Facturación

Cree facturas a partir del tiempo y los gastos no facturados de un asunto, envíelas a su cliente y registre los pagos cuando llegue el dinero. Todo se gestiona en el asunto, en la pestaña Facturación → Facturas.

El trabajo sigue una única dirección: el tiempo y los gastos permanecen como no facturados hasta que se genera una factura a partir de ellos. La factura comienza como un borrador editable. Al finalizarla, recibe un número y queda bloqueada. Usted la envía por correo electrónico, el cliente paga fuera de Flow (normalmente por transferencia bancaria) y un propietario o administrador registra el pago.

Antes de su primera factura en un asunto#

Compruebe dos elementos en el asunto:

• Datos de facturación (en Facturación): a quién se dirige la factura, el correo electrónico de facturación al que se envían las facturas y recordatorios, la dirección del cliente, país, NIF/CIF y plazos de pago, y la moneda del asunto. Los datos del cliente se editan en su ficha de contacto (Editar en la página del cliente); si el cliente aún no tiene ninguno, haga clic en Configurar facturación del cliente. Consulte Cuentas de clientes.
• Acuerdo de honorarios (en Facturas): lo que Nueva factura incluye en la factura. Haga clic en Guardar a su lado. Si lo olvida, Nueva factura lo guardará primero automáticamente.

Una tarifa fija o de contingencia se incluye en una sola factura. Si anula esa factura, los honorarios se podrán facturar de nuevo.

Cómo evitar errores en la primera factura#

La mayoría de los problemas con una primera factura se deben a algún paso omitido durante la configuración inicial. Revise estos puntos antes de hacer clic en Finalizar:

• Tarifas. El tiempo sin tarifa muestra Requiere tarifa y se excluye de la factura. Defina las tarifas predeterminadas y las del personal en Ajustes → Facturación y tarifas; al guardarlas, se asignará precio al tiempo ya registrado.
• Moneda. Compruebe la moneda de su firma antes de que nadie registre tiempo, y defina la moneda del asunto de cada cliente extranjero antes de empezar el trabajo. Una vez que exista trabajo valorado en una moneda, la moneda del asunto no podrá cambiarse hasta que dicho trabajo se facture o se elimine. Consulte Facturación en otra moneda.
• Tarifas en la moneda correcta. Un asunto facturado en libras requiere tarifas en libras (las Tarifas de facturación del cliente) o una tarifa personalizada en cada entrada. Las tarifas en euros no se aplicarán.
• Impuestos para clientes extranjeros. Si el borrador muestra la advertencia fiscal transfronteriza, configure el % de impuestos y una nota según las indicaciones de su asesor contable.
• Retenciones fiscales. Si sus clientes corporativos le aplican retenciones sobre sus honorarios, configure el tipo en Ajustes → Facturación y tarifas antes de generar el borrador. Consulte Retenciones fiscales.
• Instrucciones de pago. Rellénelas con antelación: una factura emitida conserva las instrucciones con las que fue generada.
• Correo electrónico de facturación. Compruébelo en los Datos de facturación del asunto: allí se envían las facturas y los recordatorios, y sin un correo no podrán remitirse. Modifíquelo en la ficha de contacto del cliente.
• Acuerdo de honorarios. Los asuntos con tarifa fija o a contingencia no facturan tiempo. Elija Por horas o Híbrido si debe facturarse el tiempo.
• Prefijo del número de factura. Configúrelo antes de su primera factura; los números ya emitidos nunca cambian.
• Asunto de ejemplo. No emita facturas reales ni registre cobros de clientes en el asunto de ejemplo. Consulte Primeros pasos.

Creación de un borrador#

Haga clic en Nueva factura. Flow creará un borrador a partir de todo lo no facturado en el asunto, respetando el acuerdo de honorarios, en la moneda del asunto y con su tasa impositiva predeterminada. Si se excluyó algún elemento, Flow indicará el motivo; por ejemplo, "Se omitió 1 entrada sin tarifa" o "No se incluyó 1 entrada en GBP: esta factura está en EUR". Si no hay nada pendiente de facturar, verá el mensaje Aún no hay nada que facturar en este asunto.

Crear un borrador no marca nada como facturado. Esto solo ocurre al finalizar la factura.

Edición de un borrador#

Mientras una factura sea un borrador, usted puede:

• Cambiar la redacción de una línea. Haga clic en el lápiz, edite el texto y haga clic en Guardar línea. Las líneas de tiempo y gastos facturan exactamente lo registrado, por lo que solo se puede modificar su descripción. Para facturar un importe menor, añada un ajuste o un descuento, o corrija la entrada de tiempo y vuelva a generar la factura.
• Modificar una línea de tarifa fija o de ajuste. Puede cambiar su descripción, cantidad y precio unitario.
• Eliminar una línea con la ×. El tiempo o el gasto volverá al estado de no facturado para incluirse en una factura posterior.
• Añadir un ajuste. Escriba una descripción y un importe, y haga clic en Añadir. Un importe negativo actúa como abono o crédito; por ejemplo, "Descuento de cortesía" por −100.
• Aplicar un descuento como un importe fijo o como un porcentaje del subtotal. Si es un porcentaje, se adaptará al subtotal si las líneas cambian. El descuento se aplica antes de impuestos.
• Definir el % de impuestos. Un tipo impositivo único para toda la factura, cargado a partir de sus ajustes.
• Configurar el % de retención y el Nombre de la retención cuando el cliente deba deducir impuestos de sus honorarios. Consulte Retenciones fiscales.
• Añadir notas para el cliente. Se imprimirán en la parte inferior de la factura.

Haga clic en Aplicar tras modificar el descuento, los impuestos, la retención o las notas. El botón Eliminar suprime el borrador; su tiempo y sus gastos permanecerán sin facturar. Las facturas emitidas no se pueden eliminar: un propietario o administrador debe anularlas o declararlas incobrables (véase más adelante).

Retenciones fiscales#

Cuando un cliente corporativo retiene impuestos sobre sus honorarios para ingresarlos en la administración tributaria, configure un porcentaje de retención para que Flow refleje lo que el cliente le pagará realmente. Esto es habitual en Filipinas, Turquía y Tailandia.

Los propietarios y administradores definen el valor predeterminado en Ajustes → Facturación y tarifas, en Facturación e impuestos: Porcentaje de retención fiscal (%) (máximo 50) y Nombre de la retención en facturas, por ejemplo "Retención fiscal" o "Stopaj". Los nuevos borradores aplican este tipo impositivo solo cuando el cliente es una empresa. A los clientes particulares no se les aplica retención.

En un borrador puede cambiar el % de retención y el Nombre de la retención, y luego hacer clic en Aplicar. La retención es una proporción del subtotal tras el descuento, nunca de los impuestos. La factura muestra el total, luego "Menos: (%)" y, por último, el Importe pendiente. Por ejemplo, unos honorarios de 10.000 PHP con 12% de IVA y 10% de retención suman 11.200 PHP, menos 1.000 PHP de retención, por lo que el importe a pagar es de 10.200 PHP.

Los pagos liquidan el importe pendiente. Si un cliente paga el importe adeudado, la factura queda en estado Pagada, no Pagada parcialmente. Si el país del cliente no coincide con el suyo, el borrador le recordará comprobar si procede aplicar retención.

Estados de honorarios y facturas fiscales oficiales#

Si la legislación exige que su factura fiscal oficial se emita desde otro sistema (e-SMM en Turquía, la factura BIR en Filipinas, la factura o recibo fiscal en Tailandia), el documento de Flow puede funcionar como un estado de honorarios que haga referencia a dicha factura. Los propietarios y administradores pueden configurarlo en Ajustes → Facturación y tarifas, en la sección Documento de factura:

• Título del documento: sustituye a "Factura" en el documento; por ejemplo, "Estado de cuenta". Los correos electrónicos de facturas, recordatorios y recibos también utilizarán este título
• Pie de página: texto impreso al final de cada factura
• Su delegación tributaria: texto impreso bajo su NIF/CIF
• Denominación del NIF del cliente: etiqueta previa al NIF/identificador fiscal del cliente
• Denominación del número de factura oficial: por ejemplo, "Factura BIR n.º"
• Registro de IVA (firmas de Filipinas): imprime su TIN como "VAT REG TIN" o "NON-VAT REG TIN". Introduzca el TIN junto con su código de sucursal de 5 dígitos

Una vez que dé nombre al número oficial, cada factura mostrará un campo con esa etiqueta. Escriba el número del documento oficial emitido y haga clic en Guardar. Puede añadirlo o editarlo en borradores y en facturas emitidas, pero no en las anuladas. Se imprime debajo del número de factura y se incluye en la exportación para el contable.

Una factura emitida conserva el título y el pie de página con los que fue emitida.

Valores predeterminados por país#

Las firmas en Turquía, Filipinas y Tailandia verán la opción Usar valores predeterminados de Turquía (o Filipinas, Tailandia) en la parte superior de Ajustes → Facturación y tarifas. Haga clic en Aplicar y confirme. Esto configurará su moneda, impuestos, retenciones para empresas, etiquetas de identificación fiscal y el título del documento con su pie de página. Sus tarifas y las facturas ya emitidas no se modificarán.

Las nuevas firmas que se registren seleccionando uno de estos países adoptarán sus ajustes predeterminados de forma automática, sin IVA en el caso de Filipinas y Tailandia. Si una firma turca genera un borrador en una moneda distinta de TRY para un cliente en Turquía, se mostrará un aviso indicando que la normativa turca exige liquidar en TRY o su contravalor.

Finalización#

No existe una vista previa independiente, por lo que se recomienda revisar el borrador antes de hacer clic en Finalizar. Si el total o alguna línea es igual a cero, Flow le pedirá confirmación previa explicando el motivo (líneas sin tarifa, un descuento que deja el saldo en cero o importes que se anulan entre sí). Al finalizar:

• Se asigna a la factura el siguiente número correlativo: su prefijo más cuatro dígitos, por ejemplo INV-0001. Los números nunca se reutilizan, ni siquiera si la factura se anula con posterioridad
• Se establece la fecha de emisión en el día actual y la fecha de vencimiento según los plazos de pago del cliente (o los de su firma)
• Se fijan de forma permanente los datos de facturación del cliente, las instrucciones de pago, el título del documento y el pie de página tal como están en ese instante, de modo que los cambios futuros no alteren la factura emitida
• Se bloquean las líneas y se marca el tiempo y los gastos como Facturado

Si algo ha cambiado desde que se creó el borrador (una entrada editada, eliminada o facturada en otra factura), Finalizar rechazará la acción y le solicitará rehacerla. Elimine el borrador y haga clic en Nueva factura otra vez.

Envío al cliente#

Una vez finalizada la factura, puede:

• Imprimir / PDF: una página limpia lista para imprimir con los datos de su firma y NIF/CIF, el destinatario, fechas, líneas, totales, instrucciones de pago y notas
• Enviar factura por correo: Flow muestra primero quién la recibirá y luego envía al cliente un enlace a una página segura donde puede ver y descargar la factura sin necesidad de iniciar sesión

El correo se remitirá a la dirección que figure en los Datos de facturación del asunto; si no hay ninguna, añádala primero en la tarjeta de Datos de facturación de la ficha del cliente. Mostrará el nombre de su firma como remitente, y las respuestas irán a la persona que efectuó el envío. Se redacta en el idioma del remitente (inglés, español, francés, turco o tailandés), y la página del cliente se abrirá en uno de esos idiomas, según el navegador del cliente. Si configuró un Título del documento, el correo lo empleará en lugar de "factura". Puede reenviarla en cualquier momento. Una factura pagada se enviará en concepto de recibo. Los borradores, las facturas anuladas y las declaradas incobrables no se pueden enviar por correo electrónico.

La página del cliente se abre mostrando el estado de la factura:

Los borradores nunca son visibles para el cliente. La opción Descargar PDF en dicha página abre la ventana de impresión del navegador, donde el cliente puede seleccionar Guardar como PDF.

Registro de pagos#

Flow no procesa cobros con tarjeta en línea. Los clientes pagan siguiendo las instrucciones de pago impresas en la factura, y un propietario o administrador registra cada cobro. En una factura emitida o pagada parcialmente, complete los campos en Registrar pago y haga clic en Registrar:

• Importe, en la moneda de la factura
• El método: Transferencia bancaria, Efectivo, Tarjeta (fuera de línea) u Otro
• La fecha de recepción del dinero: el día actual si se deja en blanco; no se admiten fechas posteriores al día siguiente
• Referencia: la referencia bancaria de la transferencia resulta idónea

Se admiten pagos parciales: la factura pasa al estado Pagada parcialmente y lista cada cobro con su referencia. Cuando los pagos alcanzan el importe pendiente (el total menos las retenciones aplicables), pasa a estar Pagada y no admite más pagos.

Si introduce un importe superior al saldo pendiente, Flow preguntará Superior al saldo pendiente antes de registrarlo. Suele tratarse de un error tipográfico, por lo que debe pulsar Cancelar; elija Registrar de todos modos únicamente si el cliente pagó de más de forma intencionada.

Si el banco dedujo comisiones y recibió un importe inferior al debido, registre la cantidad neta percibida. Consulte con su contable si procede reclamar la diferencia o darla por perdida.

Corrección de un pago#

Si introdujo un importe incorrecto, un propietario o administrador puede hacer clic en la × junto al pago y confirmar la acción en ¿Eliminar este pago?. El saldo se recalculará automáticamente, de modo que una factura pagada volverá al estado Pagada parcialmente o Emitida. A continuación, registre el importe correcto. Los pagos en facturas anuladas o declaradas incobrables no se pueden modificar.

Recordatorios de pago#

En una factura emitida o pagada parcialmente que tenga saldo pendiente, haga clic en Enviar recordatorio junto a Enviar factura por correo. Flow mostrará quién lo recibirá, el número de factura, el saldo pendiente y cuándo se envió el último recordatorio. El correo indica el saldo, la fecha de vencimiento o los días que lleva vencida, e incluye un enlace a la página del cliente. Los propietarios y administradores también pueden utilizar Recordar desde la lista de facturas pendientes en el Panel de facturación.

Cada factura admite como máximo un recordatorio cada 24 horas, con independencia de desde dónde se envíe. Si intenta enviarlo antes, no se enviará nada y Flow le advertirá de cuándo salió el último. Tras el envío, aparecerá Recordatorio enviado junto al botón con la fecha y hora correspondientes.

Cuándo no se enviará un recordatorio#

• Ya se envió un recordatorio en las últimas 24 horas. Flow le indicará la hora; inténtelo de nuevo transcurrido ese plazo.
• No hay correo de facturación. Añada uno en la tarjeta de Datos de facturación dentro de la ficha de contacto del cliente.
• La factura ya no está pendiente. Fue pagada, anulada o declarada incobrable desde que se cargó la página.
• No aparece el botón Enviar recordatorio. Solo se muestra en facturas emitidas o pagadas parcialmente que tengan saldo pendiente, y exclusivamente a usuarios con permisos de edición en el asunto (no a visualizadores o usuarios con acceso de solo lectura).

Declarar incobrable y anular#

Ambas opciones están reservadas a propietarios y administradores, requieren confirmación previa y son irreversibles.

• Declarar incobrable cierra una factura emitida o pagada parcialmente y da por perdido el saldo pendiente de cobro. Utilícelo solo para importes que tenga la certeza de que no cobrará. Seguirá constando como facturado en sus informes, y la parte impagada reducirá su tasa de cobro.
• Anular cancela una factura emitida que no tiene ningún pago registrado. Permanece en su historial identificada como Anulada y su número nunca se vuelve a utilizar. El tiempo y los gastos retornan al estado de no facturados, los honorarios fijos o de contingencia se pueden volver a facturar, y el enlace del cliente mostrará la factura como cancelada y sin saldo pendiente. Si se anotó un pago por error, elimínelo antes de anular.

Para corregir una factura emitida, anúlela, ajuste el tiempo, los gastos o los datos de facturación pertinentes y haga clic de nuevo en Nueva factura. La nueva factura tomará el siguiente número correlativo.

Estados de una factura#

Permisos por rol#

Los propietarios, administradores y miembros con acceso al asunto pueden configurar el acuerdo de honorarios y la moneda del asunto, editar los datos de facturación del cliente, crear, editar y eliminar borradores, finalizar, enviar por correo, emitir recordatorios y registrar el número de factura oficial. Registrar o eliminar pagos, declarar incobrables y anular facturas son acciones reservadas exclusivamente a propietarios y administradores. Los visualizadores pueden consultar las facturas y abrir Imprimir / PDF. Consulte Equipo y roles.

Funciones no disponibles actualmente en Flow#

• Un único tipo impositivo por factura. No se admiten impuestos diferenciados por línea ni por cliente. Si aplican dos tipos distintos, emita dos facturas independientes. La retención también se aplica mediante un tipo único por factura.
• Sin notas de crédito ni facturas de anticipo. Consulte las soluciones alternativas en las Preguntas frecuentes.
• Sin pasarela de pagos en línea. Los clientes abonan sus facturas por transferencia bancaria u otros medios externos a Flow.
• Sin formatos de factura electrónica como Factur-X, Verifactu, CFDI, facturas e-SMM o BIR, y sin facturación recurrente o periódica por lotes. Deberá emitir el documento oficial en su sistema tributario y registrar su número en la factura de Flow.
• Fecha de emisión no editable. La fecha de emisión es inexcusablemente el día en que finaliza la factura.
• Sin conversión automática de divisas. Consulte Facturación en otra moneda.