Qué muestra este vídeo
- Todos los expedientes están en un solo tablero, desde la recepción hasta la firma.
- Ploy arrastra la compra de Lukas a Revisión.
- Añade la fecha de firma una sola vez, con un recordatorio 3 días antes.
- Se suma al resto de plazos en el calendario del despacho.
- Comparte el expediente con Lukas en un portal seguro.
- Envía el SPA revisado allí, no por correo electrónico.
- A la mañana siguiente, Inicio muestra qué ha cambiado y qué vence.
- El tiempo se registra en el expediente en pocos segundos.
- Los honorarios fijos se convierten en una factura, que se finaliza y se envía por correo electrónico a Lukas desde el expediente.
Gestión de expedientes
Los expedientes son el núcleo de Lawzana Flow. Cada expediente representa un caso legal, una transacción o un encargo. Esta guía cubre todo lo que necesita saber sobre la gestión de expedientes.
Crear un expediente#
Desde cero#
- Vaya a Matters en la barra lateral
- Haga clic en New matter
- Complete los datos:
- Matter Title (obligatorio): el nombre del caso o expediente
- Client Name (obligatorio)
- Client Email (opcional)
- Client Phone (opcional)
- Practice Area y Matter Type: seleccione entre las opciones configuradas en Settings → Practice Areas
- Description (opcional): un breve resumen
- Next deadline (opcional): qué vence, la fecha y una hora opcional
- El expediente se crea en su fase predeterminada (la primera fase de las plantillas integradas)
Asigne al abogado responsable posteriormente mediante Responsible en la cabecera del expediente.
Desde una hoja de cálculo#
Los propietarios y administradores pueden hacer clic en Import en la página de expedientes para incorporar expedientes desde una hoja de cálculo, en Settings → Import data. Un expediente importado conserva su propia referencia, que se muestra como Ref. en su cabecera.
Desde un lead#
- Abra la página de detalles de un lead
- Haga clic en Convert
- Establezca el título del expediente y, opcionalmente, el área de práctica, el tipo de expediente y Assign To: los datos del cliente se transfieren automáticamente
Vistas#
Lawzana Flow ofrece tres formas de visualizar sus expedientes:
Tablero#
Un embudo visual donde cada columna representa una fase. Puede:
- Arrastrar y soltar expedientes entre fases
- Ver el número de expedientes en cada fase
- Evaluar rápidamente la carga de trabajo y el progreso
Lista#
Una tabla que muestra todos los expedientes con columnas para Expediente, Cliente, Fase, Próximo plazo, Responsable y Última actividad.
Calendario#
Muestra los plazos de sus expedientes por fecha. Los recordatorios de leads y las citas se encuentran en la página Calendar de la barra lateral. Es útil para realizar el seguimiento de próximas fechas de audiencias, presentaciones y reuniones.
Fases del expediente#
Las fases representan los pasos del flujo de trabajo de un expediente. Su primer conjunto de fases se toma del área de práctica principal que eligió al registrarse. Los despachos de práctica general comienzan con Admisión, Instrucción, Redacción, Negociación y Cerrado. Para cambiarlo, vaya a Settings → Matter Stages → Apply Template y elija una de las siguientes opciones (aplicar una plantilla reemplaza sus fases actuales):
Plantilla de litigios#
| # | Fase | Color |
|---|---|---|
| 1 | Intake | Azul |
| 2 | Investigation | Morado |
| 3 | Pleading | Rosa |
| 4 | Discovery | Ámbar |
| 5 | Motions | Verde azulado |
| 6 | Trial | Rojo |
| 7 | Appeal | Índigo |
| 8 | Closed | Verde |
Plantilla transaccional#
| # | Fase | Color |
|---|---|---|
| 1 | Intake | Azul |
| 2 | Drafting | Ámbar |
| 3 | Review | Morado |
| 4 | Negotiation | Cian |
| 5 | Signing | Rosa |
| 6 | Post-Closing | Verde azulado |
| 7 | Closed | Verde |
Plantilla de derecho de familia#
| # | Fase | Color |
|---|---|---|
| 1 | Intake | Azul |
| 2 | Filing | Morado |
| 3 | Discovery | Ámbar |
| 4 | Mediation | Verde azulado |
| 5 | Trial | Rojo |
| 6 | Decree | Rosa |
| 7 | Closed | Verde |
Los despachos en Turquía, Filipinas y Tailandia también verán los flujos de trabajo propios de su país en la ventana Apply Template, bajo el nombre de su país.
Página de detalles del expediente#
Haga clic en cualquier expediente para abrir su página de detalles. La cabecera muestra la fase, el abogado responsable, las etiquetas y el próximo plazo, con botones para Add deadline, Log time, Upload, Ask AI y Fact grid. En un expediente convertido a partir de un lead, la cabecera indica cuándo se abrió, con un enlace a the lead. La página cuenta con cinco pestañas:
Resumen#
La vista de resumen que muestra:
- Próximos plazos, con la opción Mark as done
- Documentos recientes
- Última actividad y notas
- Descripción
- Datos del cliente, con enlaces al contacto del cliente y, cuando disponga de ellos, a sus datos de facturación
- Tiempo no facturado (propietarios y administradores)
- Expedientes relacionados
Documentos#
Gestione todos los archivos adjuntos a este expediente:
- Suba documentos mediante arrastrar y soltar o el explorador de archivos, varios a la vez, o desde Google Drive o OneDrive
- Organice archivos en carpetas y subcarpetas
- Abra un documento (View & Analyze) para resumirlo, extraer datos clave, interactuar con él mediante chat, ejecutar una revisión mediante playbook o identificar a las personas y empresas que menciona, o bien elija Open in Assistant
- Comparta documentos con el portal del cliente
- Los borradores de este expediente también se listan aquí
- Formatos compatibles: PDF, Word, Excel, PowerPoint, archivos de correo electrónico (.eml, .msg), archivos de texto y fotografías. Consulte Documentos para ver la lista completa.
- Tamaño máximo: 25 MB por archivo
Plazos#
Realice el seguimiento de fechas judiciales, plazos de presentación, reuniones y otras fechas clave:
- Añada un plazo con tipo, título, fecha, hora opcional, prioridad, ubicación, recordatorio y notas
- Niveles de prioridad: Baja, Media, Alta, Crítica
- Estado: Pendiente, Completado, Cancelado, Vencido
- Recordatorios: el número de días seleccionado antes de la fecha, el abogado responsable recibe un correo electrónico de recordatorio y una notificación en la aplicación. Cuando no haya ningún responsable asignado (o no pueda abrir el expediente), los recibirá en su lugar un propietario o administrador con permisos para abrirlo
- Los tipos de plazos se configuran en Settings → Milestone Types
- Active Show milestones en el enlace del portal de un cliente para mostrarle los plazos del expediente
Actividad#
Todo lo ocurrido en el expediente, estructurado en cinco secciones:
- Correos electrónicos: correos enviados desde el expediente y sus respuestas. Haga clic en New email para redactar uno, o en Email client en la tarjeta del cliente de la pestaña Resumen
- Mensajes del portal del cliente: mensajes que usted y el cliente intercambian en su página del portal. El cliente recibe un correo electrónico con un enlace para leer los suyos
- Cronología y notas: notas, subidas de documentos, cambios de fase, actualizaciones de plazos y otras acciones del equipo. En el caso de un expediente convertido a partir de un lead, el historial del lead aparece bajo From the lead
- Participantes del expediente: las personas y empresas involucradas en el expediente (cliente, parte contraria, testigo, perito, tribunal, mediador, árbitro u otro), seleccionadas a partir de sus contactos
- Conflictos: posibles conflictos identificados para este expediente, para su resolución, dispensa o rechazo
Los participantes no equivalen al acceso del equipo. Para limitar qué miembros del equipo pueden ver un expediente, utilice Restrict access o Manage access en el menú More actions de la cabecera (consulte Barreras éticas).
Facturación#
Todo lo relacionado con el aspecto económico del expediente:
- Tiempo: registre tiempo o active un cronómetro (consulte Control del tiempo)
- Gastos: registre suplidos y desembolsos para facturar (consulte Gastos y suplidos)
- Facturas: establezca el acuerdo de honorarios y cree facturas a partir del tiempo y los gastos no facturados (consulte Facturación)
- Fondos en depósito: el saldo y los movimientos de la cuenta de depósito del expediente, visibles para propietarios y administradores (consulte Contabilidad de depósitos)
- Datos de facturación: a quién se dirigen las facturas del expediente y el correo electrónico de facturación (mostrados aquí y editables en la página de contacto del cliente), así como la moneda del expediente (consulte Cuentas de clientes)
Ask AI#
Haga clic en Ask AI en la cabecera para abrir el asistente de IA en un panel lateral. Formule preguntas sobre los documentos, plazos y notas del expediente de forma simultánea, permitiendo el análisis entre varios documentos y consultas sobre la totalidad del caso. El historial de su chat se guarda en el expediente y solo usted puede verlo.
Etiquetas y áreas de práctica#
- Áreas de práctica: clasifique los expedientes por especialidad jurídica (p. ej., Corporativo, Derecho de familia, Litigios) y tipo de expediente. Configúrelas en Settings → Practice Areas.
- Etiquetas: añada etiquetas personalizadas para una mayor organización. Las etiquetas están codificadas por colores y permiten filtrar por ellas. Cree etiquetas en Settings → Tags.
Filtrado y búsqueda#
En la página de expedientes, haga clic en Filters para:
- Filtrar por fase, miembro del equipo asignado (o sin asignar), nombre del cliente, título del expediente, fecha de creación (posterior o anterior) y etiquetas
- Ordenar por fecha de creación, última actualización, título, nombre del cliente o próximo plazo, de forma ascendente o descendente
- Guardar una combinación de filtros, fijarla en la barra de herramientas o establecerla como predeterminada
Utilice la paleta de comandos (⌘K / Ctrl+K) para realizar búsquedas instantáneas en todos los expedientes.
Barreras éticas#
Si su organización utiliza barreras éticas, los expedientes con restricciones muestran:
- Un distintivo de restricción en la cabecera del expediente (Ethical Wall, Confidential o Limited Access)
- Los miembros del equipo sin acceso no ven el expediente en las listas ni en la búsqueda, y al abrir un enlace hacia él se muestra una página de Access Denied
- Quien cuente con acceso de Documents Only ve el título del expediente y sus documentos, junto con el aviso "You have access to this matter's documents only." Quien cuente con acceso de Read Only puede abrir el expediente pero no modificarlo
Consulte Barreras éticas para obtener más información.