Gestión de expedientes
Los expedientes son el núcleo de Lawzana Flow. Cada expediente representa un caso legal, una transacción o un encargo profesional. Esta guía incluye todo lo que necesita saber sobre la gestión de expedientes.
Creación de un expediente#
Desde cero#
- Vaya a Expedientes en la barra lateral
- Haga clic en Nuevo expediente
- Complete los datos:
- Título (obligatorio) — el nombre del caso o expediente
- Descripción (opcional) — un breve resumen
- Nombre del cliente (obligatorio)
- Correo electrónico del cliente (opcional)
- Teléfono del cliente (opcional)
- Área de práctica — seleccione una de sus áreas configuradas
- Asignado a — el miembro del equipo responsable
- El expediente se creará en la primera etapa de su flujo de trabajo
Desde un contacto potencial (lead)#
- Abra la página de detalles de un lead
- Haga clic en Convertir en expediente
- Asigne un título — los datos del cliente se transferirán automáticamente
Vistas#
Lawzana Flow ofrece tres formas de visualizar sus expedientes:
Tablero Kanban#
Un flujo de trabajo visual donde cada columna representa una etapa. Puede:
- Arrastrar y soltar expedientes entre etapas
- Ver el número de expedientes en cada etapa
- Evaluar rápidamente la carga de trabajo y el progreso
Vista de lista#
Una tabla tradicional que muestra todos los expedientes con columnas para el título, el cliente, la etapa, el área de práctica, el miembro del equipo asignado y las fechas. Permite ordenar y filtrar.
Vista de calendario#
Vea los expedientes según fechas clave y plazos. Resulta muy útil para hacer el seguimiento de hitos y próximos compromisos.
Etapas del expediente#
Las etapas representan los pasos del flujo de trabajo de un expediente. Al configurar los expedientes por primera vez, elija una plantilla:
Plantilla de litigios#
| # | Etapa | Color |
|---|---|---|
| 1 | Admisión | Azul |
| 2 | Investigación | Púrpura |
| 3 | Alegaciones | Rosa |
| 4 | Proposición de prueba | Ámbar |
| 5 | Peticiones | Verde azulado |
| 6 | Juicio | Rojo |
| 7 | Apelación | Índigo |
| 8 | Cerrado | Verde |
Plantilla transaccional#
| # | Etapa | Color |
|---|---|---|
| 1 | Admisión | Azul |
| 2 | Redacción | Ámbar |
| 3 | Revisión | Púrpura |
| 4 | Negociación | Cian |
| 5 | Firma | Rosa |
| 6 | Poscierre | Verde azulado |
| 7 | Cerrado | Verde |
Plantilla de derecho de familia#
| # | Etapa | Color |
|---|---|---|
| 1 | Admisión | Azul |
| 2 | Presentación | Púrpura |
| 3 | Proposición de prueba | Ámbar |
| 4 | Mediación | Verde azulado |
| 5 | Juicio | Rojo |
| 6 | Resolución | Rosa |
| 7 | Cerrado | Verde |
Página de detalle del expediente#
Haga clic en cualquier expediente para abrir su página de detalle. Cuenta con seis pestañas:
Resumen#
La vista general que muestra:
- Título del expediente, cliente y etapa
- Documentos recientes (últimas subidas)
- Próximos hitos
- Enlaces rápidos a acciones habituales
- Área de práctica y miembro del equipo asignado
Documentos#
Gestione todos los archivos adjuntos a este expediente:
- Suba documentos arrastrándolos y soltándolos o a través del explorador de archivos
- Organice archivos en carpetas con colores personalizados
- Consulte el estado del análisis de IA para cada documento:
- ✓ Texto extraído
- Resumen disponible / pendiente
- Hechos extraídos / pendientes
- Chat listo
- Comparta documentos a través del portal del cliente
- Formatos admitidos: PDF, DOC, DOCX, TXT, PNG, JPG, JPEG
- Tamaño máximo: 25 MB por archivo
Cronología#
Un historial cronológico de actividad que incluye:
- Subidas y modificaciones de documentos
- Cambios de etapa
- Notas y comentarios
- Actualizaciones de hitos
- Acciones de los miembros del equipo
Hitos#
Haga el seguimiento de fechas clave, tareas y plazos:
- Cree hitos con título, fecha de vencimiento y prioridad
- Niveles de prioridad: Baja, Media, Alta, Crítica
- Seguimiento del estado: No iniciado, En curso, Completado, Vencido
- Asigne hitos a miembros del equipo
- Los hitos se pueden compartir con los clientes a través del portal
Participantes#
Gestione quién tiene acceso a este expediente:
- Añada o elimine miembros del equipo
- Consulte el rol de cada participante
- Controle los niveles de acceso por expediente
IA#
Acceda a las funciones de IA a nivel de expediente:
- Chat del expediente — Formule preguntas sobre todos los documentos de este expediente a la vez
- La IA cuenta con el contexto de cada documento subido al expediente
- Muy útil para análisis cruzados entre documentos y consultas generales sobre el caso
Etiquetas y áreas de práctica#
- Áreas de práctica — Clasifique los expedientes por especialidad jurídica (p. ej., Corporativo, Derecho de familia, Litigios). Configúrelas en Ajustes.
- Etiquetas — Añada etiquetas personalizadas para una mayor organización. Las etiquetas están codificadas por colores y permiten búsquedas.
Filtros y búsqueda#
En la lista de expedientes, puede:
- Buscar por título, nombre del cliente o descripción
- Filtrar por etapa, área de práctica o miembro del equipo asignado
- Ordenar por fecha de creación, última actualización o alfabéticamente
- Usar la paleta de comandos (⌘K / Ctrl+K) para realizar búsquedas instantáneas en todos los expedientes
Murallas éticas#
Si su organización utiliza murallas éticas, los expedientes restringidos muestran:
- Un icono de candado junto al título del expediente
- Un distintivo de restricción en el encabezado del expediente
- Los miembros del equipo no autorizados para ver el expediente verán un mensaje de acceso denegado
Consulte Murallas éticas para más detalles.