การออกใบแจ้งหนี้
สร้างใบแจ้งหนี้จากเวลาและค่าใช้จ่ายที่ยังไม่ได้เรียกเก็บของคดี ส่งให้ลูกค้าของคุณ และบันทึกการชำระเงินเมื่อได้รับเงิน ทุกอย่างดำเนินการได้ในหน้าคดี ใต้แท็บ การเรียกเก็บเงิน → ใบแจ้งหนี้
การทำงานจะดำเนินไปในทิศทางเดียว: เวลาและค่าใช้จ่ายจะยังคงอยู่ในสถานะยังไม่ได้เรียกเก็บจนกว่าจะมีการสร้างใบแจ้งหนี้ขึ้นมา ใบแจ้งหนี้จะเริ่มต้นจากการเป็นฉบับร่างที่คุณสามารถแก้ไขได้ เมื่อคุณยืนยันความถูกต้อง ใบแจ้งหนี้จะได้รับเลขที่เอกสารและถูกล็อก คุณสามารถส่งอีเมลให้ลูกค้า ลูกค้าจะชำระเงินภายนอก Flow (โดยปกติคือการโอนเงินผ่านธนาคาร) และเจ้าของหรือผู้ดูแลระบบจะทำการบันทึกการชำระเงิน
ก่อนออกใบแจ้งหนี้ฉบับแรกของคดี#
ตรวจสอบสองสิ่งนี้ในหน้าคดี:
- รายละเอียดการเรียกเก็บเงิน (ใต้ การเรียกเก็บเงิน): ระบุว่าใบแจ้งหนี้ส่งถึงใคร, อีเมลเรียกเก็บเงินสำหรับส่งใบแจ้งหนี้และการแจ้งเตือน, ที่อยู่ของลูกค้า, ประเทศ, เลขประจำตัวผู้เสียภาษี และเงื่อนไขการชำระเงิน รวมถึงสกุลเงินของคดี รายละเอียดของลูกค้าสามารถแก้ไขได้ที่หน้าผู้ติดต่อของลูกค้า (แก้ไขในหน้าลูกค้า); หากลูกค้ายังไม่มีข้อมูล ให้คลิก ตั้งค่าการเรียกเก็บเงินของลูกค้า ดูที่ บัญชีลูกค้า
- ข้อตกลงค่าธรรมเนียม (ใต้ ใบแจ้งหนี้): กำหนดสิ่งที่ปุ่ม ใบแจ้งหนี้ใหม่ จะนำมาลงในใบแจ้งหนี้ คลิก บันทึก ข้างๆ ตัวเลือก หากคุณลืมกด ระบบจะทำการบันทึกให้ก่อนเมื่อคลิก ใบแจ้งหนี้ใหม่
| ข้อตกลงค่าธรรมเนียม | สิ่งที่ "ใบแจ้งหนี้ใหม่" เรียกเก็บ |
|---|---|
| ตามชั่วโมง | เวลาที่สามารถเรียกเก็บเงินได้ซึ่งยังไม่ได้เรียกเก็บทั้งหมด รวมทั้งค่าใช้จ่าย |
| ค่าธรรมเนียมคงที่ | ค่าธรรมเนียมคงที่ เรียกเก็บครั้งเดียวต่อคดี รวมทั้งค่าใช้จ่าย เวลาที่บันทึกไว้ในคดีจะไม่ถูกนำมาเรียกเก็บ |
| ตามผลสำเร็จของคดี (Contingency) | เปอร์เซ็นต์ที่ตกลงกันของ จำนวนเงินที่เรียกคืนได้ ที่คุณระบุข้างปุ่ม ใบแจ้งหนี้ใหม่ เรียกเก็บครั้งเดียวต่อคดี รวมทั้งค่าใช้จ่าย หากเว้นว่างไว้ ฉบับร่างจะมีเฉพาะค่าใช้จ่าย เวลาจะไม่ถูกนำมาเรียกเก็บ |
| แบบผสม (Hybrid) | ค่าธรรมเนียมคงที่ (ครั้งเดียว) และเวลาที่ยังไม่ได้เรียกเก็บทั้งหมด รวมทั้งค่าใช้จ่าย |
ค่าธรรมเนียมคงที่หรือค่าธรรมเนียมตามผลสำเร็จจะปรากฏในใบแจ้งหนี้เพียงฉบับเดียวเท่านั้น หากคุณยกเลิกใบแจ้งหนี้ฉบับนั้น ค่าธรรมเนียมดังกล่าวจะสามารถนำกลับมาเรียกเก็บได้อีกครั้ง
การหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดในใบแจ้งหนี้ฉบับแรก#
ปัญหาส่วนใหญ่ในใบแจ้งหนี้ฉบับแรกมักเกิดจากการข้ามขั้นตอนระหว่างการตั้งค่า ตรวจสอบสิ่งเหล่านี้ก่อนคลิก ยืนยันความถูกต้อง:
- อัตราค่าบริการ รายการเวลาที่ไม่มีการกำหนดอัตราจะแสดงข้อความ จำเป็นต้องระบุอัตรา และจะไม่ถูกนำมารวมในใบแจ้งหนี้ กำหนดอัตราเริ่มต้นและอัตราของเจ้าหน้าที่ใน การตั้งค่า → การออกใบแจ้งหนี้และอัตราค่าบริการ การบันทึกอัตราเหล่านี้จะคำนวณราคาให้กับเวลาที่บันทึกไว้แล้วโดยอัตโนมัติ
- สกุลเงิน ตรวจสอบสกุลเงินของสำนักงานของคุณก่อนที่จะมีใครบันทึกเวลา และกำหนดสกุลเงินของคดีสำหรับลูกค้าต่างประเทศแต่ละรายก่อนเริ่มงาน เมื่อมีงานที่กำหนดราคาในสกุลเงินหนึ่งแล้ว สกุลเงินของคดีจะไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้จนกว่างานนั้นจะถูกเรียกเก็บเงินหรือลบออก ดูที่ การเรียกเก็บเงินในสกุลเงินอื่น
- อัตราค่าบริการในสกุลเงินที่ถูกต้อง คดีที่เรียกเก็บเป็นสกุลเงินปอนด์ต้องใช้อัตราค่าบริการที่เป็นสกุลเงินปอนด์ (อัตราการเรียกเก็บเงิน ของลูกค้า) หรือการกำหนดอัตราแทนที่ในแต่ละรายการ อัตราสกุลเงินยูโรจะไม่นำมาใช้
- ภาษีสำหรับลูกค้าต่างประเทศ หากฉบับร่างแสดงข้อความแจ้งเตือนภาษีข้ามพรมแดน ให้กำหนด ภาษี % และหมายเหตุตามคำแนะนำของนักบัญชีของคุณ
- ภาษีหัก ณ ที่จ่าย หากลูกค้ารูปแบบบริษัทหักภาษีจากค่าธรรมเนียมของคุณ ให้กำหนดอัตราใน การตั้งค่า → การออกใบแจ้งหนี้และอัตราค่าบริการ ก่อนที่คุณจะสร้างฉบับร่าง ดูที่ ภาษีหัก ณ ที่จ่าย
- คำแนะนำในการชำระเงิน กรอกข้อมูลเหล่านี้ก่อนเสมอ: ใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้วจะคงคำแนะนำในการชำระเงินตามที่ระบุไว้ ณ เวลาที่ออกเอกสาร
- อีเมลเรียกเก็บเงิน ตรวจสอบใน รายละเอียดการเรียกเก็บเงิน ของคดี: ใบแจ้งหนี้และการแจ้งเตือนจะถูกส่งไปที่นั่น และหากไม่มีอีเมลก็จะไม่สามารถส่งเอกสารได้ แก้ไขได้ที่หน้าผู้ติดต่อของลูกค้า
- ข้อตกลงค่าธรรมเนียม คดีแบบค่าธรรมเนียมคงที่และตามผลสำเร็จจะไม่เรียกเก็บเงินตามเวลา เลือก ตามชั่วโมง หรือ แบบผสม หากต้องการออกใบแจ้งหนี้ตามเวลา
- คำนำหน้าเลขที่ใบแจ้งหนี้ กำหนดก่อนออกใบแจ้งหนี้ฉบับแรก เลขที่เอกสารที่ออกไปแล้วจะไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้
- คดีตัวอย่าง อย่าออกใบแจ้งหนี้จริงหรือบันทึกเงินของลูกค้าในคดีตัวอย่าง ดูที่ เริ่มต้นการใช้งาน
การสร้างฉบับร่าง#
คลิก ใบแจ้งหนี้ใหม่ Flow จะสร้างฉบับร่างจากทุกรายการที่ยังไม่ได้เรียกเก็บในคดี ตามข้อตกลงค่าธรรมเนียม ในสกุลเงินของคดี พร้อมอัตราภาษีเริ่มต้นของคุณ หากมีบางรายการตกหล่น Flow จะแจ้งเหตุผล เช่น "ละเว้น 1 รายการที่ไม่ได้กำหนดอัตราไว้" หรือ "ไม่รวม 1 รายการที่เป็นสกุลเงิน GBP: ใบแจ้งหนี้นี้เป็นสกุลเงิน EUR" หากไม่มีรายการใดให้เรียกเก็บเงิน คุณจะเห็นข้อความ ยังไม่มีรายการให้เรียกเก็บเงินในคดีนี้
การสร้างฉบับร่างไม่ได้เป็นการทำเครื่องหมายว่ารายการนั้นถูกเรียกเก็บเงินแล้ว การเปลี่ยนแปลงดังกล่าวจะเกิดขึ้นเมื่อคุณยืนยันความถูกต้องเท่านั้น
การแก้ไขฉบับร่าง#
ในขณะที่ใบแจ้งหนี้ยังเป็นฉบับร่าง คุณสามารถ:
- แก้ไขข้อความในรายการ คลิกที่ไอคอนดินสอ แก้ไขข้อความ แล้วคลิก บันทึกรายการ รายการเวลาและค่าใช้จ่ายจะเรียกเก็บตามที่บันทึกไว้จริงทุกประการ ดังนั้นจึงเปลี่ยนได้เฉพาะคำอธิบายเท่านั้น หากต้องการเรียกเก็บเงินน้อยลง ให้เพิ่มรายการปรับปรุงหรือส่วนลด หรือแก้ไขรายการเวลาและสร้างใบแจ้งหนี้ใหม่อีกครั้ง
- แก้ไขรายการค่าธรรมเนียมคงที่หรือรายการปรับปรุง สามารถเปลี่ยนคำอธิบาย จำนวน และอัตราได้ทั้งหมด
- ลบรายการออก ด้วยเครื่องหมาย × เวลาหรือค่าใช้จ่ายนั้นจะกลับไปอยู่ในสถานะยังไม่ได้เรียกเก็บสำหรับใบแจ้งหนี้รอบถัดไป
- เพิ่มรายการปรับปรุง พิมพ์คำอธิบายและจำนวนเงิน จากนั้นคลิก เพิ่ม จำนวนเงินที่ติดลบจะถือเป็นเครดิต เช่น "ส่วนลดพิเศษ" ที่ −100
- กำหนดส่วนลด เป็นจำนวนเงินหรือเป็นเปอร์เซ็นต์ของยอดรวมย่อย การระบุเป็นเปอร์เซ็นต์จะคำนวณตามยอดรวมย่อยเสมอหากมีการเปลี่ยนแปลงรายการ ส่วนลดจะถูกนำไปคำนวณก่อนภาษี
- กำหนด ภาษี % ใช้อัตราเดียวสำหรับทั้งใบแจ้งหนี้ โดยดึงข้อมูลมาจากการตั้งค่าของคุณ
- กำหนด % หัก ณ ที่จ่าย และ ชื่อภาษีหัก ณ ที่จ่าย เมื่อลูกค้าหักภาษีจากค่าธรรมเนียมของคุณ ดูที่ ภาษีหัก ณ ที่จ่าย
- เพิ่มหมายเหตุสำหรับลูกค้า ข้อความเหล่านี้จะพิมพ์อยู่ที่ด้านล่างของใบแจ้งหนี้
คลิก นำไปใช้ หลังจากแก้ไขส่วนลด ภาษี การหัก ณ ที่จ่าย หรือหมายเหตุ ปุ่ม ลบ จะเป็นการลบฉบับร่างทิ้ง โดยเวลาและค่าใช้จ่ายจะยังคงอยู่ในสถานะยังไม่ได้เรียกเก็บ ทั้งนี้ ใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้วจะไม่สามารถลบได้: เจ้าของหรือผู้ดูแลระบบจะต้องใช้วิธียกเลิกหรือตัดหนี้สูญแทน (ดูด้านล่าง)
ภาษีหัก ณ ที่จ่าย#
เมื่อลูกค้ารูปแบบบริษัทหักภาษีจากค่าธรรมเนียมของคุณและนำส่งให้กรมสรรพากร ให้กำหนดอัตราภาษีหัก ณ ที่จ่าย แล้ว Flow จะแสดงจำนวนเงินที่ลูกค้าต้องชำระให้คุณจริง ซึ่งเป็นแนวทางปฏิบัติทั่วไปในฟิลิปปินส์ ตุรกี และไทย
เจ้าของและผู้ดูแลระบบสามารถกำหนดค่าเริ่มต้นได้ที่ การตั้งค่า → การออกใบแจ้งหนี้และอัตราค่าบริการ ใต้หัวข้อ การออกใบแจ้งหนี้และภาษี: อัตราภาษีหัก ณ ที่จ่าย (%) (ไม่เกิน 50) และ ชื่อภาษีหัก ณ ที่จ่ายในใบแจ้งหนี้ เช่น "ภาษีหัก ณ ที่จ่าย" หรือ "Stopaj" ฉบับร่างใหม่จะใช้อัตรานี้เฉพาะเมื่อลูกค้าเป็นนิติบุคคลหรือบริษัทเท่านั้น ลูกค้าที่เป็นบุคคลธรรมดาจะไม่มีการหักภาษี ณ ที่จ่าย
ในหน้าฉบับร่าง คุณสามารถเปลี่ยน % หัก ณ ที่จ่าย และ ชื่อภาษีหัก ณ ที่จ่าย ได้ จากนั้นคลิก นำไปใช้ ภาษีหัก ณ ที่จ่ายจะคำนวณจากสัดส่วนของยอดรวมย่อยหลังหักส่วนลด โดยไม่นำภาษีมูลค่าเพิ่มมาคำนวณ ใบแจ้งหนี้จะแสดงยอดรวม ตามด้วย "หัก: (%)" และตามด้วย ยอดที่ต้องชำระ ตัวอย่างเช่น ค่าธรรมเนียม 10,000 PHP พร้อม VAT 12% และภาษีหัก ณ ที่จ่าย 10% ยอดรวมจะเป็น 11,200 PHP หักออก 1,000 PHP ดังนั้นยอดที่ต้องชำระคือ 10,200 PHP
การชำระเงินจะเป็นการชำระตามยอดที่ต้องชำระ ลูกค้าที่ชำระตามยอดที่ต้องชำระครบถ้วนจะทำให้ใบแจ้งหนี้เปลี่ยนสถานะเป็น ชำระแล้ว ไม่ใช่ ชำระแล้วบางส่วน หากประเทศของลูกค้าแตกต่างจากประเทศของคุณ ฉบับร่างจะแจ้งเตือนให้คุณตรวจสอบว่าลูกค้ามีการหักภาษีหรือไม่
ใบแจ้งค่าธรรมเนียมและใบกำกับภาษีอย่างเป็นทางการ#
หากกฎหมายกำหนดให้ใบกำกับภาษีอย่างเป็นทางการของคุณต้องออกจากระบบอื่น (e-SMM ในตุรกี, ใบแจ้งหนี้ BIR ในฟิลิปปินส์, ใบกำกับภาษีหรือใบเสร็จรับเงินในไทย) เอกสารของ Flow สามารถใช้เป็นใบแจ้งค่าธรรมเนียมที่ระบุเลขที่เอกสารดังกล่าวได้ เจ้าของและผู้ดูแลระบบสามารถตั้งค่านี้ได้ใน การตั้งค่า → การออกใบแจ้งหนี้และอัตราค่าบริการ ในการ์ด เอกสารใบแจ้งหนี้:
- ชื่อเอกสาร: ใช้แทนคำว่า "Invoice" หรือ "ใบแจ้งหนี้" บนเอกสาร เช่น "ใบแจ้งยอดบัญชี" อีเมลใบแจ้งหนี้ การแจ้งเตือน และใบเสร็จรับเงินจะใช้ชื่อนี้ด้วยเช่นกัน
- ข้อความท้ายกระดาษ: พิมพ์ที่ด้านล่างของใบแจ้งหนี้ทุกฉบับ
- สำนักงานสรรพากรของคุณ: พิมพ์ไว้ใต้เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของคุณ
- ชื่อเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของลูกค้า: ข้อความกำกับหน้าเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของลูกค้า
- ชื่อเลขที่ใบแจ้งหนี้อย่างเป็นทางการ: เช่น "เลขที่ใบแจ้งหนี้ BIR"
- การจดทะเบียน VAT (สำนักงานในฟิลิปปินส์): พิมพ์ TIN ของคุณเป็น "VAT REG TIN" หรือ "NON-VAT REG TIN" กรอก TIN พร้อมรหัสสาขา 5 หลัก
เมื่อคุณกำหนดชื่อเรียกของเลขที่เอกสารทางการแล้ว ใบแจ้งหนี้แต่ละฉบับจะแสดงช่องข้อมูลตามชื่อนั้น ให้พิมพ์เลขที่เอกสารทางการที่คุณออกแล้วคลิก บันทึก คุณสามารถเพิ่มหรือเปลี่ยนแปลงได้ในฉบับร่างและใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้ว แต่ไม่สามารถแก้ไขในฉบับที่ยกเลิกไปแล้ว ข้อมูลนี้จะพิมพ์อยู่ใต้เลขที่ใบแจ้งหนี้และแสดงในไฟล์ส่งออกสำหรับนักบัญชี
ใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้วจะคงชื่อเอกสารและข้อความท้ายกระดาษตามที่ออกไว้ในขณะนั้น
ค่าเริ่มต้นของแต่ละประเทศ#
สำนักงานในตุรกี ฟิลิปปินส์ และไทย จะเห็นตัวเลือก ใช้ค่าเริ่มต้นของตุรกี (หรือฟิลิปปินส์, ไทย) ที่ด้านบนของ การตั้งค่า → การออกใบแจ้งหนี้และอัตราค่าบริการ คลิก นำไปใช้ และยืนยัน ระบบจะตั้งค่าสกุลเงิน ภาษี การหักภาษี ณ ที่จ่ายสำหรับลูกค้าบริษัท ป้ายกำกับเลขประจำตัวผู้เสียภาษี และชื่อเอกสารพร้อมข้อความท้ายกระดาษ อัตราค่าบริการและใบแจ้งหนี้ที่ออกไปแล้วของคุณจะไม่เปลี่ยนแปลง
| ประเทศ | สกุลเงิน | ภาษี | การหัก ณ ที่จ่าย (ลูกค้าบริษัท) | ชื่อเอกสาร |
|---|---|---|---|---|
| ตุรกี | TRY | KDV 20% | Stopaj 20% | Ücret bildirimi |
| ฟิลิปปินส์ | PHP | VAT 12% มีผลเฉพาะเมื่อทำเครื่องหมายที่ เราจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม | ภาษีหัก ณ ที่จ่าย 10% | Statement of account |
| ไทย | THB | VAT 7% มีผลเฉพาะเมื่อทำเครื่องหมายที่ เราจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม | 3% | ใบแจ้งหนี้ |
สำนักงานใหม่ที่ลงทะเบียนโดยเลือกประเทศเหล่านี้จะได้รับค่าเริ่มต้นของประเทศนั้นโดยอัตโนมัติ โดยจะยังไม่มี VAT สำหรับฟิลิปปินส์และไทย สำหรับฉบับร่างของสำนักงานในตุรกีที่เป็นสกุลเงินอื่นที่ไม่ใช่ TRY สำหรับลูกค้าในตุรกี จะมีข้อความระบุว่ากฎระเบียบของตุรกีกำหนดให้ใช้สกุลเงิน TRY หรือเทียบเท่า
การยืนยันความถูกต้อง#
ระบบไม่มีหน้าตัวอย่างแยกต่างหาก ดังนั้นโปรดอ่านตรวจสอบฉบับร่างก่อนคลิก ยืนยันความถูกต้อง หากยอดรวมหรือรายการใดเป็นศูนย์ Flow จะถามเพื่อยืนยันก่อนและแจ้งสาเหตุ (รายการที่ไม่มีการกำหนดอัตรา, ส่วนลดที่ทำให้ยอดกลายเป็นศูนย์ หรือรายการที่หักล้างกันพอดี) การยืนยันความถูกต้องจะ:
- กำหนดเลขที่ใบแจ้งหนี้ถัดไป: คำนำหน้าของคุณตามด้วยตัวเลขสี่หลัก เช่น
INV-0001หมายเลขจะไม่ถูกนำมาใช้ซ้ำ แม้ว่าใบแจ้งหนี้จะถูกยกเลิกในภายหลังก็ตาม - กำหนดวันที่ออกเอกสารเป็นวันนี้ และกำหนดวันครบกำหนดชำระตามเงื่อนไขการชำระเงินของลูกค้า (หรือของสำนักงานของคุณ)
- ตรึงรายละเอียดผู้รับการเรียกเก็บเงิน คำแนะนำในการชำระเงิน ชื่อเอกสาร และข้อความท้ายกระดาษตามสถานะปัจจุบัน เพื่อไม่ให้การเปลี่ยนแปลงในภายหลังกระทบต่อใบแจ้งหนี้ที่ออกไปแล้ว
- ล็อกรายการต่างๆ และทำเครื่องหมายเวลาและค่าใช้จ่ายเป็น เรียกเก็บเงินแล้ว
หากมีสิ่งใดเปลี่ยนแปลงนับตั้งแต่สร้างฉบับร่าง (มีรายการถูกแก้ไข ลบ หรือนำไปเรียกเก็บในใบแจ้งหนี้อื่นแล้ว) ระบบจะไม่อนุญาตให้กดยืนยันความถูกต้องและจะขอให้คุณสร้างใหม่ ให้ลบฉบับร่างนั้นแล้วคลิก ใบแจ้งหนี้ใหม่ อีกครั้ง
การส่งให้ลูกค้า#
เมื่อยืนยันความถูกต้องแล้ว คุณสามารถ:
- พิมพ์ / PDF: หน้าเอกสารที่จัดรูปแบบเรียบร้อยพร้อมพิมพ์ ซึ่งมีรายละเอียดของสำนักงานและเลขประจำตัวผู้เสียภาษี ข้อมูลผู้รับการเรียกเก็บเงิน วันที่ รายการ ยอดรวม คำแนะนำในการชำระเงิน และหมายเหตุ
- ส่งอีเมลใบแจ้งหนี้: Flow จะแสดงรายชื่อผู้ที่จะได้รับอีเมลก่อน จากนั้นจะส่งอีเมลพร้อมลิงก์ไปยังหน้าเว็บที่มีความปลอดภัย เพื่อให้ลูกค้าสามารถดูและดาวน์โหลดใบแจ้งหนี้ได้โดยไม่ต้องเข้าสู่ระบบ
อีเมลจะส่งไปยังอีเมลเรียกเก็บเงินใน รายละเอียดการเรียกเก็บเงิน ของคดี หากยังไม่มี ให้เพิ่มอีเมลในการ์ด รายละเอียดการเรียกเก็บเงิน ในหน้าผู้ติดต่อของลูกค้าก่อน อีเมลจะแสดงชื่อสำนักงานของคุณเป็นผู้ส่ง และการตอบกลับจะส่งตรงไปยังผู้ที่กดส่งเอกสาร ข้อความจะเขียนด้วยภาษาของผู้ส่ง (อังกฤษ, สเปน, ฝรั่งเศส, ตุรกี หรือไทย) และหน้าเว็บของลูกค้าจะเปิดขึ้นมาในภาษาใดภาษาหนึ่งตามการตั้งค่าเบราว์เซอร์ของลูกค้า หากคุณกำหนด ชื่อเอกสาร ไว้ อีเมลจะใช้ชื่อนั้นแทนคำว่า "ใบแจ้งหนี้" คุณสามารถส่งซ้ำได้ตลอดเวลา ใบแจ้งหนี้ที่ชำระแล้วจะถูกส่งเป็นใบเสร็จรับเงิน สำหรับฉบับร่าง ใบแจ้งหนี้ที่ยกเลิก และใบแจ้งหนี้ที่ตัดหนี้สูญจะไม่สามารถส่งทางอีเมลได้
หน้าเว็บของลูกค้าจะเปิดขึ้นพร้อมกับแสดงสถานะของใบแจ้งหนี้:
| ใบแจ้งหนี้ | สิ่งที่ลูกค้าเห็น |
|---|---|
| ออกแล้ว | รอการชำระเงิน พร้อมจำนวนเงินและวันครบกำหนด |
| ชำระแล้วบางส่วน | ยอดคงเหลือที่ต้องชำระ |
| ชำระแล้ว | "ชำระเงินเต็มจำนวนแล้ว ขอบคุณ" |
| ยกเลิก | "ใบแจ้งหนี้นี้ถูกยกเลิกแล้ว ไม่มียอดค้างชำระ" |
| ตัดหนี้สูญ | ปิดแล้ว: "ใบแจ้งหนี้นี้ปิดแล้ว ไม่มียอดที่ต้องชำระเพิ่มเติม" |
ลูกค้าจะไม่เห็นเอกสารฉบับร่างโดยเด็ดขาด ปุ่ม ดาวน์โหลด PDF ในหน้านั้นจะเปิดหน้าต่างการพิมพ์ของเบราว์เซอร์ ซึ่งลูกค้าสามารถเลือก บันทึกเป็น PDF ได้
การบันทึกการชำระเงิน#
Flow ไม่มีระบบรับชำระเงินด้วยบัตรออนไลน์ ลูกค้าจะชำระเงินตามคำแนะนำในการชำระเงินที่พิมพ์อยู่บนใบแจ้งหนี้ และเจ้าของหรือผู้ดูแลระบบจะเป็นผู้บันทึกการชำระเงินแต่ละครั้ง ในใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้วหรือชำระแล้วบางส่วน ให้กรอกข้อมูลในส่วน บันทึกการชำระเงิน แล้วคลิก บันทึก:
- จำนวนเงิน ในสกุลเงินของใบแจ้งหนี้
- วิธีการชำระเงิน: โอนเงินผ่านธนาคาร, เงินสด, บัตร (ออฟไลน์) หรืออื่นๆ
- วันที่ได้รับเงิน: จะเป็นวันนี้หากเว้นว่างไว้ ระบบจะปฏิเสธวันที่ล่วงหน้าเกินกว่าหนึ่งวัน
- ข้อมูลอ้างอิง: ควรใช้รหัสอ้างอิงการโอนเงินของธนาคาร
การชำระเงินเพียงบางส่วนสามารถทำได้: ใบแจ้งหนี้จะเปลี่ยนเป็น ชำระแล้วบางส่วน และแสดงรายการการชำระเงินแต่ละครั้งพร้อมข้อมูลอ้างอิง เมื่อยอดชำระครบตามยอดที่ต้องชำระ (ยอดรวม หักภาษีหัก ณ ที่จ่ายถ้ามี) สถานะจะเปลี่ยนเป็น ชำระแล้ว และไม่สามารถบันทึกการชำระเงินเพิ่มได้อีก
หากคุณป้อนจำนวนเงินมากกว่ายอดคงเหลือที่ต้องชำระ Flow จะแสดงข้อความเตือน มากกว่ายอดคงเหลือที่ต้องชำระ ก่อนทำการบันทึก ซึ่งส่วนใหญ่มักเกิดจากการพิมพ์ผิด ให้คลิก ยกเลิก และคลิก บันทึกต่อไป เฉพาะในกรณีที่ลูกค้าชำระเงินเกินมาจริงๆ เท่านั้น
หากธนาคารหักค่าธรรมเนียมทำให้ยอดเงินที่ได้รับจริงน้อยกว่ายอดที่ต้องชำระ ให้บันทึกตามจำนวนเงินจริงที่ได้รับ ปรึกษานักบัญชีของคุณว่าควรติดตามทวงถามส่วนที่เหลือหรือทำการตัดหนี้สูญ
การแก้ไขรายการชำระเงิน#
หากคุณป้อนจำนวนเงินผิด เจ้าของหรือผู้ดูแลระบบสามารถคลิกที่เครื่องหมาย × ถัดจากรายการชำระเงิน และยืนยัน ลบการชำระเงินนี้หรือไม่? ยอดคงเหลือจะได้รับการคำนวณใหม่ ทำให้ใบแจ้งหนี้ที่เคยชำระแล้วกลับไปเป็น ชำระแล้วบางส่วน หรือ ออกแล้ว จากนั้นให้บันทึกจำนวนเงินที่ถูกต้อง ทั้งนี้ การชำระเงินในใบแจ้งหนี้ที่ยกเลิกหรือตัดหนี้สูญไปแล้วจะไม่สามารถแก้ไขได้
การแจ้งเตือนการชำระเงิน#
ในใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้วหรือชำระแล้วบางส่วนซึ่งมียอดคงเหลือ ให้คลิก ส่งการแจ้งเตือน ข้างๆ ปุ่ม ส่งอีเมลใบแจ้งหนี้ Flow จะแสดงรายชื่อผู้รับ เลขที่ใบแจ้งหนี้ ยอดคงเหลือ และเวลาที่ส่งการแจ้งเตือนครั้งล่าสุด อีเมลจะระบุยอดคงเหลือ วันครบกำหนดชำระ หรือจำนวนวันที่เกินกำหนดชำระ พร้อมลิงก์ไปยังหน้าเว็บของลูกค้า นอกจากนี้ เจ้าของและผู้ดูแลระบบยังสามารถใช้ปุ่ม แจ้งเตือน ในรายการใบแจ้งหนี้ที่ยังค้างชำระบน แดชบอร์ดการเงิน ได้อีกด้วย
ใบแจ้งหนี้แต่ละฉบับจะส่งการแจ้งเตือนได้ไม่เกินหนึ่งครั้งในทุกๆ 24 ชั่วโมง ไม่ว่าจะส่งจากจุดใดก็ตาม หากคุณพยายามส่งซ้ำก่อนกำหนด ระบบจะไม่ส่งอีเมลและ Flow จะแจ้งเวลาที่ส่งครั้งล่าสุด หลังจากส่งแล้ว ข้อความ แจ้งเตือนแล้ว พร้อมวันที่และเวลาจะปรากฏขึ้นข้างปุ่ม
กรณีที่ส่งการแจ้งเตือนไม่ได้#
- มีการส่งการแจ้งเตือนไปแล้วในช่วง 24 ชั่วโมงที่ผ่านมา Flow จะระบุเวลาที่ส่ง โปรดลองอีกครั้งหลังจากครบกำหนดเวลาดังกล่าว
- ไม่มีอีเมลเรียกเก็บเงิน ให้เพิ่มอีเมลในการ์ด รายละเอียดการเรียกเก็บเงิน บนหน้าผู้ติดต่อของลูกค้า
- ใบแจ้งหนี้ไม่มียอดค้างชำระแล้ว เอกสารถูกชำระ ยกเลิก หรือตัดหนี้สูญไปแล้วหลังจากโหลดหน้าเว็บ
- ไม่มีปุ่มส่งการแจ้งเตือน ปุ่มนี้จะแสดงเฉพาะในใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้วหรือชำระแล้วบางส่วนที่ยังมียอดคงเหลือ และแสดงเฉพาะผู้ที่มีสิทธิ์แก้ไขคดีเท่านั้น โดยจะไม่แสดงให้ผู้ที่มีสิทธิ์ดูอย่างเดียวหรือผู้ที่ได้รับการแชร์แบบอ่านอย่างเดียวเห็น
การตัดหนี้สูญและการยกเลิก#
ทั้งสองฟังก์ชันสงวนไว้สำหรับเจ้าของและผู้ดูแลระบบ ทั้งสองรายการจะมีการถามยืนยันก่อน และไม่สามารถย้อนกลับการกระทำได้
- ตัดหนี้สูญ จะเป็นการปิดใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้วหรือชำระแล้วบางส่วน และยอมสละสิทธิ์ในยอดเงินที่ยังไม่ได้รับชำระ ใช้เฉพาะสำหรับยอดเงินที่คุณจะไม่ติดตามทวงถามแล้วเท่านั้น รายการนี้จะยังคงนับเป็นยอดที่เรียกเก็บเงินแล้วในรายงานของคุณ และส่วนที่ยังไม่ได้ชำระจะทำให้อัตราการเก็บเงินของคุณลดลง
- ยกเลิก จะยกเลิกใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้วซึ่งยังไม่มีการบันทึกการชำระเงิน เอกสารจะยังคงอยู่ในระบบของคุณโดยมีสถานะระบุว่า ยกเลิก และเลขที่เอกสารจะไม่นำมาใช้อีก เวลาและค่าใช้จ่ายจะกลับไปอยู่ในสถานะยังไม่ได้เรียกเก็บ ค่าธรรมเนียมคงที่หรือค่าธรรมเนียมตามผลสำเร็จจะสามารถนำมาเรียกเก็บได้ใหม่ และลิงก์ของลูกค้าจะแสดงใบแจ้งหนี้ว่าถูกยกเลิกและไม่มียอดค้างชำระ หากมีการบันทึกการชำระเงินผิดพลาด ให้ลบรายการชำระเงินนั้นออกก่อน
หากต้องการแก้ไขใบแจ้งหนี้ที่ออกไปแล้ว ให้ทำการยกเลิก แก้ไขเวลา ค่าใช้จ่าย หรือรายละเอียดการเรียกเก็บเงินให้ถูกต้อง แล้วคลิก ใบแจ้งหนี้ใหม่ อีกครั้ง ใบแจ้งหนี้ใหม่จะได้รับเลขที่เอกสารถัดไป
สถานะของใบแจ้งหนี้#
| สถานะ | ความหมาย |
|---|---|
| ฉบับร่าง | กำลังจัดเตรียมและสามารถแก้ไขได้เต็มที่ ลูกค้าจะไม่เห็นเอกสารนี้ |
| ออกแล้ว | ยืนยันความถูกต้อง มีเลขที่เอกสาร และถูกล็อกแล้ว กำลังรอการชำระเงิน |
| ชำระแล้วบางส่วน | ชำระเงินมาแล้วบางส่วน ยังคงมียอดคงเหลือ |
| ชำระแล้ว | ชำระเงินครบเต็มจำนวนแล้ว |
| ตัดหนี้สูญ | ปิดเอกสารแล้วโดยยอมสละสิทธิ์ในยอดคงเหลือที่ค้างชำระ |
| ยกเลิก | ยกเลิกแล้ว งานในเอกสารจะกลับไปอยู่ในสถานะยังไม่ได้เรียกเก็บอีกครั้ง |
ใครทำอะไรได้บ้าง#
เจ้าของ ผู้ดูแลระบบ และสมาชิกที่มีสิทธิ์เข้าถึงคดี สามารถกำหนดข้อตกลงค่าธรรมเนียมและสกุลเงินของคดี, แก้ไขรายละเอียดการเรียกเก็บเงินของลูกค้า, สร้าง แก้ไข และลบฉบับร่าง, ยืนยันความถูกต้อง, ส่งอีเมล, ส่งการแจ้งเตือน และบันทึกเลขที่ใบแจ้งหนี้อย่างเป็นทางการได้ ส่วนการบันทึกหรือลบการชำระเงิน การตัดหนี้สูญ และการยกเลิก สงวนสิทธิ์สำหรับเจ้าของและผู้ดูแลระบบเท่านั้น ผู้มีสิทธิ์ดูสามารถดูใบแจ้งหนี้และเปิด พิมพ์ / PDF ได้ ดูที่ ทีมและบทบาทหน้าที่
สิ่งที่ Flow ยังไม่รองรับในขณะนี้#
- หนึ่งอัตราภาษีต่อหนึ่งใบแจ้งหนี้ ไม่รองรับการแยกอัตราภาษีตามรายการหรือตามลูกค้า หากมีสองอัตราที่ต้องบังคับใช้ ให้ออกใบแจ้งหนี้สองฉบับ ภาษีหัก ณ ที่จ่ายก็ใช้อัตราเดียวต่อหนึ่งใบแจ้งหนี้เช่นกัน
- ไม่มีใบลดหนี้หรือใบแจ้งหนี้ล่วงหน้า ดูวิธีแก้ปัญหาชั่วคราวได้ที่ คำถามที่พบบ่อย
- ไม่มีการชำระเงินออนไลน์ ลูกค้าจะต้องชำระเงินผ่านการโอนทางธนาคารหรือช่องทางอื่นภายนอก Flow
- ไม่มีรูปแบบใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (e-invoicing) เช่น Factur-X, Verifactu, CFDI, e-SMM หรือใบแจ้งหนี้ BIR และไม่มีการเรียกเก็บเงินตามรอบหรือการเรียกเก็บเงินแบบกลุ่ม ให้ออกเอกสารทางการในระบบภาษีของคุณและบันทึกเลขที่เอกสารนั้นลงในใบแจ้งหนี้
- ไม่สามารถแก้ไขวันที่ของใบแจ้งหนี้ได้ วันที่ออกเอกสารจะเป็นวันที่คุณกดยืนยันความถูกต้อง
- ไม่มีการแปลงสกุลเงิน ดูที่ การเรียกเก็บเงินในสกุลเงินอื่น