Qué muestra este vídeo
- Todos los expedientes están en un solo tablero, desde la recepción hasta la firma.
- Ploy arrastra la compra de Lukas a Revisión.
- Añade la fecha de firma una sola vez, con un recordatorio 3 días antes.
- Se suma al resto de plazos en el calendario del despacho.
- Comparte el expediente con Lukas en un portal seguro.
- Envía el SPA revisado allí, no por correo electrónico.
- A la mañana siguiente, Inicio muestra qué ha cambiado y qué vence.
- El tiempo se registra en el expediente en pocos segundos.
- Los honorarios fijos se convierten en una factura, que se finaliza y se envía por correo electrónico a Lukas desde el expediente.
Gestión de expedientes
Los expedientes son el núcleo de Lawzana Flow. Cada expediente representa un caso legal, una transacción o un encargo. Esta guía cubre todo lo que necesita saber sobre la gestión de expedientes.
Crear un expediente#
Desde cero#
- Vaya a Expedientes en la barra lateral
- Haga clic en Nuevo expediente
- Complete los datos:
- Título del expediente (obligatorio) — el nombre del caso o expediente
- Nombre del cliente (obligatorio)
- Correo electrónico del cliente (opcional)
- Teléfono del cliente (opcional)
- Área de práctica y Tipo de expediente — seleccione entre los configurados en Configuración → Áreas de práctica
- Descripción (opcional) — un breve resumen
- Próxima fecha límite (opcional) — la tarea pendiente, la fecha y una hora opcional
- El expediente se crea en su fase predeterminada (la primera fase de las plantillas integradas)
Asigne el abogado responsable posteriormente mediante Responsable en el encabezado del expediente.
Desde un contacto potencial#
- Abra la página de detalles de un contacto potencial
- Haga clic en Convertir
- Defina el título del expediente y, opcionalmente, el área de práctica, el tipo de expediente y Asignar a — los datos del cliente se transfieren automáticamente
Vistas#
Lawzana Flow ofrece tres formas de visualizar sus expedientes:
Tablero#
Un embudo visual donde cada columna representa una fase. Puede:
- Arrastrar y soltar expedientes entre fases
- Ver el número de expedientes en cada fase
- Evaluar rápidamente la carga de trabajo y el progreso
Lista#
Una tabla que muestra todos los expedientes con columnas para Expediente, Cliente, Fase, Próxima fecha límite, Responsable y Última actividad.
Calendario#
Muestra las fechas límite de sus expedientes por fecha. Los recordatorios de contactos potenciales y las citas se encuentran en la página de Calendario en la barra lateral. Es útil para realizar el seguimiento de próximas comparecencias judiciales, presentaciones de escritos y reuniones.
Fases del expediente#
Las fases representan los pasos del flujo de trabajo de un expediente. Su primer conjunto de fases se selecciona a partir del área de práctica principal que eligió al registrarse. Los despachos de práctica general comienzan con Admisión, Instrucción, Redacción, Negociación y Cerrado. Para cambiar de plantilla, vaya a Configuración → Fases del expediente → Aplicar plantilla y elija una de las siguientes (aplicar una plantilla sustituye sus fases actuales):
Plantilla de Litigios#
| # | Fase | Color |
|---|---|---|
| 1 | Intake | Azul |
| 2 | Investigation | Morado |
| 3 | Pleading | Rosa |
| 4 | Discovery | Ámbar |
| 5 | Motions | Verde azulado |
| 6 | Trial | Rojo |
| 7 | Appeal | Índigo |
| 8 | Closed | Verde |
Plantilla Transaccional#
| # | Fase | Color |
|---|---|---|
| 1 | Intake | Azul |
| 2 | Drafting | Ámbar |
| 3 | Review | Morado |
| 4 | Negotiation | Cian |
| 5 | Signing | Rosa |
| 6 | Post-Closing | Verde azulado |
| 7 | Closed | Verde |
Plantilla de Derecho de familia#
| # | Fase | Color |
|---|---|---|
| 1 | Intake | Azul |
| 2 | Filing | Morado |
| 3 | Discovery | Ámbar |
| 4 | Mediation | Verde azulado |
| 5 | Trial | Rojo |
| 6 | Decree | Rosa |
| 7 | Closed | Verde |
Página de detalles del expediente#
Haga clic en cualquier expediente para abrir su página de detalles. El encabezado muestra la fase, el abogado responsable, las etiquetas y la próxima fecha límite, junto con botones para Añadir fecha límite, Registrar tiempo, Subir y Preguntar a la IA. La página consta de cinco pestañas:
Resumen#
La vista de resumen que muestra:
- Próximas fechas límite, con la opción Marcar como completada
- Documentos recientes
- Última actividad y notas
- Descripción
- Datos del cliente, con enlaces al contacto del cliente y, si dispone de ellos, a sus datos de facturación
- Tiempo sin facturar (propietarios y administradores)
- Expedientes relacionados
Documentos#
Gestione todos los archivos adjuntos a este expediente:
- Suba documentos arrastrando y soltando o mediante el explorador de archivos
- Organice archivos en carpetas y subcarpetas
- Abra un documento para resumirlo, extraer datos clave, chatear con él, ejecutar una revisión mediante playbook o identificar a las personas y empresas que menciona
- Comparta documentos con el portal del cliente
- Los Borradores de este expediente también se enumeran aquí
- Formatos compatibles: PDF, Word, Excel, PowerPoint, archivos de correo electrónico (.eml, .msg), archivos de texto y fotografías. Consulte Documentos para ver la lista completa.
- Tamaño máximo: 25 MB por archivo
Fechas límite#
Realice el seguimiento de fechas de juicio, plazos de presentación, reuniones y otras fechas clave:
- Añada una fecha límite con tipo, título, fecha, hora opcional, prioridad, ubicación, recordatorio y notas
- Niveles de prioridad: Baja, Media, Alta, Crítica
- Estado: Pendiente, Completada, Cancelada, Vencida
- Recordatorios: el número de días seleccionado antes de la fecha, el abogado responsable recibe un correo electrónico de recordatorio y una notificación en la aplicación. Si no hay ningún responsable asignado (o no puede abrir el expediente), los recibirá en su lugar un propietario o administrador con permisos para abrirlo
- Los tipos de fechas límite se configuran en Configuración → Tipos de hitos
- Active Mostrar hitos en el enlace del portal del cliente para permitirle ver las fechas límite del expediente
Actividad#
Un registro cronológico del expediente, dividido en tres secciones:
- Línea de tiempo y notas — notas, subidas de documentos, cambios de fase, actualizaciones de fechas límite y otras acciones del equipo
- Participantes del expediente — las personas y empresas involucradas en el expediente (cliente, parte contraria, testigo, perito, tribunal, mediador, árbitro u otro), seleccionadas a partir de sus contactos
- Conflictos — posibles conflictos identificados para este expediente, pendientes de resolver, dispensar o desestimar
Los participantes no equivalen al acceso del equipo. Para limitar qué miembros del equipo pueden ver un expediente, utilice Restringir acceso o Gestionar acceso en el menú Más acciones del encabezado (consulte Murallas chinas).
Facturación#
Todo lo relacionado con las finanzas del expediente:
- Tiempo: registre tiempo o utilice un temporizador (consulte Control horario)
- Gastos: registre suplidos y gastos para facturar (consulte Gastos y suplidos)
- Facturas: establezca el acuerdo de honorarios y cree facturas a partir del tiempo y los gastos no facturados (consulte Facturación)
- Fondos de clientes: el saldo y los movimientos de la cuenta de fondos de clientes del expediente, visibles para propietarios y administradores (consulte Contabilidad de fondos de clientes)
- Datos de facturación: a quién van dirigidas las facturas del expediente y el correo de facturación (visibles aquí, editables en la página de contacto del cliente), así como la moneda del expediente (consulte Cuentas de clientes)
Preguntar a la IA#
Haga clic en Preguntar a la IA en el encabezado para abrir el asistente de IA en un panel lateral. Formule preguntas sobre los documentos, fechas límite y notas del expediente de forma simultánea; resulta muy útil para el análisis cruzado de documentos y consultas globales sobre el caso.
Etiquetas y áreas de práctica#
- Áreas de práctica — Categorice los expedientes por especialidad jurídica (p. ej., Mercantil, Derecho de familia, Litigios) y tipo de expediente. Configúrelas en Configuración → Áreas de práctica.
- Etiquetas — Añada etiquetas personalizadas para una mayor organización. Las etiquetas están identificadas por colores y puede filtrar por ellas. Cree etiquetas en Configuración → Etiquetas.
Filtros y búsqueda#
En la página de expedientes, haga clic en Filtros para:
- Filtrar por fase, miembro del equipo asignado (o sin asignar), nombre del cliente, título del expediente, fecha de creación (posterior o anterior) y etiquetas
- Ordenar por fecha de creación, última actualización, título, nombre del cliente o próxima fecha límite, de forma ascendente o descendente
- Guardar una combinación de filtros, fijarla en la barra de herramientas o establecerla como predeterminada
Utilice la paleta de comandos (⌘K / Ctrl+K) para realizar búsquedas instantáneas en todos los expedientes.
Murallas chinas#
Si su organización utiliza murallas chinas, los expedientes con restricciones muestran:
- Un distintivo de restricción en el encabezado del expediente (Muralla china, Confidencial o Acceso limitado)
- Los miembros del equipo sin acceso no verán el expediente en las listas ni en las búsquedas, y si abren un enlace directo al mismo, verán una página de Acceso denegado
Consulte Murallas chinas para obtener más información.