समय ट्रैकिंग (Time Tracking)

किसी मामले (matter) पर सीधे बिल करने योग्य (billable) और गैर-बिल योग्य (non-billable) समय को ट्रैक करें, जहां दरें अपने आप लागू होती हैं और कुल योग सीधे आपके इनवॉइस में जुड़ जाता है।

समय ट्रैकिंग प्रत्येक मामले में Billing टैब → Time के अंतर्गत उपलब्ध होती है।

समय दर्ज करना (Logging Time)#

कोई मामला खोलें, Billing टैब पर जाएं, और कोई प्रविष्टि (entry) दर्ज करने के लिए Add time का उपयोग करें। प्रत्येक प्रविष्टि में निम्नलिखित शामिल होते हैं:

Date — कार्य किस दिन किया गया था
Duration — लचीले प्रारूप स्वीकार करता है: 2.4h, 144m, या 2:24
Narrative — वह विवरण जो मुवक्किल के इनवॉइस पर दिखाई देता है
Billable — उस समय के लिए इसे बंद (toggle off) करें जिसका आप शुल्क नहीं लेना चाहते हैं
Rate — लागू दर (नीचे देखें) का उपयोग करने के लिए इसे Auto पर छोड़ दें, या एक बार के लिए अलग दर (override) निर्धारित करें

प्रत्येक सदस्य समय जोड़ सकता है। आप अपनी स्वयं की ड्राफ़्ट और स्वीकृत (approved) प्रविष्टियों को संपादित या हटा सकते हैं; एक बार जब किसी प्रविष्टि का बिल बन जाता है, तो वह लॉक हो जाती है।

टाइमर (The Timer)#

अवधि को मैन्युअल रूप से दर्ज करने के बजाय, मामले के Billing टैब पर Start timer का उपयोग करें। इसके बाद प्रत्येक पृष्ठ के शीर्ष पर एक बार में चालू टाइमर दिखाई देता है, ताकि अन्य पृष्ठों पर जाने पर भी यह बंद न हो। यह उस मामले को दिखाता है जिसका समय आप ट्रैक कर रहे हैं और साथ ही बीता हुआ समय भी; समय को ड्राफ़्ट प्रविष्टि के रूप में दर्ज करने के लिए Stop & save पर क्लिक करें।

सुझाव

यदि कोई टाइमर 8 घंटे से अधिक समय से चल रहा है, तो बार लाल हो जाता है और आपको याद दिलाता है कि यह अभी भी चालू है — यह उस स्थिति में बहुत उपयोगी है जब आप टाइमर बंद करना भूल गए हों।

AI से ड्राफ़्ट करें (Draft with AI)#

समय-प्रविष्टि संवाद (dialog) में, Draft with AI किसी साधारण नोट को एक स्पष्ट, पेशेवर बिलिंग विवरण में बदल देता है। आप सहेजने से पहले परिणाम की समीक्षा और संपादन हमेशा कर सकते हैं, और AI द्वारा तैयार की गई प्रविष्टियों पर AI बैज लगा होता है। इसके लिए AI क्रेडिट का उपयोग होता है — AI सुविधाएँ देखें।

दरें कैसे निर्धारित की जाती हैं#

जब आप Auto पर समय दर्ज करते हैं, तो Flow इस क्रम में दर निर्धारित करता है (सबसे विशिष्ट दर पहले):

इस मुवक्किल के लिए फ़ीस अर्जक (fee earner) की दर (प्रति-मुवक्किल, प्रति-वकील दर)
मुवक्किल की डिफ़ॉल्ट दर
फ़ीस अर्जक की अपनी डिफ़ॉल्ट दर
फ़र्म की डिफ़ॉल्ट दर

जब आप समय दर्ज करते हैं, तो दर का स्नैपशॉट उस प्रविष्टि पर सुरक्षित हो जाता है, इसलिए बाद में दरों में किए गए बदलाव पुराने समय के रिकॉर्ड को कभी नहीं बदलते हैं।

फ़र्म और स्टाफ़ की डिफ़ॉल्ट दरें Settings → Invoicing & rates में सेट करें, और प्रति-मुवक्किल दरें Contacts में मुवक्किल के रिकॉर्ड पर सेट करें।

नोट

यदि किसी बिल करने योग्य प्रविष्टि की अभी तक कोई दर निर्धारित नहीं है, तो Flow इसे शून्य पर बिल नहीं करेगा — जब तक आप कोई दर निर्धारित नहीं करते, तब तक इसे इनवॉइस से बाहर रखा जाता है। ऐसा होने पर एक बैनर आपको दरें कॉन्फ़िगर करने के लिए सूचित करता है।

अंतराल और राउंडिंग (Increments and Rounding)#

Settings → Invoicing & rates में आप बिलिंग अंतराल (billing increment) (6, 12, 15, 30, या 60 मिनट) और राउंडिंग (Up, Nearest, या None) सेट कर सकते हैं। समय का मूल्य तय करते समय अवधियों को निर्धारित अंतराल के अनुसार राउंड किया जाता है।

प्रविष्टि स्थिति (Entry Status)#

स्थिति	अर्थ
Draft	दर्ज किया गया, अभी स्वीकृत नहीं
Approved	समीक्षित और बिल करने के लिए तैयार
Billed	इनवॉइस में शामिल — संपादन से लॉक किया गया
Written off	जानबूझकर शुल्क नहीं लिया गया

प्रगति पर कार्य (Work in Progress - WIP)#

Time दृश्य मामले के लिए वर्तमान कुल योग दिखाता है:

Unbilled time — ऐसे घंटे जो अभी तक किसी इनवॉइस में शामिल नहीं हैं
Unbilled value — वर्तमान दरों पर उस समय का कुल मूल्य
Non-billable — गैर-बिल योग्य के रूप में दर्ज किए गए घंटे

बिल न किया गया समय और खर्चे मिलकर आपका WIP बनाते हैं, जिसके आधार पर इनवॉइस तैयार किया जाता है। इनवॉइसिंग देखें।

नोट

क्या आप यह जानना चाहते हैं कि स्वयं Lawzana Flow के लिए भुगतान कैसे करें — आपकी सदस्यता और सीटें? इसकी जानकारी बिलिंग और योजनाएं में दी गई है।