การออกใบแจ้งหนี้
สร้างใบแจ้งหนี้จากงานที่ยังไม่ได้เรียกเก็บเงิน ส่งให้ลูกความของคุณ และบันทึกการชำระเงิน — ทั้งหมดนี้ทำได้จากแท็บ การเรียกเก็บเงิน ของสำนวนความ → ใบแจ้งหนี้
ใบแจ้งหนี้จะถูกสร้างขึ้นจาก งานระหว่างทำ (WIP) ได้แก่ เวลาและค่าใช้จ่ายในสำนวนความที่ยังไม่ได้เรียกเก็บเงิน ทั้งนี้ Flow ไม่ได้รับชำระเงินด้วยบัตรผ่านทางออนไลน์ — คุณสามารถบันทึกการชำระเงินเมื่อได้รับเงินเข้ามาแล้ว
รูปแบบการคิดค่าธรรมเนียม#
กำหนดวิธีการเรียกเก็บเงินสำหรับสำนวนความโดยใช้ส่วนควบคุมรูปแบบค่าธรรมเนียมที่อยู่เหนือรายการใบแจ้งหนี้:
- รายชั่วโมง — รายการเวลาตามอัตราที่บันทึกไว้
- เหมาจ่าย — จำนวนเงินคงที่เพียงยอดเดียว
- ตามผลสัมฤทธิ์ (Contingency) — คิดเป็นอัตราร้อยละ
- แบบผสม — การรวมกันระหว่างรายชั่วโมงและเหมาจ่าย
การสร้างใบแจ้งหนี้#
คลิก ใบแจ้งหนี้ใหม่ เพื่อสร้างฉบับร่างจากเวลาและค่าใช้จ่ายทั้งหมดในสำนวนความที่ยังไม่ได้เรียกเก็บเงิน
การแก้ไขฉบับร่าง#
ในระหว่างที่ใบแจ้งหนี้ยังเป็นฉบับร่าง คุณสามารถ:
- ลบรายการย่อยแต่ละรายการออกได้
- เพิ่มรายการปรับปรุงหรือเครดิต (คำอธิบายพร้อมจำนวนเงินที่เป็นบวกหรือลบ)
- กำหนด ส่วนลด และ % ภาษี จากนั้นกด นำไปใช้
ใบแจ้งหนี้จะแสดงตารางรายการย่อยที่ชัดเจน — คำอธิบาย, จำนวน, อัตรา, จำนวนเงิน — รวมถึงยอดรวมสำหรับ ยอดรวมย่อย, ส่วนลด, ภาษี, ยอดรวมทั้งสิ้น, ชำระแล้ว และ ยอดคงเหลือ
ภาษี การจัดลำดับเลข และข้อมูลสำนักงานกฎหมาย#
ข้อมูลเหล่านี้จะดึงมาจาก การตั้งค่า → การออกใบแจ้งหนี้และอัตราค่าบริการ:
- อัตราภาษีเริ่มต้น และ ชื่อภาษี (เช่น VAT หรือ GST) — จะแสดงบนใบแจ้งหนี้
- คำนำหน้าเลขที่ใบแจ้งหนี้ (เช่น
INV-) — จะนำหน้าเลขที่ออกตามลำดับ - เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของสำนักงานกฎหมาย — จะแสดงในเอกสารใบแจ้งหนี้
- เงื่อนไขการชำระเงิน (วัน) — กำหนดวันครบกำหนดชำระ
การอนุมัติขั้นสุดท้าย (Finalizing)#
การกด อนุมัติขั้นสุดท้าย จะเป็นการล็อกใบแจ้งหนี้และกำหนดเลขที่เรียงตามลำดับ (เช่น INV-0001) โดย Flow จะแจ้งเตือนคุณก่อนหากมีรายการใดที่มีอัตราค่าบริการเป็นศูนย์ เพื่อป้องกันไม่ให้คุณส่งรายการที่มีมูลค่า $0 โดยไม่ตั้งใจ
การส่งให้ลูกความ#
เมื่ออนุมัติขั้นสุดท้ายแล้ว คุณสามารถ:
- พิมพ์ / PDF — เปิดเอกสารรูปแบบที่พร้อมพิมพ์ได้อย่างเรียบร้อยโดยไม่มีแถบเครื่องมือของระบบแสดงรบกวน
- ส่งอีเมลใบแจ้งหนี้ — ส่งอีเมลลิงก์สำเนาที่ปลอดภัยและโฮสต์ไว้บนระบบไปให้ลูกความ เพื่อให้เปิดดูและดาวน์โหลดได้
อีเมลที่ส่งไปจะระบุ ชื่อสำนักงานกฎหมายของคุณ เป็นผู้ส่ง พร้อมทั้งกำหนดที่อยู่อีเมลตอบกลับเป็นทนายความผู้ส่ง เพื่อให้ข้อความตอบกลับจากลูกความส่งตรงถึงบุคคลจริง ใบแจ้งหนี้ที่โฮสต์บนระบบยังรองรับการแสดงผลตามภาษาท้องถิ่น — หากลูกความเปิดดูในภาษาอื่น ระบบจะแสดงผลเป็นภาษาที่แปลแล้ว
การบันทึกการชำระเงิน#
Flow รองรับการบันทึกการชำระเงินด้วยตนเอง — ระบบไม่มีการตัดชำระผ่านบัตรออนไลน์ สำหรับใบแจ้งหนี้ที่อนุมัติขั้นสุดท้ายแล้วหรือชำระเงินแล้วบางส่วน ให้ใช้คำสั่ง บันทึกการชำระเงิน:
- จำนวนเงิน
- ช่องทาง — โอนผ่านธนาคาร, เงินสด, บัตร (ออฟไลน์) หรือ อื่นๆ
- วันที่
- เลขอ้างอิง — เช่น รหัสอ้างอิงการโอนเงิน หรือเลขที่เช็ค
ยอดคงเหลือจะได้รับการอัปเดตโดยอัตโนมัติ และสถานะใบแจ้งหนี้จะเปลี่ยนเป็น ชำระบางส่วน หรือ ชำระแล้ว
การติดตามทวงถามใบแจ้งหนี้ที่เกินกำหนดชำระ#
หากต้องการติดตามยอดคงค้าง ให้ใช้ปุ่ม เตือน ในรายการลูกหนี้การค้าบน แดชบอร์ดการเงิน ระบบจะส่งอีเมลแจ้งเตือนสั้นๆ ที่ระบุวันครบกำหนดชำระไปยังลูกความ
สถานะใบแจ้งหนี้#
| สถานะ | ความหมาย |
|---|---|
| ฉบับร่าง | กำลังจัดเตรียม — สามารถแก้ไขได้ทั้งหมด |
| อนุมัติแล้ว | ล็อกและกำหนดเลขที่แล้ว; อยู่ระหว่างรอการชำระเงิน |
| ชำระบางส่วน | ชำระเงินแล้วบางส่วน; ยังมียอดคงเหลือ |
| ชำระแล้ว | ชำระเงินครบถ้วนแล้ว |
| ยกเลิก / ตัดจำหน่าย | ยกเลิกแล้ว — สามารถกดยกเลิก (Void) ได้เฉพาะก่อนที่จะมีการบันทึกการชำระเงินเท่านั้น |
การอนุมัติขั้นสุดท้ายและการยกเลิกใบแจ้งหนี้จำกัดสิทธิ์ไว้สำหรับเจ้าของระบบ (owners) และผู้ดูแลระบบ (admins) เท่านั้น