan del Directorio y la asignación para Flow que incluye
• Active o desactive Iniciar preselección por IA automáticamente para los nuevos clientes potenciales del Directorio

Seguridad#

Registros de auditoría#

El Propietario puede revisar el historial de acciones en la organización:

• Buscar y filtrar por acción, tipo de registro, usuario o fecha
• Exportar CSV para sus archivos
• Realiza el seguimiento de inicios de sesión, cambios en clientes potenciales, expedientes, contactos y documentos, visualizaciones y descargas de documentos, y cambios de miembros del equipo. Consulte Seguridad y privacidad.