समय ट्रैकिंग (Time Tracking)
किसी मामले (matter) पर बिल करने योग्य और गैर-बिल योग्य समय ट्रैक करें। Flow प्रत्येक प्रविष्टि का मूल्य सही दर पर, मामले की मुद्रा में निर्धारित करता है, और इसे मामले के अनbilled (बिना बिल किए गए) कार्य में जोड़ता है, जो आपके अगले इनवॉइस के लिए तैयार रहता है।
समय ट्रैकिंग प्रत्येक मामले में Billing टैब → Time के अंतर्गत उपलब्ध होती है।
समय लॉग करना#
कोई मामला खोलें, Billing टैब पर जाएं, और Add time पर क्लिक करें। आप किसी मामले के शीर्ष पर Log time, या होम पेज पर Log time का उपयोग करके भी मामला चुन सकते हैं। प्रत्येक प्रविष्टि में निम्नलिखित शामिल होता है:
- Date: डिफ़ॉल्ट रूप से आपके डिवाइस पर आज की तारीख। एक दिन से अधिक आगे की तिथियां स्वीकार नहीं की जाती हैं
- Duration: इसे वैसे ही टाइप करें जैसा आप सोचते हैं।
1h30,1 h 30,90 min,1.5,1,5,1.5h,1:30और2 heuresसभी काम करते हैं, और केवल एक संख्या का अर्थ घंटे होता है। एक प्रविष्टि में अधिकतम 14 दिन हो सकते हैं - Narrative: वह विवरण जिसे क्लाइंट इनवॉइस पर पढ़ता है
- Billable: Settings → Invoicing & rates में New time billable by default के अनुसार चालू या बंद रहता है। आंतरिक कार्य के लिए इसे बंद करें। गैर-बिल योग्य समय की गणना अलग से की जाती है और इसका कभी इनवॉइस नहीं बनता है
- Rate override: नीचे दिए गए दर नियमों का उपयोग करने के लिए इसे Auto पर छोड़ दें, या मामले की मुद्रा में कोई दर टाइप करें। प्रो बोनो (निःशुल्क) कार्य के लिए
0की अनुमति है
Save entry पर क्लिक करें। व्यूअर्स (viewers) को छोड़कर बाकी सभी लोग समय जोड़ सकते हैं। आप बिल होने तक अपनी प्रविष्टियों को संपादित या हटा सकते हैं; एक बार जब कोई प्रविष्टि जारी किए गए इनवॉइस पर आ जाती है, तो वह लॉक हो जाती है। स्वामी (owners) और व्यवस्थापक (admins) स्क्रीन से किसी सहकर्मी की समय प्रविष्टि को संपादित या हटा नहीं सकते हैं, इसलिए सहकर्मी से इसे सही करने के लिए कहें।
टाइमर#
हाथ से अवधि दर्ज करने के बजाय, मामले के Time टैब पर Start timer पर क्लिक करें। आप एक समय में एक ही टाइमर चला सकते हैं। जब यह चल रहा होता है, तो प्रत्येक पृष्ठ के शीर्ष पर एक बार मामला, बीता हुआ समय और Stop & save दिखाता है, ताकि ऐप में इधर-उधर जाने पर भी यह आपसे न छूटे।
बार में या मामले पर मौजूद Stop & save, बीते हुए समय के साथ भरा हुआ Stop timer and save डायलॉग खोलता है। अवधि समायोजित करें, विवरण लिखें, फिर:
- Save entry टाइमर को रोकता है और एक ही चरण में प्रविष्टि को सहेजता है
- Keep running डायलॉग को बंद करता है और टाइमर को चालू रखता है
- Discard timer आपसे पुष्टि करने के लिए कहता है, और फिर समय को हटा देता है
कुछ सेकंड के भीतर रोका गया टाइमर एक मिनट सहेजता है। 14 दिनों से अधिक समय तक चलने वाले टाइमर को वैसे का वैसा सहेजा नहीं जा सकता: वास्तव में आपके द्वारा काम किया गया समय दर्ज करें। यदि टाइमर पहले से ही कहीं और (उदाहरण के लिए, किसी अन्य टैब में) रोक दिया गया था, तो कुछ भी सहेजा नहीं जाता है और Flow आपको सूचित करता है।
AI के साथ ड्राफ़्ट करें#
समय प्रविष्टि डायलॉग में, Narrative में एक कच्चा नोट टाइप करें, फिर Draft with AI पर क्लिक करें। Flow मामले के शीर्षक और विवरण का संदर्भ के रूप में उपयोग करके नोट को एक स्पष्ट बिलिंग विवरण में बदल देता है। सहेजने से पहले आप परिणाम की समीक्षा और संपादन करते हैं, और AI ड्राफ़्ट के साथ सहेजी गई प्रविष्टियां AI बैज दिखाती हैं। प्रत्येक ड्राफ़्ट 0.5 AI क्रेडिट का उपयोग करता है।
दरें कैसे तय की जाती हैं#
जब दर Auto पर होती है, तो Flow सबसे विशिष्ट उपलब्ध दर का उपयोग करता है:
- प्रविष्टि पर Rate override में टाइप की गई दर
- उस शुल्क अर्जक (fee earner) के लिए क्लाइंट की दर
- क्लाइंट की डिफ़ॉल्ट दर
- शुल्क अर्जक की स्टाफ़ दर
- फर्म की डिफ़ॉल्ट प्रति घंटा दर
स्वामी और व्यवस्थापक Settings → Invoicing & rates में फर्म की डिफ़ॉल्ट दर, मुद्रा और स्टाफ़ दरें निर्धारित करते हैं। क्लाइंट दरें क्लाइंट के संपर्क पृष्ठ पर, Billing rates कार्ड में निर्धारित की जाती हैं (देखें Client Accounts)।
कोई दर केवल अपनी मुद्रा में ही लागू होती है। फर्म और स्टाफ़ की दरें फर्म की मुद्रा में होती हैं, और क्लाइंट की दरें क्लाइंट की मुद्रा में होती हैं। यदि किसी मामले का बिल पाउंड में बनता है और आपकी दरें यूरो में हैं, तो उसका समय Needs rate दिखाता है और एक बैनर ऐसा कहता है; Flow कभी भी €250 की दर को £250 के रूप में पुनः लेबल नहीं करता है। उस मुद्रा में क्लाइंट दरें निर्धारित करें, या प्रत्येक प्रविष्टि पर एक दर ओवरराइड टाइप करें।
जब आप इसे लॉग करते हैं तो दर प्रविष्टि पर सहेज ली जाती है, इसलिए बाद में दर बदलने से पिछले समय का मूल्य दोबारा तय नहीं होता है। किसी एक प्रविष्टि का मूल्य बदलने के लिए, दर ओवरराइड टाइप करें।
वेतन वृद्धि और राउंडिंग (Increments and Rounding)#
Settings → Invoicing & rates में आप Billing increment (1 मिनट, 6 मिनट या 15 मिनट) और Rounding (Round up, Nearest, या No rounding) सेट कर सकते हैं। जब आप प्रविष्टि सहेजते हैं तो बिल करने योग्य समय को वेतन वृद्धि में राउंड कर दिया जाता है, और वास्तव में आपके द्वारा काम किया गया समय भी रखा जाता है। 6 मिनट के राउंड अप पर, 7 मिनट का बिल 0.2 घंटे बनता है।
प्रविष्टि स्थिति (Entry Status)#
| स्थिति | अर्थ |
|---|---|
| Draft | लॉग किया गया, अभी तक इनवॉइस नहीं किया गया। यदि यह बिल करने योग्य है, इसकी एक दर है और यह मामले की मुद्रा में है, तो यह अगले इनवॉइस पर जाता है। इसका ड्राफ़्ट इनवॉइस से कोई लेना-देना नहीं है |
| Billed | जारी किए गए इनवॉइस पर है और लॉक है। यदि वह इनवॉइस रद्द (void) कर दिया जाता है, तो प्रविष्टि वापस अनbilled में चली जाती है |
Flow में Approved और Written off स्थितियां भी हैं, लेकिन ऐप में उन्हें सेट करने के लिए कोई बटन नहीं है, इसलिए आप उन्हें शायद ही कभी देखेंगे। स्वीकृत (Approved) समय का बिल ड्राफ़्ट समय की तरह ही बनता है।
अनbilled कार्य (Unbilled Work)#
Time टैब मामले के लिए कुल चालू योग दिखाता है:
- Unbilled time: जारी किए गए इनवॉइस पर अभी तक शामिल न किए गए बिल करने योग्य घंटे, राउंडिंग के बाद
- Unbilled value: प्रत्येक प्रविष्टि पर सहेजी गई दरों पर उस समय का मूल्य क्या है। किसी अन्य मुद्रा में दर्ज किया गया समय इसके बगल में दिखाया जाता है, इसे कभी जोड़ा नहीं जाता है
- Non-billable: गैर-बिल योग्य के रूप में लॉग किए गए घंटे
अनbilled समय और व्यय मिलकर मामले का प्रगति पर कार्य (WIP) होते हैं, जिससे एक इनवॉइस तैयार किया जाता है। देखें Invoicing।
क्या आप यह खोज रहे हैं कि स्वयं Lawzana Flow, अपनी सदस्यता और सीटों के लिए भुगतान कैसे करें? इसे Billing & Plans में शामिल किया गया है।