การบันทึกเวลาทำงาน

ติดตามเวลาที่เรียกเก็บเงินได้และเรียกเก็บเงินไม่ได้ในคดีความ Flow จะคิดราคาของแต่ละรายการตามอัตราค่าบริการที่ถูกต้อง ในสกุลเงินของคดีความนั้นๆ และเพิ่มไปยังงานที่ยังไม่ได้เรียกเก็บเงินของคดีความ เพื่อเตรียมพร้อมสำหรับใบแจ้งหนี้ถัดไปของคุณ

การบันทึกเวลาทำงานจะอยู่ในแต่ละคดีความ ภายใต้แท็บ Billing → Time

การลงบันทึกเวลา#

เปิดคดีความ ไปที่แท็บ Billing แล้วคลิก Add time นอกจากนี้ คุณยังสามารถใช้ปุ่ม Log time ที่ด้านบนของหน้าคดีความ หรือ Log time บนหน้าแรก (Home) แล้วเลือกคดีความได้เช่นกัน แต่ละรายการจะประกอบด้วย:

• Date: ค่าเริ่มต้นคือวันที่ปัจจุบันบนอุปกรณ์ของคุณ ระบบจะไม่อนุญาตให้ใช้วันที่ล่วงหน้าเกินกว่าหนึ่งวัน
• Duration: พิมพ์ระยะเวลาตามที่คุณคุ้นเคย รูปแบบเช่น 1h30, 1 h 30, 90 min, 1.5, 1,5, 1.5h, 1:30 และ 2 heures สามารถใช้งานได้ทั้งหมด โดยตัวเลขเดี่ยวๆ จะหมายถึงจำนวนชั่วโมง หนึ่งรายการสามารถบันทึกได้สูงสุด 14 วัน
• Narrative: คำอธิบายที่ลูกค้าจะอ่านในใบแจ้งหนี้
• Billable: เริ่มต้นเปิดหรือปิดตามที่ตั้งค่าไว้ใน New time billable by default (Settings → Invoicing & rates) ให้ปิดตัวเลือกนี้สำหรับงานภายใน เวลาที่เรียกเก็บเงินไม่ได้จะถูกคำนวณแยกต่างหากและจะไม่ถูกนำไปออกใบแจ้งหนี้
• Rate override: ปล่อยไว้ที่ Auto เพื่อใช้กฎอัตราค่าบริการตามด้านล่าง หรือพิมพ์อัตราค่าบริการในสกุลเงินของคดีความ สามารถใส่ 0 ได้สำหรับงานเพื่อสังคม (pro bono)

คลิก Save entry ผู้ใช้ทุกคนยกเว้นผู้ที่มีสิทธิ์ระดับ viewer สามารถเพิ่มเวลาได้ คุณสามารถแก้ไขหรือลบรายการของตนเองได้จนกว่าจะถูกเรียกเก็บเงิน เมื่อรายการใดไปอยู่บนใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้ว รายการนั้นจะถูกล็อก เจ้าของ (Owners) และผู้ดูแลระบบ (admins) ไม่สามารถแก้ไขหรือลบรายการเวลาของเพื่อนร่วมงานจากหน้าจอได้โดยตรง ดังนั้นโปรดแจ้งให้เพื่อนร่วมงานท่านนั้นเป็นผู้แก้ไข

ตัวจับเวลา#

แทนที่จะป้อนระยะเวลาด้วยตนเอง ให้คลิก Start timer ในแท็บ Time ของคดีความ คุณสามารถใช้งานตัวจับเวลาได้ครั้งละหนึ่งตัวเท่านั้น ขณะที่ตัวจับเวลากำลังทำงาน แถบที่ด้านบนของทุกหน้าจะแสดงคดีความ เวลาที่ผ่านไป และปุ่ม Stop & save เพื่อให้คุณไม่ลืมตัวจับเวลานี้เมื่อสลับไปใช้งานส่วนอื่นในแอป

ปุ่ม Stop & save ไม่ว่าจะอยู่บนแถบด้านบนหรือในหน้าคดีความ จะเปิดหน้าต่าง Stop timer and save พร้อมกรอกเวลาที่ผ่านไปให้โดยอัตโนมัติ คุณสามารถปรับระยะเวลา เขียนคำอธิบาย แล้วดำเนินการดังนี้:

• Save entry หยุดตัวจับเวลาและบันทึกรายการในขั้นตอนเดียว
• Keep running ปิดหน้าต่างและปล่อยให้ตัวจับเวลาทำงานต่อไป
• Discard timer ให้คุณยืนยัน จากนั้นจะลบเวลาดังกล่าวทิ้งไป

ตัวจับเวลาที่หยุดทำงานภายในไม่กี่วินาทีจะบันทึกเป็นหนึ่งนาที ตัวจับเวลาที่ปล่อยให้ทำงานนานกว่า 14 วันจะไม่สามารถบันทึกตามสภาพนั้นได้: ให้ป้อนเวลาที่คุณทำงานจริง หากตัวจับเวลาถูกหยุดทำงานจากที่อื่นไปแล้ว (เช่น ในแท็บอื่น) จะไม่มีการบันทึกข้อมูลใดๆ และ Flow จะแจ้งเตือนให้คุณทราบ

ร่างคำอธิบายด้วย AI (Draft with AI)#

ในหน้าต่างบันทึกเวลา ให้พิมพ์ข้อความสั้นๆ หรือบันทึกคร่าวๆ ลงในช่อง Narrative จากนั้นคลิก Draft with AI Flow จะเปลี่ยนบันทึกนั้นให้เป็นคำอธิบายสำหรับการเรียกเก็บเงินที่สละสลวยและเป็นทางการ โดยใช้ชื่อและคำอธิบายของคดีความมาประกอบบริบท คุณสามารถตรวจสอบและแก้ไขผลลัพธ์ก่อนบันทึกได้ และรายการที่บันทึกโดยใช้ข้อความร่างจาก AI จะแสดงป้ายสัญลักษณ์ AI การร่างข้อความแต่ละครั้งจะใช้ 0.5 เครดิต AI

การกำหนดอัตราค่าบริการ#

เมื่ออัตราค่าบริการถูกตั้งไว้ที่ Auto ทาง Flow จะใช้อัตราค่าบริการที่เฉพาะเจาะจงที่สุดที่มีอยู่ตามลำดับดังนี้:

1. อัตราที่พิมพ์ในช่อง Rate override ของรายการนั้น
2. อัตราของลูกค้าสำหรับผู้ปฏิบัติงานที่สร้างรายได้ (fee earner) ท่านนั้น
3. อัตราเริ่มต้นของลูกค้า
4. อัตราประจำตัวบุคลากร (staff rate) ของผู้ปฏิบัติงานที่สร้างรายได้
5. อัตราค่าบริการรายชั่วโมงเริ่มต้นของสำนักงานกฎหมาย

เจ้าของและผู้ดูแลระบบสามารถกำหนดอัตราเริ่มต้นของสำนักงาน สกุลเงิน และอัตราประจำตัวบุคลากรได้ใน Settings → Invoicing & rates ส่วนอัตราของลูกค้าจะกำหนดไว้ในหน้ารายชื่อติดต่อของลูกค้า ในการ์ด Billing rates (ดูที่ บัญชีลูกค้า)

อัตราค่าบริการจะมีผลเฉพาะในสกุลเงินของตัวเองเท่านั้น อัตราของสำนักงานและบุคลากรจะเป็นสกุลเงินของสำนักงาน และอัตราของลูกค้าจะเป็นสกุลเงินของลูกค้า หากคดีความเรียกเก็บเงินเป็นปอนด์ แต่อัตราค่าบริการของคุณเป็นยูโร เวลาของคดีความนั้นจะแสดงสถานะ Needs rate พร้อมแบนเนอร์แจ้งเตือน Flow จะไม่เปลี่ยนอัตรา €250 ให้เป็น £250 โดยอัตโนมัติ ให้ตั้งอัตราค่าบริการของลูกค้าในสกุลเงินนั้น หรือพิมพ์อัตรากำหนดเอง (rate override) ในแต่ละรายการ

อัตราค่าบริการจะถูกบันทึกลงในรายการ ณ เวลาที่คุณลงบันทึก ดังนั้นการเปลี่ยนอัตราค่าบริการในภายหลังจะไม่ส่งผลต่อราคาของเวลาที่บันทึกไปแล้วในอดีต หากต้องการกำหนดราคาใหม่เฉพาะบางรายการ ให้พิมพ์อัตราในช่อง rate override

ขั้นเวลาและการปัดเศษ#

ใน Settings → Invoicing & rates คุณสามารถตั้งค่า Billing increment (1 นาที, 6 นาที หรือ 15 นาที) และ Rounding (Round up, Nearest หรือ No rounding) ได้ เวลาที่เรียกเก็บเงินได้จะถูกปัดเศษตามขั้นเวลาที่กำหนดเมื่อคุณบันทึกรายการ และเวลาที่คุณทำงานจริงจะยังคงถูกเก็บรักษาไว้ด้วยเช่นกัน ตัวอย่างเช่น ที่การปัดเศษขึ้นทุก 6 นาที เวลาทำงาน 7 นาทีจะถูกเรียกเก็บเงินเป็น 0.2 ชั่วโมง

สถานะของรายการ (Entry Status)#

นอกจากนี้ Flow ยังมีสถานะ Approved และ Written off แต่ไม่มีปุ่มให้ตั้งค่าสถานะเหล่านี้ในแอป คุณจึงแทบจะไม่พบเห็นสถานะดังกล่าว ทั้งนี้เวลาที่มีสถานะ Approved จะถูกเรียกเก็บเงินเหมือนกับเวลาที่มีสถานะ Draft

งานที่ยังไม่ได้เรียกเก็บเงิน (Unbilled Work)#

แท็บ Time จะแสดงยอดรวมสะสมสำหรับคดีความดังกล่าว:

• Unbilled time: ชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้ซึ่งยังไม่ได้อยู่บนใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้ว หลังจากการปัดเศษ
• Unbilled value: มูลค่าของเวลาดังกล่าวตามอัตราค่าบริการที่บันทึกไว้ในแต่ละรายการ เวลาที่บันทึกในสกุลเงินอื่นจะแสดงอยู่ถัดกัน และจะไม่ถูกนำมารวมเข้าด้วยกัน
• Non-billable: ชั่วโมงที่บันทึกว่าเป็นเวลาที่เรียกเก็บเงินไม่ได้

เวลาที่ยังไม่ได้เรียกเก็บเงินและค่าใช้จ่ายรวมกันจะถือเป็นงานระหว่างทำ (WIP) ของคดีความ ซึ่งเป็นข้อมูลที่ใช้ในการสร้างใบแจ้งหนี้ ดูเพิ่มเติมที่ การออกใบแจ้งหนี้

ต้องการดูวิธีชำระค่าบริการสำหรับ Lawzana Flow การสมัครสมาชิก และสิทธิ์ผู้ใช้งาน (seats) หรือไม่? ดูรายละเอียดได้ใน การเรียกเก็บเงินและแผนบริการ