การบันทึกเวลาทำงาน
ติดตามเวลาที่เรียกเก็บเงินได้และเรียกเก็บเงินไม่ได้โดยตรงภายในคดี พร้อมใช้อัตราค่าบริการโดยอัตโนมัติ และสรุปยอดรวมที่ส่งต่อไปยังใบแจ้งหนี้ของคุณได้ทันที
ระบบบันทึกเวลาจะอยู่ที่แต่ละคดี ภายใต้แท็บ การเรียกเก็บเงิน (Billing) → เวลา (Time)
การบันทึกเวลา#
เปิดคดีขึ้นมา ไปที่แท็บ การเรียกเก็บเงิน แล้วเลือก เพิ่มเวลา (Add time) เพื่อสร้างรายการบันทึก แต่ละรายการจะประกอบด้วย:
- วันที่ — วันที่ปฏิบัติงาน
- ระยะเวลา — รองรับรูปแบบที่ยืดหยุ่น เช่น
2.4h,144m, หรือ2:24 - คำอธิบาย — รายละเอียดงานที่จะปรากฏบนใบแจ้งหนี้ของลูกค้า
- เรียกเก็บเงินได้ — ปิดสวิตช์นี้สำหรับเวลาที่คุณไม่ประสงค์จะเรียกเก็บเงิน
- อัตราค่าบริการ — เลือกไว้ที่ อัตโนมัติ (Auto) เพื่อใช้อัตราค่าบริการตามลำดับการกำหนด (ดูรายละเอียดด้านล่าง) หรือกำหนดอัตราเฉพาะกาลเพื่อแทนที่
สมาชิกทุกคนสามารถเพิ่มเวลาทำงานได้ คุณสามารถแก้ไขหรือลบรายการร่างและรายการที่อนุมัติแล้วของตนเองได้ แต่เมื่อรายการใดถูกนำไปออกใบแจ้งหนี้แล้ว รายการนั้นจะถูกล็อก
ตัวจับเวลา#
แทนที่จะป้อนระยะเวลาด้วยตนเอง คุณสามารถใช้ฟังก์ชัน เริ่มจับเวลา (Start timer) บนแท็บการเรียกเก็บเงินของคดีได้ แถบจับเวลาขณะทำงานจะปรากฏขึ้นที่ด้านบนสุดของทุกหน้า ทำให้ไม่สูญหายเมื่อคุณนำทางไปยังหน้าอื่น แถบนี้จะแสดงคดีที่คุณกำลังจับเวลาและเวลาที่ผ่านไป คลิก หยุดและบันทึก (Stop & save) เพื่อบันทึกเวลาดังกล่าวเป็นรายการร่าง
ร่างด้วย AI#
ในหน้าต่างบันทึกเวลา ฟังก์ชัน ร่างด้วย AI (Draft with AI) สามารถเปลี่ยนบันทึกคร่าวๆ ให้กลายเป็นคำอธิบายการเรียกเก็บเงินที่เป็นทางการและมีความเป็นมืออาชีพ คุณสามารถตรวจสอบและแก้ไขผลลัพธ์ก่อนบันทึกได้เสมอ และรายการที่ร่างด้วย AI จะมีป้ายกำกับ AI กำกับไว้ การใช้งานนี้จะใช้เครดิต AI — ดูรายละเอียดเพิ่มเติมที่ ฟีเจอร์ AI
ลำดับการกำหนดอัตราค่าบริการ#
เมื่อคุณบันทึกเวลาโดยตั้งค่าไว้ที่ อัตโนมัติ (Auto) Flow จะประมวลผลอัตราค่าบริการตามลำดับต่อไปนี้ โดยเริ่มจากส่วนที่มีความเฉพาะเจาะจงมากที่สุดก่อน:
- อัตราของผู้ปฏิบัติงานที่มีสิทธิคิดค่าธรรมเนียม สำหรับลูกค้ารายนี้ (การกำหนดอัตราเฉพาะรายลูกค้าและรายทนายความ)
- อัตราเริ่มต้นของลูกค้า
- อัตราเริ่มต้นของตัวผู้ปฏิบัติงานเอง
- อัตราเริ่มต้นของสำนักงานกฎหมาย
อัตราค่าบริการจะถูกบันทึกและคงค่าไว้กับรายการทันทีที่คุณบันทึกเวลา ดังนั้นการเปลี่ยนแปลงอัตราค่าบริการในภายหลังจะไม่ส่งผลย้อนหลังต่อเวลาที่บันทึกไว้ในอดีต
คุณสามารถตั้งค่าเริ่มต้นของสำนักงานและบุคลากรได้ที่ การตั้งค่า → การออกใบแจ้งหนี้และอัตราค่าบริการ และตั้งค่าอัตราเฉพาะลูกค้าได้ที่ข้อมูลของลูกค้าใน รายชื่อติดต่อ
ขั้นการปัดเศษและการปัดเศษเวลา#
ใน การตั้งค่า → การออกใบแจ้งหนี้และอัตราค่าบริการ คุณสามารถกำหนด ขั้นการปัดเศษเวลาเรียกเก็บเงิน (6, 12, 15, 30 หรือ 60 นาที) และ การปัดเศษ (ปัดขึ้น, ค่าที่ใกล้เคียงที่สุด หรือ ไม่ปัดเศษ) โดยระยะเวลาจะถูกปัดเศษตามขั้นที่กำหนดเมื่อมีการประเมินมูลค่าของเวลา
สถานะของรายการ#
| สถานะ | ความหมาย |
|---|---|
| แบบร่าง (Draft) | บันทึกแล้ว แต่ยังไม่ได้รับการอนุมัติ |
| อนุมัติแล้ว (Approved) | ตรวจสอบแล้วและพร้อมสำหรับออกใบแจ้งหนี้ |
| เรียกเก็บเงินแล้ว (Billed) | รวมอยู่ในใบแจ้งหนี้แล้ว — ล็อกไม่ให้แก้ไข |
| ตัดจำหน่าย (Written off) | ตัดยอดโดยเจตนา ไม่คิดค่าบริการ |
งานระหว่างทำ (WIP)#
มุมมองเวลาจะแสดงยอดรวมสะสมสำหรับคดีนั้นๆ:
- เวลาที่ยังไม่ได้เรียกเก็บเงิน — จำนวนชั่วโมงที่ยังไม่ได้ระบุลงในใบแจ้งหนี้
- มูลค่าที่ยังไม่ได้เรียกเก็บเงิน — มูลค่าของเวลาดังกล่าวตามอัตราปัจจุบัน
- เรียกเก็บเงินไม่ได้ — จำนวนชั่วโมงที่บันทึกว่าไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้
เวลาที่ยังไม่ได้เรียกเก็บเงินรวมกับค่าใช้จ่ายต่างๆ จะประกอบกันเป็น WIP (งานระหว่างทำ) ซึ่งเป็นข้อมูลที่นำไปใช้สร้างใบแจ้งหนี้ ดูรายละเอียดเพิ่มเติมที่ การออกใบแจ้งหนี้