Tidsregistrering

Registrer fakturerbar og ikke-fakturerbar tid på en sag. Flow prissætter hver registrering til den rette takst i sagens valuta og føjer den til sagens ufakturerede arbejde, klar til Deres næste faktura.

Tidsregistrering findes på hver sag under fanen Fakturering → Tid.

Registrering af tid#

Åbn en sag, gå til fanen Fakturering, og klik på Tilføj tid. De kan også bruge Registrer tid øverst på en sag eller Registrer tid på startsiden og vælge sagen. Hver registrering indeholder:

Dato: i dag på Deres enhed som standard. Datoer mere end én dag frem i tiden afvises
Varighed: indtast det, som De tænker det. 1h30, 1 h 30, 90 min, 1.5, 1,5, 1.5h, 1:30 og 2 heures fungerer alle, og et almindeligt tal betyder timer. Én registrering kan højst være på 14 dage
Beskrivelse: den tekst, klienten læser på fakturaen
Fakturerbar: starter som slået til eller fra som angivet i Ny tid fakturerbar som standard (Indstillinger → Fakturering og takster). Slå det fra ved internt arbejde. Ikke-fakturerbar tid tælles separat og faktureres aldrig
Tilsidesæt takst: lad den stå på Auto for at bruge nedenstående takstregler, eller indtast en takst i sagens valuta. 0 er tilladt ved pro bono-arbejde

Klik på Gem registrering. Alle undtagen brugere med læseadgang (viewers) kan tilføje tid. De kan redigere eller slette Deres egne registreringer, indtil de er faktureret; når en registrering først optræder på en udstedt faktura, er den låst. Ejere og administratorer kan ikke redigere eller slette en kollegas tidsregistrering fra skærmen, så bed kollegaen om at rette den.

Dialogboksen Tilføj tid med datoen, en varighed på 1h30, en beskrivelse, kontakten Fakturerbar slået til og Tilsidesæt takst på Auto — Dialogboksen Tilføj tid. "1h30" læses som 1,5 time.

Timeren#

I stedet for at indtaste en varighed manuelt kan De klikke på Start timer på sagens fane Tid. De kan have én aktiv timer ad gangen. Mens den kører, viser en bjælke øverst på hver side sagen, den forløbne tid og Stop og gem, så De ikke mister den, når De navigerer rundt i applikationen.

Stop og gem, i bjælken eller på sagen, åbner dialogboksen Stop timer og gem, hvor den forløbne tid er udfyldt på forhånd. Tilpas varigheden, skriv beskrivelsen, og vælg derefter:

Gem registrering stopper timeren og gemmer registreringen i ét trin
Lad køre videre lukker dialogboksen og lader timeren fortsætte
Kassér timer beder Dem bekræfte og sletter derefter tiden

En timer, der stoppes inden for få sekunder, gemmer ét minut. En timer, der har kørt i mere end 14 dage, kan ikke gemmes, som den er: indtast den tid, De rent faktisk har arbejdet. Hvis timeren allerede blev stoppet et andet sted (f.eks. i en anden fane), gemmes intet, og Flow giver Dem besked.

Dialogboksen Stop timer og gem med en varighed på 45 min, en beskrivelse og knapperne Kassér timer, Lad køre videre og Gem registrering — Stop timer og gem: den forløbne tid er udfyldt på forhånd.

Tip

Hvis en timer har kørt i mere end 8 timer, bliver bjælken rød og spørger, om De stadig arbejder, hvilket hjælper Dem med at opdage en timer, De har glemt at stoppe.

Kladde med AI#

Indtast en kort note under Beskrivelse i dialogboksen for tidsregistrering, og klik derefter på Kladde med AI. Flow omdanner noten til en professionel fakturatekst ved at bruge sagens titel og beskrivelse som kontekst. De gennemgår og redigerer resultatet, før De gemmer, og registreringer, der er gemt med et AI-udkast, vises med et AI-mærke. Funktionen bruger AI-kreditter.

Sådan fastsættes takster#

Når taksten står på Auto, anvender Flow den mest specifikke takst, der findes:

En takst indtastet i Tilsidesæt takst på registreringen
Klientens takst for den pågældende sagsbehandler
Klientens standardtakst
Sagsbehandlerens medarbejdertakst
Firmaets standardtimesats

Ejere og administratorer fastsætter firmaets standardtakst, valuta og medarbejdertakster i Indstillinger → Fakturering og takster. Klienttakster angives på klientens kontaktside under kortet Faktureringstakster (se Klientkonti).

En takst gælder kun i sin egen valuta. Firma- og medarbejdertakster er i firmaets valuta, og klienttakster er i klientens valuta. Hvis en sag faktureres i britiske pund, og Deres takster er i euro, vises Mangler takst for dens tid, og et banner gør opmærksom på det; Flow omdøber aldrig en takst på 250 € til 250 £. Angiv klienttakster i den pågældende valuta, eller indtast en tilsidesættelse af taksten på hver registrering.

Taksten gemmes på registreringen, når De opretter den, så en senere ændring af en takst genberegner ikke tidligere tid. Hvis De vil genberegne én registrering, skal De indtaste en tilsidesættelse af taksten.

Bemærk

En fakturerbar registrering uden takst viser Mangler takst og udelades fra fakturaer frem for at blive faktureret til nul. Når Indstillinger → Fakturering og takster, en klients Faktureringstakster eller dennes Klientvaluta gemmes, tildeles en takst til de registreringer, der manglede en, og bekræftelsen angiver hvor mange.

Intervaller og afrunding#

I Indstillinger → Fakturering og takster kan De indstille Faktureringsinterval (1 min, 6 min eller 15 min) og Afrunding (Rund op, Nærmeste eller Ingen afrunding). Fakturerbar tid afrundes til intervallet, når De gemmer registreringen, og den tid, De rent faktisk arbejdede, bevares også. Ved 6 minutter afrundet opad faktureres 7 minutter som 0,2 timer.

Registreringsstatus#

Status	Betydning
Kladde	Registreret, endnu ikke faktureret. Den medtages på næste faktura, hvis den er fakturerbar, har en takst og er i sagens valuta. Dette har intet at gøre med en fakturakladde
Faktureret	På en udstedt faktura og låst. Hvis fakturaen annulleres, vender registreringen tilbage til ufaktureret

Flow har også statusserne Godkendt og Afskrevet, men der er ingen knap til at angive dem i applikationen, så De vil sjældent se dem. Godkendt tid faktureres ligesom kladdetid.

Sagens fane Tid med ufaktureret tid og værdi øverst og registreringer markeret som Kladde eller Faktureret — Fanen Tid: ufakturerede timer og værdi øverst, samt hver registrering med dens status.

Ufaktureret arbejde#

Fanen Tid viser løbende totaler for sagen:

Ufaktureret tid: fakturerbare timer, der endnu ikke er på en udstedt faktura, efter afrunding
Ufaktureret værdi: hvad denne tid er værd ud fra de takster, der er gemt på hver registrering. Tid registreret i en anden valuta vises ved siden af og lægges aldrig sammen med beløbet
Ikke-fakturerbar: timer registreret som ikke-fakturerbare

Ufaktureret tid og udlæg udgør tilsammen sagens igangværende arbejde (WIP), som en faktura udarbejdes ud fra. Se Fakturering.

Bemærk

På en sag med fastprisaftale (Fast pris) eller resultatafhængigt salær (Resultatafhængig) registreres tid, men faktureres aldrig. Brug Timebaseret eller Hybrid, hvis tid skal faktureres.

Leder De efter oplysninger om, hvordan De betaler for selve Lawzana Flow, Deres abonnement og brugerlicenser? Det behandles i Fakturering og abonnementer.